Clave PSGC02
Versión 8
Control de Documentos
Fecha 07/02/18
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Revisado por: Aprobado por:
Gabriel Mercado Ruiz Rosa María Montesinos Cisneros
Encargado del SGC Coordinadora del SGC
1.- PROPÓSITO: Establecer los criterios para el control de los documentos requeridos
para la operación del SGC de la UNISON.
2.- ALCANCE: Todos los procesos del SGC.
3.- REFERENCIAS:
PSGC01 Estructura de documentos
Manual del SGC
Norma ISO 9001:2015
4.- DEFINICIONES:
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
Coordinador del SGC: Persona designada para representar al Comité de
Calidad.
Documento interno: documento generado de acuerdo al procedimiento
PSGC01.
Documento externo: documento generado fuera del SGC, por ejemplo,
leyes, reglamentos, manuales, etc.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades realizadas.
Copia controlada: documento sellado con logotipo SGC y la leyenda
Documento Controlado, copia No.__; emitido por el Coordinador del
SGC.
5.- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES:
5.1 Los Responsables de Proceso definen la documentación necesaria para la operación
de su proceso incluyendo tanto documentos internos como externos.
5.2 Los documentos internos se generan en una plantilla de Word, de acuerdo a lo
siguiente:
1. Elaboración: Definición de la propuesta de documento de acuerdo a procedimiento
PSGC01 “Estructura de documentos”.
2. Revisión: Liberación del documento una vez que se ha revisado su factibilidad
técnica.
3. Aprobación: Liberación del documento una vez que se ha revisado su congruencia
con lo establecido en la Norma ISO 9001:2015 y Manual del SGC.
Las responsabilidades para la elaboración, revisión y aprobación de documentos en
el SGC se indican a continuación:
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Fecha 07/02/18
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Revisado por: Aprobado por:
Gabriel Mercado Ruiz Rosa María Montesinos Cisneros
Encargado del SGC Coordinadora del SGC
Documento Alcance Elaboración Revisión Aprobación
Encargado del
Todo el Coordinador del Rector de la
Manual de Calidad SGC/ Analista de
SGC SGC UNISON
Calidad
Procedimiento/ Encargado del Encargado del
Todo el Coordinador del
instrucción de trabajo/ SGC/ Analista de SGC/ Analista de
SGC SGC
registros Calidad Calidad
Procedimiento/ Personal
Responsable del Coordinador del
instrucción de trabajo Proceso responsable de su
Proceso SGC
/registros aplicación
5.3 El personal responsable de la elaboración de un documento se encarga también de
mantenerlo actualizado. Cuando requiere realizar alguna modificación, le solicita el
texto correspondiente al Analista de Calidad, mediante correo electrónico. Después
desarrolla las etapas enlistadas en 5.2.
Los cambios correspondientes a la nueva versión se identifican a través de la sección
“Historial de Cambios” al final del documento (ver procedimiento PSGC01 "Estructura
de documentos”).
5.4 Una vez aprobado, el Analista de Calidad protege el documento:
Colocando la leyenda “DOCUMENTO VALIDO SOLO PARA CONSULTA WEB”
como marca de agua en forma diagonal a lo largo del documento.
Convirtiendo el documento Word a formato PDF con seguridad mediante clave
deshabilitando su impresión y copia de contenidos.
y lo envía mediante correo electrónico al Encargado del SGC.
El Encargado del SGC publica la documentación vigente en la página web del SGC:
[Link]
5.5 El Analista de Calidad controla la documentación del SGC:
Manteniendo actualizado el inventario de documentos del SGC.
Manteniendo un respaldo electrónico de toda la documentación vigente, así como
una versión anterior.
Proporcionando copias controladas solamente cuando el Coordinador del SGC lo
requiera. La distribución de documentos impresos mediante copias controladas se
registra en el formato PSGC02/A “Listado de distribución de documentos”. En caso
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Gabriel Mercado Ruiz Rosa María Montesinos Cisneros
Encargado del SGC Coordinadora del SGC
de que se fotocopien o se impriman documentos de la página web se considerarán
documentos no controlados.
Cuando un documento se actualiza, las copias controladas obsoletas deben
recuperarse y destruirse, con el fin de prevenir el uso de versiones no vigentes.
5.6 Los documentos externos, así como los registros requeridos por los procesos, se
identifican y controlan mediante el formato PSGC02/B “Control de Documentos”.
6.- ANEXOS
PSGC02/A: Lista de distribución de documentos
PSGC02/B: Control de documentos
7.- HISTORIAL DE CAMBIOS
Elaborado/ Modificado por Descripción del cambio
En el propósito se cambia AUNISON por UNISON. Se agrega la definición
de registro. En 5.2 se precisa redacción y se especifica el formato en el que
se trabajan los documentos. En 5.3 se cambia redacción para detallar la
Xochitl Valencia Peña
actividad de actualización de documentos. En 5.4 se especifica la forma de
proteger los documentos. En 5.5 se describe la forma de llevar el control de
Analista de Calidad
la documentación. Se agrega el punto 5.6 y se incluye el control de registros
en el PSGC02/B. Se cambia el nombre del PSGC02/A y el formato
PSGC02/B cambia para incluir los documentos externos y registros.
