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1) Descripción General del Procedimiento

1.1)Unidad VICERRECTORIA DE RELACIONES INTERSISTÉMICAS E INTERNACIONALES- VINTER
Responsable:
Definir el paso a paso para la participación de Docentes ocasionales, de carrera y funcionarios
1.2) Objetivo: administrativos de planta de la UNAD, en escenarios académicos, investigativos y de representación
institucional, en el exterior.
Este procedimiento inicia con la identificación de escenarios académicos, investigativos y de
representación institucional en el exterior, pasando por el desarrollo de la movilidad internacional y
1.3) Alcance: finalizando con la presentación de informes y productos derivados de dicha movilidad y posterior
seguimiento de los compromisos adquiridos. Este procedimiento aplica para docentes ocasionales, de
carrera y funcionarios administrativos de la UNAD.

2) Definiciones
2.1) Concepto 2.2) Definición
MOVILIDAD Interacción virtual o presencial de docentes de carrera, docentes ocasionales, investigadores y
INTERNACIONAL administrativos de planta, entre distintos sistemas de educación superior e investigación en el
mundo, a través de las diferentes modalidades de movilidad internacional, según el caso:
Comisiones para docentes, administrativos, de estudio para docentes y personal administrativo,
eventos académicos y científicos y misión académica e investigativa.
BENEFICIARIO Persona que en su calidad de estudiante, investigador, funcionario directivo o administrativo de
DEMOVILIDAD planta, docentes ocasionales y de carrera, participan en un escenario internacional de interacción
virtual o presencial.
Producto tangible, resultado de la movilidad, relacionado directamente con una o varias de las
PRODUCTO áreas estratégicas del Sistema UNAD Global: Internacionalización Curricular, Interacción Académica
DE MOVILIDAD Internacional, Formación en Lengua Extranjera, Cooperación Internacional y Visibilidad
Internacional.
Eje temático y común de problemas que facilita la integración y continuidad de los esfuerzos en
LÍNEAS DE forma ordenada y sistemática, con el propósito de abordar cooperada e interdisciplinariamente, un
INVESTIGACIÓN campo de conocimiento alrededor del cual se articulan investigadores, proyectos, problemas,
DEFINIDAS EN LA metodologías y actividades de investigación que hacen posible la producción intelectual en un
UNIVERSIDAD campo del saber. Definidas en el artículo 24 del Estatuto de Investigación, Acuerdo 024 de 2012
del Consejo Superior y Acuerdo 005 de 2006 del Consejo Académico.
GRUPOS DE Conjunto de profesionales que realizan un proyecto de investigación en una temática articulada a
INVESTIGACIÓN una línea o programa de investigación en la UNAD, cumpliendo un plan estratégico de largo o
mediano plazo y que producen unos resultados de conocimiento verificables. Esta representación
institucional deberá ser avalada por El Sistema de Gestión de la Investigación (SIGI). Artículo 20 del
Estatuto de Investigación de la UNAD (024 del 17 de Abril de 2012)
COMISIONES PARA Un docente de carrera y/o un docente ocasional se encuentra en comisión cuando por disposición
DOCENTES de la UNAD, ejerciere temporalmente funciones propias de su cargo o conexas con él, en lugares
distintos de la sede habitual de su trabajo; o cuando por encargo de la UNAD realizare
transitoriamente, actividades diferentes de las inherentes al cargo del que es titular. Los tipos de
comisiones que podrá autorizar el Sr. Rector son: comisiones de servicio, de estudio y
administrativas. Acuerdo 019 de marzo 30 de 2012, CSU.

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COMISION DE Un docente se encuentra en comisión de estudio, cuando la UNAD lo autoriza para separarse parcial
ESTUDIOS PARA o totalmente de sus funciones, y adelantar estudios de posgrado en las condiciones y modalidades
DOCENTES que estipulen los Reglamentos. Acuerdo 009 de 2006 del CSU.
Un servidor se encuentra en comisión, para fines que directamente interesen a la Universidad,
COMISIONES PARA cuando por disposición de autoridad competente, ejerce las funciones propias de su cargo en
PERSONAL lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o, atiende transitoriamente actividades oficiales
ADMINISTRATIVO distintas a las inherentes al empleo del cual es titular. Los tipos de comisiones que podrá autorizar
el Sr. Rector son: comisiones de servicio, de estudio y para desempeñar un cargo de libre
nombramiento y remoción. Acuerdo 019 de marzo 30 de 2012, CSU.
COMISION DE El objeto de este tipo de comisión deberá guardar relación con los fines de la entidad, o con las
ESTUDIOS PARA funciones inherentes al cargo que desempeña el Servidor Público y cumplir con lo Establecido en el
PERSONAL Decreto 1050 de 1997 y Decretos modificatorios.
ADMINISTRATIVO
INVESTIGADOR Es aquel docente o profesional, formalmente vinculado a la UNAD que propone y ejecuta proyectos
de investigación en el marco de convocatoria internas y externas, relevantes y pertinente para la
innovación, desarrollo del conocimiento científico - tecnológico, la creación artística y cultural, la
problemática y las necesidades regionales, la formación de investigador y el avance de la modalidad
de educación abierta, a distancia y en ambientes virtuales de aprendizaje. Las posiciones que puede
asumir un investigador en la UNAD serán: investigador principal o líder de proyecto, coinvestigador
e investigador posdoctoral. Acuerdo 024 de 2012. CSU.
EVENTOS Simposios, debates, seminarios, coloquios, foros, exposiciones, congresos, talleres, reuniones de
ACADÉMICOS Y redes de investigación, conferencias, paneles de expertos, entre otros, de carácter nacional e
CIENTÍFICOS internacional, que buscan abordar temas de índole investigativo y académico, enmarcados
principalmente dentro de las líneas de investigación de la UNAD.
La Misión Académica e Investigativa es aquella en la cual participan de manera conjunta, según sea
MISIÓN ACADÉMICA el caso, Estudiantes, Egresados, Docentes y Decanos. Estas misiones tienen como objetivo atender
E INVESTIGATIVA compromisos institucionales a nivel internacional en el campo a académico e investigativo.
Generando y participando en diversos espacios como Simposios, Congresos, Muestra Investigativas,
Premiaciones, etc. En las cuales la UNAD requiera una representación institucional de tres (3) o más
miembros de la comunidad UNADISTA.

3) Condiciones Generales
3.1) Toda movilidad de investigación, deberá guardar relación con alguna (s) de las líneas de investigación reconocidas
institucionalmente que aporte a un grupo de investigación de la UNAD, debe estar vinculada a un proyecto de investigación
avalado institucionalmente o actividades propias de la gestión de la investigación, los grupos, semilleros y líneas de
investigación.
3.2) Toda solicitud de movilidad Internacional, debe obedecer a una necesidad institucional, en este sentido se verificará que
el objeto de la comisión se encuentre debidamente soportado y que el mismo responda a la política de internacionalización y
áreas estratégicas del Sistema UNAD GLOBAL.
3.3) La solicitud de movilidad Internacional para docentes debe presentarse como mínimo con dos (2) meses de anticipación
al evento o capacitación a atender, para tramitar su aval ante el Consejo Académico. En cuanto al personal administrativo,
deberá presentar la solicitud con un (1) mes de antelación al evento o capacitación. Circular 210-017 de 2015.
3.4) Las solicitudes de movilidad internacional que no representen erogación económica por parte de la Universidad, deben
venir con la certificación de financiación externa de la misma y cumplir con la ruta establecida y requisitos, excepto con la
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proyección de gastos de la Gerencia Administrativa y Financiera-GAF y la expedición del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal-CDP.
3.5) Cuando a una misma comisión internacional asistan dos o más personas, deberá estar plenamente justificado el
desplazamiento de cada uno de ellos, quienes deberán cumplir funciones o actividades completamente puntuales y
diferentes.
3.6) En caso de que la movilidad solicite como requisito el dominio de algún idioma extranjero, es responsabilidad del
Beneficiario certificar el cumplimiento de este requerimiento ante la entidad externa y/o internacional que lo solicite.
3.7) Las memorias del evento y los documentos de las ponencias son evidencias necesarias para la legalización administrativa
y contable de las comisiones internacionales y la movilidad internacional. Sin embargo, no son considerados como productos
tangibles de internacionalización, deben dar respuesta a alguna(s) de las áreas estratégicas del Sistema UNAD Global para
contar con el aval de la Vicerrectoría de Relaciones Internacionales VINTER.
3.8) El trámite para visas, seguros internacionales, permisos especiales y demás documentos relacionados que sean de
carácter personal son responsabilidad del beneficiario de la movilidad. La VINTER orientará al beneficiario de la movilidad,
sobre las generalidades de los diferentes trámites.
3.9) Para poder participar en cualquiera de las modalidades definidas anteriormente se debe cumplir con los requisitos y
condiciones establecidas en los reglamentos, acuerdos, circulares y demás normativa de la UNAD y de la universidad u
organización anfitriona según aplique.
3.10) Para presentar la solicitud de movilidad internacional se debe tener conocimiento claro sobre la política de
internacionalización y las Áreas Estratégicas del Sistema UNAD GLOBAL. [Link]

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4). Descripción del Procedimiento

Actividad de Control Operacional

4.7) Código
4.5) Códigos de de carpeta en
4.4) Resultados o 4.8) Encargado de la
4.2) Insumos necesarios para la 4.3) Descripción detallada de la registros y 4.6) Medio de la que se
Nº 4.1) Actividad productos de la actividad
actividad actividad documentos archivo archiva
actividad (responsables)
asociados (código según
la TRD)
1 Seleccionar la -Convocatorias ofertadas por la El funcionario Movilidad NA NA NA Funcionario
convocatoria VINTER administrativo, Docente de internacional administrativoD
a participar, -Convocatorias de interés Carrera o Docente seleccionada ocente de
de las particular de cada usuario Ocasional de la Carrera o
ofertadas por Universidad, selecciona la Docente
la VINTER, o convocatoria de su interés, Ocasional
las de interés en la que va a participar,
particular. bien sea de las ofertadas
directamente por la
VINTER, o las de su interés
particular.

Para definir la
convocatoria a participar,
debe tener presente la
condición 3.10.

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2 Dar Visto -Cumplimiento de requisitos, El funcionario Formato de Formato Física No Aplica Jefe Inmediato
bueno a la según Acuerdo 019 de marzo 30 administrativo, Docente de movilidad para Visto /Digital
movilidad de 2012 CSU, Carrera o Docente internacional Bueno de
internacional. -Evaluación del Docente Ocasional de la con visto Movilidad
-Balance de Gestión Universidad, solicita el bueno del jefe Internaciona
-Circular Normativo 210-017 de concepto favorable del inmediato. l (F-10-3-1)
2015 jefe inmediato, para la
movilidad internacional
mediante el Formato para
Visto Bueno de Movilidad
Internacional F-10-3-1 así:

• Para funcionarios
administrativos:
aprobación del líder de la
unidad a la cual
pertenece.
• Para docentes en
unidades misionales de
la Sede Nacional:
aprobación del líder de la
unidad misional a la cual
pertenece.
• Para docentes en Zonas:
aprobación del Director
Zonal y Decano de
Escuela

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Las solicitudes de
movilidad internacional,
deben ir acompañadas con
los siguientes soportes:
• Formato de
movilidad debidamente
diligenciado
• Invitación o
inscripción al evento
internacional, en el cual se
evidencia que la
participación se realiza en
representación
institucional.
• En el caso que el
servidor público/docente,
o la entidad organizadora
del evento, asuma la
totalidad o parte de los
recursos necesarios para la
movilidad internacional,
se debe acreditar
mediante carta o
certificación, que indique
expresamente quien
asumirá los costos de la
misma.

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• Proyección de
gastos elaborada por la
Gerencia Administrativa y
Financiera, cuando se
requiera apoyo económico
para la movilidad.

Para solicitudes de
personal administrativo
continua con el paso 5 del
procedimiento

3 Dar visto Formato de movilidad Si la solicitud de movilidad Acta de comité “Formato de Físico (Según Consejo de
bueno a la internacional con visto bueno es comisión de servicios o de Registro de escuela Escuela
movilidad del jefe inmediato comisión de estudios: El investigación Reuniones y donde ò
internacional consejo de escuela realiza o consejo de Comités aplique) Comité de
revisión de la pertinencia, escuela en Institucional Actas Investigación
(Sólo aplica viabilidad y demás ítems donde se es (F-2-2- Consejo de
para que consideren para Avalar incluya el 16). Escuela
docentes) mediante acta, la solicitud resultado de la
de movilidad, valoración de
la movilidad.
Si la solicitud es movilidad
por investigación:
El comité de investigación
de la escuela verifica si el
evento al que se va a asistir
para presentar la

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ponencia, proyecto de
investigación, pasantía,
etc. está directamente
ligado a una línea de
investigación, pertinencia,
viabilidad y demás ítems
que consideren para dar
aprobación mediante acta
a la solicitud de movilidad.

4 Dar visto -Formato de movilidad El docente radica la Resultado de Formato de Físico Actas Vicerrectoría
bueno a la internacional con visto bueno solicitud ante la la valoración Movilidad Consejo de Académica y
movilidad del jefe inmediato Vicerrectoría Académica y de la Internaciona Escuela de
internacional -Acta de Comité de Investigación de Investigación quien movilidad por l (F-10-3-1) Investigación
o consejo de Escuela en donde emitirá visto bueno sobre parte de la con [Link]
(Sólo aplica se incluya el resultado de la la pertinencia académica y VIACI de VIACI
para valoración de la movilidad. la disponibilidad mediante visto
docentes) Soportes Documentales presupuestal para la bueno en
movilidad. Formato de
Movilidad
Internacional.
5 Dar visto -Formato de movilidad El docente o funcionario Resultado de “Formato Digital Carpeta Vicerrectoría de
bueno a la internacional con visto bueno administrativo, radica la la valoración Solicitud “Movilidad Relaciones
movilidad del jefe inmediato solicitud de movilidad de la Movilidad internacio Intersistémicas
internacional -Acta de comité de investigación Internacional (Formato movilidad por Internaciona nal” e
o consejo de escuela. solicitud de movilidad parte de la l. (F-10-3-1) Internacionales
-Visto Bueno de la movilidad por internacional) ante la VINTER
parte de la VIACI en formato. Vicerrectoría de Relaciones mediante visto

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-Todos los documentos soportes Internacionales, quien bueno en el

de la movilidad. evalúa la pertinencia y formato
contribución de la correspondien
movilidad, al desarrollo de te.
la Política de
Internacionalización de la
UNAD, de acuerdo con los
productos definidos y
acorde con las áreas
estratégicas del Sistema
UNAD Global.

Para solicitud de personal

administrativo continua
con el paso 7 del
procedimiento.
6 Presentar Formato de Movilidad La Secretaría General Aval de la Acta de Físico SECRETARI Consejo
formalmente Internacional con los vistos recibe del docente, toda la solicitud de la consejo A GENERAL Académico
la Solicitud de buenos y documentos soportes documentación de la movilidad por académico 210 07 -02
Movilidad anteriormente solicitados. movilidad internacional parte del con aval. Secretaría
internacional, descrita en los pasos Consejo “Formato de General
ante el anteriores, quienes Académico. Acuerdo
Consejo verifican y agendan la (F-2-2-15)”.
Académico. solicitud en la siguiente
sesión de Consejo
(Sólo aplica Académico.
para
docentes)

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7 Solicitar -Oficio a Rectoría La Rectoría evaluará la Aprobación de Aprobación Físico SECRETARÍ Rectoría
aprobación de -Aprobación de jefe directo. solicitud de la Movilidad Rectoría para de movilidad A GENERAL
la Movilidad -Aval de la VINTER mediante Internacional presentada la Movilidad Rectoría 210 07 - 02
Internacional visto bueno en el formato por el funcionario Internacional
por parte de correspondiente. administrativo, soportada
Rectoría. con los documentos y
vistos buenos, descritos en
(Sólo para los pasos anteriores.
personal Si es aprobada continua
administrativ con el paso 8.
o) Si no se aprueba termina el
procedimiento.

8 Emitir -Formato de Movilidad La Secretaria General Resolución Formato de Físico SECRETARÍ Secretaria
resolución de Internacional con los vistos proyecta la resolución de emitida Resolución A GENERAL General
la movilidad buenos y documentos soportes aprobación de la movilidad (F 2-2-15) 210 06-01
internacional anteriormente solicitados, internacional y la envía a Carnet o Gerencia
y Gestionar según corresponda a Docente o Rectoría para la firma. certificación Administrativa y
cobertura Servidor Público. de ARL con Financiera.
internacional -Pagaré en blanco, carta de Secretaría General entrega cobertura
de instrucciones copia de la resolución internacional Gerencia de
Administració emitida, a la Gerencia de Talento
n de Riesgos Talento Humano y Humano
Laborales- Gerencia Administrativa y
ARL Financiera, previa firma de
Rectoría.

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Continúa con el
“Procedimiento de trámite
de recursos para
desplazamientos” (P-4-13)
de la Gerencia
Administrativa y
Financiera.

La Gerencia de Talento
Humano gestiona
cobertura internacional de
ARL para el docente o
Funcionario
Administrativo,
beneficiario de la
movilidad internacional.

Entrega al docente o
funcionario administrativo
carnet de ARL o
certificación de cobertura
internacional y copia de las
instrucciones de cobertura
en el exterior.
9 Realizar -Resolución emitida, carnet o El docente o funcionario Certificado de Documento Físico / Docente
movilidad certificación de ARL con administrativo, realiza la movilidad de la Digital /Funcionario
internacional cobertura internacional. movilidad internacional en internacional, certificación Administrativo
por parte del de movilidad

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fechas descritas en la organizador

resolución. del evento.
10 Presentar Certificado de movilidad por El docente ocasional, de Informe de Productos Físico/Digital Secretaría Docente
informe y parte del organizador del carrera o funcionario Movilidad derivados de General /Funcionario
productos evento. administrativo presenta a Internacional la Movilidad VINTER Administrativo
derivados de la Secretaría General el Internaciona
la movilidad informe detallado de las l
internacional actividades realizadas,
para lo cual cuenta con un
término de cinco (5) días
hábiles contados a partir
de la terminación de la
movilidad internacional,
cumpliendo con los
tiempos establecidos y de
acuerdo con la
presentación del informe.

Igualmente hará entrega a

la Vicerrectoría de
Relaciones Intersistémicas
e Internacionales, el
informe con los productos
indicados establecidos,
para su seguimiento en
fechas definidas y acorde
con las líneas estratégicas
del Sistema UNAD Global.

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11 Verificar Informe final de Movilidad La VIREL verificará que los Informe de Productos Físico/Digital Secretaría Vicerrectoría de
cumplimiento Internacional con los productos productos indicados en la Movilidad derivados de General Relaciones
de los definidos. aprobación de la movilidad Internacional la Movilidad ViNTER Intersistémicas
productos internacional, estén Internaciona e
definidos en la acordes con las líneas l Internacionales
Movilidad estratégicas del Sistema
Internacional UNAD Global y entregados
en fechas establecidas.

En caso de incumplimiento
de cualquiera de las
obligaciones adquiridas de
la movilidad, el caso será
remitido a la Oficina de
Control Interno
Disciplinario para lo de su
competencia,
adicionalmente el
incumplimiento facultará a
la UNAD a diligenciar y
hacer efectivo el pagaré
suscrito, para lograr el
retorno de los dineros y
costos de pasajes
sufragados por la
Universidad para atender
la movilidad.

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El pagaré que soporta el

cumplimiento de las
obligaciones propias de la
movilidad internacional,
será devuelto al docente o
servidor público, en el
momento que se acredite
el cumplimiento de la
misma y previa
certificación de la
Vicerrectoría de Relaciones
Intersistémicas e
Internacionales.

Si la Movilidad
Internacional fue aprobada
con apoyo económico,
debe legalizar los gastos
según el Procedimiento de
trámite de recursos para
desplazamientos” (P-4-13)
de la Gerencia
Administrativa y
Financiera.

FIN

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5) Diagrama de Flujo del Procedimiento

Título

Docente de Carrera, Consejo de Escuela,

Vicerrectoría Académica y Vicerrector de Relaciones Gerencia Administrativa Gerencia de Talento
Ocasional /Funcionario Jefe inmediato Rectoría Comité de Investigación de Secretaría General Consejo Académico
de Investigación Internacionales y Financiera Humano
Administrativo Escuela

INICIO

si

Seleccionar la Da [Link].
convocatoria a Aprueba la
participar movilidad? Revisa movilidad
Aprueba
movilidad
Solicita Aprobación no si
de la movilidad
internacional FIN si

no

¿Se aprobo la
FIN no si
movilidad?

Revisa movilidad

¿Se aprobo la
FIN no movilidad si Revisa movilidad
Internacional?

¿Se aprobo la Agenda para consejo AvalaL a solicitud de

si
movilidad? académico (para docentes) movilidad intrnacional

no

FIN

¿Se aprobo la
no FIN
movilidad?
Emitir Resolución si

si

Gestionar cobertura
Tramita recursos
internacional de
para
Realizar la movilidad administrador de riesgos
desplazamientos
laborales ARL y entregar al
beneficiario

Presentar informe final y Recibe certificación

Verifica si de cumplimiento de
productos derivados de la
cumplimiento de productos
movilidad
productos

no
Devuelve pagare al
beneficiario de la
movilidad
Solicita ajustes

FIN
Fase

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6) Normatividad y Documentos de Referencia

6.1) Documento de consulta 6.2) Consulta en
Matriz de Marco Legal y Normatividad Aplicable Ver enlace

7) Modificaciones/actualizaciones
7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización
0 17/10/2014 Primera versión emitida
Se modificó nombre del procedimiento, objetivo, se amplió
1 08/06/2016 el alcance a funcionario administrativo, Docente de Carrera,
Docente Ocasional, se modifica la descripción del procedimiento,
se ajusta la normatividad por cuanto pasa a proceso misional.

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