República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad José Antonio Páez

San Diego, Edo. Carabobo

EL USO DE LOS FORMULARIOS COMO ELEMENTOS RECOPILADORES DE

INFORMACIÓN. SISTEMATIZACIÓN DE FORMULARIOS

Profesora: Integrantes:

Lcda. Magaly González Daniela Iglesias C.I. 29.513.819

Mónica Pérez C.I. 23.425.771

Natalia Vivas C.I. 27.657.380

Sección: 306U1

San Diego, Abril 2023

1. El uso de formularios como elementos recopiladores de información

1.1 ¿Qué es un formulario?

Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con una
estructura y formato estándar que facilita la captura, organización y edición de información
para después almacenarla y ocuparla con un fin en especial. Está conformado por casillas, y
los datos a solicitar varían de acuerdo con su objetivo.
Un formulario puede variar en formato y extensión, pero tiene la intención de,
respecto a los usuarios, solicitar algo o iniciar una relación comercial o de servicios y,
respecto a las empresas, obtener datos estratégicos que sirvan para cumplir con una meta de
gestión o de negocios.
El formulario puede realizarse en diversos medios, dependiendo del nivel de
profesionalidad o seriedad que requiera. En concreto, el formulario digital puede elaborarse
mediante diversas herramientas y ponerse en lugares estratégicos, por ejemplo, en las redes
sociales o en el sitio web de una empresa. 
La diferencia entre cada uno es que en el formulario físico, la recopilación de
información se hace de forma manual; con el formulario digital, existen plataformas
especializadas que te permiten crearlo e incluso analizar la información obtenida de manera
automática.

1.2 ¿Para qué sirve un formulario?

Los formularios sirven para recoger ciertos datos de un individuo, tales como el
nombre completo, la edad, la dirección, el grado de instrucción, entre otros. La intención es
registrar información específica de una persona.
Los formularios son un recurso útil a la hora de recolectar información sobre un
individuo determinado. Proporcionan diversas ventajas, entre las que destaca la normalización
y uniformidad de los datos suministrados.
Asimismo, los formularios le recuerdan al usuario cuáles son los datos que debe
proporcionar en un momento dado. Por esto suelen emplearse también en los hospitales y en
los bancos, entre otros establecimientos. Entre los usos principales de los formularios se
encuentran:
 En las instituciones educativas: Las instituciones educativas deben contar con registros de
todos sus estudiantes y los representantes de estos. Para ello, el representante debe llenar
un formulario al momento de inscribir al alumno. En este documento el representante
 suministra sus datos, así como los de su representado. Algunos institutos ofrecen becas a
sus estudiantes. También en este proceso es necesario llenar un formulario.
Además de los datos personales, estos formularios requieren datos socioeconómicos:
ingresos del responsable económico y del estudiante, características de la vivienda, grado
de instrucción de los padres, egresos de la familia y del estudiante, entre otros. Esto se
hace con el objeto de determinar si el alumno necesita en realidad el soporte económico
que está solicitando.
 En organizaciones de la salud: En los hospitales, las clínicas y otros recintos relacionados
con la salud, los pacientes deben llenar una serie de formularios antes de poder disfrutar
de los servicios de la institución. En estos formularios se incluye información básica del
paciente: nombre y apellido, edad, sexo, fecha de nacimiento, teléfono, dirección y
número de contacto de algún familiar o amigo a quien se pueda llamar en caso de
emergencia.
Sumado a esto, en los formularios médicos se incluyen preguntas sobre la situación
del paciente en cuanto a su salud. En este apartado se incorporan datos sobre las
condiciones físicas y mentales que padece el paciente, alergias (en caso de que las tenga),
antecedentes familiares en materia de salud, síntomas actuales que presenta, entre otros.
 En la administración: La información relativa a las transacciones comerciales de una
empresa se deja plasmada en formularios. Estos documentos deben presentar la fecha en
la que se emitieron y un sello o firma que los autorice como válidos. En esta área existen
diversos tipos de formularios, entre los que destacan la petición de materiales, el archivo
de información y el informe de resultados.
 En las páginas web: Algunas páginas web emplean formularios como medio de
suscripción. Por ejemplo, para acceder a ciertas redes sociales hay que registrarse y
responder varias preguntas: nombre, fecha de nacimiento, sexo, país de origen, correo
electrónico, número telefónico, nombre de usuario y contraseña.
Los formularios de las redes sociales también incluyen ítems sobre la conectividad y la
privacidad de la cuenta. Con respecto a la conectividad, es común que pregunten si se
desea sincronizar con otras redes sociales pertenecientes al mismo usuario y si se desea
recibir información en el correo electrónico.
En referencia a la privacidad de la cuenta, el usuario puede escoger que su cuenta sea
pública, para que cualquier otro usuario pueda acceder a ella; o privada, de forma que solo
ciertos usuarios puedan disfrutar de su contenido. Las encuestas en línea son otra variante
 de formularios que se pueden encontrar en las páginas web. Estas tienen como objeto
conocer la opinión de los usuarios, crear una base de datos, entre otros.
 Para realizar una postulación: Existe un tipo específico de formulario denominado
formulario de postulación. Este se emplea cuando una institución ofrece un puesto, ya sea
un trabajo, una beca, una oportunidad de estudios en el exterior, entre otros. Las personas
que deseen postularse llenan los formularios incluyendo una foto, datos personales,
descripción de habilidades y destrezas, nivel de estudio, experiencia laboral, entre otros
aspectos. Estos formularios se asemejan a un resumen curricular.
Algunas instituciones requieren que los competidores suministren información sobre
sus antecedentes penales, así como cartas de recomendación que certifiquen la buena
conducta del individuo. Si se trata de un trabajo parcial, en el formulario debe constar el
horario de disponibilidad de la persona que se postula. También se incluye un apartado en
el que la persona a postularse puede expresar los motivos por los cuales debería ser
aceptada para el puesto. Por lo general se trata de un ensayo argumentativo.
Ciertas organizaciones toman en cuenta únicamente los formularios para decidir quién
obtendrá el puesto ofrecido. Sin embargo, otras llevan a cabo entrevistas adicionales para
comprobar las destrezas de los participantes.
 Como constancia: Los formularios sirven para dejar constancia de las acciones de una
organización. Por ejemplo, el hecho de que un paciente llene un formulario en un hospital
sirve de garantía, ya que demuestra que el individuo fue ingresado en la institución en una
fecha determinada.

1. 3 Estructura básica de un formulario 

Los elementos básicos del formulario se pueden dividir de la siguiente manera: 
 Encabezado del formulario: Como su nombre lo indica, es la parte inicial. Podría decirse
que esta sección debe ser la introducción de tu formulario. Por lo regular sirve para indicar
el nombre del documento, su objetivo, quién solicita los datos y las indicaciones que las
personas deben seguir para completarlo correctamente.
 Identificación: Esta parte va justo debajo del encabezado y sirve para agregar las
preguntas básicas, como nombre, edad, correo electrónico, etc. Si bien esta sección no es
obligatoria para todos los formularios, sí funciona como una forma de estructurar la
secuencia del documento.
 Cuerpo: Aquí se añaden todas las casillas con las preguntas a realizar. Puede ser tan
extenso como se requiera, solo que debe contener cuestiones claras y fáciles de responder.
 Campo de texto: A excepción de las fechas, es mejor dejar solo un campo de texto por
pregunta. En el caso de las tarjetas de crédito o folios, verifica qué es mejor para la
experiencia del usuario, ya que a veces es más fácil dividirlos en segmentos de tres o
cuatro caracteres.
 Indicador de progreso: Muestra un indicador de progreso cuando un formulario tiene más
de un paso de ingreso de datos. La excepción es cuando el formulario se ve en una
pantalla pequeña o móvil. En este caso, el indicador de progreso puede ser una etiqueta
simple que indique en qué paso se encuentra el usuario, y el número total de pasos
contenidos en el formulario, por ejemplo, «Paso 1 de 5», «Paso 2 de 5» y así
sucesivamente.
 Pie de página: Aquí es recomendable dejar un agradecimiento y un botón de «Enviar
formulario», «Compartir formulario», «Compartir respuestas», entre otros.

1.4 Características de los formularios

 Muestran pregunta: Sin ellas, no habría nada que recopilar. Estas preguntas pueden ser
muchas o pocas, según sea el nivel de extensión de tu formulario. Cada una debe ser
breve, clara y relacionada con el tema u objetivo.
 Van de lo más básico a lo más detallado : Esto significa que un formulario debe seguir una
secuencia. En su inicio, lo más prudente es preguntar datos esenciales como nombre, edad
y género, para después desarrollar preguntas más específicas o detallistas, por ejemplo,
sobre los hábitos de consumo en línea, si se trata de una agencia de marketing o marca
comercial.
 Tienen una redacción a prueba de errores : Como ya lo dijimos, los formularios tienen que
ser muy claros. Esto no solo se aplica a las preguntas, sino a cualquier texto que
contengan.
Si vas a incluir instrucciones, lo mejor es que sean breves pero bien explicadas, con el fin
de que la persona que lo conteste no tenga dudas de lo que tiene que hacer. De lo
contrario, quizá se confunda y prefiera ignorarlo.
 Cuentan con espacio para contestar: En el caso de los formularios digitales, puedes
establecer que las respuestas sean sin límite de caracteres. De no hacerlo, prepárate para
descifrar respuestas a medio contestar o con texto encimado.
1.5 Importancia de los formularios
Un formulario es un documento, físico o digital, que se diseña con el propósito de que
una persona introduzca una serie de datos en él, ya sea personales, laborales, etc., en algunas
zonas concretas del mismo. La finalidad principal del formulario es almacenarlo y guardarlo
para que quede registrado. Los formularios, sean del tipo que sean, se expiden para una
solicitud. Es una forma muy sencilla y, sobre todo rápida y concreta y, al mismo tiempo,
facilita la búsqueda y la tramitación de la petición que se realice.
Los formularios representan un elemento que da agilidad en la búsqueda y la
tramitación de todo tipo de documentación, supone un ahorro económico e incluso una fuente
de beneficios si se cobra por este y, al mismo tiempo, supone, por ejemplo, desde el punto de
vista de la administración, una uniformidad de criterio y de tramitación para todo el territorio.
Para una empresa, la elaboración de formularios para todos sus departamentos, también
suponen mayor rapidez tanto en su registro como en la tramitación del mismo.
Por otro lado, almacenar todos estos formularios, también supone el poder guardar
información útil para mejorar el servicio y también para conocer las necesidades reales de los
usuarios de la administración o de la empresa privada. Al final, lo que todas las personas
necesitan, cuando van a solicitar algo, es rapidez, una tramitación fácil y para la
administración significa mucha mayor agilidad ya que los usuarios van a solicitar una petición
de un modo correcto, concreto y similar.

1.6 Tipos de formularios digitales más relevantes para las empresas

 Contacto: en estos formularios, los posibles clientes dejarán su información para ser
atendidos por ventas. Así pasarán a formar parte de tu base de datos como leads.
 Registro: un formulario de registro será útil si buscas que alguien se suscriba a tu producto
o servicio, o que dé de alta una prueba gratuita, por ejemplo.
 Servicio al cliente: se utiliza para formularios de encuesta, solicitudes de garantía,
peticiones de servicio e informes de incidentes, entre otros objetivos.
 Contabilidad: funciona para órdenes de compra, solicitud de facturas, informes de gastos,
solicitudes de gastos, reembolsos y demás.
 Solicitud de empleo: son aquellos que se utilizan para recopilar información sobre los
candidatos a un trabajo, como su historial laboral, educación, habilidades y otros detalles
relevantes.
 Producto: se utilizan para el seguimiento de defectos, órdenes de cambio y solicitudes de
mejora de productos.
 Operativos: guardan la certificación de capacitación de empleados, inspecciones de
seguridad, solicitudes de cambio de documentos o variaciones de garantías de calidad.

2. Sistematización de formularios.

2.1 ¿Qué es la sistematización?.

La palabra sistematización proviene de la idea de sistema, proceso por el cual se pretende
ordenar o clasificar diferentes elementos bajo una regla o parámetro similar con el fin de
otorgar jerarquías a los diferentes elementos. Por lo cual, la sistematización tiene por objetivo
permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga que alcanzar.
La sistematización no es otra cosa que la conformación de un sistema, una
organización específica de ciertos elementos, reglas, métodos, procesos o datos sobre un
asunto que permiten alcanzar un cierto objetivo.
Este término se suele asociar a máquinas, a procesos industriales o a investigaciones
académicas, pero por el contrario, además de relacionarse con lo anterior, también está
presente en la vida cotidiana.
En la industria, podemos hablar de diseñar un proceso que siga paso tras paso de la
producción desde la elección de la materia prima, el proceso preparación o transformación,
de lo que será finalmente distribuido. Los organigramas de las empresas también son
ejemplos de sistematización, por el cual se busca ordenar las jerarquías de los trabajadores.
Sin embargo, la noción de sistematización en la vida cotidiana puede ser un acto tan
simple como usar una agenda de manera de organizar el uso de nuestro tiempo de acuerdo a
nuestras necesidades y preferencias. También, cuando varias personas conviven juntas en una
misma vivienda, la sistematización se puede hacer presente a través de la organización de las
tareas de la casa y cuál corresponderá a quién.

2.2 ¿Qué son los formularios digitales?.

Estos formularios son los mismos que los formularios en papel, pero están disponibles
en formato electrónico. Tiene la capacidad de capturar una amplia gama de información que
en los formularios en papel queda limitado, además recopilar, organizar y almacenar datos
esenciales de diversas partes interesadas, como clientes, empleados, inversores, vendedores y
proveedores, con el fin de tomar decisiones. Se utilizan para eliminar las molestias de la
pérdida de papeles, los informes dañados y la reintroducción manual de datos.
Estos formularios recopilan información en tiempo real y permiten el procesamiento
instantáneo de esta para la generación de informes. Se pueden utilizar de múltiples maneras,
según la función y las necesidades de su organización. Cabe destacar, tiene las características
que son simples y personalización puede utilizarlos por diversas instituciones como
educativas, empresas, fábricas, hospitales, etc.
Un ejemplo muy sencillo de los formularios electrónicos, son las encuesta de
satisfacción del cliente, en cualquier página o aplicación móvil, te piden llenar un formulario
puntuando la experiencia o satisfacción con su producto y dejar un comentario del mismo.

2. 3. ¿Por qué utilizar un formulario digital?

Transformar los formularios en papel en formularios digitales cambiará la forma de
trabajar, para mejor. Estas son algunas de las ventajas de utilizar formularios digitales:

● Los datos suministrados son más ricos: Con los formularios digitales, se puede
aprovechar la tecnología móvil, como la captura de fotos, códigos de barras, firmas
electrónicas, diagramas, enlaces de referencia, coordenadas GPS y mucho más, para
ser utilizadas en el llenado de los formularios.
● Ayudan a estar más centrados en los clientes : según las preferencias de los clientes y
los puntos débiles que se tenga, los formularios electrónicos permiten responder más
rápidamente a estos nuevos cambios y requisitos. podemos hablar de los formularios
de opinión de los clientes hasta los informes de incidencias. Permiten que sus clientes
formen parte de la solución solicitando sus opiniones sobre diversos aspectos.
● Aumentar la accesibilidad y la eficacia: A diferencia de los formularios en papel, no es
necesario repartir y llenar a mano los formularios electrónicos, ya que se puede
acceder a ellos desde cualquier dispositivo. Esto le permite obtener información
variada de las partes interesadas desde cualquier lugar del mundo, es más fácil acceder
a ellos, ya que se almacenan en la nube, por lo que no hay que buscar en los
archivadores. Los formularios electrónicos son una parte integral de la transformación
digital porque ayudan a la automatización y acelera el proceso de recopilación y
recuperación de información y la generación de informes empresariales.
● Ahorro de dinero: permiten que desaparezcan los costos de impresión,
almacenamiento y distribución. El uso de los sistemas de recopilación manual de datos
 requiere de tiempo y recursos que muchas empresas no están en condiciones de
proporcionar.
● Alcance masivo: la recolección de datos en físico puede ser lenta y complicada. En
cambio, la recolección digital facilita el proceso de distribución, pueden ser
distribuidos masivamente usando plataformas como el correo electrónico o redes
sociales.
● Mejora la precisión de los datos: pueden ser rellenadas automáticamente usando datos
ingresados previamente y permiten validar la información ingresada antes de ser
enviada. La información suministrada es más precisa y completa, en comparación con
la recopilada mediante formularios impresos, ya que reduce significativamente los
errores manuales, las discrepancias y todas las imprecisiones que surgen en los
procedimientos manuales.
● Ecológico: Ayuda a las empresas a controlar los residuos de papel.
● Facilita el análisis: La recopilación de información que comparte un formulario
electrónico crea datos que pueden ser analizados al igual que un formulario manual. A
diferencia de estas, las digitales se comparten fácilmente con los miembros de la
organización y se pueden presentar a través de cuadros de mando y gráficos para
tomar decisiones.