República Bolivariana de Venezuela
Instituto Universitario de Tecnología Industrial (IUTI)
Extensión San Cristóbal
Especialidad: Administración de Ventas
Plan Operativo Anual
Autor: Winter J. Márquez Piñerúa
Nro. Cédula de Identidad V-17.369.405
Matrícula:5084
Turno: Noche 5
Docente: Domingo Rondón
San Cristóbal, abril 2023
CUESTIONARIO
1. ¿Qué es el Plan Operativo Anual - POA?
El Plan Operativo Anual (POA), es un instrumento formulado o un documento empresarial
donde se plasman las estrategias de acción de una empresa, institución o ente orientadas
al futuro, en concordancia con la planificación estratégica y con los planes de corto plazo,
en el que se conecta la política de la empresa, institución o ente a través de la definición
de objetivos, metas y acciones que se deberán ejecutar durante el año, allí se detallan los
recursos humanos, los recursos materiales, los recursos financieros y los recursos
tecnológicos necesarios para obtener los resultados esperados y se identifican las
unidades ejecutoras o equipos responsables de cumplir las metas proyectadas; finalmente
se formula y se define el indicador de gestión que estará dado en términos de cantidad,
calidad y tiempo para que sea plenamente valorada la meta ejecutada.
2. ¿Cómo se efectúa el Seguimiento y Control del Plan Operativo Anual?
El procedimiento de Seguimiento y Control del POA, establece el conjunto de acciones que
se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del
proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un
entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones
correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su
planificación.
Este seguimiento se efectúa en forma general a través del Monitoreo del plan y de la
definición e implementación de acciones, que conllevaran a la evaluación del mismo.
El seguimiento y control del POA, se verificará y se evaluará sobre la base de indicadores,
los mismos que permitirán conocer los niveles de Eficacia, Eficiencia y Efectividad logrados
por cada área, unidad u equipo, de acuerdo a los siguientes pasos:
1. Análisis de indicadores de cumplimiento, dificultades presentadas y logros obtenidos.
Cada instancia deberá consignar los principales logros obtenidos a nivel de metas,
determinando la vinculación y avance en relación a los objetivos estratégicos, indicando el
desempeño, así como de la efectividad de cumplimiento y avance en dichas metas. Los logros
obtenidos deberán reflejar los avances concretos que se han realizado o están por alcanzar para
el cumplimiento de los objetivos, a través de los indicadores propuestos que son: nivel de
eficacia, eficiencia y efectividad. Los obstáculos que se hubiesen presentado durante el proceso
de ejecución, identificando el grado de dificultad para su cumplimiento. Igual procedimiento se
establecerá para estimar los logros alcanzados a plenitud, medianamente o en ninguna medida;
apoyándose en criterios, razonamientos y percepciones que expliquen tal situación.
2. Matriz de Seguimiento y Control
Objetivos Estratégicos Institucionales. Se identifica el número de Objetivo Estratégico
Institucional y el número de Meta al que corresponda, de ser el caso, se lo presenta según
como conste en la planificación presentada.
Metas / Componente. Constituye la meta presentada en la planificación del año.
Metas Programadas. Corresponde a los logros cuantitativos que se consideran alcanzar en un
período de tiempo y con determinado costo.
Metas Ejecutadas. Expresa los logros cuantitativos alcanzados en relación a la meta
programada, pudiendo expresarse en unidad o porcentaje de avance.
Tiempo Programado. Corresponde al tiempo planificado para cumplir la meta, ya sea
semanas, meses o días.
Tiempo Ejecutado. Expresa el tiempo en semanas, meses o días que utilizó para la ejecución de
la meta.
Costo Programado. Corresponde a los recursos previamente asignados, para financiar el
cumplimiento de la meta.
Costo Ejecutado. Expresa el valor de los recursos monetarios efectivamente utilizados en la
ejecución de la meta.
Medios de Verificación. Se detalla el nombre del Documento, Reporte, Informe u Oficio con su
respectivo número y fecha que sustenta la EJECUCIÓN de la Meta, el Tiempo y Costo.
3. Cálculo de indicadores
Se realiza de acuerdo a la aplicación de las siguientes relaciones:
a) Indicador de Eficacia.
Es la fase de comparación de las metas ejecutadas con los objetivos y metas programadas. En
este sentido, el seguimiento constituye una herramienta de gestión que permite tomar
decisiones al proveer información oportuna acerca del grado de cumplimiento de las metas
planteadas, los atrasos o paralizaciones en el cumplimiento de las mismas y sus causas, así
como los principales problemas y dificultades que requieren atención. El Indicador de Eficacia
expresa el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos, muestra el porcentaje de la
meta ejecutada.
Eficacia= (Meta ejecutada / Meta Programada)
El indicador de eficacia, se obtiene al dividir el valor de la meta ejecutada, entre el valor de la
meta programada.
b) Indicador de Eficiencia.
Expresa el grado de cumplimiento de los objetivos en función del uso de los recursos tiempo
(50%) y financiero (50%), mide el rendimiento del recurso utilizado por objetivo, meta o
proceso ejecutado.
Eficiencia= ((Tiempo programado / Tiempo ejecutado * 0,50) + (Costo Programado / Costo
Ejecutado * 0,50)) * Resultado del Indicador de Eficacia
El Indicador de Eficiencia resulta de la suma entre la división del (Tiempo Programado / Tiempo
Ejecutado) por el 50% + la división del (Costo Programado / Costo Ejecutado) por el 50%, y este
resultado se lo multiplica por el valor de la Eficacia.
c) Indicador de Efectividad.
Es la relación entre las metas alcanzadas junto con el tiempo y costo utilizados, para lograr el
cumplimiento de los objetivos propuestos. Alcanza su mayor nivel al hacerse un uso óptimo de
los recursos disponibles, alcanzado los logros esperados.
Efectividad= Promedio del Indicador de Eficacia e Indicador de Eficiencia
3. Determinación de medidas correctivas.
Son parte del análisis cualitativo y consiste en determinar las causas de las variaciones
observadas en el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos. Se deberá señalar en
detalle, los puntos críticos y problemas presentados durante el proceso de ejecución de
actividades y proyectos, suscitados en el período de evaluación semestral y anual. Además,
incluye el detalle de las soluciones adoptadas o sugerencias planteadas frente a los problemas
detectados, se debe evaluar la capacidad de gestión de la entidad en cuanto a su calidad para
superar los inconvenientes presentados y tomar las decisiones oportunas necesarias.
4. Conclusiones.
Se deberá precisar de manera resumida y clara los logros alcanzados, indicando el objetivo general
que se encuentra directamente relacionado o la meta específica.
5. Recomendaciones.
Deberán proponerse acciones que permitan mejorar la situación que se determinó a partir de los
resultados de la evaluación, presentar los mecanismos necesarios que pueden ser factibles en los
procesos de gestión.
