PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE
Componente Descripción
Título del
Proyecto Construcción 5 módulos de vivienda Tipo modulo Techo Propio
Nombre: Jose Luis Silva Castro (Director del Proyecto
Gerente del Reporta a: Shirly Sussan Vallejos Aguilar, Gerente General de R&F
Proyecto ARQUITECTOS EIRL
Supervisa a: Equipo de Gestión del Proyecto
Nivel d e Autoridad: Se l e autoriza c o n t r a t a r a l p e r s o n a l y t o m a d e
decisiones para adquisiciones (material, equipo y suministros), gestionar el
presupuesto y el cronograma del proyecto para salvaguardar el cumplimiento de los
entregables.
El Alcance del Proyecto será gestionado de la siguiente manera:
Para RECOPILAR REQUISITOS se utilizara el Acta de Constitución del Proyecto el cual
será revisado por el Equipo de Dirección del Proyecto la cual les permitirán identificar la
descripción del proyecto de manera holística.
Asimismo será importante el Registro de Interesados del Proyecto, el Equipo de
Dirección del Proyecto realizará técnicas grupales de creatividad y decisiones con el objetivo
de recolectar información.
Al final se obtendrá una Documentación de Requisitos y La Matriz de
Trazabilidad de Requisitos.
Para DEFINIR EL ALCANCE se reunirán el Patrocinador, el Gerente del proyecto y el
Descripción de Equipo de Dirección del Proyecto y desarrollarán una descripción detallada del proyecto
cómo será y del producto mediante la especificación de cuales de los requisitos recopilados serán
gestionado el incluidos y cuales excluidos del alcance total del proyecto.
alcance del
proyecto Para este proceso se analizara el Acta de Constitución junto con la documentación de
requisitos del proyecto y se obtendrá al final el enunciado del alcance del proyecto y
actualizaciones de documentos
Para el proceso de CREAR LA EDT se utilizará la descomposición jerárquica del alcance
total del trabajo y se hará uso del software WBS Chart Pro.
La EDT será definida por el Gerente del Proyecto y el equipo de dirección del proyecto
quienes utilizaran su juicio de expertos para conciliar las diferencias de opinión sobre como
desglosar el alcance global del proyecto de la mejor manera posible. La técnica a utilizarse
será la descomposición bajo el enfoque descendente y utilizando los entregables principales
como segundo nivel de descomposición.
Una vez revisada y aprobada la EDT definitiva a utilizarse, se procederá a la elaboración
del diccionario de la EDT, documentos que proporciona
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información detallada de apoyo a los
entregables.
Para VALIDAR EL ALCANCE los entregables deberán ser presentados al
cliente para su respectiva conformidad o corrección dependiendo del caso.
Aprobación de los entregables: Se dará cuando los entregables
sean formalmente aceptados por el cliente mediante un acta de
conformidad.
Rechazo de entregables: Se dará cuando los entregables
completados no han sido formalmente aceptados por el cliente.
Dichos entregables se documentarán junto con las razones por las
cuales no fueron aceptados y requerirán una solicitud de cambio
para la reparación de defectos o modificación.
Finalmente, el proceso de CONTROLAR EL ALCANCE estará a cargo del
Director del Proyecto, quien monitoreara el estado del alcance del proyecto
y producto mediante técnica de análisis de variación. Esta técnica
determinara la causa y el grado de diferencia entre la línea base del
alcance y el desempeño real.
Toda solicitud de cambio será recepcionada por el Gerente del Proyecto y
archivada para su seguimiento, control y cierre a cargo del Equipo del
Proyecto, quien emitirá un informe semanal el cual detallará el estado de
cada una de las solicitudes emitidas
Los responsables de solicitar un cambio deberán entregar un
reporte tipificando los cambios y su impacto tanto en alcance, tiempo y
Identificación y costo.
clasificación de
los cambios al
Clasificación de Solicitudes de Cambio al Alcance:
alcance del
proyecto
1. Bajo Impacto: Impacto en costo y plazo menor al 2% del presupuesto y
cronograma contractual establecido
2. Moderado Impacto: Impacto en costo y plazo entre 2% y 5% de
presupuesto y cronograma contractual establecido.
3. Alto Impacto: Impacto en costo y plazo mayor o igual al 5% del
presupuesto y cronograma contractual establecido.
Consideraciones al Procedimiento de Control de Cambios:
Las p e r s o n a s a u t o r i z a d a s para solicitar algún cambio
podrán solicitar una modificación a los entregables del producto
mediante el Formato de Solicitud de Cambios.
El Equipo de Dirección del Proyecto verificará los impactos de la
Procedimiento solicitud de cambio propuesta.
de control de
Se clasificará la solicitud de cambio propuesta, según su impacto
cambios al
(bajo, moderado o alto)
alcance
De ser aprobada la solicitud de cambio en base al tipo de impacto
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evaluado y se actualizará la documentación relacionada, caso
contrario se documentará la solicitud de cambio rechazada
Se c o m u n i c a r á a los Interesados el resultado de la
Solicitud
(aprobada o rechazada).
Siempre se documentarán y archivarán las solicitudes de cambio,
independientemente de su resultado.
DIAGRAMA DE FLUJO DE SOLICITUD DE CAMBIO:
La duración del proceso de cambios de acuerdo a la magnitud del cambio
se detalla a continuación:
Bajo impacto: El proceso de evaluación de cambios no tendrá una
duración mayor a 02 días.
Moderado impacto: El proceso de evaluación de cambios no
tendrá una duración mayor a 07 días.
Alto impacto: El proceso de evaluación de cambios no tendrá una
duración mayor a 15 días.
Bajo impacto: Equipo de Gestión del Proyecto
Moderado impacto: Gerente del Proyecto
Alto impacto: Comité de Control de Cambios
Responsables
de aprobar los Comité de Control de Cambios está conformado por:
cambios al
alcance Gerente General de R&F ARQUITECTOS EIRL
Gerente del Proyecto
Residente de Obra
Jefe de Oficina Técnica
Definición de
cambios que
pueden ser Todos los cambios serán aprobados según la clasificación antes
aprobados sin mencionada.
revisiones
Si la solicitud de cambio es aprobada y esta es tipificada como de Impacto
Integración del bajo, medio o alto, el Equipo de Proyecto actualizará los siguientes
documentos:
control de
cambios del
Los Planes de Gestión subsidiarios,
alcance con el La Línea Base del Proyecto (Alcance, Costo y Tiempo)
control El status de los requerimientos de cambio,
integrado de Las salidas de otros procesos como calidad, riesgos,
cambios adquisiciones etc.
Documentación requerida:
El documento imprescindible para presentar un cambio a la línea base del
alcance deberá seguir los lineamientos establecidos por la empresa
utilizando el Formato de Solicitud de Cambios (Ver anexo 02).
El primer seguimiento se realizará con la recepción de la solicitud de
cambio, vía correo electrónico (e-mail) confirmando la recepción de la
solicitud de cambio.
El último seguimiento se realizara según sea la clasificación del cambio,
por el Equipo de Dirección del Proyecto, Gerente del Proyecto o el
Requerimientos Comité de Control del Cambios (CCC) éstos son los responsables de
para solicitud revisar y analizar las Solicitudes de Cambio, para luego aprobarlas o
de cambios al denegarlas.
alcance del
proyecto El Equipo de gestión del proyecto emitirá un Informe Semanal en el cual
se detallará el estado de cada una de las solicitudes emitidas
(seguimiento).
Procedimientos de resolución de disputas
Al no tener una decisión sobre la aprobación o negación de un cambio
se tendrá que pasar a personajes que tengan mayor jerarquía en la toma
de decisiones como se detallan a continuación.
Jefe Inmediato Gerente del Proyecto Patrocinador
