ASESORÍA PARA LA IMPLEMENTACION DEL
TELETRABAJO
Gestión Organizacional, Perfiles de Competencias y
Adaptación al Cambio
INTRODUCCIÓN
El Teletrabajo es “Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de
actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las
tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la
empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo”.
(Artículo 2, Ley 1221 de 2008).
Lo anterior implica, tanto para la organización como para los trabajadores, que las
características del trabajo “tradicional” se modifican por el aprovechamiento de las TIC
generando beneficios para ambas partes.
Esta nueva forma de organización laboral cuenta con tres características que tienen impacto
en la organización y los trabajadores:
a. La actividad laboral se lleva a cabo fuera de la organización donde están centralizados
los procesos
b. Se usan tecnologías para facilitar la comunicación sin requerir la presencia física del
trabajador para cumplir las funciones
c. Genera nuevos mecanismos de control y seguimiento de tareas cambiando la forma
tradicional de comunicación interna en la organización.
Así la implementación del Teletrabajo requiere, tanto de la organización como de los
trabajadores, ajustes y cambio no solo en términos de cultura organizacional sino de formas
de hacer el trabajo y perfil de competencias de los trabajadores, de modo que estos se
adapten a las nuevas condiciones de trabajo.
OBJETIVO
Este documento busca brindar acompañamiento y asesoría en el proceso de la preparación
del empleador y los trabajadores al implementar el Teletrabajo previendo el impacto en los
factores psicosociales desde el punto de vista de los cargos apropiados para realizar en
Teletrabajo, el Perfil de Competencias de los Teletrabajadores y la Adaptación al Cambio de
los trabajadores tradicionales que serán Teletrabajadores.
1. CARGOS PARA TELETRABAJAR
Considerando las recomendaciones del libro blanco de tele trabajo, uno de los primeros
pasos para implementar la modalidad de teletrabajo en la empresa es considerar las áreas y
los cargos considerados aptos para realizar teletrabajo.
Para facilitar esta labor se sugiere tener en cuenta los siguientes elementos:
A. Identificar las áreas y los cargos donde la labor principal esté relacionada con
procesamiento de información o generación de conocimiento
B. Identificar aquellos cargos cuya labor no requiere necesariamente ser desarrollada dentro
de las instalaciones de la organización o que no requiere contacto personal permanente
con otros miembros de la organización
C. Reconocer las restricciones de manejo de información, datos o documentos por fuera de
las instalaciones de la organización
D. Validar la existencia y acceso de los trabajadores a herramientas informáticas que
permitan a los trabajadores mantener comunicación con la organización
E. Validar si las áreas con cargos “potenciales” para teletrabajo cuentan con procesos de
desempeño basados en objetivos medibles
Respecto al proceso para elegir los cargos se sugiere que los jefes de las áreas “potenciales”
tengan la oportunidad de proponer sus áreas voluntariamente cuando por primera vez se
implementa el teletrabajo, y de igual manera los trabajadores sean informados validando su
interés y disposición para realizar su trabajo bajo esta nueva modalidad de trabajo.
Para el proceso de convocar y seleccionar a los trabajadores interesados y dispuestos al
teletrabajo es importante compartir con los trabajadores los beneficios del teletrabajo y los
mecanismos que usará la organización para acompañar el proceso y mantener comunicación
permanente con ellos.
En esta nueva modalidad de trabajo considerando al factor humano y las nuevas condiciones
laborales que lo rodean se recomienda analizar y prever las características de las funciones o
tareas a llevar al teletrabajo y el perfil de los trabajadores que realizarán tales tareas.
Respecto de las funciones o tareas que se van a transferir a teletrabajo, desde el nivel
gerencial y calidad y procesos es recomendable que se consideren los siguientes aspectos
organizacionales para prever dificultades en la realización de las mismas y el logro de los
resultados esperados:
- Nivel de interdependencia de las funciones o tareas con otros procesos organizacionales.
- Nivel de complejidad, carga cuantitativa y cualitativa de las tareas y funciones.
- Impacto en los resultados del negocio (que tan críticas son para los procesos y los
resultados)
- Tipo de recursos requeridos (además de los tecnológicos, técnicos, humanos, físicos,
económicos y de tiempo).
2. PERFIL DE COMPETENCIAS DEL TELETRABAJADOR
Una de las recomendaciones consignada en el Libro Blanco del Teletrabajo respecto al perfil
de los trabajadores que realizarán Teletrabajo es que la empresa considere las competencias
apropiadas para que el teletrabajador esté en condiciones de cumplir de manera apropiada su
labor bajo esta nueva modalidad.
Para orientar este proceso se sugieren algunas competencias considerando que esta
modalidad de trabajo conlleva un nivel de control descentralizado por objetivos,
funcionamiento satélite y no por horas bajo supervisión lo cual requiere autorregulación y
apropiación por parte de los trabajadores.
Con dichos criterios se sugiere tener en cuenta las siguientes competencias:
Nombre de la Definición
Competencia
Adaptación al Capacidad para aceptar con facilidad y enfrentarse con versatilidad a
cambio situaciones y personas nuevas y para aceptar los cambios positiva y
constructivamente.
Flexibilidad Capacidad para ajustar la conducta con el fin de lograr objetivos definidos
a pesar de las dificultades, el cambio repentino en las situaciones o
cuando se deben enfrentar perspectivas distintas o encontradas
Disciplina Es la capacidad de actuar de forma ordenada y constante para conseguir
un objetivo específico. Implica proceder con determinación hasta lograr
las metas y propósitos acordados o definidos.
Dinamismo Se trata de la habilidad para trabajar arduamente en situaciones
exigentes, cambiantes o alternativas, sin que esto afecte significativamente
el nivel de actividad
Independencia Actuación basada en las propias convicciones, con claridad de criterio y
disposición sin dudar frente a la línea de acción determinada.
Compromiso y Identificación con las ideas, los valores y la estrategia de la empresa.
Responsabilidad Sentido del deber, cumplimiento de las obligaciones asignadas.
Planeación y Capacidad para establecer eficazmente un orden apropiado de actuación
Organización personal, definiendo objetivos, plazos y prioridades, seleccionando y
distribuyendo eficazmente tareas y recursos.
Balance de vida y Capacidad para solucionar los conflictos que se pueden generar de forma
trabajo frecuente entre la vida laboral y la personal, entre los objetivos
individuales y familiares, profesionales y personales.
Una vez la organización ha decidido implementar el teletrabajo y las condiciones jurídicas y de
tecnología se han superado, pueden seguirse los siguientes pasos sugeridos como modelo de
procedimiento para la elección de los cargos y evaluación del perfil de competencias de los
trabajadores:
No. Actividad Responsable
1 Seleccionar las áreas donde por sus Área responsable: Según defina el
funciones asociadas con procesamiento de empleador pueden ser las áreas de
información o generación de conocimiento Gestión Humana, Operaciones y
sea posible implementar esta modalidad Tecnología, etc.
2 Diseñar el proceso de evaluación de Área responsable: Según defina el
competencias: empleador pueden ser las áreas de
Definir perfil de competencias Gestión Humana, Operaciones, Calidad
Establecer criterios de selección y Tecnología, etc.
Definir herramientas y mecanismos de
evaluación,
Definir plan de formación para superar las
brechas identificadas
Proceso de acompañamiento y seguimiento
para desarrollo de competencias
3 Realizar un acercamiento con los jefes Área responsable y Áreas convocadas
directos e indirectos de las áreas
seleccionadas y presentar la propuesta
evidenciando ventajas y desafíos
4 Definir con los jefes de las áreas Área responsable y Áreas convocadas
seleccionadas un responsable por área para
la implementación y los posibles cargos para
llevar a teletrabajo
5 Hacer partícipes a los trabajadores de los Área responsable y Áreas convocadas
cargos potenciales para teletrabajo de la
iniciativa, beneficios y posibilidades del
teletrabajo
6 Realizar el proceso de evaluación de Área responsable y Áreas convocadas
competencias
7 Socializar los resultados con los supervisores Área responsable y Áreas convocadas
y los trabajadores
8 Construir conjuntamente el plan de Área responsable y Áreas convocadas
formación para disminución de brechas de
competencias
9 Realizar proceso de sensibilización y Área responsable y Áreas convocadas
adaptación a los supervisores y trabajadores
que serán teletrabajadores
10 Iniciar proceso de implementación del plan Área responsable y Áreas convocadas
de teletrabajo
11 Realizar seguimiento y retroalimentación al Área responsable y Áreas convocadas
proceso de desarrollo de competencias y
funcionamiento
3. SENSIBILIZACIÓN Y ADAPTACIÓN AL TELETRABAJO
Dentro de los pasos del procedimiento sugerido para la definición de cargos y perfiles se
sugiere realizar un proceso de sensibilización y adaptación al teletrabajo dirigido a los
supervisores y los teletrabajadores. Este paso busca preparar y acompañar a las personas
involucradas en la “vivencia” del teletrabajo para una mejor adaptación de los colaboradores a
esta nueva modalidad.
El proceso de sensibilización y adaptación al teletrabajo debe estar contemplado dentro del
proceso de implementación general del Teletrabajo. Los pasos que se sugieren a continuación
pueden ser tomados como una guía, cada organización deberá apropiarlos y ajustarlos según
sus propias condiciones.
Una herramienta favorable en el proceso de adaptación es brindar información clara y
permanente sobre el proceso, permitir que los trabajadores y sus supervisores tengan la
posibilidad de hacer preguntas, aclarar dudas y proponer mejores prácticas que faciliten el
proceso y creen sinergia entre los Teletrabajadores, fortaleciendo la percepción de control,
autogestión y autonomía en el proceso.
No. Actividad Responsable
1 Realizar una sesión de sensibilización a los Área responsable: Según defina el
trabajadores y supervisores de las áreas elegidas y empleador pueden ser las áreas de
evaluadas donde se aborden los siguientes temas: Gestión Humana, Operaciones y
a. Compartir con el grupo Qué cambios trae el Tecnología, etc. y las Áreas donde se
teletrabajo implementará el Teletrabajo
b. Identificar los beneficios del teletrabajo para
ellos y para la organización.
c. Identificar posibles dificultades, construir y
acordar alternativas de solución
d. Revisar conjuntamente el cronograma de
implementación del Teletrabajo
e. Definir los indicadores a revisar
2 Cada futuro Teletrabajador podrá definir un plan Áreas definidas como responsables y las
de teletrabajo, donde registre las actividades a Áreas donde se implementará el
realizar y los objetivos definidos en conjunto con el Teletrabajo
empleador
3 Brindar información de apoyo tecnológico y de ser Áreas definidas como responsables y las
posible un servicio de atención a los Áreas donde se implementará el
teletrabajadores (telefónico, chat o correo) que Teletrabajo
atienda sus inquietudes y resuelva dificultades
4 Iniciar proceso de implementación del plan de Área responsable y Áreas convocadas
teletrabajo
5 Realizar reuniones de seguimiento y Área responsable y Áreas convocadas
retroalimentación al proceso de implementación,
cumplimiento de objetivos, dificultades resueltas
