INSTITUTO SUPERIOR PRIVADO FIBONACCI

TEMA: GENERALIDADES-TRAMITE DOCUMENTARIO.

INTEGRANTES:
SHALI ALISSON FLORES ARBILDO
KIANDRA ARIANA HUANIO VASAQUEZ
FLORIANA RENGIFO TANCHIVA
SHERLY JANINA MOISES SALOMON
JHOMIRA CÉSPEDES LAUCAÑA
GEYDI LUZ ABAD RAMOS
INTRODUCCIÓN DEFINICIÓN
El trámite documentario de toda EL TRAMITE DOCUMENTARIO SE DEFINE
organización representa el primer COMO
contacto de gestión con los UN CONJUNTO DE PROCESOS QUE
clientes o usuarios. PERMITEN
A LAS ORGANIZACIONES TENEREL CONTROL
Al interior de la organización, es DE LA UBICACIÓN FISICA Y ESTATUS ACTUAL
el medio de traslado de la Y
documentación debidamente PASADO DE LA DOCUMENTACIÓN QUE
controlado, el tiempo oportuno y LLEGA
seguro Y SE GENERADENTRO DE ELLAS, CON EL FIN
DE
MEJORAR SUS FLUJOS Y DILIGENCIAMIENTO.
 BENEFICIOS DE UN TRÁMITE DOCUMENTARIO:

• Reduce el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte los costos

asociados al mantenimiento de información redundante.
• Incrementa la eficiencia y calidad en la atención de los trámites, recepción y despacho, automatizando
los procesos actuales de manera ágil, segura y flexible.
• Crea conciencia de la participación en el cuidado del medio ambiente, elimando el uso de papel y
reduciendo el gasto en insumos para la impresión de documentos.
• Implementa procedimientos documentales que garanticen la disponibilidad en el tiempo de
documentos electrónicos auténticos.
• Aprovecha al máximo el uso de las tecnologías de la información para la optimización de proceso
documental.
• Cumple con los requisitos legales y reglamentarios, así como con los procesos de auditoría, seguimiento
y control.
 CARACTERISTICAS DE TRAMITE DOCUMENTARIO

• Registro de documentos externos.

• Registro de documentos internos.

• Impresión de hoja de ruta para cargo.

• Impresión de cargo.

• Adjuntar archivo al expediente

• Gestión de documentos mediante un TUPA (proceso).

• Consulta publica de estado del expediente.

• Reportes de estados, oficinas, y rendimiento.

 TIPOS DE TRÁMITE DOCUMENTARIO:
Recepción, registro, derivación, delegación, archivado, observación y emisión.
Funciones del Tramite Documentario:
1.-Distribuir los Acuerdos y otras normas que apruebe el Concejo Municipal, así como directivas y resoluciones que
emita el alcalde, a las diferentes unidades orgánicas para su cumplimiento.
2.- Administrar el Sistema de Tramite Documentario.
3.-Recepcionar la documentación que ingresa a la Municipalidad Provincial de Lambayeque, derivándolas a las
oficinas correspondientes.
4.- Brindar información de la entidad a los interesados, en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública.
5.- Coordinar las acciones destinadas a promover la comunicación, publicidad, difución de las políticas de gestión
municipal.
6.- Proponer la mejora de procesos y procedimientos en su unidad orgánica, contribuyendo al mejoramiento
continuo de los mismos.
7.- Las demás atribuciones y responsabilidades que se deriven del cumplimiento de sus funciones, que le sean
designadas por el Secretario General.
 OBJETIVO DE UN TRÁMITE
DOCUMENTARIO:

El objetivo principal de un Sistema de Trámite

Documentario es permitir a una Institución tener
el control de la ubicación física y lógica de la
documentación que fluye y llega dentro de ella y
realizar su seguimiento, mejorando así la calidad
de servicio y atención al cliente los cuales
básicamente son nuestros ...
 ETAPAS DEL TRÁMITE DOCUMENTARIO :

Producción documental: Es la generación de documentos en las instituciones, en

cumplimiento de sus funciones. Se deben tener en cuenta todos los aspectos
relacionados con el origen, la creación y el diseño de formatos y documentos, conforme
al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

- Recepción de documentos: Es el conjunto de operaciones de verificación y control que

una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica. En esta etapa se debe verificar que los documentos se
encuentren completos, que correspondan a lo anunciado y sean de competencia de la
entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
 - Distribución de los documentos: Son actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. Esta etapa tiene relación con el flujo de documentos
tanto al interior como al exterior de la entidad.
- Trámite de documentos: Tiene que ver con el curso del documento desde su producción
o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En esta etapa cada
dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, los
cuales conforman las series documentales que se observan en las tablas de retención
documental.
- Organización de los documentos: Es el proceso mediante el cual se aplican las acciones
de clasificación, ordenación y descripción de los documentos de un fondo de una entidad.
- Archivar: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de los documentos al momento de la finalización de su Trámite administrativo
 Trámite Externo:
Recepción, registro, derivación, delegación, archivado, observación y
emisión.
Trámite Interno:
Creación, aprobación, emisión, derivación y emisión
Reportes de gestión del sistema
Configuración:
Permisos, datos maestros, plantillas de correo, firmas, alertas, etc.
Carga Masiva:
Permite cargar conjuntos de documentos y sus metadatos
 TRAMITE EXTERNO:

1-REGISTRO (MESA PARTES): 2-DESTINO (ÁREA USUARIA): 3-EMISIÓN (MESA DE PARTES):

Registrar documento en el Recibir documento. Entregar documento a repartidor.

sistema. Revisar registro del Digitalizar cargo de recepción.
documento. Adjuntar al sistema cargo de
Generar sello virtual.
Cargar documento completo. recepción.
Imprimir refrendo en original y
Copiar a otra área.
copia.
Derivar a otra área.
Digitalizar primera hoja de original
Enviar consulta a otra área.
con refrendo.
Delegar a responsable interno
Adjuntar documento en Crear y emitir doc. de
SharePoint.
respuesta.
Notificar al destinatario. Archivar documento.
Iniciar flujo de trabajo de Imprimir documento para
atención. firma.
Entregar documento físico al Firmar documento
destinatario. (manuscrita).
Buscar documento. Entregar a mesa de partes.
 TRAMITE INTERNO:

1-REGISTRO (MESA PARTES): 2-DESTINO (ÁREA USUARIA): 3-EMISIÓN (MESA DE

PARTES):
Registrar documento en el Recibir documento.
sistema. Revisar documento. Ver historial de acciones.
Cargar documento completo. Ver historial de accesos.
Elaborar documento.
Copiar a otra área. Ver árbol de origen.
Agregar referencias. Derivar a otra área. Buscar documento.
Adjuntar archivos Indicar si Delegar a responsable interno. Ver historial de accesos.
requiere respuesta. Elaborar documento respuesta. Ver árbol de origen.
Iniciar flujo de aprobación. Enviar para aprobación interna del Buscar documento.
Enviar observación del área.
documento. Emitir respuesta.
Firmar con firma digitalizada.
Emitir el documento interno.
Visar y revertir visado.
 REPORTES,CONFIGURACIÓN Y CARGA MASIVA:

CARGA: CONFIGURACIÓN: REPORTE:

Registrar masivamente Gestionar permisos. Documentos no recibidos.

documentos externos Administrar datos maestros. Documentos no atendidos.
(Excel con metadatos y Configurar plantilla de Documentos con plazo vencido.
archivos). correo. Documentos por área.
Registrar masivamente Configurar firmas Documentos cerrados.
documentos Internos. (imágenes). Documentos con el mayor
Registro de actividad de la Configurar tiempo de tiempo de atención.
carga masiva (log). alertas.
MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCIÓN