Importancia e impacto de los programas contables para
la generación de estados financieros
La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la
obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas. Atrás
quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de
planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la
empresa; hoy en día, existen muchas aplicaciones y programas que permiten
realizar esta tarea de una forma más fácil y segura
Contpaqi
Es otro de los programas de contabilidad muy usado en México y que cumple con
las disposiciones de Contabilidad Electrónica y con las Normas de Información
Financiera (NIF), incluyendo los reportes financieros básicos. Permite cargar,
verificar la validez, almacenar, detectar duplicados y consultar los Comprobante
Fiscal Digital por Internet – CFDI; agiliza la contabilización de los comprobantes de
gastos, ingresos y documentos bancarios, se adapta de forma fácil y dinámica al
manejo de la contabilidad en cualquier organización y es muy eficiente al momento
de realizar el cálculo y control del IVA, DyP y DIOT. Se puede llevar la contabilidad
de 999 empresas sin costo adicional y su catálogo de cuentas es multinivel. Es
una herramienta muy potente para realizar búsquedas y rastreos de datos, versátil
para generar reportes y útil para la consulta de información contable y financiera.
Alegra
Esta aplicación administrativa en línea también se ha popularizado mucho en
nuestro país. Se trata de uno de los tipos de software contable más idóneo para
pequeñas empresas y permite acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo,
ya que la información está en la nube. Garantiza la seguridad de los datos ya que
los mismos están alojados en los servidores especializados de Amazon y utiliza
adelantados sistemas de seguridad. Envía recordatorios de pago por las facturas
emitidas, manda reportes mensuales vía correo electrónico y permite exportar la
información a Excel y a otros programas contabl
Aspel – COI
Uno de los programas más populares en México, el Aspel – COI permite procesar,
integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la
organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo a las
especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad electrónica de
una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en materia fiscal.
Es especialmente útil para emitir reportes, informes, resúmenes y gráficos que
facilitan el análisis financiero de la empresa.
Ventajas de usar un sistema contable
El objetivo principal de los sistemas o software contables es el de automatizar y
simplificar las tareas administrativas dentro de una organización, ya que estos
permiten unificar las operaciones contables y comerciales, permitiéndole así a las
empresas gestionar sus recursos de forma más eficiente. A continuación,
mencionaremos algunos de sus beneficios:
Permiten ahorrar tiempo y dinero: Uno de los beneficios más importantes al
implementar un sistema contable, es que permite a las empresas ahorra tiempo y
dinero en la elaboración de sus registros contables, ya que necesitan una cantidad
de recursos mucho menor para funcionar y reducen drásticamente la cantidad de
errores.
Mejoran la gestión del negocio: Al usar un software de contabilidad las
empresas no solo tienen todos sus datos unificados y almacenados en un solo
lugar, sino también les facilita la toma de decisiones y permiten administrar mejor
los recursos de la empresa.
Simplifican los procesos administrativos: Una de los retos que enfrentan las
empresas actualmente es lo difícil que resulta para ellas mantener todos sus
procesos contables al día, sin embargo, con el uso de estos programas es mucho
más fácil automatizar el trabajo y agilizar las tareas del día a día.
Mejoran la disponibilidad de tus comprobantes Al tener todos los comprobantes
organizados y unificados en un mismo sistema, las empresas pueden tener su
información disponible en todo momento y se reducen los tiempos de búsqueda.
Otra ventaja que ofrecen estos programas es que muchos están almacenados en
la nube, lo cual permite gestionar la información contable en cualquier momento y
desde cualquier lugar.
Reducen la cantidad de papel: Gracias que estos sistemas emiten los
comprobantes de forma electrónica, al implementarlos las empresas pueden
reducir drásticamente su consumo de papel, gastos de impreción y el impacto que
tienen sus actividades en el medio ambiente.
Desventajas de implementar un sistema contable
Ahora que ya sabemos las ventajas de usar estos programas, es importante que
tengamos presente también algunos problemas que pueden causar el uso de
estos sistemas en la administración de las empresas.
Requieren un conocimiento previo para su uso: La mayoría de los softwares
administrativos están diseñados y pensados para personas con un alto
conocimiento contable, por lo que recomendamos elegir programas con una
interfaz amigable y que ofrezcan un buen servicio de soporte para que puedas
sacarle el mayor provecho a todas sus funciones.
Necesitan constante mantenimiento: Otro inconveniente que presentan estos
sistemas es que algunos requieren de un mantenimiento y actualización
constante. En estos casos lo mejor es seleccionar una aplicación que se actualice
de forma automática para evitar la instalación de paquetes adicionales.
Ocasionan gastos extras: Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas
razonables, muchos de ellos necesitan la instalación de RAM adicional o
modernos procesadores para su uso, es por ello que recomendamos usar
aplicaciones contables en la nube que no necesiten de instalaciones locales para
funcionar.
Ahora es complicado para las personas que son nuevas en temas
de contabilidad, poder comprender de forma correcta qué son los sistemas
contables, debido a que el medio se encuentra ampliamente globalizado,
provocando diferentes definiciones que causan confusiones en los que conocen
poco al respecto. Existen personas que piensan que cuando se habla de un
sistema contable se refiere a un software de contabilidad, si bien es cierto que
este software contiene algoritmos que permiten programar un sistema contable, el
término va mucho más allá. Deben saber que un sistema contable está compuesto
por diversos elementos de información contable y financiera mutuamente
relacionados. El objetivo principal de estos sistemas es apoyar en la toma de
decisiones gerenciales de una empresa u organización; la información que
proporciona un sistema contable debe ser oportuna y eficiente, de tal manera que
permita al área gerencial analizar y clasificar la información para que pueda llegar
a un determinado número de usuarios finales (accionistas, clientes, dueños,
gobierno hasta clientes) que estén vinculados con el negocio. De esta manera, los
sistemas contables deben ajustarse, por completo, a las necesidades y los
objetivos de la empresa u organización.
