Control de Inventarios en Farmacia Toledo
Control de Inventarios en Farmacia Toledo
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ÍNDICE
Pág.
CARTA DE ACEPTACION DEL TUTOR ii
DEDICATORIA vi
AGRADECIMIENTO vii
LISTA DE CUADROS iv
LISTA DE IMÁGENES v
RESUMEN viii
PARTE I
DESCRIPCIÓNGENERAL DEL PROBLEMA
Formulación del Problema 1
Interrogantes 6
Objetivo general 7
Objetivos Específicos 7
Valor Académico de la investigación 7
PARTE II
DESCRIPCIÓN TEÓRICA
Antecedentes 9
Bases Teóricas 11
Bases Legales 17
Definición de Términos 20
PARTE III
DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA
Naturaleza de la investigación 21
Técnicas de Recolección de datos 22
Técnicas de Análisis 24
PARTE IV
ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE RESULTADOS 26
PARTE V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 33
REFERENCIAS 36
iii
LISTA DE CUADROS
Nº DESCRIPCIÓN Pág.
1 Cuadro de actividades 26
2 Kardex (Datos reales) 28
3 Kardex (Proyectado) 29
iv
LISTA DE IMÁGENES
Nº DESCRIPCIÓN Pág.
1 Diagrama de Flujo 27
2 Matriz Foda 30
v
DEDICATORIA
A Dios, quien ha sido mi guía en el caminar de mi vida, enseñándome en las adversidades
a no perder mi norte y permitiéndome llegar hasta este momento tan importante de mi formación
profesional.
A mis padres, Jackeline Campos y Francisco Valderrama, por su apoyo incondicional,
amor, compresión y ayudarme siempre en los momentos más difíciles de mi carrera.
A mi hijo, Aaron Mathias, por ser mi mayor motivación día a día para terminar de cumplir
esta meta, de ser una profesional para brindarle un mejor futuro, y enseñarle que con constancia,
esfuerzo y mucha dedicación todo en la vida es posible.
vi
AGRADECIMIENTO
Primeramente, le doy gracias a Dios Todopoderoso, que con sus bendiciones me ha
protegido siempre y guiado por el camino del bien.
Agradezco a mis padres Jackeline Campos y Francisco Valderrama, quienes se han
preocupado por brindarme su apoyo y recursos necesarios para desenvolverme en la vida y que
como estudiante universitario sea la mejor posible, permitiéndome lograr todos los objetivos que
me he propuesto.
Le agradezco a mi pareja por estar siempre presente en los momentos que lo he necesitado
y brindarme su apoyo incondicional en numerosos aspectos.
Gracias a mis profesores por instruirme y darme las bases necesarias para afrontar en mi
futuro los problemas laborales en mi profesión.
Gracias también a mi tutor Lcdo. Inocente Rodríguez, al profesor Antonio Anés y al
Lcdo. José Campos, por ser mis guías para poder culminar con éxito y satisfacción mi tesis de
grado.
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UNIVERSIDAD DE MARGARITA
SUBSISTEMA DE DOCENCIA
COORDINACIÓN DE INVESTIGACIÓN
RESUMEN
viii
PARTE I
No cabe duda en atención a la cita, que los inventarios coadyuvan en el caso de las empresas
productoras a lograr un equilibrio o proporción entre lo que se quiere y lo que se hace o procesa,
estar preparados a demandas inesperadas por parte de los consumidores o el mercado, contar y
garantizar la venta o abastecimiento puntual y permanente, evita costos elevados producto de
posibles problemas inflacionarios, y genera una ganancia cuando se pudieran adquirir en
cantidades siempre y cuando exista la capacidad debida para su almacenamiento, razones
suficientes para llevar un cabal control de los inventarios.
En lo concerniente al control de inventarios este es referido por Pérez, A. (2018: párr. 2)
como:
Aquellos procesos que contribuyen a garantizar que un inventario esté
disponible en el momento en que se necesita, en atención a tres niveles:
suministro, nivel que se ocupa de cómo obtener los inventarios que se
necesitan; almacenamiento: que se ocupa de que las condiciones de
almacenamiento de los inventarios sean las óptimas; y disponibilidad: velar por
que se tengan disponibles las cantidades suficientes de inventario como para
satisfacer las nuevas ventas que entren.
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Puede inferirse en atención a la cita, que el control de los inventarios es estar atentos
administrativa y contablemente de disponer en el momento oportuno de los bienes que son
requeridos por los consumidores; además de ello, no es solo considerar esta primera atención,
sino que la misma debe ir acompañada de una supervisión dirigida a comprar lo que se necesita
en atención a la demanda; que los productos o bienes según sus características estén almacenados
debidamente que permita tener disponibilidad en cuanto a las cantidades requeridas y la
posibilidad de aumentar dicho rubro de productos, lo que permite deducir que el control de
inventarios es una acción de seguimiento constante donde debe imperar y considerarse
igualmente una visión futurista en atención a las condiciones tanto internas como externas donde
se encuentran inmersas las empresas en un momento dado.
No obstante, debe considerarse cuando se hace referencia al término de inventarios en el
campo contable, que los mismos son bienes tangibles que se tienen para ser vendidos o ser
consumidos durante la producción, los mismos representan uno de los activos más relevantes en
una empresa, tanto así que es una cuenta necesaria en los Estados de Resultados y de Situación de
las mismas. De allí, que la contabilidad de esta cuenta es parte importante y fundamental para los
sistemas de contabilidad especialmente en aquellas empresas cuyo fin es la compra y venta de
mercancías debido a que este hecho da origen a las restantes operaciones de la empresa, donde se
espera obtener efectivo a través de las ventas, considerando igualmente que una disminución en
sus costos de mantenimiento incrementará de manera favorable un aumento de sus ingresos.
Es importante acotar, que cuando se hace referencia a los costos de mantenimiento de
inventarios se hace reconocimiento al costo que involucra la obtención del bien o insumo; es
decir, tal como refiere Pérez, A. (2018:2) que:
Este costo se causa en el momento que se efectúa el almacenamiento de un
determinado artículo dentro del que se pueden involucrar el costo del dinero
invertido o lucro cesante, el costo de arrendamiento o almacenaje, los salarios
involucrados en el personal de vigilancia y administración de los almacenes,
seguros, impuestos, mermas, pérdidas y costos generados por servicios públicos
si se requieren tales como: agua, luz, teléfono, entre otros.
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de costos sea mínimo tanto en almacenamiento o en el peor de los casos por pérdidas de los
materiales o insumos bien sea por deterioro, vencimiento, entre otros.
En lo concerniente al manejo contable de los inventarios la Norma Internacional de
Contabilidad 2 (NIC-2) fija como objetivo:
Prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la
contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse
como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes
sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la
determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como
un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el
importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre
las fórmulas del costo que se usan para atribuir costos a los inventarios.
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ende ha traído como consecuencia que una buena parte de las existentes se vean obligadas a
importaciones para subsistir y mantenerse operativas, por lo que se hace necesario según lo
expuesto durante el discurso que se aplique y sea prioridad un control interno de sus inventarios,
para consolidar dentro de las mismas niveles constantes de mercancías que no den origen a
escaso reabastecimiento e insatisfacción en los consumidores, igualmente evitar el deterioro o
caducidad de los productos que ocasionen pérdidas a la empresa. Según Siep, E (2021: Párr. 3):
Los desaciertos más comunes que se cometen por falta adecuada de control de
inventarios, es el exceso de artículos generando almacenes totalmente
saturados, lo que induce al descontrol, afecta la liquidez y sobre todo perjudica
a la empresa que distribuyen productos perecederos.
Esta inferencia, podría ser aplicada directamente a aquellas empresas que vendan productos
que según sus características tienden a perecer o expirar como es el caso de las empresas
farmacéuticas, donde en ambos casos dichos eventos traen como resultados pérdidas económicas.
De allí, que la industria farmacéutica también requiere de un control exhaustivo y preciso de sus
inventarios por las mismas razones anteriores y mucho más cuando se trata de fármacos y/o
drogas de las cuales una cantidad de los mismos tienen un control por parte del Estado.
En el estado Nueva Esparta, existen un nutrido grupo de farmacias, que llevan un registro de
sus mercancías a través de los inventarios que le generen una adecuada fuente de ingresos para
mantenerse en un mercado que se hace cada vez más competitivo. Un caso puntual es la farmacia
Toledo, C.A; situada en La Asunción, Municipio Arismendi; ubicada según el control
farmacéutico en las pertenecientes al grupo de farmacias especializadas; y que en lo sucesivo será
objeto de investigación.
En una entrevista no estructurada realizada al gerente de la misma, Lcdo. Eleazar Toledo, este
reconoció que se está haciendo recurrente el retiro y posterior eliminación de medicamentos de su
stock por fechas de vencimiento, y que según sus apreciaciones se podrían estimar como pérdidas
considerables. Estas afirmaciones condujeron a realizar una observación directa a los registros
administrativos y contables llevados en la empresa, que dejó en evidencia la inexistencia de
registros administrativos que consoliden consecuencialmente registros contables fiables, que
pudieran estar generando estados financieros no acordes con la realidad presente en la unidad
estudiada. Esta observación demuestra que dentro de la misma no se cumplen los mecanismos
para el registro y control de los artículos.
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La situación observada referente a la inconsistencia en los registros para el control de entrada
de los medicamentos hace engorroso determinar con exactitud cuáles son los compromisos
adquiridos sin cancelar e incluso desconociendo el plazo de pago. La falta de registros igualmente
no permite detallar las entradas y salidas de mercancía, originando compras excesivas o
innecesarias, situación que afecta los niveles de ingreso, que en un determinado momento podría
colocar en riesgo los niveles de existencia generando faltantes y la no atención oportuna a los
requerimientos de los clientes.
La posible inexistencia del registro tanto de entradas como de salidas de productos no permite
visualizar en un momento determinado el stock en existencia. De este modo, el inventario de las
pérdidas por robos o pérdida de productos no existe. Las personas pueden verse en la tentación de
incidir en el pillaje, generando nuevos problemas para la empresa con su debida consecuencia
económica. Esta falta de control pudiera ser un agravante para la comisión de situaciones
delictivas o irregularidades como la desaparición de fármacos controlados, causal para multas que
afectarían la situación financiera negativamente, o enfrentar sanciones administrativas o legales
como cierres temporales que afectarían el flujo de ingresos e incluso pudiera enfrentar el cierre
definitivo de la empresa.
En atención a la situación presentada, se hace necesario realizar una investigación, que
permita determinar la situación presente con el control interno de los inventarios en cuanto al
aprovechamiento y manejo de la mercancía de los fármacos llevados en la Farmacia Toledo, C.A
del Municipio Arismendi, estado Nueva Esparta, siendo necesario para ello la aplicación de una
metodología y técnicas de recolección que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos
establecidos por la investigadora. De este planteamiento se desprenden los siguientes
interrogantes de la investigación.
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¿Cuáles son los factores internos presentes para el control de entradas y salidas del inventario
de productos en el almacén de la Farmacia Toledo C.A?
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producto a estos factores ven mermadas sus acciones al no contar con los productos necesarios
para satisfacer la demanda de los consumidores y su capacidad de servir y ser unidades
económicas productivas generadoras de utilidades, terminando en consecuencia en el cese de sus
funciones por ser inoperativas.
Estos alegatos brinda al presente estudio su pertinencia, debido que el mismo está dirigido a
evaluar el procedimiento en el manejo de inventarios que se ejecuta en la Farmacia Toledo, C.A,
ubicada en el municipio Arismendi, estado Nueva Esparta, la cual se encuentra presentando
debilidades en lo concerniente a sus inventarios, siendo necesario no solo conocer la parte
administrativa de su manejo, sino también brindar acciones contables que coadyuven a mejorar la
situación presente, en el entendido y referenciado de la responsabilidad social que tiene el ente
abordado dedicado a la venta de medicinas y productos relacionados al área de salud.
A sabiendas que la empresa abordada es una empresa legalmente constituida dedicada al ramo
de la salud, tener y manejar un adecuado inventario no solo representa un beneficio para la
empresa, debe considerarse que brindar un buen servicio al cliente en cuanto a la oportunidad
beneficia igualmente al colectivo, lo que fomentará una imagen positiva de la empresa y que
consecuencialmente mejorará su entrada de ingresos y por ende mayores utilidades al cierre de
los ejercicios económicos correspondientes. Así mismo, desde un punto de vista educativo, el
presente trabajo servirá de guía para aquellos interesados en el estudio de los inventarios, por lo
cual se constituiría en una fuente de antecedentes para futuras investigaciones, lo que le da
pertinencia educativa.
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PARTE II
DESCRIPCIÓN TEÓRICA
En este apartado del presente trabajo investigativo se trata de ubicar el tema objeto de estudio
dentro del conjunto de teorías existentes, que en este caso particular versan sobre el tema de los
inventarios, su registro, control y almacenamiento; información teórica que guiará a la
consecución de unos objetivos previamente establecidos. Se presentan seguidamente: los
antecedentes considerados por la investigadora, las bases teóricas y legales donde se circunscribe
la presente investigación y una definición de términos.
Antecedentes de la investigación
Ruiz, (2019) realizó un trabajo titulado: “Alternativa de solución a problemas de manejo de
actividades de inventarios y tratamiento de información que periódicamente se realiza en la
Farmacia Danafarma C.A”, la cual tuvo como objetivo implementar un sistema de control de
inventarios para mejorar los procesos que se realizaban de forma manual en la farmacia, ente que
manejaba su facturación de inventario manualmente y luego se ingresaba en tablas de Excel
haciendo este proceso lento y menos confiable, no controlaban los productos vencidos de manera
automática, empleo de tiempo en la consulta para conocer las características de un medicamento,
y la inadecuada forma de marcar el punto de reorden que por ende la elaboración de los informes
de existencia de los fármacos los cuales no se proporcionaban a tiempo.
Para la investigación referenciada, implementó una metodología de diseño descriptivo que le
permitió conocer la situación actual de la farmacia con respecto a sus procesos y el uso del RUP
para el desarrollo del sistema, pasando por las fases de análisis, diseño e implementación del
sistema utilizando el lenguaje de Java, base de datos MySQL workbench 6.3 y NetBeans IDE
8.2. Los hechos encontrados y analizados le permitieron concluir que la aplicación de la
tecnología permitirá el futuro crecimiento de la farmacia; además, de llevar un control de
inventarios de manera automatizado le permitirá controlar de manera segura las ventas e
inventarios de manera real que repercutirá en una mejor atención al cliente brindar un buen
servicio, masificarse y obtener mayores beneficios.
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El antecedente presentado guarda relación con el presente trabajo investigativo toda vez que
ambos persiguen centrar la atención en la busca de soluciones factibles al problema que se
presentan en las empresas cuando no se tiene o ejecuta un adecuado control de los inventarios y
la repercusión de su mala praxis en la gestión contable, debido que la inexistencia de controles
adecuados tanto administrativos como contables infieren negativamente en una toma de
decisiones que lleve a las empresas a su crecimiento y mayor entrada de ingresos producto de las
ventas.
Paredes y González (2019) en su trabajo de grado el cual titularon: “Sistema de control de
inventarios y la rentabilidad de la empresa “Codilitesa S.A”, empresa dedicada a la
comercialización de productos de primera de necesidad dentro del mercado ambateño, la cual
tuvo como objetivo diseñar un sistema de control de inventarios para mejorar la rentabilidad, con
la finalidad de proponer los componentes de un control de inventarios para los productos de la
empresa; siendo necesario para materializar los objetivos planteados el uso de una metodología
de métodos de inducción, sintético y analítico, que permitieron conocer los hechos reales, las
causas y los efectos sobre el objeto de estudio. De igual manera para la recopilación de
información fue necesario aplicar las encuestas dirigida a los 40 colaboradores de la empresa,
donde se obtuvo toda la información necesaria para la preparación de dicho proyecto de
investigación.
Los resultados expuestos posterior a la recogida de datos e interpretación de los resultados,
permitieron a los investigadores elaborar una propuesta que permitirá a la empresa establecer de
manera adecuada los elementos en las diferentes áreas que guardan relación con lo referente a los
inventarios, así también de planificar y actualizar los registros de las existencias para garantizar la
integridad y conservación física de las mismas, con una correcta y oportuna información.
La investigación reseñada, fue considerada de gran importancia para el desarrollo del presente
trabajo, además de guardar relación en cuanto a los objetivos establecidos, debido a que la misma
contiene de manera específica la aplicación de unos lineamientos llevados por los autores en
cuanto al manejo de los inventarios en lo concerniente a conteo físico, verificación de estatus y
registros, vitales para el proceso de toma de decisiones, trayendo como resultado la optimización
de los inventarios, los cuales fueron considerados en el presente estudio.
Bustamante y Tomalá (2018) en su trabajo titulado “Procedimientos de control de inventario
en la empresa Papeles & Algo Más S.A”. Tesis de pregrado desarrollado en la Universidad de
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Guayaquil – Ecuador. Su objetivo fue determinar los pasos para el manejo de control de
inventarios en la empresa Papeles & algo más, para así evitar el desperdicio de mercadería,
cumplir de manera eficiente con los clientes y presentar información confiable a los estados
financieros. La metodología tuvo un diseño de estudio de campo, debido a que su desarrollo y su
información son extraídos directamente de la fuente. Tipo de investigación es tratada de manera
descriptiva donde se fueron detallando las teorías y analizando los resultados con el fin de
obtener los datos necesarios que permitieron precisar la situación actual de la empresa. La
población estuvo conformada por quince (15) individuos los cuales fueron tomados como
muestra total para la investigación.
La conclusión aportada una vez realizado los análisis respectivos dieron como resultado que la
empresa Papeles & Algo más presenta falencias en cuanto al control de sus inventarios, debido a
que las actividades que realizan no tienen un lineamiento especifico, las funciones no están bien
establecidas, por lo tanto, es difícil mantener un control efectivo, tanto de las compras, ventas,
almacenamiento en bodegas. En el sistema contable también se ve reflejado la inconsistencia del
inventario, como el costo, precio de venta y cantidades, por lo tanto, no representan una fiabilidad
de información como lo solicita la norma.
El presente trabajo es relevante en esta investigación, debido a que hay semejanza en las
falencias que existían en esa empresa como las que existen en el estudio de esta investigación,
como por ejemplo fallas en el control de los productos que se venden como en los productos que
se requieren para la compra, y por otro lado, en el almacén hay productos que están pronto a su
vencimiento, debido a que la rotación de los mismo supera el número de los requeridos,
conllevando a que hay un error en su control de inventario a la falla en el manejo en los
inventarios que no hacen el correcto control con referente a sus costos, ventas y cantidades.
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para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de
servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
Catacora (2009:148) cuando hace referencia a los inventarios refiere que: ““Representan las
partidas del activo que son generadoras de ingresos para varios tipos de empresas, entre las cuales
se encuentra las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y
venta o comercialización”.
En atención a la cita, cabe destacar que los inventarios son la relación detallada, ordenada y
valorada de los elementos de una empresa, que facilitan el intercambio de la compra/venta en
donde interceden en la oferta y la demanda, por lo cual están presente en el suministro desde el
flujo de material hasta el consumo también en la eliminación o la destrucción de sus productos.
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Puede agregarse al respecto, que todos son importantes y cada uno de estos tendrá utilidad en
atención a los fines que se persiguen para un momento determinado al ser una secuencia, la
materia prima es el objetivo para fabricar o producir los bienes, en los productos en proceso son
los costos en la empresa de manufactura y tienen sus componentes, en cambio con los productos
terminados ya los bienes están transformados para la distribución y ventas.
Estos señalamientos, colocan en evidencia que las empresas deben manejar dichos criterios
considerando primeramente la demanda de los clientes con respecto a los productos, de donde
dependerá el inventario a ejecutarse; esto coadyuvaría a realizar pedidos de productos en atención
a las situaciones presentes, donde un desconocimiento de los mismos traería como consecuencia
acumulación de inventarios, que a la larga se convertirían en productos almacenados generadores
de costos. Según el autor Caurin, J. (2017: párr. 6), clasifica los inventarios de la siguiente
manera:
-Físico: Se refiere al conteo manual de todas las existencias de una compañía,
es decir, se trata de una especie de censo.
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-Mínimo: Es la cantidad mínima de existencias que debe mantenerse en los
almacenes para siempre poder cumplir con las demandas de los clientes.
-Máximo: Es la cantidad máxima de existencias que la firma puede mantener en
almacén, de manera que no se eleven los costes por encima de lo que sería
rentable. La empresa debe pagar al dueño del almacén por guardar allí la
mercancía inmovilizada.
-Inventario rotativo: Es una técnica que consiste en revisar los almacenes de
forma gradual o por partes. Así, de acuerdo con un cronograma, se va
inspeccionando diariamente una determinada cantidad de mercancías.
Puede inferirse al respecto, que estos tipos de inventarios son los más comunes y utilizados en
las empresas, pues estos hacen posible que se ejecuten conteos manuales de la mercancía
generando controles de las cantidades existentes in situ y poder determinar mínimos y máximos
en cuanto a su almacenaje, repercutiendo los mismos en la disminución de los costos que ello
implica. Así mismo, permitirá una adecuada rotación de los inventarios.
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2.2.5 Control Interno de Inventarios
El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación
automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos
departamentos o centros operativos. Por otra parte, El control de inventarios es generalmente el
de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su
manejo proceden las utilidades de la empresa. El control interno según Rodríguez (2000: Párr.
49) se define como:
Un elemento del control que se basa en procedimientos y métodos, adoptados
por una organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos
contra perdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de
los informes contables y administrativos; apoyar y medir la eficacia y eficiencia
de esta, y medir la eficiencia de operación en todas las áreas funcionales de la
organización.
Puede decirse al respecto, que el control interno es el proceso realizado por una o más
personas que son responsables de evaluar el uso adecuado de los procedimientos y métodos para
realizar cualquier actividad dentro de una empresa con el fin de lograr la eficiencia y eficacia
dentro de la organización, para evitar la pérdida de recursos y el fraude, permitiendo
consecuencialmente la emisión de estados financieros fiables.
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Puede decirse que el uso de este método de inventario va a depender directamente de la
relación precio y necesidad de los clientes; que en el caso de las empresas suministradoras de
insumos médicos debe ser considerada en cuanto a su aplicación. No obstante, y a sabiendas que
lo referido a la parte de salud deben mantenerse inventarios a tales fines, debe tenerse precaución
de no caer en el exceso de adquisición de productos que a la larga, y por el bajo poder adquisitivo
los mismos no podrán ser adquiridos y expirar en cuanto a su fecha de uso, con especial atención
aquellos productos de uso cosmético.
Otro método de inventarios es el PEPS. Según López (2016: Parr.15), manifiesta que el
método PEPS tiene como base que “las existencias que primero entran al inventario son las
primeras en salir del mismo. Esto es que las primeras materias primas adquiridas son las primeras
que se entran al proceso o los primeros productos producidos son los primeros que se vende”. El
fin de este un método de valuación de inventarios, toma en cuenta, extraer siempre los productos
almacenados con mayor antigüedad, evitando su deterioro y vencimiento. A la vez evitar la
pérdida de materia prima y producto, garantizando que el mismo mantenga su calidad. Ya que el
producto más nuevo en producirse es el más atrasado en estar para la venta.
El método UEPS, es contario al anteriormente descrito, en este caso se le da salida del
almacén a aquello insumos o productos de más vieja data. Bedoya (2015: Párr. 7), refiere que:
“El método UEPS tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir”. Esto
es que las últimas materias primas adquiridas son las primeras que se entran al proceso o los
últimos productos producidos son los primeros que se vende.
En cuanto al método del promedio móvil ponderado, Godoy (2014: Párr. 9), refiere que este
método consiste en: “hallar el costo promedio de cada material que hay en el inventario final
cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto
se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios”. Este método se basa en el supuesto
de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben valorar a un costo
promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número de unidades adquiridas a diferentes
precios.
En Referencia al contenido presentado, son cuatro métodos efectivos utilizados acorde a las
necesidades de la empresa, en el ponderado no consideran la fecha de entrada, pero el PEPS si
toma en cuenta ese detalle con la finalidad de poder extraer siempre los almacenados con mayor
antigüedad, con la finalidad de evitar su deterioro. En método UEPS no tienen el control de que
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las primeras en llegar son las primeras en salir, por último, en el método ABC muchas veces en el
caso de los distribuidores farmacéuticos (farmacias) compran los medicamentos caros y no ven la
necesidad de los clientes. Ahora bien, se debe seleccionar el de mayor conveniencia con la
finalidad de contar con la base que guie el manejo de un consumo de los medicamentos,
buscando favorecer la reposición a tiempo de esos elementos de venta.
En este artículo todos los ciudadanos tienen el derecho que sea de forma individual o de una
figura jurídica a realizar actividades económicas. El diseño de estrategias de control interno de
inventarios en la empresa Toledo, C.A, se ajusta a los derechos económicos de la empresa, para
establecer el mejoramiento de los procesos de inventarios.
De lo antes citado se puede apreciar, que el Estado protege todo comercio sea pequeño o
mediano que sea en función de una asociación colectiva, con la finalidad de fortalecer su
desarrollo económico con el propósito de crear un eficiente sistema de producción y un sistema
de distribución para sus bienes y servicios. Por otro lado, asegura la capacitación y el
financiamiento.
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Parágrafo Primero: La valuación de los bienes inventariados se hará al precio
de costo determinado conforme al artículo 53 de este Reglamento. Podrá
también hacerse al precio de mercado al por mayor, cuando éste sea inferior al
costo, todo sin perjuicio de lo establecido al respecto por la Ley y este
Reglamento en materia de ajustes por efectos de la inflación.
Parágrafo Segundo: Los inventarios se registrarán en el libro respectivo
conforme a las disposiciones del Código de Comercio, con la debida garantía de
exactitud y comprobación.
En resumen, todo comerciante o contribuyente, bien sea una persona natural o jurídica, y que
de acuerdo a la naturaleza de sus actividades, tengan que llevar el control de inventario de
mercancías, deben realizar un inventario al inicio y final de cada ejercicio contable – fiscal, con
el objetivo de determinar las cantidades, el costo y la disponibilidad de las mercancías con que se
dispone para la realización de las ventas del próximo periodo. Este inventario debe registrarse
con debida exactitud y comprobación en el libro respectivo, conforme al código de comercio.
Referencias estas que bien se adaptan al contenido investigativo de la presente investigación.
El artículo en referencia hace mención al uso obligatorio de los libros de inventarios cuyos
asientos permiten registrar de manera clara y precisa en el idioma castellano todas las
operaciones llevadas a cabo de la comercialización de compra y ventas de los productos, como
una manera oportuna para la toma de decisiones. Para el presente estudio este artículo se
considera de importancia debido a que hace mención a la obligatoriedad del uso del libro de
inventarios, donde de una manera tácita reconocen esta figura contable como una de las cuentas
principales que deben ser manejadas, controladas y supervisadas constantemente, ello por ser la
misma uno de los activos más importantes dentro del proceso contable generador de ingresos.
Art 33.- el libro diario y el de inventarios no pueden ponerse en uso sin que
hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los
lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad
donde existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada
libro nota de los que este tuviere, fechada y firmada por el juez y su secretario o
por el registrador mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el sello de la
oficina.
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Estos libros contables ameritan un registro ante las instancias respectivas, para el
cumplimiento de sus procedimientos legales que pueden ser utilizado en favor de llevar cuentas
claras y divulgando la información contable. También el libro diario con el inventario es sustento
al valor cuando se manejan correctamente brindando una oportunidad para contribuir con los
resultados favorables.
Art 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el
libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto
muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados
o no a su comercio.
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independencia del volumen de producción, tales como la depreciación y
mantenimiento de los edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de
gestión y administración de la fábrica. Son costos indirectos variables los que
varían directamente, o casi directamente, con el volumen de producción, tales
como los materiales y la mano de obra indirecta.
Párr. 13.11.- Una entidad incluirá otros costos en el costo de los inventarios solo en la medida en
que se haya incurrido en ellos para dar a los mismos su condición y ubicación actuales.
Las NIIF para PYMES expresan como debe manejarse los procedimientos que tienen una
relación directa con el producto que se oferta, así como también, de qué manera será evaluado y
registrado en la contabilidad, razón por la cual fue considerado por la investigadora como asidero
último legal en la presente investigación, recalcando que las mismas son de consideración
internacional y de aplicabilidad para regular la información financiera de los entes económicos,
donde se ubican las pequeñas y medianas empresa como el caso abordado en la investigación.
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PARTE III
DESCRIPCIÓN METODOLÓGICA
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3.3 Diseño de la investigación
En función que la presente investigación se realizó en la empresa Farmacia Toledo C.A, ello
debido que se hizo necesario ir al contexto donde se generan los datos lo que le da la cualidad de
campo. Arias, F. (2012:31) define la investigación de campo como aquella que: “consiste en la
recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la
información, pero no altera las condiciones existentes”. A pesar de estas inferencias, se considera
importante acotar a esta definición que una investigación de campo necesariamente tiene una fase
documental, pero una investigación documental no requiere de trabajo de campo.
Las inferencias aportadas por el autor hacen referencia al tipo de observación directa no
participante; modo de observación adoptado por la investigadora quien se limitó en cuanto a las
observaciones realizadas a tomar aquellas notas que fueran de interés en función de cumplir con
los objetivos trazados en la misma las cuales fueron registradas en el cuaderno de anotaciones
como instrumento que se hace necesario implementar con el uso de esta técnica.
En relación a las entrevistas Fontaines (2012:142) refiere que estas son: “un dialogo cara a
cara, con una intencionalidad definida la cual gira en torno a la obtención de una determinada
información”. En el presente estudio se hizo necesario sostener conversaciones con el gerente de
la empresa de la empresa, el analista y los despachadores cuando fue considerado prudente y
necesario por la investigadora con la intencionalidad de clarificar dudas en lo concerniente a los
datos encontrados. Es importante señalar que el proceso de entrevista se hizo sin una guía
predetermina de preguntas, sino las mismas surgieron en función a los hallazgos encontrados.
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Así mismo, en la técnica de revisión documental, necesaria para el acopio de la información,
se revisaron diferentes teorías, leyes, manuales, providencias, cédulas de inventario, libros
contables y otros registros llevados dentro de la empresa y que guardan relación directa con el
objeto de estudio investigado, que en este caso estuvo relacionado con los inventarios llevados
en la empresa Farmacia Toledo C.A. entre otros documentos necesarios para dar cumplimiento a
los objetivos.
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El sistema de variables no es más que la descripción y organización coherente de las variables
estudiadas en una investigación susceptible a su operacionalización, es decir, establecer sus
dimensiones e indicadores para hacerlas medibles. En este estudio, no se hace necesario realizar
operacionalización de variables dado que los objetivos a desarrollarse: describir procesos,
determinar el kardex de entradas y salidas de productos y verificar los factores internos presentes
para el control de entradas y salidas del inventario de productos en el almacén de la Farmacia
Toledo C.A. serán desarrollados a través de la técnica de la observación directa y siguiendo una
teoría referente al caso donde se empleara el flujograma, lista de cotejo y cálculos matemáticos
respectivos, los cuales no necesitan de operacionalización para alcanzar los objetivos propuestos.
24
En el presente estudio, se utilizaron técnicas estadísticas, cálculos matemáticos, elaboración de
kardex; además de cuadros de recogida de información de los datos encontrados durante el
desarrollo investigativo haciendo uso de flujograma y cuadro de lista de cotejo para realizar un
análisis de los contenidos de una manera objetiva en función de los hechos almacenados y
recogidos en los mismos como aporte evaluativo delos procesos de control interno que se
ejecutan en la unidad estudiada.
Igualmente se hizo necesario realizar una matriz FODA, la cual Martínez. A. (2021: Párr. 1) la
define como: “metodología de análisis que tiene por objetivo proporcionar una vista detallada de
la estructura interna y externa de una empresa o proyecto”, la cual fue necesaria hacer uso para
conocer los factores internos y externos influyentes en el control de entradas y salidas del
inventario de productos en el almacén de la Farmacia Toledo C.A, para tener así una visión más
clara sobre la realidad enfrentarse cuando se ejecuten las acciones requeridas en atención a los
hallazgos encontrados.
25
PARTE IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En esta parte del trabajo investigativo se ejecutarán las acciones respectivas en los cuales
fueron analizados y examinados los datos encontrados y poder así responder a las distintas
interrogantes planteadas y poder así alcanzar los objetivos previamente establecidos. Se pretende
con este análisis detectar las debilidades presentes en cuanto al control interno de inventarios
aplicado en el departamento de almacén de la Farmacia Toledo, C.A, ubicada en el municipio
Arismendi, estado Nueva Esparta.
Descripción del proceso de control interno del inventario ejecutado en la Farmacia Toledo,
C.A., ubicada en el Municipio Arismendi, Estado Nueva Esparta.
En las observaciones realizadas en el proceso de control interno del inventario de la Farmacia
Toledo, el proceso lo inicia el gerente de la empresa, quien solicita un listado vía correo a las
droguerías presentes en el estado, entes que por la misma vía electrónica remiten el mismo. Una
vez la lista de medicamentos disponible en la droguería el gerente revisa y en atención a los
medicamentos presentes envía un correo electrónico al proveedor realizando su requisición.
Recibido el pedido por la droguería, esta procede a preparar envío en atención a las
necesidades y envía los medicamentos a la farmacia, que es recibido por el analista contable,
quien chequea la entrega de productos contra las cantidades físicas registradas en factura, en caso
de haber faltantes realiza una nota en la misma factura; toma el pedido y entrega a los
despachadores para su colocación respectiva en los anaqueles. El gerente caso seguido, envía la
factura al contador externo quien contabiliza, informa al gerente y este ordena al analista hacer
recibo, emitir pago y archivar recibo. A groso modo, se resumen en el siguiente cuadro:
Cuadro Nº1. Cuadro de actividades.
ACTIVIDAD GERENTE PROVEED ANALIST DESPACH CONTADOR
Solicitud insumos
Envío de insumos
Recibir, verificar insumos
Almacenar insumos
Registrar contablemente
Fuente: Elaboración investigadora, 2022.
26
A los fines de una información más detallada que permita un mejor análisis se presenta
seguidamente un diagrama de flujo realizado por la investigadora en atención a la situación
presentada y observada:
Imagen Nº1. Diagrama de Flujo.
27
No obstante, es importante acotar, y fue observado duran el proceso que se ejecuta, que una
vez recibido el pedido por el analista, éste no considera los faltantes en los casos que esta
situación ocurra; es decir, de haber inconformidad con lo detallado en la factura y el físico
entregado, igual sigue su proceso de entrega al despachador, colocación en los anaqueles y
remisión de la factura al contador a los efectos de su registro, no realizando las notas respectivas
que pudiera generar la posibilidad de no enviar el producto faltante que ya ha sido contabilizado,
que de ser así, esto sería una perdida para la empresa.
Determinación del movimiento del kardex de entradas y salidas de uno de los productos
tomado como referencia del stop de medicamentos del almacén de la Farmacia Toledo C.A.
En atención al objetivo trazado por la investigadora, se hizo necesario revisar el movimiento
del kardex de inventarios llevados en la misma. Dado la cantidad de productos o insumos que la
empresa abordada presenta por su característica comercial se tomó un producto como referencia,
en este caso particular el medicamento Amlodipina de 5 mg. Una vez seleccionado la muestra, se
procedió a revisar los controles llevados por la empresa para su registro de entrada y salidas, de
donde se tomaron los datos respectivos procediéndose a la elaboración del cuadro que se presenta
seguidamente.
Cuadro Nº2. Kardex (Datos reales)
FARMACIA TOLEDO
REGISTRO DE INVENTARIOS
PRODUCTO: AMLODIPINA, 5 MG. LABORATORIO KIMICET, CA.
ENTRADA SALIDA SALDO
FECHA DETALLE VALOR UNIT
CANT TOTAL CANT TOTAL CANT TOTAL
03/01/2022 INV. INICIAL Bs. 8,50 12 12 102
15/01/2022 COMPRA Bs. 9,60 24 230,4 36
30/01/2022 VENTA 30 288 6 57,6
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materializó una venta de 30 unidades del producto la cual fue registrada en libros y según el
control de inventarios por Bs. 288,00, donde estaban incluidas unidades de costos diferentes pero
totalizados al valor de la última compra realizada.
En este sentido y según los datos presentados, la empresa abordada contabilizó las unidades
vendidas por Bs. 288,00, obviando que dentro de dicho registro estaban incluidas 12 unidades de
Bs. 8,50 por un monto de Bs. 102,00 y 18 unidades de Bs. 9,60 por Bs. 172,80; registrando como
ventas por Bs 288,00, cuando debió ser Bs. 274,80, existiendo una diferencia de Bs. 13,20 por la
venta del medicamentos en atención al valor de adquisición.
Se hace notable ante los argumentos expuestos y referenciados que la empresa a los efectos de
registrar las ventas se guía o toma como referencia los datos aportados por el kardex llevado, el
cual presenta ciertas debilidades. Es por ello, que la investigadora a los fines de presentar de
manera objetiva, clara y detallada la problemática presentada y comprobada durante el proceso
investigativo, presenta el deber ser a los fines de llevar los registros de entradas y salidas de
medicamentos en atención al tiempo de compra y precio; considerando igualmente que la
empresa abordada utiliza como procedimiento de control de inventario el método primero en
entrar, primero en salir (PEPS). Se presenta seguidamente el cuadro proyectado del kardex.
Cuadro Nº3. Kardex (Proyectado)
FARMACIA TOLEDO
REGISTRO DE INVENTARIOS
PRODUCTO: AMLODIPINA, 5 MG. LABORATORIO KIMICET, CA.
ENTRADA SALIDA SALDO
FECHA DETALLE VALOR UNIT
CANT TOTAL CANT TOTAL CANT TOTAL
03/01/2022 INV. INICIAL Bs. 8,50 12 12 102
15/01/2022 COMPRA Bs. 9,60 24 230,4
30/01/2022 VENTA 12 102
30/01/2022 VENTA 18 172,8 6 57,6
29
Es importante acotar en este objetivo trabajado, que durante el proceso investigativo se
constató en una factura llevadas por la empresa una nota que resaltaba: “pendiente de entregar 2
cajas”; indagando al respecto no se obtuvo respuesta si las mismas habían sido entregadas
posteriormente, pero si se encuentran cargadas en el kardex llevado; situación que igualmente
debe ser considerada a los efectos de preservar de manera real las verdaderas compras de
productos que realiza la empresa y que mermaran en la obtención de sus ingresos.
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
-Personal dispuesto a lograr cambios -Empresas dedicadas a la capacitación
laborales. contable.
-Disposición de la Gerencia en apoyar -Variados usos de la tecnología.
acciones para mejorar .
-Interes de posicionarse en el mercado de
-Deseos de ubicarse como empresa lider en medicamentos.
ventas de medicamentos.
FARMACIA
TOLEDO
MUNICIPIO
ARISMENDI AMENAZAS
DEBILIDADES
-Cambios monetarios.
-Personal con poco conocimiento del area
-Basamentos legales.
contable.
-Providencias contables.
-Falta de supervisión contable de parte del
responsable externo. -Competencia empresarial.
-Ausencia de manuales de procedimientos -Inflación del país.
contables y administrativos.
-.
Fuente: Elaboración investigadora, 2022.
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Es importante señalar que la matriz se elaboró utilizando principalmente la técnica de la
observación directa y sustentada en ocasiones y en función de los factores observados con
entrevistas no estructuradas. En función a ello se presentan los resultados obtenidos.
Estrategias FO: Actualmente existen empresas externas que bien pudieran ser implementadas
por la empresa para capacitar o mejorar los conocimientos contables del personal que en la
empresa labora, ello partiendo del principio que la preparación contable del personal redundará
en los ingresos que se obtengan en la misma, y en consecuencia en los beneficios laborales de sus
empleados. Esto ayudará a consolidar mecanismos para mantener al personal presto para los
cambios, incluidos la capacitación, considerando igualmente que existen los recursos financieros
y disponibilidad para su uso.
Estrategias DO: Se hace necesario en atención a los hallazgos encontrados hacer entender a los
empleados que laboran en la empresa sobre la importancia de capacitarse en el área contable;
hechos que consolidaran registros contables fiables, haciéndoles ver que de su trabajo radica la
importancia de mantener una empresa bien ubicada en el contexto insular, tanto para el mismo
colectivo como aquellas instancias responsable de sus controles contables. Se hace necesaria en
la empresa la implementación de manuales de procedimientos para el mejor desempeño contable
de los trabajadores.
Estrategias FA: Mantener el personal preparado a los cambios económicos del entorno; ello
garantizará realizar registros acordes a la situación que se viva para el momento, evitando en
función a los hechos rutinarios realizar anotaciones no cónsonas a la realidad económica que se
vive, acciones que de materializarse repercutiría negativamente en las acciones contables de la
empresa.
Estrategias DA: Se hace necesario que se realicen más supervisiones contables de parte del
contador externo de la empresa; acciones que redundarían favorablemente en la comisión de
errores que menoscaban el accionar contable, considerando que el personal de la misma
encargado del mismo presenta marcadas debilidades contables.
Una vez elaborada la matriz FODA y las estrategias que surgieron de la misma, puede
inferirse que existen ciertos factores internos que inciden directamente en el control interno de
sus inventarios, siendo uno de ellos la escasa preparación o conocimientos contables del personal
del área. No obstante, y a pesar de todas las debilidades presentes, el personal muestra buena
disposición para el cambio, lo que hace suponer que a pesar de las problemáticas existentes estas
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podrían ser mejoradas de ejecutarse una buena gerencia enfocada en la capacitación contable de
los empleados del área. En cuanto a los factores externos, si existen factores en el entorno que
pudieran incidir en las situaciones encontradas relacionadas con el manejo de los inventarios, más
no son de acción directa para el buen control de inventarios.
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PARTE V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Una vez realizados los objetivos planteados utilizando las técnicas de recolección de
información establecida y analizados los mismos referentes a la situación presente en el control
interno de inventarios de la Farmacia Toledo ubicada en el municipio Arismendi, estado Nueva
Esparta, se puede inferir que no existe un control interno de inventarios organizado y coordinado
que garantice la protección de los activos de la empresa, lo que por ende no permite confiabilidad
en sus datos contables y la presentación de estados financieros incumpliendo lo establecido en la
Publicación Nº 2 del Colegio de Contadores Públicos y otras reglamentaciones análogas, que
promueva la eficiencia en las operaciones y el desarrollo lógico contable del talento humano que
permita detectar debilidades y convertirlas en fortalezas. Este desempeño deja en evidencia el
desconocimiento que se tiene sobre el control de inventarios, el cual representa generalmente el
de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en lo referente a la cuantía, sino
porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa.
En lo referente al control llevado en los kardex, según la muestra tomada, se hizo evidente que
no hay una separación de los valores de los insumos, que al ser vendidos los mismos son
contabilizados a razón del último valor del bien comprado generando en consecuencia montos
errados, situación que repercute en los registros llevados y por ende en la futura presentación de
los estados financieros de la empresa, lo que le resta fiabilidad y transparencia contable. No se
cumple cuando se refiere al método PEPS el cumplimiento en cuanto al registro de los precios
que poseen los insumos en atención al valor que fue adquirido registrándose estos en función del
último valor del insumo adquirido.
En relaciónala matriz FODA donde se detectaron las amenazas internas y externas del
contexto estudiado, reflejaron que los factores externos muy poco influyen en la problemática
estudiada; radicando gran parte de la problemática en los factores internos, como se pudo
verificar relacionados directamente a la falta de capacitación del personal y supervisión contable.
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Recomendaciones
Dentro de toda empresa se hace necesario la aplicación de controles internos donde se
establezcan principios, métodos y procedimientos que coordinados entre sí busquen proteger los
recursos de la entidad además de prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los diferentes
procesos desarrollados en la empresa, por lo que en el caso de los inventarios debe perseguirse
que estos sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados
físicamente, facturados y entregados.
En atención a ello, se sugiere al personal de la empresa Farmacia Toledo CA; cumplir y estar
atentos a lo establecido en las normativas existente en lo relacionado a la presentación de facturas
y su posterior contabilización; pues quedó demostrado durante la investigación que existen
registros de facturas donde los insumos o productos no reúnen la verdadera cantidad de los
productos recibidos; que aunque estén en facturas los mismos deben estar físicamente para su
respectivo registro.
En cuanto al registro, manejo y control del kardex, valorizado por el método PEPS tener
presente los valores que registran los insumos, considerando los aspectos cambiantes del contexto
en especial a los relacionados a los cambios de la moneda que se registran constantemente; tener
presente que los cambios son constantes y que influyen en las compras que se realizan, pero que
los mismos deben ser registrados y contabilizados realizada la venta al precio que el mismo fue
adquirido. En cuanto a los resultados obtenidos durante la elaboración de la matriz FODA,
considerar las estrategias que surgieron producto de la observación realizada.
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