COMPRAS: REQUISICIÓN DE COMPRAS Y ORDEN DE COMPRA

Procesa información de documentos fuente

Requisición de Compra: Tipos, Cómo Se Elabora y Ejemplos

El formulario de requisición de compra es el documento generado por un departamento usuario o por el

personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad
y el marco de tiempo de entrega. La compra en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos.
Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La requisición de compra es el
documento que contendrá la lista de esos requerimientos. Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los
departamentos no se les suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre
de la empresa.
En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a los proveedores externos es un departamento diferente
llamado departamento de compras. Los gerentes de los distintos departamentos utilizan los formularios de
requisición de compra para informar a este departamento qué materiales se necesita adquirir.
Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso de adquisición de
los artículos que la empresa necesita para su operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y
externamente.

Tipos
Los puntos clave sobre la requisición de compra son los siguientes:
– Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta lista de materiales.
– Necesita la aprobación de la organización de compras.
– Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización.
Se puede crear una requisición de compra para los siguientes tipos de aprovisionamiento:

Estándar
Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos productivos como artículos
consumibles de oficina y otros activos.

Subcontratación
Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego obtener un producto terminado.

Consignación
Obtención de material que se guarda en las instalaciones de la empresa y se paga al proveedor por eso.

Transferencia de inventario
Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentra dentro de la misma
organización.

Servicio externo
Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como realizar labores de mantenimiento de la planta.
¿Cómo se elabora?
Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son:
– Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe estar pre-impreso.
– Departamento solicitante.
– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.
– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que realiza la autorización
correspondiente.
– Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos imprecisos. La cantidad debe
ser exacta; es muy importante colocar la unidad requerida (kilos, litros, unidades, etc.).
– Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra.
– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la requisición.

Proceso de la requisición de compra

El proceso de requisición de compra es utilizado por las organizaciones para realizar y hacer seguimiento a los
pedidos de suministros. Estos pueden ser de cualquier cosa: desde materia prima a muebles de oficina y más.
Cuando un gerente de departamento considera que los materiales se están agotando, rellena el formulario de
requisición de compra, el cual incluye los campos indicados anteriormente.
Una requisición de compra es el formulario que un departamento de la empresa envía al departamento de
compras, enumerando los artículos que desea que se solicite a un proveedor externo.
Este proceso permite a los usuarios realizar un pedido, recibir la aprobación del supervisor y, lo que es más
importante, permitir que proveedores externos presenten cotizaciones de precios.
Cuando el gerente de compras recibe la requisición de compra en este proceso, puede revisar toda la
información enviada por el usuario de origen. El gerente simplemente selecciona si la requisición está aprobada
o no.
Si no se aprueba, existe un cuadro para poder colocar el motivo de la decisión y se le informará al
departamento solicitante sobre esta decisión. Sin embargo, si el gerente da su aprobación, el siguiente paso
será solicitar cotización a los proveedores.

Importancia

Inicia el proceso de compra

Cada cierto tiempo, los departamentos de una empresa necesitarán materiales; la requisición de compra inicia
el proceso de compra. El departamento de compras actuará de acuerdo con la solidez del documento.
Si hay algún problema, el documento servirá como evidencia de que un departamento solicitó los suministros
con una comunicación determinada.
Es una herramienta de control
Donde no haya controles apropiados el personal puede involucrarse en fraudes, ya que pueden pedir materiales
para uso personal.
Con una requisición de compra existen medidas establecidas para garantizar que no se practique ningún
fraude. La solicitud debe pasar por varias manos para garantizar su precisión y necesidad.

Protege el negocio
Con las órdenes de requisición implementadas se evitan las posibilidades de fraude. Los activos de la compañía
también están protegidos.

Centralización del proceso de compras

Cuando una organización requiere que todas las requisiciones se realicen de forma centralizada a través del
departamento de compras, es fácil administrar todo el proceso.
Los compradores también se benefician, ya que ahora pueden agrupar las compras y aprovechar el poder de
compra de la organización para negociar mejores términos.

Ejemplos

Ejemplo 1
No. de requisición: 00455
Fecha: 15 de mayo de 2018
Nombre del requiriente: Annaliese Corvo
Cargo: supervisor de adiestramiento
Departamento: Adiestramiento de personal
Motivo del requerimiento: Se requieren los siguientes artículos para ser utilizados en el curso de formación
“Aseguramiento de la calidad”, que será dictado durante la semana del 16 al 20 de julio de 2018.
– 01 estuche de marcadores para rotafolio.
– 12 lápices.
– 01 rotafolio con 20 hojas blancas: 1 metro de ancho x 1,5 metros de largo.
– 12 cuadernos de línea sencilla tamaño normal.
– 06 marcadores de colores para pizarra.
– 12 gomas para borrar.
– 12 bolígrafos de tinta azul.
Están anexadas 2 cotizaciones recibidas de proveedores de papelería.
Autorizado por: Alberto Moreno
Cargo: gerente de Recursos Humanos
Gerencia de Recursos Humanos
Ejemplo 2

El departamento de producción de Confecciones Tely, S.A. necesita pedir diferentes materiales y rellena el
formulario de requisición de compra. Este formulario le notifica al departamento de compras que se necesitan
esos suministros.
El departamento de compras puede aprobar o denegar la requisición recibida. Si se aprueba, se creará una
orden de compra.
La orden de compra se envía al proveedor para comprar los productos. El proveedor produce y entrega los
productos con una factura.
El departamento de recepción recibe los productos y entrega el informe de recepción al departamento de
contabilidad.
Si todos los documentos están conformes, el área de contabilidad emite al cajero la aprobación de la factura,
indicando que se puede hacer el pago al proveedor.

Requisición de Compra

By Lily Estevan Requisiciones de compra

¿Qué es una requisición de compra y cómo funcionan?

Una requisición de compra es una solicitud al Departamento de Compras con el fin de abastecer bienes
o servicios.
El documento es a su vez originado y aprobado por el Departamento que lo requiere.
La requisición de compra puede ser emitida por cualquier área de la empresa tal como: Producción, Marketing,
Almacén, Logística, etc.
Este documento es interno por lo que no debe ser utilizada como Orden de Compra.
Las requisiciones de compra, deben ser autorizadas por los departamentos correspondientes, una vez realiza
esa autorización se procede a la orden de compra.
Este es un ejemplo de Requisición de compra en StockIt.
 Modelo de una Requisición de compra
En el caso de StockIt, la requisición de compra puede estar vinculada a diferentes cotizaciones de proveedores,
de tal forma que el encargado pueda elegir el que más le convenga.
Por otro lado, una vez autorizada la Requisición de compra, esta puede utilizarse y ligarse a un orden de
compra y finalmente la compra.
Además, StockIt permite ordenar todos tus documentos de compra y darte reportes por productos.
Por ejemplo: puedes conocer que cantidad de productos han incluido en requisiciones de una determinada
fecha.
Te dejamos un pequeño diagrama del proceso de compras en StockIt el cual implica las requisiciones.

¿Qué es una orden de compra?

 E Experto [Link]

Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido.
La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al
proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. Cuando el proveedor acepta la orden de compra
se configura un contrato de compra vinculante.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se
enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso. Un ejemplo de una orden de compra puede
ser como el se muestra a continuación:
 Fuente: Hargadon, Bernard J y Múnera Cárdenas, Armando. Contabilidad de costos. Grupo Editorial Norma,
1996, p.21

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

 Número de orden de compra
 Nombre y dirección del proveedor
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
 Términos de entrega y de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Número de catálogo
 Descripción
 Precio unitario y total
 Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
 Costo total de la orden
 Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser
registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

ORDEN DE COMPRA
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega a un vendedor
para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las
condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.
Por ejemplo: “Juana, toma la orden de compra de Martínez y prepara el pedido que pasarán a retirarlo en una
hora”, “Acaba de llegar una orden de compra por un valor de 5.000 dólares”, “No entiendo qué paso: en
la empresa me dicen que nunca recibieron la orden de compra”.
Por lo general, la orden de compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y
del vendedor, datos impositivos, detalles de las mercaderías pedidas y condiciones de pago y entrega. Es
importante que se aclare que dicho documento no es válido como factura.
La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el
comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se
concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e
iniciar el proceso de facturación.
Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un
precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador
concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías.
Se conoce como orden de compra abierta a aquélla cuya validez dura hasta que su emisor la cancele
expresamente. Cabe mencionar que esto también puede ocurrir por ciertas razones específicas, como ser que
deje de existir el activo implicado, o bien que su precio de mercado ha superado un límite establecido al
comienzo del acuerdo. Utilizar una orden de compra abierta presenta varias ventajas a los comercios, algunas
de las cuales se explican a continuación:
* En primer lugar, la orden de compra facilita considerablemente a los empleados el cálculo de los niveles de
inventario adecuados, además de ayudarles a detectar con más precisión el momento en el cual es necesario
realizar un nuevo pedido de suministros. Del lado del comprador, le permite llevar un control de costos más
eficiente a través del uso de medidas de ahorro, como puede ser un inventariado de tipo justo a tiempo;
* los proveedores pueden saber si los competidores cuentan con igualdad de oportunidades en un negocio
gracias a la realización de licitaciones. Es importante recordar que a mayor competencia más convenientes
serán los precios para el comprador. Además, esto le abre las puertas a influir con más fuerza en las
negociaciones, para obtener contratos más favorables para él;
* dado que los precios de una orden de compra abierta se mantienen estables durante un período determinado
de tiempo, ésta sirve para combatir una potencial inflación;
* uno de los puntos fundamentales es la certeza que este tipo de orden brinda a los proveedores y a los
compradores acerca del costo de los servicios y de los bienes implicados. Existe una serie de garantías en
cuanto al precio, la cantidad, las condiciones de pago y los requisitos de entrega que genera tranquilidad a
ambas partes;
* da a los proveedores la seguridad de que obtendrán un cierto ingreso periódicamente;
* cuando la orden es de una magnitud considerable y el comprador es una compañía importante, el vendedor
puede usar las órdenes de compra abierta para crear una línea de crédito;
* disminuye el tiempo necesario para realizar pedidos, dado que el proceso de compra queda codificado en la
orden abierta, lo cual permite a los compradores usar ese tiempo para otras cuestiones.