DOCUMENTOS
EMPRESARIALES
DOCUMENTOS
Los documentos sirven de soporte en el
desarrollo de las actividades que se ejecutan en
una empresa. Para el área de Recursos
Humanos son esenciales.
DOCUMENTOS
NORMATIVIDAD
Acuerdo 60 Archivo General GTC 185 NTC 486
de la Nación
Documentación organizacional Documentación
Por el cual se establecen Cartas Presentación de tesis
pautas para la Memorandos Trabajos de grado
administración de las Circulares Otros trabajos de
comunicaciones oficiales en Actas investigación
las entidades públicas y las Informes
privadas que cumplen Certificados y Constancias
funciones públicas Hoja de Vida Corporativa
Sobres comerciales
Mensajes electrónicos
Tarjetas protocolarias
GLOSARIO
FOLIO: Acción de numerar las hojas
FOLIAR: Acción de numerar las hojas
LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la
organización. Proyecta la imagen
corporativa y hace fácil la
identificación de la entidad que
genera o produce la comunicación.
MEMBRETE: Inscripción impresa del
conjunto de datos que identifican a una
persona natural o jurídica.
TIPO DE DOCUMENTOS
Cartas
Tarjetas de
Circulares
presentación
Mensajes
electrónicos Actas
Documentos
Organizacionales
Sobres Comerciales Memorandos
Hoja de Vida
Informes
Corporativa
Certificados y
Constancias
CARTAS
Manejo de
Ortografía
la puntuación
Alineación Tipografía
Código Saludo
Mensaje Despedida
Ejemplo
CIRCULAR
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
Debe tratar un solo tema
Debe iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía
Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
Usar un tratamiento respetuoso y cortés
Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo
utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización, y
Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
Clases de Circulares
• Dirigida a un grupo • Comunidad en general a
• Dirigida a una persona quien se le desea brindar
una información de interés
INTERNA EXTERNA
Ejemplo 1: Circular Externa
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter general.
Ejemplo 2: Circular Interna
ACTA
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se
debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.
Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o
situación específica, sin describir detalles intrascendentes.
Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que
deben redactarse en tiempo presente.
ACTA
De comités
Actas de Concejo
entrega municipal
Actas de
Junta directiva
sociedades
ACTAS
Actas de
Administrativas
asambleas
Levantamiento Eliminación de
de cadáveres documentos
Baja de
inventarios
Ejemplo de Acta
EL INFORME
La expedición de informes está a
cargo de funcionarios o empleados
autorizados, mediante acto
administrativo o en el cumplimiento
de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel
con logosímbolo, de acuerdo con
las normas internas de la
organización.
EL INFORME
Aspectos a tener en cuenta:
tratar un solo tema por informe;
redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
usar tratamiento respetuoso y cortés;
redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);
utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización;
disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y
elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.
Ejemplo 1: encabezado de informe
Clases de Informes
Resumen
• 2 a 3 páginas
Ejecutivo
Informe • Consta de 1 a
Corto • 10 páginas
Informe
• Más de 11 páginas
Extenso
Esquema del informe corto
Esquema Informe Extenso
CERTIFICADOS
CERTIFICADOS
El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que
asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento
acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,
juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).
CERTIFICADOS
CERTIFICADOS
calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos;
registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y
becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos,
documentos de identidad, entre otros
Ejemplo
CONSTANCIAS
CONSTANCIA
La constancia es un documento
de carácter probatorio, que no
requiere solemnidad, puede ser
personal.
CORREO ELECTRONICO
Es un sistema que permite intercambiar
información con uno o más usuarios de
cualquier lugar del mundo, a través del
internet. Este medio se puede utilizar
MENSAJES para enviar documentos adjuntos
ELECTRÓNICOS como cartas, memorandos, circulares y
cualquier otro documento que sea
necesario para la sustentación del
contenido, razón por la cual se
recomienda tener en cuenta las
disposiciones de esta guía para cada
uno de estos casos.
Características
➢ Tratar un solo tema por comunicación.
➢ Redactar en forma clara, precisa, concreta y
concisa.
MENSAJES ➢ Usar tratamiento respetuoso y cordial.
ELECTRÓNICOS ➢ Redactar en primera personal del plural y usar
el tratamiento de usted en
➢ singular o plural.
➢ Utilizar un estilo gramatical natural y sencillo.
➢ Distribuir estéticamente el texto de acuerdo
con su extensión
Partes
Encabezamiento: De (from): informa a los receptores quien es el remitente del
mensaje.
Para (To): indica la dirección del destinatario.
Asunto: es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el
correo. Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido
del mensaje.
HOJA DE VIDA
La Hoja de Vida (HV) es la carta de
presentación de tus habilidades y
conocimientos frente al mundo laboral,
en ella debes recalcar los aspectos
más importantes de tu carrera sin
extenderte y sin aburrir.
Fuente: Compensar, 2020
HOJA DE VIDA
Se sugiere crear un perfil
laboral que destaque tus
habilidades: en este
campo debes hacer un
resumen que hable
especialmente sobre tres
aspectos fundamentales: SABER HACER SER
Describir la Explicar la Hablar de sus
formación experiencia competencias
técnica laboral. laborales.
Fuente: Compensar, 2020
HOJA DE VIDA
Presentación
Referencias personales Perfil profesional
Formación
académica
Referencias
Laborales
Experiencia
Laboral
Perfil Profesional
En la primera parte de la HV LUISA CAMILA SANCHEZ RUIZ
Calle 21 No. 34 – 36 Sur Bogotá D.C.
debe ir el nombre y apellidos Teléfono: 312232323
del candidato, todo en
[email protected]mayúscula y negrilla, se
deben agregar datos de PERFIL PROFESIONAL
contacto que incluyan Técnica en Asistencia Administrativa con
dirección, correo electrónico conocimientos en herramientas ofimáticas: Excel,
y número de contacto. Access, Word, Power Point. Habilidades trabajo en
equipo. Colaborativa, entusiasta y organizada.
Estudios desarrollados
En la hoja de vida se IDIOMAS
recomienda relacionar el
Ingles A2 - Mark Center, Bogotá D.C., Junio 21 de
último estudiando.
2020.
Actualmente en muchas hojas ESTUDIOS REALIZADOS
de vida se relaciona el
Técnico en Asistencia Administrativa
manejo de la segunda
Sena Centro de Servicios Financieros
lengua. Bogotá D.C. junio 25 de 2020
También se puede relacionar: Bachiller Académico
Colegio Distrital Nuevo Kennedy
cursos cortos, diplomados, Bogotá D.C., diciembre 12 de 2019
etc.
Experiencia Laboral
En la hoja de vida se EXPERIENCIA LABORAL
recomienda relacionar el
último cargo ocupado al H&J ASESORES
Bogotá D.C. Calle 21 No. 45-66
inicio. Teléfono: 6018907878
01 enero de 2018ª 30 de noviembre de 2019
Luego seguir de esta manera, Auxiliar Administrativa
es decir, que el primer trabajo Encargada de brindar apoyo a la gestión
administrativa del área de Talento Humano,
que se ha tenido, deberá manejando base de datos en Excel, soportes de
aparecer de últimas. tablas dinámicas para nómina, elaboración de
certificaciones y manejo de incapacidades
Retiro voluntario
Referencias Laborales
REFERENCIAS LABORALES
En esta parte se sugiere
colocarse en contacto con la JUAN CAMILO HINESTROSA SANCHEZ
persona que podría brindar la Jefe área de Talento Humano H&J ASESORES
referencia laboral. Calle 21 No. 45-66
Teléfono: 6018907878
E-mail: [email protected]
Tenga en cuenta que muchas
personas tienen una agenda
MIGUEL ANGEL PEREZ TORRES
muy ocupa, lo cual dificulta el Jefe de personal Consultores SAS
poder responder llamadas. Calle 40 No. 50 – 60 Sur
Teléfono: 601456767
Como mínimo relacione 2 E-mail: [email protected]
Referencias Personales
Se sugiere relacionar REFERENCIAS PERSONALES
referencias personales que
ANA MARÍA LOPEZ RUIZ
puedan responder con Ingeniera de Sistemas
facilidad el teléfono cuando Seguros del Estado
se requiere, además que Celular: 3156013434
puedan dar buenas
YESSICA JIMENEZ TORRES
referencias de usted, pueden Estudiante de Biología Marina
ser como mínimo 2 Celular 312454569
Otros aspectos
INTERESES
En los nuevos formatos
hoja de vida, suele RECONOCIMIENTOS
rescatarse:
CURSOS
EJEMPLOS DE FORMATOS HOJA DE VIDA
EJEMPLOS DE FORMATOS HOJA DE VIDA
EJEMPLOS DE FORMATOS HOJA DE VIDA
EJEMPLOS DE FORMATOS HOJA DE VIDA
Formato permisos
EMPRESA DE EMPAQUES Y HERRAMIENTAS SAS
FP-001 V.1
SOLICITUD DE PERMISO
Yo,
Por medio de este comunicado solicito permiso para el día del mes de del año
MOTIVO
Firma de Solicitante Vo. Bo. Jefe Inmediato
Vo. Bo. Área de Recursos Humanos
DERECHO DE PETICIÓN
Es la facultad que tiene toda
persona para presentar
solicitudes respetuosas ante las
autoridades o entidades, ya
sea por motivos de interés
general o particular.
¿Qué entidades públicas y privadas que
asesoran la presentación de peticiones?
La Defensoría del Pueblo.
La Procuraduría General de la Nación.
Las personerías distritales y municipales.
Los consultorios jurídicos de las universidades.
Ejemplo derecho de petición
Bogotá D.C., Abril 23 de 2023
Señores
EMPRESA DE TELEFONOS DE BOGOTÁ ETB
A quien corresponda
Bogotá D.C.
Asunto: Recurso de reposición y en subsidio de apelación.
Yo, XXXXXXXXX, identificada con la Cédula de Ciudadanía No. xxxxxxx de Bogotá,
mayor de edad, vecina de esta ciudad, en mi calidad de usuario de la línea fija ETB
xxxxxxx.
HECHOS:
1. Migración Internet Móvil tradicional a 4G mes de octubre de 2022.
2. Publicidad engañosa frente a servicio ofrecido por la empresa.
3. Desconocimiento por parte de funcionarios a la hora de brindar asesoría, frente a
inquietudes.
4. Indemnización.
PETICIÓN.
Sírvanse revisar de acuerdo con los derechos del consumidor, la manera como me han
perjudicado, al NO prestar el servicio por el cual he venido pagando cumplidamente….
1. Migración Internet Móvil tradicional a 4G mes de Octubre de 2022.
Desde el mes de agosto de 2022, la empresa ETB enviaba comunicados con la factura
telefónica, acerca de que las personas que teníamos a la fecha el servicio adicional de
Internet Móvil, deberíamos sí queríamos seguir con el servicio, migrar a la nueva
tecnología 4G……..
2. Publicidad engañosa frente a servicio ofrecido por la empresa.
De manera muy respetuosa considero que la empresa en su momento manejó
publicidad engañosa, al enviar información y hasta en la página web tener información
acerca de cómo se podía hacer la migración, que sólo era colocar la nueva SIM en la
Ejemplo derecho de petición
3. Desconocimiento por parte de funcionarios a la hora de brindar asesoría, frente
a inquietudes.
Cuando se asiste a la ETB, donde con todo respeto, hoy en día sólo muestra el interés
por vender celulares, se deben hacer largas filas para poder ser atendida, para recibir
una respuesta similar,
Esta es la respuesta a mi petición: “En atención a su queja debido a los
inconvenientes presentados con el funcionamiento del servicio de la línea
3057502764 contratada en ETB, le informamos que se realizaron las
verificaciones internas correspondientes y no se encontraron reporte de fallas
con el servicio, motivo por el cual el día 14 y 15 de enero de 2023 nuestra área
encargada de soporte técnico trato de contactarse con usted para brindar una
solución a los inconvenientes que presenta, lo cual no fue posible por lo que
le sugerimos que si persiste con las fallas se comunique a nuestras líneas de
atención *700 opción 1 y luego opción 6 o desde un fijo al 3777777”1.
4. Indemnización.
Teniendo en cuenta los inconvenientes presentados y que NO me han querido ayudar
a solucionar de manera favorable para que yo pueda disfrutar del servicio por el cual he
venido pagando a la empresa ETB y que tengo derecho, quizá porque cada funcionario
tiene una versión diferente o simplemente como en muchas empresas de nuestro
maravilloso país, al cliente se le debe tratar a las patadas, y que pague cumplidamente
o sino la amenaza de enviarlo a DATACRÉDITO.
NOTIFICACIONES:
Dirección:
Correo electrónico
Número celular
PRUEBAS:
1. Copia Carta de información Migración Internet Móvil a 4G.
2. Instructivo que llegó con USB para cambio de SIM.
3. Copia respuesta CUN: 4347-15-0005171762
Atentamente:
NOMBRES Y APELLIDOS
CC
Celular
Copia: Superintendencia de Industria y Comercio – SIC
1
Tomado de respuesta ETB CUN: 4347-15-0005171762
Ejercicio sugerido
Respetados aprendices, los invito a
desarrollar las actividades propuestas en
el caso práctico los documentos del área
de Recursos Humanos 1
