MODULO MS WORD

MODULO N°1 - MS WORD

Combinar Correspondencia – sesión 05

Correspondencia, insertar campos de combinación.

Introducción

Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un

documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento, pero con los datos de
personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto
fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos
variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos
generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde
están almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas
o recibos, la impresión de sobres, etc.
Conceptos previos Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos
elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
• Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
• Origen de datos: Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el
documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla
de Access, un libro de Excel,
una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.
Por ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila
correspondiente a un cliente, y los campos serán, por ejemplo, el nombre y la dirección
del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta
utilizar esta potente utilidad de Word.
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Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga
el texto fijo.

Seleccionar de la pestaña
Correspondencia el menú Iniciar
combinación de
correspondencia. Allí hacer clic
en la opción Paso a paso por el
Asistente para combinar
correspondencia.

Se mostrará el panel Combinar correspondencia.

Observarás que se trata de un asistente porque en
la zona inferior indica que es el Paso 1 de 6 y hay
una opción para pasar al siguiente paso. Como la
mayoría de asistentes, es muy sencillo e intuitivo.

• En el paso 1: En primer lugar, tenemos que

elegir el tipo de documento que queremos generar
(cartas, mensajes de correo electrónico, sobres,
etc.) Nosotros vamos a seleccionar Cartas. Al
hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso
del asistente.
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En el paso 2: definimos el documento

inicial, es decir, el documento que contiene
la parte fija a partir de la cual crearemos el
documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la
opción seleccionada en este momento.
Dejaremos seleccionada la primera opción
y haremos clic en Siguiente para continuar
con el asistente.

En el paso 3: seleccionamos el origen de datos, como ya hemos dicho podemos utilizar una lista
existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc.), podemos
utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

- Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic
en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.

- Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar

aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.

- Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opción

Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista.

-Ahora explicaremos con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro

de diálogo Seleccionar
archivos de origen de
datos en el que
indicaremos de dónde
cogerá los

datos:
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El proceso es el mismo que seguimos para abrir un archivo de Word, por ejemplo, así que no
entraremos en demasiado detalle. Como siempre, deberemos situarnos en la carpeta adecuada
y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesitamos.

Se admiten tipos de archivos muy variados, pero lo más común será dejar seleccionada la opción
Todos los orígenes de datos, que incluye todos los tipos aceptados para la combinación.
Obviamente también podríamos cambiarlo por cualquiera de las opciones válidas. Puedes
desplegar el menú para examinar las distintas posibilidades.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que
veremos más adelante. Dependiendo del tipo de datos que hayamos utilizado puede variar
ligeramente la experiencia. Por ejemplo, si es una base de datos con varias tablas, deberemos
seleccionar en qué tabla basarnos; si es un libro de Excel, en qué hoja se encuentran los datos,
etc.
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• En el paso 4: redactamos en el documento abierto el texto fijo de nuestra carta (si no

estaba escrito ya) y añadimos los campos de combinación. Para ello debemos posicionar
el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo de combinación y a
continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
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• En el paso 5: examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos
del origen de datos.
Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que
estamos viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
• Para terminar hacer clic en Siguiente.
Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el
texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en
Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros,
el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal
sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas.
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Referencias

Tabla de contenido (índice)

Introducción

TABLAS DE CONTENIDOS E ÍNDICES

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en España conocemos simplemente
como índice y Word llama índice a lo que nosotros llamamos índice alfabético. En el punto
siguiente aclararemos más las diferencias entre índice y tabla de contenido.
Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos.
De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de
contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún punto importante del
documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos
los términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan
encontrarlos.

Conceptos básicos

• Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra

dicha palabra.
El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama a índice lo que
normalmente nosotros llamamos índice alfabético o glosario. Utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar
términos importantes de manera rápida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un
índice.
• Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un
documento y contiene los títulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una
tabla de contenidos puede contener o no el número de página y puede establecerse un
enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al
principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qué temas
tratará.
Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si
vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que
los esquemas no dejan de ser una vista que está sólo disponible en la versión digital del
documento.
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Insertar marcas de índice

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.
Existen dos formas de marcar las entradas del índice:
• De forma automática: Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente
debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice. El
nuevo documento debe tener las siguientes características:
✓ Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
✓ En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser
exactas, por ejemplo, si el título en el documento es Capítulo 2. Tipos de vehículos
en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos
capítulo 2. Tipos de vehículos no sería correcto ya que la c está en minúscula y la i
no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.
✓ En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca
en el índice.
✓ También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo, podemos querer
tener dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada Vehículos de motor entonces
en la segunda columna pondremos Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de
motor, los dos puntos ":" indican que es un subíndice de Capítulo 2.
✓ Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
índice.
✓ Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a
otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista > Ver en paralelo. Cuando
tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automáticamente.

✓ Abrimos el documento a marcar.

✓ Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice Insertar
Índice.
✓ Aparece el diálogo de Índice.
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✓ Hacemos clic en el botón Automarcar... Aparece un diálogo para seleccionar el

fichero donde tenemos el listado.
✓ Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. El cuadro de diálogo
se cerrará y observaremos cómo Word a incluido unas marcas en nuestro texto.
Una vez tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice como veremos
en el siguiente apartado.

• De forma manual: Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los
siguientes pasos:
✓ Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o
palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a
insertar una marca.
✓ Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o
presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X.
✓ Aparece el diálogo Marcar entrada de índice. Si habíamos seleccionado el
texto aparecerá ya escrito en el recuadro Entrada, en caso contrario
debemos introducirlo ahora. Este recuadro Entrada es el que posteriormente
aparecerá en el índice.
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Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo

de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una
entrada principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también
aparecen en el documento.
Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia
cruzada (se estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.
Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.
Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra
que deseemos marcar.
La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el momento en
que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así con
todas las marcas.
Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

Insertar índice

Una vez tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automáticamente, podemos crear el índice.
1) Para insertar el índice debemos situarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio
del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del
documento.
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2) Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice,

aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la imagen.
3) Si tenemos subentradas podemos elegir Tipo. Con sangría, si queremos que aparezcan
debajo de la entrada principal o Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a
la derecha.
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Notas al pie y notas al final

Notas al pie

Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suelen utilizarse para añadir información o
dejar constancia de alguna aclaración con respecto al texto desarrollado en la página.
Por ejemplo, una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algún autor,
en la nota al pie se pondrá quién es el autor de esa cita.

En las imágenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superíndice con el número
1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota
al pie referente al superíndice 1.

Nota al pie
Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de página como en este
ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se
ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPág.

Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan
igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la página para
aclarar algún punto y la nota al final se suele poner al final de un capítulo o bien al final
del documento.
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Notas al pie y al final

Crear una nota al pie.

Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota.
- Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no

tendremos que realizar más acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos
abrir el cuadro de diálogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la pequeña
flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen.

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Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.

Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:
- Incluir la nota al Final de la página o Debajo de la selección.

Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:

- Incluir la nota al Final del documento o al Final de la sección.

Además, en el diálogo podemos seleccionar el formato del número que deseamos que se
muestre como subíndice. Formato
Podemos incluir una marca personal pulsando en Símbolo...
Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en
cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de
formato a mitad del documento y aplicar los cambios después seleccionando Aplicar
cambios a Todo el documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratón encima
aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos
doble clic sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al
superíndice.