TEXTOS EPISTOLARES
Los textos epistolares buscan establecer una comunicación por escrito con un
destinatario ausente, el cual aparece identificado en el texto a través del
encabezamiento. Puede tratarse de un individuo (un amigo/ un pariente/ el
gerente de una empresa/ el director de un colegio) o un conjunto de individuos
designados en forma colectiva (Consejo editorial/ junta directiva/ barra de 5°
B).
Estos textos reconocen como portador a ese trozo de papel que en forma
metonímica se denomina carta/ esquela o solicitud/ en relación con las
características del texto que contiene.
Presentan una estructura que se refleja claramente en su organización espacial/
cuyos componentes son: el encabezamiento/ que consigna el lugar y el tiempo
de la producción/ los datos del destinatario y la fórmula de tratamiento
empleada para establecer el contacto; el cuerpo/ parte del texto en donde se
desarrolla el mensaje/ y la despedida/ que incluye el saludo y la firma/ a través
de la cual se introduce el autor en el texto. El grado de familiaridad existente
entre emisor y destinatario es el principio que orienta la elección del estilo: si
el texto va dirigido a un familiar o a un amigo/ se opta por un estilo informal;
caso contrario/ si el destinatario es desconocido u ocupa el nivel superior en
una relación asimétrica (empleador con respecto al empleado/ director con
respecto al alumno/ etc.) se impone el estilo formal.
La carta
Como ya lo hemos mencionado en el Capítulo I/ las cartas pueden construirse
con diferentes tramas (narrativa y argumentativa) en tomo de las distintas
funciones del lenguaje (informativa/ expresiva y apelativa).
Nos referiremos aquí/ en particular, a las cartas familiares y amistosas/ es
decir/ aquellos escritos a través de los cuales el autor da a conocer a un
pariente o a un amigo eventos particulares de su vida. Estas cartas contienen
hechos, sucesos, sentimientos, emociones/ experimentados por un emisor que
percibe al receptor como "cómplice", o sea como un destinatario
comprometido afectivamente en esa situación de comunicación y, por lo tanto/
capaz de desentrañar la dimensión expresiva del mensaje.
En la medida en que se trata de un diálogo a distancia con un receptor
conocido se opta por un estilo espontáneo e informal, que deja ver marcas de
la oralidad: frases inconclusas, en las que los puntos suspensivos habilitan las
múltiples interpretaciones del receptor/ en su intento por concluirlas;
preguntas que buscan sus respuestas en el destinatario; preguntas que
encierran en sí sus propias respuestas (preguntas retóricas); signos de
exclamación que expresan el énfasis que el emisor pone en determinadas
expresiones que reflejan sus alegrías, sus preocupaciones, sus dudas.
Estos textos reúnen en sí las distintas clases de oraciones. Las enunciativas
que aparecen en los fragmentos informativos, se alternan con las dubitativas/
desiderativas/ interrogativas, exclamativas para manifestar la subjetividad del
autor. Esta subjetividad determina también el uso de diminutivos y
aumentativos, la presencia frecuente de adjetivos calificativos, la ambigüedad
léxica y sintáctica, las repeticiones, las interjecciones.
1. La carta
La carta realiza un acto de comunicación entre el remitente y el
destinatario, a través de un medio de comunicación escrito.
Los factores de comunicación actúan así:
— el emisor es la persona que firma y remite la carta;
— del receptor es la persona destinataria a la que se dirige la
caria;
— el mensaje es el contenido o texto de la carta;
— el código es el sistema lingüístico de signos gráficos de una
determinada lengua que se utiliza en el mensaje;
— el contexto, situación y ambiente que influye en los otros
factores y que condicionan la satisfactoria o deficiente emisión y
comprensión del mensaje.
La carta es el medio escrito de comunicación interpersonal más
antiguo en la historia de la humanidad, usado para relacionar a dos
personas alejadas entre sí por la distancia.
Hay que tener en cuenta que cada carta será iícrente, según
muchos aspectos:
— el mensaje que se transmite: ya sea informativo, de condolencia
o de felicitación;
• El destinatario: según quien sea, condiciona el contenido y la
forma de expresión;
• El emisor: cada uno muestra sus conocimientos, su cultura y su
personalidad;
• la relación entre ambos sujetos: emisor y receptor.
La carta establece una comunicación entre un emisor y un receptor
concretos. So explica que la carta sea un medio de comunicación
interpersonal tan extendido y de uno tan habitual, por el hecho de
que es una forma sencilla y simple, que permito mantener la
relación con personas alejadas
Cuando no se pácelo compartir con familiares o amistades la vida ó
la comunicación, es habitual establecer este medio de contacto que
ayuda a dar a conocer lo que estamos haciendo, pensamos o
sentimos.
La carta muestra la personalidad, la cultura y los conocimientos de
la persona que la envía.
Se caracteriza por ser:
• Un medio rápido, económico y directo.
• Un mensaje eminentemente personal.
• Una respuesta concreta a una situación.
• Una forma de fortalecer vínculos amistosos.
• Un sustituto de la comunicación directa.
La carta es una redacción personal en la que el emisor expresa lo
que opina ante una determinada situación. Como cada uno tiene
una forma particular de ser, de actuar y de expresarse, la carta será
el reflejo do una personalidad individual y concreta.
Dice Martín Vivaldi en su Curso de Redacción al hablar de las
cartas: "El hecho de que lodos hayamos escrito múltiples cartas en
nuestra vida, no quiere decir que seamos maestros en el arte
epistolar, ni que escribir caí las sea una cosa sencilla. Mas
dinamos, que una carta bien hecha os de los géneros literarios
mas difíciles. Se la lia definido como una "conversación por
escrito". Pero también la conversación tiene su arto. Excepcional
conversador fue Sócrates y su gran lección en c':le arlo del
dialogó, fue In do .<c/¿)pí¿ir¿;o ^ S(./ iiilcí locutor".
Pues bien, al escribir una carta, debemos tener en cuenta la lección
socrática: debemos adaptar oslilo y tono a la especial psicología,
carácter y cultura del destinatario.
Dígase lo que se quiera, no ha pasado aún el arte de escribir
cartas. Lo prueba el interés del gran público por los epistolarios
íntimos de las grandes figuras de la historia. Y ello, porque la carta
os el cuenco donde se recogen los ecos do la más íntima
sinceridad.
Dos requisitos esenciales exige el arlo epistolar,uno de íondo y el
otro do forma: confianza en si mismo y espontaneidad en el estilo.
Hay que escribir siguiendo tielmenle el propio pensamiento, para no
desviarse del objetivo deseado.
En la actualidad, es totalmente imprescindible el dominio de las
fórmulas y las formas de expresión escrita, que sirven para
transmitir a distancia algo a los demás.
La comunicación escrita es necesaria en multitud de ocasiones
durante la vida humana. La necesidad práctica de su dominio, en
sus diversas variantes, es evidente.
Es infinita la variedad de comunicaciones y documentos escritos
que el hombre moderno tiene que conocer en su terminología,
además de sabor hacerlos, si no quiero vivir a ciegas en el mundo
social al que pertenece.
En ocasiones, los documentos han sido diseñados como
formularios que so deben rellenar, pero frecuentemente es el
interesado quien tiene que redactar el documento, conforme a unas
técnicas precisas que debe conocer.
Todo escrito que se envío a otra persona, debe ser claro, o sea,
debo tener una ordenación en las ideas que so expresan.
Debe ser completo, en el sentido de que debo contener los dalos
fundamentales necesarios para conocci la cuestión.
A la vez, debo evitar todo tipo do divagaciones y cuestiones que no
importan al caso. En definitiva, la concisión deber ser una do sus
cualidades.
La cortesía debo estar p.itonic en todo el destinatario. Por un
escrito puede hacerse un juicio valorativo del que lo envía.
La limpieza, lanío ortográfica como do presentación, debe ser
patente en lodo escrito. Algo sucio, con errores y mal presentado,
repele.
Contribuye a la sensación de limpieza no sólo la letra clara, sino
también la buena disposición del escrito y la adecuada amplitud de
los márgenes.
Deben evitarse en lodos los escritos la vaguedad, las expresiones
superfinas y las aclaraciones innecesarias.
Deben elegirse los términos adecuados para cada idea y luego no
repetirlos muy seguido, porque se denota poca riqueza de
vocabulario.
La carta es el más frecuente de los escritos usuales y a la vez es el
que más variedad puede tener, por las diferentes circunstancias
que las motiva, o los diversos fines para que se escribe.
Las cartas pueden agruparse en dos apartados: las privadas y las
comerciales. Las primeras se distinguen por cierta familiaridad en el
tralo con el destinatario. Las comerciales se escriben
fundamentalmente por asuntos de trabajo o de negocio.
Las cartas privadas pueden ser familiares, amistosas o amorosas.
Las comerciales se dirigen para ofrecimiento o pedido do
productos, reclamos de lodo tipo, informes profesionales o
propaganda de productos o servicios.
Si escribo una carta a mis padres, un amigo o n unos parientes, no
me expreso de la misma manera ni digo las mismas cosas que si
me dirijo por carta al director del colegio donde estudio o al gerente
de una empresa en la que quiero trabajar.
Principales características de las cartas privadas
— Las cartas privadas son las que una persona dirige a otra por
asuntos particulares. .
— Aunque las hay de muchos tipos, las más usuales son de
felicitación, pósame, invitación, noticias y amorosas.
Examinar la concisión y exactitud, en las privadas se da libertad a la
expresión
Huida y desenvuelta.
Como las cartas particulares suelen dirigirse a familiares y
amigos, el tono es mucho más personal, íntimo y coloquial.
Dependiendo de la confianza e intimidad con el destinatario, es
normal su escritura a mano.
Este tipo de carias permite que su estilo sea natural,
espontáneo y sencillo.
Al ser como una conversación escrita, ante lodo debe poseer
naturalidad.
No debe constituir esfuerzo una carta privada. Sabiendo
claramente lo que queremos decir al destinatario, la expresión
se realizara sin esfuerzo.
Debe respetarse la estructura de encabezamiento adecuado y
despedida correcta.
Características más importantes de las cartas profesionales
— Las cartas profesionales se inscriben dentro de lo que se llama
correspondencia comercial.
— Esta correspondencia surge del campo laboral y pretende el
funcionamiento y desarrollo de la empresa.
— La relación establecida en estas comunicaciones no es
interpersonal, sino laboral, comercial y profesional.
— Según el contenido y el destinatario, pueden ser: do oferta, de
propaganda, de solicitud de empleo, de venta, de compra,
etc.
— Han de ser concisas, eliminando lo superfluo y las repeticiones
para conseguir rapidez de expresión.
— Precisas, predominando la frase corla y los vocablos
específicos para lograr una verdadera eficacia.
Las cartas comerciales
Definición
Son comunicaciones empleadas para mantener las relaciones comerciales
entre empresas, las personas naturales y la empresa y sus empleados.
Partes de la carta
Las partes de que consta una carta o superestructura están preestablecidas
desde hace tiempo:
• Encabezamiento
Membrete
Referencia
Ciudad y fecha
Datos del destinatario
Dirección
Asunto
Saludo
Introducción al tema de la carta
Desarrollo de esta idea
Conclusión
• Cierre
Fórmula de despedida
Firma del remitente
Cargo
Anexos
Copia
Identificación del digitador
No obstante lo expuesto, hay cartas sin membrete, número de referencia,
cargo, anexos, copia ni identificación del digitador que usan las personas
naturales con el objeto de comunicarse con otras personas, para hacer
solicitudes de empleo, de cesantía u otros asuntos.
El membrete
Se denomina así, el nombre legal que identifica la empresa (o razón social), la
dirección, número de teléfono, número de fax, y e-mail entre otros.
De igual manera, en el membrete aparece el logotipo que es símbolo
publicitario de la empresa. En algunos países y empresas el membrete se ubica
en el borde inferior de la carta y se comienza con el nombre del destinatario.
Pero lo más frecuente en Colombia es ubicarlo en la parte superior.
Referencia
Es un número o código útil para identificar al cliente. Se utiliza en las cartas
tanto oficiales como privadas. Se escribe a tres renglones del margen superior
si no hay membrete, en caso contrario se escribe a tres renglones del
membrete.
Los datos de la dudad de origen y fecha de envío se escriben a dos o tres
espacios de la referencia. Se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la
ciudad de origen. El orden a seguir para la fecha según la Real Academia
Española es el siguiente: día, mes y año. El nombre del mes se debe escribir
en minúscula y el año sin coma ni punto, para separar el dígito de mil.
Algunos ejemplos son:
Medellín, 22 de julio de 2002
Caracas, 10 de agosto de 2002
Urna, 4 de febrero de 2002
Datos del destinatario
A partir de la ciudad y la fecha se dejan de cuatro a seis espacios antes de
iniciar los datos del destinatario. Comprende las siguientes partes:
Tratamiento
Puede ser social o académico
Social: señor, señora, señorita
Académico: doctor, ingeniero, licenciado, capitán, profesor, etc.
Se aconseja utilizar un solo tratamiento.
Nombre
Se ubica en la segunda línea, presentando nombres y apellidos del receptor
con mayúsculas sostenidas. No se utiliza negrilla.
Carao
En la carta comercial, es necesario incluir el cargo del destinatario. Se escribe
con mayúscula inicial a un espacio del nombre.
Nombre de La empresa
Este no va con mayúsculas fijas, sólo se usa así cuando se trata de una sigla.
Se escribe a un renglón del cargo.
Dirección
Es mejor escribir la dirección exactamente como aparece en el documento
original que se contesta. La dirección va a un renglón de la empresa. Se debe
conocer el sistema de codificación de ciudades en cada país de América
Latina. No se utiliza abreviatura de las palabras calle, carrera, avenida entre
otras.
Señora
ISABEL DE MARTÍNEZ
Directora
Instituto Nacional de Enseñanza Comercial
Av. Insurgentes 2830
México D.F.
Señor
LUIS ALBERTO LLERAS
Jefe de Relaciones Industriales
Cía. De Teléfonos de San José
Calle 42 2824
San José, Costa Rica
Doctor
FERNÁN RAMOS
Sub gerente
Estudios El Mundo
Las Orquídeas 145
Lima 27, Perú
Sr. Juan Mazuera
Jefe de ventas
Industrias Metálicas Lyon
Apartado Postal 689
Ronce. Puerto Rico 00672
Lugar de destino
Hay que escribir el nombre de la ciudad y departamento, estado o país.
Cuando es para la misma dudad se escribe el nombre de la dudad. En este caso
coincide la dudad donde se emite y a donde se dirige la carta.
Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea
de la dudad separado de una coma o puede ir en la línea siguiente.
Va a un renglón del cargo. Obsérvese este aspecto, en los ejemplos dados
anteriormente.
Asunto
Es la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras con
mayúscula inicial. Se utiliza para facilitar el manejo de los archivos y agilizar
la labor de los ejecutivos. De allí la exigencia de la brevedad y concisión de
este aspecto. Se escribe a dos renglones de la dudad a donde va dirigida la
carta.
Ejemplos:
Asunto: Solicitud de aumento de sueldo
Asunto: Reclamación por mercancía avenada
Saludo o vocativo
El saludo es una fórmula convencional de tratamiento con que se inician la
mayoría de las cartas. Se anota a tres renglones de los datos del destinatario
cuando no hay asunto y a dos cuando lo hay.
La carta presenta un principio y un final manifestados a través de formas más
o menos convencionales. Por ejemplo, el saludo:
Estimado señoría):
Distinguido amigo(a):
Apreciado Señor Director:
Cuerpo o texto de la carta
El cuerpo es la parte principal de la carta. Consta de una breve introducción,
desarrollo de las ideas y la conclusión.
La introducción al texto de la carta se puede iniciar así:
Muy comedidamente solicito...
Cordialmente me dirijo a Ud. con el fin de...
acusamos recwo ae su menw cunu ucjcLnu..
De acuerdo con su solicitud...
Gracias por su carta de fecha...
Hemos recibido su atenta carta de fecha...
En contestación de su carta del día... del presente mes...
Lamentamos informar a usted que...
Le informamos que...
Nos dirigimos a ustedes para informarles...
Tenemos el gusto de comunicarles
Es inmediatamente después de esta iniciación convencional cuando se
explícita la finalidad de la carta:
Petición
Felicitación
Llamado de atención
Oferta de servidos, etc.
Es conveniente agregar un párrafo breve de conclusión de cuanto se
haya expresado en el texto y que busca un efecto perlocucionario
inmediato (actuación del destinatario). Esta conclusión se puede iniciar
así:
Confiamos que Ud. comprenderá nuestro propósito...
Estamos a su entera disposición...
Agradezco por anticipado su atención a la presente...
Esperando su pronta respuesta, aprovechamos la ocasión para
saludarlo.
En espera de sus noticias, lo saludamos muy atentamente.
Sin otro particular, lo saludamos cordialmente.
Expresamos una vez, más nuestro agradecimiento.
Reciba un atento saludo.
Le damos las gracias por su deferencia y aprovechamos esta
oportunidad para saludarlo.
Despedida
Finalmente, está la despedida. Será una frase breve y sencilla que
concuerde con el saludo inicial y ayude a mantener la simpatía y
buena impresión que causó con la carta. Se escribe a dos espades de la
terminación del texto. Se pueden usar algunas formas de despedida como las
siguientes:
Cordialmente,
Atentamente,
Lo saludo respetuosamente,
Es importante señalar que las fórmulas de saludo empleadas no actúan sólo en
el aspecto institucional, sino para indicar el estatus del emisor y su deseo de
aparecer cortés, amable o rígido.
Nombre del remitente
Encima del nombre, va la firma del remitente. El nombre del remitente puede
ir con mayúsculas sostenidas. Se sitúa a seis espacios sencillos de la
despedida.
Cargo
El cargo de la persona firmante, se escribe a renglón seguido v sin sangría.
Anexos
Siempre es conveniente escribir información específica sobre lo que se envía.
Los anexos, si los hay, van a dos espacios del cargo, seguido de dos puntos (:)
Ejemplos:
Anexo: una fotocopia cédula de ciudadanía
Anexo: dos certificados cámara de comercio
Anexo: tres copias póliza de seguro
Copia
A dos renglones del firmante o de la línea de anexos si la hay, a partir del
margen izquierdo se escribe la palabra Copia si se necesita seguida de dos
puntos (:). A dos espacios se relacionan los destinatarios así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma
entidad se omite la empresa. Los destinatarios de las copias van separados por
un renglón.
Ejemplo 1:
Copia: Señor Alfonso Parra, Sublévente, Cooperativa de
Cafeteros
Ejemplo 2:
Copia: Doctor Misael Pérez, Gerente de Relaciones Industriales
Doctora Lucía Márquez, Jefe de Departamento de Selección de
Personal
Identificación del digitador
Para identificar a la persona responsable de la digitación de una carta, se
recomienda escribir con mayúscula inicial el nombre e inicial del apellido con
punto del transcriptor (o digitador). Estos datos van a dos renglones del
firmante o del último renglón escrito. Se recomienda utilizar letra más
pequeña. En caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los
dos.
Ejemplos:
Juan A.
Amparo M.
Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita
identificación del digitador.
Redacción de cartas
Por más sencilla que sea una carta no se puede improvisar. Una carta bien
escrita es el resultado del conocimiento, la experiencia y dominio del idioma
español.
Etapas para la composición de una carta
En cierta manera se pueden seguir las etapas generales para composición
escrita, explicadas en el capítulo segundo de este libro. Sin embargo, me
permito recordarlas.
El propósito
De acuerdo con la situación y las necesidades de la empresa, el redactor se fija
un propósito que determina el tema y la manera de abordarlo. Los propósitos
más frecuentes de las cartas son: pedido y oferta de servicios, reclamar,
solicitar, cobrar, etc.
Elección del tema y recolección de datos
El tema de la carta está determinado por el propósito. Reclamar, solicitar,
ofrecer servicios, cobrar, etc. Para hacerlo debe manejar datos como fechas,
artículos, giros, fax, pagos, precios y catálogos.
Realice un plan
Debe hacer un plan de las ideas que necesita para la carta. Estas ideas se
organizan en las tres partes que componen la carta.
Encabezamiento
Cuerpo
Cierre
Elaboración corrección del borrador
Con base en las ideas y el plan escogido, se elabora el borrador. Recuerde que
el cuerpo de la carta debe constar de párrafo introductorio, argumentación y
los agradecimientos.
Se debe releer con frecuencia lo escrito, lo que permite mantener el sentido
global del texto, comprobar si los fragmentos escritos desarrollan las ideas del
plan, enlazar las ideas expresadas con las que vienen después.
Esta labor de relectura permite llevar a cabo la tarea de corrección. Primero se
retocan las ideas expuestas, dejando para el final la parte formal que se
relaciona con la ortografía, gramática y vocabulario. Según Krashen
(1984) una preocupación prematura por la gramática es perjudicial para el
texto final.
La redacción final de la carta
Después se revisan las ideas y el valor de las partes de la carta para comprobar
si están bien dispuestas. Se dígita la carta y se atiende a las márgenes,
espacios, renglones y al estilo. Se firma y se preparan los anexos, si los lleva.
Estilo de las cartas
El estilo de las cartas, y en general del discurso administrativo, debe reunir las
características que se exponen a continuación:
Claridad. Se alcanza cuando el texto es de fácil comprensión. Para lograrla se
pueden seguir estas pautas:
• Elegir un vocabulario estándar que maneje la mayoría de las personas
• Expresarse con oraciones cortas
• Evitar palabras ambiguas o rebuscadas
• Desterrar los gerundios
• No abusar del adjetivo
• Tratar una sola idea en cada párrafo
Precisión. Consiste en utilizar cada palabra con su sentido exacto. Para
alcanzarla se recomienda:
• Consultar el diccionario cuando se tengan dudas.
• Evitar el abuso de oraciones subordinadas
• Ofrecer explicaciones razonables y coherentes de cada uno de los
puntos
• Evitar la inexactitud que da lugar a rectificaciones, reclamaciones y
retrasos.
Concisión. Consiste en utilizar las palabras justas para expresar el mensaje.
Así se evitan las palabras superfinas y expresiones inútiles.
Amabilidad. Sea amigable, trate a las personas con respeto y cortesía.
Corrección. Redactar de acuerdo con la lengua estándar. No inclinarse a la
lengua literaria ni a la vulgar. Se debe emplear la norma general de uso, que
utilizan las personas más destacadas de la sociedad.
Edición de las cartas
El computador y la máquina de escribir electrónica ofrecen las mejores
posibilidades técnicas de la edición profesional. Las más recientes guías de
redacción dan mucha importancia a la presentación del texto. A continuación
se resumen las principales orientaciones sobre el aspecto formal de las cartas.
Las márgenes deben ser rectas y simétricas con las dimensiones que serán
estipuladas posteriormente en los formatos.
El texto de la carta se escribe a un espacio sencillo como está programado
en Word y se dejan dos espacios entre párrafo y párrafo.
El primer párrafo de la carta se inicia a dos espacios del saludo y el asunto.
En ocasiones, hay ideas o expresiones importantes que se suelen destacar
con negrilla o letra itálica. Sin embargo, no se debe abusar de este recurso.
Cuando la carta tiene más de una hoja a partir de la página dos, se numeran en
el ángulo superior derecho.
