Módulo I: Familiarizándose con la Interfaz de Excel

Introducción: En este módulo aprenderás cómo navegar en la interfaz de Excel, sus principales

ele
mentos, así como iniciar con la edición de hojas de cálculo.
1.1 ¿Por qué aprender Excel?

Es probable que a lo largo de tu carrera profesional hayas escuchado hablar mucho sobre Excel,
quizás hayas podido usarlo unas cuantas veces, pero ¿en qué situaciones es indicado usar
Excel? Esta es una de las claves del éxito de este programa, pues Excel puede ser usado en
muchas situaciones. Su principal uso es el de hacer cálculos numéricos a un conjunto de datos,
pero Excel también es útil para aplicaciones no-numéricas, como las siguientes:
● Procesamiento de números: crear presupuestos, tabular gastos, analizar resultados
de encuestas y cualquier tipo de análisis financiero que exista.
● Organizar listas: usar el diseño de filas y columnas para guardar listas (bases de
datos) eficientemente.
● Manipulación de texto: limpiar y estandarizar texto.

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 ● Acceder a datos externos: importar data de una variedad de fuentes.
● Automatizar tareas complejas: ejecutar una tarea tediosa con un simple clic gracias
a las capacidades de grabación y edición de macros.

1.2 Acceder a Excel y partes de su interfaz

Para acceder al programa Excel sólo tienes que hacer clic en el botón de Inicio de Windows y buscarlo
entre los programas instalados. Una vez lo encuentres lo puedes abrir con un clic.

Una vez abierto el programa en su versión 2016 luce de la siguiente manera.

1.3 Partes de la ventana de Excel que necesitas conocer

Ver la interfaz de Excel por primera vez puede ser una tarea intimidante. Sin embargo, a lo largo
de cada módulo y durante los siguientes cursos aprenderás en detalle el uso de cada sección de
la interfaz, y por ahora nos limitaremos a explicar de manera general algunos de sus
componentes.

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 Nombre Descripción

Indicador de Este contorno oscuro indica la célula actualmente activa (una

celda activa de las [Link] celdas en cada hoja de trabajo).

Botón para Haz clic en este botón para esconder temporalmente la cinta
colapsar la de Opciones. Haz clic de nuevo para hacer que la Cinta de
Cinta de Opciones permanezca visible.
Opciones

Botón de Haga clic en este botón para abrir la vista Backstage, que
Archivo contiene muchas opciones para trabajar con tu documento
(incluida la impresión) y estableciendo las opciones de Excel.

Barra de Cuando se introduce información o fórmulas en una celda,

Fórmulas aparece en esta barra.

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 Barra de Usa esta herramienta para desplazar la hoja
desplazamiento horizontalmente.
horizontal

Barra de Usa esta herramienta para desplazar la hoja verticalmente.

desplazamiento
vertical

Cuadro de Este cuadro muestra la dirección de la celda activa o el

nombres nombre de la celda, rango u objeto seleccionado

Botón de nueva Añade una nueva hoja de trabajo haciendo clic en el botón
hoja Nueva Hoja (que aparece después de la última pestaña de la
hoja).

Botones de Haz clic en estos botones para cambiar la forma en que se

vista de página muestra la hoja de cálculo.

Barra de acceso Esta barra de herramientas personalizable contiene los

rápido comandos de uso común. La barra de herramientas de
acceso rápido está siempre visible, independientemente de
cuál está seleccionado.

Cinta de Esta es la ubicación principal de los comandos de Excel. Al

Opciones hacer clic en un elemento de la lista de pestañas, se cambia
la cinta que se muestra.

Opciones de Un control desplegable que ofrece tres opciones

visualización de relacionadas con la visualización de la Cinta de Opciones.
la Cinta de
Opciones

Números de Los números van de 1 a 1.048.576 (uno para cada fila en la

fila hoja de trabajo). Puedes hacer clic en un número de fila
para seleccionar una fila entera de celdas.

Pestañas de Cada una de estas pestañas en forma de cuaderno

hojas representa una hoja diferente en el libro de trabajo. Un libro
de trabajo puede tener cualquier número de hojas, y cada
hoja tiene su nombre mostrado en una pestaña de hoja.

Barra de Esta barra muestra varios mensajes, así como el estado de

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 estatus las teclas de Bloqueo de Números, Bloqueo de Mayúsculas y
Bloqueo de Desplazamiento del Teclado. También muestra
información resumida sobre el rango de celdas
seleccionadas. Haz clic con el botón derecho del ratón en la
barra de estado para cambiar la información que se
muestra.

Lista de Usa estos comandos para mostrar una cinta diferente,

pestañas similar a un menú.

Barra de títulos Esto muestra el nombre del programa y el nombre del libro
de trabajo actual. También contiene la barra de
herramientas de acceso rápido (a la izquierda) y algunos
botones de control que puede utilizar para modificar la
ventana (a la derecha).

Control de Usa esto para acercar y alejar tu hoja de trabajo.

Zoom

1.4 Moviéndose en la hoja de cálculo.

Esta sección describe las diferentes maneras de navegar en las celdas de una hoja de cálculo.
Cada hoja de cálculo consiste de filas (numeradas desde 1 hasta 1.048.576) y columnas
(identificadas desde la A hasta XFD). La identificación de las columnas funciona de la siguiente
manera: después de la columna Z viene la columna AA, que es seguida de la columna AB, AC,
etc. Luego de la columna AZ viene la columna BA, BB, etc. Luego de la columna ZZ viene la
columna AAA, AAB, etc.
La intersección de una fila y una columna es una celda, cada celda tiene una dirección única
formada por su letra de columna y el número de fila. Por ejemplo, la dirección más arriba y a la
izquierda es la celda A1 y la dirección de la celda más abajo y a la derecha es XFD1048576.
En cualquier momento, una celda es la celda es la celda activa. Esta celda es la que acepta
entrada del teclado y sus contenidos pueden ser editados. Puedes identificar la celda activa por
su borde oscuro y de color verde.

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1.4.1 Navegando con el teclado
Puedes usar las teclas de navegación de tu teclado para moverte alrededor de una hoja de
cálculo. Estas teclas funcionan de la manera esperada: la flecha con dirección hacia abajo
mueve la celda activa una celda hacia abajo, la flecha hacia la izquierda la mueve hacia y a la
izquierda, etc. AvPag y RePag mueven la celda activa una pantalla completa (el número de
celdas desplazadas depende del número de filas mostradas en la pantalla).
La siguiente tabla resume todas las teclas de movimiento disponibles en Excel.
Tecla Acción

Flecha hacia arriba Mueve la celda activa una fila hacia arriba
(↑)

Flecha hacia abajo (↓) Mueve la celda activa una fila hacia abajo

Flecha hacia la Mueve la celda activa una fila hacia la izquierda

izquierda (←) o
Shift+Tab

Flecha hacia la Mueve la celda activa una fila hacia la derecha

derecha o Tab

Av Pág Mueve la celda activa una pantalla hacia arriba

Re Pág Mueve la celda activa una pantalla hacia abajo

Alt+Re Pág Mueve la celda activa una pantalla hacia la derecha

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 Alt+Av Pag Mueve la celda activa una pantalla hacia la
izquierda

Ctrl+Retroceso Desplaza la pantalla para enfocar la celda activa

1.4.2 Navegando con el Mouse

Para cambiar la celda activa usando el mouse, simplemente haz clic en otra celda y esta se
convierte en la celda activa. Si la celda que quieres activar no esta visible en la ventana del libro
de trabajo, puedes usar las barras de desplazamiento para desplazar la ventana en cualquier
dirección. Usando la rueda del ratón puedes desplazar la ventana hacia arriba o hacia abajo.
Presiona Ctrl mientras usas la rueda del mouse para hacer zoom en la hoja de trabajo.
Usar la barra de desplazamiento o la rueda del mouse no cambia la celda activa, para ellos
debes hacer clic en una nueva celda.
1.5 Usando la Cinta de Opciones
En Office 2007, Microsoft hizo un cambio dramático a la interfaz de usuario de Excel. Los menús
tradicionales y barras de herramientas fueron reemplazados con la Cinta de Opciones, un
conjunto de íconos en lo alto de la pantalla. Las palabras encima de los iconos son conocidas
como pestañas: la pestaña de Inicio, la pestaña Insertar, etc. La mayoría de los usuarios piensan
que la Cinta de Opciones es más fácil de utilizar que el antiguo sistemas de menús; también
puede ser personalizada para hacerlo incluso más sencillo de usar.
La Cinta de Opciones puede estar escondida o visible, es tu decisión. Para cambiar la visibilidad
de la Cinta de Opciones, presiona Ctrl+F1 (o haz doble clic en una pestaña en lo alto de la
ventana). Si la Cinta está escondida, aparecerá temporalmente cuando hagas clic en una
pestaña y se volverá a esconder cuando hagas clic en la hoja de cálculo. La barra de título tiene
un botón llamado “Opciones de presentación de la cinta de opciones”. Si haces clic en este
botón aparecerán tres opciones: Ocultar automáticamente la cinta de opciones, Mostrar
pestañas y Mostrar pestañas y comandos.

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1.5.1 Pestañas de la cinta de opciones
Los comandos disponibles en las pestañas de la Cinta de Opciones varían dependiendo de qué
pestaña está seleccionada. La cinta de Opciones está dispuesta en grupos de comandos
relacionados. Aquí tienes un pequeño resumen de las pestañas de Excel:
● Inicio: Probablemente pasarás la mayor parte del tiempo con la pestaña de Inicio
seleccionada. Esta pestaña contiene los comandos básicos del Portapapeles, los
comandos de formato, los comandos de estilo, los comandos para insertar y eliminar
filas o columnas, además de un surtido de comandos de edición de hojas de trabajo.

● Insertar: Selecciona esta pestaña cuando necesites insertar algo en una hoja de
trabajo - una tabla, un diagrama, un gráfico, un símbolo, etc.

● Disposición de página: Esta ficha contiene comandos que afectan al aspecto general
de la hoja de cálculo, incluidos algunos ajustes que tienen que ver con la impresión.

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 ● Fórmulas: Utilice esta pestaña para insertar una fórmula, nombrar una celda o un
rango, acceder a las herramientas de auditoría de fórmulas o controlar la forma en
que Excel realiza los cálculos.

● Datos: Los comandos de Excel relacionados con los datos están en esta pestaña,
incluyendo los comandos de validación de datos.

● Revisar: Esta pestaña contiene herramientas para revisar la ortografía, traducir

palabras, añadir comentarios o proteger las hojas.

● Vista: La pestaña Vista contiene comandos que controlan varios aspectos sobre
cómo es vista la hoja. Algunos comandos de esta pestaña también están disponibles
en la barra de estado.

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 ● Programador: Esta pestaña no se encuentra visible por defecto y contiene comandos
que son útiles para la grabación y edición de macros, la herramienta de Excel para
automatizar tareas.

Además de las pestañas estándar anteriores, Excel puede mostrar pestañas adicionales
dependiendo de los complementos instalados en Excel.

1.5.2 Pestañas contextuales

Además de las pestañas estándar, Excel incluye pestañas contextuales. Cuando un objeto (como
un gráfico, una tabla, o un diagrama SmartArt) es seleccionado, las herramientas específicas
para trabajar con ese objeto aparecen en la Cinta de opciones.
En la siguiente figura una pestaña contextual aparece cuando un gráfico es seleccionado. En
este caso, tiene dos pestañas contextuales: Diseño y Formato. Cabe destacar que las pestañas
contextuales contienen una descripción en la barra de título.

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1.5.3 Tipos de comandos de la Cinta de Opciones
Cuando sitúas el mouse encima de un comando de la Cinta de Opciones, verás una caja
emergente que contiene el nombre del comando y una breve descripción. En su mayoría los
comandos de la Cinta funcionan de la forma en que uno esperaría. Encontrarás diferentes
estilos de comandos en la Cinta de Opciones:
● Botones simples: cliquea el botón y hará lo que debe hacer. Un ejemplo de un botón
simple es el de Aumentar tamaño de fuente, en el grupo Fuente de la pestaña Inicio.
Algunos botones ejecutan la acción inmediatamente; otros muestran una caja de
diálogo para que puedas introducir información adicional.

● Botones de cambio: un botón de cambio es un objeto que se puede clicar y

transmite cierto tipo de información mostrando dos colores distintos. Un ejemplo es
el botón de Negrita en grupo Fuente de la pestaña Inicio. Si la celda activa no está en
negrita, el botón muestra un color normal, de lo contrario muestra un color de
fondo distinto.

● Menús desplegables: Si el comando de la Cinta de Opciones tiene una pequeña

flecha, el comando es un menú desplegable. Haz clic en él y comandos adicionales
aparecerán debajo de él. Un ejemplo de un menú desplegable es el comando de
Formato Condicional en el grupo Estilos de la pestaña Inicio.

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 ● Botones divididos: un botón dividido combina un botón de un-clic y menú
desplegable. Si haces clic en la parte del botón el botón es ejecutado. Si haces clic en
la parte desplegable (la flecha), escogerás entre una lista de comandos relacionados.
Un ejemplo de un botón dividido es el comando Combinar y Centrar del grupo
Alineación de la pestaña Inicio

● Casilla de Selección: Una casilla de control activa o desactiva algo. Un ejemplo es la

casilla Líneas de cuadrícula en el grupo Mostrar de la pestaña Vista.

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 1.6 Usando los menús de atajos
Además de la Cinta de Opciones, Excel contiene una multitud de menús de atajos, a los cuales
puedes acceder haciendo clic derecho en cualquier parte de Excel. Los menús de atajos no
contienen todos los comandos, sino los más comunes para lo que sea esté siendo seleccionado.
Por ejemplo, si se hace clic derecho en una celda que contenga texto, el menú de atajos tendrá
los comandos más comunes para tratar con este tipo de datos.

La caja arriba muestra el menú de atajos —la Mini Toolbar— que contiene las herramientas
más usadas de la pestaña Inicio. La Mini Toolbar fue diseñada para reducir la distancia que el
mouse tiene que viajar a través de la pantalla. Solamente haz clic derecho u las opciones de
formato más comunes están a unos pocos centímetros de tu mouse.

1.7 Creando un Libro de trabajo

Hay tres maneras de crear un libro de trabajo. Puedes abrir un nuevo libro en blanco cuando
inicias Excel o usando la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage. Puedes abrir un libro
existente, introducir nuevos datos, y guardar el archivo con un nuevo nombre, creando así un
nuevo libro de trabajo.

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1.7.1 Creando un libro de trabajo desde cero
Para crear un nuevo libro de trabajo, debes seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Inicia Excel. Una vez abierto Excel te dará varias opciones para iniciar un nuevo libro de
trabajo, realizar un recorrido o usar plantillas. En este caso escogeremos la opción Libro en
blanco.

Paso 2: Una vez dentro de Excel la celda activa será la celda A1. Escribe San Juan C.A. Nota que
mientras escribes el texto aparece tanto en la celda como en la barra de fórmulas.

Paso 3: Presiona Enter, y el texto se quedará en la celda A1 y la celda activa se moverá a la celda
A2. Ahora vuelve a presionar la tecla Enter o haz clic en la celda A3 y escribe Mes.

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Paso 4: En la celda A4 escribe Enero.

Paso 5: Coloca el mouse sobre el cuadrado en la esquina inferior derecha del borde la celda
activa. Ahora arrástralo hasta la celda A15 de forma tal que Excel rellene automáticamente los
meses en las celdas adyacentes.

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Paso 6: Rellena las celdas de la columna B con los siguientes números.

No cierres el libro de trabajo aún ya que lo necesitarás para el siguiente paso a paso.

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1.8 Guardar el libro de trabajo

Guardar un libro de trabajo en Excel es muy sencillo, sigue lo siguientes pasos:

Paso 1: Con un libro de trabajo abierto, haz clic en el ícono del disquete en la Barra de
herramientas de acceso rápido.

Paso 2: Una vez hagas clic allí, Excel te llevará a la vista Backstage donde podrás escoger donde
quieres guardar el archivo. En este caso haremos doble clic en Este PC y escogeremos una
carpeta de nuestro sistema.

Paso 3: Ahora solo queda escoger el sitio donde guardar el documento y el nombre. En este
caso lo nombraremos Excel básico 1. Una vez hayas escogido la carpeta y el nombre haz clic en
Guardar.

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1.8.1 Guardar un libro de trabajo existente con un nuevo nombre

Puedes renombrar un libro de trabajo existente para crear uno nuevo. Por ejemplo, cuando
tienes varias oficinas, puedes guardar un archivo con un nuevo nombre y usarlo para introducir
datos de otra oficina. También puede utilizar un libro de trabajo existente como plantilla para
crear nuevos libros de trabajo. En este ejercicio, aprenderás a utilizar el cuadro de diálogo
Guardar como para implementar cualquiera de estas opciones.

Paso 1: Abre el archivo del ejercicio anterior. En la celda A1 escribe Autopartes Romero.

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Paso 2: Haz clic en la pestaña Archivo y allí haz clic en Guardar como.

Paso 3: Excel te llevará a la misma pantalla donde guardaste el libro de trabajo anterior. De
nuevo escogemos un sitio para guardar el libro y, muy importante, un nombre diferente al que
ya teníamos.

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1.9 Editar datos básicos en un libro de trabajo
Un archivo de Excel puede tener un número ilimitado de hojas de trabajo, y cada hoja de
trabajo está hecha de más de 17 mil millones de celdas. Una celda puede tener cualquiera de
estos tres tipos básicos de datos.
● Un valor numérico
● Texto
● Una fórmula
Una hoja de trabajo también puede contener gráficos, diagramas, imágenes, botones y otros
objetos. Estos objetos no están contenidos en celdas. En cambio, ellos se encuentran en la capa
de dibujo de la hoja de trabajo, la cual es una capa invisible encima de cada hoja de trabajo.
● Valores numéricos: Los valores numéricos representan una cantidad de algún tipo:
cantidad de ventas, número de empleados, pesos atómicos, resultados de
exámenes, etc. Los valores también pueden ser fechas (13 Jul, 2020) u horas (como
3:34 a.m.).
● Entrada de texto: La mayoría de hojas de cálculo también incluyen texto en algunas
de las celdas. El texto puede servir como fuentes de datos, como en una lista de

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 empleados, etiquetas para los valores, encabezados de columnas, o instrucciones
acerca de la hoja de cálculo. El texto es usado usualmente para clarificar que
significan los valores en una hoja de trabajo o de dónde vienen los números. El texto
que empieza con números también es considerado texto, si escribes 12 empleados
en una celda, será tratado como texto.
● Fórmulas: Las fórmulas son las que hacen a una hoja de cálculo una hoja de cálculo.
Excel deja que puedas introducir fórmulas flexibles que usan valores (o incluso texto)
para calcular un resultado. Cuando introduces una fórmula en una celda, el
resultado de la fórmula aparece en la celda. Si cambias cualquiera de las celdas
usadas por una fórmula, la fórmula se recalcula y muestra el nuevo resultado.

1.9.1 Introduciendo Fechas y horas

Excel trata fechas y horas como tipos especiales de valores numéricos. Las fechas y horas son
valores que están formateados para que parezca que como fechas u horas. Si trabajas con
alguno de estos datos, necesitas entender cómo el sistema de fechas de Excel funciona.
● Introduciendo fechas: Excel maneja las fechas usando un sistema de números
seriales. La fecha más antigua que Excel entiende es el 1 de enero de 1900. Esta
fecha tiene un número serial de 1. El 2 de enero de 1900 tiene un número serial de 2
y así para todas las demás fechas. Este sistema hace que sea sencillo manejar fechas
en fórmulas, por ejemplo, puedes usar una fórmula para calcular el número de días
entre dos fechas.
La mayoría de las veces, no tienes que preocuparte por el sistema de números de
series de fechas de Excel. Simplemente puedes introducir una fecha en un formato
de fecha común, y Excel se encarga de los detalles entre bastidores. Por ejemplo, si
necesitas introducir el 1 de junio de 2016, puedes hacerlo escribiendo el 1 de junio
de 2016 (o utilizando cualquiera de los diferentes formatos de fecha). Excel
interpreta su entrada y almacena el valor 42522, que es el número de serie para esa
fecha.
Para comprobar esto solo hace falta cambiar el formato del número de serie de la
siguiente forma
Paso 1: Introduce una fecha en una celda cualquiera de Excel

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 Paso 2: En el menú desplegable de la sección Formato en la pestaña Inicio selecciona
General.

Paso 3: Ahora se muestra el número de serie de la fecha que introducimos.

1.10 Introduciendo fórmulas

Como ya comentamos anteriormente Excel brilla por muchas cosas, pero principalmente por su
capacidad de manejar datos de manera sencilla. En esta sección aprenderás a utilizar los
operadores aritméticos más básicos y en el siguiente módulo profundizaremos en las funciones.
Para que Excel entienda que el contenido de una celda es una fórmula debes colocar primero
un igual (=), escribir los cálculos que desees y luego presionar Enter para que muestre el
resultado.

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1.10.1 Referencias
Ya sabemos que las celdas de Excel están identificadas por el número de su fila y la letra de su
columna. La manera de Excel de hacer referencia a los contenidos de esta celda en otra celda es
usar esta identificación única. Para usar una referencia sigue los siguientes pasos:
Paso 1: Rellena una hoja de cálculo con los siguientes datos.

Paso 2: Ahora introducimos las referencias para las celdas. Para ello puedes escribirlas
directamente o hacer clic en la celda de la celda que quieres referenciar.

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Paso 3: Usando el Autofill rellena las siguientes celdas. Recuerda que para usar el Autofill tienes
que hacer clic en el cuadrado en la esquina inferior derecha de la celda activa.

1.10.2 Operadores aritméticos

Excel dispone de los operadores aritméticos estándares: suma, resta, multiplicación, etc. En
este sentido Excel función de forma parecida a una calculadora. Una cosa que sí hay que tener
en cuenta es la prioridad de los operadores aritméticos. Cuando Excel calcula una operación
matemática debe decidir qué operaciones realiza primero siguiendo esta prioridad:

Prioridad Operador Descripción

1 - Negación

2 % Porcentaje

3 ^ Potencia

4 *, / Multiplicación y división

5 +, - Adición y sustracción

Por ejemplo, ¿cuál será el resultado de la siguiente expresión 3+5*15/3?

Como la multiplicación y división tienen la misma prioridad son resueltas de izquierda a derecha:

= 3+75/3

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= 3+25

= 28

Referencias

Walkenbach, J (2016). Microsoft Excel 2016 BIBLE. Edición Primera edició[Link] Wiley
Indianapolis, Indiana.

Nielsen, Joyce. (2016(. Microsoft Official Academic Course Microsoft Excel 2016.
Editorial Wiley. Edición Primera edición.

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