BASES DE DATOS (Access)

ALUMNO: Luis Fernando Medina Rodríguez

MATRICULA:

Materia: BASES DE DATOS PARA INGENIERIA

Un gestor de base de datos o SGBD es una colección de programas cuyo objetivo
es servir de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones. Se
compone de un lenguaje de definición de datos, de un lenguaje de manipulación de
datos y de un lenguaje de consulta.

Un SGBD permiten definir los datos a distintos niveles de abstracción y manipular

dichos datos, garantizando la seguridad e integridad de estos.

Algunos ejemplos de SGBD son Oracle, DB2, PostgreSQL, MySQL, MS SQL

Server, etc.

Un SGBD debe permitir:

• Definir una base de datos: especificar tipos, estructuras y restricciones

de datos.
• Construir la base de datos: guardar los datos en algún medio
controlado por el mismo SGBD
• Manipular la base de datos: realizar consultas, actualizarla, generar
informes.
• Las características de un Sistema Gestor de Base de Datos SGBD
son:
• Abstracción de la información. Los SGBD ahorran a los usuarios
detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Da lo mismo
si una base de datos ocupa uno o cientos de archivos, este hecho se
hace transparente al usuario. Así, se definen varios niveles de
abstracción.
• Independencia. La independencia de los datos consiste en la
capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de
datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven
de ella.
• Redundancia mínima. Un buen diseño de una base de datos logrará
evitar la aparición de información repetida o redundante. De entrada,
lo ideal es lograr una redundancia nula; no obstante, en algunos casos
la complejidad de los cálculos hace necesaria la aparición de
redundancias.
• Consistencia. En aquellos casos en los que no se ha logrado esta
redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que
aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos
los datos repetidos se actualicen de forma simultánea.
 • Seguridad. La información almacenada en una base de datos puede
llegar a tener un gran valor. Los SGBD deben garantizar que esta
información se encuentra seguridad frente a usuarios
malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a
ataques que deseen manipular o destruir la información; o
simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero
despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo
sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten
otorgar diversas categorías de permisos.
• Integridad. Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar
la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los
datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios
descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la
información almacenada.
• Respaldo y recuperación. Los SGBD deben proporcionar una forma
eficiente de realizar copias de respaldo de la información almacenada
en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan
podido perder.
• Control de la concurrencia. En la mayoría de los entornos (excepto
quizás el doméstico), lo más habitual es que sean muchas las
personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar
información, bien para almacenarla. Y es también frecuente que
dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD
debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría
derivar en inconsistencias.

Crear una base de datos

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La

pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

▪ Una base de datos en blanco Puede empezar desde cero si quiere. Se

trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy
concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.
▪ Una plantilla que se instala con Access Considere la posibilidad de
usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar
trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera
predeterminada.
▪ Una plantilla de Office.com Además de las incluidas en Access, puede
encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que
abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

Agregar a una base de datos

Cuando trabaja en una base de datos, puede agregar campos, tablas o elementos
de aplicación.

Los elementos de aplicación son una característica que le permite usar varios
objetos de base de datos relacionados juntos como si fueran uno solo. Por ejemplo,
un elemento de aplicación podría consistir en una tabla y un formulario que se basa
en la tabla. Puede agregar la tabla y el formulario al mismo tiempo mediante el
elemento de aplicación.

También puede crear consultas, formularios, informes y macros: todos los objetos
de base de datos con los que está acostumbrado a trabajar.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access incluye diversas plantillas que pueden usarse tal como están o como punto
de partida. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las
tablas, las consultas, los formularios, las macros y los informes necesarios para
realizar una tarea concreta. Por ejemplo, hay plantillas que puede usar para realizar
el seguimiento de problemas, administrar contactos o mantener un registro de
gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que demuestran su
uso.

Si una de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, usarla es la forma más rápida
de iniciar una base de datos. Pero, si tiene datos en otro programa que quiere
importar a Access, puede que prefiera crear una base de datos sin usar una plantilla.
Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede que adaptar los
datos existentes a la estructura suponga demasiado trabajo.

1. Si tiene abierta una base de datos, haga clic en Cerrar en la

pestaña Archivo. La vista Backstage muestra la pestaña Nuevo.
2. Hay varios conjuntos de plantillas disponibles en la pestaña Nuevo,
algunos de los cuales están integrados en Access. Puede descargar
otras plantillas de Office.com. Vea la siguiente sección de este artículo
para obtener más información.
3. Seleccione la plantilla que quiere usar.
4. Access propone un nombre de archivo para la base de datos en el
cuadro Nombre de archivo; puede cambiarlo si quiere. Para guardar la
base de datos en una carpeta distinta de la que aparece debajo del
cuadro de nombre de archivo, haga clic en , vaya a la carpeta en la
que quiere guardarla y luego haga clic en Aceptar. Si lo prefiere, puede
crear la base de datos y vincularla a un sitio de SharePoint.
5. Haga clic en Crear.

Access crea una base de datos a partir de la plantilla elegida y luego abre
la base de datos. En muchas de las plantillas se muestra un formulario
 en el que se pueden empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene
datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic
en el selector de registros (el cuadro sombreado o la barra que se
encuentra inmediatamente a la izquierda del registro) y luego realizar lo
siguiente:

En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haga clic en Eliminar.

6. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del
formulario y comience a escribir. Use el Panel de navegación para buscar
otros formularios o informes que quiera usar. Algunas plantillas incluyen
un formulario de navegación que permite moverse entre los distintos
objetos de base de datos.

Para más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Usar una
plantilla para crear una base de datos de escritorio de Access.

Crear una base de datos sin usar una plantilla

Si no está interesado en usar una plantilla, puede crear una base de datos creando
sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la
mayoría de los casos, esto implica uno o ambos de los procedimientos siguientes:

▪ Escribir, pegar, o importar datos en la tabla que se crea al crear una base
de datos y después repetir el proceso con otras tablas que cree mediante
el comando Tabla de la pestaña Crear.
▪ Importar datos de otros orígenes y crear otras tablas en el proceso.

Crear una base de datos en blanco

1. Haga clic en la pestaña Archivo, en Nuevo y luego, en Base de datos en

blanco.
2. Escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Para
cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar
una ubicación donde colocar la base de datos (junto al
cuadro Nombre de archivo), vaya a la nueva ubicación y haga clic
en Aceptar.
3. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y,
luego, abre esa tabla en la vista Hoja de datos. El cursor se coloca en la
primera celda vacía de la columna Haga clic para agregar.
 4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro
origen, tal y como se describe en la sección Copiar los datos de otro
origen en una tabla de Access.

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de
cálculo de Excel. La estructura de tabla se crea al escribir los datos. Cuando agrega
una nueva columna a la hoja de datos, se define un nuevo campo en la tabla. En
función de los datos que se escriben, Access establece automáticamente el tipo de
datos de cada campo.

Si en este momento no quiere escribir datos en Tabla1, haga clic en Cerrar . Si

ha efectuado algún cambio en la tabla, Access le pide que guarde los cambios. Haga
clic en Sí para guardar los cambios, en No para descartarlos o en Cancelar para
dejar abierta la tabla.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos
del grupo Tablas de la pestaña Crear.

Crear una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos,
puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la
tabla en segundo plano. Los nombres de campo se asignan numéricamente
(Campo1, Campo2, etc.) y Access establece automáticamente el tipo de datos de
cada campo, según los datos que se escriban.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la

columna Haga clic para agregar.

2. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en el

tipo de campo que quiere agregar. Si no ve el tipo de campo que busca,
haga clic en Más campos .
3. Access muestra una lista de tipos de campo de uso habitual. Haga clic
en el campo que quiera y Access agregará el nuevo campo a la hoja de
datos en el punto de inserción.
 Puede arrastrar el campo para moverlo. Cuando arrastra un campo en
una hoja de datos, aparece una barra de inserción vertical en donde se
colocará el campo.

4. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o

pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar
los datos de otro origen en una tabla de Access.
5. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el
encabezado de la columna y escriba el nuevo nombre.

Debe asignar un nombre significativo a cada campo para que pueda

saber lo que contiene al verlo en el panel Lista de campos.

6. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionarla

y arrástrela a la ubicación que prefiera. También puede seleccionar
varias columnas contiguas y arrastrarlas a la vez a una nueva ubicación.
Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el encabezado
de columna de la primera columna y, mientras mantiene presionada la
tecla MAYÚS, haga clic en el encabezado de columna de la última
columna.

Crear una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, se crea primero
la estructura de tabla. Cambie después a la vista Hoja de datos para escribir datos
o especificar datos con otro método, como pegar o importar.

1. En el grupo Tablas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la tabla.

2. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre
de campo y seleccione un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
3. Si quiere, puede escribir una descripción de cada campo en la
columna Descripción. La descripción se muestra después en la barra de
estado de la vista Hoja de datos al situar el cursor en ese campo. La
descripción también sirve como texto de la barra de estado para los
controles de un formulario o informe que se cree arrastrando un campo
del panel Lista de campos, así como para los controles que se creen para
ese campo al usar el Asistente para formularios o el Asistente para
informes.
4. Tras haber agregado todos los campos, guarde la tabla:
▪ En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar.
5. Cuando quiera comenzar a escribir datos en la tabla, cambie a la vista
Hoja de datos y haga clic en la primera celda vacía. También puede
pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar
los datos de otro origen en una tabla de Access.

Establecer propiedades de campo en la vista Diseño Independientemente de

cómo haya creado la tabla, es una buena idea examinar y establecer las
propiedades de campo. Aunque algunas propiedades están disponibles en la vista
Hoja de datos, algunas propiedades solo se pueden establecer en la vista Diseño.
Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón derecho en la tabla en el panel
de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para ver las
propiedades de un campo, haga clic en el campo de la cuadrícula de diseño. Las
propiedades se muestran debajo de la cuadrícula de diseño, en Propiedades de
campo.

Para ver una descripción de cada propiedad de campo, haga clic en la propiedad y
lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades
en Propiedades de campo. Si desea más información, haga clic en el botón Ayuda.

En la siguiente tabla, se describen algunas de las propiedades de campo que se

ajustan habitualmente.

Propiedad Descripción
Tamaño de En los campos de texto, esta propiedad establece el número máximo
campo de caracteres que se pueden almacenar en el campo. El máximo es
255. En los campos numéricos, esta propiedad establece el tipo de
número que se almacenará (entero largo, doble, etc.). Para obtener el
almacenamiento de datos más eficiente, se recomienda asignar la
cantidad mínima de espacio que crea que va a necesitar para los
datos. Si cambian las necesidades, puede ajustar el valor al alza
posteriormente.
Formato Esta propiedad establece cómo se muestran los datos. No afecta a los
datos reales tal y como se almacenan en el campo. Puede seleccionar
un formato predefinido o especificar un formato personalizado.
Máscara de Use esta propiedad para especificar una trama para todos los datos que se
entrada especifiquen en este campo. Esto ayuda a garantizar que todos los datos se
escriben correctamente y que contienen el número de caracteres necesarios. Para
obtener ayuda sobre cómo crear una máscara de entrada, haga clic en a la
derecha del cuadro de propiedad.
Valor Use esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este
predeterminado campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si tiene un campo
de fecha y hora en el que quiere registrar siempre la fecha en que se ha agregado
el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas) como valor predeterminado.
Obligatorio Esta propiedad establece si se requiere un valor en este campo. Si establece esta
propiedad en Sí, Access no le permite agregar un nuevo registro a menos que se
escriba un valor en este campo.

Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados actualmente en otro programa, como, por ejemplo,
Excel, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, esto funciona
mejor si los datos ya están separados en columnas, tal y como están en una hoja
de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento
de texto, es mejor separar las columnas de datos con pestañas o convertir los datos
en tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si los datos
se tienen que editar o manipular (por ejemplo, separar los nombres completos en
nombres y apellidos), puede que le convenga hacerlo antes de copiarlos, sobre todo
si no está familiarizado con Access.

Cuando pega datos en una tabla vacía, Access establece el tipo de datos de cada
campo según el tipo de datos que encuentra allí. Por ejemplo, si un campo copiado
no contiene nada más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos de fecha
y hora a ese campo. Si el campo copiado solo contiene las palabras "sí" y "no",
Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombre a los campos en función de lo que encuentra en la primera

fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es de tipo similar a las
filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y
asigna nombres genéricos (F1, F2, etc.) a los campos. Si la primera fila de datos
pegados no es similar a las filas siguientes, Access determina que la primera fila
consta de nombres de campo. Access asigna nombre a los campos en
consecuencia y no incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, se debe cambiar el nombre al

campo cuanto antes para evitar confusiones. Use el procedimiento siguiente:

1. Presione CTRL+G para guardar la tabla.

2. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de
columna y escriba un nombre de campo descriptivo para cada columna.
3. Guarde de nuevo la tabla.

Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Puede que tenga datos almacenados en otro programa y quiera importarlos a una
nueva tabla o anexarlos a una tabla existente en Access. También podría trabajar
con personas que mantengan sus datos en otros programas y quiera trabajar con
esos datos vinculándolos a Access. En ambos casos, Access facilita trabajar con
datos de otros orígenes. Puede importar datos de una hoja de cálculo de Excel, de
una tabla en otra base de datos de Access, de una lista de SharePoint y de otros
muchos orígenes. El proceso que se usa difiere ligeramente según el origen, pero
el procedimiento siguiente le servirá de punto de partida.

1. En Access, en el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos,

haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que quiere
importar.
 Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga
clic en Excel. Si no ve el tipo de programa que busca, haga clic en Más.

Nota: Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar y

vincular, es posible que tenga que iniciar el programa en el que
originalmente ha creado los datos y usarlo para guardar los datos en un
formato de archivo común (como, por ejemplo, archivo de texto
delimitado) para poder importar esos datos a Access.

2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic

en Examinar para buscar el archivo de datos de origen en el
cuadro Nombre de archivo.
3. En Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de
datos actual, haga clic en la opción que quiera (todos los programas le
permiten importar y algunos le permiten anexar o vincular). Puede crear
otra tabla que use los datos importados o (con algunos programas)
puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada
que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.
4. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones de las páginas siguientes
del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas desde una base de datos de Access,

aparecerá el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija
los elementos que quiera y haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si elige importar, anexar o vincular datos.

5. Access le preguntará si quiere guardar los detalles de la operación de

importación que acaba de completar. Si cree que volverá a realizar la
misma operación de importación en el futuro, haga clic en Guardar pasos
de importación y escriba los detalles. Puede repetir fácilmente la
operación en el futuro haciendo clic en Importaciones guardadas en
el grupo Importar y vincular de la pestaña Datos externos. Si no quiere
guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importará los datos a una nueva tabla y luego
mostrará la tabla en el grupo Tablas del panel de navegación. Si opta por anexar
datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a
datos, Access crea una tabla vinculada en el grupo Tablas del panel de navegación.
Agregar un elemento de aplicación

Puede usar un elemento de aplicación para agregar funcionalidad a una base de

datos existente. Un elemento de aplicación puede ser tan sencillo como una sola
tabla o puede incluir varios objetos relacionados tales como una tabla y un
formulario enlazado.

Por ejemplo, el elemento de aplicación Comentarios se compone de una tabla con

un campo Id. de Autonumeración, un campo de fecha y un campo de memo. Puede
agregarlo a cualquier base de datos y usarlo tal como está o con una
personalización mínima.

1. Abra la base de datos a la que quiere agregar un elemento de aplicación.

2. Haga clic en la pestaña Crear.
3. En el grupo Plantillas, haga clic en Elementos de aplicación. Se abrirá
una lista de elementos disponibles.
4. Haga clic en el elemento de aplicación que quiere agregar.

Abrir una base de datos existente de Access

1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que quiere abrir.
3. Siga uno de estos procedimientos:
▪ Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo
predeterminado que se especifique en el cuadro de
diálogo Opciones de Access o el modo que haya establecido
una directiva administrativa.
▪ Haga clic en Abrir para abrir la base de datos con acceso
compartido en un entorno multiusuario para que usted y otros
usuarios puedan leer y escribir en la base de datos.
▪ Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego
en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con
acceso de solo lectura de modo que pueda verla pero no
editarla. Otros usuarios aún pueden leer y escribir en la base
de datos.
▪ Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego
en Abrir en modo solo lectura para abrir la base de datos con
acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta
con acceso exclusivo, cualquier persona que intente abrir la
base de datos recibirá un mensaje que indica que "el archivo
ya está en uso".
▪ Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego
en Abrir en modo exclusivo de solo lectura para abrir la base
de datos con acceso de solo lectura. Otros usuarios aún
pueden abrir la base de datos, pero están limitados al modo
de solo lectura.
CONCLUSIONES

Tuve complicaciones en crear el modelo relacional, no cuento con conocimiento de

ese tema y por mas que lo intente no logre realizarlo.

Access no tuve complicaciones (al menos eso creo) en la creación de la base de

datos pero es complicado y frustrante no saber si esta correcto.

BIBLIOGRAFIA

Crear una nueva base de datos. (s/f). Microsoft.com. Recuperado el 27 de marzo

de 2023, de https://support.microsoft.com/es-es/office/crear-una-nueva-

base-de-datos-32a1ea1c-a155-43d6-aa00-f08cd1a8f01e