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PROCEDIMIENTO DE Revisión 00
FONDO A RENDIR Vigencia: 01/05/2021
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PROCEDIMIENTO DE FONDO A RENDIR
VICERRECTORÍA DE ASUNTOS
ECONÓMICOS Y ADMINISTRATIVOS
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REVISIONES
Resumen de Revisiones
Número Revisión Fecha Motivo Modificación
00 01/05/2021 Edición inicial
APROBACIONES
Resumen de aprobaciones
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:
Jefe División Contabilidad Director de Finanzas Vicerrector VRAEA
Nombre: Sra. Paulina Nombre: Sr. Carlos Nombre: Sr. Miguel
Sandino Sanhueza Quiroga
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INDICE DE CONTENIDOS
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 2: Alcance
Capítulo 3: Normas Generales
Capítulo 4: Responsables
Capítulo 5: Referencias
Capítulo 6: Procedimiento
Capítulo 7: Glosario
Capítulo 8: Formularios
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Capítulo 1: Objetivo
El presente procedimiento tiene por objeto regular el uso de los recursos entregados, en
forma anticipada, al personal universitario bajo la modalidad de Fondos a Rendir.
Capítulo 2: Alcance
El presente procedimiento es aplicable a todo trabajador/a de la Universidad de
Concepción y, excepcionalmente a un estudiante de pregrado y postgrado, que deban
solventar un gasto institucional relacionado con la actividad, en un plazo determinado,
conforme a las normas establecidas en el presente procedimiento.
Capítulo 3: Normas Generales
Fondo a Rendir es la suma de dinero que se entrega a un trabajador, con contrato vigente,
para que efectúe el pago de algún gasto institucional, considerando la imposibilidad
inmediata de la Unidad de Administración correspondiente de efectuar el gasto, a través
de los procedimientos institucionales o en el evento de no ser factible determinar la
cuantía total del gasto en forma anticipada.
El otorgamiento de recursos bajo la modalidad de Fondos a Rendir tiene un carácter
excepcional y no representa un procedimiento permanente para efectuar pagos
institucionales.
Bajo esta modalidad se podrán otorgar recursos hasta por la suma de 35 UF
Excepcionalmente, se podrá entregar un monto superior, previa autorización fundada del
Director de Finanzas.
Con recursos otorgados bajo la modalidad de Fondo a Rendir, no se pueden efectuar
pagos, entre otros, de remuneraciones, honorarios, otorgar préstamos al personal,
comprar bienes inventariables, efectuar compras en el exterior y arriendo permanente de
bienes inmuebles.
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El plazo para rendir un fondo es de 30 días corridos a contar de la fecha de entrega de los
recursos institucionales.
No se otorgarán recursos cuando el/a trabajador/a que los solicita mantenga un Fondo a
Rendir pendiente de rendición, habiendo vencido el plazo para hacerlo, procediéndose a
bloquear al trabajador responsable de la rendición en los sistemas institucionales.
El/la Trabajador/a que solicita el otorgamiento de un Fondo a Rendir, por el hecho de
presentar su solicitud, declara expresamente que conoce el presente reglamento y el
contenido de sus formularios anexos y acepta las condiciones establecidas.
Las facturas que se adjunten deben ser emitidas a nombre de la Universidad de
Concepción, las cuales deben ser extendidas bajo la condición de venta CONTADO.
Toda la documentación presentada para la rendición de gastos no podrá ser anterior a la
fecha del traspaso efectivo de los recursos. De existir documentos en las condiciones
señaladas, se deberá obtener la devolución de los recursos mediante el procedimiento
institucional establecido para la Devolución de Gasto, de ser pertinente.
El/la Trabajador/a que solicite un Fondo a Rendir durante el mes de diciembre, deberá
rendirlo a más tardar el el 20 de dieciembre de cada año, para efectos de que el gasto
quede registrado en el ejercicio correspondiente.
Capítulo 4: Responsables
Trabajador/a: Académico/a y No Académico/a
Académico/a: forma parte de la planta Académica de la Universidad
Administrativo/a: forma parte de la planta Administrativa y Profesional de la Universidad
Jefe/a Administrativo/a: Responsable de funciones administrativas del Organismo.
Jefe/a Directo/a: del Académico/a, Administrativo/a.
Jefe/a de Organismo: máxima autoridad de la Facultad, Dirección, Unidad Central.
Capítulo 5: Referencias
Página Web: Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos
Página Web: Contraloría
Página Web: Modelo de Prevención de Delitos
Formulario: Solicitud de Fondo a Rendir
Formulario: Rendición de Fondo a Rendir
Software: ERP SAP
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Capítulo 6: Procedimiento
Etapa Actividades Responsable Documentos y/
registros
a) Solicitud de El/la Trabajador/a interesado en el Jefe/a Directo/a Formulario
Fondo a Rendir otorgamiento de un Fondo a Jefe/a del Solicitud Fondo
Rendir, deberá presentar ante la Organismo a Rendir
Unidad de Administración el
formulario “Solicitud Fondo a
Rendir” debidamente fundado y
aprobado por Jefe/a Directo/a o
Jefe/a del Organismo
b) Recepción Recibida la solicitud de Fondo a Jefe/a Directo/a Formulario
Solicitud de Rendir y aprobada por Jefe/a Jefe/a del Solicitud Fondo
Fondo a Rendir Directo o Jefe/a del Organismo: Organismo a Rendir
Jefe/a
a) Aprobada la solicitud, registra Administrativo/a
el Fondo a Rendir (SAP) y notifica
al Trabajador/a, previa
verificación que el Trabajador/a
no mantenga Fondos Rendir
vencidos.
b) Si el monto de la solicitud excede
de 35 UF, el Jefe
Administrativo/a debe solicitar
autorización al Director de
Finanzas de la VRAEA.
c) Pago Fondo La solicitud de pago de Fondo a Administración Transferencia,
a Rendir Rendir (SAP) se cancela al Tesorería Vale vista o
Trabajador/a a través de cheque
transferencia, vale vista o cheque.
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d) Rendición Realizada las actividades para lo Jefe/a Directo/a Formulario de
Fondo a cual se solicitaron los recursos, Jefe/a del Rendición
Rendir el/la trabajador/a responsable Organismo Fondo a Rendir.
deberá proceder a rendir cuenta Jefe/a Documentación
de la operación, dentro del plazo Administrativo/a que respalde
establecido para el efecto, los gastos:
debiendo entregar el Formulario Facturas,
de Rendición Fondo a Rendir, Boletas,
adjuntando la documentación Recibos
original, facturas – boletas, (no se
aceptarán documentos
enmendados), que respalde
íntegramente el gasto efectuado.
Excepcionalmente se aceptarán
recibos, cuando no exista otra
forma de respaldar el gasto. Esta
rendición debe contar con la
aprobación de el/la Jefe/a
Directo/a o
Jefe/a del Organismo
En el caso de que la
documentación no corresponda a
gastos para lo que fueron
solicitados los recursos, serán
rechazados. La persona que revisa
será responsable solidario de
aceptar dicha rendición.
Recibida la Rendición de Fondo a
Rendir y sus respectivos respaldos
por parte del Trabajador/a, el Jefe
Administrativo/a revisa para su
aprobación:
a) Si el/la Jefe/a
Administrativo/a no
aprueba la rendición y/o
respaldos, se notifica al
Trabajador y al Jefe
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Directo para su
rectificación.
b) El Trabajador recibe
notificación de no
aprobación, rectifica
rendición y/o respaldos.
e) Cierre Recepcionada conforme la Jefe/a Directo Formulario
Fondo a Rendición Fondo a Rendir: Jefe/a del Rendición
Rendir Organismo Fondo a Rendir
a) Si los gastos generados a través Jefe/a Documentación
del Fondo a Rendir son Administrativo/a que respalde
equivalentes al monto los gastos :
solicitado, el Fondo a Rendir se Facturas,
entenderá saldado. Boletas,
b) Si los gastos generados a través Recibos.
del Fondo a Rendir son
menores al monto solicitado,
el/la responsable deberá
adjuntar a la rendición el
comprobante de la
transferencia o depósito
efectuado a la cuenta corriente
de la UdeC por el saldo del
fondo.
c) Si los gastos generados son
mayores al Fondo a Rendir
asignado, se registra una
Cuenta por Pagar al
Trabajador/a por la diferencia
d) Tesorería – Administración,
recibe orden de pago de cuenta
por pagar para el/la
Trabajador/a.
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Capítulo 7: Glosario
a) Académico/a: forma parte de la planta Académica de la Universidad
b) Administrativo/a: forma parte de la planta no-académica, Escalafón de
Profesionales o Escalafón Administrativo.
c) Jefe/a Directo/a: del Académico/a, Administrativo/a.
d) Jefe/a de Organismo: máxima autoridad de la Facultad, Dirección, Instituto, Centro
y otros.
e) Jefe/a Administrativo/a: Responsable funciones administrativas del Organismo.
f) Organismo: Facultad, Dirección, Unidad Central.
g) Administración, unidad inserta en las Facultades, Dirección y Central
h) Fondo a Rendir, es la suma de dinero que se entrega a un trabajador, con contrato
vigente, para que efectúe el pago de algún gasto institucional, considerando la
imposibilidad inmediata de la Unidad de Administración correspondiente de
efectuar el gasto, a través de los procedimientos institucionales o, en el evento de
no ser factible determinar la cuantía total del gasto en forma anticipada.
i) Reintegro, monto a restituir al Trabajador/a, previa aprobación del Jefe/a Directo/a
o Jefe/a de Organismo, por un mayor gasto efectuado de acuerdo a la rendición
del Fondo a Rendir.
j) Formulario Solicitud de Fondo a Rendir, documento donde se identifica, nombre
del Trabajador responsable, Unidad al cual pertenecen, motivo de la solicitud,
monto del fondo y autorización de la Jefatura Directa.
k) Formulario Rendición Fondo a Rendir, documento en el que se rinde el fondo
asignado, identificando nombre del Trabajador/a responsable, Unidad al cual
pertenece, documentación que soporta el gasto, monto del fondo rendido,
aprobación de la Jefatura Directa.
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Capítulo 8: Formularios
VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ECONÓMICOS Y
ADMINISTRATIVOS
SOLICITUD FONDO A RENDIR
FECHA
IDENTIFICACIÓN ORGANISMO
NOMBRE JEFATURA
ORGANISMO
ANTECEDENTES SOLICITANTE
NOMBRE RESPONSABLE DEL FONDO
CARGO REPARTICIÓN
MOTIVO DEL GASTO
OBJETO DE IMPUTACIÓN
CENTRO DE COSTO $
MONTO SOLICITADO
ORDEN CO
ELEMENTO PEP
ANTECEDENTES TRANSFERENCIA BANCARIA O CHEQUE A LA ORDEN DE
NOMBRE R.U.T
CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO
N° CTA. CORRIENTE BANCO
DECLARACIÓN
Por la presente me comprometo a presentar la Rendición del Fondo a Rendir, dentro del plazo de 30 días, contados desde
la fecha de la Transferencia Bancaria o emisión del Cheque. En caso de no cumplimiento de lo indicado anteriormente,
autorizo a la Administración, para que arbitre las medidas administrativas que estime conveniente. Dejo constancia de que
este fondo es de propiedad de la Universidad de Concepción y que soy depositorio del mismo, no siendo permitido disponer
de este dinero para ninguna otra finalidad que no sea el estricto pago del fin para el cual se curso. Declaro conocer que la
infracción de las disposiciones mencionadas constituye falta grave de mis obligaciones laborales.
APROBACIONES: Firma Solicitante
SI SI
NO JEFE FACULTAD U ORGANISMO NO JEFE ADMINISTRATIVO
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Capítulo 8: Formularios
VICERRECTORÍA DE ASUNTOS ECONÓMICOS
ADMINISTRATIVOS
RENDICIÓN FONDO A RENDIR
FECHA
IDENTIFICACIÓN ORGANISMO
NOMBRE JEFATURA
ORGANISMO
ANTECEDENTES SOLICITANTE
NOMBRE RESPONSABLE DEL FONDO
CARGO REPARTICIÓN
RENDICIÓN MONTO FONDO A RENDIR $
FECHA PROVEEDOR OBJETO DE IMPUTACIÓN DETALLE N° DOCTO. VALOR
TOTAL GASTOS $
Resumen
Monto Fondo a Rendir $
Total gastos $
Valor a reintegrar o a reembolsar $
DECLARACIÓN
Declaro que la rendición de Fondo a rendir guarda directa relación con aquellos items autorizados en función de
las normativas internas de la Universidad de Concepción.
JEFE FACULTAD U ORGANISMO JEFE ADMINISTRATIVO RESPONSABLE FONDO A RENDIR
VºBº VºBº FIRMA
Uso exclusivo de la Administración de la Facultad u Organismo:
REF. : NÚMERO SAP DEL PAGO DEL FONDO
