Documentos Mercantiles:
Los documentos mercantiles son una de las variantes más importantes de los documentos de una
empresa. Lo son porque constituyen una prueba de la actividad operacional de la misma y, por tanto,
sirven como justificante de dicha actividad contable ante Hacienda y ante la ley. En este sentido,
conviene conocer qué son los documentos mercantiles exactamente, cuáles son los documentos
mercantiles exactamente y las responsabilidades legales que tenemos hacia ellos.
La definición de documentos mercantiles sería algo así como todo documento que acredita y legitima
el ejercicio de las transacciones y la documentación de las operaciones de tipo mercantil. En otras
palabras: es la representación numérica y textual de las operaciones económicas y financieras que
lleva a cabo una organización. Y dado que esta última está sujeta a deberes fiscales con el Estado,
deben ser retenidos estos documentos durante determinado tiempo para cumplir con las obligaciones.
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL
La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter
técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que
se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para
tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que
permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el
cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al
Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el
que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido
Tipos de documentos comerciales
Primero se tiene la clasificación básica, documentos comerciales negociables y no negociables:
Negociables. Aquellos que se pueden convertir en efectivo o representan una promesa de
pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales con base en ellos. Los más
comunes son: el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza y la factura cambiaria.
No negociables. Su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una transacción
comercial o brindan la información necesaria para hacerla. Los principales documentos
comerciales no negociables son: la cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de
caja, el comprobante de pago, el recibo de consignación y las notas débito y crédito
En segundo lugar, se les llama de la siguiente manera:
Privados. Son los suscritos entre las partes sin intervención de notarios, jueces o
funcionarios.
Públicos. Al contrario de los privados, han sido legitimados por notarios o funcionarios
judiciales
Por último, se les considera informativos y de soporte:
Informativos. Aquellos que suministran información sobre el estado de la mercancía y sus
generalidades como su valor, condiciones de pago, etc.
De soporte. Son todos los documentos utilizados como prueba de una acción realizada y
para pagar o respaldar una obligación monetaria
Características de los documentos comerciales
Los siguientes son elementos que se observan en cada uno de los documentos comerciales que se
emplean a diario en el ámbito empresarial y mercantil. Los hay de dos niveles, en primer lugar están
los que configuran las características generales y, en segundo lugar, los que conforman las particulares:
Generales:
Nombre propio del documento.
Lugar y fecha de emisión.
Número de orden.
Nombres de las personas o empresas que intervienen en el negocio.
Cantidades escritas en números y letras.
Concepto de la transacción con todos sus detalles.
Firmas de las personas autorizadas.
Particulares
Nombre del documento.
Tamaño del documento.
Rayado de acuerdo con el tipo de documento.
Vencimiento.
Cuáles son los documentos comerciales
Siguiendo la tipología básica que divide a estos documentos en negociables y no negociables, se
tienen:
1. Negociables
Entre los documentos comerciales negociables se encuentran:
1.1 Cheque
Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a
su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.
1.2. Letra de cambio
Documento comercial consistente en una orden de pago incondicional que da el girador o deudor
(quien extiende la letra) para que se pague a un beneficiario o acreedor (quien percibe el pago), un
monto de dinero en una fecha determinada.
1.3. Pagaré
Documento comercial privado por el cual una persona se compromete a pagar a otra, o a quien esta
indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
2. No negociables
Algunos de los documentos comerciales no negociables son:
2.1. Nota de pedido o de compra
Es un documento comercial mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a
un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.
2.2. Nota de ventas
Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha
vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás
condiciones de la operación.
2.3. Remito o remisión
Se utiliza este documento comercial para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él,
la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la
preparación de la factura.
2.4. Factura
Es un documento comercial que extiende el vendedor al comprador como constancia de un acto de
compraventa de productos o servicios. Se usa para comprobar las condiciones en que se ha pactado el
contrato de compraventa, además, para justificar la procedencia y propiedad de los productos o
servicios y, por último, para conocer el monto respectivo a pagar.
2.5. Nota de débito
Comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en
su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica.
2.6. Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
2.7. Recibos
El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su
firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.
