Informe Inventario Documental.
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EJERCICIO PRÁCTICO. INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL.
PRESENTADO POR:
MARIA ANGELICA MONTES GARCIA
INSTRUCTORA:
MILAGROS DEL SOCORRO FREND BARBOSA
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
2023
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INTRODUCCION.
El inventario documental es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y
detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo en la organización
de las series documentales y que el articulo 26 de la ley 594 de 2000, obliga a las entidades de la
administración publica a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicios de
sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
INVENTARIO DOCUMENTAL
El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información, la cual se
presenta de manera ordenada, detallada y precisa, y de acuerdo con las series o asuntos de un
fondo documental; es decir, se estructuración permite el reconocimiento de la documentación
producida.
La persona responsable de velar por la aplicación de este documento es le encargado del archivo
de gestión; ya que, en su función, le corresponde la apropiada organización, manejo,
conservación y uso de la información de escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los
documentos en sus diferentes fases.
Por otro lado, las entidades acogerán el formato único de inventario documental, con su
respectivo instructivo, para la conservación y preservación de los escritos y documentos
generados. Pues este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos para la entrega y
recibo de los documentos.
Entidad remitente: debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
Entidad productora: debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad
que produce o produjo los documentos.
Unidad administrativa: debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
Oficina productora: debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce
y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto: se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y
supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
Hoja _ de _: se enumera cada hoja del inventario consecutivamente. De_: se registra el
total de hojas del inventario.
Registro de entrada: se diligencia solo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a
la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el numero de
la transferencia.
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Numero de orden: debe anotarse en forma consecutiva el numero correspondiente a
cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad
documental.
Código: sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
Nombre de serie, subserie o asunto: debe anotarse el nombre asignado al conjunto de
unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión
de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las entidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se pueden identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Fechas extremas: deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una
sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación: se consignará el numero asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna otro se registran las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el numero
correspondiente.
No. de folios: se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
Soporte: se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a
la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD,
DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta: se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o
ningún índice de consulta; para tal afecto se tendrán en cuenta los controles y registros de
préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
Nota: se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores, para la documentación ordenada numéricamente como actas,
resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:
faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del numero consecutivo en
diferentes documentos.
Para los expedientes debe registrarse la existencia de anexo: circulación, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o
cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en
primer lugar, el numero de unidades anexas de cada tipo. Ejemplo, una hoja con 5
fotografías sueltas: luego el numero consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o
tema de cada anexo.
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Para los anexos legibles por maquina deberán registrarse las características físicas t
requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar
programas de sistematización de la información.
A los impresos se asignará un número de folio y se registrara el numero de paginas que lo
componen, así mismo, se anotara información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o
biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por: se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del
mismo.
Entregado por: se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
