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SISTEMA DE GESTIÓN SSOMAC
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PROCEDIMIENTO ESCRITO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS
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PROCEDIMIENTO ESCRITO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1. OBJETIVO
Establecer un sistema para definir los criterios de elaboración, codificación,
aprobación, distribución, archivo y control de los documentos que componen el
Sistema de Gestión Integrado de SELGERELI CONTRATISTAS GENERALES S.R.L.
2. ALCANCE
Las actividades de control de los documentos del Sistema de Gestión de
SELGERELI CONTRATISTAS GENERALES S.R.L. tienen alcance a los
documentos propios y a los datos externos, recibidos de clientes, proveedores,
subcontratistas y de terceros en general.
3. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Normas ISO 9001:2008
Manual del Sistema de Gestión de integrado de SELGERELI CONTRATISTAS
GENERALES S.R.L.
4. DEFINICIONES
DOCUMENTO DEL SISTEMA DE GESTION: Es todo medio escrito o
electrónico para transferencia de información que guarda correspondencia con
el Listado de Documentos del Sistema de Gestión.
DOCUMENTO EXTERNO: Es aquel documento originado en un
establecimiento externo a la empresa pero que tiene influencia en forma directa o
indirecta sobre las actividades de la misma.
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION: Describe el Sistema de Gestión
adoptado por la empresa.
POLÍTICA: Principios que determinan la orientación de la organización
y proporcionan un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos del
SG.
OBJETIVOS: Se basan en la política de la organización y se especifican para
los procesos.
PROCEDIMIENTOS: Son los documentos que describen actividades o
procesos identificados en el Sistema de Gestión.
INSTRUCTIVOS DE TRABAJO: Describen de manera detallada una actividad
o proceso.
DOCUMENTOS TECNICOS: Son los documentos de ingeniería, de productos y
de equipos propios, del cliente o de terceros, aplicables a la prestación del
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servicio.
5. RESPONSABILIDADES
El Gerente General es responsable de:
- Aprobar la Política y los Objetivos de la empresa.
- Aprobar el Manual del Sistema de Gestión de SELGERELI CONTRATISTAS
GENERALES S.R.L.
- El Encargado del Sistema de Gestión es responsable de:
- Habilitar los códigos de los documentos según ítem 6.1 (codificación).
- Redactar y revisar los documentos del Sistema de Gestión.
- Realizar el control y la distribución de los mismos.
Los Gerentes de las Áreas, Residente de las Unidades, Comercial y Administración
son responsables de:
- Aprobar los documentos de aplicación en sus áreas.
6. DESARROLLO:
6.1. CODIFICACION DE PROCEDIMIENTOS
La identificación de los documentos propios del Sistema de Gestión se realiza
mediante un código alfanumérico como se indica a continuación: XXX–XX-NN
Donde:
XXXSigla que identifique al tipo del documento (tres o cuatro letras)
MSG Manual del Sistema de Gestión
PRG Procedimiento de Gestión
PO Procedimiento Operativo
PG Plan de Gestión
F Formato
EST Estándar
IT Instructivo de Trabajo
CSSO Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional
NN Número correlativo dentro del área/sector
XX UNIDAD OPERATIVA O CORPOTARATIVO
6.1.1. Registros
Para facilitar la actualización, el uso y el control de documentos del Sistema
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Integrado de Gestión, se han separado los Registros de los Procedimientos
e Instructivos.
Los mismos se mantienen relacionados a través de su codificación. Ejemplo:
Procedimiento XXX-XX-NN (PRG-CH-01) Código de formato a utilizar
Donde:
XXX NOMBRE DEL DOCUMENTO
XX DE LA UNIDAD O SELG (QUE SIGNIFICA CORPORATIVO)
01 CORRELATIVO DEL DOCUMENTO
De este modo cuando se modifica un formulario ya existente sólo se
distribuirá el formulario con una nueva revisión, debiendo reemplazar al
anterior y anexar al Documento vigente, sin que éste último se altere.
6.1.2. Identificación, Control y Organización de los Registros
La identificación se detalla en el procedimiento o instructivo que le da
origen. Cada sector mantiene el Listado de Documentos del Sistema
de Gestión debidamente actualizado por el coordinador de la
documentación del Sistema de Gestión, quien es informado de cada cambio
que se realice a la misma.
6.2. CONTENIDO
6.2.1. Rótulos
En la carátula de los documentos del Sistema de Gestión se incluye:
Logotipo de la empresa.
Título del documento.
Código.
Revisión.
Descripción.
Fecha y/o Revisión
Firma de los responsables de emisión y aprobación.
Paginación.
En el resto de las hojas del documento se indicará:
Logotipo de la empresa.
Título del documento.
Código.
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Revisión.
Paginación.
6.2.2. Procedimientos e Instructivos
Son redactados de manera clara y precisa en letra tipo Arial, la amplitud y
grado de detalles de los mismos depende de la complejidad de la actividad
descripta.
Contienen:
a. Objetivo: En el se detalla de forma clara la finalidad que persigue el
documento.
b. Alcance: Se define el ámbito de aplicación del documento, donde y en
qué casos corresponde su uso.
c. Documentos Asociados: En el se listan los documentos a los que se
le hace mención en el procedimiento en cuestión, para ser tenidos en
cuenta en el caso de necesidad.
d. Definiciones: Se fija con claridad y exactitud el significado de una palabra
o término utilizado en el documento.
e. Responsabilidades: Se establecen cuáles son las funciones que tienen
relación directa con la tarea descripta.
f. Desarrollo: Se define Quién, Cómo, Dónde y Cuándo se realizan las
tareas descriptas en el Procedimiento. Cuando se menciona una
actividad tratada en otro Procedimiento, se coloca como referencia
código y titulo del mismo.
g. Registros: Es la forma escrita o electrónica de documentar lo que
se hizo, (planillas, informes, certificados de calidad, etc.)
h. Formularios: Son las planillas, formularios, listas de chequeo u otro
documento que acompaña al procedimiento.
6.2.3 Contenido y Archivo de los Registros
Los registros son confeccionados en forma clara y legible, los mismos
deben contener código, fecha de elaboración y firma del responsable de
completarlo.
Son archivados en el sector responsable de su empleo, durante el período
que se define en los procedimientos e instructivos respectivos. El
ordenamiento de los mismos es por fecha y tipo de documento, si por alguna
causa se ordenan de manera distinta la misma se especifica en cada
procedimiento e instructivo.
Los registros electrónicos se protegen por back up según el procedimiento
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de “Resguardo de Archivos Informáticos”. En cada procedimiento se
establece el tiempo de mantenimiento de cada archivo, su disposición final y
el responsable del mismo.
6.3. CONTROL DE DOCUMENTOS
El Manual del Sistema de Gestión es elaborado y revisado por el Responsable la
Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional y aprobado por la Gerencia
General.
Los Instructivos de Trabajo son elaborados y revisados por el personal del área y
residentes en el que se aplica y aprobados por el Gerente de Operaciones.
Los documentos técnicos de las prestaciones de sevicio son revisados por el Área
de correspondiente y aprobados por el cliente.
6.4. ACTUALIZACIONES
Las modificaciones introducidas en un documento, se indican en la carátula del mismo
con la finalidad de conocer su historia.
6.5. DISTRIBUCION DE LA DOCUMENTACIÓN
El Responsable del Sistema de Gestión administra los documentos: Manual,
Procedimientos e Instructivos :
Conserva los documentos originales.
Dispone de un listado actualizado donde se demuestra la versión vigente.
Lleva registros de los poseedores de las copias controladas.
Entrega una copia nueva del documento ante una nueva revisión.
Para el caso de la Documentación Externa, ésta es controlada, actualizada y
distribuida en cada uno de las unidades, según la necesidad de uso.
Los Responsables de las áreas, residentes de las unidades operativas y proyectos
especiales, comercial, logística y Administración mantienen listados actualizados de la
documentación externa aplicable en sus respectivas áreas.
6.6. ENTRADA EN VIGENCIA
La entrada en vigencia de un documento del Sistema de Gestión en un sector o para
un usuario determinado es a partir de la recepción de dicho documento por parte del
sector o usuario. En lo que respecta a los documentos técnicos, éstos tienen validez a
partir de la revisión “0”, aprobado.
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6.7. PRESERVACION DE LOS REGISTROS
Los responsables de conservación de los registros toman las medidas necesarias
para preservarlos de condiciones ambientales adversas, con el objeto de que se
conserven en perfecto estado bajo cualquier circunstancia. En el caso en el que
los registros fueran “fax” los mismos se fotocopian para su conservación. Cuando
los registros son electrónicos se protegen por back up.
Los registros están a disposición del cliente, para su evaluación, de acuerdo a lo
que se indica en el contrato.
7. REGISTROS
El Responsable del Sistema de Gestión conserva los originales y el Registro de
Distribución de Copias Controladas de los documentos del Sistema de Gestión.
El tiempo de conservación de los registros de distribución es por un año luego de
superada la versión para luego pasar a archivo pasivo.
8. FORMULARIOS y ANEXOS
REG-SELG-CH-02-06 Listado de Documentos del Sistema de Gestión.
REG-SELG-CH-02-03 Control de Distribución de Documentos.
9. RESUMEN DE REVISIONES
Revisión Fecha Modificaciones
00 01-06-2016 Aprobación y Publicación inicial
Elaborado por: Revisado por: Aprobado Por:
Ing. Rivera Rojas Juan Luis Ing. Huaman Matos Juan Carlos Ing. Velis Travesaño Armando
Ingeniero de Seguridad Ingeniero Residente Gerente General
