3 INFORME DE CIERRE
DEL
PROYECTO
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Instrucciones Generales:
El Informe de Cierre es un documento que resume los aspectos más relevantes del proyecto
1. DESEMPEÑO TÉCNICO:
en cuanto a los resultados obtenidos y el desempeño general del proyecto, respecto a lo
a. ¿Cuál sería el resultado de la comparación del alcance final del trabajo con su alcance al inicio
del proyecto?
b. ¿Registró muchos cambios el alcance del proyecto?
c. ¿Los cambios se manejaron correctamente en términos de documentación, autorizaciones y
comunicación?
d. ¿Qué efecto tuvieron los cambios en el presupuesto y el programa del proyecto?
e. ¿El alcance del trabajo quedó totalmente concluido?
f. ¿El trabajo del proyecto y las entregas fueron terminados con buena calidad y cumplieron las
expectativas del cliente?
2. DESEMPEÑO DEL PRESUPUESTO:
a. ¿Cuál sería el resultado de la comparación de los costos reales del proyecto con el
presupuesto básico original y con el presupuesto final del proyecto, el cual incluyó los
cambios en el alcance del proyecto?
b. Si existía un contrato de precio fijo, ¿éste fue rentable o la organización del proyecto perdió
dinero?
c. Si había un contrato de reembolso de costos, ¿el proyecto fue concluido dentro del
presupuesto del cliente?
d. ¿Hubo paquetes de trabajo particulares que se salieron o quedaron abajo de sus
presupuestos por más de 10%? En tal caso, ¿por qué? ¿Cuáles fueron las causas que
provocaron que se desbordaran los costos?
e. ¿Los costos estimados para las actividades fueron realistas?
3. DESEMPEÑO DEL CRONOGRAMA:
a. ¿Cuál sería el resultado de la comparación del programa real con el programa original del
proyecto?
b. Si el proyecto se retrasó, ¿cuáles fueron las causas?
c. ¿Cómo se ajustó el desempeño del programa a cada paquete de trabajo?
d. ¿La duración de los tiempos estimados para las actividades fue realista?
4. PLANEACIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO:
a. ¿El proyecto fue planeado con suficiente detalle?
b. ¿Los planes fueron actualizados de forma oportuna para incorporar los cambios?
c. ¿El desempeño real fue comparado con el planeado de forma regular?
d. ¿Los datos del desempeño real eran correctos y se recabaron en su debido momento?
e. ¿El equipo del proyecto utilizó el sistema de planeación y control de forma regular? ¿Lo utilizó
para la toma de decisiones?
5. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO:
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a. ¿La presencia de hechos inesperados afectó el resultado del proyecto? En tal caso, ¿los
hechos estaban identificados en el plan de riesgos?
b. ¿Los riesgos que tenían gran probabilidad de presentarse y enorme repercusión fueron
identificados debidamente al inicio del proyecto?
c. ¿Se presentó algún riesgo que debió ser identificado al inicio del proyecto, pero no fue así?
d. ¿Qué riesgos fueron identificados durante el proyecto que no habían sido considerados
al principio y por qué no se identificaron entonces?
e. En el caso de los riesgos identificados que se presentaron, ¿los planes de respuesta fueron
adecuados?
f. ¿Se presentaron hechos inesperados para los cuales no había planes de respuesta?
6. RELACIONES CON EL CLIENTE:
a. ¿Se hizo todo lo necesario para que el cliente participara en el éxito del proyecto?
b. ¿Se solicitó al cliente con regularidad que expresara su grado de satisfacción con el
desempeño y el avance del proyecto?
c. ¿Se programaron juntas regulares frente a frente con el cliente?
d. ¿Se informó al cliente de los problemas potenciales de forma oportuna y se pidió
que participara en el proceso para resolverlos?
7. RELACIONES EN EL EQUIPO:
a. ¿El equipo participó en la planeación del proyecto?
b. ¿Existió un sentimiento de “equipo” y un compromiso con el éxito del proyecto?
c. ¿Se presentaron condiciones que impidieron el trabajo en equipo?
8. COMUNICACIONES:
a. ¿Se mantuvo al equipo informado respecto del estatus del proyecto y de los
problemas potenciales con la debida antelación?
b. ¿El entorno del proyecto facilitaba la comunicación abierta, honesta y oportuna?
c. ¿Las juntas del proyecto fueron productivas?
d. ¿Las comunicaciones por escrito en el interior del equipo y con el cliente fueron suficientes,
insuficientes o excesivas?
9. IDENTIFICACIÓN Y SOLUCIÓN DE PROBLEMAS:
a. ¿Existían mecanismos para que los miembros del equipo identificaran los problemas
potenciales con suficiente antelación?
b. ¿Los miembros indicados del equipo participaron en la solución de problemas?
c. ¿La solución de problemas fue racional y concienzuda?
10. LECCIONES APRENDIDAS (ver Anexo 1):
a. ¿Qué funcionó y qué no funcionó?
b. ¿Qué cosas particulares se hicieron bien en el proyecto que sirvieron para su desarrollo y qué
se debería hacer en otros proyectos?
c. ¿Qué cosas se hicieron que entorpecieron el desarrollo del proyecto y se deberían eliminar o
cambiar en proyectos futuros?
d. Si fuera posible empezar de nuevo y repetir el proyecto, ¿qué se debería hacer de
otra manera?
11. RECOMENDACIONES:
a. A partir de la discusión y evaluación de los puntos anteriores que haya realizado el equipo,
¿qué recomendaciones específicas se podrían hacer a efecto de mejorar el desempeño en
proyectos futuros?
CONTROL DE VERSIONES
Versión Responsa Revisado Aprobado Fecha Motivo
ble Por: Por:
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1.0
…
7
ANEXO 1: LECCIONES APRENDIDAS
Acciones
Nro. De Descripción del Impacto
Código de Nombre del Área / Fech Amenaza / Títul Descripción de Correctivas y Lección Aprendida /
Referenci en los objetivos del
Proyecto Proyecto Categoría a Oportunidad o la Situación Preventivas Recomendaciones
a proyecto Implementadas
INSTRUCTIVO:
Columna Instrucciones
7
Nro. De Referencia Numeración de la lección aprendida según formato acordado, identifica
unívocamente a una lección aprendida.
Código de Proyecto El código de proyecto en el que se identificó la lección aprendida.
Nombre del Proyecto Nombre descriptivo del proyecto en el que se identificó la lección aprendida.
Área / Categoría Categorías en las que se clasificaran las lecciones aprendidas, por ejemplo, en
un proyecto de Desarrollo de Software estás pueden ser Técnicas, Funcionales,
Comunicación, Gestión de los implicados, entre otros; o por ejemplo podrían
usarse las áreas de conocimiento de la Gestión de Proyecto, por ejemplo
alcance, tiempo, calidad, comunicaciones, entre otros.
Fecha Día, mes y año en que se presentó la situación descrita.
Amenaza / Oportunidad Se indica si la lección aprendida está relacionado con un efecto adverso
(amenaza) que debe evitarse en el futuro o está asociado con un efecto
positivo en el proyecto (oportunidad) sobre el cual deben tomarse acciones
para mantenerlo.
Título Alusivo a la situación presentada.
Descripción de la Describe los antecedentes y circunstancias que ocasionaron el asunto sujeto
Situación de la lección aprendida, siendo importante el identificar las causas raíz que
ocasionaron la situación.
Descripción del Impacto Efecto que la situación planteada tuvo sobre los objetivos del proyecto, por
en los objetivos del ejemplo: Retraso en la fecha de entrega del proyecto (expresado en unidad de
proyecto tiempo), incremento de los costos (expresado en unidad de esfuerzo),
reducción de niveles de calidad, insatisfacción del cliente, entre otros.
También puede reflejar impactos positivos, por ejemplo, se terminó la
actividad antes de la fecha planificada, se ejecutó una actividad a una fracción
del costo, entre
otros. Es importante expresar el impacto en términos que se puedan medir.
Acciones Correctivas y Enumerar las acciones correctivas implementadas para reducir o mejorar los
Preventivas efectos de la situación (dependiendo si son amenazas u oportunidades) y
Implementadas acciones preventivas para reducir o incrementar la probabilidad que se
vuelvan a presentar en el futuro.
Lección Aprendida / Resume las acciones y estrategias a adoptar en el futuro para evitar que se
Recomendaciones presente nuevamente la amenaza o para aprovechar la oportunidad (si es una
lección de impacto positivo). Se construye a partir de las experiencias de las
acciones tomadas para corregir la situación.
EJEMPLO:
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Descripción Acciones
Lección
Nro. De Amenaza / del Impacto Correctivas y
Código de Nombre del Área / Descripción de la Aprendida /
Referenci Fecha Oportunid Título en los Preventivas
Proyecto Proyecto Categoría Situación Recomendacion
a ad objetivos del Implementadas es
proyecto
XXXX- XXXX-XXXX- Desarrollo de Gestión de 28/10/201 Amenaza Documento de Ciertos Se retrasó la Como acción Implementar un
XXXX-XX XX Sistema para Requerimient 1 Diseño con escenarios no fecha de correctiva, se control de
Gestión de os insuficiente fueron descritos entrega y se realizaron aprobación de
Lecciones detalle. en detalle en los incurrieron en los documentos
reuniones con
aprendidas documentos costos funcionales.
los usuarios
funcionales, en adicionales
para describir Incluir en el
su lugar, en por retrabajo.
el checklist de
algunos casos se
hizo referencia comportamient aprobación que
al o esperado y se el documento
comportamiento actualizó el describa en
detalle los
de un sistema documento de
anterior. negocio y
funcional. comportamient
Está situación
ocasionó Luego se o esperados.
interpretaciones realizaron
inadecuadas del desarrollos de
alcance por parte la funcionalidad
del equipo de esperada.
desarrollo, por lo
que ciertos
Como acción
componentes no
fueron aceptados preventiva, se
por el usuario revisaron el
final. resto de los
documentos de
diseño
funcional para
buscar
identificar
situaciones
similares y
tomar los
correctivos
antes de
comenzar a
desarrollar esos
componentes.
