El rol del Product Owner
Gestión ágil de proyectos con Scrum
EL ROL DEL PRODUCT OWNER
TEMARIO
1. Funciones y responsabilidades del Porduct Owner
2. Interacciones del Porduct Owner
3. Escalando el papel del Product Owner
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El rol del Product Owner
1. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PRODUCT OWNER
Introducción
El Product Owner es el responsable de maximizar el valor del producto que
nace del trabajo del Development Team. La manera en que se lleva a cabo
esta tarea varía considerablemente entre organizaciones, equipos Scrum e
individuos.
El Product Owner es la única persona responsable de gestionar el Product
Backlog.
En un proyecto Scrum, el Product Owner es quien se encarga de definir
“qué vamos a hacer”.
Es decir, es el responsable de mantener la visión del producto o servicio que
se está desarrollando, buscando la manera de maximizar la entrega de
valor al cliente o usuario en cada sprint.
Para maximizar la entrega de valor al cliente o usuario, el Product Owner:
- Se relaciona con diferentes interlocutores clave para el proyecto
(stakeholders). Esta información le permitirá mantener el Product
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El rol del Product Owner
Backlog actualizado y priorizado en todo momento (basándose en sus
propias decisiones), de forma que el equipo de desarrollo tenga una
visión clara de lo que tiene que hacer.
- También deberá asistir a los distintos eventos del equipo Scrum
para reforzar lo anterior y asegurar que todos los miembros entienden
la información y los elementos del Product Backlog.
- Es un rol que debe estar representado por una sola persona para
asegurar una comunicación clara y sin interferencias, de modo que
todos los cambios que se deban hacer pasen por un mismo canal.
Según la Guía oficial de Scrum, una de las funciones esenciales del Product
Owner es la gestión eficaz del Product Backlog.
Esta función, en concreto, requiere:
- Desarrollar y comunicar explícitamente el objetivo del producto.
- La recopilación y comunicación clara de elementos del producto que
se consideren trabajo pendiente.
- Asegurarse de que el trabajo pendiente del producto sea
transparente, visible y comprendido.
Es importante tener en cuenta que, para que el Product Owner pueda hacer
bien su trabajo, toda la organización deberá respetar sus decisiones.
Cada una de estas decisiones quedará reflejada en el contenido y
priorización del Product Backlog. Cualquier solicitud de cambio en los
requisitos o en las prioridades debe hacerse a través del Product Owner.
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RECUERDA
El éxito del Product Owner y sus decisiones se hace visible en la
organización a través de:
- el contenido y el orden del trabajo pendiente del producto;
- el incremento inspeccionable en la revisión de cada sprint.
Competencias del Product Owner
Las competencias más relevantes para que un Product Owner pueda
desempeñar sus funciones correctamente son las siguientes:
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Gestión de producto
Tener experiencia y dominar las prácticas necesarias para la gestión y el
refinamiento del Product Backlog.
Agilidad
Dominar Scrum y el enfoque de desarrollo regido por grado de valor.
Lean Startup
Promover el lanzamiento continuo de producto al mercado para aprender
(ciclo Build-Measure-Learn).
Conocimiento de negocio
Conocer el negocio, los clientes, la competencia y el mercado y usar su
experiencia para identificar soluciones de impacto.
Tendencias tecnológicas
Entender las implicaciones de la tecnología en la entrega de valor al cliente.
Innovación
Ser experto en innovación de producto.
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RECUERDA
- El Product Owner siempre debe mantener una visión dual:
• Entender y apoyar las necesidades e intereses de todos
los stakeholders.
• Comprender las necesidades y el funcionamiento del
equipo de desarrollo.
- El Product Owner no es:
• un analista funcional;
• un jefe de proyecto;
• el jefe del equipo.
EJEMPLO
En el siguiente vídeo, ING Bank muestra qué es y qué hace un Product
Owner en su organización.
Video: ¿Qué es y qué hace el Product Owner? – Metodologías Ágiles
en ING. (Duración: 1:25 minutos, lengua española).
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PARA SABER MÁS
Los siguientes materiales aportan más información sobre las
características del Product Owner, que indudablemente es un rol
clave para el funcionamiento de un proyecto Scrum:
• El artículo “30 cosas que debes saber sobre el Product Owner”
• El vídeo “Product Owner: Quién es, qué hace, claves y
secretos”.
Vídeo: Product Owner en SCRUM: Quien es, qué hace, claves
y secretos. (Duración: 14:33 minutos, lengua española).
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2. INTERACCIONES DEL PRODUCT OWNER
Introducción
El rol del Product Owner lo sitúa en una posición central por sus
interacciones con todos los miembros del proyecto Scrum.
A continuación, se detalla su interacción con el equipo de desarrollo, el Scrum
Master y, además, con clientes, usuarios y stakeholders.
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Colaborando con el equipo de desarrollo
La colaboración entre el Product Owner y el equipo de desarrollo ha de ser
constante durante todo el sprint.
Existen cinco ámbitos esenciales en esa colaboración:
- Dudas: Resolución de cuestiones que puedan ir surgiendo sobre
determinadas funcionalidades a medida que avance el proyecto.
- Feedback: Retroalimentación tras probar las funcionalidades
desarrolladas en cada sprint para aceptar o rechazar el incremento.
- Negociaciones: Sobre el alcance del sprint, desde la primera
propuesta surgida en la Planning Meeting y durante el desarrollo del
mismo.
- Refinamiento: Colaboración que añade detalles y estimaciones a los
elementos del backlog para que sean abordables con mayor facilidad
en los sprints y, así, aumentar la eficiencia.
- Discovery: Actividades que ayudan a determinar qué funcionalidades
tienen suficiente valor potencial como para ser desarrolladas.
Colaborando con el Scrum Master
En un contexto ideal, el Scrum Master y el Product Owner conforman un
binomio estrella que permite que el equipo de desarrollo:
• se adapte con rapidez a la filosofía ágil;
• asuma la parte de responsabilidad que le corresponde;
• construya un buen producto de la forma adecuada.
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RECUERDA
El Product Owner y el Scrum Master son roles complementarios y se
necesitan el uno al otro para alcanzar el éxito.
El rol de Product Owner es de carácter permanente comparado con
el de Scrum Master, que puede ser asumido por cualquier miembro del
equipo, excepto por el propio Product Owner.
La principal herramienta de colaboración del Product Owner es la
comunicación abierta con el Scrum Master para llegar a acuerdos sobre las
prioridades.
No obstante, en determinadas situaciones pueden surgir dificultades en la
relación entre ambos roles:
- Cuando las responsabilidades de cada uno no están bien definidas
y delimitadas. Estas son algunas recomendaciones para este tipo de
situaciones:
• Si la tarea en cuestión está relacionada con el seguimiento de la
hoja de ruta o con la calidad de lo que se entrega en cada sprint,
será el Product Owner quien se haga cargo.
• En cambio, si la tarea está relacionada con la aplicación de
Scrum y la autonomía del equipo, será el Scrum Master quien
deba ocuparse.
- Cuando el equipo aún no ha comprendido Scrum.
Esto puede ocurrir cuando los equipos empiezan a adoptar e integrar
las metodologías ágiles y, por tanto, todavía no hay una claridad
absoluta.
En este caso, es importante acompañar y ayudar al equipo.
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- Cuando el Product Owner no está al cargo de las tareas técnicas
del equipo y estas se encuentran en otro backlog paralelo.
Esto puede generar dificultades importantes, por lo que se
desaconseja utilizar esta práctica: es mejor no separar las tareas
técnicas de las tareas funcionales.
IMPORTANTE
El Scrum Master debe velar porque las interacciones entre el Product
Owner y el equipo de desarrollo se produzcan de la manera más fluida
posible. Con este objetivo, el Scrum Master:
• estará presente en las reuniones, junto al Product Owner, a fin
de hacerlas más eficientes y acordes a Scrum;
• inspeccionará las relaciones entre el Product Owner y el equipo
de desarrollo para identificar aspectos de mejora si los hubiera.
Colaborando con clientes, usuarios y stakeholders
• El Product Owner actuará como representante de los stakeholders
para establecer adecuadamente los objetivos del proyecto y los
resultados esperados.
• Como interlocutor principal con clientes, usuarios y stakeholders, el
Product Owner debe tratar de mantener una comunicación abierta y
clara en todo momento con ellos, así como con el equipo Scrum.
• Es deseable que el Product Owner tenga una buena visión de negocio
y conozca el mercado y los comportamientos de los clientes o usuarios
finales.
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Para conocer en profundidad a clientes, usuarios y stakeholders, el Product
Owner utilizará distintas herramientas que veremos a continuación:
Para conocer a los clientes o usuarios:
a) Entrevista cualitativa
Objetivo: Obtener información mediante una conversación con la persona
en cuestión para entender sus motivaciones, emociones y formas de
pensar.
La clave para obtener información valiosa es formular buenas preguntas:
• abiertas;
• que no incluyan juicios;
• cuya respuesta no esté dirigida.
Reglas básicas
Reglas básicas para llevar a cabo entrevistas cualitativas según
Strategyzer:
1. Adopta la mente de un principiante: escucha con atención y sin juicios.
2. Escucha más de lo que hables.
3. Busca hechos, no opiniones.
4. Haz preguntas para llegar a las motivaciones reales (“¿Por qué?”).
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5. Ten presente que tu objetivo es aprender.
6. No menciones soluciones demasiado pronto.
7. Haz seguimiento.
8. Al final, deja siempre la puerta abierta (“¿Con quién más debería
hablar?”).
Plantilla para entrevista
Plantilla para entrevista de ThinkersCo:
Plantilla para entrevista cualitativa.
Guion para entrevista
Guion para entrevista cualitativa de detección de necesidades:
Frustraciones:
• ¿Cuáles son los principales retos y dificultades con los que se
enfrentan los clientes?
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• ¿Cuáles son sus grandes preocupaciones?
• ¿Qué errores cometen comúnmente?
• ¿Qué elementos provocan que los clientes se sientan mal? ¿Qué
molestias específicas tienen?
• ¿Con qué consecuencias sociales negativas se encuentran? ¿Con
cuáles temen encontrarse?
• ¿Qué elementos les faltan a las propuestas de valor actuales?
Alegrías:
• ¿En qué medida y cómo satisfacen las necesidades de los clientes las
propuestas de valor actuales?
• ¿Qué les haría la vida más fácil?
• ¿Qué aspiran a conseguir?
• ¿Qué representaría un alivio para ellos?
• ¿Qué niveles de calidad esperan? ¿De qué querrían más o menos?
b) Mapa de empatía
Objetivo: Permite visualizar, de los clientes o usuarios, y de forma sencilla:
• lo que piensan y sienten;
• lo que ven;
• lo que oyen;
• lo que dicen y hacen.
También deja un espacio para los diferentes esfuerzos y resultados.
El mapa de empatía es una herramienta sencilla y muy versátil y, por este
motivo, es un elemento esencial. Fue diseñado por Dave Gray, fundador de
XPLANE.
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Para su uso, iremos recopilando las respuestas a estas preguntas en los
distintos espacios de la imagen:
Para conocer a los stakeholders:
Mapa de actores para conocer a los stakeholders
Objetivo: Identificar a los stakeholders interesados en darle uso a un
determinado producto o servicio.
Los pasos a seguir para utilizar esta herramienta son los siguientes:
- Listado de los diferentes actores relacionados para su posterior
clasificación.
- Identificación de roles y funciones de cada uno de ellos.
- Elaboración de una matriz en función de sus intereses en el objetivo
(a favor, indiferente y en contra) y sus niveles de poder (alto, medio o
bajo).
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- Reconocimiento de las relaciones sociales, distinguiendo entre:
• Internos: empleados, accionistas, socios…
• Conectados: clientes, proveedores, distribuidores...
• Externos: medios de comunicación, gobierno, sociedad…
- Definición de estrategias de acción.
IMPORTANTE
Para complementar estas herramientas destinadas a conocer a clientes,
usuarios y stakeholders (entrevista cualitativa, mapa de empatía y mapa
de actores), resultan muy útiles aquellas de uso más habitual para
definir la visión de producto, que veremos más adelante.
PARA SABER MÁS
El artículo “El Product Owner y la labor de conexión entre roles”
detalla cómo se articulan las relaciones de los miembros del equipo
Scrum alrededor del producto.
Errores más frecuentes en el rol de Product Owner
Para finalizar este recorrido por el rol del Product Owner, analizaremos los
siete errores más comunes que este puede cometer, según el experto
Jerónimo Palacios:
Limitar su responsabilidad a la gestión del Product Backlog
El verdadero objetivo del Product Owner es maximizar el valor del producto
del que es responsable y eso va mucho más allá de la gestión del Product
Backlog.
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No estar disponible para el equipo de desarrollo
La colaboración entre el equipo de desarrollo y el Product Owner es
fundamental: si el Product Owner es el responsable de construir el producto
correcto, el equipo de desarrollo se encarga de elaborarlo como es debido.
Esto requiere de una comunicación fluida y continua, no solo en los distintos
eventos, sino también el resto del tiempo, respetando los pilares de Scrum:
transparencia, inspección y adaptación.
Creer que es “el jefe”
El Product Owner es dueño del producto y tiene total responsabilidad sobre
él. De ahí que deba encontrar puntos de colaboración con el equipo de
desarrollo y el Scrum Master para conseguir hacer un producto excelente.
No acudir a los eventos de Scrum
El Product Owner debe ser el primer interesado en asistir a estos eventos para
asegurarse de que el producto se está desarrollando conforme a lo
esperado.
No conocer a los stakeholders
El Product Owner es responsable de la comunicación con los stakeholders:
debe entender cuáles son sus necesidades y tomar decisiones en
consecuencia.
No gestionar presupuestos
Es labor del Product Owner decidir si habrá un próximo sprint y qué
funcionalidades se incluirán en él, así como el esfuerzo económico destinado
a su desarrollo.
No reportar adecuadamente a los stakeholders
El Product Owner debe asegurarse de que los stakeholders del proyecto tienen
un conocimiento claro de lo que se está haciendo.
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El rol del Product Owner
3. ESCALANDO EL PAPEL DEL PRODUCT OWNER
Número ideal de Product Owners
Aunque la agilidad y el marco de trabajo Scrum tienen su origen en áreas
relacionadas con el desarrollo de software, poco a poco se van extendiendo
a otras áreas de la organización.
Esta extensión puede implicar la necesidad de contar con varias personas
que ocupen el rol de Product Owner en la misma organización y, en
consecuencia, generar distintos enfoques en la práctica.
Según la Guía oficial de Scrum, se debe descartar la opción de tener
varios Product Owners para un mismo equipo.
Pero ¿cuántos Product Owners debemos tener si contamos con varios
equipos?
Existen diferentes marcos para escalar Scrum en las organizaciones, como
LeSS, SAFe Nexus o el modelo Spotify, y tienen opiniones desiguales al
respecto:
• Algunos proponen un único Product Owner para varios equipos como,
por ejemplo, LeSS o SAFe. Este último limita a dos equipos la capacidad
de un mismo Product Owner.
• Otros, como el modelo Spotify o el marco Nexus, sugieren un Product
Owner por equipo.
RECOMENDACIÓN
La mejor recomendación ante esta diversidad de opiniones es tener la
visión clara, reflexionar, experimentar y probar qué es lo que nos
funciona mejor.
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PARA SABER MÁS
El artículo “Escalar Scrum: cuántos Product Owner debería haber”
profundiza en esta cuestión.
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