C-GR-01 Versión: 07

CARACTERIZACIÓN PROCESO:
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS Fecha: 14/02/2019

LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO RESPOSABLES DE APLICAR EL PROCESO

Secretario General y Secretario de Servicios
Subdirector de Logística Institucional Apoyo
Administrativos
OBJETIVO ALCANCE
Proporcionar, mantener, proteger, administrar y optimizar los recursos físicos
Inicia con la identificación de la necesidad de recursos físicos y tecnológicos y
y tecnológicos necesarios para la adecuada ejecución de los procesos y
finaliza con el control de los recursos físicos y tecnológicos y la aplicación de
prestación del servicio a los usuarios y partes interesadas de la
acciones de mejoramiento al proceso.
Administración Municipal.

1. REQUISITOS APLICABLES:

NORMA REQUISITOS NORMA REQUISITOS

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN.
4.1 COMPRESIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Y DE SU CONTEXTO.
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
LAS PARTES INTERESADAS. Dimensión 1. Talento Humano
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA Dimensión 2. Direccionamiento Estratégico y
CALIDAD Y SUS PROCESOS planeación
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR Dimensión 3. Gestión con valores para resultados
ISO 9001:2015 MIPG
RIESGOS Y OPORTUNIDADES. Dimensión 4. Evaluación de Resultados
6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Dimensión 5. Información y Comunicación
7.1.1 Generalidades Dimensión 6. Gestión del Conocimientos y la
7.1.3 Infraestructura Innovación
7.1.4 Ambiente para la operación de los Dimensión 7. Control Interno
procesos
7.1.5 Recursos de Seguimiento y medición
7.5. INFORMACIÓN DOCUMENTADA
7.5.1 Generalidades

Elaboró: Subdirector de Logística Institucional y Director de

Revisó y aprobó: Secretario de Servicios Administrativos
Informática
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NORMA REQUISITOS NORMA REQUISITOS

7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la Información
Documentada
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS,
PRODUCTOS Y SERVICIOS
SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes
o proveedores externos
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS
Y EVALUACIÓN
9.1.1 Generalidades
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.1.3 análisis y evaluación
10. MEJORA

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

Ver normatividad [Link]

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios

Proceso: Direccionamiento Plan Estratégico de las
Direccionamiento estratégico. Tecnologías de la Información
Identificar las necesidades, solicitudes,
Estratégico. Políticas y directrices y Comunicaciones.
expectativas y potencialidades de los usuarios y
Responsabilidades y
P partes interesadas en el proceso Todos los Procesos
autoridades definidas. Plan de TIC´s.
Alcance y proceso de Analizar el contexto estratégico de la entidad,
SIGSA. identificando oportunidades y Amenazas para el Políticas de Seguridad TIC’s.

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Proceso: Plan de Desarrollo proceso Plan de Mantenimiento.
Planeación del Municipal, proyectos y
Desarrollo planes de acción. Plan Anual de Adquisiciones.
Analizar y viabilizar la pertinencia de las
territorial.
necesidades de los recursos físicos,
Necesidades de recursos.
tecnológicos e informáticos
Procesos del Necesidades de
SIGSA. Recursos. Necesidades de
Diagnosticar el estado de los recursos físicos y
Comunicación y difusión.
tecnológicos.
Proceso: Gestión Actos Administrativos,
Jurídica y Políticas, Directrices y
Formulación del Plan Estratégico de las
Contractual Lineamientos.
Tecnologías de la Información y
Normatividad aplicable
Comunicaciones.
vigente.
Formular el Plan de Mantenimiento anual de los
Entidades Lineamientos de TIC’s.
equipos de cómputo
Gubernamentales.
Formular el Plan de Mantenimiento de los bienes
Proceso Gestión Solicitudes de
muebles e inmuebles.
del Talento Mantenimiento de los
Humano. recursos físicos y
Formular el Plan de Mantenimiento del parque
tecnológicos
automotor.

Determinar los bienes muebles e inmuebles para

asegurar.

Tecnologías de la Proporcionar y mantener la infraestructura Evidencias de capacitación,

Información y necesaria para garantizar un ambiente adecuado entrenamiento e inspecciones
Comunicaciones. de trabajo. de seguridad y salud en el
Todos los procesos
Plan de Mantenimiento. trabajo.
H
Plan Anual de Proveer los recursos físicos y tecnológicos para
Partes interesadas
Adquisiciones. la prestación del servicio. Recurso entregado o servicio
Políticas de Seguridad prestados.
TIC´s. Ejecución del Plan Estratégico de las

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Solicitudes de Tecnologías de la Información y Infraestructura física y
Todos los Mantenimiento de los Comunicaciones. tecnológica mantenida y
procesos recursos físicos y adecuada.
tecnológicos. Ejecución del Plan de Mantenimiento anual de
equipos de Cómputo. Control de inventarios y
Procesos: Disponibilidad y bienes asegurados.
Hacienda pública. compromiso presupuestal. Proporcionar asistencia técnica a través de la
mesa de ayuda. Ambiente adecuado de
trabajo (iluminación,
Proceso: Gestión Orden de pedido – estudio Administrar las herramientas logísticas y ergonomía, entre otros).
Jurídica y previo. sistemas de información.
Contractual Compras, contratación, Procedimientos del proceso.
asesoría y asistencia Registrar las entradas de los bienes adquiridos
jurídica. Actividades y/o registros
Recibir, identificar y Controlar los bienes controlados y evaluados.
Partes Políticas y directrices. muebles
interesadas. Solicitud de actos
Realizar inventarios de los diferentes bienes de administrativos.
la administración municipal.
Informes de Gestión del
Gestionar los mantenimientos de los diferentes Proceso.
bienes muebles.

Actualizar e instalar el software.

Administrar copias de seguridad.

Administrar sistemas de acceso.

Administrar contingencias.

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Evaluar la conformidad del proceso.

Realizar Seguimiento y control a la prestación de

los servicios asociados al Proceso. Conformidad del proceso.

Analizar los riesgos asociados al proceso Cumplimiento del Plan

incluyendo los de Corrupción Estratégico de las
Tecnologías de la Información
Proceso Gestión
Plan de trabajo anual de Realizar seguimiento y analizar los resultados de y Comunicaciones.
de Recursos
Control Interno. los indicadores de gestión del proceso
Físicos y
Tecnológicos Proceso: Evaluación
Planes de Auditoria. Realizar supervisión y vigilancia a los servicios Cumplimiento del Plan de
de Resultados y
V contratados. Mantenimiento.
Órganos de Mejoramiento de la
Matriz de Riesgos.
Control Analizar los hallazgos de las Auditorías internas Gestión
Riesgos Evaluados.
Mecanismos de y Externas relacionados con el proceso.
Todos los
evaluación. Determinar, recopilar y analizar los datos de Indicadores evaluados.
procesos
Salidas No conformes del proceso (Productos o
servicios no conformes) Planes de mejoramiento.

Evaluar la ejecución del Plan Estratégico de las Informes de supervisión y

Tecnologías de la Información y vigilancia.
Comunicaciones.

Evaluar la ejecución del Plan de mantenimiento.

Proceso: Oportunidades de Información Documentada Proceso: Evaluación
Evaluación de Mejoramiento del análisis Actualizar la Información Documentada aplicable actualizada de Resultados y
Resultados y de: al proceso Acciones Correctivas Mejoramiento de la
Mejoramiento de la A Gestión
Gestión Ejecución de los Planes Acciones Preventivas
Aplicar acciones de mejoramiento (Correctivas y
aplicables al proceso de mejora). Acciones de Mejora
Proceso Gestión de
Proceso Gestión Resultados de la gestión Mapa de Riesgos actualizado Recursos Físicos y

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de Recursos del proceso Actualizar el Mapa de Riesgos Plan de Mejoramiento Tecnológicos
Físicos y
Hallazgos de Auditorías
Tecnológicos Actualizar o fortalecer de los Indicadores de Alta Dirección
Internas y Externas
gestión Control Interno de
Registro de Salidas No Gestión.
Conformes (servicios no Realizar seguimiento a la eficacia de las Órganos de Control
conformes) acciones (Correctivas, preventivas)
Implementadas
Mapa de riesgos
Interventoría y supervisión
a los Servicios
contratados
Indicadores de gestión
Matriz de Riesgos

4. PARÁMETROS DE MEDICIÓN

Ver Indicadores PA_SEG_DICIEMBRE_31ENE21.pdf ([Link])

5. GESTIÓN DEL RIESGOS

RIESGO ACCIÓNES CONTROLES FRECUENCIA DE ÁREA RESPONSABLE

REVISIÓN
Incumplimiento en la - Gestionar espacios más - Señalización de Trimestral Secretaría General
prestación de los accesibles accesibilidad.
servicios por - Realizar actividades - Atención personalizada
condiciones de descentralizando las en cada requerimiento si
accesibilidad oferta institucional es el caso
Fallas técnicas en los - Contratar la - Cronograma de Trimestral Secretaría General

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equipos de cómputo por renovación del Mantenimiento

falta de mantenimiento parque - Contrato para
tecnológico. mantenimiento
- Revisar preventivo y correctivo.
periódicamente - Eficiente gestión en la
los tiempos de adquisición de las
atención a las herramientas necesarias
solicitudes para monitorear el
realizadas a rendimiento de los
través de la mesa equipos. (Software
de ayuda, con el Desktop Central)
fin de verificar la - Adecuado seguimiento
atención oportuna e interventoría a la
de los casos ejecución de los
relacionados con contratos de
el riesgo. mantenimiento
preventivo y correctivo.
Fallas en los sistemas Contar con el hardware y - Monitoreo permanente Trimestral Secretaría General
de información el personal idóneo para el a los sistemas de
monitoreo de eventos, información y a la Base
reporte de alertas y de Datos de la entidad.
demás irregularidades que - Backup interno y
se llegaran a presentar en externo y respaldo de los
el centro de datos. archivos relevantes de la
entidad.
- Monitoreo al hardware
de Backup.
- Monitoreo y
seguimiento a la
renovación del
licenciamiento.
- Contrato de
mantenimiento a los
software Delta y Panal
Interrupción de los - Hacer seguimiento y - Seguimiento reporte de Trimestral Secretaría General

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servicios de Datacenter monitoreo al reporte de alertas

alertas de los servidores - Definir perfiles para el
- Control de acceso a acceso de usuarios a los
usuarios de los sistemas sistemas de información.
de información, con sus - Definición de las
respectivos perfiles. políticas de seguridad
- Aplicación de las informática.
políticas de seguridad - Administración de SQL
informática. Server.
- Control, seguimiento a la - Realizar la compra de
administración de SQL los equipos de cómputo
Server. garantizando la
- Realizar la compra de los cobertura de las
equipos de cómputo necesidades
asegurando que las tecnológicas con sus
garantías se presten respectivas garantías.
durante su vida útil y que - Implementar un canal
el proveedor certifique la de internet
existencia de repuestos independiente de la red
para los próximos 3 y 5 interna.
años para equipos y - Adquirir un circuito
servidores eléctrico independiente.
respectivamente.
Inexistencia de un - Actualmente se está - Gestión adecuada de Trimestral Secretaría General
centro de datos alterno adquiriendo un centro de los recursos.
datos alterno (Contrato - Definición de las
No. 1012 del 23 de mayo políticas de seguridad.
de 2019) - Adecuada gestión de
- Gestionar eficientemente los recursos
los recursos en la tecnológicos.
adquisición del parque - Aplicación de las
tecnológico normas y estándares
- Monitoreo y control al internacionales para el
cumplimiento de las adecuado manejo de los
políticas de seguridad. recursos de TI.

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Incumplimiento en la Elaboración Plan Anual de Fechas establecidas Trimestral Secretaría de Servicios

entrega de bienes y Adquisiciones acorde a los para recepción de Administrativos
servicios recursos asignados. solicitudes y entrega de
bienes
Recepción de productos Designar personal Se verifica lo facturado Trimestral Secretaría de Servicios
que no cumplen con los suficiente para la vs lo recibido Administrativos
requisitos recepción de los bienes
Demora en la Evitar el riesgo en el Devolución de facturas Trimestral Secretaría de Servicios
legalización de las sistema de facturas mediante oficio. El Administrativos
facturas ilegales sistema no permite el
registro de valores
erróneos
Daño en los equipos de Cronograma de Ficha técnica de bienes, Trimestral Secretaría de Servicios
oficina y Vehículos mantenimientos y listas de informe de actividades a Administrativos
chequeo desarrollar en cada
mantenimiento
Perdida en los equipos Hojas de vida y relación Hojas de vida de los Trimestral Secretaría de Servicios
de oficina y Vehículos de todos los equipos de equipos de oficina y Administrativos
oficina y vehículos vehículos con su
respectiva placa de
inventario
Destinación indebida de Restringir y establecer Procesos y Trimestral Secretaría de Servicios
recursos físicos y permisos y claves de procedimientos Administrativos
tecnológicos de la acceso a la información documentados
Entidad, en favor del confidencial para evitar la - Verificación, revisión y
funcionario o de un manipulación de la misma validación de dichos
tercero. procesos
Error en la información Bases de datos Crear un procedimiento Trimestral Secretaría de Servicios
de los bienes y actualizadas y organizada que permita exigir a las Administrativos
personas aseguradas periódicamente áreas internas de la
entidad el suministro de
la información
actualizada de los bienes
o personas a asegurar
Incumplimiento con el Plantilla cronograma Plantilla cronograma Trimestral Secretaría de Servicios

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cronograma establecido establecida Administrativos

6. DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTOS

P-GR-01 Procedimiento para el mantenimiento de la propiedad, planta y equipo
P-GR-02 Procedimiento para la administración de bienes y seguros
P-GR-04 Procedimiento para la gestión y soporte de los recursos tecnológicos e informáticos

7. RECURSOS

TIPO DE
DESCRIPCIÓN QUIEN LO SUMINISTRA
RECURSO
Oficina y equipos de oficina, Hardware, Software (Office y Aplicaciones Proceso: Gestión de los Recursos
Físico
Especializadas), centros de datos y Papelería. Físicos y Tecnológicos.

Humano Secretarios (as) de Despacho y Responsables del Servicio o Trámite. Proceso: Gestión del Talento Humano

Ambiente de Proceso: Gestión de los Recursos

Oficinas y espacios físicos con temperatura ambiente e iluminación adecuada.
Trabajo Físicos y Tecnológicos

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN VERSIÓN
FECHA IDENTIFICACION DEL CAMBIO
INICIAL FINAL
Se modificó el mapa de procesos diferenciando los procesos estratégicos, misionales y de
apoyo: Separando Recursos Físicos de los Recursos Humanos y uniendo Contratación y
Sin Datos 00 Supervisión y Vigilancia ya que esta última es una actividad de la contratación. 01
También, se ajustó el Manual de Calidad a la razón de ser del SGC y se le dio enfoque de
procesos en su presentación, utilizando un nuevo formato para la descripción de los procesos

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VERSIÓN VERSIÓN
FECHA IDENTIFICACION DEL CAMBIO
INICIAL FINAL
de forma tal que permitiera comprender rápidamente los procesos del SGC.

Se realiza la desagregación en el mapa de procesos incluyendo la categoría de procesos de

evaluación.
Sin Datos 01 Se ajustan las caracterizaciones de los procesos con la inclusión de las nuevas Secretarías al 02
SGC y se ajusta la documentación de los nuevos procesos y se realiza la inclusión de la
documentación nueva para los procesos misionales que ya existían.
Se ajustan las caracterizaciones de los procesos acorde a los resultados de la auditoria interna
Sin Datos 02 03
de calidad.
Actualización de los procesos, procedimientos y documentación del Sistema Integrado de
Sin Datos 03 Gestión de acuerdo a la normatividad vigente e introduciendo cambios que permitan el 04
mejoramiento continuo de la gestión.
30/10/2017 04 Se ajusta conforme al proceso de transición de la NTC ISO 9001:2015. 05
Se actualiza las caracterizaciones de los procesos de acuerdo a los requisitos del Modelo
13/07/2018 05 Integrado de Planeación y Gestión MIPG, eliminando los requisitos de la NTC GP 1000, MECI 06
1000 y del Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA.
Se actualizan las actividades del proceso acorde a los cambios en la estructura de procesos
14/02/2019 06 07
Acta N° 1 Comité de Planeación y Gestión 14/02/2019

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