TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 38
TEMA IV
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
EN PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
4.1. INTRODUCCION
Los cambios sustanciales producidos en el plano económico político, social y tecnológico han dado lugar a
que las empresas en general incrementen aceleradamente la instalación de computadoras en todas las
esferas de la actividad humana, destacando al computador como elemento clave en la gestión de la
información, con el objetivo básico de obtener información necesaria, confiable y oportuna para administrar
adecuadamente las operaciones propias de toda organización.
En el ambiente de las empresas, organizaciones, instituciones, entidades y compañías en general, cada vez
se presentan nuevas necesidades de información, se generan nuevos servicios a los usuarios, se mejora la
cobertura de los activos controlados por el sistema, se incrementan los volúmenes de información
procesada, ocurren avances tecnológicos que revolucionan los medios disponibles.
La informática hoy en día es indispensable para la gestión de los sistemas, su labor consiste en la
disminución de tareas administrativas repetitivas, mayor calidad de los datos, accesibilidad de la información,
etc.; en consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte de lo que se ha denominado gestión de
la empresa.
En este contexto las organizaciones deben ser conducidas sobre la base de cuatro ideas básicas que
representan la guía para la elaboración de políticas clave que posibilitan a la organización un nivel de
gestión de alta efectividad. Estas ideas son:
1. Disposición permanente a dar flexibilidad a los sistemas de producción, lo que permite adaptarse a
los cambios del entorno.
2. Atención sistemática a la reducción de gastos, significando esto un elemento clave que no puede
estar ausente en la consecución de utilidades.
3. Alto sentido de responsabilidad y atención al cliente como fuente esencial para la imagen y prestigio
que llevan al éxito en el mercado a cualquier organización.
4. Agresividad, visión amplia y rapidez con relación a la introducción sistemática y oportunidades de las
innovaciones y cambios tecnológicos.
Por lo especificado es evidente mencionar que las empresas para mantenerse en el mercado deben superar
varios desafíos efectuando estudios apropiados que le permitan convertirse en empresas competitivas,
productivas y eficientes proporcionando productos de calidad, es por ello que la Planificación Estratégica es
una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno a
quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para
adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y
calidad de sus prestaciones.
4.4. PLANIFICACION ESTRATEGICA
El concepto de planificación estratégica está referido principalmente a la capacidad de observación y
anticipación frente a los desafíos y oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una
organización, como de su realidad interna. Como ambas fuentes de cambio son dinámicas este proceso es
también dinámico
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La planificación estratégica no es una enumeración de acciones y programas, detallados en costos y
tiempos, sino que involucra la capacidad de determinar un objetivo, asociar recursos y acciones destinados a
acercarse a él y examinar los resultados y las consecuencias de esas decisiones, teniendo como referencia
el logro de metas predefinidas.
De este modo se puede comenzar a definir la Planificación estratégica como un proceso y un instrumento.
En cuanto a proceso se trata del conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la
organización en la búsqueda de claridades respecto al quehacer y estrategias adecuadas para su
perfeccionamiento.
En cuanto a instrumento, constituye un marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminada a
implementar los cambios que se hagan necesarios.
En ningún caso es un recetario, ni constituye la solución a todos los problemas o preocupaciones de una
institución. Sin embargo, se puede describir el proceso de planificación estratégica como el desarrollo de una
visión para el futuro de la organización. En principio esta visión de futuro debe contemplar dos aspectos:
Describir lo que la organización debería ser en el futuro, usualmente dentro de los próximos 2 a 3
años. Esto implica identificar cuál es la misión, el tipo de administración ideal, los recursos
necesarios, etc.
Determinar cómo se logrará que la organización alcance ese futuro deseado.
Por lo tanto, planeación estratégica es una herramienta que permite prepararse para enfrentar las
situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas
de desempeño, por lo cual es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el proceso de
planeación.
4.5. TECNOLOGIA DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
La planificación estratégica se convierte, en una carta de navegación sobre el curso que se estime más
apropiado para la institución. Una de las funciones instrumentales de la planificación estratégica es hacer un
balance entre diferentes tipos de fuerzas, que responden a su vez a distintas preguntas.
El proceso de planeación estratégica tiene, básicamente cuatro componentes. El desarrollo del proceso da
como resultado un plan estratégico.
a) Determinación de Misión
b) Determinación de Visión
c) Matriz DAFO
Definición de Direcciones Estratégicas
Elaboración de Objetivos Estratégicos
Propuesta de metas y acciones
d) Tecnología de Diagnostico de Árbol
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a) DETERMINACION DE MISION
El concepto de misión refiere al motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia por parte de
una organización, una empresa o una institución. Este motivo se enfoca en el presente, es decir,
la actividad que justifica lo que el grupo o el individuo está haciendo en un momento dado.
Responde a:
¿Quiénes somos? Concepto de sí misma.
¿Qué bien o servicio ofrecemos? Productos o servicios.
¿Qué necesidades satisfacemos? Mercados.
¿Qué tipo de población meta tenemos? Clientes.
b) DETERMINACION DE VISION
La visión define y describe la situación futura que desea tener la empresa, es decir se refiere a
una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo espera que sea su futuro,
una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. El propósito de la visión es guiar, controlar y alentar
a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización, es de carácter
utópico, y más genérica que la misión, lo que la hace menos precisa y menos concreta.
La visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué se quiere que sea la organización en los
próximos años?
En síntesis, la visión es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo
y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta la situación presente, de las posibilidades materiales
presentes y futuras, el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas
cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc. e inclusive de la
propia misión que ya se haya plateado.
Si bien la misión y la visión se definen de forma diferente, ambas deben necesariamente estar relacionadas
y ser consecuentes.
Ejemplo: Misión y visión corporativa de Apple
Misión de Apple: Contribuir a mejorar la vida de nuestros clientes, modificando sus formas de trabajar, de
aprender y de comunicarse, a través de delicados productos de cómputo personal e innovadores servicios.
Visión de Apple: Mejorar la calidad de vida de nuestros clientes, a través de tres pilares: profesionalismo,
tecnología y trayectoria, para lograr ser reconocidos como la empresa líder en tecnologías de información,
comunicación y entretenimiento.
c) MATRIZ DAFO
La toma de decisiones es un proceso cotidiano mediante el cual se realiza una elección entre diferentes
alternativas a los efectos de resolver las más variadas situaciones. Para realizar una acertada toma de
decisiones respecto a un tema, es necesario conocerlo, comprenderlo y analizarlo, para así poder darle
solución. Es importante recordar que "sin problema no puede existir una solución". Por ello, las
empresas deberían analizar la situación teniendo en cuenta la realidad particular de lo que se está
analizando, las posibles alternativas a elegir y las consecuencias futuras de cada elección.
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Lo significativo y preocupante, es que existe una gran cantidad de empresas que enfrentan sus
problemas tomando decisiones de forma automática e irracional (no estratégica), y no tienen en cuenta
que el resultado de una mala o buena elección puede tener consecuencias en el éxito o fracaso de la
empresa.
Aquí es donde radica la importancia de la Matriz FODA como elemento necesario para conocer su
situación real. Su confección nos permite buscar y analizar, de forma proactiva y sistemática, todas las
variables que intervienen en el negocio, con el fin de tener más y mejor información al momento de
tomar decisiones.
La matriz de análisis DAFO o FODA, es una conocida herramienta estratégica de de la situación de la
empresa, que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo, que
permite conformar un cuadro de la situación actual permitiendo con ello obtener un diagnóstico preciso
que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.
El principal objetivo de aplicar la matriz DAFO en una organización, es ofrecer un claro diagnóstico para
poder tomar las decisiones estratégicas oportunas y mejorar en el futuro. Además de obtener
conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado será capaz de afrontar los cambios y las
turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.
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Amenazas: Son situaciones, hechos o actores del entorno externo a la Institución que pueden hacer
retroceder o dificultar el logro de los objetivos y la misión
Fortalezas: Son las virtudes, capacidades o elementos con que cuenta la Institución que facilitan el
cumplimiento de la misión y de sus objetivos o propósitos.
Debilidades: Son aquellos factores que provocan una posición desfavorable frente a la
competencia. Es la ausencia de capacidades o condiciones de la Institución, son los recursos de los
que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
Oportunidades: Variables que resultan positivas favorables y explotables que se deben descubrir
en el entorno externo en el que actúa la empresa ya que permite obtener ventajas competitivas con
respecto a otras y que pueden ser aprovechadas para el logro de los objetivos .
DEFINICON DE DIRECCIONES ESTRATEGICAS
INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
Potencialidades Riesgo
EXERNO
OPORTUNIDADES FO DO
Desafíos Limitaciones
AMENAZAS FA DA
Son las orientaciones generales o cursos de acción que una organización adopta como medio para
alcanzar la visión y guía el proceso de desarrollo, contiene un conjunto de acciones que deben basarse
en el diagnóstico de la situación y los instrumentos d la planificación.
El propósito de las estrategias es determinar y comunicar, a través de un sistema de objetivos y políticas
mayores, una descripción del tipo de empresa que se desea o requiere.
Las estrategias no pretenden delinear con exactitud la forma en que la empresa habrá de alcanzar sus
objetivos, dado que es la función de una serie de programas de soporte primarios y secundarios; pero, sí
definen la estructura de trabajo que ha de servir de guía a pensamientos y actividades. Su utilidad
práctica y su importancia como guía del direccionamiento, justifican de todas maneras, la separación de
las estrategias como un tipo de plan con propósitos de análisis.
ELABORACION DE OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Tras la realización del diagnóstico y el pronóstico del escenario se decidirán los objetivos estratégicos de
la empresa que deberán alcanzarse. Un objetivo se refiere al resultado que se desea o necesita lograr
dentro de un periodo específico.
Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben estar en función de la estrategia que se
elija
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EJEMPLO: La empresa “LUZ DE VIDA” requiere realizar un diagnóstico respecto a la implementación
de un sistema de información de ventas de libros en internet
A NIVEL INTERNO
FORTALEZAS
F1: Existencia de ejecutivos y directivos con predisposición a implementar el Sistema de
Información (S.I.)
F2: Existencia de tecnología, infraestructura y personal capacitado para el desarrollo del S.I.
F3: Empresa con imagen y credibilidad en el mercado
DEBILIDADES
D1: Ausencia de controles para el reabastecimiento de libros
D2: Inadecuado manejo de la información relacionada a pedidos y ventas de libros
A NIVEL EXTERNO
OPORTUNIDADES
O1: Alta demanda de servicios
O2: Múltiples convenios con entidades educativas
AMENAZAS
A1: Activación de diversos tipos de virus en la red
A2: Existencia de empresas similares en l mercado que promocionan sus libros en diferentes medios de
comunicación
FORTALEZAS DEBILIDADES
MATRIZ DAFO F1: Existencia de F2: Existencia de F3: Empresa con D1: Ausencia de D2: Inadecuado
ejecutivos y tecnología, imagen y controles para el manejo de la
ALTERNATIVAS directivos con infraestructura y credibilidad en el reabastecimiento de información
ESTRATEGICAS predisposición a personal mercado libros relacionada a
implementar el capacitado para el pedidos y ventas
S.I. desarrollo del S.I. de libros
O1: Alta demanda
OPORTUNIDADES
de servicios + + + + +
O2: Múltiples
convenios con
entidades
educativas
+ + + + +
A1: Activación de
diversos tipos de
virus en la red + + + - -
AMENAZAS
A2: Existencia de
empresas
similares en el
mercado que
promocionan sus + + + - +
libros en
diferentes medios
de comunicación
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DIRECCIONES ESTRATEGICAS
F1O1: Aprovechar la predisposición de ejecutivos y directivos en implementar un S.I. de venta de libros en
internet, que ayude a mejorar el control del sistema según la demanda de servicios.
F1O2: Implementar el S.I. de venta de libros en internet para llevar un control adecuado de los conveni os
con entidades que requieren la asistencia de servicios.
F2O1: Atender la demanda de servicios haciendo uso d la tecnología, infraestructura y personal capacitado
para el desarrollo del S.I.
F2O2: Emplear la existencia de tecnología, infraestructura y personal capacitado en el desarrollo del S.I.
para atender óptimamente a los convenios con entidades educativas.
F3O1: Conservar la imagen y credibilidad en el mercado para satisfacer la alta demanda de servicios.
F3O2: Mantener la imagen y credibilidad de la empresa en el mercado para incrementar los convenios con
otras entidades.
F1A1: Aprovechar el interés de ejecutivos y directivos para implementar el S.I. incorporando medios que
brinden seguridad ante la propagación de virus.
F1A2: Implementar el S.I. de venta de libros en internet para competir con empresas similares en el mercado
promocionando los catalogo de libros con los que cuenta la empresa.
F2A1: Potenciar la existencia de tecnología, infraestructura y personal capacitado en el desarrollo del S.I.
para la mitigación de los virus que amenacen el sistema en la red.
F2A2: Aprovechar la existencia de tecnología, infraestructura y personal capacitado para desarrollar el S.I.
con la finalidad de competir con empresas similares en el mercado, para así poder promocionar los libros en
catálogos actualizados.
F3A1: Plantear políticas de detección y eliminación de virus, para mantener la imagen y credibilidad de la
empresa.
F3A2: Promocionar adecuadamente los libros potenciando el uso de internet sustentando la imagen y
credibilidad de la empresa.
D1O1: Desarrollar un subsistema de control de reabastecimiento de libros para satisfacer la alta demanda
de servicios.
D1O2: Desarrollar un subsistema de control de reabastecimiento de libros para cubrir las expectativas de las
entidades educativas que están bajo convenio.
D2O1: Implementar un sistema de control de pedidos y ventas que ayude a satisfacer la alta demanda de
servicios.
D2O2: Implementar un sistema de control de pedidos y ventas que ayude a satisfacer las necesidades de
las entidades educativas que poseen convenios con la entidad.
D1A1:
D1A2:
D2A1:
D2A2: Combatir la promoción de empresas similares desarrollando el sistema que involucra la promoción de
los libros de la empresa.
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OBJETIVOS ESTRATGICOS
Implementar el S.I. de venta de libros en Internet, para promocionar los catálogos con los que cuenta
la empresa
Implementar el S.I. de venta de libros en Internet, para llevar un control adecuado de los convenios
con entidades que requieran la asistencia de servicios.
Emplear la existencia de tecnología, infraestructura y personal capacitado en el desarrollo del S.I.
para atender óptimamente los convenios existentes.
Conservar la imagen y credibilidad en el mercado, satisfaciendo la alta demanda de servicios,
incrementando los convenios.
Competir con las empresas similares en el mercado proporcionando catálogos actualizados en la
web de los libros que ofrece la empresa.
Implementar un subsistema de reabastecimiento de libros, subsistema de pedidos y subsistema de
ventas, que ayuden a satisfacer la alta demanda de servicios.
Promover dinámicamente el planteamiento de políticas de seguridad y detección/eliminación de virus
implementando seguridad en el S.I.
Fomentar la lectura de libros planteando estrategia de costos accesibles.
d) TECNOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO DE ARBOL
El método constituye una guía para el trabajo de planificación, es aplicado en el análisis y el trabajo de
planeamiento. Los objetivos solo pueden ser formulados claramente si las causas y los efectos de los
problemas a resolver han sido analizados previamente.
ÁRBOL DE PROBLEMAS
El árbol de problemas es una ayuda importante para entender la problemática a resolver, es una técnica
participativa que ayuda a desarrollar ideas creativas para identificar el problema y organizar la
información recolectada, generando un modelo de relaciones causales que lo explican.
En él se expresan, en encadenamiento tipo causa/efecto, las condiciones negativas percibidas por los
involucrados en relación con el problema en cuestión facilitando la identificación y organización de las
causas y consecuencias de un problema.
El tronco del árbol es el problema central, las raíces son las causas y la copa los efectos. La lógica es
que cada problema es consecuencia de los que aparecen debajo de él y, a su vez, es causante de los
que están encima, reflejando la interrelación entre causas y efectos.
ELABORACIÓN:
PASO 1: Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.
PASO 2: Formular en pocas palabras el problema central.
PASO 3: Anotar las causas del problema central.
PASO 4: Identificar los EFECTOS y las interrelaciones de los efectos
PASO 5: Identificar las CAUSAS del problema y sus interrelaciones
PASO 6: Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un Árbol de
Problemas.
TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 46
ÁRBOL DE OBJETIVOS
El árbol de Objetivos es la versión positiva del árbol de Problemas, permite determinar las áreas de
intervención que plantea el proyecto. Para elaborarlo se parte del árbol de Problemas y el diagnóstico.
Es necesario revisar cada problema (negativo) y convertirlo en un objetivo (positivo) realista y deseable.
Así, las causas se convierten en medios y los efectos en fines.
Así, la investigación pasa de una visión negativa de los problemas a los que se enfrenta, a una visión
positiva de los objetivos que debe alcanzar. Esto facilitará la reflexión sobre las acciones prioritarias a
emprender, insistiendo en la necesidad de un enfoque realista.
Ayuda a describir la situación futura que será lograda cuando se resuelvan los problemas identificados
anteriormente, además de identificar alternativas para la realización del proyecto. Se debe visualizar las
relaciones existentes entre Medios y Fines necesarios en el Árbol de Objetivos para obtener la situación
futura deseada.
ELABORACIÓN:
PASO 1: Traducir el problema central del árbol de problemas en el objetivo central del proyecto. (Un
estado positivo al que se desea acceder).
PASO 2: Cambiar todas las condiciones negativas (causas y efectos) del árbol de problemas en
estados positivos (medios y fines).
PASO 3: Identificar los parámetros, que son aquellas causas del problema que no son modificables por
el proyecto, ya sea porque son condiciones naturales (clima, coeficiente intelectual, etc.) o porque se
encuentran fuera del ámbito de acción del proyecto (poder legislativo, otra dependencia administrativa).
Estos parámetros se señalan en el árbol de objetivos sin modificar el texto del de Problemas.
PASO 4: Examinar la estructura siguiendo la lógica medio-fin y realizar las modificaciones que sean
necesarias en ambos árboles.
En resumen, el Árbol de Objetivos (Medios-Fines) refleja una situación opuesta al de Problemas, lo que
permite orientar las áreas de intervención que debe plantear el proyecto, que deben constituir las
soluciones reales y factibles de los problemas que le dieron origen.
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TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 48
EJEMPLO: ARBOL DE PROBLEMAS
PROYECTO EDUCACION JUVENIL
TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 49
EJEMPLO: ARBOL DE OBJETIVOS
PROYECTO EDUCACION JUVENIL
