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ACTIVIDAD 1: La empresa de electrodomésticos ETC. S.L está
organizada en cuatro departamentos: Recursos Humanos,
Financiero-contable, Administración y Comercial (compras y
ventas). Cada departamento tiene su propio archivo que
contiene los documentos relacionados con las tareas que
efectúan, y además, está el archivo con la documentación
general que afecta a varios o a todos los departamentos.
A)Indica al menos, dos documentos que pueden generarse en
cada departamento. Por ejemplo, en Recursos Humanos uno de
ellos sería una nómina de un empleado.
-[Link]:Certificados,plantillas,RPT,nóminas y seguros
sociales,decretos……………
-[Link]-CONTABLE:Cuentas anuales,estados
contables,informes financieros,balances,datos de inventario…
-[Link]ÓN:Certificados,cartas,Notificaciones,datos
fiscales…..
-[Link]:Listado de precios y proveedores,datos de
clientes y proveedores….
B)¿Por qué consideras necesario el archivo en una empresa?.
En una empresa es necesario tener un archivo paraguardar,
conservar y custodiar la documentación que se produce en
todos sus departamentos.
El archivo facilita la localización rápida y eficiente de los
documentos en el desarrollo de la actividad empresarial.
Constituye un centro activo de información, como el medio más
importante de consulta de la actividad empresarial.
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C)Según la titularidad del archivo ¿Qué clase de archivo tiene la
empresa ETC. S.L?
Es un archivo privado de empresa.
D)Explica cómo estará organizado el archivo según su ubicación,
es decir dónde se guardan y localizan los documentos.
Se tratará de un archivo mixto, es decir,para la documentación
de carácter general y la información de todos los
departamentos que ya no resulte útil,se utilizará el archivo
centralizado y por otro lado se utilizará un archivo
descentralizado por departamentos donde cada departamento
guarda la documentación que va generando y que aún está
activa. Cuando deje de ser útil en el departamento se archivará
en el archivo general.
E)Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del
archivo en esta empresa, para su buen funcionamiento.
-Tiene que precisar el método correcto para que la clasificación
sea sencilla, fácil de manejar y de comprender para las
personas que lo utilizan.
-Determinar criterios de selección de los documentos que se
deben archivar.
-Establecer unas normas internas de consulta.
-Disponer de sistemas de seguridad adecuados.
-Realizar la gestión documental de forma que sea
económicamente rentable.
-En general, hay que realizar un análisis previo de las
actividades y funciones de la empresa.
F)Según lo estudiado en la unidad ¿Qué pasos habría que dar
para archivar una factura de un cliente?
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Para archivar la factura de un cliente debemos combinar los
sistemas cronológico y alfabé[Link] esta forma,la primera
clasificación se realizará atendiendo a la fecha de la [Link]
vez conocida la fecha,tendríamos que buscar la carpeta del
cliente al que pertenece esa factura.
Las carpetas de los clientes estarán ordenadas por orden
alfabético,es decir la factura pasaría a formar parte de la carpeta
del cliente que corresponda y su orden dentro de esa carpeta
dependerá de la fecha de la factura.
Estas carpetas se mantendrán en el archivo activo de la gestión
hasta que estén revisadas de cobro y pago,después las
pasaremos a archivos semiactivos para consultarlos trimestral o
anualmente para la liquidación de IVA e IRPF u otras consultas.
Finalmente se pasarán a un archivo definitivo donde se
conservarán mínimo durante 6 años para el cumplimiento del
artículo 30 del Código de Comercio.
ACTIVIDAD 2: Laura trabaja en el Departamento de Ventas de
ETC. S.L. El día 31/12 le encargan que archive los expedientes
siguientes.
Clasifica a los clientes de la siguiente forma:
Primero,siguiendo el sistema alfabético y
Segundo siguiendo el sistema geográfico. Para hacer este
ejercicio hay que ordenar por provincia; dentro de cada
provincia, por localidad y dentro de cada localidad, el nombre:
Clientes de Aragón.
NOMBRE. POBLACIÓN.
Hijos de Carmina Egea Barbastro (Huesca).
Supermercado Electro S.L. Albarracín (Teruel).Jorge Santos
Segado. Belchite (Zaragoza).
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Frigoríficos Navasola Alquezar (Zaragoza).
Iván Santos Carrillo. Belchite (Huesca).
Hogar 2000. Monzón (Huesca).
Electrodomésticos Navarro S.L. Calatayud (Zaragoza).
Ángel Egea Madolel Barbastro (Huesca).
Juana Navas Ureña Alquezar (Zaragoza).
Concejalía de Educación Calatayud (Zaragoza).
Peluquería Electra Albarracín (Teruel).
El archivo alfabético geográfico consiste en la organización de los
documentos,teniéndo en cuenta su localización,es decir,agrupa a todos
los corresponsales de un mismo lugar por orden alfabético:
1ºGUIA ALFABETICA:Lo más recomendable es comenzar por la por ser la
primera letra del albabeto.
2ºGUIA DE LA PROVINCIA:Comenzaría por las provincias que empiecen
por la letra A
3ºSUBGUIA DE LA LOCALIDAD:Corresponde a las localidades de cada
provincia donde existen clientes de la empresa y van ordenadas
alfabéticamente también.
4ºCARPETAS INDIVIDUALES DE LOS CLIENTES:Corresponden a los clientes
de cada localidad que a su vez irán ordenados en estricto orden
alfabético ya sea como persona natural o jurídica.
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CLIENTES DE ARAGÓN Guía de [Link]ónoma
H Guía alfabética
HUESCA Guía de Provincia
BARBASTRO Subguía de Localidad
Egea Madolel,Angel. Carpetas de clientes
Egea Carmina(Hijos de)
BELCHITE
Santos Carrillo,Iván
MONZÓN
Hogar 2000.
TERUEL
ALBARRACÍN
Electra, Peluquería.
Electro S.L.,Supermercado.
ZARAGOZA
ALQUÉZAR
Navasola,Frigoríficos.
Navas Ureña Juana.
BELCHITE
Santos Segado,Jorge
CALATAYUD
Concejalía de Educación.
Navarro S.L.,Electrodomésticos.
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ACTIVIDAD 3: La empresa Guara S.L. , tiene que ordenar los
siguientes nombres de empresas con las que se relaciona:
Primero Identifica y resalta la palabra ordenatriz (poniéndola
en negrita o subrayado) en cada uno de estos nombres y
después ordénalos alfabéticamente poniendo primero la
palabra ordenatriz, por ejemplo, si estamos ordenando
"Antonio García Martínez" en el ejercicio habría que poner:
García Martínez, Antonio.
Hermanos Argensola.
Laura de la Vega Andújar.
RTVE
Bar Contreras
Manuela del Valle Romero.
Casilda García Fernández.
Ayuntamiento de Madrid.
Academia ABC.
British Food.
Juan García Sobrino.
Susana García Fernández.
Air Europa.
Viuda de Pablo Romero.
Cafetería Boston.
BBVA, Madrid.
BBVA, Barcelona.
BBVA, Zaragoza.
Respuestos García
Alex Neumman
Teresa Romero Martínez
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ABC,Academia
Air Europa.
Argensola,hermanos.
Ayuntamiento de Madrid.
BBVA,Barcelona.
BBVA, Madrid.
BBVA,Zaragoza.
Boston,Cafetería.
British,Food.
Contreras,Bar.
García Fernández ,Casilda.
García Fernández,Susana.
García,Repuestos.
García mero,Pablo(viuda de).
RTVE.
Sobrino,Juan.
Neumman,Alex.
Romero Martínez,Teresa.
Valle Romero,Manuela del.
Vega Andújar,Laura de la.
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ACTIVIDAD 4: Imagina que tienes una tienda de ropa con secciones
Juvenil, Hombre y Mujer. En el establecimiento se vende todo tipo de
ropa exterior: abrigos, chaquetas, sueters, camisas, pantalones, faldas,
etc... ¿Como organizarías la clasificación para archivar la documentación
relacionada con cada artículo? Puedes exponer tu idea utilizando un
esquema tipo organigrama, para ello te presentamos un ejemplo de lo
que podría ser una parte del esquema. Como verás, hemos establecido
las categorías por sexo (hombre-mujer-juvenil) y dentro de estas las
subcategorías con las prendas y dentro de éstas el tipo de prenda. Aquí
se muestra una parte del apartado de MUJER, fíjate en que las categorías
las mostramos ordenándolas alfabéticamente.
HOMBRE MUJER NIÑO
ABRIGO ABRIGO ABRIGO
.Abrigo ligero .Abrigo estampado .Abrigo colores
.Trenka .Abrigo piel Trenka
CAMISETA CAMISETA CAMISETA
Manga corta Cuello redondo Camiseta licencias
Manga larga Cuello pico Manga corta
CHAQUETA CHAQUETA CHAQUETA
.Chaqueta ante .Chaqueta algodón .Chaqueta colores
.Chaqueta lana .Chaqueta corta .Chaqueta lana
PANTALON PANTALON PANTALON
.Pantalón jeans .Pantalón recto .Pantalón jeans
Pantalón traje .Pantalón strech `Pantalón strech
SUETER SUETER SUETER
Sueter fino Sueter algodón Sueter dibujos
Sueter pico Sueter floreado Sueter ochos
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Para este caso creo que existirían dos opciones válidas dependiendo del
volumen de existencias que se manejara en la [Link] hay volumen
normal se podría recopilar toda la información en un archivo que se
dividiera en tres guías:Una para la ropa de hombre,otra para la ropa de
mujer y otra para la ropa de niñ[Link] guías a su vez estarían divididas
en subguías,una para cada tipo de prenda en los tres casos y dentro de
estas últimas encontraríamos carpetas de clasificación más detallada
para cada tipo de prenda que incluyeran también los tallajes y colores
[Link] ello por supuesto con un orden estrictamente
alfabético y numérico si fuera necesario para los tallajes.
En cambio,si se trata de un gran negocio con un volumen importante de
mercancías,podríamos optar por elaborar tres archivos:Uno para
hombre,otro para mujer y otro para niñ[Link] la clasificación de estos
archivos utilizaríamos el mismo modelo de clasificación que acabamos
de describir para la primera opción.
ACTIVIDAD 5: Elabora un esquema resumen de las medidas de seguridad
y privacidad en Internet que propone la Oficina de Seguridad del
Internauta.
A)PROTECCION DE DATOS:
1-Establecer un plan de contingencias ante posibles riesgos aplicando
medidas de seguridad para proteger los equipos informáticos.
2- Backup de archivos porque permite tener disponible la información
para cuando sucedan los accidentes y nos permite ahorrar tiempo y
dinero.
3-Protección frente a ataques externos: robo, destrucción o copia,
podemos usar, la criptografía, la firma digital y limitaciones de
accesibilidad a los usuarios.
4-Protección física de los sistemas informáticos:protección de Hardware
y de los sistemas de almacenamiento de datos.
5-Acceso restringido a determinados usuarios a los lugares donde se
almacena la información utilizando Plugins.
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B)MEDIDAS DE SEGURIDAD:
1-Archivos de internet:
. No descargar archivos de Internet sin antes comprobar que la fuente es
legítima y de confianza.
.Si no está seguro descargue el archivo a un dispositivo de
almacenamiento extraíble y pruébelo con un antivirus.
.Rechace los archivos que no haya solicitado.
.Instale cortafuegos.
.Instale un anti-espías para navegar por Internet.
2-Uso de antivirus.
3-Dispositivos de almacenamiento extraíbles:
.Analice cualquier dispositivo que sea susceptible de ser infectado que
inserte en su ordenador.
.Proteja los dispositivos extraíbles contra escritura.
.Retire los dispositivos extraíbles de sus espacios por el sistema de
extracción segura.
4-Copia de seguridad de los archivos de forma periódica.
5-El correo electrónico:
.Borre los mensajes de correo electrónico encadenados o basura.
.Los archivos adjuntos de correo electrónico que procedan de una fuente
desconocida o si la línea del asunto es dudosa no los abra.
.No dé ninguna contraseña ni nombre de usuario si recibe un correo en
el que le soliciten estos datos, generalmente son correos bancarios que
ninguna entidad le solicitará por correo electrónico. Son correos falsos.
