ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Profesor Adolfo Charria Jiménez

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

1. Estructura: Implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de

operar el grupo social

2. Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa debe de

coordinarse racionalmente

3. Agrupación, asignación de actividades y de responsabilidades: Surge como una

necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización

4. Jerarquía: Origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y de

responsabilidad dentro de una empresa.

5. Simplificación de funciones: Establece los métodos más sencillos para realizar el

trabajo de la mejor manera posible.

DEFINICIÓN:” Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los

recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupamiento de
actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.”
PRINCIPIOS UNIVERSALES DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

1. Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben
relacionarse con los propósitos y objetivos de la organización

2. Especialización: El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en actividades

claramente relacionadas y delimitadas

3. Jerarquía: La necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr los planes.

4. Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido debe

corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
 5. Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función debe
asignarse un solo jefe.

6. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben
reportar a un ejecutivo.

7. Difusión: Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto
deben publicarse y ponerse por escrito.

8. De la Coordinación: Se debe propiciar la armonía y la adecuada sincronización de los

recursos que integran la empresa. Todas las funciones deben apoyarse completamente y
combinarse.

9. Continuidad: la estructura organizacional requiere mantenerse y ajustarse a las condiciones

del medioambiente. La organización que es adecuada para la empresa en un momento dado,
puede no serlo posteriormente (hay que realizar ajustes y modificaciones necesarios).

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

a. Es de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus
recursos están sujetos a cambios constantes

b. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo
social.

c. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con
un mínimo esfuerzo.

d. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la

productividad

e. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

ETAPAS DE ORGANIZACION
JERARQUIZACIÓN

Disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Implica la
definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que
se relacionan entre sí con precisión.

Estas se utilizan esencialmente para establecer un orden de poder dentro de una organización,
asociación, empresa, etc., y lo que se busca es que la actividad que se realice se haga de la mejor
manera posible y siempre atendiendo al fin último para el que fue creado .

El orden jerárquico, como es obvio, va de mayor a menor importancia y la comunicación entre todos
los niveles de mando, de poder o de responsabilidad son esenciales. Es necesario entender que,
cuantos más niveles jerárquicos haya entre el máximo responsable y el último, puede indicar que hay
una mayor estructura, lo cual no quiere decir que sea la mejor. En ocasiones, una jerarquía
demasiado estructurada lo que hace es perjudicar y hacer que el mensaje se pueda desvirtuar y el
trabajo final o actividad no se realice como se esperaba.

La jerarquía siempre será efectiva en tanto en cuanto el mensaje que se quiera transmitir se haga de
una manera clara y que todo el mundo acepte. En este punto la clave está en que dicha jerarquía
tenga la capacidad de comunicarse por todos los medios que tenga a su alcance: e-mail, teléfono,
carta, fax, etc., además de realizar todo tipo de encuentros, ya sean reuniones con el personal de
otros niveles, encuentros o visitas, cursos de formación, congresos, etc., para conocer de primera
mano si el objetivo que se busca se transmite y se realiza de la manera que se pretende.
Las jerarquías son necesarias porque ponen un orden muy claro que todo el mundo acepta, de tal
modo que, para realizar cualquier tipo de acción, ésta ha de ser trasmitida a niveles superiores que
son los que tomarán la decisión final, basada siempre en lo mejor para el conjunto.

DEPARTAMENTALIZACION

División y agrupamiento de funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

1. Funcional: Agrupa actividades análogas según su función primordial para lograr la

especialización y con ello una mayor eficiencia del personal

2. Geográfica o por territorios: Se utiliza cuando la empresa realiza actividades en sectores

alejados físicamente y/o cuando el tramo de operaciones y de personal supervisado es muy
extenso y está disperso en áreas muy grandes
3. Por productos: característico de las empresas que se dedican a la fabricación de diversas
líneas de productos (a gran escala). Se hace con bases en un producto o grupo de productos
relacionados entre si
4. Por clientes: Cuando los clientes constituyen la base sobre la cual se agrupan las
actividades, se crean unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o
clientes

5. Por procesos o equipos: Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que se halla

empleado puede servir de base para crear unidades departamentales.
 DESCRIPCION DE FUNCIONES, ACTIVIDADES Y OBLIGACIONES

Es la definición con toda claridad de las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada
una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización

ANALISIS DEL PUESTO

Es una técnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una
unidad de trabajo específica, así como las características, conocimientos y aptitudes que debe
poseer el personal que lo desempeña.
El análisis del puesto contiene:

 Descripción del puesto: Determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer integrado
por el encabezado o identificación

 Descripción genérica: Definición breve del puesto de trabajo

 Descripción especifica: Detalle de las actividades que se realizan en el puesto

ESPECIFICACION DEL PUESTO
Enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el puesto
como: escolaridad, conocimientos, experiencia, físicos, legales, responsabilidad, esfuerzo y
condiciones de trabajo entre otros.

MANUAL DE
CÓDIGO: 1 VERSIÓN:01
FUNCIONES
FECHA: Septiembre PAG: 1
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
CARGO: Administrador

AREA: Gerencia

JEFE INMEDIATO: Reporta a los dueños

CARGOS IGUALES: Cero

NIVEL DEL CARGO: Administrativo y Operativo

PROPOSITO GENERAL
 Planea, dirige y controla las actividades de la empresa, fijando las políticas
operativas, administrativas y de calidad.
 Actúa como soporte de la organización a nivel general, es decir a nivel conceptual y
de manejo de cada área funcional, Es la imagen de la empresa en el ámbito
externo, provee de contactos y relaciones empresariales a la organización con el
objetivo de establecer negocios, tanto de forma local como a nivel nacional.
 Desarrolla actividades relacionadas con la selección de personal, salud
ocupacional, liquidación salarial, prestaciones de los trabajadores.
 El Administrador actúa como jefe de producción y calidad, y debe hacerse cargo de
todo lo referente a los procesos productivos, para lograr la eficiencia y un producto
de calidad.
 Está encargado de coordinar el trabajo de logística y ventas, buscando siempre el
beneficio para la empresa; adicional a eso actúa en la ejecución de las estrategias
de mercadeo, de ventas, de publicidad, de promoción, selecciona los medios de
comunicaciones que utilizaran para la organización con base objetiva.
II. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
 Liderar el proceso de planeación estratégica de la compañía, estableciendo los
objetivos y metas específicas de la empresa.
 Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
 Planificar las necesidades de personal de las diferentes áreas, en coordinación con
los demás gerentes
 Reporta a los dueños los resultados financieros e impacto de las estrategias
 Realizar la contratación y despido de personal si aplica.
 Llevar el archivo de las nóminas y demás documentos soportes, al igual que en
forma sistemática todo el archivo correspondiente a las hojas de vida de los
funcionarios.
 Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los trabajadores
 Supervisa constantemente los principales indicadores de la actividad de la empresa
 con el fin de tomar decisiones adecuadas, encaminadas a lograr un mejor
desempeño de la empresa.
 Realizar cualquier transacción financiera como obtención de préstamos, cartas de
crédito, asignación de créditos a clientes, etc.
 Dictar, cumplir y hacer cumplir los reglamentos y normas elaboradas para el
funcionamiento de la Empresa.
 Proponer los controles necesarios para una adecuada utilización de los dineros y
recursos de la Empresa.
 Elabora el Presupuesto para cada área y vela por su estricto cumplimiento.
 Debe colaborar con el contador en el manejo de los soportes de contabilidad y en la
precisión de la presentación de los documentos contables en general.
 Coordinación de la entrega de información al contador.
 Las demás funciones que por naturaleza del cargo le correspondan como parte
ejecutiva o se le atribuyan expresamente por Ley, los Decretos Reglamentarios,
Acuerdos y Reglamentos.

ÁREA DE PRODUCCIÓN

 Identificar las necesidades de materia prima e insumos que se vallan presentando.

 Solicitar presupuestos a diferentes proveedores y solicitar información sobre las
características de los productos.
 Es el encargado de velar por el cumplimiento en la entrega de los proveedores de
materia prima justo a tiempo.
 Recibe y revisa la materia prima que llega a la planta.
 Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales,
formas de pago y créditos.
 Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la
empresa.
 Es responsable de máquinas y equipos de la empresa.
 Realizar mantenimiento correctivo y preventivo de la maquinaría. mantenerlo al día.
 Realizar la inspección de entrada de materia prima e insumos.
 Realizar labores de logística de almacenaje
 Hacer inventario constante de materia prima para verificar que no hayan faltantes y
prever la escasez.
 Es responsable del buen desarrollo de la planta de la eficiencia y eficacia de los
procesos productivos e innovaciones.
 Realizar pruebas de calidad del producto terminado.

ÁREA DE MERCADEO Y VENTAS

 Identificar las necesidades y preferencias en cuanto a distribuidores.

 Tomar en cuenta, los servicios, políticas de ventas, seriedad, calidad y precio, esto
para tomar la decisión con quien va a hacer el negocio.
 Es el encargado de velar por el cumplimiento en la entrega de producto terminado al
cliente final justo a tiempo.
 Es el responsable de comercio exterior cuando a esto hubiere lugar.
 Despacha el producto terminado según los requerimientos del cliente.
 Recepción de facturas y comprobantes de retención.
 Coordinar el pago a proveedores, fechas de vencimiento y valores de pago.
 Planear la publicidad de la empresa y como va a vender los productos.
  Planea estrategias guiadas a una mejor publicidad de la empresa.
 Define las líneas de productos, canales de distribución, las comunicaciones y los
precios.
 Asigna eficientemente los recursos para el buen desarrollo de los planes
propuestos.
 Verifica y analiza que la publicidad de la empresa si le está ayudando para atraer a
los clientes a la organización.
 Coordinar la búsqueda continua de nichos de mercado.
 Manejar un control de cartera de clientes, que establezcan las normas que exigen
 Coordinar el control de compras y ventas necesarias para la contabilidad de la
empresa.
 Es el responsable de atender al cliente cuando lo requiere, considerando que se
debe atender al cliente el mismo día o máximo al día siguiente de ser posible.
 Recepción de cobranza causada por ventas de contado.
 Archivo de facturas secuenciales del cliente.
 Manejo de facturas y comprobantes de retención
 Entregar toda la información contable, ingresos y egresos a la Junta de Socios.
Elaboración de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el número de
factura, retención y el tipo de pago.
IV. REQUISITOS
 Administración y gerencia
 Sector calzado
 Control de la calidad.
CONOCIMIENTOS BASICOS  Mercadeo y ventas
 Atención al cliente
 Servicio
 Manejo de herramientas básicas de
informática y comunicación.
EDUCACIÓN
 Administración, Ingeniero Industrial o afines
EXPERIENCIA Mínimo 6 meses en tareas relacionadas al cargo

MANUAL DE
CÓDIGO:2 VERSIÓN: 01
FUNCIONES
FECHA: Septiembre PAG: 3
MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

I. IDENTIFICACION
CARGO: Operarios

AREA: Producción
JEFE INMEDIATO: Reporta al Administrador

CARGOS IGUALES: 2

NIVEL DEL CARGO: Operativo

II. PROPOSITO GENERAL
 Responde ante el Gerente por el corte y desbaste de piezas dentro del proceso de
fabricación proyectado.
 Responde ante el Gerente por el montado y soleteado en el proceso de fabricación
del calzado.
 Responde ante el Gerente por la guarnición, armado y costura de piezas dentro del
proceso de fabricación proyectado
 Responde al gerente por las no conformidades en el proceso de fabricación
 Responde por los el número de piezas a realizar por pedido
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
 Hace uso eficiente de la materia prima (Cuero, forros etc.)
 Mantiene en condiciones óptimas las herramientas de trabajo.
 Guarnecer cortar, pegar las piezas de forma y manera eficaz y eficiente
 Es responsable del uso de la maquinaria en el proceso.
 Deberá montar las partes, les adhiere pegante, las deja secar y luego las
emplantilla.
 El montador soletea, es decir monta la planta.
 El montador aplica el líquido de activar a las piezas montadas, dejándolas al calor
por un tiempo.
 El montador pega la planta por el corte.
 El montador revisa el zapato terminado para verificar su calidad.
 Limpia los zapatos según el material.
 Coloca las marquillas del logotipo de la empresa.
 Hace uso eficiente de la materia prima e insumos utilizados en el proceso.
 Es responsable de la maquinaria usada en este proceso.
 Responsable por el producto terminado en su almacenaje.
 Ejecutor de todas las políticas de control en calidad que el gerente disponga
 Efectuar las operaciones contempladas en las estrategias del gerente

IV. REQUISITOS
CONOCIMIENTOS BASICOS  Técnico en producción del calzado con
experiencia que demuestre su competencia.
 Competencias en Montaje armado y
EDUCACIÓN
terminación de calzado.
 Básica primaria
EXPERIENCIA Por lo menos un año en el sector comprobado en los
aéreos referentes al cargo
 COORDINACIÓN

Proceso que consiste en integrar todas las actividades y departamentos de la empresa, facilitando su
trabajo y sus resultados. Sincroniza acciones y adapta los medios a los fines.

Importancia de la Coordinación Es el proceso más trascendente de la empresa, permite evaluar “El

grado de integración de sus miembros en el espíritu de cuerpo, la disciplina social que tienen, su
estabilidad”.

Modalidades de la Coordinación Existen dos maneras de Coordinar:

Por Organización:  Basada en la autoridad.
Por Dominio de Idea: Mediante la unificación de propósitos.

Etapas de la Coordinación

Se dividen en 4 etapas y son:

1ra Etapa: Definir la tarea a ejecutar.
2da Etapa: Nombrar un director que dirija el proyecto.
3ra Etapa: Determinar la naturaleza y el número de tareas (unidades de trabajo).
4ta Etapa: Establecer un sistema de dirección y control (estructura de autoridad). Coordinación
Vertical

La coordinación vertical, se basa en la Autoridad. Existe un ejecutivo que ejerce una autoridad
directa sobre los titulares de los departamentos y así de forma descendente se pasa la autoridad y
responsabilidad.

Coordinación Horizontal La coordinación horizontal, desprovista de autoridad y de mando, depende

de la aplicación del conocimiento. Utiliza el concepto de que no se debe frustrar las ideas y no debe
haber adoctrinamiento.

Principios de la Coordinación Mary Parker Follet, postulo:

[Link] Principio del Contacto Directo: Ambiente para el intercambio de ideas para la toma de decisión
conjunta.

[Link] Principio de La Coordinación en las Labores de Política y Planificación: Busca lograr una
armonización formal de criterios y de esfuerzos desde las etapas primarias, poniéndose en discusión.

3. El Principio de la Reciprocidad: La coordinación es la resultante de interrelacionar esfuerzos, y

no un producto aislado.

[Link] Principio de la Coordinación como proceso ininterrumpido: Es necesario ajustes periódicos

para mantener la armonía colectiva para desarrollo de actividades.

Conclusiones
La coordinación es de vital importancia en el proceso administrativo, ya que de este depende lograr
los objetivos.

La coordinación consiste en trabajar mancomunadamente junto con los otros departamentos de la

empresa.

La coordinación Vertical se basa en el manejo de la Autoridad, en cambio la coordinación Horizontal

se basa en la igualdad y en escuchar las ideas e ideales de todos.
El único fin de la coordinación es el de lograr los objetivos propuestos por la empresa.
TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se

usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar
procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender.

Objetivo

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la
comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer
los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para
definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Pueden
variar desde diagramas simples y dibujados a mano hasta diagramas exhaustivos creados por
computadora que describen múltiples pasos y rutas.

Si tomamos en cuenta todas las diversas figuras de los diagramas de flujo, son uno de los diagramas
más comunes del mundo, usados por personas con y sin conocimiento técnico en una variedad de
campos. Los diagramas de flujo a veces se denominan con nombres más especializados, como
"diagrama de flujo de procesos", "mapa de procesos", "diagrama de flujo funcional", "mapa de
procesos de negocios", "notación y modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama de flujo
de procesos (PFD)". Están relacionados con otros diagramas populares, como los diagramas de flujo
de datos (DFD) y los diagramas de actividad de lenguaje unificado de modelado (UML).

Símbolos de diagramas de flujo

A continuación, te enseñaremos algunos de los símbolos de diagramas de flujo más comunes. Para
obtener una lista más exhaustiva, accede a nuestra completa página de símbolos de diagramas de
flujo.

Inicio/Terminación

Proceso

Documento

Decisión
Datos o entrada/salida

Datos almacenados

Flecha de flujo

Comentario o anotación

Referencia/conector dentro de la página

Referencia/conector fuera de la página 

Control
Ventajas.

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las
siguientes:

o Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su
incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso
y sus deficiencias.

o Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación
de forma clara de las mejoras a proponer.

o Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder
identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena
de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos
y personas de la organización.

o Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se
suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para
mejorarlo.

o Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y
entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

o Lo más reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando
en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que será más fácil lograr motivarlas a
conseguir procesos más económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre
los cliente-proveedor del proceso.

Ejemplos de diagrama de flujo

 Diagrama de flujo para la compra de unos zapatos:

  Diagrama de flujo para reproducir un DVD

Fases.

1. Definir el proceso y concretar su alcance (su inicio y final)

2. Representar las etapas intermedias y su relación (proceso actual)

3. Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente

4. Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.

5. Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones

6. Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.