Excel Básico Clase 2
ORDENAR LOS DATOS
En Excel se debe manejar algunas de las herramientas para clasificar y ordenar datos. Tener en cuenta
que Excel te permitirá ordenar toda la hoja o solo una porción de ella, según lo prefieras.
ORDENAR DATOS POR COLUMNAS
1. Seleccione una celda con los datos.
2. Seleccione Inicio / Ordenar y filtrar.
3. Seleccione una opción:
Ordenar de la A a la Z: ordena la columna seleccionada en sentido ascendente (menor a mayor).
Ordenar de la Z a la A: ordena la columna seleccionada en sentido descendente (mayor a menor).
Orden personalizado: ordena los datos en varias columnas aplicando distintos criterios de
ordenación.
4. La lista quedara ordenada según la columna elegida.
NOTA: Las opciones para ordenar Ascendente, Descendente o Personalizado también lo encontramos
en la ficha Datos.
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ORDENAR POR MÁS DE UNA COLUMNA
Para agregar un nuevo nivel de ordenamiento debemos hacer clic en el botón Agregar nivel cuantas
veces sea necesario y especificar la columna por la que deseamos ordenar los datos.
Seguir los pasos que se indican a continuación:
1. Dar un clic en alguna de las celdas de la tabla de datos y usar la combinación de teclas CTRL+E
(para seleccionar toda la tabla de datos).
2. Una vez seleccionada la información se debe ir a la ficha Inicio / Ordenar y filtrar y hacer clic
en la opción Orden personalizado…
3. Indicar la columna y el orden a realizar.
4. Dar un clic en Agregar nivel para especificar la nueva columna y el criterio.
5. Finalmente Aceptar
6. El resultado de ordenar con los dos niveles será el siguiente:
7. Como se ve en el resultado la columna Zona se ordena primero, luego la columna cargo
manteniendo el orden del primero.
NOTA: Si por alguna razón los datos no se ordenaron como se esperaba, utilizar el comando Deshacer
para regresar la información a su estado original.
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COMENTARIOS EN EXCEL
En Excel es normal que deseemos agregar notas para que los usuarios que tienen acceso al
archivo puedan saber con certeza de donde proviene un dato específico, o para indicar alguna
instrucción, entre otras opciones. Esta función la conocemos en Excel como comentarios y no
es más que agregar una nota en una celda definida para desplegar un mensaje.
CÓMO AÑADIR UN COMENTARIO EN EXCEL
Para agregar un nuevo comentario debemos seleccionar la celda donde se creará dicho
comentario.
Debemos ir a la ficha Revisar, grupo Comentarios y allí seleccionar la opción Nuevo
comentario.
De manera automática se abre el comentario en la celda seleccionada para su respectiva
edición.
Podemos mover y dimensionar el cuadro, editar el comentario con la fuente y tamaño
deseados.
Cada vez que pasemos el puntero del mouse encima de la celda, mostrara el mensaje.
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RELLENO RÁPIDO
Relleno rápido rellena automáticamente los datos cuando detecta un patrón. Por ejemplo,
puede usar relleno rápido para separar los nombres y apellidos de una sola columna, o
combinar nombres y apellidos de dos columnas diferentes.
APLICAR RELLENO RÁPIDO
En el cuadro de ejemplo tenemos una columna con los apellidos y otra columna con los
nombres, de una lista de personas. Nuestra tarea será unir los apellidos y nombres en una
tercera columna. Para ello utilizaremos la herramienta relleno rápido.
Para desarrollar esta tarea aremos lo siguiente:
• Establecemos cuál será el patrón que debe seguir la herramienta. Con esto sólo me
refiero a que debemos establecer cómo quedarán los apellidos y nombres juntos en
una tercera columna. Deseo que queden de la forma «apellidos, nombre».
• En la celda C2, digitamos el primer nombre completo de la forma «apellidos, nombre»
y presionamos la tecla Enter.
• A continuación, en la celda C3, empezamos a digitar el segundo nombre completo.
Notaremos que Excel detectará que estamos siguiendo un patrón y nos mostrará una
vista previa con el resto de las celdas rellenadas. Presionamos la tecla Enter.
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OPERADORES EN EXCEL
Son los que permiten que las fórmulas puedan realizar las diferentes operaciones con los
datos. Para iniciar una formula en Excel se debe comenzar digitando el signo =, luego los
operandos y operadores.
OPERADORES MATEMÁTICOS:
Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tipo
numérico.
El símbolo de potencia se puede escribir con el código: ALT+94
OPERADORES DE RELACIÓN (COMPARACIÓN):
Las fórmulas que usan operadores de relación arrojan respuestas lógicas del tipo Verdadero
o Falso, según como sea evaluada la comparación.
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PRECEDENCIA DE OPERADORES
Las fórmulas en Excel comienzan con el signo igual (=) y se calculan los valores de acuerdo a
la precedencia de los operadores. El orden en que son calculadas las operaciones es el siguiente:
1. Porcentaje [%]
2. Exponenciación [^]
3. Multiplicación [*] y división [/]
4. Suma [+] y resta [-]
Considera la siguiente fórmula:
=5+3*4-6/2
Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero, finalmente se realizará la suma y la resta dando
como resultado 14.
USO DE PARÉNTESIS
Al utilizar paréntesis, tendrán preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula:
=(5+3)*4-6/2
Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un paréntesis para la suma (5+3),
la cual será calculada antes que cualquier otra cosa dejando el siguiente resultado. Ahora que ya no
hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado empezando con las multiplicaciones y
divisiones, finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 29.
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