GENERALIDADES DE LA CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA

Es aquella que proporciona informes basados en la técnica contable que ayuda a la

Administración, a la Creación de Políticas para la Planeación y Control de las
Funciones de una Empresa.
 
Se ocupa de la comparación cuantitativa de lo realizado con lo planeado,
analizando por áreas de responsabilidad. Incluye todos los procedimientos
contables e informaciones existentes, para evaluar la eficiencia de cada área.
 
La tendencia moderna de los registros y procedimientos contables es la de facilitar
las decisiones de los administradores, pasando del aspecto histórico al de
planeación y control, desempeñando doble papel dentro de las funciones de la
empresa, primero como herramienta básica de la Administración y segundo, como
parte integrante de la misma.
 
En nuestros días las cuentas se están diseñando con más frecuencia para fines
Administrativos.
 
La Contabilidad Administrativa, incluye a la Contabilidad Financiera supervisando
los aspectos relacionados con el mantenimiento de cuentas necesarias en los libros
contables, observancia de los requisitos legales, establecimiento y operación con
razonable exactitud, de acuerdo con los planes y programas de acción de la
compañía.
 
Esta contabilidad presenta una sola base: la Utilidad de su información, no
importando para los directores que los usos que de ella hagan, tengan validez en
otras empresas, interesándoles únicamente lo adecuado del contenido de sus
cuadros y reportes informativos.

Características de la Contabilidad administrativa.

 

 Su técnica está basada en la utilidad que proporciona de información

interna y externa.
 Está más interesada en los detalles, dirigiéndose a reportar las actividades
de los departamentos, equipos, tipos de inventarios y otras subdivisiones de
la compañía.
 Su utilización es opcional. Se aplica cuando los ejecutivos están interesados
en obtener información para basar sus decisiones, ya sea, para hacer o
dejar de hacer determinada acción.
 Su información debe ser rápida y oportuna, con el fin de tomar decisiones a
su tiempo.
  Sus informaciones puede basarse en la técnica de los grandes números. Las
cifras con precisión hasta las últimas cifras no son importantes para un
directivo.

ANTECEDENTES GENERALES DE LA CONTABILIDAD

En síntesis, la contabilidad nació, en principio, como instrumento de información al

exterior. Hoy también se considera una importante herramienta de dirección,
dentro del ámbito interno, para mejorar su gestión y organización.

ESQUEMA GRAFICO DE LA HISTORIA DE LA CONTABILIDAD

ANTIGÜEDAD
 Escritura pictográfica y jeroglífica
 Tabillas de barro
 Escrituras cuneiformes
 Sistemas de pesas y medidas
 Posición y registro de cantidades
 Papiro y la moneda
EDAD MEDIA
 Desarrollo del sistema numérico arábigo
RENACIMIENTO
 Registro de partida doble
 Invención de la imprenta
REVOLUCIÓN INDUSTRIAL
 Validez oficial a la profesión contable
 Surge la industria y al mercantilismo
ÉPOCA CONTEMPORÁNEA
 Reglamentación contable
 Reportes contables de mayor calidad
NUEVO MILENIO
 Globalización de la economía
 Internacionalización de mercados financieros
 CONTABILIDAD GENERAL

El concepto de Contabilidad se puede asentar en una serie de aspectos

fundamentales:
1 – Técnica que se utiliza para registrar las actividades que realiza una
Empresa utilizando rigurosamente una metodología.
2 - Conjunto de conocimientos que tiende a la proyección práctica
(metodología de aplicación de las normas): Método de la Partida Doble.
3 - Tanto el conjunto de conocimientos como las técnicas de aplicación de
los mismos, tienen que ver, fundamentalmente, con la elaboración de la
información financiera.
4 - Esta información financiera no se elabora para quedar oculta, sino para
ser comunicada a diferentes destinatarios (Propietarios o Socios de la Empresa, la
Administración Pública del Estado, entidades financieras, etc.)
5 - El campo del conocimiento contable abarca también aquellas técnicas
que persiguen la verificación de la información (auditoría de cuentas), llevada a
cabo por profesionales independientes de la empresa.
6 - La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y técnicas, el
análisis e interpretación de la información que elabora. Un banco, por
ejemplo, no solo lee la documentación contable que le proporciona el solicitante de
un crédito, sino que la interpreta para ver si éste va a ser capaz de devolverlo
llegado el vencimiento.
De acuerdo con todo lo anteriormente indicado, podemos formular la siguiente
definición para la CONTABILIDAD:
Es la técnica de registrar las operaciones que realiza una empresa medibles en
dinero con el objeto la elaboración de Estados Financieros para su análisis e
interpretación de la información relevante acerca de la situación y de la realidad
económica y financiera de la empresa, expresada en unidades monetarias, con el
fin de que, tanto las terceras personas interesadas como los directivos de la
empresa puedan tomar decisiones.
La Contabilidad se circunscribe en definitiva a la información relevante acerca de
la situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa. Puede
considerarse, por otro lado, como un subsistema del “sistema integrado de
información para la gestión”, es decir, un sistema que conecta todo tipo de
informaciones que se produce en la empresa, tales como estadísticas, previsiones,
facturación, nóminas, etc. con la Contabilidad, en un tratamiento conjunto. En este
aspecto, los avances logrados en los últimos años son espectaculares gracias a los
medios informáticos y teleinformáticas hoy en día existentes.
“la contabilidad es una ciencia de naturaleza económica que tiene por objeto
producir información para hacer posible el conocimiento pasado, presente y futuro
de la realidad económica en términos cuantitativos en todos sus niveles
organizativos, mediante la utilización de un método específico apoyado en bases
suficientemente contrastadas, con el fin de facilitar la adopción de las decisiones
financieras externas y las de planificación y control internas”.

Para una mejor comprensión de la definición anterior se van a ir respondiendo las

siguientes cuestiones: ¿qué persigue la contabilidad?, ¿de qué informa?, ¿a quién
va dirigida? y ¿cómo se elabora esta información?

1. ¿Qué persigue la contabilidad?

La contabilidad, constituye un sistema informativo que emite datos estructurados
y relevantes de los distintos entes que componen la realidad económica, como son
las familias, las empresas, el sector público y la nación. Estos datos, tras ser
analizados e interpretados, son empleados por los sujetos económicos para
controlar los recursos con los que cuentan y tomar las medidas oportunas para
hacerlos más fructíferos y, en todo caso, para evitar una situación deficitaria que
pondría en peligro su supervivencia.

2. ¿De qué informa?

En principio, estos datos indican cuáles son los recursos económicos y financieros
de los que dispone la unidad económica.
Para que esta información sea útil a aquellos que la emplean, ha de satisfacer una
serie de requisitos, aunque a veces en la práctica no sea fácil cumplirlos, éstos
son:
 Objetiva. Ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo
mismo. Para ello se han convenido unas normas, de forma que quien elabora la
información sabe que ha de ajustarse a los patrones establecidos para que no
quepan distintas lecturas.
Por ejemplo, un edificio que se compró hace 20 años por una empresa podría
figurar en su contabilidad por lo que costó en esa fecha, por lo que le darían ahora
si fuera a venderlo o por lo que debería pagar si lo comprase hoy. No es difícil
comprender que si no se aplica un criterio común puede inducir a que el usuario
decida erróneamente.
  Creíble. La información ha de ser fidedigna. Por ello es comprobada y
verificada por los auditores, que han de ser completamente independientes de la
unidad económica a la que auditan.
 Oportuna. Un dato que llega a destiempo no vale para nada, o para
poco. Por lo tanto, la información se ha de emitir a tiempo.
 Clara y asequible. Si la información contable sólo va dirigida a peritos
en esta materia, su fin queda muy restringido. Tal y como funciona el mundo
actual, estos datos han de ser lo suficientemente comprensibles, puesto que son
muchos los sujetos que los han de utilizar.
 Completa. No debe ocultar parcelas de la realidad económica.
 Algunos hechos económicos no se pueden medir con exactitud, por lo
que habrá que conformarse con una aproximación.

3. ¿Cómo se elabora la información?

La información contable se elabora siguiendo un método específico, que recoge,

clasifica y sintetiza los acontecimientos que puedan medirse en moneda, y que
sean importantes para los usuarios. Las consecuencias de estos hechos,
generalmente, se expresarán en unidades monetarias. Los datos así obtenidos se
plasman en unos cuadros de síntesis que son los estados financieros o contables,
que son los que se muestran a los usuarios.

4. ¿A quién va dirigida?

La información que se difunde al exterior de la unidad económica es útil para que

los distintos agentes económicos aumenten sus posibilidades de acumulación de
recursos. Entre ellos se podrían señalar a los acreedores, los trabajadores, la
Administración Pública del Estado (sobre todo en materia de impuestos), las
entidades financieras que colaboran con la entidad, etc.
Otra información de distinto contenido, denominada información interna,
sólo es utilizada en el ámbito interno de la unidad empresarial. Los datos que ésta
proporciona sirven, a los responsables de la unidad empresarial, para planificar y
controlar la gestión, así como para delimitar responsabilidades a fin de actuar
eficazmente

BALANCE GENERAL
El balance general comprende las propiedades de una empresa y la proporción en
que intervienen los acreedores y los accionistas o dueños de tal propiedad,
expresados en términos monetarios. Por lo tanto, es un estado que muestra la
situación financiera y la denominación más adecuada es estado de la situación
financiera.
FORMAS DE PRESENTACIÓN
Las formas de presentación del balance general son:
 En forma de cuenta.- es la presentación más usual; se muestra el activo al
lado izquierdo, el pasivo y el capital al lado derecho, es decir: activo igual a
pasivo más capital.
 En forma de reporte.- Es una presentación vertical, mostrándose en primer
lugar el activo, posteriormente el pasivo y por último el capital, es decir
activo menos pasivo igual a capital.
 En forma de condición financiera.- Se obtiene el capital de trabajo que es la
diferencia entre activos y pasivos circulantes; aumentando los activos no
circulantes y deduciendo los pasivos no circulantes.
En función a su grado de análisis, el balance puede clasificarse en analítico y
condensado. En términos generales, se puede decir que en la forma analítica se
detallan las partidas que forman ciertos grupos, en el balance condensado se
indican los conceptos en grupos generales, por ejemplo, la inversión total en los
terrenos, planta o equipo.
REGLAS DE PRESENTACIÓN
En la presentación de un balance o de un estado financiero en general, deben
proporcionarse algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas
generales de presentación y son:
 Nombre de la empresa.
 Titulo del estado financiero.
 Fecha a la que se presenta la información.
  Cortes de subtotales y totales claramente indicados.
 Moneda en que se expresa el estado.
ELEMENTOS DEL BALANCE
ACTIVO: El activo puede definirse como el conjunto de bienes y derechos reales y
personales sobre los que se tiene propiedad, a la fecha del balance.
PASIVO: El pasivo puede definirse como el grupo de obligaciones jurídicas por las
cuales el deudor se obliga con el acreedor a pagar con bienes, dinero o servicios.
Comprende obligaciones presentes que provengan de operaciones o transacciones
pasadas.
CAPITAL CONTABLE: Al capital contable se le designa con diferentes términos,
como por ejemplo: Capital social y utilidades retenidas, patrimonio de los
accionistas o capital social y déficit.
El término capital contable designa la diferencia que resulta entre el activo y pasivo
de una empresa. Refleja la inversión de los propietarios en la entidad y consiste
generalmente en sus aportaciones, más (o menos) sus utilidades retenidas o
pérdidas acumuladas, más otros tipos de superávit como pueden ser
reevaluaciones o donaciones.
El capital contable representa la cantidad de unidades monetarias de los derechos
patrimoniales de los accionistas, valuados de acuerdo con principios de
contabilidad generalmente aceptados. El capital contable no representa el valor de
la empresa, sino que muestra el capital social aportado.
ESTADO DE RESULTADOS
El estado de resultado o estado de pérdidas y ganancias es un documento
contable que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o pérdida del
ejercicio.
Los negocios, como parte de su operación, efectúan una gama muy amplia de
transacciones, ente las cuales se encuentran relacionadas con la generación de
ingresos y las erogaciones de gastos. Por lo tanto, es necesario que exista un
estado financiero en el que se determine el monto de los ingresos y gastos, así
como la diferencia entre estos, a la cual se le llama utilidad o perdida, para que los
usuarios de la información financiera estén en posibilidades de evaluar las
decisiones operativas que incidieron en la rentabilidad del negocio. En general, el
estado de resultados, como su nombre lo dice, resume los resultados de las
operaciones de la compañía referentes a las cuentas de ingresos y gastos de un
determinado periodo. Del estado de resultados se obtienen los resultados de las
operaciones para determinar si se gano o se perdió en el desarrollo de las mismas.
El resultado obtenido se debe reflejar posteriormente en la seleccione de capital
contable dentro del estado de situación financiera, que se explica posteriormente.

En el estado de resultados existe una sección para los ingresos, otra para los
gastos y una última para el resultado final o saldo, ya sea de utilidad o pérdida. En
la sección de ingresos, el rubro principal son las ventas o los ingresos percibidos
por la prestación de algún servicio, ya que surgen de operaciones ordinarias del
negocio, en la sección de gastos se hacen diversas clasificaciones de los mismos,
como los gastos de operación, ya sean de venta, de administración y financieros.
Los gastos de venta corresponden a erogaciones directamente relacionadas con el
esfuerzo de vender los bienes o brindar los servicios objetivos del negocio. Los
gastos de la administración son los necesarios para llevar el control de la operación
del negocio y los gastos financieros se refieren a los intereses que se erogan al
obtener un crédito.
En resumen, el estado de resultados se elabora con el fin de evaluar la rentabilidad
del negocio.
 CONTABILIDAD DE COSTOS
La contabilidad de costos -conocida también como analítica, industrial o interna-
proporciona a la organización datos periódicos sobre las materias primas
empleadas, el desgaste experimentado por las máquinas, las horas de mano de
obra empleadas, tiempos ociosos, precios de venta, stocks existentes en almacén
en su proceso productivo, etc. De este modo, los responsables de la empresa
podrán conocer el costo de los productos fabricados o de los servicios prestados,
los costos correspondientes a cada departamento y sección, así como los
resultados logrados por cada línea de productos y en cada departamento.
Esta información pretende medir la productividad lograda por la unidad
empresarial en un intervalo de tiempo y orienta a los responsables de la misma
ante cuestiones como: si debe aceptar o no un pedido, si sería rentable lanzar un
nuevo producto o comercializar en nuevos mercados..., de cara a controlar y
delimitar responsabilidades.
En esta área, la comparación de datos pasados con datos actuales y la previsión
del futuro son fundamentales. En función de la experiencia se pueden establecer
para cada período unos límites en los consumos que no deben sobrepasarse, de
forma que se frene el alza de los costos y se vigile su evolución. De otro,
apoyándose en datos de períodos anteriores puede presupuestarse la actividad
futura con suficiente antelación. Si, más adelante, los costos reales no coinciden
con los previstos, habrá que proceder a analizar sus causas, por ello las diferencias
valen como instrumento de control.

Los mandos altos, la gerencia y el departamento administrativo se enfrentan

constantemente con diferentes situaciones que afectan directamente el
funcionamiento de la empresa, la información que obtengan acerca de los costos y
los gastos en que incurre la organización para realizar su actividad y  que rige su
comportamiento, son de vital importancia para la toma de decisiones de una
manera rápida y eficaz, esto hace que en la actualidad "La contabilidad de costos" 
tome gran relevancia frente a las necesidades de los usuarios de la información.
“” El costo se define como el valor sacrificado para adquirir bienes o
servicios mediante la reducción de activos o al incurrir en pasivos en el
momento en que se obtienen los beneficios “”
La información requerida por la empresa se puede encontrar en el conjunto de
operaciones diarias, expresada de una forma clara en la contabilidad de costos, de
la cual se desprende la evaluación de la gestión administrativa y gerencial
convirtiéndose en una herramienta fundamental para la consolidación de las
entidades. Para suministrar información comprensible, útil y comparable, esta
debe basarse en los ingresos y costos pasados necesarios para el costeo de
productos, así como en los ingresos y los costos proyectados para la toma de
decisiones.
Los datos que necesitan los usuarios se pueden encontrar en un "Pool" de
información de costos y se pueden clasificar en diferentes categorías según:
 Los elementos de un producto.
 La relación con la producción.
 La relación con el volumen.
 La capacidad para asociarlos.
 El departamento donde se incurrieron.
 Las actividades realizadas.
 El periodo en que se van a cargar los costos al ingreso.
 La relación con la planeación, el control y la toma de decisiones.

A continuación se presentan los aspectos más importantes y relevantes que

fundamentan la información en la contabilidad de costos.

1. ELEMENTOS DE UN PRODUCTO:
Los elementos de costo de un producto o sus componentes son los materiales
directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación, esta
clasificación suministra la información necesaria para la medición del ingreso y la
fijación del precio del producto.
MATERIALES: 
Son los principales recursos que se usan en la producción; estos se transforman
en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de
fabricación.
 Directos: Son todos aquellos que pueden identificarse en la
fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y
representan el principal costo de materiales en la elaboración de un producto.
 Indirectos: Son los que están involucrados en la elaboración de un
producto, pero tienen una relevancia relativa frente a los directos.
MANO DE OBRA:  
Es el esfuerzo físico o mental empleados para la elaboración de un producto.
 Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un
producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que tiene gran
costo en la elaboración.
 Indirecta: Es aquella que no tiene un costo significativo en el
momento de la producción del producto.
COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN (CIF): 
Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra
indirectos más todos los incurridos en la producción pero que en el momento de
obtener el costo del producto terminado no son fácilmente identificables de forma
directa con el mismo.