El Informe
Academia de Lectura y Redacción. Antología del Taller de Lectura y Redacción para el MEIF.
México: Universidad Veracruzana, 2000. (Material no publicado).
El informe es la forma expositiva que tiene como propósito transmitir la
información precisa respecto de un asunto específico. Responde a las preguntas:
¿qué?, ¿quién?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿cómo? Su extensión es variable según el
fin que persiga. En la vida diaria se requiere, con frecuencia, escribir informes. El
investigador elabora informes sobre cada fase terminada de su observación; el
empleado envía periódicamente a su jefe un informe sobre sus actividades; el
ejecutivo rinde ante la dirección de la empresa el informe sobre el arresto del día;
en México, el presidente de la república rinde un informe anual de gobierno.
El informe exige, por lo general, la exclusión de cualquier juicio sobre los
hechos (los datos), y la presentación escueta y ordenada de todo aquello
pertinente para lograr la clara comprensión del asunto. En caso de que el
informe requiera, por la índole del asunto, de algunos comentarios sobre los
hechos en él asentados, éstos deberán subordinarse a los datos.
El informe, por definición, es siempre un texto expositivo con propósitos
informativos muy claros; en virtud de ello, no admite otras formas de expresión
lingüística como podrían ser la argumentación, la descripción literaria y la
narración.
Lo que distingue generalmente un informe de otro género de la comunicación
escrita, la novela por ejemplo, es que el primero comunica hechos o actividades
concretos a un determinado y concreto lector o lectores. La intención del informe
es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, institución o
persona, sin que se interfieran visiones personales deformadoras.
Aunque el objetivo principal del informe es el de asegurar un mejor
conocimiento en torno de determinado problema, no debe constituir una
oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en
lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible
ayudar a quien esté dirigido a comprender y recordar los hechos e ideas que les
presente.
Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información
cuando ésta tiene un interés para ellos. De ahí que el propósito secundario de un
informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante
para el receptor. De todos modos debe tratarse principalmente de que las
conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, además, que se
puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese
fuere el caso, o que se logre asimilar el contenido de la exposición.
Un informe cumple su cometido cuando gracias a él sus destinatarios se ven
enriquecidos con una noticia o una verdad que antes no conocían. No hay
información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida,
este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido
precisamente gracias a la información recibida.
VENTAJAS
La gerencia moderna ha impuesto el uso del informe escrito, que no tenía tanta
razón de ser cuando las empresas eran pequeñas y los procesos industriales
menos complejos que en la actualidad. También su uso está extendido, y por las
mismas razones, en las agencias públicas, centros de investigación,
organizaciones sindicales y cooperativas, instituciones culturales, y en general
donde quiera que hayan de emitirse comunicaciones en las que se faciliten datos,
situaciones, desarrollo y apreciaciones sobre un tema determinado asunto. Entre
las ventajas que pueden señalarse a los informes, destacamos las siguientes:
• Son muestras del trabajo que se ha efectuado.
• Se consideran como archivos esenciales de ese trabajo.
• Pueden servir de base para tomar decisiones.
• Proporcionan, a quienes se han de aprovechar de los mismos para tomar
una decisión, la oportunidad de estudiar su contenido cuando más cómodo
les resulte y en el momento que lo deseen.
• Pueden leerlo más personas y al mismo tiempo.
• Permiten al nuevo personal consultar los ejemplares que abren en los
archivos.
• Contribuyen al prestigio de una persona o agencia.
REDACCIÓN Y ESTILO
La redacción de un informe suele ser impersonal, directa, y para que éste sea
eficaz ha de dirigirse en el informante un gran esfuerzo de atención, objetividad y
probidad profesional. A continuación ofrecemos algunos consejos prácticos que
deben tomarse en cuenta en la elaboración de un informe:
• Sé serio. La seriedad es un requisito tan importante en el informe que,
como alguien ha escrito, su estilo consistirá casi en carácter de estilo.
• Evita las frases largas (de más de dos o tres líneas a máquina) y de
gramática complicada.
• Huye de la verborrea y la hojarasca.
• Sé objetivo. El informador debe ser fiel al “sentido de los hechos” por medio
de una documentación sólida, y no cambiarlos dándoles un matiz
peyorativo o laudatorio, según las circunstancias.
• Destierra todo signo de parcialidad. Nada de imaginaciones desbordadas;
nada de sentimiento, ni de indignación, ni de lirismo entusiasta.
• Cancela el servilismo. En ocasiones se le pide al informador –es sin duda
una práctica deshonesta- que en la preparación del informe beneficie unos
determinados intereses o puntos de vista. El informador no puede prestarse
a ello, y esto no excluye fidelidad a la empresa o agencia que le
encomendó el trabajo.
• Defínete, eliminando la pasividad y tomando todas las precauciones
posibles para que una opinión esté fundamentada. Si no te fuera posible
llegar a una certeza o conclusión sobre un punto determinado, no vaciles en
señalar esta laguna.
• Menciona el mayor número posible de datos. Los números, términos,
porcentajes o citas son factores de la máxima importancia.
• Subdivide el informe, si fuera muy extenso, en epígrafes. Con esto se logra,
en caso de tiempo limitado, reducir el contenido del informe mismo con sólo
leer dichos epígrafes o centrando la atención en aquel que más
inmediatamente interesa.
REQUISITOS DEL INFORME
Un informe para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:
1. Claridad. Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de
una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes
reglas:
a) Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.
b) Establecer la relación existente entre los diversos puntos presentados,
mediante una adecuada coordinación de los mismos.
c) Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con
el mayor cuidado.
d) Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.
2. Concreción. Los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y
experiencias que refuercen los hechos. En la presentación de los hechos ha
de tenerse en cuenta:
a) No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos,
evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión.
b) Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con gráficas, planos, mapas
o cualquier otro tipo de ayuda visual.
3. Asociación de ideas. Para que los receptores asimilen mejor los hechos
que se les presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que
se plantea y lo ya conocido, es decir lo que resulta familiar para los oyentes.
4. Objetividad. El emisor o informante dice lo que sabe y lo que ha visto, pero
no se pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los receptores
no saben cuál es la opinión que le merecen al que habla los hechos sobre
los que informa. La exposición se hace más bien en tono aséptico, sin que
haya por parte del informante ningún intento de definición personal.
5. Cuentan sólo los hechos y no las opiniones. A menos que el que
informa distinga bien y explícitamente cuándo afirma y cuándo opina por su
cuenta respecto de lo que afirma, en el informe cuentan sobre todo los
hechos y no deben contar las opiniones. El informe presenta los hechos en
toda su integridad, suministrando datos, pormenores y toda una serie de
elementos que permitan al auditorio hacer la valoración que no corresponde
al emisor.
6. Presentar no convencer. El que informa no pretende influir en el
receptor, se limita a hacerle llegar unos datos que él ha descubierto o
recogido. Otra cosa es que esos datos tengan en si mismo una elocuencia
y un significado que haga innecesaria toda ponderación y que por eso
mismo produzcan un efecto, del signo que sea, en la voluntad de quienes lo
reciben, sin haber sido influenciados por el informante y sin que éste lo
haya intentado en absoluto.
EN LA REDACCIÓN DEL INFORME EVITA:
• Falsear o exagerar los hechos.
• Deformar los hechos, omitiendo algún pormenor.
• Equivocar ciertos datos, términos o citas.
• Hacer demostraciones matemáticas no convincentes.
• Confundir los hechos con las opiniones.
• Incurrir en contradicciones.
• Desarrollar en forma incompleta algún punto.
• Disponer secciones o párrafos en forma desordenada.
• Emplear períodos (párrafos) largos y complicados.
• Repetir innecesariamente la misma palabra o giro.
• Abusar de tecnicismos innecesarios.
PRESENTACIÓN
Aunque un informe puede ser presentado en forma de carta o memorando, en
este caso nos estamos refiriendo al que tiene una estructura más formal y
compleja, bien porque sea el resultado de una investigación acuciosa, bien porque
se refiera a problemas de gran extensión y contenido que necesariamente
requieran una redacción larga. No existe un guión-tipo que sea válido para todos
los casos, pero aún así, a título de ejemplo se sugiere el siguiente esquema:
• Cubierta o carátula.
• Título del informe. Debe comprender una página relacionada con el trabajo
de que se trate y el nombre del autor.
• Presentación del informe, en la que deben exponerse sucintamente sus
objetivos, método empleado, fuentes de información y los aspectos más
relevantes del mismo.
• Índice o contenido.
• Informe propiamente dicho, que a su vez comprende:
1. Introducción.
2. Texto, subdividido en epígrafes, si fuera muy extenso.
3. Conclusiones.
4. Sugerencias o recomendaciones.
• Apéndices.
• Bibliografía.
DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA
Siendo todo informe una enumeración ordenada de hechos concretos que en
algunos casos se refieren a cuestiones controvertidas en las que entran en juego
intereses contrapuestos, es necesario, en muchas ocasiones que vaya
acompañado de documentos que por una parte completan la información del texto
y por la otra le dan mayor valor.
Estos documentos –los apéndices a que antes nos hemos referido- han de ir
adjuntos al informe y formando parte de él. Aquí te ofrecemos algunos consejos
para la inclusión de estos materiales complementarios:
• Numera cada apéndice, para que el que quiera comprobar alguna
afirmación del informe, acuda al apéndice de que se trata con poco
esfuerzo.
• Haz que en el texto del informe, y entre paréntesis, figure la numeración
que coincida con el apéndice.
• Numera también como apéndices los gráficos, cuadros estadísticos, mapas,
etc., si prefieres que formen parte esencial del informe. Si se trata por
ejemplo de un gráfico u otro documento que prefieres presentar dentro del
propio texto, hazlo al lado mismo de la página donde se mencione dicho
gráfico o documentos. Para no romper la numeración de las páginas,
puedan figurar en páginas repetidas, 2 bis, 17 bis, 28, bis, etc.
NOTAS Y CITAS
Las citas del informe son textos que no pertenecen al autor del mismo y suelen ser
el testimonio de alguna autoridad en la materia o la simple transcripción de una
opinión distinta de la del que escribe.
Ten presentes estas reglas para el uso de las citas:
• Entrecomíllalas para que se distingan fácilmente del texto del autor.
• Síguelas de un número, según una ordenación que empiece con el 1 y vaya
continuando sucesivamente.
• Escribe al margen del texto y normalmente en la misma página en la que se
transcribe la cita, el título del libro o publicación de donde lo ha tomado,
nombre del autor editorial y la página.
• Si transcribes parcial o íntegramente el texto cuya autoridad se invoca, usa
un tipo de letra cursiva, si se trata de texto impreso; si el texto es capturado
transcribe la cita con un margen distinto, para que se vea claramente que
es un texto ajeno al del autor del trabajo.
Generalidades del informe
Trabajo Características Utilidad Habilidades
académico generales desarrolladas
El informe Es un texto ¾ Proporciona ¾ Observación
Es un texto que expositivo con datos sobre
tiene como propósitos actividades ¾ Descripción
propósito informativos claros. realizadas,
transmitir Presenta los hechos brindando ¾ Relación
respecto de una en forma concisa y información
situación ordenada, sin emitir valiosa tanto ¾ Selección
específica. juicios. para quien lo
Responde a las Cuando parezcan redacta como ¾ Clasificación
preguntas: comentarios, para quien lo
¿qué?, ¿quién?, éstos deberán estar lee.
¿dónde?, subordinados a los
¿cuándo? y datos.
¿cómo? Su Está constituido por
extensión es Título, texto central,
variable según el propósito, método,
fin que persiga. resultado y
conclusiones.
