LA GESTION DE STOCKS
Cuando hablamos de materiales, debemos diferenciar aquellos que una vez almacenados son
destinados a la venta, sin ser sometidos a un proceso de transformación, de aquellos, que una
vez almacenados, se incorporan al proceso productivo.
1.- COSTE TOTAL DE LOS MATERIALES
En la delimitación del coste de los materiales, debemos considerar los siguientes elementos:
- El precio de compra.
- Todos aquellos gastos relacionados con las actividades de aprovisionamiento. La suma del
precio de compra con estos gastos adicionales se denomina precio o coste de adquisición.
- Todos los gastos derivados de la función de almacén, que se denominan coste de
almacén, o bien, coste de posesión.
- Los costes financieros.
Las variaciones en la cantidad de pedido pueden afectar a los diferentes componentes, bien
de forma individual o de manera conjunta.
1.- Precio o coste de adquisición.
Es la suma del precio de compra más aquellos gastos derivados de la función de
aprovisionamiento, como pueden ser los transportes, si los paga el comprador, los seguros, los
gastos de recepción, inspección y almacenamiento y los del manejo físico del material.
Cuando los productos son fabricados por la propia empresa, la valoración de los mismos es un
tanto más complicada, pues su coste total será la suma de todos los costes directos y los
indirectos de fabricación. Dentro de los costes directos se incluirán los de materiales y mano
de obra directamente aplicada.
2.- Coste de posesión o de almacenamiento.
Es el derivado de la conservación de las existencias en almacén, como pueden ser los
alquileres o la amortización de los locales; gastos de conservación, calefacción o refrigeración;
seguro, tanto de los almacenes propiamente dichos, como de las mercancías, que se suele
imputar en función de la cantidad asegurada; alumbrado; manipulación física de los
elementos, pues cuando entran existencias en los almacenes se ordenan y clasifican de la
forma más adecuada; deterioro físico como las mermas y pérdidas por envejecimiento físico y
envejecimiento técnico u obsolescencia por la aparición de nuevos elementos en el mercado.
3.- Coste de renovación.
Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costes, entre los que se
encuentran los de preparación del pedido, otros de carácter administrativo, o bien, de
transporte, carga y descarga de los agentes, viajes de los agentes de ventas para realizar
negociaciones con los proveedores, etc. Al mismo tiempo, será necesario realizar inspecciones
en la cantidad entregada y registrar toda la mercancía.
El coste unitario de renovación del stock se obtendrá de la siguiente forma:
Cp = E x (D/q)
en donde, "E", nos indica el coste de preparación del pedido, "D", el número de unidades de
producto compradas por la empresa y "q", es el volumen económico del pedido.
Parte de estos costes se consideran fijos, como son los de preparación del stock, mientras que
otra parte, como son los derivados de los transportes, serán variables en función del volumen
del pedido.
4.- Coste de rotura del stock.
Este coste se va a producir cuando no hay existencias en almacén suficientes para hacer frente
a las necesidades del proceso productivo.
5.- Costes de oportunidad.
Se puede tomar como coste de oportunidad el coste medio de los recursos financieros totales
ajenos ó el coste medio de los recursos financieros a largo plazo, ó cualquier otro que la
empresa considere adecuado, en base a su gestión financiera. Podemos resumir diciendo que
este coste de oportunidad será un coste financiero aplicado a los materiales y que se imputa
en función del volumen y del período medio de almacenamiento.
El coste de oportunidad lo podemos obtener de la siguiente forma:
Cf = [(P x q) / 2] x i
en donde "P", nos indica en precio unitario de la cantidad comprada, e "i" es el tipo de interés
pagado por la empresa, o bien, el coste de capital determinado por la Contabilidad Interna.
Si incluimos este componente en el coste de almacén, este quedará establecido de la
siguiente forma:
Ca = [(A + Pxi) x q] / 2
en donde, "A" representa los costes restantes de almacén.
2.- LA GESTION DE STOCKS
La gestión de stocks es una función destinada a optimizar todo el conjunto de elementos
almacenados por la empresa, intentando realizar una coordinación entre las necesidades
físicas del proceso productivo y las necesidades financieras de la empresa. Su objetivo
fundamental es asegurar la disposición de los materiales, en las mejores condiciones
económicas para satisfacer las necesidades del proceso productivo.
El problema fundamental de la gestión de stocks se centra en determinar cuál debe ser la
cantidad que se debe mantener en almacén para evitar la ruptura del proceso productivo. Esta
cantidad mínima estará basada en factores como pueden ser el volumen de pedido y el tiempo
de aprovisionamiento. En definitiva, se basará en determinar la inversión máxima en
existencias.
Se debe considerar que cuanto mayor sea la cantidad de elementos en almacén menor será el
riesgo de ruptura del proceso de producción, pero, al mismo tiempo, mayor serán los costes
por este concepto, al cual se debe incorporar el coste de oportunidad derivado de la
inmovilización de recursos financieros materializados en existencias, y los costes de
mantenimiento y conservación.
Los tres sistemas principales de gestión de stocks son los siguientes:
a) El sistema de volumen fijo de pedido (fixed orden system). Consiste en formular
pedidos de igual volumen cuando el stock alcanza el "punto de pedido", también llamado
"nivel de reaprovisionamiento".
b) El sistema de período fijo de pedido (Fixed internal orden system). En este sistema se
formulan los pedidos por períodos fijos de tiempo, de tal forma que en el momento de recibir
el pedido, el stock recupere el nivel deseado.
c) El sistema de período fijo de pedido condicional (S.S. Policy). Se trata de un sistema
similar al anterior, pero se fija un límite inferior para los pedidos a formular.
Al hablar de existencias en almacén o stocks, debemos considerar los siguientes
componentes:
- Stock activo o cíclico: que se constituye para hacer frente a las exigencias normales del
proceso de producción o de los clientes. Alcanza el máximo valor cuando llega a almacén un
pedido; éste se consume paulatinamente a través del tiempo, llegando a agotarse totalmente.
El stock activo recupera su valor máximo cuando llega un nuevo pedido al almacén y así
sucesivamente. Por ello, se denomina cíclico.
- Stock de seguridad: que se constituya para hacer frente a las demoras en el plazo de
entrega de los proveedores o a una demanda externa no esperada. Complementa al stock
activo. Cuando la variable demanda es bien conocida, este no es necesario.
El nivel mínimo de existencias en almacén debe renovarse al ritmo previsto en función de las
demandas del proceso productivo. Esto determina lo que se denomina el Indice de rotación,
que relaciona por cociente, el volumen total de salidas en un período de tiempo determinado y
las existencias medias para ese mismo período. Representa el número de renovaciones de las
existencias medias para satisfacer las salidas de almacén. Indica la mayor o menor
permanencia de los elementos en almacén y se utiliza para elegir aquel sistema de almacén
adecuado.
Al hablar de existencias medias, debemos distinguir si la empresa dispone o no de stock de
seguridad. Se obtendrán como cociente entre la diferencia del volumen máximo y el mínimo
del almacén, todo ello dividido entre 2, pues se están determinando una cantidad media.
Cuando la empresa no dispone de stock de seguridad, las existencias medias serán (1/2 x q). Si
llamamos "Se" al stock de seguridad, las existencias medias, en este caso serán (1/2 x q) +
Se. El problema central de la función de aprovisionamiento se basa en la determinación del
volumen de materiales en almacén que minimicen los costes del mismo, lo que se
denomina lote económico. Para su determinación vamos a utilizar los siguientes modelos:
1.- MODELO DE WILSON:
Se trata de un modelo determinista, pues parte de las hipótesis de que las ventas de la
empresa son conocidas y que se reparten uniformemente a lo largo del año. Fue formulado en
1916, estudiando el caso de un establecimiento comercial que compra un producto
almacenable para volverlo a vender. El problema que se plantea es determinar el volumen
óptimo del lote o pedido que hagan mínimos los costes de posesión o almacén y los costes de
rotura del stock.
Para determinar el modelo, vamos a utilizar las siguientes variables:
p: precio de adquisición de cada unidad de producto.
V: cantidad de producto vendida al año.
E: coste de preparación del pedido. Recoge los costes de administración relacionados con
la obtención del pedido.
A: coste de almacenamiento, en donde se incluyen aquellos derivados del depósito de los
elementos, incluyendo el control administrativo del mismo. Lo podemos considerar como una
cantidad anual, relacionada con el pedido. Se trataría de los costes fijos.
q: volumen económico del pedido. Es la incógnita que vamos a determinar.
G: Costes variables de almacenamiento, imputados por cada unidad producto. G = [Pxi +
A]
Este modelo supone que el plazo de entrega del producto por parte de los proveedores y el
ritmo de salida de los productos del almacén (ventas) son perfectamente conocidos, por que
esta restricción implica que un pedido llegará al almacén cuando se haya agotado totalmente
el anterior. No se necesita stock de seguridad. Por tanto, el coste de rotura del stock será 0. Las
existencias medias, en este caso, serán 1/2 x q.
El número de pedidos que la empresa formula al año se obtendrán por cociente entre las
ventas y el volumen económico del pedido, esto es, V/q. Lo que a la empresa le cuenta renovar
sus almacenes, es decir, el coste de renovación, se obtendrá multiplicando el coste de
preparación del pedido por el número de pedidos que efectúe, es decir:
Cr = E x (V/q)
Su coste anual de posesión o de almacén se obtendrá multiplicando las existencias medias en
el mismo, por el total de costes de almacén, es decir, la suma de su parte variable y fija:
Cp = 1/2 x q x (Pxi + A) = 1/2 x q x G
Dadas las condiciones planteadas, la empresa pretende determinar el volumen económico del
pedido "qo" que minimice los costes de renovación y los costes de posesión, que serán el coste
total del stock.
CT = Cr + Cp = E x (V/q) + 1/2 x q x (Pxi + A)
Para ello, tenemos que determinar la primera derivada, con respecto a la cantidad e igualarlo
a cero:
d CT 1 E x V
---------- = ---------- x (Pxi + A) - -------------
d q 2 q2
Si igualamos la expresión anterior a cero obtenemos que:
1 E x V
---------- x (Pxi + A) = -------------
2 q2
De aquí se desprende, que la cantidad que la cantidad que hacen mínimos los costes totales de
almacén es la siguiente:
(2 x E x V)1/2
qo = ---------------------
(Pxi + A)1/2
Por lo tanto, el volumen óptimo de cada pedido es directamente proporcional a la raiz
cuadrada de las ventas anuales y de los costes fijos del pedido (costes de preparación) e
inversamente proporcional a la raíz cuadrada de los gastos de almacenamiento.
2.- DETERMINACION DEL LOTE ECONOMICO, suponiendo que el precio de adquisición
es una función decreciente de la cantidad del pedido P = f(q).
Lo que suele ocurrir es que los proveedores bajen el precio cuando se realizan grandes
pedidos. En este caso, la determinación del lote económico del pedido se obtendrá mediante
la suma del coste de adquisición, el coste de posesión y el coste de renovación, siendo el coste
de adquisición el producto de las ventas por el precio de compra unitario:
CT = Cr + Cp + Ca = E x (V/q) + 1/2 x q x (Pxi + A) + V x P
En esta situación, la empresa pretende minimizar, no sólo el coste de posesión y el de
renovación, sino también el de adquisición. Al igual que en el caso anterior, hallaremos la
primera derivada, con respecto a la cantidad, y lo igualaremos a cero. Para ello, vamos a
suponer que el precio es una función continua, con relación a la cantidad, P = Po - dq.
CT = E x (V/q) + 1/2 x q x (Pxi + A) + V x (Po - dq)
Hallamos la primera derivada e igualamos a cero:
d CT 1 E x V
---------- = ---------- x (Pxi + A) - ------------- - V
d q 2 q2
1 E x V
---------- x (Pxi + A) = ------------- + V
2 q2
De aquí se desprende, que la cantidad que hacen mínimos los costes totales de almacén es la
siguiente:
(2 x E x V)1/2
qo = ------------------------------
[(Pxi + A) - 2V]1/2
Hemos comentado que no siempre es posible establecer una relación funcional decreciente
entre el precio de compra y la cantidad, por lo que su aplicación a la realidad no es muy
acertada, aunque ha sido importante para el desarrollo de nuevos modelos de gestión.
El lote económico de compra y el período óptimo de reaprovisionamiento son dos conceptos
interdependientes. Una vez que hemos determinado el primero de ellos, "qo", se puede
determinar, indirectamente, el segundo.
