Computación II

Sistemas integradores ERP y actualización de tecnologías de

información

¿Qué son los sistemas integradores de la administración de empresas

ERP?

Un sistema integrador de la administración de la empresa (ERP, Enterprise

resource planning) es una plataforma tecnológica que incorpora, uniforma e
integra los procesos operativos y no operativos de una organización.

En otras palabras, es la automatización (sistematización) de las áreas

operativas de una empresa u organización; para obtener esto es necesario
tener en la empresa una base de datos con la función de ser el recipiente de
los datos de la corporación.

Los ERP son sistemas modulares, es decir, se instalan y ponen en operación

en etapas y por componentes, donde el objetivo es tener una empresa con
todos sus procesos realizados a través del ERP.

¿Cuál es el origen de los sistemas integradores de la administración de

empresas ERP?

Los actuales sistemas ERP deben su origen a los sistemas de planeación de la

manufactura.

En los años sesenta se diseñaron sistemas como soporte a las tareas de

producción, básicamente software para controlar las materias primas de las
líneas de producción, a estos sistemas se les conoció como MRP (material
requirement planning). En los años ochenta surgió la siguiente versión de los
MRP, herramientas que además de ayudar a coordinar las materias primas
(materiales) incorporaron el control de la planta, así como actividades de la
distribución de los productos terminados, a esta generación de sistemas se les
denominó MRPII.

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A inicios de la década de los noventa, con la evolución favorable de las

tecnologías de la información (redes, computadoras personales, arquitecturas
cliente-servidor), surgen los sistemas integradores de la administración ERP en
los cuales se agregaron módulos de áreas como finanzas, contabilidad,
recursos humanos y las funciones de los predecesores referentes a la gestión
de la producción. A inicios de esta década se crea el concepto de ERPII; en
este caso se trata de la extensión de un ERP a entidades externas de la
empresa como proveedores y clientes. Tecnológicamente un ERP de última
generación funciona bajo la plataforma de Internet, navegadores y protocolos
de comunicación, lo que los hace muy fáciles de instalar y con costos
significativamente reducidos.

Evolución de los ERP

Ventajas de los sistemas integradores de la administración de empresas

ERP

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De acuerdo con Sieber (2006), las ventajas de un ERP de última generación

son las siguientes:

 No sólo apoyan y optimizan los recursos internos de una empresa, sino

que comparten la información con empresas vinculadas.
 Los nuevos ERP amplían sus funciones, incluso aquéllas más
específicas de industria individuales.
 Tecnológicamente se basan en los protocolos de comunicación de
Internet.

Beneficios principales de los sistemas integradores de la administración

de empresas ERP

En general, los beneficios de los sistemas integradores son abundantes para la

empresa, pues el tener todos los sistemas informáticos integrados permite que
las empresas opten por una mejora en la calidad y cantidad de información
disponible, así como en los procesos de negocio.

 Al tener todos los sistemas de los diferentes departamentos integrados

se logra una visión global de la operación de la empresa.
 Los procesos de la cadena de suministro y producción, al estar
automatizados, harán que la empresa tenga flexibilidad y agilidad en su
operación, por lo normal eficientan el manejo de inventarios.
 Los procesos de atención a clientes mejorarán significativamente debido
a la posibilidad de tener información relevante, actualizada e inmediata
del estado de los eventos que vinculan al cliente con la empresa.
 Operar de una forma integrada (automatización de procesos) aumentará
la productividad de la organización.
 Un ERP ofrecerá las mejores prácticas de la industria, así la empresa
estará a niveles equivalentes a la competencia.
 La automatización y tener las mejores prácticas de operación reducirán
los tiempos para poner en el mercado nuevos productos.

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Selección e implementación de los sistemas integradores de la

administración de empresas ERP

Para la elección del paquete ERP, el análisis se centra en determinar el grado

en que el paquete propuesto cubre las necesidades de la empresa, aquí es
fundamental evaluar y revisar las adaptaciones que la empresa tendrá que
hacer en sus procesos y los posibles cambios que el paquete deberá tener
para servir al objetivo de la empresa. Variables como la calidad técnica del
paquete y el costo del mismo no pueden ignorarse en la elección del ERP.

El proceso de implantación de un ERP es sin duda un proyecto complejo, con

una posibilidad de fracaso latente y con grandes costos asociados a este
escenario; por tanto, es vital efectuar una planeación y ejecución del proyecto
de implantación de un ERP en una organización.

Sieber, Valor y Porta resumen estos factores:

 Debe haber un alineamiento entre los procesos de la empresa y la

funcionalidad del ERP. La estrategia de la empresa y los procesos de la
misma deben estar bien definidos, lo cual facilita su armonía con los
requerimientos del sistema.
 Debe haber un involucramiento de los directivos de la empresa. Se trata
de un proyecto de alto costo y elevado nivel de compromiso del
personal, por este motivo los altos directivos tendrán que establecer las
prioridades del proyecto, así como directrices a las áreas involucradas
de la empresa.
 Selección del equipo adecuado en la implantación. Un equipo de
personas de diferentes áreas funcionales de la empresa es necesario.
Se debe buscar un líder de proyecto, quien tiene un amplio conocimiento
de los diferentes procesos de la empresa y un grupo, formado por una
combinación de personal, con conocimientos del negocio, los procesos y
los productos que se verán afectados por el nuevo sistema.

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 Selección de la empresa que hará la consultoría de implantación. Es

importante que los consultores tengan experiencia en el sector industrial
de la empresa en cuestión. Además, es aconsejable tener un equilibrio
entre el personal de la empresa y el consultor externo; de esta manera el
conocimiento de las prácticas de la empresa estará presente en todas
las etapas del proyecto.
 Una metodología para la implantación del ERP. Es fundamental una
guía para implantar el ERP, que incluya desde la identificación de las
necesidades hasta las actividades posteriores a la implantación. Un
proyecto para implantar un ERP no es una actividad exclusiva del
departamento de informática, sino una gestión de toda la empresa.
 Involucrar y capacitar a los usuarios. Un EPR modificará procesos y
sobre todo los programas informáticos que operan en la empresa, por
ello requiere de una gestión de cambio y de adiestramiento al personal.
En ocasiones hay que redefinir las funciones de las personas, de tal
forma que se pueda tener un sistema integrado y una base de datos
para todas las áreas funcionales.
 Mejoras y mantenimiento del ERP. Cualquier proyecto de implantación
de un ERP puede ser mejorado una vez puesto en operación, por lo que
es importante tener una estrategia para la salida de la empresa que
implanta y pasar la estafeta a un equipo local capaz de mantener y
mejorar el sistema instalado.

Actualización, costos de las tecnologías de la información

El costo total de los departamentos de informática en las empresas consta de

varios renglones:

Una gran parte de este costo se destina a la adquisición o desarrollo de

programas de aplicación que resuelvan problemas funcionales de los usuarios.
Otra parte se relaciona con la operación de los sistemas computacionales y con
las operaciones diarias, tales como captura, almacenamiento y comunicaciones
de datos dentro y fuera de la organización.

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Otro renglón se relaciona directamente con los recursos de hardware y equipo

que deben adquirirse para desarrollar y operar los sistemas de información.
Esta última decisión es una de las más costosas e importantes a la que se
enfrenta el administrador moderno y tiene que ver con la inversión en
tecnología de la información de naturaleza diversa.

Como puede observar, en promedio, cuando menos 25% de los costos totales
de los departamentos de informática en las empresas se destina a recursos de
hardware (compra, renta y mantenimiento de hardware), de lo cual se deriva la
necesidad de una guía o metodología que oriente al responsable de un
proyecto de cambio de equipo durante todo el proceso.

Distribución de Presupuesto de Informática.

Esquema que contiene las etapas para llevar a cabo el proceso de innovación
tecnológica de recursos computacionales

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Las decisiones relacionadas con la adquisición de recursos computacionales

deben considerar factores tecnológicos y financieros. No obstante, no existen
procedimientos infalibles que guíen a los administradores de la informática
durante todo el proceso de cambio de equipo, el cual se inicia con la
determinación de los requerimientos de cómputo, hasta la administración de la
conversión de programas y la transición y traslado de datos al nuevo sistema
computacional. De hecho, la mayoría de los libros y cursos hacen hincapié en
el uso y aplicación de computadoras e información de las tecnologías, pero
muy poco se dice acerca de la obtención de estas tecnologías. Con mucha
frecuencia no conocer la forma de obtener los recursos de hardware, software y
servicios de información puede generar un diferimiento indefinido del uso, o
peor, en la inadecuada selección y compra de los sistemas incorrectos.
Normalmente, el director o gerente de informática de las organizaciones, con
apoyo de los departamentos de soporte técnico, operaciones y/o desarrollo de
sistemas de aplicaciones es quien coordina el proceso de cambio de equipo
computacional. Además, se requiere que el usuario de las diferentes áreas que
integran la empresa se involucre durante el proceso de cambio de equipo. De
hecho, el procedimiento que se propone a lo largo de este capítulo involucra al
usuario y presupone que los departamentos de apoyo participan durante la vida
del proyecto.

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Etapas del proceso de cambio de los recursos informáticos.

Determinación de requerimientos

La primera fase consiste en determinar los requerimientos del equipo a adquirir,

con el fin de transmitir, de manera clara, las necesidades a los diferentes
proveedores. Para hacerlo con éxito es necesario llevar a cabo algunas
actividades que se han denominado previas a la aplicación de la presente guía.

--Actividades previas a la determinación de requerimientos

 Conocimiento de la organización
El primer paso previo que deberá realizar el responsable del proyecto de
cambio de equipo, es tener un conocimiento profundo de la organización
o la entidad de negocios que recibirá el servicio del equipo a adquirir.

En caso de que la organización decida contratar los servicios de un

consultor para llevar a cabo el proyecto de cambio de equipo, será
necesario proporcionarle toda la información, o bien, que se involucre
con cada una de las unidades funcionales.

El conocimiento de la organización implica, por otra parte, conocer el

plan general o estratégico del negocio. En la mayoría de las empresas
este plan lo elaboran los departamentos de finanzas y administración, o
bien, el área de planeación estratégica.
 Plan de desarrollo de aplicaciones
El siguiente paso previo es contar con un plan de desarrollo de
aplicaciones a corto, mediano y largo plazos. La idea es conocer las

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aplicaciones a desarrollar y que operarán en el nuevo sistema

computacional durante el horizonte de planeación del proyecto. El
horizonte del proyecto se define como el lapso futuro que se considera
en un análisis.

Lo normal es que sea el responsable del proceso de desarrollo de

sistemas en la organización el jefe de desarrollo o jefe de análisis y
programación, quien deberá ser el responsable del plan de desarrollo de
aplicaciones, antes de iniciar el estudio de determinación de los
requerimientos del nuevo equipo.

 Filosofía de operación o tipo de solución requerida

El plan deberá incluir los aspectos tecnológicos requeridos para el
desarrollo de las nuevas aplicaciones, tales como bases de datos y
tecnologías deseadas en la solución, ya que estas especificaciones
pueden modificar de manera sensible los requerimientos y restricciones
a considerar en el nuevo equipo. La filosofía de operación que se desea
con el nuevo equipo requiere un análisis del tipo de solución que se
implantará con el equipo o los equipos que se van a adquirir. Esta
solución puede incluir mainframes, arquitecturas cliente-servidor,
estaciones de trabajo y minicomputadoras, entre otras.

 Requerimientos obligatorios y opcionales

 Requerimientos obligatorios
Es el conjunto de características que deben estar, obligada y
necesariamente, presentes en el equipo o solución presentada
por el proveedor, a fin de que no sea descartado de antemano, a
saber:
 El costo total del equipo o el presupuesto máximo
autorizado.
 El tiempo máximo de entrega del equipo requerido.

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 Compatibilidad con el lenguaje computacional actual, a fin

de minimizar el esfuerzo de conversión de los programas al
nuevo equipo.
 El apoyo del proveedor durante la conversión de las
aplicaciones.
 Características mínimas requeridas de rendimiento de las
computadoras.

 Requerimientos opcionales
Constituyen el conjunto de características que son de gran ayuda
y utilidad si se encuentran presentes en el equipo, pero de no ser
así, la propuesta del proveedor no necesariamente debe ser
descartada. Ejemplo de estos requerimientos pueden ser los
siguientes:
 La existencia de usuarios con configuraciones similares a
la propuesta y que se encuentren en localidades cercanas
para tener un soporte mutuo.
 Disponibilidad de algún sistema de aplicación o paquete ya
desarrollado para asegurar una implantación rápida y
exitosa.
 Alto grado de satisfacción de los usuarios actuales.

Evaluación técnica de las propuestas

Es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de

equipo define y evalúa las características y los factores técnicos de los equipos
disponibles. El resultado de esta evaluación, sumado al resultado de la
evaluación económica y financiera, constituye la plataforma de decisión del
equipo y de la solución a adquirir.

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Proceso de evaluación de las propuestas

 Elaboración del RFP (request for proposal)

La evaluación técnica de los equipos se facilita si se elaboran
correctamente las propuestas por parte de los proveedores de
soluciones. Una vez que se han terminado las estimaciones de los
requerimientos del equipo nuevo, es necesario elaborar una solicitud o
requisición de propuesta.
El RFP tiene varias funciones, entre las cuales se incluyen:
 Sirve como una propuesta del sistema que invita a los
proveedores a participar en el concurso.
 Establece los primeros puntos de evaluación y negociación entre
los proveedores de soluciones computacionales y la organización.
 Obliga al administrador del proyecto de cambio de equipo a
formalizar el proceso de determinación de los requerimientos de
equipo.
 Constituye un documento que describe claramente las prioridades
técnicas del sistema.

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La estructura del RFP varía según la naturaleza del proyecto de cambio

de equipo que se desarrollará. No obstante, se recomienda incluir, entre
otros, los siguientes puntos:
 Introducción
En esta sección se puede integrar la siguiente información:
 Datos generales del responsable del proyecto.
 Fecha límite para recibir la propuesta por parte del
proveedor de equipo computacional que desea concursar.
 Fecha límite, por parte del proveedor, para realizar las
presentaciones y/o demostraciones del equipo propuesto.
 Bases y lineamientos generales a aplicar para comparar
los diferentes equipos.
 Breve descripción de la situación actual de la compañía y
de la función de informática dentro de la misma.

 requerimientos del sistema computacional

En esta sección se puede incluir la siguiente información:
 Requerimientos de equipo actual frente al equipo
propuesto.
 Requerimientos obligatorios y opcionales.
 Información detallada de las pruebas de benchmark o
pruebas de rendimiento, que serán efectuadas a las
soluciones propuestas que estarán a concurso.
 En términos generales, deberá incluirse toda la información
relevante descrita en la sección de determinación de los
requerimientos.

 Formato de la propuesta que se recibirá de los proveedores concursantes

El formato de la propuesta podrá variar de una empresa a otra o
de acuerdo con el problema específico que deba ser resuelto
utilizando la tecnología de la información. No obstante, se incluye
una lista de parámetros que pueden ser incluidos en las
propuestas que entregan los proveedores:

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 Sistema o solución configurada.

 Requerimientos de instalación.
Esta información debe incluir requerimientos de:
 Espacio físico que ocupa el equipo.
 Instalaciones eléctricas y equipos reguladores de
voltaje.
 Temperatura ambiental y equipos de refrigeración.
 Requerimientos especiales tales como piso falso,
equipo de control de humedad, por ejemplo, y en
general todos los demás requerimientos de
instalación.

 Soporte del proveedor.

La información que se requiere por parte del proveedor en
este renglón incluye:
 Soporte para el entrenamiento del personal en el nuevo equipo y
calendario de cursos, incluso su costo.
 Personal de soporte para hardware, software y, en general, para el
mantenimiento del equipo.
 Inventario de equipos de respaldo compatibles con el equipo
configurado en la propuesta.
 Apoyo y experiencia para convertir las aplicaciones y los programas
de aplicación al nuevo equipo computacional.

 Información de costos.
 Condiciones del contrato.
 Nivel o grado de cumplimiento de los requerimientos obligatorios y
opcionales del cliente que tiene la solución presentada por el
proveedor.

 Abrir concurso de proveedores

Una vez que se elaboró el RFP, es necesario abrir formalmente el
concurso de los proveedores que deciden concursar o competir por el

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 Computación II

contrato. Durante esta fase del proceso es importante elaborar un

documento que contenga todas las especificaciones descritas y hacer
una entrega formal a cada uno de los proveedores que desean
concursar. Se recomienda que la entrega se efectúe en una reunión por
separado con cada proveedor, recalcando la importancia de cumplir con
el formato solicitado. Otro aspecto importante es considerar e invitar a
todos los proveedores posibles. Un error frecuente que se comete es
invitar solamente a aquellos proveedores que se considera adecuados y
no se permite una franca competencia entre ellos.

 Descartar propuestas
El siguiente paso es descartar todas las propuestas que no cumplen con
los requerimientos obligatorios. Esto es importante, pues evita realizar
un análisis técnico y financiero de cada una de las propuestas recibidas.
Se debe recordar que, si la invitación a los proveedores fue exhaustiva,
es de esperarse que la cantidad de propuestas recibidas también sea
elevada. El análisis y evaluación de todas puede resultar lento y costoso.

 Factores que deben evaluarse

La evaluación técnica de las propuestas debe realizarse
exclusivamente sobre las soluciones que satisfacen todos los
requerimientos obligatorios y que cumplen mejor los
requerimientos opcionales.

En términos generales, dichos factores se clasifican en factores

de hardware, de software y de proveedor.
 Factores de hardware.
Son las características que ofrecen los componentes físicos de la computadora.
Sus indicadores más representativos se relacionan con las capacidades y
velocidades de los diferentes componentes. Estos componentes incluyen
procesador, memoria RAM, discos, terminales, impresora, etcétera.

 Factores de software.

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Este renglón se refiere al software interno o software de sistemas, el cual se

compone de programas de control, lo cual incluye el sistema operativo,
software de comunicaciones y administrador de bases de datos. Además, se
consideran paquetes especiales, tales como simuladores, análisis financieros,
programación lineal, control de proyectos, análisis estadísticos y paquetes que
se enfocan a resolver problemas funcionales a los usuarios, tales como
contabilidad, cuentas por pagar, facturación, entre otros.

 Factores de proveedor.
El tercer grupo de factores que se deben tomar en cuenta durante la evaluación
técnica de la propuesta se refiere al proveedor.
Un aspecto importante que debe considerarse es la tendencia a que mientras
más tiempo permanezca un cliente con un mismo proveedor, especialmente si
no existen compras importantes, el servicio y soporte del proveedor se
deteriora.

Todo lo anterior justifica la necesidad de analizar con más detenimiento los

posibles factores a considerar en relación con el servicio y el proveedor. A
continuación, se analizan algunos de estos factores:
 Generalidades del proveedor.
Los factores a evaluar incluyen:
 Representación mundial y regional del proveedor.
 Tiempo de entrega del equipo y futuras ampliaciones.
 Profesionalismo y preparación de los vendedores.
 Su situación económica y financiera.
 Calidad de la documentación y manuales disponibles.

 Apoyo a la capacitación.
Estos factores incluyen:
 Capacitación al personal de las áreas de investigación y soporte
técnico.
 Capacitación en el área de análisis y programación.
 Capacitación a operadores.

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 Computación II

 Capacitación a usuarios.

 Métodos de evaluación técnica de las propuestas

El responsable del proyecto de innovación tecnológica deberá
contar con herramientas y procedimientos bien definidos para
hacer la evaluación de los factores antes expuestos. Se aclara
que los métodos que a continuación se describen pueden
aplicarse en forma individual o alternada y complementariamente.
Esto quiere decir que en algunos casos podrá utilizarse uno de
los métodos y en otros varios de ellos de manera simultánea.

 Método de factores ponderados.

Este método se utiliza mucho en la práctica. Consiste en asignar un peso a
cada uno de los factores de hardware, software y del proveedor descritos y
calificar a cada equipo propuesto de acuerdo con la medida en que cumple con
el factor considerado.

Evaluación Financiera de las propuestas

Es el proceso mediante el cual el administrador del proyecto de cambio de

equipo define y evalúa las características y los factores económicos de los
equipos que debe considerar la empresa. El resultado de esta evaluación,
sumado al resultado de la evaluación técnica, constituye la plataforma de
decisión del equipo y de la solución que se adquirirá.

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 Computación II

 Alternativas de adquisición y financiamiento

A continuación, se analizarán las diferentes alternativas de adquisición
de equipo computacional que pueden utilizarse con más frecuencia:
renta del equipo, compra y arrendamiento financiero.

 Renta.
Es el proceso por el cual el usuario arrienda el equipo del proveedor por un
periodo definido como obligatorio, al término del cual suelen presentarse tres
alternativas:
 Cancelar el contrato y devolver el equipo al proveedor.
 Renovar el periodo de renta, en cuyo caso es posible negociar con
el proveedor de equipo un descuento sustancial. El monto del
descuento depende de la duración del periodo anterior de renta y
del nuevo que se negocia.
 Ejercer la opción de compra del equipo. De hecho, en esta
alternativa un porcentaje de las rentas pagadas al proveedor
pueden aplicarse al pago al ejercer la opción de compra.

La renta de computadoras tiene algunas ventajas respecto a la

adquisición del equipo. Algunas de estas ventajas se presentan a
continuación:
 No implican un desembolso inicial de dinero, lo que facilita la
operación desde un punto de vista financiero.
 El proveedor de equipo computacional es responsable de
mantener su correcto funcionamiento. De hecho, bajo esta
alternativa se puede esperar un mejor servicio del proveedor.
 No es una opción obligatoria para el usuario en el largo plazo, lo
cual permite tener más flexibilidad para modificar la configuración
seleccionada. En consecuencia, la opción de renta puede ser
ventajosa en aquellos casos en los que no se tenga una completa
seguridad sobre el equipo o solución requerida.

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 Computación II

 Evita la obsolescencia y es más fácil hacer un cambio de equipo

posterior, ya que no existe un compromiso a largo plazo respecto
del equipo.
 En la mayoría de los países se otorga una ventaja fiscal, pues el
pago mensual de la renta se refleja de inmediato en el estado de
resultados del periodo, debido a que es un gasto totalmente
deducible para pago de impuestos.

La renta de computadoras presenta algunas desventajas que requieren

considerarse:
 Por lo general, la renta es más costosa si el equipo seleccionado
se empleará por un largo periodo.
 Las rentas están sujetas a incremento por parte del proveedor, ya
sea como un incremento real del precio o bien, como
consecuencia de devaluaciones de la moneda (lo cual sucede en
países fuera de Estados Unidos).

 Compra.
Una segunda opción es la compra de equipo computacional. Esta opción se
generaliza cada vez más entre los usuarios que adquieren soluciones no
propietarias de varios proveedores.

Las ventajas que presenta este esquema de adquisición de equipo son:

 Es el método más barato cuando el equipo se requiere por largos
periodos.
 No existen incrementos de los pagos y las devaluaciones de la
moneda no afectan los flujos del negocio.
 Al final del periodo el equipo tiene un valor de recuperación.

Algunas desventajas de utilizar el método de compra incluyen:

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 Computación II

 Es más fácil que el equipo caiga en la obsolescencia debido al

compromiso a largo plazo que se adquiere con el mismo.
 Si la solución adquirida no es la adecuada, resulta el método más
caro.
 Implica un desembolso considerable de dinero, lo que genera
problemas de financiamiento.
 Existe incertidumbre sobre el valor de reventa del equipo, y es
muy frecuente que caiga en desuso total.
 Requiere contar con una visión a largo plazo del negocio.
 Algunos sistemas fiscales hacen inadecuada la depreciación.

 Arrendamiento financiero.
Por último, el arrendamiento financiero es una alternativa viable
para disponer de equipo computacional en la mayoría de los
países. Presenta algunas de las ventajas del esquema de renta,
pero en el fondo se trata de una compra. En la mayoría de los
casos la operación se realiza a través de un tercero, la
arrendadora, la cual paga el equipo al proveedor y retiene la
propiedad del equipo hasta que el usuario le liquide cada uno de
los pagos. Es usual que el usuario pague al proveedor
mensualmente el mantenimiento del equipo.

 Evaluación económica de las propuestas

Por este proceso se valoran financieramente cada una de las
alternativas que presentan los proveedores. El modelo que se explica a
continuación, llamado flujo de efectivos descontados, puede utilizarse
para desarrollar un análisis costo/beneficio de las diferentes estrategias
de adquisición:

N t
VPN = so + S S t ∕ (1+ ⅈ )
t=1
Donde:
VPN = Valor presente neto de los flujos netos del proyecto de inversión.

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 Computación II

So = Inversión inicial total del proyecto.

St = Flujo neto del periodo t. Para el cálculo de este flujo se requiere
considerar el efecto del impuesto en el proyecto de inversión y, de ser
posible, también considerar el beneficio económico de la adquisición, lo
cual se reflejará como flujos positivos.
i = Costo del dinero para la empresa que desea adquirir el equipo de
cómputo.
N = Horizonte de planeación del proyecto.

Por lo general, los flujos positivos que pueden considerarse dentro de la

evaluación del proyecto incluyen, entre otros:
 Beneficios económicos que se derivan del proyecto, tales como
disminución de mano de obra, ahorro en inventarios, disminución de la
cartera, etcétera.
 Valor de rescate del equipo al final del horizonte de planeación del
proyecto.

Beneficios fiscales, tales como depreciación, deducibilidad directa en

resultados, etcétera.

Por otro lado, los flujos negativos que pueden considerarse dentro de la
evaluación del proyecto incluyen, entre otros:
 Pagos de renta.
 Gasto de conversión de las aplicaciones actuales.
 Mantenimiento de equipo.
 Seguros y fianzas.
 Gastos de capacitación.
 Acondicionamiento del local.

Para ilustrar la aplicación de este método, considere el siguiente ejemplo.

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 Computación II

 Crit
erio
s
de

decisión y negociación final

La decisión final es un proceso que requiere de mucho cuidado y
depende del esquema o línea de pensamiento del responsable del
proyecto. Existen tomadores de decisiones dispuestos a asumir riesgos
y, en el otro extremo, los conservadores. En cualquier caso, la decisión
debe ser la consecuencia de un equilibrio entre la evaluación técnica y la
evaluación financiera. Sin embargo, se debe destacar que no siempre la
alternativa más barata es la mejor.
Se requiere que el administrador o responsable del proyecto recomiende
en concreto alguna de las alternativas consideradas, pero, dada la
trascendencia del proyecto, es posible involucrar a la dirección general o
aun al consejo de administración de la empresa durante la decisión final.

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 Computación II

Actividades posteriores a la firma del contrato

Las actividades posteriores a la firma del contrato aseguran la implantación

correcta del proyecto de innovación tecnológica. En muchos de los casos el
administrador y responsable del proyecto desarrolla estas actividades de una
manera empírica, con base en su experiencia personal. La importancia de
conocer y planear adecuadamente estas actividades se basa en que en
algunas soluciones computacionales el costo de las actividades posteriores a la
instalación del equipo puede ser significativo.

Las actividades que deben desarrollarse después de la negociación y firma del

contrato incluyen:

 Capacitación y cursos
La oportuna capacitación del personal es una de las actividades más
importantes que deben llevarse a cabo antes de la llegada del nuevo
equipo computacional.

Esta capacitación debe incluir a los siguientes puestos de la

organización:

 Al personal del área de soporte técnico o los “programadores de

sistemas”, quienes podrán tener a su cargo —para reducir los
costos en este renglón— la capacitación del resto del personal de
la empresa. Esta capacitación debe, cuando menos, incluir cursos
acerca del sistema operativo, administrador de bases de datos,
administrador de comunicaciones, utilerías, lenguajes de
programación y, en general, toda la capacitación necesaria para
utilizar el equipo.
 A los analistas y programadores de aplicaciones, quienes tendrán
a su cargo la conversión de aplicaciones al nuevo equipo. Esta
capacitación debe incluir los lenguajes de programación a utilizar,
utilerías y filosofía del manejo de bases de datos, entre otros.

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 Computación II

 Al personal del área de operaciones —los operadores—

básicamente mediante cursos relacionados con los comandos de
operación del equipo.
 A los usuarios, quienes deben recibir capacitación para utilizar
paquetes enfocados en el usuario final y la operación básica del
equipo.

 Conversión de programas
Es el proceso mediante el cual las aplicaciones que corren en un equipo
computacional son convertidas para que puedan correr en otro. Obvio, el
proceso de cambio de equipo computacional trae consigo, en la mayoría
de los casos, la problemática de convertir los programas para que
puedan ejecutarse en el nuevo equipo.

Es muy recomendable realizar las siguientes actividades previas al

proceso de conversión de los programas:

 Hacer un inventario de todos los programas fuente a convertir y

estar seguro de que la versión de todos los programas localizados
corresponde a los programas objeto que se encuentran en
funcionamiento.
 Revisar que toda la documentación de las aplicaciones esté
disponible para efectos de que los programadores que participan
en la conversión puedan utilizarla.
 Diseño del procedimiento y estándares de conversión para
controlar y dar seguimiento al proceso de conversión.
 Elaborar el plan de conversión, el cual debe incluir cuando menos
la secuencia de programas a convertir, personas asignadas y
fechas de liberación simultánea de sistemas que requieran datos
entre sí, lo cual debe elaborarse de acuerdo con el nivel de
conversión y esfuerzo que se haya escogido.

 Traslado de información al nuevo equipo

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 Computación II

El traslado de información al nuevo equipo implica la transición de las

aplicaciones y el traslado de archivos. En la mayoría de los casos se
opta por un periodo paralelo en el que los programas se corren
simultáneamente en ambos equipos, hasta tener la completa seguridad
de que la conversión de los programas e información han sido correctos.

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 Computación II

BASE DE DATOS

Una base de datos se define como una serie de datos organizados y

relacionados entre sí, los cuales son recolectados y explotados por los
sistemas de información de una empresa o negocio. También es una colección
de datos con las siguientes características: conjunto de datos correlacionados;
construida para un propósito específico; tiene algunos usos de interés especial
para ciertas personas; representa algún aspecto del mudo real, por tanto, los
cambios en ese aspecto se deben reflejar en la base de datos; los datos se
almacenan de tal forma que son independientes de los programas que los
usan. Las bases de datos proporcionan la infraestructura requerida por los
sistemas de apoyo a la toma de decisiones y por los sistemas de información
estratégicos, ya que estos sistemas

A partir de la definición de base de datos se comprende el concepto de datos

organizados como unidades de información; por ejemplo, pacientes de un
hospital, clientes, productos terminados, empleados, materias primas, etc., son
unidades de información que se denominan entidades

Un sistema de base de datos tiene cuatro componentes principales: datos,

hardware, software y usuarios. A continuación, se describe cada uno de ellos:

 Datos. Son la base de datos propiamente dicha. Una base de datos se

constituye con datos almacenados y utilizados por los sistemas de una
organización particular.
 Hardware. Se refiere a los dispositivos de almacenamiento en donde
reside la base de datos.
 Software. Es un conjunto de programas que se conoce como sistema
manejador de bases de datos (DBMS: Data Base Management System).
Este sistema maneja todas las solicitudes formuladas por los usuarios a
la base de datos usuarios.

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 Computación II

EXISTEN TRES CLASES DE USUARIOS RELACIONADOS CON

UNA BASE DE DATOS:
 El programador de aplicaciones, quien crea programas de aplicación que
utiliza la base de datos.
 El usuario final, quien Accesa la base de datos por medio de un lenguaje
de consulta o de programas de aplicación.
 el administrador de la base de datos (dba: data base administrador),
quien se encarga del control general del sistema de base de datos.

VENTAJAS EN EL USO DE BASES DE DATOS

Algunas de las ventajas presentadas por las bases de datos son:

 Globalización de la información. Una de las principales ventajas de la

introducción de la tecnología de bases de datos a una organización es
que permite a los diferentes usuarios considerar la información como un
recurso corporativo que carece de dueños específicos.

 Eliminación de información redundante. Con frecuencia los sistemas de

aplicación desarrollados a través de archivos convencionales son
dueños de sus propios archivos, de tal suerte que si dos sistemas de
aplicación requieren la misma información es muy posible que ésta se
duplique. Así, por ejemplo, las facturas de los clientes podrán
encontrarse dadas de alta en el sistema de control de cobranza (para el
control de su cobro a los clientes) y en el sistema de comisiones a
agentes, como facturas pendientes de comisionar al vendedor
correspondiente.

 Eliminación de información incongruente. Este efecto tiene relación con

el concepto anterior. Si existen dos o más archivos con la misma
información en el caso anterior las facturas, los cambios que se hagan a
éstos deberán hacerse a todas las copias del archivo de facturas. Un
ejemplo que ocurre con frecuencia en las organizaciones es la
cancelación de alguna factura. Si el sistema está desarrollado a través

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 Computación II

de archivos convencionales, dicha cancelación deberá operarse tanto en

el archivo de facturas del sistema de control de cobranza como en el
archivo de facturas del sistema de comisiones. No hacer lo anterior en
ambos archivos genera incongruencias en la información.

 Permite compartir información. Esta característica es una consecuencia

de lo antes expuesto, ya que varios sistemas o usuarios pueden utilizar
la misma entidad.

 Permite mantener la integridad de la información. La integridad de la

información es una de las cualidades altamente deseable y tiene por
objeto que sólo se almacene.

 Dependencia de datos. El concepto de independencia de datos es

quizás el que más ha ayudado a la rápida proliferación del desarrollo de
sistemas de bases de datos. En el desarrollo de sistemas a través de
archivos convencionales, las aplicaciones o los programas son
dependientes de los datos que procesan, de tal forma que si la
estructura de un archivo se modifica al agregar un campo adicional, el
programador debe modificar todos los programas que trabajan o
accesan dicho archivo. En términos generales, se dice que una
aplicación es dependiente de los datos si es imposible cambiar la
estructura de almacenamiento o la estrategia de acceso, sin afectar de
manera drástica los programas que lo trabajan.

27
 Computación II

EL SISTEMA MANEJADOR DE BASES DE DATOS (DBMS)

El dbms es el software o conjunto de programas que permiten crear y operar

una base de datos; un conjunto de programas que se encargan de manejar la
creación y todos los accesos a las bases de datos. Mediante el dbms se hace
la definición de los datos, es decir, se especifican los tipos de datos a
almacenar; por medio del dbms se efectúa la carga de información y también
incluye módulos para realizar consultas, actualizar y generar informes. En
resumen, el dbms actúa como intermediario entre los programas de aplicación
y los archivos de datos físicos.

SE COMPONE DE CUATRO MÓDULOS:

 El primero para la definición de los datos.

 El segundo con la finalidad de manipular, cambiar los datos.
 El tercero permite generar aplicaciones (programas).
 El cuarto hace las funciones de control, seguridad de usuarios y datos.

El módulo de definición de datos sirve para describir todas las estructuras de

información y los programas que se usan para construir, actualizar e introducir
la información que contiene una base de datos. Este componente contiene un
diccionario de datos que se utiliza para almacenar y crear las definiciones de
los datos, incluso localización, forma en que se almacenan y algunas otras
características. Además, permite describir los datos y las estructuras de los
archivos del sistema, especificando la forma en que serán agrupados. Una vez
que se elabora la definición de la base de datos, el DBMS se encarga de
construir y generar las estructuras de información de manera automática. Por
ejemplo, en la figura 8.4 puede observarse el uso del paquete Access 2007
para la creación y definición de tablas de datos. El módulo de manipulación de
datos sirve para escribir programas que crean, actualizan y extraen información
de las bases de datos. A pesar de que el DBMS proporciona gran ayuda al
programador, en ocasiones es necesario escribir programas para extraer datos

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 Computación II

dando respuesta a requisiciones especiales (figura 8.5). El lenguaje de consulta

(SQL) lo emplea el usuario para extraer información de la base de datos. Este
lenguaje permite al usuario hacer requisiciones de datos sin tener que escribir
un programa, con instrucciones como Select, Project y Join, las cuales se
explican más adelante (figura 8.6). La secuencia conceptual de operaciones
que se llevan a cabo para accesar cierta información que contiene una base de
datos es la siguiente:

 El usuario solicita cierta información contenida en la base de datos.

 El DBMS intercepta este requerimiento y lo interpreta.
 El DBMS realiza las operaciones necesarias para accesar y/o actualizar
la información solicitada

EL ADMINISTRADOR DE LA BASE DE DATOS (DBA)

El dba es quien se encarga de definir y controlar las bases de datos

corporativas, que además proporciona asesoría a los usuarios y ejecutivos que
la requieran. Sus funciones incluyen:

 Apoyar y asesorar durante el proceso de adquisición del dbms, tanto del

paquete corporativo como los paquetes que servirán de herramienta
para usuarios finales que deseen crear sus propias bases de datos.
 Definir la información que contendrán las bases de datos corporativas.
 Mantener la relación y la comunicación estrecha con los especialistas
del dbms, que suelen laborar con el proveedor que vendió el paquete
que maneja las bases de datos.
 Diseñar las estructuras de almacenamiento y estrategias de acceso a las
bases de datos.
 Atender y servir como punto de enlace entre los usuarios de la
organización, asegurando que las necesidades de información de los
diferentes usuarios se encuentren contenidas en las bases de datos
corporativas.
 Definir estándares y procedimientos para respaldar y recuperar la
información que contienen las bases de datos.

29
 Computación II

 Proporcionar asesoría técnica a analistas y programadores que

desarrollan aplicaciones que crean y/o accesan las bases de datos.

TIPOS DE MODELOS DE BASE DE DATOS

EL MODELO JERARQUICO

Modelo que se usó mucho como modelo de datos debido, principalmente, al

anuncio que hizo la compañía IBM en 1968 de su producto de bases de datos
llamado IMS (Information Management Systems), con base en un esquema
jerárquico para la representación de la información.

La forma de esquematizar la información se realiza a través de

representaciones jerárquicas o relaciones de padre/hijo, de manera similar a la
estructura de un árbol. Así, el modelo jerárquico representa dos tipos de
relaciones entre los datos: relaciones de uno a uno y relaciones de uno a
muchos

INCONVENIENTES DEL MODELO JERÁRQUICO

Todo hijo tiene necesariamente un padre, lo cual dificulta dar de alta a algún
hijo cuyos datos del padre se ignoran.

La representación de información donde se requieran relaciones de muchos a

muchos tiende a complicarse, de tal forma que si un hijo llega a tener dos o
más padres, la información de este hijo debe almacenarse en varios lugares
diferentes de la base de datos, lo cual depende de cada uno de sus padres.
Este caso se puede ver más claramente en una relación maestro-alumno,
donde un maestro tiene varios alumnos, pero un alumno también tiene varios
maestros, uno para cada clase. En este caso, si la información estuviera
representada en forma jerárquica, donde el padre es el maestro y el alumno es
el hijo, la información del alumno tendría que duplicarse para cada uno de los
maestros.

30
 Computación II

La situación que se describe en el párrafo anterior puede generar información

incoherente, de tal manera que si se desea cambiar los datos generales de un
alumno, se deberán recorrer todos los maestros que tienen bajo su estructura
al alumno en cuestión y hacer los cambios a sus datos generales.

Otra dificultad que presenta el modelo jerárquico de representación de datos es

respecto a las bajas. En este caso, si se desea dar de baja a un padre, ello
necesariamente implicará dar de baja a todos y cada uno de los hijos que
dependen de este padre.

EL MODELO DE RED

Este modelo de datos permite la representación de muchos a muchos, de tal

forma que cualquier registro dentro de la base de datos puede tener varias
ocurrencias superiores a él. No olvide que ésta era una de las principales
limitantes del modelo jerárquico de representación de datos y que la
información de cada uno de los alumnos era repetida para cada uno de los
maestros.

A pesar de que las desventajas descritas en el modelo jerárquico desaparecen

con el diseño de red, la mayor parte de la complejidad y problemas de este
modelo surge debido a la dificultad de manejar las conexiones o ligas entre los
registros y sus correspondientes registros conectores.

Sus principales desventajas residen en la dificultad para crear y dar

mantenimiento a la base de datos.

EL MODELO RELACIONAL

Este modelo se emplea cada vez con más frecuencia, debido a las ventajas
que ofrece sobre los dos modelos anteriores, entre ellas, el rápido
entendimiento por parte de usuarios que no tienen conocimientos profundos
sobre sistemas de bases de datos.

En este modelo toda la información se representa a través de arreglos

bidimensionales o tablas. Por lo general, el usuario de las bases de datos
relacionales tiene conocimientos de las tablas que están definidas y su

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 Computación II

interacción con la información contenida en la base de datos se reduce a

operaciones lógicas que se efectúan con las diferentes tablas.

ESTAS OPERACIONES BÁSICAS SON:

 Seleccionar renglones de alguna tabla (Select).

 Seleccionar columnas de alguna tabla (Project).
 Unir o juntar información de varias tablas (Join)

EL MODELO ORIENTADO HACIA OBJETOS

Al existir la necesidad de almacenar y administrar datos del tipo imágenes,

video y voz, han surgido lenguajes con dicha capacidad, los cuales requieren
del soporte de bases de datos con estas características. De aquí surgen los
DBMS orientados hacia objetos (en inglés OODBMS: Object Oriented Data
Base Management System). Las bases de datos con orientación hacia objetos
son muy eficaces en sistemas que usan componentes de multimedia, como los
sistemas geográficos, así como en aplicaciones de CAD (Computer Aided
Design) y CAM (Computer Aided Manufacturen). El uso de los OODBMS se ha
incrementado debido a que pueden administrar componentes multimedia que
se usan en las aplicaciones de la Web, con lo cual se han desarrollado
productos comerciales que son DBMS híbridos, es decir DBMS relacional
orientado a objetos.

BASES DE DATOS DISTRIBUIDAS

Muchas organizaciones que se encuentran dispersas geográficamente

requieren compartir información. Para ello sirven las bases de datos
distribuidas, las cuales no están almacenadas totalmente en un solo lugar físico
y se comunican por enlaces de comunicaciones a través de una red de
computadoras dispersas geográficamente. Las bases de datos distribuidas se
utilizan cada vez más en la misma medida en que se usan las arquitecturas de
cliente-servidor. Los principales problemas generados por el uso de la
tecnología de bases de datos distribuidas se refieren a duplicidad de datos y a

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 Computación II

su integridad en el momento de realizar actualizaciones a los mismos. Además,

el control de la información puede constituir una desventaja, debido a que se
encuentra diseminada en diferentes localidades geográficas.

DATA WAREHOUSE

Es un conjunto de datos integrados con orientación hacia una materia, que

varían con el tiempo y no son transitorios, los cuales apoyan el proceso de
toma de decisiones de una administración.”

Es una arquitectura de información con fines de apoyo al proceso de toma de

decisiones estratégicas, que se separan de los sistemas operativos y de
producción con el fin de no interferir con ellos.

En otras palabras, un data warehousing (almacén de datos) es el

almacenamiento de datos con fines estratégicos de negocio, concepto muy
opuesto al objetivo de las bases de datos operativas. La importancia reside en
que son fuente de materia prima selecta en los sistemas de apoyo para la toma
de decisiones (DSS: Decision Support Systems)

LAS PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE UN DATA

WAREHOUSE SON:

 Son datos organizados con orientación hacia entidades, por ejemplo,

producto, cliente, en vez de estar orientados hacia el proceso.
 Se crean y diseñan fuera de las bases de datos operacionales.
 Una vez que los datos son almacenados, éstos no cambian y el almacén
de datos
 puede tener un tiempo de vida de cinco a 10 años.
 Normalmente las únicas operaciones sobre la base de datos se reducen
a captura de datos y acceso a los mismos.

DATA MINING (MINERÍA DE DATOS)

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 Computación II

La minería de datos auxilia a los usuarios para procesar las vastas reservas de
datos y relaciones insospechadas, por ejemplo, entre productos y clientes o
patrones de compra de los clientes. La meta es descubrir relaciones
estratégicas competitivas. Las herramientas de minería de datos son
esenciales para comprender el comportamiento de los clientes.

El auge de la minería de datos (data mining) se debe a que la tecnología de

data warehouse proporciona tres factores básicos: a) un gran banco de datos
bien organizados e históricos, b) hardware y producto de bases de datos a
precios razonables y c) tecnología y herramientas para minería cada vez más
desarrolladas.

LAS HERRAMIENTAS DE MINERÍA DE DATOS SE CLASIFICAN

EN:

Análisis estadístico o de datos, utilizados para detectar patrones no usuales de

datos.

Descubrimiento de conocimientos, característica que tiene sus raíces en la

inteligencia artificial. Consiste en extraer de los datos información implícita, no
trivial, que no se conocía y es potencialmente útil.

Otros, como sistemas de información geográfica. Los sistemas de visualización

geográfica relacionan los datos de la data warehouse en diferentes ubicaciones
físicas con representaciones geográficas.

La minería de datos busca descubrir información en los almacenes de datos,

siendo los siguientes tipos de información los que se pueden obtener:

Asociaciones, eventos que ocurren en vinculación a otro evento; por ejemplo, la

compra de un producto “a” se asocia a un día de la semana en que hay
promociones.

Secuencias, aquí se descubre que un evento “a” se hace comúnmente después

de un evento “y”.

Agrupamiento, la minería crea grupos similares en el patrón de los datos, por

ejemplo, crear grupos-perfiles de personas con base en el consumo en un
restaurante.

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 Computación II

Clasificación, aquí se identifican patrones que enlazan los datos con

características de otros elementos definidos; por ejemplo, una empresa puede
clasificar a sus clientes como leales al revisar sus consumos.

Las herramientas de minería de datos son muy poderosas, realizan un análisis

complejo de patrones y tendencias, que pueden usarse en distintas áreas de la
empresa.

DATA MARTS

De hecho, es un pequeña data warehouse, creado para una determinada

cantidad de usuarios de un área de la empresa. En otras palabras, se trata de
un subconjunto de un almacén de datos para un propósito específico. Un data
mart tiene como función apoyar a los sistemas de toma de decisiones.

Algunos de los cuestionamientos que se deben solucionar cuando la empresa

cuenta con tecnología de apoyo, como son data warehouse y la data mart, son
los siguientes:

¿Quiénes son mis mejores clientes?, ¿dónde se ubican?, ¿qué compran?,

¿qué los caracteriza?, ¿cuáles líneas de productos son las más rentables?,
¿qué productos son mis 10 mejores?, ¿qué productos son mis 10 peores?,
¿qué productos son los más vendidos este mes?, ¿cómo van mis avances
respecto a lo planificado?, ¿dónde se concentra el 80% de mis ventas?,
etcétera. (Daniel Cohen Karen y Enrique Asin Lares, Quinta Edición)

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