Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
Tema
Implementación del Sistema Integrado de Gestión
3
Una vez elaborado y aprobado el Plan de Implementación, se debe iniciar su
puesta en marcha. La ejecución de las actividades del plan, permite a la
organización establecer e implementar un Sistema Integrado de Gestión
(SIG). Este está orientado a lograr la satisfacción del cliente, mejorar el
desempeño ambiental y de seguridad y salud ocupacional basándose en una
gestión eficaz y eficiente de sus procesos.
Una de las formas de materializar la implementación del SIG es a través de la
documentación, la cual soporta la operación del sistema y facilita el proceso
de toma de decisiones en la organización.
En este capítulo, se proporciona lineamientos generales para identificar los
documentos que obligatoriamente deben ser considerados en la estructura
documentaria del SIG. Del mismo modo, se presenta las características de
los principales tipos de documentos que conforman el sistema.
3.1 Generalidades
En la implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG), se requiere
"información documentada"; es decir, elaborar documentos. Estos últimos deben
responder a los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y OHSAS 18001:2007 y necesidades propias del SIG de la organización.
Documento alude a la información y el medio en el que está contenida
(ISO 9000:2015).
Por tanto, documento es la información en un papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de
estos.
En una organización, la documentación del sistema de gestión cualquiera que esta
sea tiene los siguientes propósitos:
a. Transmitir información y conocimientos, contribuyendo así con el proceso de
comunicación y capacitación del personal.
Pontificia Universidad Católica del Perú 1
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
b. Proveer evidencia para evaluar la eficacia del sistema, dado que permite
evidenciar el cumplimiento de las actividades planificadas (registros).
c. Sistematizar los procesos basándose en la documentación de los procesos, lo
cual asegura que estos se ejecuten siempre de la misma forma,
independientemente de quién realice las actividades.
Por lo tanto, la documentación del SIG permite:
Describir el SIG de la organización.
Comunicar al personal el compromiso de la Alta Dirección con respecto a la
calidad, protección ambiente y la seguridad y salud ocupacional.
Proveer una base para la formación inicial del personal que ingresa a la
organización y actualización permanente del personal actual.
Ayudar al personal a comprender su función dentro de la organización,
sensibilizándolo acerca de la importancia de su trabajo con respecto al
cumplimiento de la política y objetivos del SIG.
Proveer una base para el orden y equilibrio de la organización.
Proveer coherencia en las operaciones basadas en procesos documentados.
Proveer una base para la mejora continua.
Demostrar el cumplimento de los requisitos de las normas de referencia del sis
Proveer confianza en las parte interesadas basándose en los sistemas
documentados.
Proveer un marco de referencia claro de requisitos para los proveedores.
Proveer una base para auditar el SIG.
3.2 Extensión de la documentación
La extensión de la documentación que sustenta un sistema de gestión depende de los
siguientes factores:
Tamaño de la organización
Tipo de actividades
Complejidad de procesos e interacción
Competencias del personal
Requisitos legales y otros requisitos
2 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
Para un SIG, adicionalmente, la extensión de la documentación es también afecta por:
Características del producto o servicio (ISO 9001:2015)
Aspectos ambientales asociados a las actividades (ISO 14001:2015)
Riesgos a la seguridad y salud ocupacional (OHSAS 18001:2007)
3.3 Directrices generales para documentar
En la documentación del SIG, es importante tomar en consideración las siguientes
directrices. Estas son las que facilitarán la comprensión de los documentos y, por
tanto, asegurarán su aplicación por parte de los usuarios:
Debe ser tan simple como sea posible. En este sentido, se debe evitar el exceso
de uso de tecnicismos.
Debe ser agradable para el usuario.
Debe ser de fácil mantenimiento.
Debe ser controlada de acuerdo a los requisitos establecidos en las normas de
referencia del sistema.
Debe definirse estructura básica para los diferentes tipos de documentos.
Debe ser legible y fácilmente identificable.
Por tanto, para asegurar que la documentación contribuya a una implementación
efectiva del sistema, es necesario involucrar al personal en el proceso de
documentación del sistema; así como conocer las necesidades, capacidades y
habilidad de los usuarios.
3.4 Requisitos documentarios
Antes de iniciar el proceso de documentación, es importante que la organización tenga
claramente identificados qué documentos son requeridos por las normas ISO
9001:2015 (7.5), ISO 14001:2015 (7.5) y OHSAS 18001:2007 (4.4.4). Estos
se ven, a continuación, en las siguientes tablas:
Pontificia Universidad Católica del Perú 3
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
Tabla 1. Documentos requeridos por la norma ISO 9001:2015
INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Políticas y objetivos. Alcance.
Base utilizada para la calibración o verificación
Competencia del personal.
Los resultados de la revisión de los requisitos para los productos y servicios.
Cumplimiento de los requisitos del diseño y desarrollo.
Evaluación, selección, seguimiento del desempeño y reevaluación de proveedores externos.
Control de la producción y provisión del servicio
Trazabilidad.
Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos.
Resultado de la revisión de los cambios.
Liberación de los productos y servicios.
Control de las salidas no conformes
Información documentada para apoyar la operación de los procesos.
Resultados del seguimiento y medición.
Programa de auditoría y resultados de las auditorias.
Revisión por la dirección.
No conformidades y acciones correctivas
INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
Política, objetivos y metas ambientales.
Alcance
Aspectos ambientales, aspectos significativos y los criterios para identificarlos.
Requisitos legales y otros requisitos.
Competencia del personal.
Comunicaciones.
Información documentada requeridos por la norma ISO 14001:2015
Información documentada de que los procesos de Respuesta ante emergencias se han llevado a
cabo según lo planificado.
Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
Programa de auditoría y resultados de las auditorias.
Revisión por la dirección.
No conformidades y acciones correctivas
4 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
Tabla 3. Documentos requeridos por la norma OHSAS 18001:2007
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
Política, objetivos de seguridad y salud ocupacional.
Alcance
Descripción de los elementos principales del sistema y su
interacción, así como la referencia a documentos
relacionados.
Documentos y los registros requeridos por la norma OHSAS 18001:2007
Documentos (incluidos los registros) que la organización determina como
necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y
control de sus procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de seguridad y salud
ocupacional.
Tomando en consideración los requisitos documentarios de las normas ISO 9001:2015,
ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007, podemos concluir que los documentos que
deben ser considerados como mínimo dentro de la estructura
documentaria del SIG son los siguientes:
Política, objetivos y metas
Información documentada requeridos por las normas ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 y OHSAS 18001:2007.
Información documentada que la organización determine que son
necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los
procesos en relación a las tres disciplinas de gestión.
Es importante recalcar que, en el proceso de integración documentaria, se debe integrar
los elementos comunes o semejantes tomando como referencia el requisito de mayor
exigencia.
3.5 Jerarquía documentaria
En la Figura 1, se muestra la "Pirámide Documentaria" típica de un SIG. En esta figura, se
ven representados los niveles de jerarquía para los diferentes documentos del sistema.
Esta representación es de gran utilidad, dado que proporciona orientación con respecto
al orden que se debe seguir al documentar el sistema. Esto se realiza con el objetivo de
asegurar su coherencia y alineamiento. Cabe señalar que no siempre se sigue esta
secuencia en la elaboración de documentos; por ejemplo, el Manual del SIG es un
documento que algunas organizaciones elaboran al final del proceso de documentación.
Pontificia Universidad Católica del Perú 5
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
La estructura mostrada en la Figura 1 es referencial, dado que algunas organizaciones
establecen dentro de su SIG otros documentos. Estos pueden ser instructivos de
trabajo, normas, reglamentos, planes de calidad, especificaciones, etc.
Todos los documentos y registros de la organización que formen parte del SIG deben
controlarse de acuerdo a lo establecido en los requisitos de las normas de referencia
del sistema presentados en la Tabla 4.
*Nota: para la ISO 9001 e ISO 14001 se establece “Información documentada” en vez de
Control de documentos y control de registros.
En la Tabla 5, se muestran las definiciones y conceptos de los principales tipos de
documentos del SIG.
6 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
3.6 Documentos del SIG
Para elaborar la información documentaba deberá tenerse en cuenta:
La identificación y descripción (título, fecha, número de referencia, entre otros)
El idioma en el que está elaborada la información documentada
El medio de soporte en el que estará la información documentada (por ejemplo en
físico, en electrónico)
La revisión y la aprobación
El control se debe dar para asegurarse que:
La información documentaba esté disponible y sea idónea para su uso
La información documentaba tenga la protección adecuada contra uso inadecuado (por
ejemplo robo de información)
El control debe incluir
Cómo se distribuirá a los usuarios, cómo el usuario accesará a la información, cómo
será usada esa información y como se recuperará la información
Como será almacenada y preservada la documentación
Como se controlarán los cambios (por ejemplo la actualización de las versiones)
Como se conservarán y dispondrán
Pontificia Universidad Católica del Perú 7
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
3.6.1 Política del SIG
La Alta Dirección debe establecer la política del SIG, dado que este documento es el
más importante dentro de la estructura documentaria del sistema.
En este sentido, al establecer la política del SIG se debe tener en cuenta la misión,
visión y valores de la organización, dado que la implementación del SIG es una
decisión estratégica, por lo cual se debe asegurar su alineamiento con los objetivos
estratégicos de la organización.
En la tabla 6, se muestra los requisitos que debe cumplir la Política del SIG, basado
en los requisitos establecidos en las normas ISO 9001:2015(5.2), ISO
14001:2015(5.2) y OHSAS 18001:2007(4.2).
TABLA 6. Requisitos de la Política del SIG
1 Apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica (*)
Apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios
2 (*)
Apropiado a la naturaleza y magnitud de los riesgos de seguridad y salud ocupacional de la
3 organización (*)
4 Compromiso de mejora continua de la eficacia del SIG (*)
5 Compromiso de protección del ambiente, incluida la prevención de la contaminación (*)
6 Compromiso de prevención de lesiones y enfermedades (*)
7 Compromiso de cumplimiento de los requisitos de producto (*)
Compromiso de cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios (*)
8 (ambiente, seguridad y salud ocupacional)
9 Proporcionar un marco de referencia para el establecimiento de objetivos y metas del SIG
10 Ser comunicada dentro de la organización
11 Estar a disposición de las partes interesadas
12 Mantenerse como información documentada
(*) Requisitos a ser documentados como obligatorios en la Política del SIG
8 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
3.6.2 Objetivos y metas del SIG
Basándose en los compromisos establecidos en la Política del SIG, la
organización debe plantear sus objetivos en relación a las tres disciplinas de
gestión del sistema: calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional. Estos
deben ser desplegados en los diferentes niveles y funciones de la organización.
En la Figura 3, se muestran los factores que deben ser tomados en
consideración a la hora de establecer los objetivos:
Pontificia Universidad Católica del Perú 9
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
Es importante tomar en consideración que la norma ISO 9001 (6.2) establece
que los objetivos de la calidad deben ser medibles; en el caso de las normas ISO
14001 (6.2) y OHSAS 18001 (4.3.3) estable, deben ser medibles "si es factible".
Para poder medir un objetivo es necesario establecer una meta. Dicha meta
debe permitir a la organización realizar la evaluación para ver si se están
alcanzando los objetivos establecidos.
Dado que la integración de este elemento requiere un elevado grado de
madurez en la gestión de la organización, usualmente, las organizaciones
establecen objetivos para cada disciplina de gestión; es decir, objetivos de la
calidad, ambiente y de seguridad y salud ocupacional.
3.6.3 Manual del SIG
Si bien el manual ya no es considerado una Información documentada
obligatoria, constituye una "buena práctica". Es recomendable establecer un
manual integrado que contemple las tres disciplinas de gestión (calidad,
ambiente y seguridad y salud ocupacional), dado que en él se plasman las
directrices generales de cómo la organización da respuesta a cada uno de los
requisitos de las normas de referencia del sistema.
Establecer un Manual del SIG permite:
Demostrar el compromiso de la Alta Dirección, con la calidad, ambiente,
y seguridad y salud ocupacional
Comunicar la política, procedimientos y requerimientos del SIG
Describir e implementar de forma efectiva el SIG
10 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
Proveer un mejor control de las prácticas del SIG
Suministrar las bases documentadas para auditar el SIG
Capacitar al personal en cuanto a los requisitos del SIG
El Manual del SIG puede incluir como mínimo:
a) Una descripción de la interacción entre los procesos del SIG
b) Alcance del SIG, incluyendo los detalles y justificación de cualquier
exclusión
c) Documentos establecidos para el SIG, o alguna referencia a los mismos
Una organización pequeña puede encontrar apropiado incluir en el manual la
descripción de todo su SIG, incluyendo los otros documentos requeridos por las normas
ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Ello puede ser diferente en organizaciones
grandes (multinacionales), que pueden requerir varios manuales que les permitan
desplegar el SIG a nivel global, nacional o regional.
El nivel de detalle y formato de los manuales puede variar en función al tamaño y
complejidad de cada organización en particular. Usualmente las organizaciones
estructuran sus manuales presentando los requisitos de las tres normas basándose en
los principios del ciclo PHVA. Ello facilita la comprensión de la interacción de los
diferentes elementos del sistema. A continuación, se presenta un modelo para la
estructura del Manual del SIG;
Pontificia Universidad Católica del Perú 11
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
3.6.4 Procedimientos
Antes de revisar las características de este tipo de documento, es importante
identificar cuál es la información documentada requerida por las normas ISO
9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007.
Las normas identifican a la documentación que antes era obligatoria como
“información documentada”, evitando el uso de la palabra Procedimiento o
procedimiento documentado.
En la norma OHSAS 18001:2007, se requieren procedimientos
documentados para el control operacional (4.4.6). Estos deben ser
determinados en función de los resultados de identificación y evaluación de
riesgos (seguridad y salud ocupacional).
Es decir, en la norma OHSAS 18001:2007, los procedimientos documentados
requeridos son definidos para cada organización en particular.
12 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
Gracias a la nueva estructura de las normas ISO y a la guía Anexo SL, se
pueden identificar claramente cual sería la información documentada necesaria
para el sistema de gestión ISO 9001 e ISO 14001. En ese sentido, lo que se
identifique, deberá ser cruzado con la versión actual de la OHSAS 18001 para
ver cuales se pueden integrar.
Para la redacción de la información documentada comunes en las normas de
referencia del sistema, se recomienda hacer uso de matrices de equivalencia por
requisito, con el objetivo de asegurar que todos los "debe" de las normas sean
cubiertos en el procedimiento elaborado. En este sentido, es
importante recordar que las normas solo establecen "qué" debe cumplir la
organización; el "cómo" cumple el "debe". Ello lo define la organización,
documentándolo en su información documentada.
Hay que tener presente que:
El debe indica un requisito
El debería, indica una recomendación
El puede, indica un permiso, una posibilidad o una capacidad
La matriz de correspondencia de requisitos también permite identificar
requisitos comunes y semejantes entre las tres normas de referencia del
sistema, los cuales pueden ser integrados en su diseño; así como los requisitos
específicos de cada una las normas a las cuales se les debe dar respuesta en el
diseño en forma independiente (Ver: Tabla 7).
Pontificia Universidad Católica del Perú 13
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
En la Tabla 8 se muestra un ejemplo de matriz de equivalencia para el
requisito de "Control de registros" para la OHSAS 18001
OHSAS 18001:2007
La organización debe establecer y
mantener los registros que sean
necesarios para demostrar la
conformidad con los requisitos de
su sistema de gestión de S&SO y
de esta norma OHSAS, y para
demostrar los resultados
logrados.
La organización debe establecer,
implementar y mantener uno o
varios procedimientos para la
identificación, el almacenamiento,
la protección, la recuperación, el
tiempo de retención y la
disposición de los registros.
Los registros deben ser y
permanecer legibles,
identificables y trazables
La estructura y formato de la información documentada, debe ser definida por
la organización con el objetivo de facilitar la lectura y el entendimiento a los
usuarios. Para ello, se puede hacer uso de textos, diagramas de flujo, tablas o
una combinación de estos.
A continuación, se presenta un modelo de estructura para la elaboración de
procedimientos:
14 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
La información documentada puede hacer referencia a "planes, manuales,
instrucciones de trabajo, procedimientos, formatos".
Las instrucciones de trabajo se establecen para definir específicamente cómo se
realiza una actividad. En los procedimientos, generalmente, se describe
actividades que involucran varias funciones, mientras que las instrucciones
generalmente se aplican a las tareas dentro de una función.
Aunque no existe una estructura y formato establecido para las instrucciones de
trabajo, esta puede ser similar a la definida para los procedimientos.
Pontificia Universidad Católica del Perú 15
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
3.6.5 Formatos
Algunos de los documentos que usualmente las organizaciones incorporan
dentro de la información documentada para sistematizar el registro de
información son los formatos.
Estos constituyen "plantillas"; una vez llenada la información especificada estas se
convierten en registros.
Para la elaboración de formatos, se debe tomar en consideración los siguientes
aspectos:
Registro asociado: antes de elaborar un formato, se debe saber a qué
registro del SIG responde.
Información que requiere ser registrada: una vez identificado el
registro del SIG, se debe identificar qué información se requiere registrar,
incluyendo siempre información que permite hacer trazable del registro.
Diseño del formato: sobre la base de información que se debe
registrar, se elabora el formato. Para ello, se debe tomar en
consideración la secuencia en que se debe registrar la información, así
como la cantidad de información que debe ser registrada. De este modo,
el diseño puede permitir al personal recoger toda la información (espacio)
siguiendo la secuencia lógica del proceso o actividad (diseño claro).
En la Figura 4, se presenta un ejemplo de formato elaborado para el registro de
las actividades de formación. Este es un registro obligatorio en las tres normas de
referencia del sistema.
16 Instituto para la Calidad
Implementación de Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud Ocupacional
3.7 Registros del SIG
Tomando en consideración la definición de registro, se puede indicar que este es un
documento que contiene información de actividades ejecutadas; es decir, información
de hechos sucedidos en el pasado (aun cuando ese pasado sea reciente y llegue a
confundirse con el presente). Por tanto, una vez generados los registros, estos no
pueden ser modificados.
Dada la relación existente entre formato y registro, muchas veces las organizaciones
aplican equívocamente los requisitos asociados a su control. Por ello, es importante
tomar en cuenta que, si bien todos los formatos una vez llenados pasan a ser
registros, no todos los registros tienen formatos (por ejemplo, los contratos, correos,
informes, planos, entre otros). En este sentido, los formatos están sujetos a los
requisitos de control de documentos; y los registros, a los requisitos de control de
registros.
Todos los registros del SIG deben ser controlados de acuerdo a los requisitos 7.5 de la
norma ISO 9001:2015 y de la ISO 14001:2015 y 4.5.4 de la OHSAS 18001:2007.
Para OHSAS 18001, se plantea como requerimiento el establecimiento de controles
necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
retención y disposición de registros. Estos deben ser registrados en el procedimiento
documentado de control de registros.
Pontificia Universidad Católica del Perú 17
Diplomatura de Estudio en
Gestión integrada ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
3.8 Proceso de documentación
La documentación del SIG debe ser desarrollada por el personal involucrado en los
procesos y actividades. Esto conducirá a un mejor entendimiento de los requisitos
necesarios y proporcionar al personal un sentido de compromiso y propiedad.
La revisión y utilización de los documentos existentes en la organización puede reducir
significativamente el tiempo empleado en la documentación del sistema. Por ello, en
un proceso de documentación, no solo se elaboran documentos, también, es
necesario adecuar documentos existentes en la organización a fin de alinearlos a los
requisitos de las normas de referencia del SIG.
Para desarrollar la documentación necesaria para el SIG, es necesario establecer una
metodología ordenada que permita hacer un uso eficiente de los recursos destinados
para la documentación del sistema.
Al determinar la extensión y nivel de detalle de la documentación del SIG, es necesario
buscar un adecuado balance. En relación a ello, se debe considerar que una escasa
documentación de los procesos genera incertidumbre y errores, y, en el otro extremo,
demasiada documentación genera confusión en el usuario. En este caso, frente a la
duda de no saber qué documento utilizar, el usuario deja de utilizar los documentos del
sistema y termina creando muchas veces sus propios documentos (documentos
informales).
Conclusión
La implementación eficaz del SIG requiere de una sólida base documentaria,
que asegure el cumplimiento de los requisitos de las normas de referencia
del SIG (ISO 9001:2015), ISO 14001:2015 y OHSAS 18001(2007); así como
la mejora del desempeño de los procesos en los tres ámbitos de gestión.
18 Instituto para la Calidad
