ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVAN A CABO EN EL

PROCESO DE DESPACHO PARA IDENTIFICAR Y PROPONER

MEJORAS

SERGIO GONZÁLEZ ACEVEDO

ID: 126131

Tutor práctica empresarial

MERCEDES AMPARO TÉLLEZ DE MORENO

UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÒN E INGENIERÍAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
BUCARAMANGA
2012
 TABLA DE CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................... 4
AGRADECIMIENTOS ..................................................................................... 5
RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO ........................................ 6
GENERAL SUMMARY OF WORK OF GRADE .............................................. 7
INTRODUCCION ............................................................................................ 8
1. GENERALIDADES .................................................................................. 9
1.1. INFORMACIÓN GENERAL ............................................................... 9
1.2. RESEÑA HISTÓRICA........................................................................ 9
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................... 11
1.4. PRODUCTOS Y SERVICIOS .......................................................... 13
1.5 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA ................................................... 14
1.5.1 MISIÓN ......................................................................................... 14
1.5.2 VISIÓN ......................................................................................... 15
1.5.3 VALORES..................................................................................... 15
1.6 DESCRIPCIÓN DEL AREA ESPECÍFICA DE TRABAJO................ 16
1.7 NOMBRE Y CARGO DEL SUPERVISOR TECNICO ...................... 16
2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ........................................................ 17
3. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA – ALCANCE .................................... 18
4. ANTECEDENTES .................................................................................. 19
5. JUSTIFICACIÓN .................................................................................... 24
6. OBJETIVOS........................................................................................... 26
6.1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................... 26
6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................ 26
7. MARCO TEORICO ................................................................................ 27
7.1. MARCO TEORICO .......................................................................... 27
7.2. MARCO CONCEPTUAL .................................................................. 29
8. ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA PRÁCTICA ........................ 33
9. MEJORAMIENTO .................................................................................. 38
9.1 PROPUESTA DE MEJORA 1 ............................................................. 38
9.1.1 Mejora Propuesta ............................................................................. 38
9.1.2 Propuesta Desarrollada ................................................................... 38
9.1.3 Evaluación de Resultados de la Propuesta ...................................... 46
9.2 PROPUESTA DE MEJORA 2 ............................................................. 47
9.2.1 Mejora Propuesta ............................................................................ 47
9.2.2 Propuesta Desarrollada .................................................................... 47
9.2.3 Evaluación de Resultados de la Propuesta ...................................... 55
9.3 PROPUESTA DE MEJORA 3 ............................................................. 56
9.3.1 Mejora Propuesta ............................................................................ 56
9.3.2 Propuesta Desarrollada .................................................................... 57
9.3.3 Evaluación de Resultados de la Propuesta ...................................... 65
10. CONCLUSIONES ............................................................................... 66
11. RECOMENDACIONES ....................................................................... 67
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................. 68
WEBGRAFIA ................................................................................................ 69
ANEXOS ....................................................................................................... 70
2
 LISTA DE GRAFICOS

GRAFICO 1…………………………………………………………………….....11
GRAFICO 2…………………………………………………………………….....12
GRAFICO 3…………………………………………………………………….....21
GRAFICO 4………………………………………………………………………...21

LISTA DE FIGURAS

FIGURA1…………………………………………………………………………...13
FIGURA2…………………………………………………………………………...14
FIGURA3…………………………………………………………………………...60
FIGURA4…………………………………………………………………………...62
FIGURA5…………………………………………………………………………...63

LISTA DE TABLAS

TABLA1……………..……………………………………………………………...43
TABLA2……………..……………………………………………………………...44
TABLA3……………..……………………………………………………………...44
TABLA4……………..……………………………………………………………...45
TABLA5……………..……………………………………………………………...45
TABLA6……………..……………………………………………………………...45
TABLA7……………..……………………………………………………………...46
TABLA8……………..……………………………………………………………...47
TABLA9……………..……………………………………………………………...50
TABLA10…………………………………………………………………………...51
TABLA11…………………………………………………………………………...58

3
 DEDICATORIA

El trabajo de grado de práctica empresarial Análisis de las actividades que se

llevan a cabo en el proceso de despacho para identificar y proponer mejoras,
va dedicado especialmente al proceso de despachos de la planta Frigoandes
de la empresa Avidesa Mac Pollo S.A, ya que allí fue donde me abrieron las
puertas para iniciar mi vida laboral como futuro profesional en Ingeniería
Industrial, además me permitieron desenvolverme y desarrollar mis funciones
con autonomía. De igual manera dedico mi trabajo de grado a cada uno de
los empleados de la planta Frigoandes, ya que con la experiencia y el apoyo
de cada uno de ellos pude aprender un poco sobre todos los procesos que
se realizan en la empresa.

Finalmente ofrezco por supuesto el trabajo de grado a mi familia, la cual me

ha sido incondicional; también a mis compañeros de la universidad los cuales
siempre me han acompañado en mi proceso de formación.

4
 AGRADECIMIENTOS

Agradezco a mis padres y a mis hermanos porque ellos son el motor de mi

vida y son las personas que siempre me han apoyado en el transcurso de mi
formación y me han ofrecido la fuerza y el aliento para perseverar y alcanzar
siempre el éxito.

Agradezco también a Dios por permitirme a ver culminado una etapa más de
mi vida; por a verme orientado y llevado siempre de su mano, ya que es
gracias a él que he conseguido todos mis logros, triunfos y hoy por hoy soy
una persona exitosa, llena de iniciativas, objetivos y de amor por mi carrera,
por vida, por mi familia y por todos los que comparten junto a mí.

A mis compañeros y en especial a Maria Alejandra Jaramillo les doy las

gracias por a ver compartido junto a mí una de las experiencias más
enriquecedoras de mi vida, como lo fue la universidad; fueron ellos los que
siempre me vieron como una persona emprendedora, inteligente y un buen
amigo.

De igual manera agradezco infinitamente a mis profesores los cuales fueron

la herramienta del conocimiento, los cuales me permitieron aprender y a
amar mi carrera; a su vez a la empresa Avidesa Mac Pollo S.A por
aceptarme y creer en mis capacidades y conocimientos, por dejarme vivir mi
primera experiencia laboral. A su vez le doy gracias a los supervisores y jefes
de la planta Frigoandes los cuales fortalecieron mi desarrollo y confiaron
desde el primer momento en mi trabajo.

5
 RESUMEN GENERAL DE TRABAJO DE GRADO

TITULO: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES QUE SE LLEVAN A

CABO EN EL PROCESO DE DESPACHO PARA
IDENTIFICAR Y PROPONER MEJORAS

AUTOR(ES):
SERGIO GONZÁLEZ ACEVEDO

FACULTAD: Facultad de Ingeniería Industrial

DIRECTOR(A): MERCEDES AMPARO TÉLLEZ DE MORENO

RESUMEN

El trabajo de grado Análisis de las actividades que se llevan a cabo en el proceso

de despacho para identificar y proponer mejoras surgió del interés que tiene la
empresa Mac Pollo de contar con nuevas ideas y/o aportes que le contribuyan al
mejoramiento de sus procesos.

Por lo anterior se propuso la idea de analizar el proceso de despacho de la planta

Frigoandes, con el fin de identificar los puntos críticos y por ende aportar mejoras
que hagan posible la eficiencia permanente del proceso y mantengan las
condiciones óptimas de los productos, ya que para Avidesa Mac Pollo S.A el
proceso de despacho representa gran parte de la imagen de la empresa, pues de
el depende que el producto llegue a las familias colombianas en perfectas
condiciones y a tiempo. A su vez los trabajadores que participan en el
departamento de despacho están dispuestos a implementar las mejoras que
aumenten las entregas a tiempo y la calidad del producto.

PALABRASCLAVES:

Eficiencia, proceso, despacho, análisis, observación,

mejoras, puntos críticos, calidad, producto

V° B° DIRECTOR DE TRABAJO DE GRADO

6
 GENERAL SUMMARY OF WORK OF GRADE

TITLE: ANALYSIS OF THE ACTIVITIES THAT ARE CARRIED

OUT IN THE PROCESS OF DISTRIBUTION TO IDENTIFY
AND PROPOSE IMPROVEMENTS

AUTHOR(S): SERGIO GOZÁLEZ ACEVEDO

FACULTY: Facultad de Ingeniería Industrial

DIRECTOR: AMPARO MERCEDES TÉLLEZ DE MORENO

ABSTRACT

The work grade analysis of the activities that are carried out in the process of
distribution to identify and propose improvements, arises from the interest of the
company Mac Pollo of having new ideas that contribute to the improvement of its
processes. Therefore the idea was proposed to analyze the process of distribution
of the plant Frigoandes, in order to identify critical points and provide improvements
which make possible the permanent efficiency of the process and maintain optimal
conditions of the products, because for Avidesa Mac Pollo S.A the process of
distribution represents great part of the image of the company, and of the process
of distribution depends that the product arrive to the Colombian families in perfect
condition and on time. In turn the workers who take part of the process of
distribution are ready to implement the improvements that increase the deliveries in
time and the quality of the product.

KEYWORDS:

Efficiency, process, distribution, analysis, observation,

improvements, critical points, quality, product

V° B° DIRECTOR OF GRADUATE WORK

7
 INTRODUCCIÓN

Avidesa Mac Pollo S.A cuenta con cinco plantas: Frigoandes, Beneficio,
Alimentos, Harinas e Incubadora; las cuales forman el ciclo productivo de
Mac Pollo y producen pollo de calidad, haciendo posible que el producto
llegue al consumo de los colombianos.

Cada una de las plantas realiza actividades correspondientes al

funcionamiento del ciclo productivo; por lo cual inicia en la planta de
Alimentos allí es donde llega todo lo que se reprocesa del pollo para
convertirlo en polvo, una vez se obtiene el polvo es enviado a la planta de
Harina donde se mezcla con otros insumos elaborando así el concentrado
para el pollo; la planta Incubadora es la encargada de realizar el proceso de
incubación del huevo hasta que nazca el pollo y pueda ser enviado a las
granjas de engorde; cuando el pollo cumple la etapa de crecimiento lo llevan
a la planta de Beneficio, es allí donde lo sacrifican, lo desangran, lo
despluman, lo evisceran y realizan los cortes correspondientes para enfriarlo,
empacarlo y despacharlo; de igual manera la planta Frigoandes se encarga
de realizar el proceso de corte, empaque, enfriado, congelado y despacho de
los pollos que reciben de la planta Beneficio.

En el transcurso de los años Avidesa Mac Pollo S.A, se ha ido posicionando

como la marca número uno de pollo gracias a sus buenas prácticas de
manufactura y a la calidad de trabajadores con los que cuenta; además de
eso ha logrado innovar en sus productos y en la elaboración de estos
mismos, logrando un crecimiento de la mano de la tecnología, ya que ha
instalado máquinas y software de punta.

La empresa cuenta con 2750 empleados, los cuales laboran diariamente

para contribuir con el fortalecimiento de la marca y con el crecimiento de
esta, lo que hace pensar que por ser una empresa de tamaño grande está
continuamente en busca de mejoras y del perfeccionamiento de sus
funciones, por lo tanto es de gran interés para Mac Pollo contar con nuevas
ideas y/o aportes que le contribuyan al mejoramiento de sus procesos.

Por lo anterior surgió la idea de analizar el proceso de despacho de la planta

Frigoandes, ya que esta es la segunda planta después de Beneficio que
despacha la mayor cantidad de pollo para las familias colombianas;
representando así un porcentaje significativo en las ventas.

Tales razones llevaron a realizar un análisis para contribuir con la

identificación de mejoras en el proceso de despacho, ya que la planta
Frigoandes valora los aportes que le ayuden a mantener la eficiencia en sus
procesos y la calidad de sus productos.

8
1. GENERALIDADES

1.1. INFORMACIÓN GENERAL1

Nombre: Avidesa Mac Pollo S.A

NIT: 890.201.881-4
Actividad Económica: A0123: Cría especializada de aves de corral
Ubicación: Anillo vial Floridablanca - Girón Vereda, Río Frío
Teléfono / fax: (57) (7) 6380144
Línea de Atención al cliente: 018000-970801

1.2. RESEÑA HISTÓRICA

Hace cincuenta años la producción avícola en el país era apenas una

industria naciente, se consideraba una actividad marginal y complementaria
con una escasa o casi nula tecnificación de procesos.

Los orígenes de Mac Pollo se remontan a esa época con una pequeña planta
de alimentos que con la llegada de Purina de los Estados Unidos se
transformó en Distribuidora Cosandi Ltda., operando como distribuidor en la
zona, en donde impulsó la producción de huevo comercial y las primeras
producciones de pollo.

En Marzo de 1.969 se constituye la sociedad comercial Avidesa Ltda., siendo

Distribuidora Cosandi Ltda. su principal socio, como distribuidora de
alimentos concentrados para todo tipo de animales. Algunos años más tarde,
Avidesa Ltda. Inicia una producción incipiente de pollo de engorde con un
proceso artesanal que después se industrializa en una planta de proceso en
el año de 1.979 conocidas como PROAVESAN. Su marca original "McPollo
su pollo rico" se remonta al año de 1.976, a la cual se le han sumado otras
como "Mac Pollo" en 1.982, cuando se abandona la distribución de
concentrados y se focaliza en la producción, procesamiento y distribución de
carne de pollo y cambia la propiedad accionaría a los socios actuales.

A partir de entonces, Mac Pollo ha sido actor importantísimo en el salto

positivo en la dinámica y desarrollo de la industria avícola y de los cambios
tecnológicos con los cuales se optimizó y controló la producción y la calidad y
se vienen haciendo las mejoras, logrando consolidarse como la primera
empresa avícola del país.

1
Avidesa Mac Pollo S.A. ADAM (sistema integral de nómina y administración de recursos humanos) –
Reporte de personal activo, directos y aprendices (Fecha: 02 de Noviembre de 2012)

9
En este periodo, pasó de 500 pollos diarios en su inicio a 155.000 hoy, con
integración vertical que incluye el desarrollo de cultivos agrícolas para soya,
maíz, hasta la comercialización directa, con una estrategia integral donde
cada uno de los eslabones de la cadena productiva es minuciosamente
controlado.

10
 1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Grafico 1. Organigrama Avidesa Mac Pollo S.A

Avidesa Mac Pollo cuenta con un número de 27352 trabajadores directos

Fuente: Procesos Organizacionales

2
Avidesa Mac Pollo S.A. ADAM (sistema integral de nómina y administración de recursos humanos) – Reporte de personal activo, directos y aprendices
(Fecha: 02 de Noviembre de 2012)

11
 Grafico 2. Organigrama Planta Frigoandes

Fuente: Procesos Organizacionales

12
 1.4. PRODUCTOS Y SERVICIOS3

Descripción del producto:

Pollo

Productos obtenidos del ave beneficiada automatizada mente de 45 días de

edad aproximadamente. Este producto ha sido marinado, mediante inyección
con una solución al 10% de agua, sal y fosfato, como agente retenedor de
humedad para resaltar las características de sabor, jugosidad y textura.

Delikatessen

Producto elaborado de carne de pollo beneficiada y eviscerada en forma

automatizada, escogida mecánicamente y a la cual se le agregan
ingredientes en la justa medida, embutidos en una tripa artificial para obtener
así un producto procesado crudo de excelente calidad y sabor

Figura 1. Productos y Servicios de Avidesa Mac Pollo S.A

Fuente: www.macpollo.com

3
Avidesa Mac Pollo S.A. Productos. [En línea].< http://www.macpollo.com/product.htm> (Fecha: 31 de
Octubre de 2012)

13
 Figura 2. Productos y Servicios de Avidesa Mac Pollo S.A

Fuente: www.macpollo.com

1.5 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA4

1.5.1 MISIÓN

Satisfacer las necesidades nutricionales de los consumidores con la mejor

calidad, servicio, variedad y precio, de manera eficiente y rentable,
comprometidos con el bienestar y el desarrollo de nuestra gente, con
responsabilidad con la comunidad y el medio ambiente.

4
Avidesa Mac Pollo S.A. Productos. [En línea].< http://www.macpollo.com/product.htm> (Fecha: 31 de
Octubre de 2012)

14
 1.5.2 VISIÓN

Estar siempre presentes en la alimentación de la familia colombiana. Para lo

cual debemos:
 Mantener crecimiento sostenible de participación en el mercado y
presencia internacional
 Asegurar la lealtad de nuestros clientes a través de la calidad del
producto, de la innovación y de la excelencia en el servicio
 Tener la mejor productividad optimizando costos con parámetros
internacionales
 Trabajar por procesos articulados, ágiles, eficientes y flexibles,
soportados en un sistema de información confiable y completo
 Mantener el liderazgo tecnológico
 Atraer, desarrollar y mantener el mejor talento humano

1.5.3 VALORES

Valores de nuestra gente

 Integridad: Actuamos con honestidad y somos coherentes entre lo que

pensamos, sentimos, decimos y hacemos.
 Respeto: Damos un trato digno y equitativo a las personas y
valoramos sus diferencias.
 Confianza: Generamos credibilidad porque actuamos con
transparencia y hablamos con la verdad.
 Responsabilidad: Actuamos con compromiso y respondemos por las
consecuencias de nuestros

Valores comunes a la organización y nuestra gente

 Trabajo en equipo: unimos esfuerzos y talentos para el logro de

objetivos comunes.
 Comunicación: escuchamos a todos con atención y compartimos
información, ideas y pensamientos.
 Innovación: estamos abiertos a la transformación y buscamos siempre
nuevas formas de hacer mejor las cosas.
 Aprendizaje: aprendemos con humildad de nuestros aciertos y
desaciertos y buscamos nuestro desarrollo integral.

Valores de nuestra organización

 Actitud de servicio: orientamos nuestra organización a los clientes

porque son nuestra razón de ser.

15
  Calidad: hacemos las cosas bien desde la primera vez y por siempre.

1.6 DESCRIPCIÓN DEL AREA ESPECÍFICA DE TRABAJO

La práctica empresarial se está realizando en la planta Frigoandes de la

empresa Avidesa Mac Pollo S.A, la cual es la encargada de realizar el
proceso de corte, empaque, enfriado, congelado y despacho del 34% de la
producción total de Mac Pollo.

El cargo desempeñado en la práctica empresarial va enfocado al área de

planeación y despacho, cumpliendo funciones relacionadas con el despacho
de producto terminado; ya que la empresa cuenta con 18 distribuidoras a
nivel nacional las cuales son: Bucaramanga, Aguachica, Barrancabermeja,
Barranquilla, Bogotá, Boyacá, Tunja, Sogamoso, Chiquinquira, Barbosa,
Cartagena, Cúcuta, Medellín, Montería, Puerto Berrio, San Gil, Santa Marta,
Valledupar. A cada una de estas se le despacha producto terminado para la
venta y consumo de los clientes.

Además de eso se realizan tareas asignadas por la jefa Mónica Marcela

Orozco Delgado, las cuales van enfocadas de igual manera al proceso de
planeación y despacho, como: confirmar pedidos de venta gerencia, verificar
inventario, programación de salsamentaría y vehicular, entre otras.

1.7 NOMBRE Y CARGO DEL SUPERVISOR TECNICO

MONICA MARCELA OROZCO DELGADO

Supervisora de Planeación y Despacho
Departamento de Producción
Tel: 315 - 3724960
[email protected]

16
2. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

Avidesa Mac Pollo S.A es una empresa enfocada en la cría de aves que
cuenta con una cadena productiva completa, ya que su proceso inicia desde
la incubación del huevo hasta la venta del pollo para el consumo humano.

Mac pollo es la marca número uno en Colombia, ya que no solo se ha

posicionado en el mercado como el pollo con mayor sabor si no que también
ha logrado ser una empresa abastecedora de ella misma, pues los diferentes
procesos para obtener el pollo para el consumo final los ha vuelto
retroalimentadores.

Mac pollo actualmente cuenta con cinco plantas (Beneficio, Frigoandes,

Harinas, Alimentos, Incubadora) cada una de ellas realiza tareas especificas
para llevar el pollo al consumo final; Beneficio es la planta más importante,
ya que se encuentra completamente automatizada, lo que permite una mayor
eficiencia en el proceso, además de eso es la planta que procesa el 66% de
la producción total de pollo seguida de la planta de Frigoandes, la cual
procesa el 34% de la producción. Estas dos plantas son un complemento y
las que se encargan de despachar a las 18 distribuidoras con la que cuenta
Mac Pollo a nivel nacional.

Una de las prioridades por las que trabaja Mac Pollo es para complacer y
hacerle llegar el producto en perfectas condiciones al cliente colombiano, es
por eso que en el proceso de despacho participan trabajadores con alto
grado de experiencia y conocimiento, ya que se necesita tener compromiso
con la empresa y con los clientes. De igual manera para Mac Pollo es muy
importante mantener identificado los factores que generan demoras e
insatisfacciones al cliente, ya que de esta manera puede buscar las causas
principales y encontrar soluciones a tiempo.

A raíz de lo mencionado anteriormente ha surgido la necesidad en el proceso

de despacho de proponer mejoras para contribuir con las actividades que
aún no han permitido que el proceso funcione adecuadamente y con la
mayor eficacia posible.

17
3. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA – ALCANCE

La planta Frigoandes de la empresa Avidesa Mac Pollo S.A, es la encargada

de realizar el proceso de corte, empaque, enfriado, congelado y despacho
del 34% de la producción total de Mac Pollo.

Para la planta Frigoandes el proceso de despacho representa en gran parte

el buen funcionamiento de la planta, ya que de el depende que el producto
llegue a las familias colombianas en perfectas condiciones y a tiempo; por lo
tanto todos los trabajadores que participan en el departamento de despacho
están comprometidos con la entrega a tiempo y con la calidad del producto.

Al formar parte del proceso de despacho va ser posible identificar los factores
que no permiten la eficiencia permanente del proceso y de esta manera
determinar las causas para contribuir con las mejoras y así lograr soluciones.

El análisis de las actividades que se llevan a cabo en el proceso de

despacho para identificar y proponer mejoras, va dirigido a todo el personal
que labore en el proceso y a los directivos de la planta de Frigoandes para
que evalúen nuevas alternativas que contribuyan a la eficiencia.

18
4. ANTECEDENTES5

A nivel nacional el sector avícola ha venido evolucionando de manera

favorable en los últimos años, lo que ha permitido consolidarse dentro de la
estructura actual de la economía colombiana por ofrecer oportunidades de
producción que contemplan varias alternativas, como las aves, los huevos y
también como producto complementario las carnes frías.

El surgimiento del sector avícola en Colombia se remonta a las décadas de

los veinte y los cuarenta, en los Departamentos de Cundinamarca, Valle y
Antioquia principalmente.

En la actualidad esta industria absorbe cerca de 240.000 empleos

distribuidos dentro de la cadena productiva de este negocio.

El subsector avícola ha alcanzado una acreditación importante en la

producción colombiana, aportando un porcentaje significativo al producto
interno bruto nacional, pues entre los años 1990 y 2004 creció un promedio
anual de 5.8%, no superada por otro sector de la economía agropecuaria
nacional, constituyéndose en un generador directo e indirecto de empleo,
además de actuar en cadena con otros sectores de producción, pues en él
se interrelacionan tanto la parte agrícola, como la explotación industrial.

Para el sector avícola fue importante la creación de la FEDERACION

NACIONAL DE AVICULTORES “FENAVI”, creado en el año 1983 gremio
cuyo objetivo central se orientó al fortalecimiento de la producción y a la
comercialización del producto, destacándose de igual forma, el Fondo
Nacional Avícola FONAV, creado mediante la Ley 117.

Según cifras de FENAVI, la producción avícola aumentó significativamente

en los últimos veinte años, pero especialmente en los últimos diez años,
registrando en 1970 una producción de 79.154 toneladas, hasta alcanzar en
1990 un total de 492.425 toneladas, llegando a su punto más alto en 2004
con 1.158.003 toneladas, con un crecimiento promedio anual en la década
de los noventa de 6.4%.

En el contexto actual, el tema claro de este sector, es el tratado de libre

comercio TLC, con Estados Unidos que representa para el sector avícola
oportunidades, riesgos y desafíos. Por lo anterior el sector avícola en
Colombia debe consolidar y desarrollar el mercado interno, con el fin de tener
una mayor competencia en los mercados internacionales, tratando de
optimizar al máximo los procesos y reduciendo los precios reales del

5
Fenavi-Fonav, estudio de consumo per cápita de pollo en Colombia [articulo de internet]
www.fenavi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=2160&Itemid=556 [recuperado el 31
de octubre del 2012]

19
productos, esto implica la reducción de costos, especialmente en lo que se
refiere a materias primas.

Grafico 3. Consumo per capital Colombia

Fuente: www.fenavi.org/

Grafico 4.Producción de Pollo

Fuente: www.fenavi.org/

20
A continuación se presentan algunos trabajos de grado realizados los cuales
contienen un enfoque similar:

“MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE ALMACENAMIENTO,

DESPACHO Y DISPENSACIÓN DE PRODUCTOS FARMACÉUTICOS DE
ALTO COSTO EN OFFIMEDICAS SA MEDIANTE EL USO DE
TERMINALES PORTÁTILES”6

Autor: Walid Saad Corredor

Consiste en la implementación de un nuevo sistema que permite al proceso

de almacenamiento, despacho y distribución desarrollarse de manera
oportuna y segura para cumplir con los requisitos de los clientes y garantizar
la eficiencia en la operación.
El aporte para el trabajo de grado es la importancia que tiene mantener el
funcionamiento eficiente del proceso de despacho en la empresa y además
la idea de utilizar el sistema informático con el que cuenta la empresa, pero
de manera más efectiva y recursiva.

“MEJORA EN EL ALMACENAMIENTO Y DESPACHO DE MERCANCÍA

EN EL CENTRO DE DESTRIBUCIÓN CEDI EN LA COOPERATIVA
COPSERVIR LTDA”7

Autor: Diego Andrés Aldana Cárdenas

Consiste en proponer mejoras en el proceso de almacenamiento y despacho

de mercancía en el centro distribuidor CEDI, las cuales contribuyan con el
aumento de la capacidad de la bodega, con los costos de envió y con la
optimización del empaque y embalaje del producto.
El aporte para el trabajo de grado son las ideas empleadas para mejorar la
eficiencia del proceso de despacho, pues para la empresa CEDI el costo de
envió representaba un factor a mejorar; pues se deseaba minimizar el alto
costo que se generaban, fue por eso que iniciaron con el análisis de los
causales y con el uso de herramientas correctivas.

6
Proyecto de grado, extraído de:
http://biblioteca.upbbga.edu.co/material.php?idmaterial=22775
7
Proyecto de grado, extraído de:
http://biblioteca.upbbga.edu.co/material.php?idmaterial=19188

21
“PLAN DE MEJORAMIENTO LOGISTICO EN LAS AREAS DE VENTAS,
DESPACHO, DISTRIBUCION Y SERVICIO AL CLIENTE, PROPUESTO A
CONFITECOL S.A. COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS MASIVOS
DE LA CIUDAD DE BUCARAMANGA.”8

Autor: Jackeline Ramírez Martínez

Consiste en la recopilación y organización de la información necesaria y

relevante para determinar las falencias presentes a partir de la
documentación existente, señalando así actividades especificas que
permitan el mejoramiento del proceso.
El aporte para el trabajo de grado es la recopilación de la información
relevante del proceso de despacho, distribución y servicio al cliente para
determinar los factores que generan ineficiencias y de esa manera proponer
mejoras para contribuir con la efectividad del proceso.

“ESTANDARIZACION Y MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE

EMPAQUE Y DESPACHO EN LA EMPRESA CEMENTOS ARGOS S.A.,
PLANTA CPR SOGAMOSO”9

Autor: Paola Juliana Uscategui Cristancho

Consiste en proponer mejoras para la estandarización de los procesos

productivos de las áreas de empaque y de despacho; con el fin de de evaluar
el estado actual de los mismos e incrementar la productividad de dichos
procesos y por consiguiente aumentar la satisfacción por parte de sus
clientes.
El aporte para el trabajo de grado es la estandarización del proceso de
empaque y despacho y las propuestas de mejora para lograr altos niveles de
eficiencia operativa.

Anteriormente el proceso de despacho se manejaba con un software llamado

PRODUCCIÓN, el cual era la herramienta para confirmar los pedidos de las
distribuidoras, este software se manejaba por medio de módulos los cuales
contenían códigos (transacciones, ejemplo: ZDE00), el uso de este software
retrasaba la planeación de la logística de los despachos, ya que todo era
muy operativo y la supervisora de planeación y despachos requería de estar
en comunicación constante con cada distribuidora a través del teléfono para
de esta manera ella ofrecer los productos que disponía y la distribuidora
solicitar los productos que requería; además de eso no se contaba con

8
Proyecto de grado, extraído de:
http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/pags/cat/popup/pa_detalle_matbib.jsp?parametros=133486| |27|51
9
Proyecto de grado, extraído de:
http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/pags/cat/popup/pa_detalle_matbib.jsp?parametros=153213| |1|21

22
control de vehículos, ni de inventarios, no se analizaba en que planta era
mejor iniciar el cargue y no se revisaban las disponibilidades suministradas
por los jefes de planta.
En la actualidad el proceso de despacho se maneja completamente
diferente, ya que ahora aplican un software llamado SAP, el cual permite que
se realice una planificación confirmando los pedidos con un día de
anticipación al cargue; con la implementación de SAP, el proceso de
despacho mejoro significativamente, ya que se evidencio eficiencia en el
proceso pues todo se estandarizo; disminuyéndose los errores y logrando
tener control de los carros, inventarios, iniciación de cargue, disponibilidad,
entre otros.

23
5. JUSTIFICACIÓN

En la empresa Avidesa Mac Pollo S.A, el tema de calidad se ha convertido

en la estrategia principal para mantener la imagen en los colombianos como
la marca numero uno de pollo, razones por las cuales han llevado a los jefes
y coordinadores a continuar trabajando en las mejoras y en la excelencia de
la marca.

Avidesa Mac Pollo S.A cuenta con diversos procesos todos enfocados a la
obtención del pollo para el consumo final; estos procesos al paso de los años
se han venido fortaleciendo, ya que gracias a la certificación de las normas
BPM y HACCP, se ha logrado implementar una buena manipulación de los
alimentos.

Por lo tanto en la actualidad la base de la calidad en la empresa se refleja en

el aseguramiento y control de la calidad, como lo indica el decreto 3075 de
199710 en el capitulo V articulo 22 “Todas las operaciones de fabricación,
procesamiento, envase, almacenamiento y distribución de los alimentos
deben estar sujetas a los controles de calidad apropiados” y 23 “Todas las
fabricas de alimentos deben contar con un sistema de control y
aseguramiento de la calidad, el cual debe ser esencialmente preventivo y
cubrir todas las etapas de procesamiento del alimento, desde la obtención de
materias primas e insumos, hasta la distribución de productos terminados”.

Cabe resaltar que uno de los procesos primordiales para el buen

funcionamiento de las ventas, de la economía y del mercadeo, es el proceso
de despacho, ya que de el depende que llegue el producto a tiempo y en
buen estado al consumidor, por lo anterior es que se hace importante
mantenerse certificado bajo la norma HACCP, pues en el Decreto 60 de
200211 en el artículo 4, Principio 1 dice “Realizar un análisis de peligros
reales y potenciales asociados durante toda la cadena alimentaria hasta el
punto de consumo” lo que significa que es relevante trabajar por fortalecer el
proceso realizando tareas que aporten a su desarrollo.

Además en el decreto 3075 de 199712 en el articulo 24.b dice “El sistema de

control y aseguramiento de la calidad deberá considerar la Documentación
sobre planta, equipos y proceso. Se debe disponer de manuales e
instrucciones, guías y regulaciones donde se describen los detalles
esenciales de equipos, procesos y procedimientos requeridos para fabricar
productos. Estos documentos deben cubrir todos los factores que puedan

10
Decreto 3075 de 1997, articulo 22 - 23[Decreto de internet]
http://www.legicol.com/lejuro40/Decreto_3075_de_1997.pdf [Recuperado: 02 de Noviembre del 2012]
11
Decreto 60 de 2002[Decreto de internet] http://www.acaire.org/doc/normas/decreto60de2002-
Minsalud.pdf [Recuperado: 02 de Noviembre de 2012]
12
Decreto 3075 de 1997. Op.cit; art. 24b

24
afectar la calidad, manejo de los alimentos, del equipo de procesamiento, el
control de calidad, almacenamiento y distribución y procedimientos de
laboratorio”.

Es muy importante resaltar que la empresa Avidesa Mac Pollo S.A, ha tenido
una gran aceptación en el mercado colombiano por lo que es compromiso
para la empresa exigirse al máximo para mantener el funcionamiento
adecuado del proceso de despacho, ya que como se ha venido mencionando
es una de las aéreas que más influye en la imagen y en las ventas de la
empresa.

Los análisis periódicos en el proceso de despacho repercutirán en el

mejoramiento continuo del servicio al cliente, ya que se mantendrán
identificados las causas principales que generan inconformidades y por
consiguiente se daría paso a la ejecución de propuestas de mejora, las
cuales llevarían a obtener resultados contribuyentes a la eficacia permanente
en el proceso y a una mejor toma de decisiones por parte de los directivos.

25
6. OBJETIVOS

6.1. OBJETIVO GENERAL

Análisis de las actividades que se llevan a cabo en el proceso de despacho

de la planta Frigoandes de la empresa Avidesa Mac Pollo S.A, para
identificar y proponer mejoras que contribuyan a la eficiencia del proceso.

6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Recopilar mediante la observación y las bases de datos con las que

cuenta la empresa, información específica y adecuada de cada una de
las actividades que se llevan a cabo en el proceso de despacho.

 Analizar la información recopilada del proceso de despacho para

determinar las propuestas de mejora que contribuirán a la eficacia del
proceso.

 Diseñar diagramas de flujo de los procesos involucrados en el

despacho de producto de la planta Frigoandes, que permitan
identificar y evaluar los puntos críticos del proceso.

 Determinar los factores causales de las demoras que se presentan

desde la solicitud de los vehículos, hasta la salida de los mismos al los
clientes logísticos (distribuidoras y almacenes) y determinar si estas
demoras presentadas son a causa de problemas internos (planta) o
externos (flota prestadora de servicio FRIMAC).

 Proponer e implementar formatos con el fin de contribuir en la

eficiencia del proceso de despacho.

 Elaborar un manual para el proceso de despacho como resultado del

análisis y la observación de las actividades que se llevan a cabo en
dicho proceso.

26
7. MARCO TEORICO

7.1. MARCO TEORICO

El análisis de las actividades que se llevara a cabo en el proceso de

despacho de la planta Frigoandes de la empresa Avidesa Mac Pollo S.A,
permitirá identificar y proponer mejoras que contribuyan a la eficacia del
proceso; mediante la identificación de factores causales y puntos críticos.

Las mejoras de propuestas se determinaran a través del uso de diagramas

de flujo los cuales se elaborarán y se diseñaran con el objetivo de detallar los
causales de las entregas a tiempo y del estado del producto; para realizar
estos diagramas será necesario conocer cada una de las actividades que se
llevan a cabo en el proceso de despacho. Además se utilizara un análisis
basado en la observación y recopilación de información referente al
desarrollo de las funciones en el proceso de despacho; este análisis será la
base para identificar las funciones que hacen parte de las causas principales
por las que el proceso presenta inconformidades; a su vez se evaluara de
acuerdo a la necesidad encontrada, la alternativa de proponer formatos que
contribuyan a la eficiencia y control de dicha actividad.

De acuerdo al análisis realizado se elaborar un manual de las actividades

que se deben realizar para hacer posible el proceso de despacho, este
manual debe ir organizado y claro de tal manera que proporcione eficiencia
en el desempeño de los trabajadores nuevos en el proceso, y además de eso
que se convierta en la guía para resolver dudas o justificar las funciones que
se realizan.

En el Manual se suministrara información sobre:

 Palabras relacionadas (glosario) sobre el proceso de despacho.

 Toda la información, clara, precisa y ordenada sobre las actividades
que se deben realizar para lograr el proceso de despacho tales como:
asignación de producto disponible, confirmación de pedido, solicitud
de vehículo, recepción de vehículo, alistamiento del despacho,
realización de picking de entrega de mercancía, finalización de
despacho, entrega de documentos, peso final en bascula camionera.
 Información exacta de quien y como realizan las actividades del
proceso de despacho.

27
Cabe resaltar que para la planta Frigoandes es de gran importancia que se
establezca el proceso de despacho en un documento, ya que les permite
fortalecer y mejorar el desempeño de sus actividades, además de eso pone
en claro las funciones de cada uno de los trabajadores que participan en el
proceso y determina los pasos que se deben seguir para realizarlo. A su vez
que es de gran interés que se aporten mejoras para disminuir las demoras y
conservar la calidad del producto pues de esta manera se contribuye a la
eficacia del proceso y a la toma de decisiones asertivas por parte de los
directivos.

28
 13
7.2. MARCO CONCEPTUAL

 Centro Logístico: Son las unidades organizativas logísticas que

componen la empresa desde el punto de vista de la producción, el
aprovisionamiento, el mantenimiento y la planificación de
necesidades.

 Almacén: Es una ubicación física en la que se gestionan los

inventarios. En SAP la gestión de stocks y los inventarios físicos se
realizan a nivel de almacén. Un almacén se asigna a un único centro.

 Transacción: Una transacción en SAP es la ejecución de un

programa o el llamado a la ejecución de un programa. A través de las
diferentes transacciones en SAP se realizan todos los movimientos en
el sistema (creación de una orden de fabricación, movimientos de
inventario, traslados de materiales). Generalmente son llamadas a
través de códigos, por ejemplo: MIGO, VT01N, CO01, etc.

 Material: Cualquier bien tangible requerido para garantizar el normal

funcionamiento de todas las áreas de la compañía.

 Puesto de Planificación de transporte: Corresponde al lugar donde

se programan los vehículos para el despacho de mercancía (área de
despachos), cada puesto de expedición cuenta con su propio Puesto
de Planificación de transporte y desde allí se programa todo lo
relacionado con el transporte de mercancías hacia los clientes y entre
centros logísticos de la compañía.

 Puesto de expedición: Unidad responsable de la gestión de

despacho y entregas al cliente.

 Pedido de traslado: Documento que se crea para enviar un material

de un centro a otro, en este intervienen un centro suministrador y un
centro receptor. Implica que el centro suministrador deba efectuar la
salida del material, el cual queda en tránsito hasta que el centro
receptor haga la entrada respectiva.

 Vehículos Nacionales: Flota de transporte destinada para los

traslados de producto terminado entre planta y distribuidoras o puntos
de venta ubicados fuera del perímetro regional de las plantas.

13
Definiciones Procesos Organizacionales [Documento de Avidesa Mac Pollo S.A] [Recuperado: 02 de
Noviembre del 2012]

29
 Despacho: Proceso a través del cual se envía determinada mercancía
(material) desde un centro de origen hasta un centro de destino final.
Este proceso tiene implícito un sin número de actividades como
seleccionar el vehículo, embalaje, ubicación en muelle de carga,
personal y equipo de cargue, ubicación de la mercancía, remisiones,
sello de seguridad y entrega al transportador.

 Pedido de Traslado: Documento que se crea para enviar un material

de un centro a otro, en este intervienen un centro suministrador y un
centro receptor. Implica que el centro suministrador deba efectuar la
salida del material, el cual queda en tránsito hasta que el centro
receptor haga la entrada respectiva.

 Entrega de Mercancía: Es el proceso a través del cual se confirma

en el sistema las cantidades a despachar de un material. En el
sistema de Avidesa (SAP) la entrega de mercancías se realiza a
través de la transacción VL10H.

 Picking: El picking es el proceso que se realiza en el sistema de

Avidesa (SAP), a través del cual se igualan las cantidades registradas
en la entrega de mercancías con las cantidades reales a despachar
(cantidad de picking). Estas dos cantidades siempre deben ser iguales
para poder hacer el despacho de expedición en SAP. En caso de ser
diferentes, se deben igualar manualmente.

 Croquis: Formato utilizado para describir gráficamente la distribución

de los productos despachados dentro del vehículo.

 Unidad de Medida de Venta (U.M.V): Es la Unidad de medida que

corresponde a “unidades” de cualquier material dentro del sistema de
Avidesa (SAP).

 Unidad de Medida Paralela (U.M.P): Hace referencia a la unidad de

medida en “Kilogramos”.

 Pedido: Operación a través de la cual, un centro demandante solicita

a un centro proveedor, algún producto que este genera. Para el caso
del presente procedimiento se hace referencia a tres tipos de pedidos.
Un pedido sugerido que realiza el sistema, un pedido modificado que
realiza cada distribuidora y un pedido confirmado el cuál es el pedido
final que se le despachará a cada distribuidora o punto de venta.

 Porcentajes de participación: Determina la cantidad de cada

producto, que el sistema le asignará a cada distribuidora del total del
producto disponible.

30
  Proceso: Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un
insumo, le agregue valor a este y suministre un producto a un cliente
interno o externo. Los procesos utilizan los recursos de una
organización para suministrar datos definitivos.

 Proceso productivo: Es un sistema de acciones que se encuentran

interrelacionadas de forma dinámica y que se orientan a la
transformación de ciertos elementos. De esta manera, los elementos
de entrada pasan a ser elementos de salida (productos), tras un
proceso en el que se incrementa su valor.

 Logística: La logística tradicional se relaciona solamente con el

movimiento físico de materiales y son las áreas anexas como
Compras o Producción, Comercial o Ventas, quienes definen su
ámbito de actuación. La misión de la logística se centra en absorber
las inflexibilidades relacionadas con las compras o a la producción, las
cuales se traducen en superficies para almacenar (“guardar”) los
materiales. En relación a las áreas comerciales o de ventas la misión
de la logística tradicional es mover los productos, dentro de los marcos
establecidos, hacia los clientes.

 Diagramas: Los diagramas son una representación gráfica de los

pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de
un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de
acuerdo con su naturaleza para mostrar el flujo de las acciones y
decisiones involucradas en el proceso de principio a fin.

 Producto terminado: Un producto terminado es aquel que ya sufrió

todas las modificaciones que debía tener, que se empaquetó, y está
en la bodega listo para enviar al almacén y ser consumido.14

 Cadena de suministros: La cadena de abastecimiento o suministros

abarca la planeación y la gestión de todas las actividades implicadas
en el suministro, adquisición y conversión de todas las actividades de
gestión de la logística.15

 Cuellos de botella: El autor Lee J. Krajewski en su libro

“Administración de operaciones: estrategia y análisis” dice que se
llama cuello de botella a la operación que tiene la capacidad más baja

14
Producto terminado, Extraído de: http://victormelgarejo.blogspot.com/2007/03/producto-
terminado.html
15
Definición de administración de la cadena de suministros, Extraído de:
http://logistweb.wordpress.com/2008/08/21/%C2%BFque-es-cadena-de-abastecimiento-scm/

31
 entre todas las de la instalación, y que por lo tanto, limita la salida de
productos del sistema.16

 Eficiencia: Se refiere a utilizar los medios disponibles de manera

racional para llegar a una meta propuesta. Se trata de la capacidad de
alcanzar un objetivo fijado con anterioridad en el menor tiempo posible
y con el mínimo uso posible de los recursos, lo que supone una
optimización.

 Demanda: Cuando se habla de demanda, se hace referencia a la

cantidad de bienes o servicios que se solicitan o se desean en un
determinado mercado de una economía a un precio específico.

 Productividad: Puede definirse como la relación entre la cantidad de

bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En
un enfoque sistemático se puede decir que algo o alguien es
productivo cuando con una cantidad de recursos (Insumos) en un
periodo de tiempo dado obtiene el máximo de productos.

 Despilfarro: La mejor definición de despilfarro en una compañía o en

un proceso lo podemos evidenciar en la gran compañía TOYOTA, en
TOYOTA el despilfarro se conoce como: “Todo lo que no sea la
cantidad mínima de equipo, materiales, piezas espacio y tiempo del
operario que resultan totalmente esenciales para añadir valor al
producto”.17

 Justo a tiempo: Esta teoría hace referencia a que los clientes sean
servidos justo en el momento preciso, exactamente en la cantidad
requerida, con productos de máxima calidad y mediante un proceso
de producción que utilice el mínimo inventario posible y que se
encuentre libre de cualquier tipo de despilfarro o coste innecesario.

16
KRAJEWSKI, Lee J. Administración de operaciones: estrategia y análisis. Quinta edición. 2000.
Página 304.
17
La teoría de la medición del despilfarro, Extraído de: http:
//www.logisnet.com/Imatges/Document/Llibreria/Despilfarro.pdf, La teoría de la medición del
despilfarro.

32
8. ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN LA PRÁCTICA

Para llevar a cabo el análisis de las funciones de cada una de las actividades
correspondientes al proceso de despacho de la planta Frigoandes y así
identificar propuestas de mejora que contribuyan a la eficiencia del proceso;
fue necesario realizar las siguientes actividades:

 Mediante la observación y el análisis de las funciones realizadas en el

proceso de despacho, fue posible diferenciar cada una de las
actividades que realizan los trabajadores pertenecientes a este
proceso, lo cual permitió tener claridad sobre la estructura y
funcionamiento del proceso de despacho de la planta Frigoandes.

Estructura del Proceso de Despacho:

1. Asignación de producto disponible
2. Realizar planeación de transporte
3. Confirmación de pedidos
4. Solicitud de vehículos
5. Recepción del vehículo
6. Alistamiento del despacho
7. Realizar picking de entrega de mercancía
8. Finalización del despacho.
9. Entrega de documentos
10. Peso final en báscula camionera
11. Verificación del cargue
12. Liquidación de flete

 Una vez determinada la estructura del proceso de despacho, se inició

con la documentación del proceso; con fin de conocer con mayor
certeza el manejo que se le da a cada una de las actividades
pertenecientes al proceso de despacho, de tal manera que permitiera
identificar los posibles puntos críticos para así determinar propuestas
de mejora y a su vez ir elaborando un manual sobre las actividades
que se llevan a cabo en el proceso de despacho el cual ira dirigido a
todo el personal que labore en dicho proceso.

Para iniciar con la elaboración del manual fue necesario buscar

información existente18 mediante todos los medios, para esto se
recurrió a los archivos magnéticos y al sistema de información SAP;
además de esto el dialogo con los trabajadores sobre la experiencia
en las funciones fue tal vez el medio más importante para documentar

18
Informes de procesos organizacionales, Extraído de: Bases de datos del proceso de despacho,
Recuperado el: 10 de noviembre de 2012.

33
 cada una de las actividades y por ende analizar los posibles puntos
críticos los cuales están generando demoras e ineficiencias en ciertas
partes del proceso de despacho.

 Al finalizar el manual sobre las actividades que se llevan a cabo en el

proceso de despacho (Anexo 1), se continuo con la observación
detallada en las actividades que se habían determinado mediante el
análisis de las funciones y la elaboración del manual como posibles
puntos críticos; con el fin de identificar si verdaderamente estaban
presentando ineficiencias en el proceso.

Actividades del proceso de despacho que presentan posibles puntos

críticos:
1. Finalización del despacho
2. Confirmación de pedidos
3. Solicitud y Recepción de vehículos

 De acuerdo a lo anterior se inició observando la actividad de

finalización de despacho, pues anteriormente se había analizado que
los cargues de producto cuando finalizan en el Frigorífico
Metropolitano presentan demoras al ser despachados; por lo tanto era
necesario identificar el causal de esa demora; para esto realizamos un
diagrama de flujo sobre la finalización del despacho (Anexo 2) para
determinar en que parte de este proceso se encontraba la ineficiencia
y de igual forma nos tuvimos que trasladar durante una semana al
Frigorífico Metropolitano para observar y analizar durante este tiempo
el funcionamiento de los cargues y despachos que se realizaban
desde allí.

Finalmente se identificó la causa que genera demoras cuando el

cargue finaliza en el Frigorífico Metropolitano, pues se debe a que en
este lugar no cuenta con un operario auxiliar permanente de Avidesa
Mac Pollo, por lo tanto las funciones que deben realizarse para el
cargue y despacho del vehículo las realiza un operario del
Metropolitano, el cual tiene a su cargo otras funciones aparte de las
funciones que debe realizar para Mac Pollo.

En base a la causa principal de las demoras en la finalización del

despacho en el Frigorífico Metropolitano; se propuso una mejora, la
cual consiste en mostrar las razones, beneficios y argumentos
necesarios para ubicar de manera permanente un operario auxiliar de
Avidesa Mac Pollo en el metropolitano; para esto tuvimos que describir
detalladamente cada una de las razones a favor observadas y
analizadas en el metropolitano, tomar tiempos empleados en realizar
cada función, además de eso identificar cada una de las funciones

34
 necesarias para la eficiencia del cargo; y de igual manera mostrar la
cantidad de despachos y recepción de producto canastas, en general.
Todo con el fin de mostrar los beneficios que traería implementar esta
propuesta de mejora, ya que no solo repercutiría con la disminución
de las demoras en la finalización de los cargues sino que también
aumentaría la eficiencia en el proceso de despacho, pues las
funciones de ese cargo se estarían cumpliendo debidamente y en los
tiempos requeridos.

 Cuando se terminó de realizar la propuesta de mejora para la

finalización del despacho; iniciamos con la observación de las
actividades realizadas en la confirmación de pedidos, ya que en el
momento en que se estaba observando y analizando todo el proceso
de despacho para el conocimiento del funcionamiento y a su vez la
elaboración del manual; se identificó que el supervisor confirmador de
pedidos emplea casi la mitad de su turno diario subiendo la
disponibilidad que se tendrá en el día de producto congelado, tanto en
Frigoandes como en el Metropolitano.

Al observar esa función tan dispendiosa y ver que representa demoras

para el proceso de despacho, ya que el supervisor confirmador
siempre se ve corto de tiempo para realizar sus demás funciones,
pues el turno de ocho horas no le alcanza para estar al día con las
actividades y pendientes que se le presentan a diario. Fue necesario
iniciar con la observación para proponer una mejora.

De acuerdo a lo anterior se realizó el diagrama de flujo sobre la

confirmación de pedidos (Anexo 3), identificando así el punto crítico de
este proceso, el cual hacía referencia a la función de subir la
disponibilidad de producto congelado y basados en esta causa
principal que genera demoras; realizamos el acompañamiento de las
funciones durante dos días del supervisor confirmador y nos dimos
cuenta que toda la información que él utiliza para la disponibilidad de
producto congelado la extrae del sistema SAP.

Como toda la información que requiere el supervisor confirmador para

subir la disponibilidad la busca en SAP, decidimos proponer una
mejora para disminuir el tiempo empleado en esta función. La cual
consiste en crear un informe en SAP con la ayuda del área de
sistemas, el cual genere automáticamente la información, sin
necesidad de buscarla y acomodarla en el formato de Excel que
utilizan actualmente.

Para hacer posible la propuesta de mejora es necesario darles a

conocer al área de sistemas la ubicación exacta de toda la información
que se requiere para la disponibilidad, de esta manera sistemas creara
35
 la macro correspondiente en el sistema SAP y permitirá que la
disponibilidad de producto congelado se obtenga solo con un clic.

En el desarrollo de la propuesta tuvimos que hacer una simulación en

Excel, donde mostrábamos como el sistema SAP debería generar la
disponibilidad y en este mismo documento se explicó de dónde
provenía la información; además fue necesario mostrar las múltiples
funciones que tiene a cargo el supervisor confirmador y los tiempos
empleados en confirmar los pedidos en cada distribuidora, con el
objetivo de evidenciar que la propuesta de mejora es necesaria.

 En el momento en que terminamos de elaborar la propuesta de mejora

para la confirmación de pedidos; continuamos observando la última
actividad que se había determinado como posible punto crítico; la cual
correspondía a la solicitud y recepción de vehículos, pues allí
habíamos identificado que muchos de los vehículos que llegan al
muelle no cumplen con las condiciones del cargue, por lo tanto no se
pueden despachar a la hora determinada.

Teniendo en cuenta lo mencionado anteriormente realizamos el

diagrama de flujo (Anexo 4), para determinar el proceso y darnos
cuenta que los vehículos que llegan al muelle en las condiciones no
optimas de calidad, representan demoras e inconvenientes que
afectan directamente los tiempos de entrega y de igual manera
repercuten en la imagen de la empresa.

Para identificar una propuesta de mejora sobre la solicitud y la

recepción de vehículos fue necesario realizar seguimiento para darnos
cuenta que el supervisores de despacho, el operario auxiliar de
despacho y los operarios de cargue, no están exigiendo a cabalidad
las condiciones que se deben cumplir para los cargues, ya que se está
presentando además de los vehículos no óptimos, posiciones
inadecuadas del producto dentro del vehículo, lo que significa que
muchas veces no cabe la cantidad de producto que debe contener en
el respectivo vehículo generando de igual manera demoras, ya que es
necesario descargar para volver a cargar en el respectivo orden.

De acuerdo a lo observado decidimos establecer y dar a conocer de

nuevo tanto a la transportadora como a Frigoandes las condiciones en
las cuales se debe presentar un vehículo para el cargue y a su vez
mostrar las recomendaciones identificadas a raíz de lo observado y el
problema encontrado. Para hacer posible el desarrollo de la propuesta
nos basamos en información existente y actualizada sobre las
condiciones del cargue, además de los aportes dados por la
representante de calidad de la empresa y lo analizado durante la
observación; a su vez fue muy importante generar las
36
 recomendaciones deducidas a partir del seguimiento al proceso de
solicitud y recepción de vehículos.

 Finalmente las propuestas de mejora y el manual sobre el proceso de

despacho fue compartido con mi jefe directo y tutora la ingeniera
Mónica Marcela Orozco Delgado, la cual estuvo muy a gusto con el
trabajo realizado y estará a cargo de tomar las respectivas decisiones
para presentar las propuestas.

37
9. MEJORAMIENTO

9.1 PROPUESTA DE MEJORA 1

9.1.1 Mejora Propuesta

Propuesta de mejora para la finalización del despacho de la

planta Frigoandes de la empresa Avidesa Mac Pollo S.A; la cual
consiste en fijar un operario auxiliar de Avidesa Mac Pollo en el
Frigorífico Metropolitano.

A raíz de que el Frigorífico Metropolitano es uno de los principales

centros de cargue externos para Avidesa Mac Pollo S.A, se vio la
necesidad de realizar un estudio para determinar la importancia que
tiene mantener un auxiliar de Avidesa permanente en el metropolitano.
Pues debido a las observaciones que se han hecho en el proceso de
despacho de la planta Frigoandes y al diagrama de flujo de la
finalización del despacho; se ha identificado que por no mantener
personal fijo en el metropolitano encargado de los despachos y los
movimientos en SAP, se han presentado constantemente demoras en
el trámite de información, afectando directamente el proceso logístico
en SAP y atrasando el despacho de los vehículo en el centro donde
termine el cargue, ya sea Frigoandes o Beneficio.

Tales razones llevaron a identificar y proponer una mejora para

contribuir con la eficiencia del proceso de despacho, y por
consiguiente disminuir las demoras y tiempos perdidos en el despacho
de vehículos. La propuesta consiste en que el cargo de auxiliar de
Avidesa Mac Pollo en el Metropolitano tenga el turno completo y
permanente en el Frigorífico Metropolitano, de tal manera que siempre
esté disponible para cumplir las funciones del cargo y esté al tanto de
los movimientos de SAP que se presentan; de esta manera
Frigoandes puede tener información en línea de los movimientos
realizados en la operación de despacho y congelación. Lo que
significa que se eliminarían las demoras en el despacho de los
vehículos cuando el cargue finalice en Frigoandes e inicie en el
Metropolitano.

9.1.2 Propuesta Desarrollada

Para evidenciar que la propuesta de mejora que se identifico es

necesaria e importante para el desarrollo y la eficiencia del proceso;
se realizó un estudio del 10 al 15 de Diciembre de 2012, donde se
pudo detallar las funciones que tiene a cargo el auxiliar de Avidesa
Mac Pollo en el Metropolitano y a su vez mostrar las razones y los
38
beneficios que traería tener personal fijo en el Frigorífico
Metropolitano.

A continuación se presentan las razones y los beneficios de tener el

auxiliar de Avidesa Mac Pollo fijo en el Frigorífico Metropolitano:

 El cargo es necesario para garantizar la fluidez del proceso

logístico de despacho desde las plantas de proceso
(Frigoandes y Beneficio) hacia distribuidoras y puntos de venta.

 No es recomendable que el personal del Metropolitano siga

manejando SAP (pues cuando no se encuentra el auxiliar de
Mac Pollo, el personal de metro se encarga del manejo en el
sistema), ya que el Metropolitano no cuenta con la cantidad de
personal, ni con el tiempo como para mantener una persona
más para ingresar la información a SAP; es por esto que
cuando los cargues finalizan en una planta se presentan
demoras en el despacho de vehículos, debido a que la
información no se encuentra inmediatamente en línea en el
sistema. Además es contraproducente que adicional al cargue
físico de los materiales también tengan que realizar los
movimientos en SAP, teniendo en cuenta que a su vez les falta
capacitación sobre el manejo del sistema.

 En ocasiones se presentan errores en la información que

suministra el Frigorífico Metropolitano, y teniendo personal fijo
en el Metropolitano es más fácil de identificar y solucionar los
inconvenientes.

 Teniendo personal fijo en el Metropolitano se puede tener

información en línea de los movimientos realizados en la
operación de despacho y congelación en el centro maquilador.

 La mayoría de despachos que se realizan desde plantas de

proceso a distribuidoras son compartidos entre las plantas
Frigoandes, Beneficio y el Frigorífico Metropolitano, lo cual
repercute en la importancia de la operación del Frigorífico
Metropolitano en los despachos diarios que se realizan desde
plantas de proceso a todo el país. El hecho de que no haya
personal fijo de Avidesa en el Metropolitano continuarían las
demoras en el trámite de información, afectando directamente

39
 el proceso logístico en SAP, lo que sigue atrasando el
despacho de los vehículo en el centro donde termine el cargue.

Ahora se describirá el estudio que se realizó de las funciones que

tiene a cargo el auxiliar de Avidesa Mac Pollo para demostrar a su vez
la importancia y la necesidad de mantener este personal fijo en el
Frigorífico Metropolitano. Para realizar este estudio Avidesa Mac Pollo
S.A nos permitió mantener al trabajador fijo en el Metropolitano
durante los 9 días, de esta manera se pudo observar la realidad del
desarrollo de sus funciones, para finalmente concluir y evidenciar que
si es necesario que se implemente esta propuesta para contribuir con
la eficiencia del proceso de despachos.

Durante el tiempo de observación del cargo, se pudo evidenciar que

se presenta constantemente tiempos de espera, debido a que el
trabajo de los Auxiliares en el Metropolitano depende netamente del
flujo de la información que suministre el centro maquilador. Puede
presentarse momentos en que el personal de Avidesa esté sin
información para suministrar al sistema, pero en ocasiones se puede
presentar que se desocupe un túnel a la vez que salen despachos a
distribuidoras, lo que genera carga de trabajo considerable.

El trabajo en el Metropolitano se puede considerar de cierta forma

cíclico, ya que se repite las actividades por lapsos. Por ejemplo, el
ciclo de la operación del Metropolitano se puede describir así: se
desocupa el túnel, se realizan los movimientos en las órdenes de
congelación (consumo, ingreso y traspaso), se despacha (producto y
contenedores), se reciben materiales de otro centro logísticos, tiempo
de espera y vuelve y comienza el ciclo. Aunque no siempre se repite
en el mismo orden el ciclo es más o menos de acuerdo a lo descrito.
Durante el tiempo de observación se tomaron estimaciones de tiempo
de espera entre una actividad y otra durante un turno de trabajo de 8
horas (ver la siguiente tabla).

40
 Tabla 1. Tiempos de espera entre actividades

Actividad anterior Tiempo reposo Próxima actividad

Movimiento en O.F 5 Movimiento en O.F
Movimiento en O.F 14 Despacho contenedores
Despacho contenedores 0 Despacho contenedores
Despacho contenedores 5 Entrada de mercancía
Entrada de mercancía 20 Despacho a distribuidora
Despacho a distribuidora 0 Despacho a distribuidora
Despacho a distribuidora 8 Despacho a distribuidora
Despacho a distribuidora 0 Despacho a distribuidora

Actividad anterior Tiempo reposo Próxima actividad

Despacho a distribuidora 4 Despacho contenedores
Despacho contenedores 0 Movimiento en O.F
Movimiento en O.F 5 Movimiento en O.F
Movimiento en O.F 0 Despacho a distribuidora
Despacho a distribuidora 1 Movimiento en O.F
Movimiento en O.F 0 Movimiento en O.F
Movimiento en O.F 20 Despacho a distribuidora
Despacho a distribuidora 10 Entrada de mercancía
Entrada de mercancía 9 Movimiento en O.F
Movimiento en O.F 0 Entrada de mercancía
Entrada de mercancía 20 Movimiento en O.F
TOTAL MIN 121
TOTAL HR. 2.02
Fuente: Creación propia

La tabla anterior muestra cada actividad que se realizó y el tiempo que

tuvo que esperar el usuario para ingresar la siguiente información al
sistema. Algunas veces puede ser menor el tiempo, sobre todo en los
inicios de semana que quedan cargues pendientes, debido a que el
Metropolitano no trabaja el día domingo. Es importante tener en
cuenta que estos tiempos de espera son ocasionados totalmente por
la operación, ya que el Auxiliar de Avidesa debe esperar a que el
Metropolitano realice las actividades de despacho o empaque y
almacenamiento para poder suministrar la información a SAP.

Adicionalmente, debe esperar a que el Metropolitano suba primero la

información a su sistema para que luego la suministre al personal de
Mac Pollo. Cabe resaltar que dentro de los tiempos de espera que se
presentaron se incluyó los tiempos de alimentación y tiempos para
solucionar inconvenientes que se presentaban, de igual manera los
aprovechaba para finalizar y/o realizar las demás funciones que tiene
a cargo.

41
 A continuación presento la cantidad de despachos que se realizan por
un día y algunas de las funciones que tiene a cargo el auxiliar de
Avidesa en el Frigorífico Metropolitano:

 Despacho de canastas:

Tabla 2. Despacho de canastas

DESPACHO DE CANASTAS
FECHA CANTIDAD DE VIAJES
DESPACHADOS
10.12.2012 4
11.12.2012 9
12.12.2012 5
13.12.2012 6
14.12.2012 4
15.12.2012 7
Fuente: Creación propia

 Despacho a distribuidoras y puntos de venta:

Tabla 3. Despacho a distribuidoras y puntos de venta

DESPACHO A DISTRIBUIDORAS
FECHA CANTIDAD DE VIAJES
DESPACHADOS
10.12.2012 11
11.12.2012 7
12.12.2012 10
13.12.2012 13
14.12.2012 11
15.12.2012 7
Fuente: Creación propia

 Movimiento en ordenes de fabricación (Cantidad de túneles que se

empacan en un día):

Tabla 4. Movimiento en órdenes de fabricación

MOVIMIENTOS EN O.F.
FECHA CANTIDAD DE TUNELES
EMPACADOS
10.12.2012 7
11.12.2012 8
12.12.2012 16
13.12.2012 15
14.12.2012 13
15.12.2012 14
Fuente: Creación propia

42
 Recepción de producto semielaborado proveniente de Frigoandes o
Beneficio:

Tabla 5. Recepción de producto

RECEPCIÓN DE MATERIALES SEMI
FECHA CANTIDAD DE VIAJES
10.12.2012 3
11.12.2012 8
12.12.2012 12
13.12.2012 10
14.12.2012 7
15.12.2012 9
Fuente: Creación propia

 Despachos hacia Frigoandes para venta regueros:

Tabla 6. Despacho para venta regueros

DESPACHO PARA REGUEROS
FECHA CANTIDAD DE DESPACHOS
10.12.2012 0
11.12.2012 1
12.12.2012 2
13.12.2012 0
14.12.2012 1
15.12.2012 0
Fuente: Creación propia

 Ajustes a despachos:

Tabla 7. Ajustes a despachos

AJUSTES A DESPACHOS
FECHA CANTIDAD DE VIAJES
10.12.2012 0
11.12.2012 1
12.12.2012 1
13.12.2012 1
14.12.2012 1
15.12.2012 7
Fuente: Creación propia

43
Funciones que tiene a cargo el Auxiliar de Avidesa en el Frigorífico
Metropolitano:
Tabla 8. Funciones del Auxiliar
TIEMPO
N° FUNCIÓN REALIZADA EMPLEADO
(MIN)

Realizar movimientos en las órdenes de congelación que corresponden al

Metro.
1. Recibir del personal del metropolitano el consolidado del producto empacado
(se recibe un consolidad por túnel empacado).
2. Totalizar las unidades y kilogramos empacados por material.
1 3. Ingresar al sistema y realizar a través de la transacción MIGO el movimiento de 15
consumo (261) con referencia a la orden de congelación, para cada material
empacado.
4. Realizar el ingreso a la orden del material congelado (mov. Z01).
5. Realizar el traspaso en el sistema (transacción MIGO – mov. 301) de los
materiales fabricados en cada orden, del centro B003 al centro B002.

Verificar después de cada movimiento en las órdenes de fabricación, que

los movimientos hayan quedado bien realizados.
1. Ingresar a los reportes de las órdenes de congelación (COOIS o ZPPR_05) y
2 10
verificar que se hayan realizado correctamente los movimientos. Los consumos e
ingresos deben ser iguales.
2. En caso de encontrar inconsistencias debe realizar los respectivos ajustes.

Despacho de producto terminado a distribuidoras.

1. Recibir del personal del metropolitano el consolidado del producto despachado
(se recibe un consolidad por cada despacho).
2. Verificar que lo remisionado por el Metropolitano, coincida con la información
suministrada por el Confirmador en Frigo en la orden de cargue.
3. Ingresar al transporte creado por el Confirmador y subir la entrega indicada en
3 15
la orden de cargue.
4. Realizar el picking de cada una de las posiciones de la entrega con base en el
consolidado entregado por el Metropolitano.
5. Realizar el movimiento de salida de mercancía de cada una de las entregas
cargadas.
6. Entregar los documentos al conductor del vehículo.

Colocar sello final a los vehículos que terminen cargue en el Metropolitano

4 1. Suministrar a los despachadores del Metropolitano el sello final de Mac Pollo. 7
2. Asegurar que los vehículos que finalicen el cargue en el metropolitano salgan

Despachos de canastas vacías desde el Metropolitano hacia Planta, Río Frío

o el Lote.
1. Recibir del personal del metropolitano, el consolidado con el total de canastas
despachadas.
2. Crear pedido de traslado (transacción ME21N) para el despacho de las
canastas con base en la información suministrada por el Metropolitano.
5 3. Confirmar el pedido a través de la transacción VL10H. 15
4. Crear la orden de transporte (como gasto por entregas) en donde debe cargar
la entrega de mercancía confirmada.
5. Realizar el picking de la entrega de forma manual, con base en las cantidades
despachadas.
6. Realizar la salida de mercancía de los materiales cargados en la OT.
7. Entregar los documentos del despachos al conductor del vehículo

44
 TIEMPO
N° TAREA REALIZADA EMPLEADO
(MIN)

Recepción de Producto semi enviado desde Frigoandes o Planta.

1. Recibir de parte del personal del Metropolitano el consolidado de los materiales
6 descargados. 15
2. Digitar por interfaz de báscula las unidades y kilogramos recibidos en cada
material de la entrega para realizar la entrada de mercancía.

Realizar inventario físico de sacos (diario)

1. Realizar diariamente conteo físico de las existencias de sacos que se
encuentran en el Metropolitano.
2. Solicitar al personal del metro el inventario teórico existente en el sistema de
7 este centro maquilador. 40
3. Comparar el inventario físico con el inventario SAP y compararlo con el
inventario del sistema del Metropolitano.
4. Diligenciar diariamente el kardex de entradas y salidas del inventario de sacos
del Metropolitano y entregarlo al Supervisor de Inventarios en Frigoandes.

Realizar inventario físico de las canastas vacías en el Metro (Fin de mes)

1. Cada fin de mes, debe realizar el inventario físico de las canastas vacías que
8 se encuentran en el Metropolitano. 25
2. Entregar al Supervisor de Inventarios en Frigoandes el dato del inventario físico
de canastas y canastillas.

Realizar ajustes de los despachos entre Metro y las plantas (Frigo y

beneficio).
1. Identificar las diferencias que se presenten, entre lo remisionado por Planta o
Frigoandes y lo realmente descargado por el Metropolitano.
2. Realizar la entrada de mercancía por las unidades y kilogramos remisionadas
por el centro de origen.
3. Realizar en el sistema un movimiento 303 a través de la transacción MIGO, con
9 el total de unidades y kilogramos que se recibieron del material que presentó las 15
diferencias.
4. Comunicar al centro de origen el documento creado con el movimiento 303 y
dar a conocer las diferencias para que sean ajustadas.
5. Recibir del centro de origen el número de documento en el cual se envían las
unidades y kilogramos correctos del material a ajustar.
6. Realizar movimiento 305 en la transacción MIGO, a través del cual se reciben
las cantidades correctas recibidas de Frigo o Planta.

Realizar reclasificación de lote para los materiales que vienen con lote
juliano desde Frigo.
10 5
1. Para los despachos de venta gerencia se debe despachar siempre con lote 1,
por ello se debe reclasificar el lote de aquellos materiales que tienen lote juliano.

Llevar control de canastas despachadas en formato de Excel.

1. Relacionar en formato de Excel los datos relacionados a cada despacho de
11 contenedores (Número de pedido de traslado, Entrega de mercancía, orden de 7
transporte, placas del vehículo, cantidad de canastas despachadas, usuario que
realizó el despacho, fecha).

45
 TIEMPO
N° TAREA REALIZADA EMPLEADO
(MIN)

Llevar control de los despachos a Distribuidoras en formato de Excel.

1. Diligenciar por cada despacho, formato de Excel con la siguiente información:
Fecha de inicio de cargue.
Destino.
Tipo de vehículo.
Placa.
Hora de llegada del vehículo al Metropolitano.
Hora de inicio de cargue.
12 Fecha final de cargue. 7
Hora final cargue.
Hora de entrega de documentos por parte del Metropolitano.
Hora de entrega de documentos SAP.
Orden de transporte.
Número de sello.
Usuario.
Observaciones
2. Enviar vía e-mail al confirmador de pedidos el formato de Excel diligenciado.

Crear órdenes de fabricación de congelación.

13 1. Ingresar a la transacción CO01 y crear una orden de fabricación por cada 15
material que se van a congelar en la semana en el metropolitano

Verificar los materiales enviados desde Frigo y Planta para ser congelados
en el Metropolitano.
14 5
1. Verificar constantemente la transacción MB5T, para monitorear los materiales
que han sido enviados desde Frigoandes para el despacho de las tractomulas.

Fuente: Creación propia

9.1.3 Evaluación de Resultados de la Propuesta

Teniendo el operario auxiliar fijo en el Metropolitano se puede obtener

los siguientes resultados:

 Mantener información en línea de los movimientos realizados

en la operación de despacho y congelación en el centro
maquilador.

 Garantizar la fluidez del proceso logístico de despacho desde la

plantas de proceso Frigoandes hacia distribuidoras y puntos de
venta.

 Eliminar las demoras en el despacho de los vehículos cuando el

cargue finalice en Frigoandes e inicie en el Metropolitano.

46
9.2 PROPUESTA DE MEJORA 2

9.2.1 Mejora Propuesta

Propuesta de mejora para la confirmación de pedidos de la planta

Frigoandes de la empresa Avidesa Mac Pollo S.A; la cual consiste
en diseñarle al área de sistemas la simulación del informe sobre
la disponibilidad de producto congelado para que sea creado en
el sistema SAP.

De acuerdo al análisis detallado de funciones que se realizó en el

proceso de despacho de la planta Frigoandes de la empresa Avidesa
Mac Pollo S.A. y al diagrama de flujo elaborado sobre la confirmación
de pedidos; se identificó que la función que tiene a cargo el supervisor
confirmador de pedidos de subir la disponibilidad que se tendrá en el
día de producto congelado, tanto en Frigoandes como en el
Metropolitano es dispendiosa, ya que representa demoras para el
proceso y está requiriendo parte de la mitad de su turno diario.
Por lo anterior se considera necesario proponer una mejora para que
se optimice el tiempo del cargo del supervisor confirmador y se
aumente la eficiencia en el proceso de despacho. La propuesta de
mejora consiste en darle a conocer al departamento de sistemas como
se está realizando la labor actualmente de subir la disponibilidad de
producto y compartirle el tiempo que se gasta; de igual manera
indicarles que toda la información que se requiere para el formato de
Excel de la disponibilidad se extrae de la información del mismo
sistema (SAP), solo que se acomoda para obtener la información
como se necesita; por lo tanto lo que se desea es crear un informe en
SAP que genera la información que actualmente se está obteniendo
del formato de Excel organizada de la misma manera.
La creación del informe en SAP evitaría la carga operativa de subir la
disponibilidad; por lo tanto el supervisor confirmador tendría tiempo
necesario y suficiente para realizar las demás funciones a cargo, lo
que generaría menor presión laboral, reducción de horas extras y
mayor eficiencia en sus funciones.

9.2.2 Propuesta Desarrollada

Para demostrar que la propuesta de mejora es necesaria, se realizó

un estudio durante los días 3 y 4 de enero del 2013 al supervisor
confirmador, el cual se hizo evidente que por sus múltiples funciones a
cargo es muy complejo realizar la función de subir la disponibilidad de
producto como actualmente se está realizando, pues el turno de ocho

47
 horas no le da abasto para cumplir con sus funciones, por lo tanto
siempre se ve corto de tiempo produciéndole estrés laboral.

A continuación se relacionan los tiempos en que se incurren solo en el

proceso de confirmación de pedidos, en días diferentes al lunes, en un
turno normal; ya que el día lunes el Confirmador inicia sus labores a
las 6:00 a.m. debido a que la planilla de pedidos es entregada el
domingo y por ello no se puede adelantar trabajo desde el sábado y
es necesario llegar más temprano para confirmar y programar los
cargues con los que se van a iniciar el proceso de la semana.

Tabla 9. Tiempos de confirmación

ENTREGAS CONFIRMADAS TIEMPO POR

DIA CENTRO DESTINO
B002 B003 TOTAL DESPACHO
03.01.2013 D. RIONEGRO 2 1 3 29
03.01.2013 D. PTO BERRIO 1 1 2 29
03.01.2013 D. MOTERIA 2 1 3 29
03.01.2013 PV SINCELEJO 2 1 3 29
03.01.2013 D. BARRANCA 1 1 2 29
03.01.2013 D. CUCUTA 2 1 3 29
03.01.2013 D. SABANETA 1 - 1 19
03.01.2013 D. CARTAGENA 1 - 1 19
03.01.2013 D. AGUACHICA - 1 1 29
TOTAL MIN 241
TOTAL HR. 4.017
Fuente: Creación propia

48
 Tabla 10. Tiempo de confirmación

ENTREGAS CONFIRMADAS TIEMPO POR

DIA CENTRO DESTINO
B002 B003 TOTAL DESPACHO
04.01.2013 D. PTO BERRIO 2 1 3 29
04.01.2013 D. SAN GIL 2 1 3 29
04.01.2013 PV SANGIL-SOCCORRO 3 - 3 19
04.01.2013 D. CUCUTA 2 1 3 29
04.01.2013 D. VALLEDUPAR 2 1 3 29
04.01.2013 D. BOGOTA - 1 1 29
04.01.2013 D. CARTAGENA 2 1 3 29
04.01.2013 D. SABANETA 2 1 3 29

TOTAL MIN 222

TOTAL HR. 3.700

Fuente: Creación propia

Los resultados mostrados en las dos últimas tablas, evidencian las

entregas confirmadas en el turno en las fechas 3 y 4 de Enero (jueves
y viernes respectivamente), en donde el proceso de confirmación duró
en promedio 3.85 horas (3 horas y 51 minutos). Los resultados
expuestos coinciden con lo observado en el tiempo de estudio, ya que
normalmente se evidenció que el confirmador del turno del día
utilizaba toda la mañana para confirmar todos los pedidos gastando
aproximadamente el tiempo expuesto en las tablas (4 horas de 8:00
a.m. a 12:30 p.m.).

La jornada de la tarde, es decir, entre la 1:30 p.m. y las 6:00 p.m. se

invierte en programar los cargues de la mulas en el Metropolitano,
solicitar las mulas a Frimac (teniendo en cuenta que si Frigoandes ya
envió todo el producto a transbordar) y coordinar con Planta en donde
van a iniciar los cargues, si en Beneficio o el Metropolitano. En la
jornada de la tarde el Confirmador también está en constante
comunicación con el personal del Metropolitano y de Frimac, para
coordinar y verificar el estado de los cargues que ya han sido
programados para el Metropolitano, y de igual manera tiene que subir
la disponibilidad que se tendrá en el día siguiente de producto
congelado, tanto en Frigoandes como en el Metropolitano. Siendo
evidente que el tiempo no es suficiente para realizar estas funciones.

49
 A su vez el estudio del cargo del supervisor confirmador nos permitió
determinar las tareas realizadas las cuales son repetitivas con cada
uno de los pedidos que se van a despachar en el día. Se presentan a
continuación:

1. Verificar la disponibilidad de los productos solicitados en cada uno de

los pedidos realizados por las distribuidoras, puntos de venta y
restaurantes a la carta.

1.1 Ingresar al sistema a la transacción VL10H y verificar cada una de

las posiciones del pedido a confirmar. Debe verificar si hay la
disponibilidad de los productos para confirmar todas las
posiciones del pedido, en el almacén correspondiente.

1.2 En caso de no haber disponibilidad de algún material (ni en

Frigoandes ni en Metropolitano), es responsabilidad del
Supervisor Confirmador gestionar con el Planeador de Despachos
si no se envía el material, se envía las cantidades existentes o se
cambia por otro producto.

2. Verificar antes de confirmar cada despacho, si los productos pedidos

de los almacenes del Metropolitano se pueden confirmar de los
almacenes de Frigoandes. En dado caso el Confirmador debe:

2.1 Ingresar al sistema a la transacción VL10H y verificar los

materiales solicitados de los almacenes de Frigo y el
Metropolitano. Debe revisar qué materiales se pueden llegar a
despachar desde Frigoandes

2.2 Revisar por la transacción MMBE, la disponibilidad de aquellos

materiales que son solicitados desde el Metro pero se pueden
llegar a despachar desde Frigo. Debe tener en cuenta las
cantidades que ya se han confirmado para que lo descuente de la
libre utilización.

2.3 Crear una posición en el pedido de frigo (ya sea el del almacén
0017 o 0018) para los materiales que habían sido solicitados para
despachar del Metropolitano pero que se pueden confirmar de los
almacenes de Frigoandes (con base en la disponibilidad).

2.4 Ingresar a los pedidos del Metropolitano y eliminar las posiciones

de aquellos materiales que serán despachados de Frigoandes.

50
 2.5 Incluir, en los casos en que sea necesario, la posición de canasta
y/o canastilla en los pedidos de traslado.

3. Confirmar los pedidos a despachar a cada una de las distribuidoras,

puntos de venta y restaurantes a la carta, tanto de Frigoandes como
del Metropolitano.

3.1 Una vez modificados los pedidos, debe confirmar cada una de las
posiciones a despachar, generando el documento de entrega de
mercancía (un documento por cada almacén de despacho).

4. Crear orden de transporte para cada despacho que se realice a

distribuidoras, puntos de venta o restaurantes a la carta (que inicie en
Frigoandes o en el Metropolitano).

4.1 Crear a través de la transacción VT01N la orden de transporte

correspondiente a cada despacho, indicando los datos de
cabecera (ruta y transportista).

4.2 Subir a cada orden de transporte las correspondientes entregas

de mercancía que se confirmaron para Frigoandes y
Metropolitano.

4.3 Generar la impresión de las entregas cargadas a cada orden de

transporte y facilitarlas al Supervisor de Despachos de
Frigoandes para el alistamiento del cargue.

4.4 Relacionar en cada una de las entregas, el número de la orden de

transporte, el orden de cargue del vehículo (P.ej. frigo – metro –
planta), la temperatura a la cual debe ir el vehículo y si se va a
cargar producto de salsamentaría.

4.5 Relacionar en cada entrega las observaciones pertinentes al

cargue (p.ej. materiales o pedidos que deben ir debajo del difusor
o en la puerta del vehículo).

5. Realizar y enviar la orden de cargue al personal del Metropolitano.

5.1 Registrar en el formato “Programación de Cargue Metropolitano”

cada uno de los materiales que se deben cargar en el centro
Metropolitano, indicando también la orden de transporte, entrega,
prioridad y orden de cargue.

51
 5.2 Enviar por correo electrónico el formato mencionado al personal
de logística del Metropolitano, a los Jefes de Planta de
Frigoandes y al personal de Mac Pollo que labora en el Frigorífico
Metropolitano.

5.3 En caso de realizarse algún cambio en la orden de cargue, el

confirmador debe actualizar la información y volver a enviar el
formato al personal mencionado.

6. Realizar la programación de los cargues de las mulas para las cuales

se debe realizar transbordos Frigoandes-Metropolitano.

6.1 Verificar la disponibilidad en Frigoandes y el Metropolitano de los

materiales que serán despachados en las mulas.

6.2 Determinar los materiales que se deben enviar desde Frigoandes

hacia el Metropolitano para que sean despachados en la Mulas.
Se debe indicar las unidades y kilogramos a trasladar al centro
maquilador y el pedido al cual corresponde cada posición.

6.3 Entregar al Supervisor de despachos de Frigoandes la

programación de las Mulas que se realizó indicando los
materiales que se deben enviar al Metropolitano.

6.4 Realizar la orden de cargue al Metropolitano correspondiente a

los despachos de las mulas, con base en la programación
realizada.

7. Estar en constante comunicación con la empresa transportadora para

programar los vehículos de los despachos que inicien en el
Metropolitano y en Frigoandes.

7.1 En la medida en que se van confirmando los pedidos, se debe

solicitar a Frimac los vehículos para realizar los despachos de las
entregas generadas (para aquellos despachos que inician en el
Metropolitano o Frigoandes).

7.2 Verificar constantemente si los vehículos llegaron al centro de

inicio del despacho. En caso de presentarse inconvenientes, se
debe gestionar con Frimac.

52
 7.3 Estar en constante comunicación con los supervisores de
Despacho de Frigo para coordinar los cargues Metropolitano-
Frigoandes.

7.4 En los casos de las mulas, el confirmador debe estar en

comunicación con el Supervisor de Despachos de Beneficio, para
coordinar donde inicia el cargue y el espacio que deben dejar para
el centro que termine el cargue.

8. El Supervisor Confirmador debe subir la disponibilidad que se tendrá

en el día de producto congelado, tanto en Frigoandes como en el
Metropolitano.

8.1 Ingresar a la MB52 y exportar a Excel el inventario teórico del

almacén 0018 (cámara de congelado Frigoandes).

8.2 Transcribir del archivo exportado al formato de Inventario Diario de

Cámaras Frigoandes, el inventario teórico de los materiales de la
cámara de congelación.

8.3 Digitar en el mismo formato de Inventario Diario de Cámaras

Frigoandes el inventario físico que el auxiliar de cámaras realizó.
Este formato se lleva como control solo para comparar el
inventario teórico en SAP contra lo que realmente hay en la
cámara de congelación en Frigoandes.

8.4 Volver a Digitar el inventario teórico del almacén 0018 de

Frigoandes pero ahora en el formato Programación de Cargues
Metropolitano. En este formato es donde se registran cada una de
las ordenes de cargue del Metropolitano y la disponibilidad tanto
de Frigoandes como del Metropolitano. El formato
automáticamente descuenta de la disponibilidad del Metropolitano
todo lo que se ha confirmado de este centro, con el fin de saber la
disponibilidad real en dicho centro. En esta actividad debe
registrar el inventario teórico.

Simulación del informe sobre la disponibilidad de producto

congelado para que sea creado en el sistema SAP:
Para poder llevar a cabo la propuesta es necesario darle a conocer a
sistemas toda la información de manera clara, ya que sistemas
53
requiere saber de dónde proviene la información en SAP, para así
poder crear el informe en este mismo sistema.

Por lo anterior se diseñó en Excel (Anexo 5), un archivo que simula

como deberá crear el informe en el sistema SAP, en este mismo
archivo se explicó detalladamente como se obtiene la información para
cada una de las columnas y a su vez se describió la información que
debe ir en cada una de las transacciones que se deben utilizar.

Para obtener la información de cada una de las casillas se tuvo que

realizar una análisis en el sistema SAP, para determinar de dónde
provenía la información y de esta manera enlazarla y darle coherencia
a los resultados finales; fue necesario idear formulas y organizar la
posición de las casillas pues de esta manera el sistema SAP computa
y ordena la información ya existente (Anexo 6), además de eso se
tuvo que actualizar todos los códigos de los materiales con su
respectiva homologación, debido a que corresponden a materiales
semielaborados, ya que son los productos que se encuentran en los
túneles.

El informe en SAP de la disponibilidad de producto, suministrara la

información que requiere el confirmador para llevar el control de los
productos sin necesidad de realizarlo manualmente; la cual
corresponde a: material, disponibilidad túnel metro, disponible cámara
metro, disponibilidad túnel frigo, disponibilidad cámara frigo,
confirmado metro, confirmado frigo, pendiente metro, pendiente frigo,
pedido, real disponible metro, real disponible frigo, pendiente.

Cabe resaltar que para crear este informe de disponibilidad de

producto en el sistema SAP, es necesario utilizar tres transacciones y
extraer la información de ellas, las cuales corresponde a la
ZMM_inventario, la ME2N (para los pedidos de traslado) y la VA05N
(para los pedidos de venta).

Además este informe solo debe ejecutarse para una fecha específica,
más no por rango de fechas, solo se puede ejecutar día a día. Para
ingresar al reporte o informe solo se debe solicitar la fecha del día en
que se quiere conocer la disponibilidad.

Con respecto al informe operativo sobre la disponibilidad de producto

que viene utilizando el confirmador (Anexo 7), sirvió como base para
crear el informe de disponibilidad de producto en SAP; este reporte

54
 quedara más sencillo y claro, a su vez evitara la carga operativa de
subir la disponibilidad; por lo tanto el supervisor confirmador tendrá
tiempo necesario y suficiente para realizar las demás funciones a
cargo lo que generaría reducción de horas extras y mayor eficiencia
en sus funciones.

9.2.3 Evaluación de Resultados de la Propuesta

El diseñarle al área de sistemas la simulación del informe sobre la de

producto congelado para que sea creado en el sistema SAP trae
consigo los siguientes resultados:

 El supervisor confirmador ya no empleara parte de la mitad de

su turno subiendo la disponibilidad de producto congelado en el
archivo de Excel, ya que el sistema SAP le suministrara en
menos tiempo toda la información organizada de la misma
manera que él lo hacía operativamente.

 Como la creación del informe en SAP evitaría la carga operativa

de subir la disponibilidad; el supervisor confirmador tendrá
tiempo necesario y suficiente para realizar las demás funciones
que tiene a cargo.

 Al optimizar el tiempo del cargo del supervisor confirmador, se

aumenta la eficiencia en el proceso de despacho, ya que las
funciones se realizan con mayor precisión en cuanto a tiempo y
desempeño.

55
9.3 PROPUESTA DE MEJORA 3

9.3.1 Mejora Propuesta

Propuesta de mejora de la planta Frigoandes de la empresa

Avidesa Mac Pollo S.A; la cual consiste en establecer las
condiciones en las cuales se debe presentar un vehículo para el
cargue con el fin de reducir las demoras en el proceso de
despacho y mejorar la eficiencia en la recepción del vehículo.

La solicitud y la recepción de los vehículos, son dos de los pasos que

se deben llevar a cabo para cumplir satisfactoriamente el proceso de
despacho de producto terminado; debido a la observación permanente
que se realizó en el proceso de despacho, se identificó que uno de
los causantes principales de las demoras en el despacho del producto
son los vehículos de cargue. Algunos de estos vehículos no están
llegando al muelle con las condiciones óptimas y deseables como lo
solicita la representante de calidad, lo que representa demoras e
inconvenientes afectando directamente los tiempos de entrega y
repercutiendo en la imagen de la empresa.

El problema con los vehículos y por consiguiente con la empresa

transportadora se debe a que esta no toma conciencia de la
importancia que tiene para Mac Pollo cumplir con exactitud las
condiciones del cargue dependiendo del tipo de vehículo; ya que de
las buenas condiciones en las que se transporte el producto depende
la calidad e imagen de la empresa, por tal motivo es que se ha
definido tan importante trasmitirles con claridad a los responsables de
los vehículos y de los cargues tanto de la empresa transportadora
como de Avidesa Mac pollo las condiciones que debe cumplir los
vehículos para mantener la eficiencia en los cargues.

Además de lo anterior se identificó que los supervisores de despacho,

el operario auxiliar de despacho y los operarios de cargue, no están
exigiendo a cabalidad las condiciones que se deben cumplir para los
cargues, ya que se está presentando además de los vehículos no
óptimos, posiciones inadecuadas del producto dentro del vehículo, lo
que significa que muchas veces no cabe la cantidad de producto que
debe contener en el respectivo vehículo generando de igual manera
demoras, ya que es necesario descargar para volver a cargar en el
respectivo orden.

A raíz del problema que se identificó, el cual se ha determinado como

grave, ya que se supone que el cargue del producto y las condiciones
del vehículo deben ser las mejores y que los trabajadores de
despacho deben ser conscientes de que el producto debe llegar en
56
 excelentes condiciones al cliente y a tiempo. Por ese motivo se hace
necesario proponer una mejora para que la empresa trasportadora y
los responsables directos del despacho de producto tengan
conocimiento pleno de las condiciones que deben cumplir para
asegurar que los vehículos y los cargues se encuentren en
condiciones adecuadas, de tal manera que se establezca una misma
comunicación.

La propuesta de mejora consiste en establecer las condiciones en las

cuales se debe presentar un vehículo para el cargue, ya sea nacional
o urbano, las condiciones higiénico sanitarias de los vehículos para el
cargue, la temperatura de los vehículos para el cargue, las
condiciones a cumplir una vez finalice la operación de cargue y por
ultimo recordar las condiciones que deben cumplir los vehículos que
requieran permanecer en standby. Al establecer las condiciones se
deben dar a conocer a la empresa trasportadora y a los trabajadores
del proceso de despacho de tal manera que todos los vinculados
directamente en el cargue de los vehículos tengan clara las
condiciones y la comunicación. De igual manera se debe dar a
conocer las recomendaciones que se identificaron a raíz de lo
observado y el problema encontrado; estas recomendaciones
aportaran al buen funcionamiento del proceso, siempre y cuando se
tengan en cuenta y a su vez mejoraran la eficiencia del cargue del
producto, contribuyendo así a la mejora del cargue de vehículo.

9.3.2 Propuesta Desarrollada

RECOMENDACIONES SOBRE LA OPERACIÓN DEL CARGUE:

1. Le corresponde a la transportadora garantizar que los vehículos se

encuentren en condiciones óptimas para transportar los productos,
en lo referente al estado mecánico, técnico e higiénico, adicional a
esto él conductor siempre debe portar los documentos exigidos, por
la normatividad vigente y que los mismos estén disponibles ante
cualquier solicitud de Avidesa Mac Pollo S.A.

2. La transportadora debe mantener archivos de las pruebas realizadas

a las unidades de frío de los vehículos; el Departamento de calidad
de Avidesa Mac Pollo debe verificar semanalmente que las pruebas
efectivamente se hayan realizado y que los resultados que se
obtuvieron sean los requeridos.

3. Ante la solicitud de un registro de temperatura la transportadora debe

dar respuesta de forma inmediata, es decir el mismo día.

57
4. La transportadora debe realizar el monitoreo permanente en aquellos
vehículos con sistema satelital. Para ello; debe controlar la
temperatura a la cual se debe colocar el termostato del carro y las
temperaturas máximas y mínimas que son las establecidas para
cada viaje de acuerdo al tipo de producto a transportar. Se debe
tener en cuenta que las temperaturas máximas obedecen a los
defrost que debe realizar el vehículo y no a estados permanentes de
la condición del furgón. Dichas temperaturas se describen a
continuación:

Tabla 11. Temperaturas

TEMPERATURA TEMPERAT TEMPERAT
PRODUCTO DEL URA URA
TERMOSTATO MAX. (ºC) MIN. (ºC)
(ºC)
-22
Pasta congelada -16 -22
Congelado -22 -12 -22
Congelado + preenfriado -13 -6 -13
Precongelado -18 -4 -18
Salsamentaría -2 2 -2
Salsamentaría + preenfriado -8 -2 -8
Preenfriado Buga -10 -2 -10
Preenfriado Bogotá y -5 -1 -5
Medellín
Fuente: Creación propia

Nota: La temperatura máxima relacionada en el cuadro anterior

aplica como una guía para evaluar si se requiere proceder con un
transbordo, esta contingencia conlleva el estudio simultáneo de esta
y otras variables (Ubicación del carro, ruta, relación de productos,
condición de los productos, estado orden público, etc).

5. Independiente que el vehículo posea sistema satelital, el mismo

siempre debe llevar termoregistro como medida de contingencia ante
caídas del sistema.

6. La logística de la operación exige que los vehículos se ubiquen en

las plantas según las necesidades establecidas por el supervisor de
Despachos, tanto en número de vehículos como en referencia (Mula,
Doble troqué, Sencillo, etc) y hora de llegada. Lo anterior conlleva a
que los carros solicitados con anticipación se presenten en las horas
definidas y se ubiquen en los muelles en espera del cargue.

7. Se debe llevar un lista de chequeo para cada vehículo que se

cargue; finalizado el cargue este registro se debe adjuntar al paquete
de todos los documentos de despacho.

58
 DILIGENCIAMIENTO DE LA LISTA DE CHEQUEO DE VEHÍCULOS
ANTES DEL CARGUE.

Fecha, del día de cargue.

Placa, del vehículo al cual se le está realizando la inspección para el
cargue
Hora, de inicio de cargue.
Para cada una de las siguientes columnas a inspeccionar, asigne
indicando que el vehículo si cumple con el valor evaluado, de lo
contrario asigne indicando que no cumple. Lo ítems a evaluar
son:

a. Puertas, Condiciones generales del furgón, Paredes, Pisos,

Cortinas, Estibas, Ganchos para instalar termo registros.
b. Prueba de frío
c. Otra, en esta casilla se debe registrar cualquier ítem que en un
determinado despacho se requiera evaluar.
d. Observaciones generales, registrar información adicional que
permita conocer más acerca de la situación en la cual se presente
el vehículo al cargue.

Elaboro, registrar nombre de la persona en despachos encargada de

realizar el chequeo de cumplimiento al vehículo.
Reviso, registrar nombre y firma del supervisor de despachos que
verifico los cargues relacionados en el formato.

8. La transportadora debe informar de forma inmediata al Departamento

de aseguramiento de calidad así como a los jefes de producción,
cada vez que se presenten inconvenientes con la carga, tales como
varadas, problemas con la unidad de frio, extensión de tiempo en
carretera, condiciones climáticas desfavorables, falta de combustible,
problemas de orden público o cualquier situación que se presente.

9. En el caso en que se presenten inconvenientes en carretera el

Departamento de aseguramiento de calidad debe autorizar las
temperaturas opcionales, las cuales pueden llegar a estar muy por
debajo de la establecida para cada tipo de producto, esto con el fin
de proteger la calidad del mismo y las posibles pérdidas económicas
para la empresa generadora del cargue y para la empresa
transportadora.

Nota: En los cargues de canastas, en vehículos de la operación

Refrigerado Nacional es responsabilidad de AVIDESA MAC POLLO
S.A. sellar el vehículo, el conductor debe verificar que esté
debidamente sellado; en caso que sea requerido por una autoridad

59
 abrir el vehículo el cual transporte canastas o producto debe quedar
documentado en el manifiesto de carga la placa y nombre de agente,
en este caso el conductor es el responsable de las canastas y del
producto.

10. El supervisor de cargue debe tener visible la distribución del producto

dentro del vehículo transportador, de esta manera tendrá claro la
capacidad de cada vehículo y la ubicación correspondiente de las
canastas, por lo anterior se diseñó de manea muy explícita la
distribución del producto dentro del vehículo.
Figura 3. Distribución del producto dentro del vehículo

Fuente: Creación propia

60
CONDICIONES EN LAS CUALES SE DEBE PRESENTAR UN VEHÍCULO
PARA EL CARGUE:

1. DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR

1.1TRANSPORTE NACIONAL.

Pesaje vacío del vehículo en la báscula camionera de beneficio o en la

báscula indicada por Avidesa Mac Pollo S.A, el cual se debe realizar antes
del cargue.

Recibo de lavado del vehículo antes de cada cargue, con vigencia máxima
de un día.

Orden de cargue expedida por la transportadora con la relación de la

temperatura a la cuál debe programarse la unidad de frío, con vigencia
máxima de un día.

Prueba de funcionamiento de la unidad de frío del vehículo; el Termoregistro

debe programarse para que se lea cada cinco (5) minutos durante una (1)
hora +/- 5 minutos en horas nocturnas y en horas diurnas durante una (1)
hora +/- 30 minutos, tiempo en el cual ésta debe bajar a 0ºC, antes de cada
cargue. Al iniciar la prueba de frio el vehículo debe estar a temperatura
ambiente.

1.2 TRANSPORTE URBANO.

Pesaje vacío del vehículo en la báscula camionera de beneficio o en la

báscula indicada por Avidesa Mac Pollo S.A.
Recibo de lavado del vehículo antes del primer cargue.

Para este transporte la prueba de la unidad de frío se debe realizar dos (2)
veces por semana por cada vehículo (Placa), previa programación
establecida por la empresa transportadora.

Enviar vía e-mail copia de las dos pruebas de cada vehículo a las
coordinadoras de calidad de las dos plantas con una frecuencia semanal.

2. CONDICIONES HIGIÉNICO SANITARIAS DE LOS VEHÍCULOS PARA

EL CARGUE

La empresa transportadora es responsable de:

Asegurar que el vehículo se encuentra en condiciones higiénico sanitarias

para el transporte.

61
Someter el carro a inspección general, por parte del supervisor o auxiliar de
despachos de la Planta o Frigorífico antes del cargue.

Realizar las adecuaciones que se le indiquen posteriores a la inspección

higiénico sanitaria tales como:

 Someter nuevamente el vehículo a lavado y desinfección.

 Lavado o instalación de estibas según se requiera.
 Lavado o instalación de cortinas según se requiera.
 Instalación de caja para el termoregistro.
 Acondicionar la temperatura del vehículo.
 Programar un nuevo vehículo.

3. TEMPERATURA DE LOS VEHÍCULOS PARA EL CARGUE

El horario de llegada de cada vehículo es programado por el coordinador

logístico de la transportadora con el consentimiento del Supervisor de
Despachos. Adicional a lo anterior se requiere que:

El vehículo llegue pre - enfriado, esto indica que la temperatura del furgón
sea 7ºC para vehículos urbanos y 0ºC para vehículos nacionales al momento
de su ubicación en los muelles de cargue de las respectivas plantas. Caso
contrario, el vehículo no se carga, sin que ello pueda generar retrasos
indebidos en la programación de AVIDESA MAC POLLO S.A, es decir, la
empresa transportadora debe reemplazar inmediatamente el vehículo por
otro que este sujeto a los requerimientos antes mencionados.

Ubicación del termoregistro:

El termoregistro para turbos, vehículos sencillos y doble troque debe

ubicarse paralelo al difusor y aproximadamente a 30 cm de éste, o en caja
fija a la pared de la cava, que permita que la lectura sea precisa. Este
mecanismo es ubicado por el Auxiliar de despachos de cada planta y debe
quedar registrado en el croquis de cargue.

62
 Figura 4. Ubicación correcta del termoregistro para turbos, vehículos
sencillos y doble troque.

CABINA

TERMORREGISTRO

CAVA DEL CARRO

Fuente: Creación propia

El termoregistro para Mulas debe ir ubicado como lo muestra la imagen 1.

Este mecanismo es ubicado por el Auxiliar de despachos de cada planta y
debe quedar registrado en el croquis de cargue.

Figura 5: Ubicación termo registro.

Unidad de frio

Termoregistro

Fuente: Creación propia

Las unidades de frío de los vehículos deben programarse de acuerdo con la

temperatura establecida para cada viaje o stand by; el Coordinador logístico
de la transportadora basado en la planilla recibida de despachos nacionales
documentará lo anterior en la orden de cargue. Las temperaturas
establecidas de acuerdo a la condición de cada producto son:

63
  Temperatura Pasta Congelada: -22ºC
 Temperatura Producto congelado: -22ºC
 Temperatura Producto compartido Congelado y Preenfriado:-13 ºC
 Temperatura Producto Salsamentaría: -2ºC
 Temperatura Producto compartido Preenfriado y Salsamentaría: -8ºC
 Temperatura Producto destino Buga: -10ºC.
 Temperatura Preenfriado Bogotá y preenfriado Medellín: -5ºC
 Temperatura Salsamentaria, congelado y preenfriado: -13ºC

El supervisor de despachos debe solicitar a la empresa transportadora los

vehículos que se requieren para los despachos urbanos de producto
precongelado y fresco (materias primas, pollo en canal a la salida del Chiller).
Las temperaturas establecidas son las siguientes:

 Temperatura de vehículos urbanos (traslado de producto terminado

entre plantas o de plantas a frigoríficos en la ciudad): a –8ºC.
 Temperatura Producto precongelado: -18°C
 Temperatura fresco (a la salida de Chiller): -5ºC

El conductor debe conocer la temperatura a la cual debe ir el vehículo, la

misma aparece en la orden de cargue emitida por la transportadora.
Los viajes de producto que correspondan a cargues de Salsamentaría deben
realizarse en vehículos programados con la temperatura recomendada en el
ítem anterior; de presentarse novedades en el cargue (Viajes de producto
compartido de congelado y salsamentaría), se notificará a la empresa
transportadora para la emisión de la orden de cargue, previa autorización
por parte del área Comercial. Adicionalmente se debe proteger la parte
superior de las pesadas cubriendo totalmente el producto para resguardarlo
de la temperatura del producto acompañante.

Absolutamente todos los vehículos deben tener en la parte externa (cabina o

cerca del termo) lector de temperatura de tal forma que permita monitorear la
misma en cualquier momento.

4. CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS VEHÍCULOS QUE

REQUIERAN PERMANECER EN STAND BY.

Como medida de contingencia ante una novedad en el proceso relacionado a

la cadena de frío, se puede tomar como opción el servicio de vehículos
“stand by”; las unidades de frío para los vehículos que presten este servicio
deben programarse de acuerdo con la temperatura establecida para cada
tipo de producto, la cual se debe reportar en la orden de cargue emitida por
la transportadora. Esta temperatura la debe solicitar el Coordinador logístico
de la transportadora al Planeador de Despachos.

64
5. CONDICIONES A CUMPLIR UNA VEZ FINALICE LA OPERACIÓN DE
CARGUE.

El conductor de la transportadora debe cerrar las puertas del vehículo y el

supervisor de despachos de la respectiva planta debe colocar el sello de
seguridad en la puerta del furgón y entregar los documentos al conductor
para que se desplace a la báscula camionera a pesar el vehículo cargado.

9.3.3 Evaluación de Resultados de la Propuesta

El establecer las condiciones en las cuales se debe presentar un

vehículo para el cargue aporta los siguientes beneficios:

 Se fortalece el funcionamiento del proceso de recepción y

cargue del vehículo al compartir las recomendaciones basadas
en la observación y análisis detallado.

 Teniendo clara las condiciones de los cargues de vehículo tanto

la empresa trasportadora como la planta Frigoandes, se
eliminan los retrasos en los despachos de producto y se
mantiene la calidad de este.

65
10. CONCLUSIONES

 La implementación de las propuestas de mejora contribuirán con la

eficiencia del proceso de despacho de la planta Frigoandes de la
empresa Avidesa Mac Pollo S.A; ya que no solo se estarían
reduciendo los tiempos empleados en realizar algunas funciones, sino
que también se eliminarían demoras en el despacho de producto.

 Haber identificado la necesidad de contar con un operario fijo de

Avidesa Mac Pollo en el frigorífico metropolitano, repercute en la
calidad del proceso de despacho, pues se estaría eliminando uno de
los puntos críticos que está generando demoras en el despacho de
producto terminado.

 Es muy importante para el proceso de despacho de la planta

Frigoandes contar con un manual sobre las actividades y funciones
que se realizan; ya que este permite documentar el proceso y tener el
estándar y/o la guía para el personal que ingrese a ser parte del
proceso.

 Actualmente el supervisor confirmador parte de la mitad de su turno en

subir la disponibilidad de producto congelado, pero si se llegara a
implementar la propuesta de crear el informe en el sistema SAP se
emplearía menor tiempo.

 El establecer las condiciones adecuadas del cargue de los vehículos y

el diseñar una lista de chequeo para los vehículos antes del cargue;
trae consigo el aumento de las entregas a tiempo y la buena
conservación del producto.

 El diseño de diagramas de flujo de las actividades críticas, además de

la observación y el análisis detallado de cada una de las funciones y
actividades que se realizan en el proceso de despacho, permitieron
contribuir con la identificación de puntos críticos y por ende con el
planteamiento y desarrollo de propuestas de mejora, las cuales
permitirán con su implementación aumentar la eficiencia en el
proceso.

66
11. RECOMENDACIONES

 El proceso de despacho de la planta Frigoandes deberá implementar

las propuestas de mejora planteadas, ya que será de gran
contribución para eliminar los puntos críticos identificados; los cuales
están generando ineficiencias en el proceso.

 Es muy importante que el supervisor encargado de la finalización del

cargue gestione con los directivos de la planta Frigoandes la
necesidad de contar con un operario en el Frigorífico Metropolitano, ya
que después del estudio que se realizó y de la propuesta de mejora
que se presentó se demuestra claramente que la usencia de personal
fijo en el Metropolitano es la causa principal de las demoras en el
despacho de producto cuando el cargue finaliza allí.

 El manual que se realizó para el proceso de despacho debe ser

avalado por los directivos de la planta Frigoandes y compartido con
todos los trabajadores pertenecientes al proceso; con el fin de darlo a
conocer para que pueda ser útil por los empleados en el momento que
se requiera.

 Los directivos de la planta Frigoandes junto con el área de sistemas

deberán aprobar lo más pronto posible la propuesta de mejora que
consiste en crear la disponibilidad de producto congelado en el
sistema SAP, pues la pronta implantación de esta propuesta traerá
consigo un alto beneficio en el desarrollo y desempeño de las
funciones del supervisor confirmador.

 Es importante que los trabajadores que hagan parte de la recepción y

solicitud del vehículo se concienticen da la importancia que tiene para
Avidesa Mac Pollo entregar sus pedidos a tiempo y en excelentes
condiciones, ya que estos dos aspectos repercuten en la imagen de la
empresa, por lo tanto es recomendable que se tenga muy claro cuáles
son las condiciones establecidas en las que deben ir los cargues en
cada uno de los respectivos vehículos.

 Es necesario que se continúe observando e identificando la presencia

de puntos críticos en el proceso de despacho, ya que de esta manera
el proceso avanzaría constantemente pues se eliminarían casi de
inmediato las fallas e ineficiencias que se presentan.

67
 BIBLIOGRAFÍA

 KRAJEWSKI, Lee J. Administración de operaciones: estrategia y

análisis. Quinta edición. 2000.

 Definiciones Procesos Organizacionales. Avidesa Macpollo S.A.

Noviembre 15 del 2012.

 ICONTEC INTERNACIONAL. Norma técnica Colombia ISO

9001:2008. Tercera edición. Bogotá, Colombia. 2011.

 GARCÍA CRIOLLO, Roberto. Estudio del trabajo, medición del trabajo.

Mc GRAW- HILL.

 GARCIA SANTOS, Javier. Organización de la producción I, diseño y

mejora de procesos productivos. Tercera edición. España. 2003.

 HARRINGTON, James. Mejoramiento de los procesos de la empresa.

Mc Graw Hill. 1993.

 HEIZAR JAY, Barry Render. Dirección de la producción, decisiones

estratégicas, cuarta edición.

 ORTIZ PIMIENTO, Néstor Raúl. Análisis y mejoramiento de los

procesos de la empresa. Primera edición. Universidad Industrial de
Santander, 1999.

68
 WEBGRAFIA

 AVIDESA MACPOLLO S.A. [En línea]. Noviembre 10 del 2012.

Disponible en la web: http://www.macpollo.com

 Decreto 60 de 2002[En línea]. Noviembre 11 del 2012. Disponible en

web: http://www.acaire.org/doc/normas/decreto60de2002-Minsalud.pdf

 Decreto 3075 de 1997, articulo 22 – 23, [En línea]. Noviembre 11 del

2012. Disponible en web:
http://www.legicol.com/lejuro40/Decreto_3075_de_1997.

 FENAVI-FONAV, estudio de consumo per cápita de pollo en Colombia

[En línea]. Disponible en web:
www.fenavi.org/index.php?option=com_content&view=article&id=2160
&Itemid=556

 Normatividad, leyes y decretos sector avícola en Colombia, [En línea].

Disponible en web:
http://www.fenavi.org/index.php?searchword=ley&ordering=newest&se
archphrase=exact&limit=100&areas[0]=content&Itemid=541&option=c
om_search#

69
 ANEXOS

ANEXO 1 (Adjunto CD)

Manual del proceso de despacho de la planta Frigoandes para la empresa

Avidesa Mac pollo S.A; elaborado por Sergio González Acevedo; 22 de
Octubre de 2012.

ANEXO 2

Diagrama de flujo sobre la Finalización Del Despacho

Fuente: Creación propia

70
ANEXO 3

Diagrama de flujo sobre la confirmación de pedidos

Fuente: Creación propia

71
ANEXO 4

Diagrama de flujo sobre la solicitud y recepción de vehículos

Fuente: Creación propia

72
ANEXO 5 (Adjunto CD)

Diseño en Excel de la simulación del informe sobre la disponibilidad de

producto congelado para la creación en el sistema SAP; Elaborado por
SERGIO GONAZALEZ ACEVEDO; 5 de Enero de 2013.

ANEXO 6 (Adjunto CD)

Prueba de simulación del diseño sobre el informe de la disponibilidad de

producto congelado para la creación en el sistema SAP; Elaborado por
SERGIO GONAZALEZ ACEVEDO; 7 de Enero de 2013.

ANEXO 7 (Adjunto CD)

Informe que se maneja actualmente para realizar operativamente la

disponibilidad de producto congelado.

73