GESTIÓN ADMINISTRATIVA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MANUAL DE CONTRATACIÓN
Código: GAD-ABS-MN001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 19/04/2016 Página 1 de 58

INSTITUTO NACIONAL DE VIGILANCIA DE MEDICAMENTOS Y ALIMENTOS

– INVIMA –

2016

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TABLA DE CONTENIDO
1. GENERALIDADES ............................................................................................................... 4
1.1 PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD ........................................................................................ 4
1.1.1 Naturaleza jurídica de la entidad ............................................................................... 4
1.1.2 Ubicación en la estructura del Estado....................................................................... 4
1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................. 5
1.3 ALCANCE ........................................................................................................................ 5
1.4 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA ....................................................................... 5
1.5 TÉRMINOS Y DEFINICIONES............................................................................................... 6
2. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL ...... 10
2.1 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES ............................. 10
2.2 PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL ................................................................. 10
2.3 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ............................. 12
2.4 ADQUISICIONES REALIZADAS MEDIANTE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS ........................... 12
2.5 ADQUISICIONES REALIZADAS MEDIANTE BOLSAS DE PRODUCTOS ...................................... 24
2.6 ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO .................................................... 46
2.6.1 Elaboración y expedición de los documentos del proceso ..................................... 46
2.6.2 Publicación de los documentos del proceso ........................................................... 46
2.6.2.1 Publicación en el SECOP ............................................................................... 46
2.6.2.2 Publicación en la página WEB de la entidad .................................................. 46
2.6.3 Archivo de los documentos del proceso y demás actividades de gestión documental 46
2.7 COMUNICACIÓN CON LOS OFERENTES Y CONTRATISTAS ................................................... 47
3. SUPERVISIÓN Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS ................ 47
4. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS .............................................................................. 47
4.1 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS ......................................................................................... 47
4.1.1 Liquidación Bilateral ................................................................................................ 48
4.1.2 Liquidación Unilateral .............................................................................................. 48
4.1.3 Liquidación Judicial ................................................................................................. 48
4.2 SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES POSTERIORES A LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS.. 48
4.3 ADMINISTRACIÓN DE CONTROVERSIAS Y SOLUCIÓN DE CONFLICTOS DERIVADOS DE LOS PROCESOS DE
CONTRATACIÓN ......................................................................................................................... 48
5. ÁREAS ENCARGADAS Y RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ... 49
5.1 RELACIÓN GENERAL DE LAS ÁREAS ENCARGADAS Y LOS RESPONSABLES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN 49
5.1.1 Competencia de la actividad contractual del INVIMA ............................................. 49
5.1.2 Delegación contractual del INVIMA ........................................................................ 49
5.2 COMPETENCIAS ESPECÍFICAS ......................................................................................... 49
5.2.1 Funciones del ordenador del gasto ......................................................................... 49
5.2.2 Funciones de la dependencia que requiere contratar el bien o servicio ................. 50
5.2.3 Funciones del Grupo de Gestión Contractual ......................................................... 50
5.2.4 Funciones del Grupo de Adquisiciones y Suministros ............................................ 51
5.2.5 Funciones del Comité Asesor para la Contratación ................................................ 52
5.2.6 Funciones del Comité Evaluador ............................................................................ 52
5.2.7 Funciones del Grupo Financiero y Presupuestal .................................................... 53
5.2.8 Funciones del Grupo de Tesorería ......................................................................... 53
5.2.9 Funciones de la Oficina Asesora de Planeación .................................................... 53
5.2.10 Funciones de la Oficina de Control Interno ......................................................... 54
5.2.11 Funciones del Grupo de Gestión Administrativa ................................................. 54
5.2.12 Funciones del Grupo de Talento Humano .......................................................... 54
5.2.13 Funciones del Grupo de Gestión Documental y Correspondencia ..................... 54
5.2.14 Funciones relacionadas con el manejo de controversias y la solución de conflictos 54
5.2.15 Funciones del Comité de Conciliación ................................................................ 54
6. BUENAS PRÁCTICAS DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL ............................................. 55
6.1 BUENAS PRÁCTICAS DE LOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL ..................... 55
6.2 INHABILIDAD, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTOS DE INTERÉS......................................... 55
6.3 RESPETO Y PROTECCIÓN DE LA LIBRE COMPETENCIA ....................................................... 56
6.4 ELABORACIÓN Y USO DE LOS FORMATOS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL ...................... 56
6.5 APLICACIÓN DE LAS REGLAS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO ..................... 56
6.6 BUENAS PRÁCTICAS EN LA UTILIZACIÓN DE HERRAMIENTAS ELECTRÓNICAS PARA LA GESTIÓN CONTRACTUAL 57
6.7 MECANISMOS DE PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA A TRAVÉS DE VEEDURÍAS ORGANIZADAS E INTERESADOS EN LOS
PROCESOS DE CONTRATACIÓN ................................................................................................... 57
7. CONVENIOS O CONTRATOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES .................... 57
7.1 DEFINICIÓN ................................................................................................................... 57
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7.2 PROCEDIMIENTO............................................................................................................ 58
8. DISPOSICIONES FINALES ............................................................................................... 58
8.1 MARCO LEGAL............................................................................................................... 58
8.2 DOCUMENTOS ASOCIADOS............................................................................................. 58
8.3 DIVULGACIÓN, EDICIÓN Y MECANISMOS DE REFORMA ...................................................... 58
8.4 VIGENCIA, PUBLICACIÓN Y DEROGACIÓN ......................................................................... 58

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MANUAL DE CONTRATACIÓN

Presentación

La contratación del Estado es la mayor forma de ordenación del gasto de las entidades estatales, y una de las
principales herramientas para cumplir sus fines; en consecuencia, es necesario garantizar la transparencia y
objetividad en la selección de los contratistas, así como el uso eficiente y eficaz de los recursos públicos. En
búsqueda de tales objetivos, la gestión contractual del Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -
INVIMA- como una manifestación del ejercicio de la función administrativa, se ciñe a los postulados y principios del
artículo 209 de la Constitución Política, así como a los establecidos en el Estatuto General de la Contratación Pública.

Para garantizar el respeto de tales postulados y principios, el Instituto, en cumplimiento de la ley y en particular de lo
dispuesto en el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, ha decidido aprobar el presente manual de
contratación que junto con el Manual de Supervisión e Interventoría, busca rodear de garantías la contratación de la
Entidad con el fin de prevenir la corrupción, los intereses particulares, los procedimientos irregulares y la negligencia
e ineficacia administrativas.

Teniendo en cuenta lo expresado y de acuerdo con lo dispuesto en la legislación vigente, el presente Manual de
Contratación tiene por objeto: i) establecer la forma como opera la Gestión Contractual del INVIMA y darla a conocer
a los partícipes del Sistema de Compras y Contratación Pública, ii) servir de apoyo al cumplimiento del objetivo
misional de la Entidad, convirtiéndose en un instrumento de gestión estratégica y iii) garantizar el cumplimiento y
respeto de los objetivos y principios del Sistema de Compras y Contratación Pública, incluyendo la eficacia, la
eficiencia, la economía, la promoción de la competencia, la rendición de cuentas, el manejo del riesgo, la publicidad y
la transparencia.

Este instrumento debe convertirse en un insumo de consulta permanente que minimice los riesgos que puedan
presentarse en materia contractual y haga más efectivo el proceso de adquisición de bienes y servicios del INVIMA,
garantizando el cumplimiento de los fines estatales, así como la continua y eficiente prestación de los servicios
públicos. Se debe tener en cuenta que su lectura, aplicación e interpretación se debe realizar de manera integrada
con lo dispuesto en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Entidad, que junto con el presente documento
constituyen un cuerpo normativo único.

1. Generalidades

En el primer capítulo de este Manual se hace una presentación de la Entidad que lo acoge, de los objetivos
específicos del documento, de su alcance y de los términos y definiciones que se deben tener en cuenta en la
Gestión Contractual.

1.1 Presentación de la entidad

El presente Manual es adoptado por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, en adelante el
Instituto o el Invima indistintamente, cuya naturaleza jurídica y ubicación en la estructura del Estado se identifican a
continuación.

1.1.1 Naturaleza jurídica de la entidad

El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -Invima- es un establecimiento público de carácter

científico y tecnológico, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, creado por la
Ley 100 de 1993 en su artículo 245, con las funciones adicionales establecidas en el artículo 34 de la Ley 1122 de
2007, cuya estructura y funciones se regulan en el Decreto 2078 de 2012 o las normas que lo modifiquen, adicionen
o deroguen.

1.1.2 Ubicación en la estructura del Estado

Conforme lo dispuesto en los artículos 38, 39 y 68 de la Ley 489 de 1998, el Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos -INVIMA- es una entidad descentralizada por servicios del orden nacional que forma parte
de la rama ejecutiva del poder público, adscrito al Ministerio de Salud y Protección Social y hace parte del sector
administrativo de Salud y Protección Social.

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1.2 Objetivos específicos

Este Manual tiene como propósito orientar a todas aquellas personas que tienen relación y/o participación en la
Gestión Contractual del Instituto, a fin de conocer los procesos, procedimientos, formatos y trámites, así como la
participación de cada sujeto dentro de la misma.

Para estos efectos, en el Manual: i) se establecen las competencias en materia de contratación al interior del INVIMA,
definiendo las funciones específicas de las distintas dependencias de la Entidad, ii) se crean reglas para armonizar la
actuación de todos los funcionarios del Invima que tienen relación con el trámite contractual, iii) se crean
herramientas para racionalizar el ejercicio de la gestión contractual, optimizando recursos y proceso, iv) se crea una
guía que permita la ejecución eficaz, eficiente y oportuna de los recursos asignados al Instituto y se establecen los
procedimientos para desarrollar la gestión contractual, así como las actividades que deben llevarse a cabo respecto
de la vigilancia y control de los contratos celebrados por el Invima.

1.3 Alcance

El presente Manual de Contratación deberá ser observado y acatado en el desarrollo de la actividad contractual por
todos los servidores públicos, contratistas que presten sus servicios al Instituto, los interventores y supervisores, los
oferentes en los procesos de selección, los ciudadanos y organizaciones que ejerzan participación ciudadana, y las
demás personas naturales y jurídicas que intervengan en la adquisición de bienes, obras y servicios para el Invima.
Lo anterior sin perjuicio de que para efectos específicos de las actividades de supervisión e interventoría resulte
necesario remitirse a lo regulado en el Manual específico sobre tales materias.

Su aplicación no releva al usuario de la observancia de las normas vigentes y sus modificaciones. Los
procedimientos que no se encuentren detallados en el presente manual y sus documentos asociados deberán
adelantarse de conformidad con la normatividad vigente que resulte aplicable.

Este Manual es aplicable a toda la actividad contractual del Instituto, esto es a los procedimientos ordenados en la
Ley y que están descritos en el procedimiento GAD-ABS-PR002 Adquisición de Bienes y Servicios. La actividad está
determinada en gran parte por la cuantía de su presupuesto así:

Tabla 1 (Cuantías para contratación en el INVIMA)

MAYOR CUANTÍA MENOR CUANTÍA MÍNIMA CUANTÍA

Valor superior a 450 Valor hasta 450 Salarios Valor hasta 45 Salarios
Salarios mínimos mínimos legales mínimos legales
legales mensuales mensuales vigentes mensuales vigentes
vigentes

1.4 Principios de la contratación pública

En todas las actuaciones de la contratación pública desde su planeación hasta la etapa post-contractual, se deben
tener en cuenta los principios que rigen la administración pública con el fin de dar a los intervinientes garantías
suficientes en cada etapa adelantada. Para estos efectos se citan algunos principios que la normatividad vigente ha
dispuesto como marco de acción de las entidades públicas:

• Igualdad
• Moralidad
• Eficacia
• Eficiencia
• Economía
• Celeridad
• Imparcialidad
• Publicidad
• Debido Proceso
• Buena fe
• Responsabilidad
• Planeación
• Transparencia
• Selección objetiva
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Igualmente, deberán tenerse en cuenta los principios establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad con que
cuenta el Invima.

1.5 Términos y definiciones

En el presente Manual se identifican los términos utilizados frecuentemente en la actividad contractual:

 ACTA: Documento donde se describe lo sucedido en una reunión o actuación, dejando constancia de los
compromisos adquiridos y tareas acordadas por los asistentes, indicando el responsable de cada uno de
ellos.

 ACTA DE INICIO: Documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se consigna la
fecha en que inicia la ejecución del contrato y se da cuenta del cumplimiento de los requisitos de ejecución
del contrato.

 ACTA DE LIQUIDACIÓN: Documento en el cual se consignan los acuerdos y el balance final de la ejecución
del contrato, y la declaración de las partes frente a la satisfacción de las prestaciones recíprocas emanadas
del contrato.

 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN: Documento que contiene los datos referentes a la forma
como el contratista entrega a la entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato, y la
manifestación del contratante de recibirlos a satisfacción o con observaciones.

 ACTA DE SUSPENSIÓN: Documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan la suspensión del
contrato, en los términos legales.

 ACTA DE REINICIO: Documento mediante el cual se da por terminada la suspensión del contrato por
haberse superado las situaciones que dieron su origen y se acuerda el reinicio de las actividades. Este
documento debe ser firmado por el Ordenador del Gasto, el Supervisor del Contrato y el contratista. Es deber
del contratista modificar la vigencia de la garantía única cuando haya lugar a esto, asegurándose que se
cumplan los plazos legales y contractuales.

 ACTO ADMINISTRATIVO: Manifestación unilateral de la voluntad de la administración pública que tiene por
objeto crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de carácter general o particular y cuyos efectos tienen
como destinatario las entidades públicas, los particulares y los particulares que cumplen funciones públicas.

 ADICIÓN DE CONTRATOS: Es la figura mediante la cual las partes contratantes, de común acuerdo, pueden
incrementar el valor del contrato inicialmente pactado, sin importar si tal incremento proviene de la
modificación de las características de los bienes o servicios contratados o del plazo acordado, siempre que el
aumento no supere el cincuenta por ciento (50%) del valor del contrato inicial. Las adiciones deben contar
con la correspondiente apropiación presupuestal y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento del
contrato inicial y de ejecución que resulten aplicables.
.
 ANTICIPO: Son los recursos públicos entregados al contratista como un avance para la debida ejecución del
objeto del contrato de acuerdo con el programa de inversión aprobado, bajo la supervisión y vigilancia del
interventor o supervisor. El contratista se obliga a amortizarlos en la forma prevista en el contrato y constituir
amparo de buen manejo del anticipo con una sociedad aseguradora. El monto entregado como anticipo no
puede ser superior al 50% del valor del contrato, de acuerdo con el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de
1993.

En los términos del artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, para los contratos de obra, concesión, salud o los que
se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo
irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, salvo que el contrato sea de menor
o mínima cuantía.

 AUDIENCIA PÚBLICA: Sesión pública dispuesta para la distribución de riesgos, aclaración de pliegos y
adjudicación de un proceso de selección.

 AVISO DE CONVOCATORIA: Documento por medio del cual se hace publicidad del proceso de selección
que pretende adelantar la entidad.
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 CADUCIDAD DEL CONTRATO: Cláusula excepcional que se aplica como sanción por incumplimiento del
contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y se evidencie que puede
conducir a su paralización. Se declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará
por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre.

 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (CDP): Documento que expide el Coordinador del

Grupo Financiero y Presupuestal, en el cual se acredita que al momento de iniciarse la contratación existe
una apropiación suficiente en el presupuesto de la respectiva vigencia, para amparar la obligación
proyectada.

 CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL (CRP): Es el documento expedido por el Coordinador del

Grupo Financiero y Presupuestal, que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y
se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal.

 CESIÓN DEL CONTRATO: Acto jurídico bilateral por el cual, previa autorización expresa y escrita del
INVIMA, el contratista transfiere a una persona natural o jurídica la obligación de continuar la ejecución de un
contrato perfeccionado y legalizado.

 CIERRE DEL PROCESO DE SELECCIÓN: Término máximo señalado por la entidad en el Pliego de
Condiciones para que los oferentes presenten propuesta al proceso de selección.

 CLÁUSULA PENAL: Estipulación propia del derecho común que se puede pactar bien sea como una
estimación total o parcial de los perjuicios que se puedan ocasionar con ocasión del incumplimiento de las
obligaciones o bien como pena, con independencia de los perjuicios que se causan en razón al
incumplimiento del contrato. Cuando se declare la caducidad del contrato o la declaratoria de
incumplimientos parciales o totales se podrá hacer efectiva la cláusula penal, toda vez que ello es constitutivo
del siniestro de incumplimiento.

 CONCURSO DE MÉRITOS: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o

proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso,
la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer
listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad
intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.

 CONSTANCIA DE EJECUTORIA: Documento en el que se hace constar la fecha en que adquiere firmeza un
acto administrativo y las decisiones contenidas en ellas se pueden hacer exigibles al particular al que va
dirigida la decisión de la administración.

 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA: Modalidad de selección de contratistas en la que el valor de la

futura contratación sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía, sin importar su objeto. No se
utilizará esta modalidad cuando la contratación se deba adelantar en aplicación de una causal de
contratación directa.

 CONTRATACIÓN DIRECTA: Procedimiento en el que por las condiciones establecidas en la ley, la

administración tiene la facultad de contratar de manera directa.

 CONTRATISTA: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato, cuya propuesta fue escogida por ser la
más favorable para los fines que busca la Entidad.

 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y APOYO A LA GESTIÓN: Acuerdos celebrados para

desarrollar actividades de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del
cumplimiento de las funciones de la entidad estatal, así como los relacionados con actividades operativas,
logísticas o asistenciales.

 CONTRATOS ESTATALES: Actos jurídicos o acuerdo de voluntades generadores de obligaciones, que

celebren las entidades a que se refiere el estatuto general de contratación, previstos en el derecho privado, o
en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, así como también los
definidos a título enunciativo en la misma ley, impóngase o no la obligación de consignar las cláusulas
excepcionales al derecho común.

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 DEBIDO PROCESO: Principio jurídico procesal, de carácter constitucional, que aplica en toda clase de
actuaciones judiciales y administrativas, según el cual toda persona tiene derecho a ciertas garantías
mínimas, tendientes a asegurar un resultado justo y equitativo dentro de un proceso, a permitirle tener
oportunidad de ser oído y a hacer valer sus pretensiones legítimas frente al juzgador.

 ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los estudios y documentos previos están conformados por los
documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de
manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, y que
contiene adicionalmente lo previsto en el Artículo 2.2.1.1.2.1.1..

 EXPEDIENTE CONTRACTUAL: Conjunto de documentos, actos administrativos, certificados, etc.

correspondientes a un contrato o convenio celebrado por el INVIMA que son archivados de acuerdo con lo
que se indica en el presente Manual y en las normas archivísticas colombianas.

 GARANTÍA: Documento que se exige al oferente y al contratista para avalar el cumplimiento de las
obligaciones que adquiere dentro del proceso contractual. Puede ser contrato de seguro contenido en una
póliza, patrimonio autónomo o garantía bancaria.

Las garantías no serán obligatorias en los contratos de valor igual o inferior al 10% de la menor cuantía, en
los de contratación directa y en la adquisición en grandes superficies. En el evento en que la entidad las
estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en
el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1150 de 2007.

 LICITACIÓN PÚBLICA: Modalidad de selección de contratistas, utilizada como regla general, mediante la
cual se formula públicamente una convocatoria para que en igualdad de oportunidades, los interesados
presenten sus ofertas y la administración seleccione la más favorable, cuando el valor de la contratación
supere la menor cuantía de la entidad y siempre que el objeto a contratar no constituya una excepción a este
procedimiento.

 LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: La liquidación del contrato es la etapa final del proceso contractual que se
presenta en los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el
tiempo y los demás que lo requieran. Constituye un acto de aclaración de cuentas o balance del contrato,
donde se termina el negocio jurídico con el reconocimiento de saldos a favor de las partes, o las
declaraciones de paz y salvo. Ocurre de común acuerdo, una vez vencido el término de ejecución del objeto
contractual, declaratoria de caducidad o la terminación unilateral del mismo, dentro del término fijado en los
pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir
tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término
previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a
la fecha del acuerdo que la disponga.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del
contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y
accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para
avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

El trámite de liquidación de los contratos estará a cargo del supervisor y/o interventor del contrato junto con el
Grupo de Gestión Contractual de la Secretaría General.

Si el contratista no se presenta a la liquidación o las partes no llegan a acuerdos sobre el contenido de la

misma, será practicada directa y unilateralmente por la entidad y se adoptará por acto administrativo
motivado susceptible del recurso de reposición.

 LIQUIDACIÓN JUDICIAL: Es aquella que se realiza cuando las partes dentro del contrato estatal no realizan
la liquidación del contrato, dentro de los términos señalados en la ley para realizarla.

 MULTA: Las multas corresponden a sanciones de carácter pecuniario, con fines conminatorios, aplicables
frente a incumplimientos parciales en las obligaciones del contratista y no constituyen una cláusula
excepcional. La Administración Pública, tendrá la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas
con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones (artículo 17 de la ley 1150 de 2007 y
86 de la ley 1474 de 2011).

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 Plan Anualizado de Caja (PAC): Es el Plan Anualizado de Caja; es decir, es la planeación de los flujos a
través de un periodo de tiempo anual que se deben tener para cumplir unos compromisos adquiridos o
presupuesto para llevar a cabo determinada actividad.

 PLIEGO DE CONDICIONES: Conjunto de artículos, cláusulas o disposiciones que regulan los derechos,
responsabilidades, obligaciones, reglas de participación, procedimiento de selección y garantías mutuas
entre las partes que intervienen en el desarrollo de un proceso de selección.

 PROPONENTE U OFERENTE: Es toda persona natural o jurídica que aspira a celebrar contratos o cualquier
acuerdo de voluntades con la entidad y presenta de manera formal una propuesta.

 PRÓRROGA DE CONTRATOS: Consiste en la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el

contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de
perfeccionamiento del contrato inicial y ejecución que resulten aplicables.

 RECURSOS: Son medios o mecanismos establecidos por la ley que permiten a una persona impugnar una
decisión administrativa o judicial que le ha sido desfavorable para que sea modificada o revocada.

 RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: Acto administrativo mediante el cual se adjudica un proceso de

selección al oferente que haya presentado la oferta más favorable a la entidad de acuerdo con los criterios de
selección señalados en el Pliego de Condiciones.

 RESOLUCIÓN DE APERTURA: Acto administrativo que ordena de manera motivada el comienzo del
proceso de selección ya sea licitación, concurso de méritos o selección abreviada.

 RESOLUCIÓN DE DESIGNACIÓN COMITÉ EVALUADOR: Acto administrativo por medio del cual se designa
los funcionarios que han de realizar la evaluación de experiencia, jurídica, financiera, organizacional y técnica
de las propuestas presentadas dentro de un proceso de selección de contratistas.

 RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN UNILATERAL: Acto administrativo por medio del cual la entidad realiza la
liquidación del contrato, cuando no se ha logrado realizarla de mutuo acuerdo por las partes.

 SELECCIÓN ABREVIADA: Modalidad de selección de contratistas que, de acuerdo con las causales
taxativamente enumeradas en la ley, y por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la
contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procedimientos
simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

 SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera.

 SISTEMA GENERAL DE RIESGOS LABORALES: De acuerdo con lo establecido en el artículo 1 de la Ley

1562 de 2012, es el conjunto de entidades públicas o privadas, normas y procedimientos destinados a
prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que
puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollen. Al sistema deben afiliarse
también las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios de duración
superior a un mes.

 SUSCRIPCIÓN DE CONTRATO: Acto jurídico en virtud del cual las partes de la relación contractual
perfeccionan el negocio jurídico, mediante la firma del documento que contiene las estipulaciones pactadas
entre ellos.

 SUSPENSIÓN DE CONTRATO: Es la figura mediante la cual las partes contratantes, de común acuerdo,
suspenden la ejecución del contrato, en virtud de la ocurrencia de hechos imprevisibles, como fuerza mayor o
caso fortuito, u otros supuestos de alteración, debidamente comprobados, que al ocurrir durante la ejecución
del objeto contractual impiden, de manera provisional, transitoria o temporal, su común o normal desarrollo y
cumplimiento por parte del contratista o de la entidad contratante.

 VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas conforme a la ley, pueden

adelantar la vigilancia y el control en las etapas preparatoria, precontractual y contractual del proceso de
contratación. Es obligación de las entidades estatales convocarlas para adelantar el control social o cualquier
proceso de contratación, para lo cual la entidad suministrará toda la información y documentación pertinente.

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Adicionalmente, se hace remisión a los términos definidos en el artículo 2.2.1.1.1.3.1. del Decreto 1082 de
2015 y en el documento Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación publicado
por Colombia Compra Eficiente.

2. Procedimientos para el desarrollo de la gestión contractual

En este capítulo se establece el procedimiento para el desarrollo de la gestión contractual, es decir la forma en la que
se llevan a cabo las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios.

2.1 Elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, el INVIMA debe elaborar el Plan
Anual de Adquisiciones en el que incluirá la lista de bienes, obras y servicios que pretenda adquirir en la respectiva
vigencia fiscal. Asimismo, tendrá en cuenta los demás requisitos señalados en el artículo 2.2.1.1.1.4.1. mencionado, y
los lineamientos de la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisición proferidos por Colombia Compra Eficiente. El
documento definitivo debe ser publicado en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) y en la
página web de la entidad a más tardar el 31 de enero de cada año, conforme lo dispone el artículo 74 de la Ley 1474
de 2011 y el artículo 2.2.1.1.1.4.3. del Decreto 1082 de 2015.

Para estos efectos, de conformidad con el Plan de necesidades por presupuesto de funcionamiento y proyectos de
inversión GAD-ABS-FM001, durante el mes de noviembre de cada año, las dependencias de la entidad presentarán
a la Secretaría General (Grupo de Gestión de Adquisiciones y Suministros), previa solicitud para el efecto, el cuadro
de necesidades de los bienes, servicios y obras que se requieran contratar en la vigencia siguiente, para el
cumplimiento de los fines de la entidad.

Con base en la información anterior, el Grupo de Adquisiciones y Suministros consolidará la información recibida y
elaborará el proyecto de Plan Anual de Adquisiciones que se presenta en la entidad, para su revisión y aprobación,
dentro del mes de enero de cada año, de acuerdo al procedimiento Elaboración y Actualización del Plan Anual de
Adquisiciones GAD-ABS-PR001.

En efecto, el Coordinador del Grupo de Adquisiciones y Suministros debe: i) obtener de las diferentes dependencias
del INVIMA la información necesaria para diligenciar el Plan Anual de Adquisiciones para lo cual les enviará dentro
de los 10 primeros días del mes de noviembre la solicitud respectiva, ii) diligenciar el documento utilizando el formato
establecido por Colombia Compra Eficiente, iii) solicitar su aprobación al Secretario General, iv) publicarlo en el
SECOP y en la página web de la entidad, conforme al artículo 2.2.1.1.1.4.3. del Decreto 1082 de 2015, v) revisarlo y
actualizarlo por lo menos una vez al año y, de cualquier manera, en los eventos indicados en el inciso segundo del
artículo 2.2.1.1.1.4.4. del Decreto 1082 de 2015, vi) elaborar y publicar la Declaración Estratégica a que se refiere la
Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones de Colombia Compra Eficiente y vii) publicar el Plan Anual de
Adquisiciones actualizado en la misma forma en que se publicó el Plan Anual de Adquisiciones inicial.

El Plan Anual de Adquisiciones deberá ser consultado cada vez que se requiera adelantar un proceso de selección,
de tal suerte que cada estudio previo deberá contar con un certificado que confirme la existencia del bien o servicio a
adquirir dentro del Plan Anual de Adquisiciones aprobado. Esta certificación deberá realizarse a través de un formato
establecido para estos efectos. Certificación Plan Anual de Adquisiciones GAD-ABS-FM021.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.4.2. del Decreto 1082 de 2015, el Plan Anual de Adquisiciones no
obliga al INVIMA a efectuar los procesos de adquisición que en él se prevén.

2.2 Planeación de la actividad contractual

Cada etapa del proceso de selección de contratistas del INVIMA debe contar con una organización coherente y
fundamentada en las necesidades reales de la entidad, de tal forma que permitan administrar los recursos públicos
con que se cuentan de la manera más eficiente y eficaz.

En consecuencia, toda contratación que realice el Instituto debe estar incluida en el Plan Anual de Adquisiciones en
los términos establecidos en el artículo anterior. No podrá publicarse acto administrativo de apertura de un proceso,
invitación pública, ni suscribirse contrato alguno, sin contar con la Certificación Plan Anual de Adquisiciones GAD-
ABS-FM021.

Adicionalmente, con el fin de planear la actividad contractual la dependencia que requiere contratar el bien o servicio
junto con el Grupo de Adquisiciones y Suministros debe realizar el análisis del sector económico relativo al objeto del
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proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de
riesgo, siguiendo las recomendaciones formuladas por Colombia Compra Eficiente en la Guía para la Elaboración de
Estudios de Sector (artículo 2.2.1.1.1.6.1., Decreto 1082 de 2015). En los procesos de licitación pública, selección
abreviada, concurso de méritos y mínima cuantía, el análisis del sector podrá estar contenido en el estudio previo o
en un documento anexo al mismo. En los procesos de contratación directa, el estudio deberá estar incorporado al
estudio previo.

Asimismo, la dependencia que requiera contratar el bien o servicio debe elaborar el estudio previo que servirá de
insumo para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones y/o la minuta del contrato, la determinación de los
requisitos habilitantes, la evaluación de riesgos y la capacidad residual de que tratan los artículos 2.2.1.1.2.1.1,
2.2.1.1.1.6.2., 2.2.1.1.1.6.3. y 2.2.1.1.1.6.4. y demás pertinentes del Decreto 1082 de 2015, respectivamente.

El estudio previo debe contener los elementos indicados en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, así
como los correspondientes a cada modalidad de selección y utilizarse el formato publicado en el Sistema Integrado
de Gestión de Calidad.

La dependencia que requiere contratar el bien o servicio debe asegurarse de la adecuación de los requisitos para la
adquisición de bienes y servicios requeridos antes de presentar la solicitud de contratación. Asimismo, se deberán
adjuntar las autorizaciones, licencias o permisos que se requieran para iniciar el proceso de selección. El estudio
previo deberá contar con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y/o del Coordinador del Grupo
de Adquisiciones y Suministros, quienes certificarán que la actividad o adquisición a realizarse está conforme con las
actividades de los proyectos de inversión que afecte y/o que se encuentra debidamente incluidos en el Plan Anual de
Adquisiciones, según se trate de la afectación de recursos de inversión o funcionamiento respectivamente. Asimismo,
el Grupo de Adquisiciones y Suministros certificará con su visto bueno el cumplimiento de todos los requisitos
legales.

Los requisitos habilitantes, así como las reglas para su acreditación y subsanación deben establecerse de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.2. del Decreto 1082 de 2015, lo dispuesto en el Manual para
determinar y verificar los requisitos habilitantes en los Procesos de Contratación expedido por Colombia Compra
Eficiente y las demás normas pertinentes. También se debe establecer la forma a proceder cuando se trate de
oferentes plurales y/o requisitos habilitantes no certificados en el Registro Único de Proponentes (RUP). Para los
procesos de mínima cuantía se tendrá en cuenta lo señalado en el Manual de la Modalidad de Selección de Mínima
Cuantía expedido por Colombia Compra Eficiente y las demás normas pertinentes.

La evaluación de riesgos que el proceso de contratación representa para el cumplimiento de las metas y objetivos de
la dependencia que requiere la contratación del bien o servicios deberá realizarse en la matriz de riesgo publicada
por Colombia Compra Eficiente, la cual hará parte de los estudios previos, de conformidad con lo establecido en el
artículo 2.2.1.1.1.6.3 del Decreto 1082 de 2015. Para estos efectos, también se tendrá en cuenta el Manual para la
identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación.

El proyecto de pliego de condiciones y el pliego definitivo o la invitación pública, como corresponda, se elaborarán
con fundamento en la información del estudio previo, atendiendo lo establecido en los artículos 2.2.1.1.2.1.3.,
2.2.1.1.2.2.1., 2.2.1.2.1.2.1., 2.2.1.2.1.5.1 y 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de 2015. Para su elaboración se tendrá en
cuenta, conforme lo dispone el artículo 2.2.1.2.1.5.2. del Decreto 1082 de 2015, los instrumentos estandarizados y
especializados diseñados e implementados por Colombia Compra Eficiente.

En los contratos de obra, se deberán exigir los documentos necesarios para que el oferente acredite su capacidad
residual o K de contratación, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.6.4. del Decreto 1082 de 2015 y el
artículo 1 del Decreto 791 de 2014.

El respeto del principio de Planeación en la contratación es responsabilidad de todas las dependencias del Instituto,
por lo que deben asegurarse de cumplir todas las actividades necesarias para garantizarlo.

2.2.1 Competencias y responsabilidad de las personas encargadas de realizar estudios previos

El Jefe de la dependencia solicitante de la contratación deberá designar a la persona que realizará el estudio previo,
en consideración a los conocimientos que éste tenga relacionados con la necesidad a satisfacer por parte de la
Entidad.

De tal manera que el encargado de elaborar los estudios y soportar la información en éstos contenida tendrá las
siguientes funciones:

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- Impulsar el proceso de contratación a partir de la elaboración de los estudios hasta la adjudicación del
contrato.
- Realizar el estudio de mercado incluyendo todos los elementos o servicios que integren la necesidad a suplir
por parte del Instituto.
- Realizar el análisis de riesgo de manera concienzuda, de tal manera que éstos se fijen acorde con la
contratación a realizar.
- Brindar la información que requiera el Comité Asesor de Contratación previo a recomendar la apertura del
proceso de contratación o la suscripción del contrato.

2.2.2 Estudio de mercado

Para realizar el estudio de mercado el área solicitante deberá remitir a quienes considere pueden ofertar el bien o
servicio de conformidad con el estudio del sector que se realice para el efecto, solicitud por medio escrito la cual debe
contener como mínimo la siguiente información:
- Indicación del bien o servicio requerido
- Indicación clara y detallada de las características del bien o servicio a adquirir (características técnicas,
cantidades, servicios o actividades requeridas por el Instituto).
- Término de vigencia de la cotización (ésta información debe ser indicada por el cotizante).
- Requerir al cotizante informar las especificaciones adicionales que brinda del bien o servicio que cotiza.
- Indicar por parte de la Entidad el término estimado para ejecutar el objeto contractual correspondiente.
- Indicar cuales son las garantías requeridas a nivel técnico y el término de duración de éstas.
- Indicar la forma en que la Entidad efectuará el pago (mensualizado, pagos parciales, un único pago),
haciendo claridad que éste se hará con arreglo al programa anual mensualizado PAC. Así mismo deberá
indicar al cotizante que, en caso de encontrar que la forma de pago señalada por el Instituto no corresponden
a la aplicada habitualmente en el mercado deberá indicar cuál es la utilizada habitualmente para el tipo de
contratación aplicable al caso.
- Requerir al cotizante indicar el valor por el cual cotiza el bien o servicio, haciendo claridad que éste debe
incluir los impuestos, tasas, contribuciones de ley y los gastos relacionados con la legalización y ejecución
del contrato. En caso que el cotizante deba tener en cuenta dentro de los costos valores en dólares deberá
contemplar la fluctuación del dólar.
- En la solicitud debe hacer la salvedad que ésta no constituye una oferta y por tanto no obliga ni al Instituto ni
al cotizante.

2.3 Procedimientos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad

El desarrollo del Proceso de Contratación, los procedimientos correspondientes a las diferentes modalidades de
selección y los demás aspectos relacionados con la gestión contractual a los que hace referencia el presente
documento, se complementan con los procesos internos relacionados con la actividad contractual que hacen parte
del Sistema Integrado de Gestión de Calidad del INVIMA y, en consecuencia, hacen parte integral del presente
Manual.

2.4 Modalidades de contratación

2.4.1 Licitación Pública:

Es la regla general de contratación. Las excepciones a esta regla general están contempladas en las demás
modalidades de selección, así que para seleccionar esta modalidad de contratación debe tenerse en cuenta que el
presupuesto oficial con que se cuente no debe corresponder a valores inferiores al 10% de la menor cuantía ni a la
mínima cuantía de la entidad, pues estos deberán adelantarse por modalidades de mínima cuantía o selección
abreviada de menor cuantía, respectivamente.

Se deberá verificar si el objeto a contratar hace referencia a bienes o servicios con características técnicas uniformes
y de común utilización, toda vez que estos procesos deberán ser adelantados por selección abreviada de subasta
inversa, y en caso de tratarse de consultorías, pues éstas deberán adelantarse por concurso de méritos.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso

Grupo de Gestión
Verificar los contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual de
Contractual / Abogado
documentos Contratación y la normatividad y anexar el Formato Hoja de
Asignado
Control de Documentos GAD-GDO-FM006

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El abogado encargado de la carpeta, deberá remitir correo

Grupo de Gestión
electrónico al Coordinador del Grupo Financiero y
Solicitar la remisión de Contractual / Abogado
Presupuestal, solicitando el acompañamiento de un
los indicadores Asignado/Coordinador
funcionario de dicho grupo para que elabore los
financieros Grupo Financiero y
indicadores financieros y organizacionales que se
Presupuestal
establecerán para el proceso.

Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor Citar al Comité Asesor de Contratación para que verifique
Contractual / Coordinador
de Contratación la viabilidad de dar apertura al proceso de contratación.
del Grupo

Elaborar el proyecto de pliego de condiciones de

conformidad con los lineamientos previstos en el numeral
5° del artículo 24 de la Ley 80 del 1993 y el artículo
2.2.1.1.2.1.3 del decreto 1082 de 2015.
Se deberá detallar especialmente los aspectos relativos al
objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos y
obligaciones de las partes, los requisitos mínimos
habilitantes de carácter jurídico, organizacionales,
Grupo de Gestión
Elaborar el proyecto de financieros y de experiencia, así como los requisitos
Contractual / Abogado
pliego de condiciones. técnicos, los factores de evaluación y todas las demás
Asignado
circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren
necesarias
Se anexará igualmente el proyecto de minuta del contrato a
celebrarse y los demás documentos que sean necesarios.
Debe tenerse en cuenta que el proyecto de pliego de
condiciones se publicará en el SECOP como mínimo diez
(10) días hábiles antes de la fecha del acto que ordena su
apertura.
Elaborar los avisos de la licitación pública teniendo en
cuenta lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 30 de la
Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 224 del Decreto
Ley 019 de 2012 y el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto
1082 de 2015.
Es decir, dentro de diez (10) a veinte (20) días calendario
anteriores a la apertura de la licitación se publicarán hasta
tres (3) avisos con intervalos entre dos (2) y cinco (5) días
calendario, según lo exija la naturaleza, objeto y cuantía
del contrato, en la página del Sistema Electrónico para la
Contratación Pública -SECOP. Grupo de Gestión
Elaborar avisos de la
Estos avisos contendrán la información necesaria para dar Contractual / Abogado
licitación
a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección Asignado
que se utilizará, si está cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para
el Estado Colombiano, el presupuesto oficial del contrato,
así como el lugar físico o electrónico donde puede
consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los
estudios y documentos previos.
Así mismo se señalará el correo que se dispondrá para
remitir las observaciones al proyecto de pliego de
condiciones, el cual corresponde al del abogado a cargo
del proceso.
Solicitar por medio de correo electrónico la publicación del
Grupo de Gestión
Solicitar la publicación proyecto de pliego de condiciones, del aviso de la licitación,
Contractual / Abogado
de la licitación de los estudios y documentos previos, en la página del
Asignado
Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

SECOP

Se deberán publicar los siguientes documentos:

- Los avisos de la convocatoria pública.
- El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del
lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los Grupo de Gestión
Publicar en el Portal
estudios y documentos previos. Contractual / Personal
Único de Contratación
- Y conforme al artículo 8º de la Ley 1150 de 2007, junto Asignado
con los proyectos de pliegos de condiciones se publicarán
los estudios y documentos previos que sirvieron de base
para su elaboración.
Recibir de los interesados en participar en la licitación, las
observaciones y las solicitudes de aclaraciones al proyecto
de pliego de condiciones, con el objeto de precisar el
Recibir las
contenido y alcance de la licitación. Grupo de Gestión
observaciones al
Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones Contractual / Abogado
proyecto de pliego de
deben ser presentadas a partir de la fecha de publicación Asignado
condiciones
de éste durante un término de diez (10) días hábiles de
acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del decreto 1082 de
2015.
Responder las solicitudes de aclaraciones y las
observaciones presentadas por los interesados en la
Licitación. Realizar los ajustes y modificaciones a que haya
lugar, las cuales quedarán plasmadas en el Pliego de
Condiciones Definitivo.
La elaboración de la respuesta estará a cargo del área
Responder las respectiva, de tal suerte que si se trata de algún aspecto Grupo de Gestión
observaciones y técnico, será el área técnica quien lo atienda y el Contractual / Abogado
solicitudes de encargado remitirá la respuesta al abogado del Grupo Asignado
aclaraciones al proyecto Gestión Contractual para que consolide el documento de Dependencia que solicitó la
de pliego de respuestas. adquisición del bien o del
condiciones De acuerdo con el inciso 4º del artículo 8 de la Ley 1150 de servicio
2007, la aceptación o rechazo de tales observaciones se
hará de manera motivada.
Estas respuestas también deben ser publicadas en el
SECOP, por tanto el abogado elevará la solicitud como se
mencionó anteriormente para la publicación de proyecto de
pliego de condiciones.
Proyectar la Resolución de Apertura y el Pliego de
Condiciones Definitivo de la Licitación.
El artículo 30 de la Ley 80 de 1993 numeral 1º señala que
el jefe o representante de la entidad estatal ordenará su
apertura por medio de acto administrativo motivado y en
nuestro caso dicho acto es emitido por el Secretario
General.
El numeral 2º señala que la entidad interesada elaborará
los correspondientes pliegos de condiciones, de
Proyectar el pliego de conformidad con lo previsto en el numeral 5o. del artículo
Grupo de Gestión
condiciones definitivo y 24 de esta Ley, ya mencionado para la elaboración del
Contractual/ Abogado
la resolución de proyecto de pliego de condiciones, más los ajustes
Asignado
apertura correspondientes de acuerdo con las observaciones
analizadas, los cuales constarán en el estudio previo
definitivo, así como en el pliego definitivo.
El artículo 2.2.1.1.2.1.5 del decreto 1082 de 2015 establece
que, la Entidad Estatal debe ordenar la apertura del
proceso de selección, mediante acto administrativo de
carácter general, sin perjuicio de lo dispuesto en las
Disposiciones Especiales para las modalidades de
selección.
El acto administrativo en cuestión señalará:

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. El objeto de la contratación a realizar.
2. La modalidad de selección que corresponda a la
contratación.
3. El Cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y
retirar los pliegos de condiciones y los estudios y
documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en
concordancia con las normas orgánicas correspondientes.
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de
acuerdo con cada una de las modalidades de selección.
Firma del Secretario General en la Resolución de Apertura Secretaría General /
Firmar la resolución
de la Licitación. Secretario General
Publicar en el Portal Único de Contratación las respuestas
Grupo de Gestión
Publicar en el Portal a las observaciones presentadas por los interesados en el
Contractual / Personal
Único de Contratación proceso, la Resolución de Apertura de éste y el pliego de
Asignado
condiciones definitivo.
Celebrar audiencia de asignación de riesgos previsibles,
dejando constancia en un acta.
El numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993,
Modificado por el art. 220, Decreto Nacional 019 de 2012,
establece que dentro de los tres (3) días hábiles siguientes
al inicio del plazo para la presentación de propuestas y a
solicitud de cualquiera de las personas interesadas en el
proceso se celebrará una audiencia con el objeto de
precisar el contenido y alcance de los pliegos de
condiciones, de lo cual se levantará un acta suscrita por los
intervinientes. En la misma audiencia se revisará la
asignación de riesgos que trata el artículo 4 de la Ley 1150
de 2007 con el fin de establecer su tipificación, estimación
y asignación definitiva.
Como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando
resulte conveniente, el jefe o representante de la entidad
expedirá las modificaciones pertinentes a dichos
documentos y prorrogará, si fuere necesario, el plazo de la
licitación o concurso hasta por seis (6) días hábiles.
Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación,
Realizar la audiencia de Grupo de Gestión
cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones
aclaración y asignación Contractual / Abogado
adicionales que la entidad contratante responderá
de riesgos previsibles Asignado
mediante comunicación escrita, la cual remitirá al
interesado y publicará en el SECOP para conocimiento
público."
Dispone el artículo 2.2.1.1.1.3.1 la definición de riesgo de
la siguiente manera: Riesgo es un evento que puede
generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro
de los objetivos del Proceso de Contratación o en la
ejecución de un Contrato.
Se entienden como riesgos involucrados en la contratación
todas aquellas circunstancias que de presentarse durante
el desarrollo y ejecución del contrato, tienen la
potencialidad de alterar el equilibrio económico del
contrato, pero que dada su previsibilidad se regulan en el
marco de las condiciones inicialmente pactadas en los
contratos y se excluyen así del concepto de
imprevisibilidad de que trata el artículo 27 de la Ley 80 de
1993. El riesgo será previsible en la medida que el mismo
sea identificable y cuantificable en condiciones normales.
En la Licitación Pública la entidad deberá tipificar en el
proyecto de pliego de condiciones, los riesgos que puedan

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presentarse en el desarrollo del contrato, con el fin de
estimar cualitativa y cuantitativamente la probabilidad e
impacto, y señalará el sujeto contractual que soportará,
total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia
prevista en caso de presentarse, a fin de preservar las
condiciones iníciales del contrato.
Los interesados en presentar ofertas podrán pronunciarse
sobre lo anterior en las observaciones al pliego o en la
audiencia convocada para el efecto, obligatoria dentro del
procedimiento de licitación pública de lo cual se levantará
un acta que evidencie en detalle la discusión acontecida.
La tipificación, estimación y asignación de los riesgos así
previstos, debe constar en el pliego definitivo.
Recibir las solicitudes
Recibir de los interesados en participar en la licitación las
de aclaración y Grupo de Gestión
observaciones y las aclaraciones al pliego de condiciones
observaciones al pliego Contractual / Abogado
definitivo, con el objeto de precisar el contenido y alcance
de condiciones Asignado
de la licitación y hacer las modificaciones pertinentes.
definitivo
Responder a las Grupo de Gestión
observaciones y Responder las solicitudes de aclaraciones y las Contractual / Abogado
solicitud de observaciones presentadas por los interesados en la Asignado
aclaraciones al pliego Licitación y realizar las modificaciones a que haya lugar, Dependencia que solicitó la
de condiciones las cuales quedarán plasmadas en Adendas. adquisición del bien o del
definitivo servicio
Proyectar las Adendas cuando a ello hubiere lugar,
Grupo de Gestión
Proyectar las adendas teniendo en cuenta el término previsto en el artículo 89 de
Contractual / Abogado
al pliego de condiciones la Ley 1474 de 2011 y el artículo 2.2.1.1.2.2.1. del Decreto
Asignado
1082 de 2015
Grupo de Gestión
Revisar y suscribir las Contractual / Abogado
Revisar el contenido modificatorio y/o aclaratorio de las
adendas al pliego de Asignado
Adendas al Pliego de Condiciones y suscribirlas.
condiciones Secretaría General /
Secretario General
Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único de Contratación, las Adendas al
Publicar en el SECOP Contractual / Personal
Pliego de Condiciones, cuando a ello haya lugar.
Asignado
El Secretario General realizará la designación de los Secretaria General /
Designar el Comité miembros del comité, lo cual constará en la resolución Secretario General
Asesor Evaluador proyectada por el Grupo de Gestión Contractual, Grupo Gestión Contractual /
posteriormente será firmada por el Ordenador del Gasto. Coordinador del Grupo
Elaborar la planilla de radicación de propuestas, la cual
deberá contener indicación de fecha y hora, cantidad de
sobres radicados, nombre de quien radica la oferta,
Elaborar planilla de
dirección, teléfono y correo electrónico de contacto, Grupo Gestión Contractual /
radicación de
nombre del proponente y firma de la persona que radica la Abogado Asignado
propuestas
oferta.
La información antes indicada debe ser diligenciada por
los proponentes.
Recibidas las propuestas que se presenten dentro del
término establecido en el Pliego de Condiciones, se deberá
Grupo Gestión Contractual /
Realizar el acta de levantar un acta en la que se consignan los datos del
Coordinador del Grupo/
cierre de la licitación proponente, el número total de folios de la propuesta, folios
Abogado Asignado
en los que se encuentra la carta de presentación, y valor
de la oferta económica.
Comunicar la Comunicar la Resolución que designa el Comité Asesor
resolución de Evaluador a los integrantes del mismo. Oficiar y enviar las
Grupo de Gestión
designación del comité copias de las propuestas a cada uno de los integrantes del
Contractual / Abogado
asesor evaluador y Comité Asesor Evaluador, con el fin de adelantar las
Asignado
remitir las ofertas a sus verificaciones de carácter técnico, jurídico, financiero,
miembros organizacional y de experiencia, así como la evaluación de

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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Código: GAD-ABS-MN001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 19/04/2016 Página 17 de 58

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

los criterios de puntaje establecidos en el pliego de
condiciones.
Verificar que los documentos de carácter jurídico, de
organización, financieros y de experiencia, sean aportados
en la manera como se requirió en el Pliego de Condiciones,
Verificar los requisitos
a fin de determinar si los proponentes son hábiles para
habilitantes y requisitos Comité Asesor Evaluador
continuar en el proceso.
de carácter técnico.
Así mismo realizar la verificación de los documentos
técnicos requeridos en el Pliego de Condiciones, con el fin
de verificar su cumplimiento.
Recibir los informes de Recepcionar y revisar los informes de verificación, realizar
Grupo de Gestión
verificación y elaborar el el consolidado de los mismos con el fin de informar al
Contractual / Abogado
consolidado de los miembro del comité evaluador encargado de realizar la
Asignado
mismos. evaluación el nombre de los proponentes hábiles.
Evaluar las propuestas habilitadas teniendo en cuenta la
ponderación de los elementos de calidad y precio
Comité Asesor Evaluador
soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego
Realizar la evaluación de condiciones.
Grupo de Gestión
de las propuestas Los miembros del Comité Evaluador remitirán la evaluación
Contractual / Abogado
al abogado asignado para que éste a su vez la entregue al
Asignado
encargado del Grupo de Gestión Contractual para la
publicación en el Portal Único de Contratación.
Publicar los informes y Publicar por el término de cinco (5) días hábiles, los
Grupo de Gestión
el consolidado de las informes y el consolidado de verificación y evaluación, los
Contractual / Personal
verificaciones y la cuales quedarán a disposición de los proponentes en el
Asignado
evaluación Grupo Gestión Contractual de la Entidad.
Recepcionar las
Grupo de Gestión
observaciones a los Recibir las observaciones a los informes de verificación y
Contractual / Abogado
informes de verificación evaluación.
Asignado
y evaluación
Dar respuesta a las
Proyectar las respuestas de conformidad con lo establecido Grupo de Gestión
observaciones a los
en el pliego de condiciones, la oferta y el informe de Contractual / Comité
informes de verificación
verificación. Evaluador
y evaluación
Citar al Comité Asesor de Contratación para que revise los Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor
informes de verificación y evaluación, las observaciones y Contractual / Coordinador
de Contratación
sus respuestas. del Grupo
Revisar los documentos del proceso, las ofertas, los
Realizar la reunión del informes de verificación y evaluación, las observaciones a Comité Asesor de
Comité Asesor de los informes, los proyectos de respuesta a las mismas y Contratación / Grupo de
Contratación recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o Gestión Contractual
declaratoria desierta del proceso.
Elaborar el acta del Grupo de Gestión
Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Comité Asesor de Contractual / Abogado
Contratación.
Contratación Asignado
Publicar la respuesta a
las observaciones Publicar por el término establecido en el cronograma del Grupo de Gestión
presentadas a los proceso las respuestas entregadas por el Comité Contractual / Personal
informes de verificación Evaluador a las observaciones presentadas a los informes. Asignado
y evaluación
Elaborar el proyecto de
resolución de Elaborar el proyecto de Resolución de Adjudicación o Grupo de Gestión
adjudicación o resolución de declaratoria de desierta en caso que haya Contractual / Abogado
resolución de lugar a esta. Asignado
declaratoria de desierta.
Secretaría General /
Celebrar la audiencia de adjudicación, conceder la palabra
Secretario General/
Celebrar la audiencia a los proponentes, dar respuesta a las observaciones
Grupo de Gestión
de adjudicación presentadas durante la audiencia y adjudicar el proceso en
Contractual / Abogado
caso que haya lugar a esta.
Asignado
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Código: GAD-ABS-MN001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 19/04/2016 Página 18 de 58

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Grupo de Gestión
Elaborar el acta de la
Elaborar el acta de la audiencia. Contractual / Abogado
audiencia
Asignado
Revisar y suscribir la
resolución de
adjudicación y el acta Revisar y firmar la Resolución de Adjudicación y el Acta de
Secretaría General /
de la audiencia de la Audiencia de Adjudicación o resolución de declaratoria
Secretario General
adjudicación o de desierta en caso que haya lugar a esta.
resolución de
declaratoria de desierta.
Remitir la resolución de
Remitir la Resolución de Adjudicación o resolución de
adjudicación o Secretaría General/
declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta al
resolución de Secretario General
Grupo de Gestión Contractual para su publicación
declaratoria de desierta.
Publicar la resolución
Publicar la Resolución de adjudicación o resolución de Grupo de Gestión
de adjudicación o
declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta en Contractual / Personal
resolución de
el portal único de contratación www.contratos.gov.co Asignado
declaratoria de desierta.
Elaborar la minuta del contrato, remitirla al Coordinador del Grupo de Gestión
Elaborar el contrato Grupo para su revisión y enviarla a Secretaría General Contractual / Abogado
para su aprobación y firma. Asignado
Secretaría General /
Firma del contrato por parte del Secretario General y del
Suscribir el contrato Secretario General
contratista.
Contratista
Continuar con el
Continuar con las actividades descritas en el Procedimiento Grupo de Gestión
procedimiento
Adquisición de Bienes, Servicios y Suministros GAD- Contractual / Abogado
adquisición de bienes y
ABS-PR002. Asignado
servicios

TIEMPO MÁXIMO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos en el Grupo de Gestión

Contractual hasta la comunicación al supervisor tiene un tiempo aproximado de realización de dos (2) meses.

2.4.2 SELECCIÓN ABREVIADA

2.4.2.1 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN

UTILIZACIÓN (SUBASTA INVERSA)

La subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de
precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en el presente decreto y en los
respectivos pliegos de condiciones.

En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común
utilización a que se refiere el inciso 2° del literal a) del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, se tendrá
como único criterio de evaluación el precio. En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones
de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar
la modalidad de selección que corresponda.

Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con
el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características
técnicas uniformes y de común utilización.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso

Grupo de Gestión
contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual
Verificar los documentos Contractual / Abogado
de Contratación y la normatividad y anexar el Formato
Asignado
Hoja de Control de Documentos GAD-GDO-FM006.

El abogado encargado del proceso deberá remitir

correo electrónico al Coordinador del Grupo Financiero
Grupo de Gestión
y Presupuestal, solicitando el acompañamiento de un
Contractual / Abogado
Solicitar la remisión de los funcionario de dicho grupo para que establezca los
Asignado/Coordinador
indicadores financieros indicadores financieros y organizacionales que se
Grupo Financiero y
requerirán para el proceso, de conformidad con el
Presupuestal
Sistema de Información y Reporte Empresarial –
SIREM, o la fuente que corresponda
Citar al Comité Asesor de Contratación para que Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de
verifique la viabilidad de dar apertura al proceso de Contractual / Coordinador
Contratación
contratación. del Grupo
Elaborar el proyecto de pliego de condiciones de
conformidad con los lineamientos previstos en el
numeral 5° del artículo 24 de la Ley 80 del 1993 y el
artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015.
Se deberá detallar especialmente los aspectos
relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica,
los derechos y obligaciones de las partes, los
requisitos mínimos habilitantes de carácter jurídico,
organizacionales, financieros y de experiencia, así
Grupo de Gestión
Elaborar el proyecto de como los requisitos técnicos, así como las condiciones
Contractual / Abogado
pliego de condiciones de la subasta tales como valor a subastar, margen
Asignado
mínimo de mejora y todas las demás circunstancias de
tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias
Se anexará igualmente el proyecto de minuta del
contrato a celebrarse y los demás documentos que
sean necesarios.
Debe tenerse en cuenta que el proyecto de pliego de
condiciones se publicará en el SECOP como mínimo
cinco (5) días hábiles antes de la fecha del acto que
ordena su apertura.
Se deberá detallar especialmente los aspectos
relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica,
los derechos y obligaciones de las partes, los
Elaborar el proyecto de Grupo de Gestión
requisitos mínimos habilitantes de carácter jurídico,
pliego de condiciones y Contractual / Abogado
organizacionales, financieros y de experiencia, así
aviso de la convocatoria Asignado
como los requisitos técnicos, y todas las demás
circunstancias de tiempo, modo y lugar que se
consideren necesarias
Elaborar el aviso de la convocatoria pública teniendo
en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del
Decreto 1082 de 2015.
Este aviso contendrá la siguiente información: 1. El
nombre y dirección de la Entidad.
Grupo de Gestión
Elaborar el aviso de la 2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en
Contractual / Abogado
convocatoria donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en
Asignado
el Proceso de Contratación y en donde los
proponentes deben presentar los documentos en
desarrollo del Proceso de Contratación, el correo
electrónico debe corresponder al del abogado a cargo
del proceso.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las
cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
6. La fecha límite en la cual los interesados deben
presentar su oferta y el lugar y forma de presentación
de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación
expresa de que la Entidad cuenta con la disponibilidad
presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un
Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser
limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las
condiciones para participar en el Proceso de
Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar
a precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar
los Documentos del Proceso.
Solicitar por medio de correo electrónico a la persona
Grupo de Gestión
asignada la publicación del proyecto de pliego de
Solicitar y realizar la Contractual / Abogado
condiciones, el aviso de la convocatoria, estudios y
publicación del proceso Asignado/ Personal
documentos previos, en la página del Portal Único de
Asignado
Contratación www.contratos.gov.co. SECOP
Recibir de los interesados en participar en el proceso,
las observaciones y las solicitudes de aclaraciones al
proyecto de pliego de condiciones, con el objeto de
Recibir las observaciones al precisar el contenido y alcance de éste. Grupo de Gestión
proyecto de pliego de Las observaciones al proyecto de pliego de Contractual / Abogado
condiciones condiciones deben ser presentadas a partir de la fecha Asignado
de publicación de éste durante un término de cinco (5)
días hábiles de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.1.4
del Decreto 1082 de 2015.
Responder las Responder las solicitudes de aclaraciones y las Grupo de Gestión
observaciones y solicitudes observaciones presentadas por los interesados en el Contractual / Abogado
de aclaraciones al proyecto proceso. Realizar los ajustes y modificaciones a que Asignado
de pliego de condiciones haya lugar, las cuales quedarán plasmadas en el Dependencia que solicitó la
Pliego de Condiciones Definitivo. adquisición del bien o del
La elaboración de la respuesta estará a cargo del área servicio/ Grupo Financiero y
respectiva, de tal suerte que si se trata de algún Presupuestal
aspecto técnico, será el área técnica quien lo atienda y
el encargado remitirá la respuesta al abogado del
Grupo Gestión Contractual para que consolide el
documento de respuestas.
Proyectar el acto administrativo de apertura y el Pliego
de Condiciones Definitivo del proceso.
El artículo 30 de la Ley 80 de 1993 numeral 1º señala
que el jefe o representante de la entidad estatal
ordenará su apertura por medio de acto administrativo
Grupo de Gestión
Proyectar y revisar el acto motivado y en nuestro caso dicho acto es emitido por
Contractual/ Abogado
administrativo de apertura el Secretario General.
Asignado / Coordinador del
del proceso y el pliego de De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del
Grupo de Gestión
condiciones definitivo Decreto 1082 de 2015 el acto administrativo en
Contractual
cuestión señalará:

1. El objeto de la contratación a realizar.

2. La modalidad de selección que corresponda a la
contratación.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

3. El Cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede
consultar y retirar los pliegos de condiciones y los
estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en
concordancia con las normas orgánicas
correspondientes.
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes
de acuerdo con cada una de las modalidades de
selección.

Posteriormente el acto administrativo de apertura y el

pliego de condiciones definitivo serán revisados por el
Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, con el
fin de remitirlos para suscripción del Secretario
General.
Aprobación y firma del acto El Secretario General aprobará el pliego de
de apertura y aprobación condiciones definitivo y el acto de apertura, el cual Secretaría General /
del pliego de condiciones además deberá ser suscrito por éste para realizar la Secretario General
definitivo correspondiente publicación.
Publicar en el Portal Único de Contratación la
Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único Resolución de Apertura del proceso, el pliego de
Contractual / Personal
de Contratación condiciones definitivo y los demás documentos que se
Asignado
llegaren a requerir.
Recibir las solicitudes de Recibir de los interesados en participar en la
Grupo de Gestión
aclaración y observaciones convocatoria las observaciones y las solicitudes de
Contractual / Abogado
al pliego de condiciones aclaración al pliego de condiciones definitivo, con el
Asignado
definitivo objeto de precisar el contenido y alcance del proceso.
Responder las solicitudes de aclaraciones y las
observaciones presentadas por los interesados en el
proceso y realizar las modificaciones a que haya lugar, Grupo de Gestión
las cuales quedarán plasmadas en Adendas. Contractual / Abogado
La elaboración de la respuesta estará a cargo del área Asignado
Responder a las
respectiva, de tal suerte que si se trata de algún Dependencia que solicitó la
observaciones y solicitud de
aspecto técnico, será el área técnica quien lo atienda y adquisición del bien o del
aclaraciones al pliego de
el encargado remitirá la respuesta al abogado del servicio / persona designada
condiciones definitivo
Grupo Gestión Contractual para que consolide el por el Coordinador del
documento de respuestas. Grupo Financiero y
Estas respuestas deben ser publicadas en el SECOP, Presupuestal
por tanto el abogado elevará la solicitud para la
publicación de estas.
Proyectar las Adendas cuando a ello hubiere lugar, Grupo de Gestión
Proyectar las adendas al
teniendo en cuenta el término previsto en el artículo Contractual / Abogado
pliego de condiciones
2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015. Asignado
Grupo de Gestión
Contractual / Abogado
Asignado
Revisar y suscribir las
Revisar el contenido modificatorio y/o aclaratorio de las Dependencia que solicitó la
adendas al pliego de
Adendas al Pliego de Condiciones y suscribirlas. adquisición del bien o del
condiciones
servicio
Secretaría General /
Secretario General
Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único de Contratación, las
Publicar en el SECOP Contractual / Personal
Adendas al Pliego de Condiciones.
Asignado
El Secretario General realizará la designación de los Secretaria General /
Designar el Comité Asesor miembros del comité, lo cual constará en la resolución Secretario General
Evaluador proyectada por el Grupo de Gestión Contractual, Grupo Gestión Contractual /
posteriormente será firmada por el Ordenador del Coordinador del Grupo

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Gasto.

Elaborar la planilla de radicación de propuestas, la cual

deberá contener indicación de fecha y hora, cantidad
de sobres radicados, nombre de quien radica la oferta,
Elaborar planilla de dirección, teléfono y correo electrónico de contacto, Grupo Gestión Contractual /
radicación de propuestas nombre del proponente y firma de la persona que Abogado Asignado
radica la oferta.
La información antes indicada debe ser diligenciada
por los proponentes.
Recibir las propuestas que se presenten dentro del
término establecido en el Pliego de Condiciones. Se
deberá levantar un acta en la que se consignan los Grupo Gestión Contractual /
Realizar el acta de cierre del
datos del proponente, el número total de folios de la Coordinador del Grupo/
proceso
propuesta, folios en los que se encuentra la carta de Abogado Asignado
presentación y por último relacionar si presentan oferta
económica en sobre cerrado.
Comunicar la Resolución que designa el Comité
Asesor Evaluador a los integrantes del mismo. Oficiar
Comunicar la resolución de y enviar las copias de las propuestas a cada uno de
Grupo de Gestión
designación del comité los integrantes del Comité Asesor Evaluador, con el fin
Contractual / Abogado
asesor evaluador y remitir de adelantar las verificaciones de requisitos de
Asignado
las ofertas a sus miembros carácter jurídico, financiero, organizacional y de
experiencia, así como los requisitos de carácter
técnico.
Verificar que los documentos de carácter jurídico, de
organización, financieros y de experiencia, sean
aportados en la manera como se requirió en el Pliego
de Condiciones, a fin de determinar si los proponentes
son hábiles para continuar en el proceso.
Verificar los requisitos
Así mismo realizar la verificación de los documentos
habilitantes y requisitos Comité Asesor Evaluador
técnicos requeridos en el Pliego de Condiciones, con
técnicos de las propuestas
el fin de verificar su cumplimiento.
Si el proponente no cumple con algún requisito, éstos
podrán ser solicitados hasta el momento previo a la
realización de la subasta, de conformidad con el
parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.
Recibir y revisar los informes de verificación de
Recibir, consolidar y remitir documentos habilitantes y requisitos técnicos que
Grupo de Gestión
el informe de verificación de remita el Comité Asesor Evaluador, realizar el
Contractual / Abogado
documentos Habilitantes y consolidado de dichos informes.
Asignado
verificación técnica. Remitir los informes y el consolidado al encargado del
Grupo de Gestión Contractual, para su publicación.
Publicar el consolidado de informes de verificación de
Publicar el consolidado de
documentos habilitantes y técnicos en el Portal Único Grupo de Gestión
informes de verificación de
de Contratación (www.contratos.gov.co) por el término Contractual / Personal
documentos habilitantes y
establecido en el pliego de condiciones, el cual no Asignado
verificación técnica.
podrá ser inferior a un (1) día hábil.
Recepcionar las Recibir las observaciones a los informes de Grupo de Gestión
observaciones a los verificación. Contractual / Abogado
informes de verificación Asignado
Dar respuesta a las Proyectar las respuestas de conformidad con lo Grupo de Gestión
observaciones a los establecido en el pliego de condiciones, la oferta y el Contractual / Comité
informes de verificación. informe de verificación. Evaluador
Citar al Comité Asesor de Contratación para que revise Grupo de Gestión
Citar el comité asesor de
los informes de verificación, las observaciones y sus Contractual / Coordinador
contratación
respuestas. del Grupo
Realizar la reunión del Revisar los documentos del proceso, las ofertas, los Comité Asesor de
Comité Asesor de informes de verificación, las observaciones a los Contratación / Grupo de
Contratación informes, los proyectos de respuesta a las mismas y Gestión Contractual
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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Código: GAD-ABS-MN001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 19/04/2016 Página 23 de 58

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o
declaratoria desierta del proceso.
Grupo de Gestión
Elaborar el acta del Comité Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Contractual / Abogado
Asesor de Contratación Contratación.
Asignado
Publicar la respuesta a las Publicar por el término establecido en el cronograma
Grupo de Gestión
observaciones presentadas del proceso las respuestas entregadas por el Comité
Contractual / Personal
a los informes de Evaluador a las observaciones presentadas a los
Asignado
verificación informes.
Proyectar el acto
Grupo de Gestión
administrativo de Proyectar el Acto Administrativo de Adjudicación o
Contractual / Abogado
adjudicación o declaratoria declaratoria de desierta.
Asignado
de desierta
Celebrar la audiencia de subasta, conceder la palabra
a los proponentes para que realicen manifestaciones
respecto de las respuestas entregadas por el Instituto
a las observaciones presentadas a los informes de
Secretaria General /
verificación.
Secretario General
Realizar la audiencia de Seguidamente realizar el procedimiento para efectuar
Grupo de Gestión
subasta inversa presencial la subasta de conformidad con el contenido de los
Contractual / Coordinador
artículos 2.2.1.2.1.2.2 al 2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082
del Grupo
de 2015.
De las situaciones ocurridas en el transcurso de la
audiencia se dejará constancia en el Acto
Administrativo de Adjudicación.
Revisar y suscribir la Revisar y firmar la Resolución de Adjudicación o
Secretaria General /
resolución de adjudicación o resolución de declaratoria de desierta en caso que
Secretario General
declaratoria de desierta haya lugar a esta.
Remitir la resolución de Remitir la Resolución de Adjudicación o resolución de
Secretaría General/
adjudicación o resolución de declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta
Secretario General
declaratoria de desierta. al Grupo de Gestión Contractual para su publicación
Publicar la Resolución de adjudicación o resolución de
Publicar la resolución de Grupo de Gestión
declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta
adjudicación o resolución de Contractual / Personal
en el portal único de contratación
declaratoria de desierta. Asignado
www.contratos.gov.co
Elaborar la minuta del contrato, remitirla al Grupo de Gestión
Elaborar el contrato Coordinador del Grupo para su revisión y enviarla a Contractual / Abogado
Secretaría General para su aprobación y firma. Asignado
Secretaría General /
Firma del contrato por parte del Secretario General y
Suscribir el contrato Secretario General
del contratista.
Contratista
Continuar con el Continuar con las actividades descritas en el Grupo de Gestión
procedimiento adquisición Procedimiento Adquisición de Bienes, Servicios y Contractual / Abogado
de bienes y servicios Suministros GAD-ABS-PR002. Asignado

TIEMPO MÁXIMO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de cincuenta (50) días calendario.

2.4.2.2 Adquisiciones realizadas mediante acuerdos marco de precios

De conformidad con lo dispuesto en los artículos 2.2.1.2.1.2.7. a 2.2.1.2.1.2.10. del Decreto 1082 de 2015, cuando el
INVIMA requiera la adquisición de bienes y servicios de Características Técnicas Uniformes, la dependencia
solicitante deberá verificar en el Catálogo para Acuerdos Marco de Precios si existe un Acuerdo Marco de Precios
vigente con fundamento en el cual pueda satisfacer la necesidad identificada y, en caso de existir, deberá ajustar los
estudios previos al tipo de contratación a realizar, con el fin que el Grupo de Adquisiciones y Suministros realice el
proceso según lo dispuesto en el Manual para la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios expedido
por Colombia Compra Eficiente y, en consecuencia deberá:

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- Verificar que el INVIMA cuente con la respectiva disponibilidad presupuestal, antes de llevar a cabo cualquier
adquisición en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. En consecuencia, deberá diligenciar el formulario
publicado en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, identificando el Certificado de Disponibilidad asignado.
- Diligenciar el formulario de estudios previos y documentos previos para adquirir bienes y servicios al amparo
de los Acuerdos Marcos de Precio publicado por Colombia Compra Eficiente en la Tienda Virtual del Estado
Colombiano.
- Solicitar al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual citar al Comité Asesor de Contratación para que
éste realice la recomendación de la contratación.
- Poner la orden de compra a favor del proveedor que ofrezca el menor valor, en los términos establecidos en
el Acuerdo Marco de Precios.
- Cumplir las obligaciones derivadas del Acuerdo Marco de Precios, como adelantar tareas para recibir los
bienes y servicios, nombrar a un supervisor y abstenerse de emitir nuevas órdenes de compra si está en
mora en el pago de facturas.

Cuando el valor de los bienes de características técnicas uniformes que requiera la entidad sea equivalente a la
mínima cuantía, se debe preferir la adquisición al amparo de un Acuerdo Marco de Precios, en caso de existir, pues
se trata de una norma especial para la adquisición de bienes y servicios.

2.4.2.3 Adquisiciones realizadas mediante bolsas de productos

En virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.2.12. del Decreto 1082 de 2015, la dependencia que requiere
contratar el bien o servicios de Características Técnicas Uniformes deberá estudiar, comparar e identificar las
ventajas de utilizar la bolsa de productos para la adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco
de Precios o a la promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios, incluyendo el análisis del proceso de selección
del comisionista, los costos asociados a la selección, el valor de la comisión y de las garantías. El estudio
mencionado debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y objetivos del sistema de
compras y contratación pública.

2.4.2.4 Menor cuantía

Se aplica para la adquisición de bienes, obras y servicios que no han sido contemplados en los restantes literales del
artículo 2º, numeral 2º, de la ley 1150 de 2007. De conformidad con el artículo 2º numeral 2º literal d) de la ley 1150
de 2007, este procedimiento también se aplica en los casos en que una licitación ha sido declarada desierta de
acuerdo a las disposiciones del literal d) numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso

Grupo de Gestión
contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual
Verificar los documentos Contractual / Abogado
de Contratación y la normatividad y anexar el Formato
Asignado
Hoja de Control de Documentos GAD-GDO-FM006.

El abogado encargado de la carpeta, deberá remitir

Grupo de Gestión
correo electrónico al Coordinador del Grupo Financiero
Contractual / Abogado
Solicitar la remisión de los y Presupuestal, solicitando el acompañamiento de un
Asignado/Coordinador
indicadores financieros funcionario de dicho grupo para que elabore los
Grupo Financiero y
indicadores financieros y organizacionales que se
Presupuestal
establecerán para el proceso.

Citar al Comité Asesor de Contratación para que Grupo de Gestión

Citar al Comité Asesor de
verifique la viabilidad de dar apertura al proceso de Contractual / Coordinador
Contratación
contratación. del Grupo

Se deberá detallar especialmente los aspectos

relativos al objeto del contrato, su regulación jurídica,
Grupo de Gestión
Elaborar el proyecto de los derechos y obligaciones de las partes, los
Contractual / Abogado
pliego de condiciones requisitos mínimos habilitantes de carácter jurídico,
Asignado
organizacionales, financieros y de experiencia, así
como los requisitos técnicos, los factores de

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

evaluación y todas las demás circunstancias de
tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias

Elaborar el aviso de la convocatoria pública teniendo

en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del
Decreto 1082 de 2015.
Este aviso contendrá la siguiente información: 1. El
nombre y dirección de la Entidad.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en
donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en
el Proceso de Contratación y en donde los
proponentes deben presentar los documentos en
desarrollo del Proceso de Contratación, el correo
electrónico debe corresponder al del abogado a cargo
del proceso.
3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las
cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
Grupo de Gestión
Elaborar el aviso de la 6. La fecha límite en la cual los interesados deben
Contractual / Abogado
convocatoria presentar su oferta y el lugar y forma de presentación
Asignado
de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación
expresa de que la Entidad cuenta con la disponibilidad
presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un
Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser
limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las
condiciones para participar en el Proceso de
Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar
a precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar
los Documentos del Proceso.
Solicitar por medio de correo electrónico a la persona
Grupo de Gestión
asignada la publicación del proyecto de pliego de
Solicitar y realizar la Contractual / Abogado
condiciones, el aviso de la convocatoria, estudios y
publicación del proceso Asignado/ Personal
documentos previos, en la página del Portal Único de
Asignado
Contratación www.contratos.gov.co. SECOP
Recibir de los interesados en participar en el proceso,
las observaciones y las solicitudes de aclaraciones al
proyecto de pliego de condiciones, con el objeto de
Recibir las observaciones al precisar el contenido y alcance de éste. Grupo de Gestión
proyecto de pliego de Las observaciones al proyecto de pliego de Contractual / Abogado
condiciones condiciones deben ser presentadas a partir de la fecha Asignado
de publicación de éste durante un término de cinco (5)
días hábiles de acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del
Decreto 1082 de 2015.
Responder las Responder las solicitudes de aclaraciones y las Grupo de Gestión
observaciones y solicitudes observaciones presentadas por los interesados en el Contractual / Abogado
de aclaraciones al proyecto proceso. Realizar los ajustes y modificaciones a que Asignado
de pliego de condiciones haya lugar, las cuales quedarán plasmadas en el Dependencia que solicitó la
estudio previo correspondiente y en el Pliego de adquisición del bien o del
Condiciones Definitivo. servicio/ Grupo Financiero y
La elaboración de la respuesta estará a cargo del área Presupuestal

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

respectiva, de tal suerte que si se trata de algún
aspecto técnico, será el área técnica quien lo atienda y
el encargado remitirá la respuesta al abogado del
Grupo Gestión Contractual para que consolide el
documento de respuestas.
Proyectar el acto administrativo de apertura y el Pliego
de Condiciones Definitivo del proceso.
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del
Decreto 1082 de 2015 el acto administrativo en
cuestión señalará:
1. El objeto de la contratación a realizar.
2. La modalidad de selección a realizar.
3. El Cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede
consultar y retirar los pliegos de condiciones y los
Grupo de Gestión
Proyectar y revisar el acto estudios y documentos previos.
Contractual/ Abogado
administrativo de apertura 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
Asignado / Coordinador del
del proceso y el pliego de 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en
Grupo de Gestión
condiciones definitivo concordancia con las normas organicas
Contractual
correspondientes
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes
de acuerdo con cada una de las modalidades de
selección.

Posteriormente el acto administrativo de apertura y el

pliego de condiciones definitivo serán revisados por el
Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, con el
fin de remitirlos para suscripción del Secretario
General.
Aprobación y firma del acto El Secretario General aprobará el pliego de
de apertura y aprobación condiciones definitivo y el acto de apertura, el cual Secretaría General /
del pliego de condiciones además deberá ser suscrito por éste para realizar la Secretario General
definitivo correspondiente publicación.

Publicar en el Portal Único de Contratación la

Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único Resolución de Apertura del proceso, el pliego de
Contractual / Personal
de Contratación condiciones definitivo y los demás documentos que se
Asignado
llegaren a requerir.

Recibir las solicitudes de Recibir de los interesados en participar en la

Grupo de Gestión
aclaración y observaciones convocatoria las observaciones y las solicitudes de
Contractual / Abogado
al pliego de condiciones aclaración al pliego de condiciones definitivo, con el
Asignado
definitivo objeto de precisar el contenido y alcance del proceso.
Responder las solicitudes de aclaraciones y las Grupo de Gestión
observaciones presentadas por los interesados en el Contractual / Abogado
proceso y realizar las modificaciones a que haya lugar, Asignado
Responder a las
las cuales quedarán plasmadas en Adendas Dependencia que solicitó la
observaciones y solicitud de
solicitadas por el área que la requiera, técnica, adquisición del bien o del
aclaraciones al pliego de
financiera o jurídica. servicio / persona designada
condiciones definitivo
Estas respuestas deben ser publicadas en el SECOP, por el Coordinador del
por tanto el abogado elevará la solicitud para la Grupo Financiero y
publicación de estas. Presupuestal
En un término no mayor a tres (3) días hábiles
contados a partir de la fecha de apertura del Proceso
Grupo de Gestión
Recibir las manifestaciones de Contratación los interesados deben manifestar su
Contractual / Abogado
de interés intención de participar, a través del mecanismo
Asignado
establecido para el efecto en los pliegos de
condiciones.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Elaborar el acta de
Elaborar el acta en la cual se debe consignar el Grupo de Gestión
habilitados para presentar
nombre del posible proponente, la fecha y hora de Contractual / Abogado
propuesta según
recibo de la manifestación de interés. Asignado
manifestaciones de interés

Grupo de Gestión
Publicar el acta en el portal único de contratación
Publicar en el SECOP Contractual / Personal
www.contratos.gov.co
Asignado

Grupo de Gestión
Contractual / Abogado
Asignado
Revisar y suscribir las
Revisar el contenido modificatorio y/o aclaratorio de las Dependencia que solicitó la
adendas al pliego de
Adendas al Pliego de Condiciones y suscribirlas. adquisición del bien o del
condiciones
servicio
Secretaría General /
Secretario General

Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único de Contratación, las
Publicar en el SECOP Contractual / Personal
Adendas al Pliego de Condiciones.
Asignado

Si la entidad recibe más de diez (10) manifestaciones

de interés puede continuar el proceso o hacer un
sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados
con quienes continuará el Proceso de Contratación. La
Grupo de Gestión
entidad debe establecer en los pliegos de condiciones
Realizar Sorteo Contractual / Abogado
si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.
Asignado
Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de
las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la
fecha en la cual la entidad informe a los interesados el
resultado del sorteo.
El Secretario General realizará la designación de los
Secretaria General /
miembros del comité, lo cual constará en la resolución
Designar el Comité Asesor Secretario General
proyectada por el Grupo de Gestión Contractual,
Evaluador Grupo Gestión Contractual /
posteriormente será firmada por el Ordenador del
Coordinador del Grupo
Gasto.
Elaborar la planilla de radicación de propuestas, la cual
deberá contener indicación de fecha y hora, cantidad
de sobres radicados, nombre de quien radica la oferta,
Elaborar planilla de dirección, teléfono y correo electrónico de contacto, Grupo Gestión Contractual /
radicación de propuestas nombre del proponente y firma de la persona que Abogado Asignado
radica la oferta.
La información antes señalada debe ser diligenciada
por los proponentes.
Recibidas las propuestas que se presenten dentro del
término establecido en el Pliego de Condiciones, se
deberá levantar un acta en la que se consignan los Grupo Gestión Contractual /
Realizar el acta de cierre del
datos del proponente, el número total de folios de la Coordinador del Grupo/
proceso
propuesta, folios en los que se encuentra la carta de Abogado Asignado
presentación, valor de la oferta económica, y por último
señalar si presentó manifestación de interés.
Comunicar la Resolución que designa el Comité
Asesor Evaluador a los integrantes del mismo. Oficiar y
Comunicar la resolución de
enviar las copias de las propuestas a cada uno de los Grupo de Gestión
designación del comité
integrantes del Comité Asesor Evaluador, con el fin de Contractual / Abogado
asesor evaluador y remitir
adelantar las verificaciones de carácter técnico, Asignado
las ofertas a sus miembros
jurídico, financiero, organizacional y de experiencia, así
como la evaluación de los criterios de puntaje
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

establecidos en el pliego de condiciones.

Verificar que los documentos de carácter jurídico, de

organización, financieros y de experiencia, sean
aportados en la manera como se requirió en el Pliego
Verificar los requisitos
de Condiciones, a fin de determinar si los proponentes
habilitantes y requisitos de Comité Asesor Evaluador
son hábiles para continuar en el proceso.
carácter técnico.
Así mismo realizar la verificación de los documentos
técnicos requeridos en el Pliego de Condiciones, con el
fin de verificar su cumplimiento.
Recepcionar y revisar los informes de verificación,
Recibir los informes de realizar el consolidado de los mismos con el fin de Grupo de Gestión
verificación y elaborar el informar al miembro del comité evaluador encargado Contractual / Abogado
consolidado de los mismos. de realizar la evaluación el nombre de los proponentes Asignado
hábiles.
Evaluar las propuestas habilitadas teniendo en cuenta
la ponderación de los elementos de calidad y precio
soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el Comité Asesor Evaluador
Realizar la evaluación de pliego de condiciones. Grupo de Gestión
las propuestas Recepcionar la evaluación, remitirla al abogado Contractual / Abogado
asignado para que éste a su vez la entregue al Asignado
encargado del Grupo de Gestión Contractual para la
publicación en el Portal Único de Contratación.
Publicar los informes y el Publicar por el término de tres (3) días hábiles, los
Grupo de Gestión
consolidado de las informes y el consolidado de verificación y evaluación,
Contractual / Personal
verificaciones y la los cuales quedarán a disposición de los proponentes
Asignado
evaluación en el Grupo Gestión Contractual de la Entidad.
Recepcionar las
Grupo de Gestión
observaciones a los Recibir las observaciones a los informes de verificación
Contractual / Abogado
informes de verificación y y evaluación.
Asignado
evaluación
Proyectar las respuestas de conformidad con lo
Dar respuesta a las
establecido en el pliego de condiciones, la oferta y el Grupo de Gestión
observaciones a los
informe de verificación. Estas respuestas se Contractual / Comité
informes de verificación y
expresarán a los interesados dentro de la audiencia de Evaluador
evaluación
adjudicación.
Citar al Comité Asesor de Contratación para que revise Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de
los informes de verificación y evaluación, las Contractual / Coordinador
Contratación
observaciones y sus respuestas. del Grupo
Revisar los documentos del proceso, las ofertas, los
informes de verificación y evaluación, las
Realizar la reunión del Comité Asesor de
observaciones a los informes, los proyectos de
Comité Asesor de Contratación / Grupo de
respuesta a las mismas y recomendar al ordenador del
Contratación Gestión Contractual
gasto la adjudicación o declaratoria desierta del
proceso.
Grupo de Gestión
Elaborar el acta del Comité Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Contractual / Abogado
Asesor de Contratación Contratación.
Asignado
Elaborar el proyecto de
Elaborar el proyecto de Resolución de Adjudicación o Grupo de Gestión
resolución de adjudicación o
resolución de declaratoria de desierta en caso que Contractual / Abogado
resolución de declaratoria
haya lugar a esta. Asignado
de desierta.
Publicar la respuesta a las Publicar por el término establecido en el cronograma
Grupo de Gestión
observaciones presentadas del proceso las respuestas entregadas por el Comité
Contractual / Personal
a los informes de Evaluador a las observaciones presentadas a los
Asignado
verificación informes.
Secretaría General /
Celebrar la audiencia de adjudicación, conceder la
Celebrar la audiencia de Secretario General/
palabra a los proponentes y adjudicar el proceso en
adjudicación Grupo de Gestión
caso que haya lugar a esta.
Contractual / Abogado
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Asignado

Revisar y suscribir la
Revisar y firmar la Resolución de Adjudicación o
resolución de adjudicación o Secretaría General /
resolución de declaratoria de desierta en caso que
resolución de declaratoria Secretario General
haya lugar a esta.
de desierta.
Remitir la resolución de Remitir la Resolución de Adjudicación o resolución de
Secretaría General/
adjudicación o resolución de declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta
Secretario General
declaratoria de desierta. al Grupo de Gestión Contractual para su publicación
Publicar la Resolución de adjudicación o resolución de
Publicar la resolución de Grupo de Gestión
declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta
adjudicación o resolución de Contractual / Personal
en el portal único de contratación
declaratoria de desierta. Asignado
www.contratos.gov.co
Elaborar la minuta del contrato, remitirla al Coordinador Grupo de Gestión
Elaborar el contrato del Grupo para su revisión y enviarla a Secretaría Contractual / Abogado
General para su aprobación y firma. Asignado
Secretaría General /
Firma del contrato por parte del Secretario General y
Suscribir el contrato Secretario General
del contratista.
Contratista
Continuar con el Continuar con las actividades descritas en el Grupo de Gestión
procedimiento adquisición Procedimiento Adquisición de Bienes, Servicios y Contractual / Abogado
de bienes y servicios Suministros GAD-ABS-PR002. Asignado

TIEMPO MÁXIMO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de cincuenta (50) días calendario.

2.4.2.5 POR DECLARATORIA DESIERTA DE LA LICITACIÓN

Se aplica el procedimiento señalado en el numeral 2.5.4 del presente manual, exceptuando la recepción de
manifestaciones de interés y el sorteo de oferentes.

El acto de apertura del Proceso de Contratación debe expedirse dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la
declaratoria de desierta.

2.4.3. CONCURSO DE MÉRITOS

Esta modalidad de selección se utiliza para la contratación de servicios de consultoría referidos a los estudios
necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
También, para la contratación de servicios que tengan por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de
proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. Así mismo, para la
realización de proyectos de arquitectura. El concurso de méritos se adelantará de conformidad con el Decreto 1082
de 2015.

2.4.3.1 SISTEMA DE PRECALIFICACIÓN: La precalificación consiste en la conformación de una lista limitada de

oferentes cuando dada la complejidad de la consultoría lo considere pertinente.

Para proceder a precalificar e integrar la correspondiente lista limitada de oferentes, la entidad aplicará el
procedimiento que se señala en el Decreto 1082 de 2015 a partir del artículo 2.2.1.2.1.3.3. para el concurso de
méritos con precalificación.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso

contractual, cumpliendo con los requisitos del Grupo de Gestión
Verificar los documentos Manual de Contratación y la normatividad y anexar el Contractual /
Formato Hoja de Control de Documentos GAD-GDO- Abogado Asignado
FM006.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de Contratación para que
Citar al Comité Asesor de Contractual /
verifique la viabilidad de dar apertura al proceso de
Contratación Coordinador del
contratación.
Grupo

Elaborar un aviso mediante el cual se convocará a

Elaboración de aviso de Grupo de Gestión
los interesados, el cual debe contener la información
convocatoria para la Contractual /
señalada en el artículo 2.2.1.2.1.3.4 del Decreto
precalificación Abogado Asignado
1082 de 2015 y solicitar la publicación de éste.
Secretaria General /
Publicar en el portal único de contratación el aviso de
Secretario General
convocatoria para la precalificación, teniendo en
Publicar en el SECOP Grupo de Gestión
cuenta los requisitos establecidos en el artículo
Contractual /
2.2.1.2.1.3.4. del Decreto 1082 de 2015
Personal Asignado
Designar comité asesor Proyectar para aprobación y firma del Secretario Grupo de Gestión
evaluador mediante General la resolución mediante la cual se designa al Contractual /
resolución comité evaluador. Abogado Asignado
Recepción de las
Grupo de Gestión
manifestaciones de interés Recibir las manifestaciones de interés y los
Contractual /
y acreditación de los documentos habilitantes.
Abogado Asignado
requisitos habilitantes
Comunicar la Resolución que designa el Comité
Asesor Evaluador a los integrantes del mismo.
Comunicar la resolución de
Oficiar y enviar las copias de los documentos Grupo de Gestión
designación del comité
habilitantes de acuerdo con lo dispuesto en el aviso Contractual /
evaluador y remitir los
de convocatoria para la precalificación a cada uno de Abogado Asignado
documentos habilitantes
los integrantes del Comité Asesor Evaluador, con el
fin de adelantar la correspondiente precalificación.
Realizar la precalificación de acuerdo con lo
Comité Asesor
Precalificación dispuesto en el aviso de convocatoria para la
Evaluador
precalificación elaborando los informes respectivos.
Publicar los informes por el término establecido en el
aviso de convocatoria para la precalificación, los
cuales quedarán a disposición de los interesados en Grupo de Gestión
Publicar los informes de
el Grupo Gestión Contractual de la Entidad para que Contractual /
precalificación
se puedan hacer comentarios al informe durante los Personal Asignado
dos (2) días hábiles siguientes a la publicación del
mismo.
Recepcionar las Grupo de Gestión
Recibir las observaciones a los informes de
observaciones a los Contractual /
precalificación
informes de precalificación Abogado Asignado
Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de Contratación para que
Citar al Comité Asesor de Contractual /
revise los informes de precalificación y las
Contratación Coordinador del
observaciones y sus respuestas.
Grupo
Revisar los documentos solicitados en el aviso de
precalificación aportados por los interesados, los Comité Asesor de
Realizar la reunión del
informes de precalificación, las observaciones a los Contratación / Grupo
Comité Asesor de
informes, los proyectos de respuesta a las mismas y de Gestión
Contratación
verificar la conformación de la lista de precalificación, Contractual
conforme las revisiones antes enunciadas.
Grupo de Gestión
Elaborar el acta del Comité Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Contractual /
Asesor de Contratación Contratación.
Abogado Asignado
Publicar la respuesta a las Publicar por el término establecido en el cronograma
Grupo de Gestión
observaciones presentadas del proceso las respuestas entregadas por el Comité
Contractual /
a los informes de Evaluador a las observaciones presentadas a los
Personal Asignado
precalificación informes.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Elaborar el proyecto de Grupo de Gestión
resolución de Elaborar el proyecto de Resolución de precalificación Contractual /
precalificación Abogado Asignado
En la audiencia conformará la lista de interesados
precalificados para participar en el proceso de
contratación respectivo, contestará las
observaciones al informe de precalificación y
notificará la lista de precalificación de acuerdo con lo
establecido en la ley.
En caso que se establezca un número máximo de
interesados para conformar la lista de precalificados Secretaria General /
y el número de interesados que cumple con las Secretario General/
Celebrar la audiencia de
condiciones de precalificación es superior al máximo Grupo de Gestión
precalificación
establecido, en la audiencia se efectuará el sorteo Contractual /
para conformar la lista de acuerdo con lo que haya Abogado Asignado
establecido en el aviso de convocatoria.
Si no es posible conformar la lista de precalificados,
se podrá continuar con el proceso de contratación en
la modalidad de concurso de méritos abierto.
La conformación de la lista de precalificados no
obliga a la entidad estatal a abrir el proceso de
contratación.
Revisar y suscribir la
Secretaría General /
resolución de Revisar y firmar la Resolución de precalificación
Secretario General
precalificación
Remitir la resolución de Remitir la Resolución de precalificación al Grupo de Secretaría General /
precalificación Gestión Contractual para su publicación Secretario General
Grupo de Gestión
Publicar la resolución de Publicar la Resolución de precalificación en el portal
Contractual /
precalificación único de contratación www.contratos.gov.co
Personal Asignado
Elaborar el proyecto de Grupo de Gestión
Elaborar los documentos señalados siguiendo los
pliego de condiciones y el Contractual /
parámetros establecidos en el artículo 2.2.1.2.1.3.2
aviso Abogado Asignado
Solicitar por medio de correo electrónico la
Solicitar la publicación del publicación del Proyecto de Pliego de Condiciones y Grupo de Gestión
proyecto de pliego de el aviso de convocatoria, de los estudios previos y en Contractual /
condiciones general de todos aquellos documentos relacionados Abogado Asignado
con el mismo, en el portal único de contratación.
Publicar en el portal único de contratación el
Proyecto de Pliego de Condiciones, los estudios
Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único previos y el aviso de convocatoria, con una
Contractual /
de Contratación antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la
Personal Asignado
fecha del acto que ordena la apertura del Proceso de
Selección.
Recibir de los interesados en participar en el
proceso, las observaciones y las aclaraciones al
proyecto de pliego de condiciones, con el objeto de
precisar el contenido y alcance de la convocatoria. El
Recibir las solicitudes de correo que se dispondrá para estos efectos en el
Grupo de Gestión
aclaración y observaciones proyecto de pliego de condiciones, será el del
Contractual /
al proyecto de pliegos de abogado a cargo del proceso.
Abogado Asignado
Condiciones Las observaciones al proyecto de pliego de
condiciones deben ser presentadas a partir de la
fecha de publicación de éste durante un término de
cinco (5) días hábiles de acuerdo con el artículo
2.2.1.1.2.1.4 del decreto 1082 de 2015.
Dar respuesta a las Responder las solicitudes de aclaraciones y Grupo de Gestión
solicitudes de aclaración y observaciones presentadas por los interesados en el Contractual /
observaciones al proyecto concurso de méritos. Realizar los ajustes y Abogado Asignado
de pliegos de condiciones modificaciones a que haya lugar, las cuales Dependencia que

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

quedarán plasmadas en el Pliego Definitivo de solicitó la adquisición
Condiciones, así como en los estudios previos del bien o del servicio
correspondientes.
La elaboración de la respuesta estará a cargo del
área respectiva, de tal suerte que si se trata de algún
aspecto técnico, será el área técnica quien lo atienda
y el encargado remitirá la respuesta al abogado del
Grupo Gestión Contractual para que consolide el
documento de respuestas.
De acuerdo con el inciso 4º del artículo 8 de la Ley
1150 de 2007, la aceptación o rechazo de tales
observaciones se hará de manera motivada.
Estas respuestas también deben ser publicadas en
el SECOP, por tanto el abogado elevará la solicitud
como se mencionó anteriormente para la publicación
de proyecto de pliego de condiciones.
Aprobación y firma del acto El Secretario General aprobará el pliego de
de apertura y aprobación condiciones definitivo y el acto de apertura, el cual Secretaría General /
del pliego de condiciones además deberá ser suscrito por éste para realizar la Secretario General
definitivo correspondiente publicación.
Publicar en el Portal Único de Contratación la
Resolución de Apertura del proceso, el pliego de Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único
condiciones definitivo, el Estudio Previo si hubo lugar Contractual /
de Contratación
a modificaciones y los demás documentos que se Personal Asignado
llegaren a requerir.
Proyectar la carta de invitación a presentar
propuestas a los participantes de la precalificación, Grupo de Gestión
de conformidad con lo señalado en la resolución de Contractual /
Elaborar y enviar las cartas
precalificación, para su correspondiente suscripción Abogado Asignado
de invitación
por parte del Secretario General. Secretaría General /
El abogado asignado del proceso enviará las cartas Secretario General
de invitación a los posibles oferentes.
Recibir de los interesados en participar en la
Recibir las solicitudes de
convocatoria las observaciones y las solicitudes de Grupo de Gestión
aclaración y observaciones
aclaración al pliego de condiciones definitivo, con el Contractual /
al pliego de condiciones
objeto de precisar el contenido y alcance del Abogado Asignado
definitivo
proceso.
Grupo de Gestión
Contractual /
Responder las solicitudes de aclaraciones y las
Abogado Asignado
observaciones presentadas por los interesados en el
Responder a las Dependencia que
proceso y realizar las modificaciones a que haya
observaciones y solicitud solicitó la adquisición
lugar, las cuales quedarán plasmadas en Adendas.
de aclaraciones al pliego de del bien o del servicio
Estas respuestas deben ser publicadas en el
condiciones definitivo / persona designada
SECOP, por tanto el abogado elevará la solicitud
por el Coordinador
para la publicación de estas.
del Grupo Financiero
y Presupuestal

Grupo de Gestión
Contractual /
Abogado Asignado
Revisar y suscribir las
Revisar el contenido modificatorio y/o aclaratorio de Dependencia que
adendas al pliego de
las Adendas al Pliego de Condiciones y suscribirlas. solicitó la adquisición
condiciones
del bien o del servicio
Secretaría General /
Secretario General

Publicar en el Portal Único de Contratación, las Grupo de Gestión

Publicar en el SECOP
Adendas al Pliego de Condiciones. Contractual /
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Personal Asignado

Secretaria General /
El Secretario General realizará la designación de los
Secretario General
miembros del comité, lo cual constará en la
Designar el Comité Asesor Grupo Gestión
resolución proyectada por el Grupo de Gestión
Evaluador Contractual /
Contractual, posteriormente será firmada por el
Coordinador del
Ordenador del Gasto.
Grupo
Elaborar la planilla de radicación de propuestas, la
cual deberá contener indicación de fecha y hora,
cantidad de sobres radicados, nombre de quien
Grupo Gestión
Elaborar planilla de radica la oferta, dirección, teléfono y correo
Contractual /
radicación de propuestas electrónico de contacto, nombre del proponente y
Abogado Asignado
firma de la persona que radica la oferta.
La información antes señalada debe ser diligenciada
por los proponentes.
Recibidas las propuestas que se presenten dentro
del término establecido en el Pliego de Condiciones, Grupo Gestión
se deberá levantar un acta en la que se consignan Contractual /
Realizar el acta de cierre
los datos del proponente, el número total de folios de Coordinador del
del proceso
la propuesta, folios en los que se encuentra la carta Grupo/ Abogado
de presentación y por último señalar si presentó Asignado
manifestación de interés.
Comunicar la Resolución que designa el Comité
Asesor Evaluador a los integrantes del mismo.
Comunicar la resolución de Oficiar y enviar las copias de las propuestas a cada
Grupo de Gestión
designación del comité uno de los integrantes del Comité Asesor Evaluador,
Contractual /
asesor evaluador y remitir con el fin de adelantar las verificaciones de carácter
Abogado Asignado
las ofertas a sus miembros técnico, jurídico, financiero, organizacional y de
experiencia, así como la evaluación de los criterios
de puntaje establecidos en el pliego de condiciones.
Verificar que los documentos de carácter jurídico, de
organización, financieros y de experiencia, sean
aportados en la manera como se requirió en el
Verificar los requisitos Pliego de Condiciones, a fin de determinar si los
Comité Asesor
habilitantes y requisitos de proponentes son hábiles para continuar en el
Evaluador
carácter técnico. proceso.
Así mismo realizar la verificación de los documentos
técnicos requeridos en el Pliego de Condiciones, con
el fin de verificar su cumplimiento.
Recepcionar y revisar los informes de verificación,
Recibir los informes de realizar el consolidado de los mismos con el fin de Grupo de Gestión
verificación y elaborar el informar al miembro del comité evaluador encargado Contractual /
consolidado de los mismos. de realizar la evaluación el nombre de los Abogado Asignado
proponentes hábiles.
Evaluar las propuestas habilitadas teniendo en
cuenta la ponderación de los requisitos técnicos
Comité Asesor
soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el
Evaluador
Realizar la evaluación de pliego de condiciones.
Grupo de Gestión
las propuestas Recepcionar la evaluación, remitirla al abogado
Contractual /
asignado para que éste a su vez la entregue al
Abogado Asignado
encargado del Grupo de Gestión Contractual para la
publicación en el Portal Único de Contratación.
Publicar por el término de tres (3) días hábiles, los
Publicar los informes y el
informes y el consolidado de verificación y Grupo de Gestión
consolidado de las
evaluación, los cuales quedarán a disposición de los Contractual /
verificaciones y la
proponentes en el Grupo Gestión Contractual de la Personal Asignado
evaluación
Entidad.
Recepcionar las Recibir las observaciones a los informes de Grupo de Gestión
observaciones a los verificación y evaluación. Contractual /
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

informes de verificación y Abogado Asignado
evaluación
Dar respuesta a las
Proyectar las respuestas de conformidad con lo Grupo de Gestión
observaciones a los
establecido en el pliego de condiciones, la oferta y el Contractual / Comité
informes de verificación y
informe de verificación. Evaluador
evaluación
Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de Contratación para que
Citar al Comité Asesor de Contractual /
revise los informes de verificación y evaluación, las
Contratación Coordinador del
observaciones y sus respuestas.
Grupo
Grupo de Gestión
Elaborar el acta del Comité Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Contractual /
Asesor de Contratación Contratación.
Abogado Asignado
Publicar la respuesta a las Publicar por el término establecido en el cronograma
Grupo de Gestión
observaciones presentadas del proceso las respuestas entregadas por el Comité
Contractual /
a los informes de Evaluador a las observaciones presentadas a los
Personal Asignado
verificación informes.
Elaborar el proyecto de
Elaborar el proyecto de Resolución de Adjudicación Grupo de Gestión
resolución de adjudicación
o resolución de declaratoria de desierta en caso que Contractual /
o resolución de declaratoria
haya lugar a esta. Abogado Asignado
de desierta.
Celebrar la audiencia de adjudicación, así mismo se
Grupo de Gestión
Realizar audiencia de seguirá el procedimiento establecido en los
Contractual /
adjudicación numerales 3 a 6 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto
Abogado Asignado
1082 de 2015.
Revisar y suscribir la
Revisar y firmar la Resolución de Adjudicación o
resolución de adjudicación Secretaría General /
resolución de declaratoria de desierta en caso que
o resolución de declaratoria Secretario General
haya lugar a esta.
de desierta.
Remitir la Resolución de Adjudicación o resolución
Remitir la resolución de
de declaratoria de desierta en caso que haya lugar a Secretaría General/
adjudicación o resolución
esta al Grupo de Gestión Contractual para su Secretario General
de declaratoria de desierta.
publicación
Publicar la Resolución de adjudicación o resolución
Publicar la resolución de Grupo de Gestión
de declaratoria de desierta en caso que haya lugar a
adjudicación o resolución Contractual /
esta en el portal único de contratación
de declaratoria de desierta. Personal Asignado
www.contratos.gov.co
Elaborar la minuta del contrato, remitirla al Grupo de Gestión
Elaborar el contrato Coordinador del Grupo para su revisión y enviarla a Contractual /
Secretaría General para su aprobación y firma. Abogado Asignado
Secretaría General /
Firma del contrato por parte del Secretario General y
Suscribir el contrato Secretario General
del contratista.
Contratista
Continuar con el Continuar con las actividades descritas en el Grupo de Gestión
procedimiento adquisición Procedimiento Adquisición de Bienes, Servicios y Contractual /
de bienes y servicios Suministros GAD-ABS-PR002. Abogado Asignado

TIEMPO ESTIMADO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de ciento veinte (120) días calendario.

2.4.3.2 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso
Grupo de Gestión
contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual de
Verificar los documentos Contractual / Abogado
Contratación y la normatividad y anexar el Formato Hoja
Asignado
de Control de Documentos GAD-GDO-FM006.
El abogado encargado de la carpeta, deberá remitir Grupo de Gestión
Solicitar la remisión de los
correo electrónico al Coordinador del Grupo Financiero y Contractual / Abogado
indicadores financieros
Presupuestal, solicitando el acompañamiento de un Asignado/Coordinador
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

funcionario de dicho grupo para que elabore los Grupo Financiero y
indicadores financieros y organizacionales que se Presupuestal
establecerán para el proceso.
Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de Citar al Comité Asesor de Contratación para que verifique
Contractual / Coordinador
Contratación la viabilidad de dar apertura al proceso de contratación.
del Grupo
Elaborar el proyecto de pliego de condiciones de
conformidad con los lineamientos previstos en el artículo
2.2.1.1.2.1.3 del decreto 1082 de 2015.
Se deberá detallar especialmente los aspectos relativos
al objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos
y obligaciones de las partes, los requisitos mínimos
habilitantes de carácter jurídico, organizacionales,
financieros y de experiencia, así como los requisitos
Grupo de Gestión
Elaborar el proyecto de técnicos, los factores de evaluación y todas las demás
Contractual / Abogado
pliego de condiciones circunstancias de tiempo, modo y lugar que se
Asignado
consideren necesarias
Se anexará igualmente el proyecto de minuta del contrato
a celebrarse y los demás documentos que sean
necesarios.
Debe tenerse en cuenta que el proyecto de pliego de
condiciones se publicará en el SECOP como mínimo
cinco (5) días hábiles antes de la fecha del acto que
ordena su apertura.
Elaborar el aviso de la convocatoria pública teniendo en
cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.2 del
Decreto 1082 de 2015.
Este aviso contendrá la siguiente información: 1. El
nombre y dirección de la Entidad.
2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en
donde la Entidad Estatal atenderá a los interesados en el
Proceso de Contratación y en donde los proponentes
deben presentar los documentos en desarrollo del
Proceso de Contratación, el correo electrónico debe
corresponder al del abogado a cargo del proceso.
3. El objeto del contrato a celebrar, identificando las
cantidades a adquirir.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
Grupo de Gestión
Elaborar el aviso de la 6. La fecha límite en la cual los interesados deben
Contractual / Abogado
convocatoria presentar su oferta y el lugar y forma de presentación de
Asignado
la misma.
7. El valor estimado del contrato y la manifestación
expresa de que la Entidad cuenta con la disponibilidad
presupuestal.
8. Mención de si la contratación está cobijada por un
Acuerdo Comercial.
9. Mención de si la convocatoria es susceptible de ser
limitada a Mipyme.
10. Enumeración y breve descripción de las condiciones
para participar en el Proceso de Contratación.
11. Indicar si en el Proceso de Contratación hay lugar a
precalificación.
12. El Cronograma.
13. La forma como los interesados pueden consultar los
Documentos del Proceso.

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Solicitar por medio de correo electrónico la publicación
del proyecto de pliego de condiciones, del aviso de la Grupo de Gestión
Solicitar la publicación del
licitación, de los estudios y documentos previos, en la Contractual / Abogado
proceso
página del Portal Único de Contratación Asignado
www.contratos.gov.co. SECOP
Se deberán publicar los siguientes documentos:
- El aviso de la convocatoria pública.
- El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del
lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único
estudios y documentos previos. Contractual / Personal
de Contratación
- Y conforme al artículo 8º de la Ley 1150 de 2007, junto Asignado
con los proyectos de pliegos de condiciones se
publicarán los estudios y documentos previos que
sirvieron de base para su elaboración.
Recibir de los interesados en participar en el proceso, las
observaciones y las solicitudes de aclaraciones al
proyecto de pliego de condiciones, con el objeto de
Recibir las observaciones precisar el contenido y alcance de éste. Grupo de Gestión
al proyecto de pliego de Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones Contractual / Abogado
condiciones deben ser presentadas a partir de la fecha de publicación Asignado
de éste durante un término de cinco (5) días hábiles de
acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.1.4 del Decreto 1082 de
2015.
Responder las solicitudes de aclaraciones y las
observaciones presentadas por los interesados en el
proceso. Realizar los ajustes y modificaciones a que haya Grupo de Gestión
lugar, las cuales quedarán plasmadas en el Pliego de Contractual / Abogado
Responder las
Condiciones Definitivo. Asignado
observaciones y solicitudes
La elaboración de la respuesta estará a cargo del área Dependencia que solicitó
de aclaraciones al proyecto
respectiva, de tal suerte que si se trata de algún aspecto la adquisición del bien o
de pliego de condiciones
técnico, será el área técnica quien lo atienda y el del servicio/ Grupo
encargado remitirá la respuesta al abogado del Grupo Financiero y Presupuestal
Gestión Contractual para que consolide el documento de
respuestas.
Proyectar el acto administrativo de apertura y el Pliego de
Condiciones Definitivo del proceso.
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto
1082 de 2015 el acto administrativo en cuestión señalará:
1. El objeto de la contratación a realizar.
2. La modalidad de selección que corresponda a la
contratación.
3. El Cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar
Proyectar y revisar el acto y retirar los pliegos de condiciones y los estudios y Proyectar y revisar el acto
administrativo de apertura documentos previos. administrativo de apertura
del proceso y el pliego de 5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas. del proceso y el pliego de
condiciones definitivo 6. El certificado de disponibilidad presupuestal, en condiciones definitivo
concordancia con las normas orgánicas
correspondientes.
7. Los demás asuntos que se consideren pertinentes de
acuerdo con cada una de las modalidades de selección.

Posteriormente el acto administrativo de apertura y el

pliego de condiciones definitivo serán revisados por el
Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, con el fin
de remitirlos para suscripción del Secretario General.
Aprobación y firma del acto El Secretario General aprobará el pliego de condiciones
de apertura y aprobación definitivo y el acto de apertura, el cual además deberá ser Secretaría General /
del pliego de condiciones suscrito por éste para realizar la correspondiente Secretario General
definitivo publicación.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Publicar en el Portal Único de Contratación la Resolución

Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único de Apertura del proceso, el pliego de condiciones
Contractual / Personal
de Contratación definitivo y los demás documentos que se llegaren a
Asignado
requerir.

Recibir las solicitudes de Recibir de los interesados en participar en la convocatoria

Grupo de Gestión
aclaración y observaciones las observaciones y las solicitudes de aclaración al pliego
Contractual / Abogado
al pliego de condiciones de condiciones definitivo, con el objeto de precisar el
Asignado
definitivo contenido y alcance del proceso.
Grupo de Gestión
Responder las solicitudes de aclaraciones y las
Contractual / Abogado
observaciones presentadas por los interesados en el
Asignado
Responder a las proceso y realizar las modificaciones a que haya lugar,
Dependencia que solicitó
observaciones y solicitud las cuales quedarán plasmadas en Adendas, las cuales
la adquisición del bien o
de aclaraciones al pliego serán solicitadas por la dependiencia correspondiente.
del servicio / persona
de condiciones definitivo Estas respuestas deben ser publicadas en el SECOP, por
designada por el
tanto el abogado elevará la solicitud para la publicación
Coordinador del Grupo
de estas.
Financiero y Presupuestal
Grupo de Gestión
Contractual / Abogado
Asignado
Revisar y suscribir las
Revisar el contenido modificatorio y/o aclaratorio de las Dependencia que solicitó
adendas al pliego de
Adendas al Pliego de Condiciones y suscribirlas. la adquisición del bien o
condiciones
del servicio
Secretaría General /
Secretario General
Grupo de Gestión
Publicar en el Portal Único de Contratación, las Adendas
Publicar en el SECOP Contractual / Personal
al Pliego de Condiciones.
Asignado
El Secretario General realizará la designación de los Secretaria General /
Designar el Comité Asesor miembros del comité, lo cual constará en la resolución Secretario General
Evaluador proyectada por el Grupo de Gestión Contractual, Grupo Gestión Contractual
posteriormente será firmada por el Ordenador del Gasto. / Coordinador del Grupo
Elaborar la planilla de radicación de propuestas, la cual
deberá contener indicación de fecha y hora, cantidad de
sobres radicados, nombre de quien radica la oferta,
Elaborar planilla de dirección, teléfono y correo electrónico de contacto, Grupo Gestión Contractual
radicación de propuestas nombre del proponente y firma de la persona que radica / Abogado Asignado
la oferta.
La información antes señalada debe ser diligenciada por
los proponentes.
Recibidas las propuestas que se presenten dentro del
término establecido en el Pliego de Condiciones, se Grupo Gestión Contractual
Realizar el acta de cierre
deberá levantar un acta en la que se consignan los datos / Coordinador del Grupo/
del proceso
del proponente, el número total de folios de la propuesta Abogado Asignado
y folios en los que se encuentra la carta de presentación.
Comunicar la Resolución que designa el Comité Asesor
Evaluador a los integrantes del mismo. Oficiar y enviar
Comunicar la resolución las copias de las propuestas a cada uno de los
Grupo de Gestión
de designación del comité integrantes del Comité Asesor Evaluador, con el fin de
Contractual / Abogado
asesor evaluador y remitir adelantar las verificaciones de carácter técnico, jurídico,
Asignado
las ofertas a sus miembros financiero, organizacional y de experiencia, así como la
evaluación de los criterios de puntaje establecidos en el
pliego de condiciones.
Verificar que los documentos de carácter jurídico, de
Verificar los requisitos
organización, financieros y de experiencia, sean
habilitantes y requisitos de
aportados en la manera como se requirió en el Pliego de Comité Asesor Evaluador
carácter técnico.
Condiciones, a fin de determinar si los proponentes son
hábiles para continuar en el proceso.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Así mismo realizar la verificación de los documentos
técnicos requeridos en el Pliego de Condiciones, con el
fin de verificar su cumplimiento.
Recepcionar y revisar los informes de verificación,
Recibir los informes de realizar el consolidado de los mismos con el fin de Grupo de Gestión
verificación y elaborar el informar al miembro del comité evaluador encargado de Contractual / Abogado
consolidado de los mismos. realizar la evaluación el nombre de los proponentes Asignado
hábiles.
Evaluar las propuestas habilitadas teniendo en cuenta la
ponderación de los requisitos técnicos soportados en
puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de Comité Asesor Evaluador
Realizar la evaluación de condiciones. Grupo de Gestión
las propuestas Recepcionar la evaluación, remitirla al abogado asignado Contractual / Abogado
para que éste a su vez la entregue al encargado del Asignado
Grupo de Gestión Contractual para la publicación en el
Portal Único de Contratación.
Publicar los informes y el Publicar por el término de tres (3) días hábiles, los
Grupo de Gestión
consolidado de las informes y el consolidado de verificación y evaluación, los
Contractual / Personal
verificaciones y la cuales quedarán a disposición de los proponentes en el
Asignado
evaluación Grupo Gestión Contractual de la Entidad.
Recepcionar las
Grupo de Gestión
observaciones a los Recibir las observaciones a los informes de verificación y
Contractual / Abogado
informes de verificación y evaluación.
Asignado
evaluación
Dar respuesta a las Proyectar las respuestas de conformidad con lo
Grupo de Gestión
observaciones a los establecido en el pliego de condiciones, la oferta y el
Contractual / Comité
informes de verificación y informe de verificación. Estas respuestas se expresarán a
Evaluador
evaluación los interesados dentro de la audiencia de adjudicación.
Citar al Comité Asesor de Contratación para que revise Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor de
los informes de verificación y evaluación, las Contractual / Coordinador
Contratación
observaciones y sus respuestas. del Grupo
Revisar los documentos del proceso, las ofertas, los
Realizar la reunión del informes de verificación y evaluación, las observaciones Comité Asesor de
Comité Asesor de a los informes, los proyectos de respuesta a las mismas y Contratación / Grupo de
Contratación recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o Gestión Contractual
declaratoria desierta del proceso.
Grupo de Gestión
Elaborar el acta del Comité Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Contractual / Abogado
Asesor de Contratación Contratación.
Asignado
Elaborar el proyecto de
Elaborar el proyecto de Resolución de Adjudicación o Grupo de Gestión
resolución de adjudicación
resolución de declaratoria de desierta en caso que haya Contractual / Abogado
o resolución de declaratoria
lugar a esta. Asignado
de desierta.
Publicar la respuesta a las Publicar por el término establecido en el cronograma del
Grupo de Gestión
observaciones presentadas proceso las respuestas entregadas por el Comité
Contractual / Personal
a los informes de Evaluador a las observaciones presentadas a los
Asignado
verificación informes.
Celebrar la audiencia de adjudicación.
Grupo de Gestión
Realizar audiencia de Así mismo se seguirá el procedimiento establecido en los
Contractual / Abogado
adjudicación numerales 3 a 6 del artículo 2.2.1.2.1.3.2 del Decreto
Asignado
1082 de 2015.
Revisar y suscribir la
Revisar y firmar la Resolución de Adjudicación o
resolución de adjudicación Secretaría General /
resolución de declaratoria de desierta en caso que haya
o resolución de declaratoria Secretario General
lugar a esta.
de desierta.
Remitir la resolución de Remitir la Resolución de Adjudicación o resolución de
Secretaría General/
adjudicación o resolución declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta al
Secretario General
de declaratoria de desierta. Grupo de Gestión Contractual para su publicación
Publicar la resolución de Publicar la Resolución de adjudicación o resolución de Grupo de Gestión
adjudicación o resolución declaratoria de desierta en caso que haya lugar a esta en Contractual / Personal
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Código: GAD-ABS-MN001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 19/04/2016 Página 39 de 58

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

de declaratoria de desierta. el portal único de contratación www.contratos.gov.co Asignado

Elaborar la minuta del contrato, remitirla al Coordinador Grupo de Gestión

Elaborar el contrato del Grupo para su revisión y enviarla a Secretaría Contractual / Abogado
General para su aprobación y firma. Asignado

Secretaría General /
Firma del contrato por parte del Secretario General y del
Suscribir el contrato Secretario General
contratista.
Contratista
Continuar con el Continuar con las actividades descritas en el Grupo de Gestión
procedimiento adquisición Procedimiento Adquisición de Bienes, Servicios y Contractual / Abogado
de bienes y servicios Suministros GAD-ABS-PR002. Asignado

TIEMPO ESTIMADO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de noventa (90) días calendario.

2.4.4 CONTRATACIÓN DIRECTA

La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos de acuerdo al
numeral 4 del artículo segundo la Ley 1150 de 2007.

 Urgencia manifiesta.
 Contratación de empréstitos (o créditos).
 Contratos interadministrativos.
 La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento Administrativo de Seguridad,
DAS, que necesiten reserva para su adquisición (no aplica para el INVIMA).
 Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
 Los contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inician el Acuerdo de
Reestructuración de Pasivos cuando los celebren con entidades financieras del sector público (no aplica para
el INVIMA).
 Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
 Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos
artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
 El arrendamiento o adquisición de inmuebles

2.4.4.1 CONTRATOS Y/O CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS, CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE

ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS Y CONTRATOS CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE
OFERENTES EN EL MERCADO.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso contractual,
cumpliendo con los requisitos del Manual de Contratación y la
normatividad y anexar el Formato Hoja de Control de
Documentos GAD-GDO-FM006.
Dentro de la carpeta y en los casos que se requiera deben
encontrarse los documentos correspondientes que certifiquen la Grupo de Gestión
Verificar los
existencia de la entidad contratista, así como los documentos Contractual / Abogado
documentos
que acrediten la identificación y calidades de la persona que Asignado
representa a éste para suscribir el contrato o convenio (en caso
que haya lugar a esto), RUT o el documento que haga sus
veces, certificado de pago de aportes al Sistema de Seguridad
Social Integral, y parafiscales o su equivalente y los demás
documentos que se requieran para soportar la contratación.
Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor Citar al Comité Asesor de Contratación para que verifique la
Contractual /
de Contratación viabilidad de realizar la contratación.
Coordinador del Grupo

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Revisar la justificación de la contratación, así como la modalidad
Realizar la sesión del Comité Asesor de
escogida para adelantar la contratación y recomendar al
Comité Asesor de Contratación / Grupo de
ordenador del gasto la celebración del contrato, convenio o
Contratación Gestión Contractual
suscripción.
Elaborar el acta del Grupo de Gestión
Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Comité Asesor de Contractual / Abogado
Contratación.
Contratación Asignado
Elaborar el acto administrativo de justificación, el cual debe
tener los requisitos del artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de
2015, que son:
Proyectar acto 1. La causal que invoca para contratar directamente. Grupo de Gestión
administrativo de 2. El objeto del contrato. Contractual / Abogado
justificación 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que Asignado
exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los
estudios y documentos previos.
Elaborar la minuta del contrato, (en caso que aplique) remitirla al Grupo de Gestión
Elaborar el contrato Coordinador del Grupo para su revisión y enviarla a Secretaría Contractual / Abogado
General para su aprobación y firma. Asignado
Secretaría General /
Firma del contrato (en caso que aplique) por parte del Secretario
Suscribir el contrato Secretario General
General y del contratista.
Contratista
Continuar con el
Continuar con las actividades descritas en el Procedimiento Grupo de Gestión
procedimiento
Adquisición de Bienes, Servicios y Suministros GAD-ABS- Contractual / Abogado
adquisición de bienes
PR002. Asignado
y servicios

TIEMPO ESTIMADO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo máximo de realización de veinte (20) días calendario.

2.4.4.2 CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

La necesidad la debe determinar cada dependencia basada

en la inexistencia de personal o personal especializado para
desarrollar determinas actividades necesarias para el
Dirección General/
cumplimiento de las funciones del Instituto, de conformidad
Director General/
Determinar la necesidad con lo establecido en el artículo 2.8.4.4.5. del Decreto 1068
Secretaria General/
y elaborar el estudio de 2015.
Secretario General/
previo.
Direcciones/ Directores/
Así mismo deberá realizar las actividades descritas en el
Oficinas/ Jefes de Oficinas
Instructivo para el Diligenciamiento de la Información en el
Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –
SIGEP GAD-ABS-IN006.

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La dependencia que identifica la necesidad debe remitir los

estudios previos junto con sus soportes al Grupo de
Reacción Inmediata GURI con el fin de efectuar la
verificación documental de la persona a contratar, para lo
cual diligenciará el Formato Verificación de la Información
Documental Aportada por el Aspirante a Vinculación,
Cambio de Grado o Contrato de Prestación de Servicios
Profesionales o de Apoyo a la Gestión GTH-SVI-FM007,
Oficina Asesora de
Emitir aval y visto bueno posteriormente se entregarán los estudios y demás soportes
Planeación
a la Oficina Asesora de Planeación quien avala y da visto
bueno en el Formato Estudios y Documentos Previos GAD-
ABS-FM011, de acuerdo a la utilización del presupuesto de
funcionamiento.

Nota: La dependencia que identifica la necesidad es la

responsable de realizar el seguimiento al proceso durante
todas las etapas de contratación.
Una vez se cuente con el aval y visto bueno por parte de la
Oficina Asesora de Planeación se entregan los estudios a la Jefe Oficina Asesora de
Secretaría General, para validar la solicitud de Certificado Planeación/jefe de la
Validar la solicitud de Disponibilidad Presupuestal en el formato de la misma y oficina/ Secretaría General/
CDP por parte de remite la carpeta al Grupo Financiero y Presupuestal para Secretario General/ Grupo
Secretaría General que se expida este Certificado. Financiero y Presupuestal/
Coordinador del Grupo
Una vez expedido el CDP se remite la carpeta a la Financiero y Presupuestal
dependencia que identifica la necesidad.
Verificar la documentación en la carpeta del proceso
contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual de
Contratación y la normatividad y anexar el Formato Hoja de
Grupo de Gestión
Verificar los Control de Documentos GAD-GDO-FM006.
Contractual / Abogado
documentos Así mismo deberá realizar las actividades descritas en el
Asignado
Instructivo para el Diligenciamiento de la Información en el
Sistema de Información y Gestión del Empleo Público –
SIGEP GAD-ABS-IN006 que le correspondan.

Elaborar la minuta del contrato, remitirla a la coordinadora Grupo de Gestión

Elaborar el contrato para su revisión y enviarlo a secretaría general para Contractual / Abogado
aprobación y firma. Asignado

Secretaria General /
Firma del contrato por parte de la secretaría general y del
Suscribir el contrato Secretario General
contratista.
Contratista

Declarar
Declarar confidencialidad y conflicto de intereses y
confidencialidad y Grupo de Talento Humano/
Compromiso Anticorrupción de acuerdo a lo establecido en
conflicto de intereses y Profesional o Funcionario
el instructivo GDI-DIE-IN003 Compromiso de
Compromiso designado
confidencialidad y conflicto de intereses.
Anticorrupción

Continuar con el
Grupo de Gestión
procedimiento Continuar con las actividades descritas en el Procedimiento
Contractual / Abogado
adquisición de bienes y Adquisición de Bienes y Servicios GAD-ABS-PR002.
Asignado
servicios

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TIEMPO ESTIMADO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de veinte (20) días calendario.

2.7.3 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar la documentación en la carpeta del proceso contractual,
cumpliendo con los requisitos del Manual de Contratación y la
normatividad y anexar el Formato Hoja de Control de
Documentos GAD-GDO-FM006.
Dentro de la carpeta y en los casos que se requiera deben
encontrarse los documentos correspondientes que identifiquen Grupo de Gestión
Verificar los
al arrendador, así como los documentos que acrediten la Contractual / Abogado
documentos
identificación y calidades de la persona que representa a éste Asignado
para suscribir el contrato en caso que aplique, certificado de
libertad y tradición, RUT o el documento que haga sus veces,
certificado de pago de aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral, y parafiscales o su equivalente y los demás
documentos que se requieran.

Citar al Comité Asesor de Contratación para que revise los Grupo de Gestión
Citar al Comité Asesor
informes de verificación y evaluación, las observaciones y sus Contractual /
de Contratación
respuestas. Coordinador del Grupo

Revisar los documentos del proceso, las ofertas, los informes de

Realizar la reunión del Comité Asesor de
verificación y evaluación, las observaciones a los informes, los
Comité Asesor de Contratación / Grupo de
proyectos de respuesta a las mismas y recomendar al ordenador
Contratación Gestión Contractual
del gasto la adjudicación o declaratoria desierta del proceso.

Elaborar el acta del Grupo de Gestión

Elaborar el Acta de la reunión del Comité Asesor de
Comité Asesor de Contractual / Abogado
Contratación.
Contratación Asignado

Elaborar el acto administrativo de justificación, el cual debe tener

los requisitos del artículo 2.2.1.2.1.4.1 del Decreto 1082 de
2015, que son:
1. La causal que invoca para contratar directamente. Grupo de Gestión
Acto administrativo de
2. El objeto del contrato. Contractual / Abogado
justificación
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que Asignado
exigirá al contratista.
4. El lugar en el cual los interesados pueden consultar los
estudios y documentos previos.

Elaborar la minuta del contrato, remitirla a la coordinadora para Grupo de Gestión

Elaboración del
su revisión y enviarla a secretaría general para aprobación y Contractual / Abogado
contrato
firma. Asignado

Secretaria General /
Suscripción del Firma del contrato por parte de la Secretaría General y el
Secretario General
contrato arrendador. (Se incluye el inventario de entrega del inmueble).
Contratista

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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Continuar con el
Grupo de Gestión
procedimiento Continuar con las actividades descritas en el Procedimiento
Contractual / Abogado
adquisición de bienes Adquisición de Bienes y Servicios GAD-ABS-PR002.
Asignado
y servicios

TIEMPO ESTIMADO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de veinte (20) días calendario.

2.8 Mínima Cuantía

Esta modalidad se utiliza para las adquisiciones de bienes y servicios independientes de su objeto, que no exceden
del 10% de la menor cuantía de la Entidad.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar los Verificar la documentación en la carpeta del proceso Grupo de Gestión Contractual
documentos contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual de / Abogado Asignado
Contratación y la normatividad y anexar el Formato Hoja
de Control de Documentos GAD-GDO-FM006

Elaborar la invitación pública para presentar ofertas la cual

Realizar la invitación deberá contener los requisitos del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del
Grupo de Gestión Contractual
publica a presentar Decreto 1082 de 2015 y los señalados en el Manual de la
/ Abogado Asignado
ofertas Modalidad de Selección de Mínima Cuantía de Colombia
Compra Eficiente.
Remitir para Remitir para aprobación y firma del Secretario General la Secretaría General /
aprobación y firma del la invitación pública. Secretario General
Secretario General la
invitación pública.
Publicar en el Portal Publicar en el Portal Único de Contratación por un término Grupo de Gestión Contractual
Único de Contratación no inferior a un día hábil la invitación pública. / Personal Asignado
Recibir las solicitudes Recibir de los interesados en participar en el proceso las
de aclaración y observaciones y las aclaraciones a la invitación, con el Grupo de Gestión Contractual
observaciones a la objeto de precisar el contenido y alcance de ésta y hacer / Abogado Asignado
invitación pública las modificaciones pertinentes.
Responder a las Grupo de Gestión Contractual
Responder las solicitudes de aclaraciones y las
observaciones y / Abogado Asignado
observaciones presentadas por los interesados en el
solicitud de Dependencia que solicitó la
proceso y realizar las modificaciones a que haya lugar, las
aclaraciones a la adquisición del bien o del
cuales quedarán plasmadas en Adendas.
invitación servicio
Proyectar las Adendas cuando a ello hubiere lugar,
Grupo de Gestión Contractual
Proyectar las adendas teniendo en cuenta el término previsto en el artículo
/ Abogado Asignado
2.2.1.1.2.2.1. del Decreto 1082 de 2015.
Grupo de Gestión Contractual
/ Abogado Asignado
Dependencia que solicitó la
Revisar y suscribir las Revisar el contenido modificatorio y/o aclaratorio de las
adquisición del bien o del
adendas Adendas a la Invitación y suscribirlas.
servicio
Secretaría General /
Secretario General
Grupo de Gestión Contractual
Publicar en el SECOP Publicar en el Portal Único de Contratación, las Adendas.
/ Personal Asignado
Elaborar la planilla de radicación de propuestas, la cual
deberá contener indicación de fecha y hora, cantidad de
Elaborar planilla de
sobres radicados, nombre de quien radica la oferta, Grupo Gestión Contractual /
radicación de
dirección, teléfono y correo electrónico de contacto, Abogado Asignado
propuestas
nombre del proponente y firma de la persona que radica la
oferta.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

La información antes indicada debe ser diligenciada por
los proponentes.
Recibir las propuestas que se presenten dentro del término
Grupo Gestión Contractual /
Realizar el acta de establecido en la invitación, se deberá levantar un acta en
Coordinador del Grupo/
cierre del proceso la que se consigne el nombre del proponente, así como el
Abogado Asignado
valor de la oferta económica.
Escoger la oferta que tenga el precio más bajo, siempre
que se encuentre dentro del presupuesto oficial y satisfaga
Realizar la escogencia Grupo de Gestión Contractual
las necesidades de la entidad.
de la oferta más baja / Abogado Asignado
Proceder de la misma manera, si se presenta una sola
oferta.
Secretaria General /
Elaborar el oficio de designación de las personas
Secretario General
Remitir las ofertas encargadas de la verificación de requisitos y remitir la
Grupo de Gestión Contractual
oferta con el precio más bajo.
/ Coordinador del Grupo
Verificar los requisitos habilitantes y técnicos, únicamente
en el oferente con el precio más bajo, pudiéndose en todo
caso subsanar estos requisitos.
En caso de que éste no cumpla con los requisitos
estipulados se podrá contratar con el oferente que haya Comité Evaluador
Verificar los requisitos
presentado el segundo menor precio, previa verificación de Grupo de Gestión Contractual
habilitantes y técnicos
sus requisitos. En caso que este tampoco cumpla, se / Abogado Asignado
verificarán los requisitos a la de quien presente el tercer
menor precio y así sucesivamente hasta obtener un
oferente que cumpla los requisitos habilitantes y técnicos.
De no lograrse l se declarara desierto el proceso.
Realizar el Elaborar el consolidado de informes de verificación
consolidado de (jurídica, financiera, técnica y de experiencia cuando Comité Evaluador
informes de aplique), concluyendo con la recomendación o no de la Grupo de Gestión Contractual
verificación y contratación de conformidad con los resultados de la / Abogado Asignado
recomendación verificación.
Publicar el
consolidado de
Publicar el consolidado de informes de verificación de
informes de
documentos habilitantes y técnicos en el Portal Único de Grupo de Gestión Contractual
verificación de
Contratación (www.contratos.gov.co) por un término no / Personal Asignado
documentos
inferior a un (1) día hábil.
habilitantes y
verificación técnica.
Recepcionar las Grupo de Gestión Contractual
observaciones a los / Abogado Asignado
Recibir las observaciones a los informes de verificación.
informes de
verificación
Dar respuesta a las
Proyectar las respuestas a los informes de verificación, las
observaciones a los Grupo de Gestión Contractual
cuales se publicarán con la comunicación de aceptación
informes de / Abogado Asignado
de oferta.
verificación.
Comunicar por medio de un oficio al oferente escogido que
Secretaria General /
Realizar la su oferta ha sido seleccionada.
Secretario General
comunicación de En caso de no lograrse la adjudicación la entidad declarará
Grupo de Gestión Contractual
aceptación de oferta desierto el proceso mediante acto administrativo motivado
/ Abogado Asignado
que se publicará en el Secop.
Publicar la Publicar la comunicación de aceptación de oferta y el
comunicación de anexo No. 1 (formato de presentación de la oferta) de la
Grupo de Gestión Contractual
aceptación de oferta y Invitación Pública en el Portal Único de Contratación
/ Personal Asignado
el anexo No. 1 de la (www.contratos.gov.co) con lo cual se configura el
Invitación Pública contrato.
Continuar con el
Continuar con las actividades descritas en el
procedimiento Grupo de Gestión Contractual
Procedimiento Adquisición de Bienes, Servicios y
adquisición de bienes / Abogado Asignado
Suministros GAD-ABS-PR002.
y servicios
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supervisor tiene un tiempo estimado de realización de veinte (20) días calendario.

2.9 Adquisición en Grandes Superficies cuando se trate de mínima cuantía

Esta modalidad de contratación se aplica para las adquisiciones a realizar en Grandes Superficies por montos hasta
la mínima cuantía.

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Verificar los Verificar la documentación en la carpeta del proceso Grupo de Adquisiciones y
documentos contractual, cumpliendo con los requisitos del Manual de Suministros / Persona
Contratación y la normatividad y anexar el Formato Hoja Asignada
de Control de Documentos GAD-GDO-FM006.

Elaborar la invitación pública para presentar ofertas la cual

deberá contener los requisitos del artículo 2.2.1.2.1.5.3. del
Decreto 1082 de 2015 y los señalados en el Manual de la
Modalidad de Selección de Mínima Cuantía de Colombia
Compra Eficiente.
La persona asignada deberá elaborar invitación, la cual
debe encontrarse dirigida a mínimo 2 Grandes Superficies, Grupo de Gestión Contractual
Elaborar invitación
la cual deberá contener: a) la descripción técnica, / Abogado Asignado
detallada y completa del bien, identificado con el cuarto
nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de
pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de
la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) la forma y
el lugar de presentación de la cotización, y e) la
disponibilidad presupuestal.
Remitir para
aprobación y firma del La invitación se remitirá al Secretario General para que lo Secretaría General /
Secretario General la avale con su firma. Secretario General
invitación pública.
Evaluación de las De conformidad con el numeral 2 del artículo 2.2.1.2.1.5.3. Secretaría General / Personal
cotizaciones del Decreto 1082 de 2015, se evaluarán las cotizaciones Asignado
presentadas y se seleccionará a quien, con las
condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del
mercado y aceptar la mejor oferta.
Comunicar la Comunicar la aceptación de oferta al oferente Grupo de Gestión Contractual
aceptación de oferta seleccionado. / Personal Asignado
Continuar con el
Continuar con las actividades descritas en el
procedimiento Grupo de Gestión Contractual
Procedimiento Adquisición de Bienes, Servicios y
adquisición de bienes / Abogado Asignado
Suministros GAD-ABS-PR002.
y servicios

TIEMPO ESTIMADO INSTRUCTIVO: El procedimiento desde la recepción de documentos hasta la comunicación al

supervisor tiene un tiempo estimado de realización de veinte (20) días calendario.

- La aprobación de la publicación de los proyectos de pliego de condiciones que se realiza en las

modalidades de selección de Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos Abierto,
se efectuará mediante el visto bueno que el Coordinador del Grupo de Gestión Contractual imponga
al documento.

- Se entienden aprobadas las publicaciones de los pliegos de condiciones definitivos con la

suscripción del acto de apertura por parte del Secretario General.

- Para proceder a la expedición de adendas el área del proceso que requiera la modificación del pliego
deberá remitir al correo electrónico del abogado encargado de éste las indicaciones claras y precisas
de las modificaciones a efectuar.

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2.10 Administración de los documentos del proceso

Los documentos que hacen parte del proceso de contratación deberán ser elaborados, expedidos, modificados y
publicados como se describe a continuación y como señalan las normas correspondientes.

2.3.1 Elaboración y expedición de los documentos del proceso

Los documentos correspondientes a la etapa de planeación se elaborarán de acuerdo con lo señalado en el numeral
2.2, del presente Manual.

La elaboración de las minutas de contratos, sus modificaciones y las aceptaciones de las ofertas en los procesos de
selección de mínima cuantía serán elaboradas por el Grupo de Gestión Contractual y una vez firmadas por las partes,
serán numeradas y fechas por el mismo Grupo. Para tal elaboración se tendrán en cuenta los instrumentos
estandarizados y especializados diseñados e implementados por Colombia Compra Eficiente si fuera el caso.

Las garantías contractuales, en los casos en los que se requieran, serán aprobadas por el Grupo de Gestión
Contractual en el documento que para tal efecto se diseñe.

Los actos administrativos que se expidan con ocasión de la gestión contractual deberán motivarse y expedirse previo
agotamiento de los procedimientos legales establecidos.

2.3.2 Publicación de los documentos del proceso

Los documentos contractuales deberán ser objeto de publicación de acuerdo con los criterios que se identifican a
continuación.

2.3.2.1 Publicación en el SECOP

EL Grupo de Gestión Contractual debe publicar en el SECOP (www.colombiacompra.gov.co) los documentos del
proceso a los que se hace referencia en los artículos 2.2.1.1.1.3.1. y 2.2.1.1.1.4.3. del Decreto 1082 de 2015,
teniendo en cuenta la forma y el plazo de tres (3) días hábiles indicado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. de la misma
normatividad.

2.3.2.2 Publicación en la página WEB de la entidad

El Grupo de Adquisiciones y Suministros o el Grupo de Gestión Contractual, dependiendo de sus competencias,

publicarán en el espacio correspondiente a la gestión contractual dentro de la página web de la Entidad
(www.Invima.gov.co) el Plan Anual de Adquisiciones y sus actualizaciones (artículo 2.2.1.1.1.4.3., Decreto 1082 de
2015), el acto administrativo a través del cual se ofrezca a título gratuito el inventario de bienes muebles que no
utiliza (artículo 2.2.1.2.2.4.3., Decreto 1082 de 2015), el listado de contratos celebrados mensualmente y los procesos
declarados desiertos (artículo 34.26, Ley 734 de 2002 y literales e) y f) del artículo 9 de la Ley 1712 de 2014), las
contrataciones en curso (literal g) del artículo 10 de la Ley 1712 de 2014), plan anticorrupción (literal g) del artículo 9
de la Ley 1712 de 2014), así como los demás actos o documentos que determine la Ley.

2.3.3 Archivo de los documentos del proceso y demás actividades de gestión documental

Deben archivarse en el expediente contractual los Documentos del Proceso tales como: a) documentos y estudios
previos, b) aviso de convocatoria, c) pliegos de condiciones o invitación, d) observaciones presentadas, e) respuesta
a las observaciones, f) adendas, g) ofertas, h) informe de evaluación, i) contrato y cualquier otro documento expedido
por la entidad estatal durante el proceso de contratación.

Adicionalmente, de conformidad con las disposiciones del Archivo General de la Nación, en los expedientes
contractuales deberán archivarse todos los documentos incluidos en la tabla de retención documental de los Grupos
u Oficinas que participen en el proceso de adquisición de bienes y servicios. Este archivo se efectuará en carpetas
físicas rotuladas con el nombre del contratista, el número del contrato, el nombre del área, el año y el número de
carpeta. Los documentos deben organizarse en orden cronológico de expedición.

Cuando los trámites respectivos deban ser sometidos a consideración del Comité Asesor en Contratación, se
archivará en el respectivo expediente contractual el acta correspondiente a la sesión en la que se llevó a cabo la
discusión. En caso de que se requiera incorporar una copia del acta, en la misma se indicará la carpeta en la que se
encuentra el original.
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Los informes de supervisión de los contratos y convenios se deben archivar físicamente en el expediente contractual.

De acuerdo con lo señalado en las tablas de retención documental del Grupo de Gestión Administrativa, una vez se
suscriba al acta de liquidación de los contratos o convenios, el expediente contractual se conservará en el archivo de
gestión del respectivo grupo por el término de un (1) año, y luego se transferirá al Archivo Central del INVIMA para su
almacenamiento, protección, conservación, recuperación y consulta, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 594
de 2000, el Decreto 2609 de 2012 y las demás disposiciones pertinentes. En los contratos que no requieren
liquidación, el plazo será contado a partir del vencimiento del término de ejecución del contrato.

Los expedientes de los procesos de selección declarados desiertos o de aquellos trámites que no terminaron con la
suscripción de contratos se organizarán de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación y
permanecerán en los Grupos de Gestión Contractual por el término de un (1) año contado a partir de la fecha del
documento de finalización. Vencido este plazo se remitirán al Archivo Central del INVIMA.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015, vencidos los términos de las
garantías de calidad, estabilidad y manteniendo, o las condiciones de disposición final o recuperación ambiental de
las obras o bienes, se dejará constancia del cierre del expediente del Proceso de Contratación.

2.4 Comunicación con los oferentes y contratistas

Con el fin de garantizar los principios de la contratación, como la selección objetiva, la trasparencia, igualdad,
imparcialidad, el INVIMA en los pliegos de condiciones de cada proceso de selección, establecerá las diferentes
formas de interactuar con los posibles interesados en participar en el proceso y los contratistas, entre las cuales se
encuentra:

- Las páginas web: www.Invima.gov.co y www.colombiacompra.gov.co

- Correo electrónico del abogado encargo del proceso (oferentes)
- Correo físico (Grupo de Gestión Contractual)

Una vez adjudicado el contrato, el Grupo de gestión Contractual podrá comunicarse con el adjudicatario mediante
correo electrónico, correo físico, fax, telefónicamente y, en general, por cualquier medio idóneo para solicitarle que
proceda a suscribir el contrato, otorgar garantías –si es del caso-.

Corresponde al Supervisor comunicarse con el adjudicatario, en la forma señalada en el párrafo anterior, para que
proceda a firmar las actas de inicio o a cumplir cualquier otro requisito que se hubiere pactado para el inicio de la
ejecución del contrato. Una vez cumplidos tales requisitos, la comunicación entre el INVIMA, a través de Supervisor
y/o el ordenador del gasto como corresponda, y los contratistas, se realizará por medio de oficios o correos
electrónicos dirigidos a las direcciones previstas en el contrato.

3. Supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos

Las actividades de supervisión y seguimiento a la ejecución de los contratos se rigen por lo dispuesto en el Manual
de Supervisión e Interventoría de la entidad, que junto con el presente documento conforman un cuerpo normativo
íntegro y único.

4. Liquidación de los contratos

En el presente capítulo se establecen los principales parámetros y obligaciones que deben ser cumplidos por los
servidores públicos y contratistas al momento de liquidar los contratos celebrados con el Invima.

4.1 Liquidación de contratos

Vencido el plazo de ejecución de las obligaciones contractuales, el INVIMA procederá a la liquidación del contrato
conforme lo dispone el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.

De conformidad con el artículo 217 del Decreto 019 de 2012, la liquidación no será obligatoria en los contratos de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. En consecuencia, el INVIMA liquidará los contratos de
tracto sucesivo o aquellos en los que sus circunstancias particulares ameriten una liquidación.

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En las actas de liquidación de los contratos podrán incluirse los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. Para el efecto, se
debe tener en cuenta que cualquier acto de disposición que implique compromisos presupuestales, deberá ser
sometido a estudio y aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Entidad y que se deben cumplir
con las formalidades previstas en la ley para su procedencia.

4.1.1 Liquidación Bilateral

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en el pliego de condiciones, o en
las cláusulas del contrato.

De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del
término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a
la fecha del acuerdo que la disponga.
Para estos efectos, el supervisor o interventor del contrato realizarán un proyecto de acta que será enviada, junto con
todos sus soportes, al Grupo de Gestión Contractual. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades claras,
concretas y específicas a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento, la liquidación unilateral solo procederá
en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.

4.1.2 Liquidación Unilateral

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga
la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma
unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 164 numeral 2º,
literal j del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

En este caso, el supervisor o interventor del contrato enviará al Grupo de Gestión Contractual un informe explicando
la situación y el proyecto de acta de liquidación unilateral por él suscrito y anexando los soportes correspondientes,
tales como actas, requerimientos, el estado de cuenta, etc., con el fin de que se proyecte el acto administrativo de
liquidación unilateral y se realicen los trámites pertinentes para su firma.

4.1.3 Liquidación Judicial

Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en
cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores,
de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 164 del Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

4.2 Seguimiento de las actividades posteriores a la liquidación de los contratos

En los contratos en los cuales se hayan estipulado garantías como estabilidad de obra, calidad de los bienes y/o
servicios, salarios y prestaciones sociales, calidad del servicio, la responsabilidad del supervisor del contrato cesará
una vez vencidos los términos de las garantías estipuladas en el contrato. Para tal fin, periódicamente el supervisor o
interventor del contrato revisará el estado de los bienes, obras y servicios recibidos, e informará oportunamente al
Grupo de Gestión Contractual cualquier circunstancia que pudiere afectar la calidad o estabilidad de los mismos.

En caso de que se requiera proceder a hacer efectiva alguna de las citadas garantías, el supervisor o interventor
realizará los requerimientos correspondientes a los contratistas, y remitirá el informe de que trata el literal a) del
artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 al Ordenador del Gasto y al Grupo de Gestión Contractual con el fin de que
adelante el trámite a que haya lugar.

Una vez vencidas las garantías el supervisor deberá dejar constancia de tal situación e informará al Grupo de Gestión
Contractual para que se proceda a realizar el cierre del expediente del Proceso de Contratación, dejando la
constancia correspondiente como lo establece el artículo 2.2.1.1.2.4.3 del Decreto 1082 de 2015.

4.3 Administración de controversias y solución de conflictos derivados de los procesos de contratación

El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA- propenderá por la solución ágil, directa y
eficaz de las diferencias y discrepancias surgidas con ocasión de la actividad contractual. Para estos efectos podrá
utilizar los mecanismos de solución de controversias tales como la conciliación, el arbitraje, la amigable composición
y la transacción.

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Está prohibido limitar o restringir la utilización de mecanismos de solución directa de controversias surgidas con
ocasión de la actividad contractual del INVIMA, o limitar la estipulación de cláusulas compromisorias o compromisos
para dirimir las controversias surgidas del contrato, en consonancia con lo establecido en el artículo 68 de la Ley 80
de 1993.

En los contratos se podrá incluir cláusulas compromisorias con el fin de someter a la decisión de un tribunal de
arbitraje las diferencias que surjan con ocasión de la actividad contractual, de conformidad con lo establecido en la
Ley 1563 de 2012. En estos casos se deberá dar cumplimiento a lo establecido en la Directiva Presidencial No. 4 del
11 de noviembre de 2014 o las demás directivas o normatividad que resulte aplicable.

5. Áreas encargadas y responsables del proceso de contratación

En este capítulo se indican las áreas encargadas y responsables del proceso de contratación, identificando sus
funciones específicas.

5.1 Relación general de las áreas encargadas y los responsables del proceso de contratación

A continuación se exponen de manera general las áreas y responsables del proceso de contratación.

5.1.1 Competencia de la actividad contractual del Invima

En virtud de lo establecido en los numerales 1 y 3 literal a) del artículo 11 de la Ley 80 de 1993, el Director del
INVIMA, en calidad de ordenador del gasto, es el competente para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y
para escoger contratistas, así como para celebrar contratos a nombre del Instituto. Igualmente, tiene responsabilidad
de la dirección y el manejo de la actividad contractual y de los procesos de selección, según lo dispuesto en el
numeral 5 del artículo 26 de la misma Ley.

En su condición de Director del Invima debe expedir los certificados sobre inexistencia de personal suficiente de que
trata el artículo 2.8.4.4.5. del Decreto 1068 de 2015, para efectos de la celebración de contratos de prestación de
servicios profesionales o de apoyo a la gestión. Para el efecto, el proyecto respectivo será elaborado por el Grupo de
Gestión Contractual y deberá contar con la aprobación del Grupo de Talento Humano.

5.1.2 Delegación contractual del Invima

Por medio de la Resolución nro. 2012020802 del 19 de octubre de 2012 o la que la modifique, adicione o reemplace,
el Director del Invima delegó en la Secretaría General la facultad de adjudicar, celebrar, adicionar, prorrogar,
modificar, terminar, liquidar y en general desarrollar todas las actividades precontractuales, contractuales y post-
contractuales con sujeción a la normatividad vigente, así como la delegación del gasto para desarrollar estas
actividades y demás connaturales a la administración que se desarrollen en el Instituto, sin limitación de cuantía.

5.2 Competencias específicas

A continuación se presentan las competencias específicas de los funcionarios y dependencias del INVIMA en la
Gestión Contractual.

5.2.1 Funciones del ordenador del gasto

Son ordenadores del gasto el Director del INVIMA y los funcionarios con competencia para ordenar y dirigir la
Gestión Contractual, de conformidad con las disposiciones legales y las resoluciones de delegación, según se indica
en el presente Manual.

El ordenador del gasto tiene competencia para aprobar el Plan Anual de Adquisiciones o su actualización y para
adoptar todas las decisiones contractuales que vinculan al Instituto, previstas por la ley o el acto de delegación y, en
especial para suscribir el contrato, sus modificaciones, adiciones y prórrogas y en general todos los actos que
impliquen afectación presupuestal y comprometan la responsabilidad del Instituto en materia contractual.

Asimismo, el ordenador del gasto o su delegado tiene competencia para dirigir todas las audiencias relacionadas con
la Gestión Contractual.

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5.2.2 Funciones de la dependencia que requiere contratar el bien o servicio

La dependencia que requiere contratar el bien o servicio es aquella que solicita la realización de procesos de
selección y/o la suscripción de los contratos o convenios para el cumplimiento de sus competencias
misionales, es representada por el Jefe o Director de la Oficina o el Coordinador del grupo respectivo quien
debe firmar la solicitud de contratación. Adicionalmente, tiene a su cargo las siguientes funciones en materia
de contratación:

- Preparar de acuerdo con los lineamientos establecidos en el presente Manual y en la ley, los estudios previos
que necesariamente deben acompañar la solicitud de contratación que también debe diligenciar.
- Realizar el estudio de mercado, la determinación de requisitos habilitantes, la capacidad residual en los casos
de contratos de obra, la evaluación de riesgo, de conformidad con los artículos 2.2.1.1.1.6.1. a 2.2.1.1.1.6.4.
del Decreto 1082 de 2015.
- Elaborar, conforme lo establece el artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, los estudios, diseños y proyectos
requeridos, antes de la apertura del proceso de selección, o de la firma del contrato en el caso en que la
modalidad de selección sea contratación directa, así como los estudios y diseños que permitan establecer la
viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, cuando el objeto de la contratación
incluya la realización de una obra.
- Gestionar en el momento oportuno, en caso de que se requiera, las licencias y permisos que resulten
necesarios para el inicio de la ejecución del objeto contractual.
- Verificar el cumplimiento de los requisitos presupuestales, de inversión y de planificación previos al inicio del
proceso de selección y cuando sea del caso, los necesarios para la modificación del contrato.
- Recibir, revisar, corregir y proponer la modificación de:
o Proyectos de pliegos de condiciones
o Pliegos de condiciones definitivos y sus adendas
o Acto de declaración de urgencia manifiesta
- Responder las observaciones relacionadas con los requisitos habilitantes y los de carácter técnico que se
presenten sobre el proyecto de pliego de condiciones y el pliego de condiciones definitivo, así como sobre la
invitación en el procedimiento para la contratación de mínima cuantía.
- Solicitar de manera justificada y oportuna la suscripción de adiciones, prórrogas, y modificaciones al contrato
o convenio que resulten necesarias.

5.2.3 Funciones del Grupo de Gestión Contractual

Esta dependencia de la Secretaría General tiene a su cargo las siguientes funciones relacionadas con la Gestión
Contractual:

- Adelantar los procesos contractuales en cumplimiento de las normas legales y reglamentarias vigentes en
materia de contratación.
- Ejecutar las actividades tendientes a la selección de contratistas para la obtención de bienes y servicios y
suministros por parte del Instituto, de acuerdo con la normatividad que regula el tema, con base en las
demandas y necesidades de las diferentes dependencias y de conformidad con las directrices impartidas por
la Secretaría General y la Dirección General.
- Verificar que en los procesos de contratación se cumpla con los requisitos establecidos por las disposiciones
legales vigentes sobre la materia.
- Elaborar y avalar los proyectos de actos administrativos requeridos en las licitaciones, concursos de méritos,
selecciones abreviadas, invitaciones públicas y contratación directa.
- Adelantar, de conformidad con las disposiciones que regulan la materia, la totalidad de los trámites y
procedimientos previstos para los procesos de contratación (licitaciones, concursos de méritos, selecciones
abreviadas, invitaciones públicas y contrataciones directas) tales como la elaboración de cronogramas,
pliegos de condiciones, divulgación, publicidad, fijación de avisos, consulta de pliegos, recepción de ofertas y
evaluaciones de ofertas, entre otros.
- Ejecutar las actividades y elaborar todos los actos relacionados con las etapas precontractual, contractual y
post-contractual, desde el trámite previo hasta luego de la liquidación del contrato de ser el caso.
- Gestionar la realización de los estudios jurídicos y financieros y evaluaciones técnicas y económicas que se
deban adelantar por las dependencias respectivas en desarrollo de los mecanismos aplicables para la
selección de contratistas.
- Elaborar, en coordinación con las dependencias correspondientes, los proyectos de pliegos de condiciones y
los pliegos definitivos, según el caso, necesarios para adelantar los procesos de selección de contratistas, de
conformidad con las normas legales vigentes.

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- Asesorar a los funcionarios del Instituto y a los contratistas respecto de los requisitos y documentación
necesaria para la elaboración, perfeccionamiento, legalización, ejecución, seguimiento y liquidación de los
contratos.
- Verificar y garantizar que, previo a la suscripción de los contratos, se hayan surtido en su integridad los
trámites legales y reglamentarios y se cuente con la información necesaria para la adquisición de bienes y
servicios.
- Gestionar la elaboración y legalización de los contratos, de acuerdo con lo establecido en las normas legales
vigentes en la materia.
- Verificar la numeración consecutiva y fecha de los contratos que celebre el Instituto.
- Impartir aprobación a la garantía única constituida para garantizar el cumplimiento de las obligaciones a
cargo de los contratistas, verificar y exigir el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalización
y de ejecución de los contratos.
- Realizar la publicación en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- SECOP- los contratos
celebrados por el Instituto y demás documentos contractuales que deban ser publicados de acuerdo con la
normatividad vigente.
- Gestionar las publicaciones que deban realizarse en la página web de la entidad.
- Notificar por escrito al supervisor del contrato o convenio sobre su designación.
- Notificar por escrito al supervisor y/o interventor de los contratos o convenios sobre el cumplimiento de los
requisitos de perfeccionamiento y la aprobación de la garantía única de cumplimiento. Para el efecto,
adjuntará copia del contrato o convenio.
- Adelantar las actuaciones tendientes a imponer las multas y sanciones contenidas en la Ley o en el contrato
así como las relacionadas con la declaratoria de siniestros y efectividad de garantías.
- Preparar todos los documentos que se requieran en el Comité Asesor de Contratación del Instituto.
- Llevar y organizar los archivos relacionados con las actividades pre-contractual, contractual y post-contractual
del Instituto.
- Gestionar la terminación y liquidación de los contratos y proyectar con el apoyo del supervisor o interventor
del contrato, los actos administrativos que sean necesarios.
- Custodiar y mantener actualizado el archivo de los expedientes de los contratistas activos y no activos que
reposan en su archivo de gestión y propender por su seguridad.
- Expedir las certificaciones solicitadas, referentes a los contratos suscritos por el Instituto.
- Conceptuar sobre asuntos de competencia del grupo.
- Atender consultas y dar respuestas a las comunicaciones, derechos de petición y demás solicitudes del
público en general.
- Brindar la orientación e información requerida sobre los asuntos de competencia del Grupo.
- Responder y garantizar la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, Actos Administrativos y
demás actos de naturaleza contractual elaborados y/o proyectados por el Grupo para la firma del Director
General, Secretario General o a quien se delegue la ordenación del gasto y en general por los actos
administrativos de su competencia.
- Suministrar los informes y/o documentación requerida por los organismos de control y demás autoridades
competentes.
- Por medio del Coordinador del Grupo, suscribir la constancia del cierre del expediente del proceso de
contratación.
- Presentar informes sobre sus actividades y los resultados de gestión, de acuerdo con las normas,
procedimientos vigentes, términos y metodologías adoptadas.
-
5.2.4 Funciones del Grupo de Adquisiciones y Suministros

Esta dependencia de la Secretaría General cuenta con las siguientes funciones en materia de Gestión Contractual:

- Diseñar, controlar y garantizar la ejecución de planes, programas y procedimientos para la adquisición y

contratación de bienes y servicios de la entidad.
- Consolidar el Plan Anual de Adquisiciones para el Instituto y hacer seguimiento a su ejecución.
- Elaborar el estudio de sector, con el apoyo de la dependencia que requiere el bien o servicio.
- Realizar la supervisión de la elaboración oportuna de los estudios previos en cada una de las áreas, de
acuerdo con los requerimientos de las dependencias, normas y procedimientos vigentes.
- Apoyar la elaboración y consolidación de los informes a entes de control de acuerdo con las normas vigentes
y el Manual de Procesos y Procedimientos adoptado por la entidad.
- Apoyar en la realización de los estudios previos de todas las necesidades institucionales de elementos de
consumo y de equipos para las distintas dependencias, Grupos de Trabajo Territorial, Pasos fronterizos,
puertos fluviales, aeropuertos del INVIMA.

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- Apoyar en la realización de las solicitudes y brindar el acompañamiento precontractual necesario en la

adquisición de bienes y servicios para la entidad.
- Validar si los bienes o servicios descritos en los estudios previos, se encuentran incluidos en el Plan de
Compras del Instituto, así como la existencia de los bienes en el Almacén General

5.2.5 Funciones del Comité Asesor de Contratación

El Comité Asesor para la Contratación es una instancia asesora y consultiva en los diferentes procesos contractuales
tramitados en la Institución, en procura de la atención de las necesidades al interior de la Entidad, así como del
cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, con observancia de las disposiciones legales vigentes. Sus
funciones en relación con la Gestión Contractual son las siguientes: 1. Asesorar al ordenador del gasto para la toma
de decisiones en materia precontractual, contractual y pos contractual, en procura de la atención de las necesidades
al interior de la entidad, así como del cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, con la observancia de las
disposiciones legales vigentes. 2. Proponer políticas institucionales que propendan por la transparencia y la
optimización de la gestión contractual en el marco de las normas constitucionales y legales. 3. Formular las
observaciones a que haya lugar relacionadas con los estudios previos, el proceso de selección a adelantar, la
información aportada y demás aspectos que se estimen pertinentes. 4. Formular las observaciones pertinentes a los
informes de verificación de requisitos habilitantes y de calificación de propuestas, presentados por el Comité
Evaluador, y recomendar la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección, de conformidad con los
resultados contenidos en los mencionados informes y de acuerdo con sus conocimiento. 5. Estudiar, revisar y
proponer sugerencias respecto a las respuestas a las observaciones presentadas por los interesados en procesos a
adelantarse por convocatoria pública. 6. Recomendar al ordenador del gasto la suscripción de contratos y convenios
cuando se trate de contratación directa.
PARÁGRAFO 1: Para el cumplimiento de las funciones descritas, deberá presentarse al Comité Asesor de
Contratación, las solicitudes de contratación del INVIMA, salvo lo previsto en el Parágrafo Segundo del presente
artículo, la evaluación en los procesos de convocatoria pública, y las solicitudes de modificación, adición, prórroga,
cesión y terminación anticipada, declaratoria de incumplimiento o caducidad, imposición de sanciones de contratos
que hubieren sido estudiados por el Comité Asesor de Contratación.
PARÁGRAFO 2: Para los casos de contratación directa contemplados en el literal h) del numeral 4 del artículo 2 de la
ley 1150 de 2007 y los de mínima cuantía contemplados en el artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y demás normas
pertinentes, no se requiere recomendación del Comité Asesor de Contratación.
PARÁGRAFO 3: Podrán presentarse al Comité Asesor de Contratación solicitudes de trámites adicionales, a petición
del ordenador del gasto.

PARÁGRAFO 4: los pronunciamientos del Comité Asesor de Contratación tienen el carácter de recomendaciones,
que no afectan la competencia del Ordenador del Gasto, en la toma de decisiones contractuales.

5.2.6 Funciones del Comité Evaluador

El Comité Evaluador está compuesto por los funcionarios y/o contratistas que mediante acto administrativo, (para el
caso de las Licitaciones Públicas, Concurso de Méritos y Selecciones Abreviadas), u oficio, (para los procesos de
mínima cuantía), son designados por el ordenador del gasto para realizar el estudio, verificación y evaluación de las
ofertas presentadas en los procesos públicos de selección.

Esta designación deberá realizarse a más tardar en la fecha de cierre y una vez realizada la diligencia de cierre de
presentación de ofertas, se remitirán las propuestas mediante oficio a cada uno de los profesionales que conforman
el Comité con el fin de que realicen la verificación de requisitos mínimos habilitantes y/o la evaluación, de acuerdo
con la modalidad de selección.

Las funciones del Comité Evaluador son las siguientes:

- Leer y analizar el pliego de condiciones del respectivo proceso, sus adendas y demás documentos
generados durante el proceso.
- Revisar, analizar y estudiar cada una de las ofertas presentadas en el respectivo proceso, este análisis es de
tipo jurídico, organizacional, financiero, técnico y económico, de conformidad con lo establecido en el pliego
de condiciones.
- Solicitar a los oferentes las aclaraciones a que haya lugar a fin de subsanar los requisitos que corresponda.
- Presentar un informe de verificación y/o de evaluación conjunto al Coordinador del Grupo Gestión
Contractual, cuyas conclusiones deberán sustentarse debidamente. Los informes deben contener el orden de
elegibilidad, si fuere el caso, así como la calificación técnica.
- Proyectar las respuestas a las observaciones a los informes de evaluación en caso que los hubiere.

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- Acompañar al ordenador del gasto a la Audiencia de Adjudicación en caso que el proceso así lo requiera e
intervenir en las demás diligencias o actuaciones que sean de su competencia.
- Informar por escrito al ordenador del gasto y al Coordinador del Grupo de Gestión Contractual, cuando se
encuentren irregularidades en la presentación de una oferta que amenacen o entorpezcan el proceso de
selección que se lleva a cabo, a más tardar al día hábil siguiente a aquel en que tenga conocimiento del
hecho para que se tramite la acción que para el efecto proceda.
- Obrar con responsabilidad, imparcialidad y buena fe durante el proceso de selección, sin interés diferente al
servicio público y conveniencia para la entidad.

La función del Comité Evaluador solo finalizará cuando se encuentre en firme la resolución de adjudicación o de
declaratoria de desierto del respectivo proceso de selección.

En los procesos de mínima cuantía, el ordenador del gasto designará a los profesionales encargados de la
verificación de las propuestas mediante oficio con el cual se les remitirá la propuesta con menor valor, pero no
requerirá resolución de designación del Comité Evaluador.

5.2.7 Funciones del Grupo Financiero y Presupuestal

Es la dependencia de la Secretaría General que tiene las siguientes funciones relacionadas con la Gestión
Contractual:

- Expedir los certificados de Disponibilidad Presupuestal y/o Registro Presupuestal, una vez sea solicitada la
contratación.
- Elaborar y justificar los términos financieros de los procesos de contratación y las evaluaciones financieras de
dichos procesos.
- Revisar, analizar y rendir concepto, cuando se requiera, de los aspectos financieros de los proyectos de
pliegos, pliegos definitivos, invitaciones, observaciones a los proyectos de pliego y pliego definitivos,
evaluaciones, declaratorias de desierta, contratos, modificaciones, prórrogas y cesiones.
- Coordinar con la Secretaría General el adecuado manejo de los recursos financieros del Instituto y ejercer
control para el pago oportuno de las obligaciones a cargo de la entidad.

5.2.8 Funciones del Grupo de Tesorería

Es la dependencia de la Secretaría General que tiene las siguientes funciones relacionadas con la Gestión
Contractual:

- Dirigir y orientar el adecuado manejo de los recursos financieros del Instituto.

- Garantizar el pago oportuno de las obligaciones a cargo de Instituto.
- Proyectar el Programa Anual Mensual de Caja –PAC y sus modificaciones, para aprobación del órgano
competente, con fundamento en la meta global de pagos autorizada por el CONFIS.
- Efectuar oportunamente los pagos a terceros, de conformidad con el Programa Anual de Caja –PAC-.
- Expedir los certificados de ingresos y retenciones de contratistas y proveedores generados por las
dependencias responsables.

5.2.9 Funciones de la Oficina Asesora de Planeación

A la Oficina Asesora de Planeación le corresponde cumplir las siguientes funciones en relación con la Gestión
Contractual:

- Revisar y avalar la solicitud de contratación cuando se realiza con cargo a recursos de los proyectos de
inversión de la entidad y verificar que se encuentre acorde con lo programado en cada una de las actividades
y de conformidad con los objetivos estratégicos del INVIMA.
- Elaborar, en coordinación con las diferentes dependencias del INVIMA, los manuales de procedimiento, con
la finalidad de racionalizar la gestión y los recursos del organismo.
- Analizar la viabilidad técnica, económica y jurídica de las vigencias futuras ordinarias y adelantar el trámite
correspondiente.
- Asesorar a las dependencias del INVIMA en la ejecución de planes, programas y proyectos institucionales y
en los procesos de planeación y programación.
- Asistir, a través del Jefe de la Oficina, a las sesiones del Comité Asesor para la Contratación.

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5.2.10 Funciones de la Oficina de Control Interno

A la Oficina Asesora de Control Interno le corresponde cumplir las siguientes funciones en relación con la Gestión
Contractual:

- Verificar el cumplimiento de los planes, proyectos, programas y metas del Instituto, recomendar los ajustes
pertinentes y efectuar el seguimiento a su implementación.
- Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la
entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
- Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del
mandato constitucional y legal, diseñe la administración.
- Liderar y asesorar a las dependencias en la identificación y prevención de los riesgos que puedan afectar el
logro de sus objetivos.
- Preparar y consolidar el Informe de Rendición de Cuentas Fiscal que debe presentarse anualmente a la
Contraloría General de la República al comienzo de cada vigencia.
- Apoyar el desarrollo, sostenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión Institucional,
supervisar su efectividad y la observancia de sus recomendaciones.
- Asistir, a través del Jefe de la Oficina, a las sesiones del Comité Asesor para la Contratación.
5.2.11 Funciones del Grupo de Gestión Administrativa

Esta dependencia de la Secretaría General tiene las siguientes funciones relacionadas con la Gestión Contractual:

- Realizar los procedimientos contractuales correspondientes para enajenar los bienes del Estado.

5.2.12 Funciones del Grupo de Talento Humano

Esta dependencia de la Secretaría General tiene la función de avalar los certificados, preparados por el Grupo de
Gestión Contractual, sobre inexistencia de personal suficiente de que trata el artículo 2.8.4.4.5. del Decreto 1068 de
2015, para efectos de la celebración de contratos de prestación de servicios y proyectar el certificado que, en el
mismo sentido, deba suscribir el Director del INVIMA conforme a lo establecido en el artículo 4.1.1 de este manual.

Adicionalmente, esta dependencia será la encargada de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en
la Ley 1562 de 2012 y en el Decreto 0723 de 2013 o las normas que lo modifique, deroguen o sustituyan.

5.2.13 Funciones del Grupo de Gestión Documental y Correspondencia

Es la dependencia de la Secretaría General que tiene las siguientes funciones en relación con la gestión contractual:

- Recibir y administrar las transferencias documentales de los archivos de gestión que por sus funciones
generan las dependencias encargadas de la Gestión Contractual.
- Almacenar los documentos recibidos de las dependencias encargadas de la Gestión Contractual,
garantizando el cumplimiento de los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y las
normas de gestión documental del INVIMA.
- Adelantar los estudios y gestiones contractuales necesarias para garantizar la contratación de la
microfilmación y digitalización de los documentos del archivo central del INVIMA, para que puedan ser
protegidos y recuperados para consulta de los usuarios internos y externos de la entidad.

5.2.14 Funciones relacionadas con el manejo de controversias y la solución de conflictos

En relación con la gestión contractual, le corresponde a la Oficina Asesora Jurídica ocuparse de los conflictos y
procesos judiciales que se deriven de la actividad contractual del INVIMA y ejercer la vigilancia sobre la actuación de
los abogados externos que sean contratados por el Instituto para defender sus intereses.

Estas funciones se cumplirán a través de los Grupos de Apoyo Jurídico Institucional, Representación Judicial y
Extrajudicial, Apoyo Reglamentario y Cobro Persuasivo y Coactivo de acuerdo con las funciones asignadas en la
Resolución No. 2014001876 de 2014 o en las que la sustituyan o modifiquen.

5.2.15 Funciones del Comité de Conciliación

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Corresponde al Comité de Conciliación cumplir las funciones establecidas en el Capítulo II del Decreto 1716 de 2009
o en las normas que lo modifiquen o sustituyan, en relación con las actuaciones que se deriven de la actividad
contractual del Invima.

6. Buenas prácticas de la gestión contractual

En este capítulo se presentan algunas recomendaciones que permitirán a los actores del proceso de Gestión
Contractual optimizar sus actividades con el fin de lograr el mejoramiento continuo en el proceso de adquisición de
bienes y servicios.

Estas recomendaciones deben convertirse en buenas prácticas que favorecerán la transparencia, integridad,
publicidad, selección objetiva del proceso de contratación, así como el respeto y garantía de los principios de la
función administrativa y, de manera general, la defensa de los intereses generales.

6.1 Buenas prácticas de los responsables de la gestión contractual

En el ejercicio de sus labores o en desarrollo de las actividades relacionadas con la gestión contractual los
responsables de la misma deberán respetar las siguientes prohibiciones:

- Solicitar, directa o indirectamente, dádivas, agasajos, regalos, favores o cualquier otra clase de beneficios.
- Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares
o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien
corresponda su conocimiento.
- Ordenar el pago o percibir remuneración oficial por servicios no prestados, o por cuantía superior a la legal, o
reconocer y cancelar pensiones irregularmente reconocidas, o efectuar avances prohibidos por la ley o los
reglamentos.
- Facilitar, entregar o compartir con particulares o terceros interesados información propia de los procesos de
selección en los que participe.
- Proporcionar noticias o informes sobre asuntos relacionados con la contratación, cuando no esté facultado
para hacerlo.
- Ejercer cualquier clase de coacción sobre servidores públicos o sobre particulares que ejerzan funciones
públicas a fin de conseguir provecho personal o para terceros, o para que proceda en determinado sentido.
- Ocultar información o pruebas sobre actuaciones ilegales o actividades que puedan ir en contra de los
intereses de la Entidad.
- Asumir obligaciones o compromisos de pago que superen la cuantía de los montos aprobados en el
Programa Anual Mensual de Caja (PAC).

Asimismo, deberán cumplir los siguientes deberes en materia de Gestión Contractual, sin perjuicio del cumplimiento
de los demás deberes que sean impuestos en otras disposiciones:

- Actuar con la diligencia debida en todas las materias sometidas a su consideración.

- Velar por el respeto de todos los principios de la contratación pública. En particular y sin perjuicio de las
autorizaciones legales aplicables, tratar con respeto, imparcialidad y rectitud a todos los oferentes o
contratistas, garantizando en todo momento su ejercicio del derecho al debido proceso
- Poner en conocimiento de su superior jerárquico los delitos, contravenciones o faltas disciplinarias de las
cuales tuviere conocimiento, así como los hechos que puedan afectar el desarrollo de la Gestión Contractual
y proponer las iniciativas que considere útiles para su mejoramiento.
- Respetar el Código de Buen Gobierno de la entidad adoptado a través de la Resolución No. 2013027222 del
12 de septiembre de 2013 o las que lo modifiquen o sustituyan.
- Exigir a todas las personas interesadas en participar en los procesos de selección que adelante la entidad, la
suscripción de un compromiso anticorrupción, el compromiso de protección de las normas de libre
competencia cuyos formatos harán parte de los pliegos de condiciones o del aviso de convocatoria en los
procesos de mínima cuantía, y el conocimiento y respeto de la Política de cumplimiento y ética de la entidad.

6.2 Inhabilidad, incompatibilidades y conflictos de interés

En virtud de la Ley y particularmente de lo dispuesto en los artículos 8 (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150
de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 4 de la Ley
1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo 8° de la Ley 80 de 1993 o en las
normas que los modifiquen o adicionen, no podrán hacer parte de ningún proceso de selección adelantado por el

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Invima, ni celebrar contratos o convenios con la entidad, las personas naturales o jurídicas que se encuentren
incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley y
los reglamentos de la Entidad.

Es obligación de todo servidor público del INVIMA y quienes presten sus servicios a la entidad, abstener de participar
por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan
constituir un posible conflicto de interés.

Por conflicto de interés debe entenderse toda incompatibilidad o choque que pueda presentarse entre los intereses
del Instituto y el de los servidores públicos o contratistas. Se considera que también existe conflicto de interés cuando
el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes
dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de
derecho.

6.3 Respeto y protección de la libre competencia

Durante todas las actuaciones que adelante el Invima en materia contractual buscará garantizar el respeto y
protección del derecho a la libre competencia. En particular los responsables del proceso de contratación, de acuerdo
con sus competencias, se asegurarán de que:

- Todos los actos y documentos relacionados con la actividad contractual sean publicados en el SECOP en los
términos establecidos en el Decreto 1082 de 2015.
- Fijarán plazos razonables para la presentación de ofertas, observaciones, comentarios etc.
- Buscarán que los pliegos de condiciones o invitaciones contengan requisitos objetivos necesarios para
participar en el correspondiente proceso de selección en condiciones de igualdad y libre concurrencia,
mediante reglas objetivas, justas, claras, completas que permitan la presentación de ofrecimientos de la
misma índole y aseguren una escogencia objetiva dentro de la mayor pluralidad de oferentes.
- En los pliegos de condiciones o invitaciones no se impongan condiciones restrictivas que impidan el acceso
al procedimiento de selección.
- Se atiendan las disposiciones legales y reglamentarias sobre libre competencia, especialmente las
relacionadas con los riesgos de colusión, precios artificialmente bajos o desviación sustancia de las
condiciones técnicas o económicas, según lo previsto en la Ley 155 de 1959, Ley 1340 de 2009, Ley 256 de
1996, Ley 1474 de 2011, Decreto 2153 de 1992, Decreto 2641 de 2012 y demás normas concordantes o
complementarias.
- Se exijan a todas las personas interesadas en participar en los procesos de selección que adelante la
entidad, la suscripción de un compromiso de respeto de las normas de competencia, cuyo formato hará parte
de los pliegos de condiciones o del aviso de convocatoria en los procesos de mínima cuantía.

6.4 Elaboración y uso de los formatos para la Gestión Contractual

Las dependencias y personas responsables de la Gestión Contractual utilizarán los formatos para el cumplimiento de
las distintas actividades propias de aquellos elaborados por el Grupo de Gestión Contractual, con el fin de garantizar
el cumplimiento de los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

6.5 Aplicación de las reglas del modelo estándar de control interno

El Gobierno Nacional mediante Decreto No. 943 de 2014, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el
Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme
al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Como consecuencia de lo anterior, el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -INVIMA-

mediante la Resolución nro. 2013019704 de 2013 adoptó la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión y
mediante la Resolución nro. 2014014943 de 2014 se conformó el Equipo Modelo Estándar de Control Interno MECI y
calidad, sin perjuicio de que con posterioridad sufran adiciones y modificaciones.

El Sistema de Gestión de Calidad cubre tanto el nivel central (Sede Bogotá) como el nivel territorial (9 Grupos de
Trabajo Territorial GTT con sus puntos de control en primera barrera), y su alcance incluye los quince (15) procesos
estratificados de la siguiente forma dos (2) estratégicos, cinco (5) misionales, siete (7) de apoyo y uno (1) de
evaluación y control que interactúan para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en la norma NTC-GP

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MANUAL DE CONTRATACIÓN
Código: GAD-ABS-MN001 Versión: 02 Fecha de Emisión: 19/04/2016 Página 57 de 58

1000:2009, en la norma ISO 9001:2008, en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, informe 44:2010
OMD/OPS y la Herramienta de Evaluación de ARN.

De conformidad con el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI
2014 aprobado mediante Decreto 943 de 2014, expedido por el Departamento Administrativo de la Función Pública,
“los siguientes principios del MECI se constituyen en el fundamento y pilar básico que garantizan la efectividad del
Sistema de Control Interno y deben ser aplicados en cada uno de los aspectos que enmarcan el modelo”:

1. Autocontrol
2. Autorregulación
3. Autogestión

En consecuencia, para el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, por medio del cual se realiza la gestión
contractual de la Entidad, se definieron formatos, procedimientos, indicadores, riesgos y demás documentos
adoptados en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Adicionalmente existe en el Invima el Comité Asesor para la Contratación que tiene como objeto velar porque las
actuaciones de quienes intervengan en el proceso se realicen conforme a los principios de transparencia, economía,
responsabilidad y a los postulados de la función administrativa.

6.6 Buenas prácticas en la utilización de herramientas electrónicas para la gestión contractual

El Invima, además del SECOP, utiliza las siguientes herramientas electrónicas para la Gestión Contractual:

- La página WEB www.Invima.gov.co

- La intranet

El Grupo de Gestión Contractual, según el caso, publicará en la página web www.Invima.gov.co, así como en la
Cartelera ubicada en la portería de la sede de la Carrera 10 No. 64- 28, la información relacionada con los contratos
adjudicados (incluyendo objeto, valor y adjudicatario) y los procesos de selección declarados desiertos en el mes
inmediatamente anterior (art. 34.25 del Código Único Disciplinario).

6.7 Mecanismos de participación de la ciudadanía a través de veedurías organizadas e interesados en los

procesos de contratación

De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015, en el acto administrativo de apertura del proceso
de selección se incluirá la convocatoria a las veedurías ciudadanas.

7. Convenios o contratos con organismos internacionales

En este aparte se regula la celebración de convenios con organismos internacionales.

7.1 Definición

Son convenios o contratos de cooperación aquellos suscritos con organismos internacionales de cooperación,
asistencia o ayudas internacionales, o con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho
internacional.

Como lo dispone el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007, los convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales
o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de organismos de cooperación, asistencia o ayudas
internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los
procedimientos establecidos en la ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones
podrán tener el mismo tratamiento.

Los convenios celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de derecho internacional cuyo
objeto sea el desarrollo de programas de promoción, prevención y atención en salud; convenios necesarios para la
operación de la OIT; convenios que se ejecuten en desarrollo de programas de apoyo educativo a población
desplazada y vulnerable por la UNESCO y la OIM; convenios financiados con fondos de organismos multilaterales de
crédito y entes gubernamentales extranjero, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades.

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Las entidades estatales no podrán celebrar contratos o convenios para la administración o gerencia de sus recursos
propios o de aquellos que les asignen los presupuestos públicos, con organismos de cooperación, asistencia o ayuda
internacional.

7.2 Procedimiento

Es función de la Oficina Asesora de Asuntos Internacionales asesorar a la Dirección de la entidad en el desarrollo de

acuerdos, convenios y negociaciones internacionales.

En estos casos, de requerirse, la solicitud de registro presupuestal la realizará la Oficina Asesora de Asuntos
Internacionales, previa solicitud a través de memorando o del formato establecido para tal efecto, de la dependencia
a cargo del convenio.

8. Disposiciones finales

En el último capítulo se presenta el marco legal que determina el contenido del Manual, así como los mecanismos a
utilizar para su aprobación, modificación y divulgación.

8.1 Marco Legal

Los procesos de selección de contratistas adelantados por el INVIMA deberán ajustarse a las disposiciones del
Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007,
modificada por las Leyes 1450, 1474 de 2011, el Decreto Ley 019 de 2012 y demás normas pertinentes; así como en
las normas que los reglamenten, en especial, el Decreto 1082 de 2015.

Los procedimientos, requisitos y demás aspectos no contemplados en el presente manual, deberán adelantarse de
acuerdo con las normas y principios que regulan la contratación estatal, en especial la Constitución Política, la Ley 80
de 1993, la Ley 1150 de 2007, y sus Decretos reglamentarios y las demás normas que los modifiquen, adicionen y
complementen. La contratación que lleve a cabo el INVIMA, deberá sujetarse también a las disposiciones del
Estatuto Orgánico de Presupuesto.

En caso de contradicción entre las normas legales y reglamentarias respecto de lo previsto en este Manual, se
aplicarán aquéllas, de acuerdo con la jerarquía de las mismas.

8.2 Documentos Asociados

 Manual de Supervisión e Interventoría GAD-ABS-MN002.

 Instructivo Adquisición de bienes y servicios por Caja Menor GAD-GBS-IN002.

8.3 Divulgación, edición y Mecanismos de reforma

Este Manual de Contratación se publicará en la página web de la entidad. El Coordinador del Grupo de Gestión
Contractual tendrá la responsabilidad de interpretar su articulado y proyectar sus actualizaciones, de acuerdo con las
normas o sentencias que se expidan sobre la materia. De igual forma, se realizarán capacitaciones para su correcta
utilización. La actualización normativa deberá cumplirse siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestión de
Calidad.

8.4 Vigencia, publicación y derogación

La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga los manuales de contratación que tuviere la entidad y
las demás regulaciones que le sean contrarias.

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