MANUAL RESERVAS & RECEPCION

El sistema Shiol divide las funciones del área de reservas y recepción en 4 iconos: Reservas,
Dashboard, P. Hospedados y Liquidación.

El icono Reservas, se enfoca en la reserva de alojamiento, es decir, cuando el pasajero aún no

llega al hotel y se encuentra coordinando su arribo ya sea individual o grupal. Permite al
usuario crear empresas; asignar tarifas y pasajeros; ingresar arribos, traslados y
observaciones de las solicitudes brindadas por el futuro huésped. Asimismo, brinda reportes
de ocupabilidad y estadísticas que permitan al hotel obtener información de sus pasajeros
frecuentes.

El icono Dashboard es considerado el tablero de control del Front Office al contar con iconos
de acceso directo para el cargo de comandas, housekeeping, auditoría; entre otros. El
Dashboard permite a su vez, el ingreso de listas de pasajeros, la asignación de habitaciones,
la impresión de fichas de registro y el check in grupal o individual de las reservas. Por otro
lado, brinda reportes de uso diario como: Llegadas, due out y check out del día, pedidos
especiales, y rooming list.

El icono P. Hospedados se enfoca en los huéspedes que se encuentran en casa. Tiene como
funciones principales, el ingreso de datos de pasajeros, el control de las cuentas por
habitación y la facturación final a realizar al check out.

Finalmente, el icono Liquidación muestra el detalle de producción del día por parte del cajero
en las diferentes formas de pago realizadas por los clientes durante su estadía. Emite un
reporte detallado y permite realizar una revisión previa antes de cerrar la caja de cada turno.
DASHBOAR: Al ingresar, se abrirá la siguiente venta el cual tiene varias funciones amigables.

1era Fila:
▪ Ant: Permite ir al día anterior
▪ Sgte: Permite ir al día siguiente.
▪ Apellidos / Nombres / Empresa / A Nombre: Permite filtrar de acuerdo a la selección.
▪ Individual / Grupo: Permite visualizar reservas individuales y grupales.
▪ Buscar: Refresca la ventana de Dashboard.

2da Fila:
▪ Vista Previa: Permite visualizar un reporte de acuerdo a la pestaña que esté en
selección.
▪ Excel: Permite exportar a Excel un reporte de acuerdo a la pestaña que está en
selección.
▪ [Link]: Permite crear una nueva reserva para pasajeros individuales.
▪ R. Grup: Permite crear una nueva reserva para grupos.
▪ Auditoria: Permite el cargo de noches y cierre del día.
▪ Rooming: Permite visualizar el rooming list de los huéspedes in house.
▪ Pasajeros: Permite visualizar el maestro de pasajeros.
▪ R. Hues: Permite ver el Registro de Huéspedes.
▪ Sal. Pen: Permite de visualizar los Saldos pendientes de facturación.
▪ Liquidac: Permite visualizar lo producido en el turno por cajero.
▪ Disponib: Permite visualizar la disponibilidad de las habitaciones.
 ▪ Transfer: Visualiza los recojos programados.
▪ HK: Permite visualizar el estado de las habitaciones.
▪ Planning: Permite ver la disponibilidad y habitaciones ocupadas.
▪ Comand: Permite hacer el cargo de comandas al contado.
▪ SHIOL: Es el buscador del Front Office, permite buscar documentos, reservas, etc.
▪ Cerrar: Salir de la pantalla de Dashboard.

3era Fila:
▪ Cta. Cte.: Permite visualizar la cuenta corriente de la reserva seleccionada
▪ Log: Permite ver los movimientos del usuario en la reserva seleccionada
▪ Seguimiento: Permite ver los siguientes ingresados en la reserva
▪ Cta. Pax Hosp.: Permite ver la cuenta de pasajeros hospedados
▪ Contacto: Permite ver el contacto de la empresa
▪ Lista de Paxs: Permite ingresar la lista de pasajeros en cada reserva
▪ Activar Hab: Activa una habitación en check out del día.
▪ Anula Check In: Anula el ingreso de una hab. del día, mientras no tenga consumos.
▪ Check In No Show: Check in de habitaciones que serán No Show.
▪ Check In Multiple: Permite seleccionar varias habitaciones para dar check in.
▪ Pedi Espec: Muestra el listado de pedidos especiales de todas las reservas del día.
▪ Impr. Tarj Blanco: Imprime la ficha de registro en blanco.
▪ Impr. Todas Tarjet: Imprime todas las fichas de registro del día
▪ Emite P. Pago: Permite emitir prepagos desde la selección de la reserva
▪ Asignar Habs. Autom: Asigna las habitaciones de manera automática de acuerdo a la
categoría.

4ta Fila:
▪ Arribos: Permite visualizar las llegadas del día.
▪ Check Out: Permite ver las salidas hechas del día.
▪ Due Out: Permite ver las salidas pendientes del día.
▪ Rooming List: Permite visualizar el rooming list proyectado del día.
▪ Check In: Muestra los arribos ingresados en el día.
▪ No Show: Muestra los pasajeros en estado No Show.
▪ Stay Over: Muestra los pasajeros que están pernoctando más de un día.
 RESERVAS DE ALOJAMIENTO
1. ¿Cómo acceder al Módulo de Reservas de Alojamiento?

Desde SHIOL Inicio > Icono Reservas

La barra de tareas ubicada en la parte superior, permite realizar las funciones propias del área
de reservas. Entre éstas tenemos:

▪ Indiv: Permite crear una nueva reserva para pasajeros individuales.

▪ Grupos: Permite crear una nueva reserva para grupos.
▪ Dashb.: Acceso directo al Dashboard
▪ V. Previa: Permite visualizar la Vista Previa de las reservas anuladas.
▪ Anter: Permite ir al día anterior.
▪ Sgte: Permite ir al día siguiente.
▪ Buscar: Permite buscar reservas de acuerdo a filtros.

▪ Actual: Actualiza los datos de la pantalla.

▪ Transfer: Permite visualizar los transfer del día.
▪ Dispon: Muestra la disponibilidad de las habitaciones.
 ▪ Estadis: Permite obtener estadísticas de las reservas.
▪ Prefere: Muestra las preferencias de los pasajeros.
▪ WL: Muestra las reservas en Waiting List.
▪ [Link]: Muestra las reservas anuladas de acuerdo a filtro de fecha
▪ Cerrar: Cierra la ventana de reservas.

En la ventana de Reservas, se visualizan las reservas del día en sus diferentes estados (check
in / reserva / anulado / reingreso / WL). Asimismo, permite crear nuevas reservas de
alojamiento, ingresar lista de pasajeros y observaciones brindadas por los futuros huéspedes.
Por otro lado, brinda reportes para el área comercial desde el icono Estadis.

Desde SHIOL Inicio > Icono Dashboard

2. ¿Cómo Crear una Reserva?

Desde el Icono Reservas o Dashboard, seleccionar la función de Nuevo, la cual

permitirá la creación de una reserva.

• A Nombre: Pulsar encima para seleccionar el pasajero a quien se le va a hacer la reserva.

Esta pantalla aparece también apenas se pulsa Indiv para crear la nueva reserva.
✓Digitar las primeras letras para buscar el por el filtro.
✓Seleccionarlo y Aceptar (parte inferior).
Entonces el nombre se jala a la pantalla de la reserva.

* Si el pasajero no existiera, crearlo. Ver pregunta 5.

Y se jalará a la pantalla de la reserva.

* Al lado del cuadro del nombre hay 2 casilleros:

Web: Al marcar este, automáticamente se jalaran los campos Empresa, Tipo de
tarifa, Segmento y Canal para un pasajero que llega por la web del hotel.
Particular: Al marcar este, automáticamente se jalaran los campos Empresa, Tipo de
tarifa, Segmento y Canal para un pasajero walk In.

• Empresa: Pulsar encima para seleccionar la empresa del pasajero a quien se hace la
reserva.
✓ Digitar las primeras letras para buscar por el filtro,
✓ Seleccionarla y Aceptar (parte inferior derecha).

* Si la empresa no existiera, crearla. Ver pregunta 6.

• Contacto: Seleccionar el nombre del contacto de la empresa cliente.

* Si el contacto no existiera, crearlo pulsando sobre Contacto y llenando los datos del
nuevo contacto. Grabar y Salir.
• Tipo de Tarifa: Seleccionar la tarifa que corresponda. Todas tienen un rango de vigencia.
La fecha de la reserva deberá estar dentro de este rango.
• Segmento y Canal de Venta: Seleccionar el Segmento y Canal de venta correspondiente.
• Cuentas Independientes o Cuenta Maestra: Aquí se puede determinar si los consumos
se cargarán a la cuenta del pasajero o a una cuenta maestra.
• Tentativa o Garantizada: Seleccionar lo que corresponda a la reserva.

Agregar Arribos

• Llegada y Salida: Seleccionar la fecha y hora de llegada y salida.

• Noches: Se jala automáticamente al seleccionar la fecha de salida. O viceversa, al poner
la cantidad de noches, esta jalará la fecha de salida.
• Tipo de Habitación: Seleccionar el tipo de habitación. Esta jala automáticamente la
Moneda y el Precio.
• Precio: Puede modificarse aquí mismo.
• Cantidad: Digitar la cantidad de habitaciones. Según esta y el tipo de habitación se jala
el número de pasajeros.
• Tur. Ext: Si fuera turista extranjero marcar este casillero para que se desagregue
automáticamente el IGV del Alojamiento y Alimentos (según ley). Sino desmarcarlo.
• Incluido: Seleccionar el pasajero tiene algún producto incluido.
• Click en Agregar el detalle de la reserva. Puede haber más de un detalle. Estos
aparecerán en Detalle Arribos de la Reserva (parte central).
*Para eliminar algún detalle, seleccionarlo y click en Eliminar de Agregar Arribos.

• Tipo de Producto que Paga la Empresa: (lado derecho) Si el pasajero viene por una
empresa y si esta tuviera crédito, poner un check al tipo de producto que pagará la
empresa.

✓ Para que un tipo de producto se cargue a la Cuenta Empresa deberá estar

marcado en Paga la empresa y marcado Cuentas Independientes.

✓ Para que un tipo de producto se cargue a la Cuenta Maestra deberá estar

marcado en Paga la empresa y marcado Cuenta Maestra.

• Click en Grabar la reserva (lado derecho de Detalle Arribos de la Reserva). El sistema

arroja el N° de Reserva generada. Esto comprueba que la reserva ha sido efectuada.
Agregar Recojos y/o Traslados (si tuviera)

Llenar los datos para el recojo o traslado y Agregar.

Para eliminar algún recojo o traslado, seleccionarlo y click en Eliminar de Recojos y/o
Traslados.

Agregar Fondo de Garantía

Seleccionar la Moneda, colocar el importe y la forma de pago.

Click en Grabar.

4. ¿Cómo agregar Lista de Pasajeros a una Reserva?

• Ingresar al icono de dashboard >> seleccionar la reserva y luego botón lista de

pasajeros de la reserva .
• Buscar los pasajeros por el filtro y/o click en Buscar.
• Seleccionarlo y Asignar pasajero. Para asignar más pasajeros repetir el proceso.
• Si el pasajero no existe, crearlo. Ver pregunta 5.
• Actualizar la pantalla y buscar el pasajero creado. Seleccionarlo y click en Asignar
Pasajero.
• Para eliminar algún pasajero de la lista, seleccionarlo y click en Elimina.
5. ¿Cómo Crear Pasajeros?

* Desde la ventana Seleccionar Pasajeros (Creando una Reserva), haciendo click en Nuevo.
* Desde la pantalla de Check In pulsando donde vea el ícono Crea Pasajero.
* Desde el ícono PASAJEROS de la pantalla principal del Sistema haciendo click en Nuevo.
 a) Para crear el pasajero llenar los datos. Los campos de color verde son obligatorios y
deberán llenarse para poder grabar.
b) Click en Grabar.

6. ¿Cómo Crear una Empresa?

* SHIOL Inicio --------------- Empresas

* También desde el ícono EMPRESAS de la pantalla principal del Sistema.
* Desde la pantalla Creando una Reserva pulsando donde vea Crear Nueva Empresa.
a) Para crear la empresa llenar los datos. Los campos de color verde son
obligatorios y deberán llenarse para poder grabar.
b) Luego click en Validar el ruc si ya existe (para comprobar que dicho RUC
todavía no ha sido registrado en el sistema).
c) Click en Grabar.

7. ¿Cómo Buscar una Reserva?

SHIOL Inicio - Buscar - Reservas de Alojamiento

También desde Reservas pulsando el icono Buscar.
Aquí tiene la opción para buscarla por Nombre, Empresa, o Nro de Reserva.
Si sabe la fecha de llegada de la reserva, en la misma pantalla de reservas (parte superior
derecha) hay un calendario para buscarla.

8. ¿Cómo ver el Rooming List?

SHIOL Inicio - Rooming List

También desde el ícono ROOMING LIST de la pantalla principal del Sistema.
Aparece una barra donde se puede seleccionar la Fecha de la que se quiere ver el registro de
pasajeros (parte inferior izquierda).
Se puede ordenar por Habitación, Nacionalidad, Pasajero, Reserva, Llegada, Salida, etc.
(parte inferior derecha).
En la parte inferior se puede buscar filtrando específicamente por Nombres, Habitación,
Reserva y pulsando Buscar Ahora.

9. ¿Cómo Asignar Pasajeros a la Habitación?

* En la pantalla del Check In seleccionar la habitación (lado izquierdo).

* Para el caso de reservas individuales, el nombre del pasajero a quien se hizo la reserva debe
aparecer en Pasajeros Asignados a la Reserva (parte central derecha). En el caso de Grupos
aparecerán en esta lista, los pasajeros que hayan sido agregados a la lista de pasajeros de la
reserva.
* Entonces pulsar Asignar Pasajero y este aparecerá en Pasajeros Asignados a la Habitación
(parte inferior). Todos los pasajeros que se asignen a la habitación deberán aparecer en esta.
* Si el pasajero no apareciera en la Lista o si quisiera asignar otro(s) pasajero(s), clic en Buscar
en Pasajeros Registrados (parte superior derecha), seleccionarlo y clic en Asignar Pasajero.
* Si el pasajero no existiera, crearlo. Ver pregunta 5.
* Para eliminar un pasajero asignado a la habitación, seleccionarlo y clic derecho Elimina
pasajero.
NOTA: La cantidad de pasajeros asignados a una habitación deberá coincidir con el número de
pasajeros permitidos en la habitación. (Simple = 1pax; Doble = 2pax). Si para una habitación que
solo permite 2pax, ingresara solamente 1, modificar la cantidad de pasajeros de la habitación).
Ver pregunta 12.
* Este proceso se puede realizar desde el mismo día que se hace la reserva.
10. ¿Cómo Asignar Número de Habitación?

* Seleccionar el Tipo de habitación, el Nº de habitación y click en Asignar habitación .

* Si se desea asignar alguna habitación que para el sistema figura como otro tipo de
habitación, seleccionar Todos (en el tipo de habitación)
Para asignar habitaciones que figuran como sucia o bloqueada, quitarle el check a Sólo
Disponibles.
* Este proceso se puede realizar desde el mismo día que se hace la reserva.
11. ¿Cómo Hacer el Check In?

Clic en Check In (lado derecho de la misma hilera).

Salir (barra de íconos).
NOTA: Si la reserva tiene habitación asignada, se le puede hacer el Check In desde la pantalla de
Reservas, haciendo clic en Check In (lado derecho del listado de reservas del día). Si la reserva
tuviera más de una habitación, con esta opción solo se hará Check In a la primera habitación de
la lista.

12. ¿Cómo hacer el Check In de Grupos?

Se realiza igual que un Check In individual, pero para agilizar el Check In de Grupos el sistema
hace obligatorio Asignar la habitación (Paso 2) y hacer Check In (Paso 3), sin necesidad de
ingresar las fichas a las habitaciones por el momento (Paso 1).
Estas pueden ser ingresadas después, pero se deben ingresar para poder hacer el Cierre del
día.

13. ¿Cómo Quitar la Habitación Asignada y Anular un Check In?

a) Quitar habitación asignada

• En la pantalla del Check In, seleccionar la habitación (lado izquierdo),
• Click derecho Quitar Habitación Asignada (sólo permite quitar la habitación asignada
a las habitaciones que todavía no han hecho Check In).
• Si ya se hizo Check In, primero anular el Check In.
 b) Anular Check In
• Seleccionar la habitación (lado izquierdo).
• Click derecho Anular Check In.
• Confirmar la anulación en el mensaje que aparece.
• Luego click derecho otra vez y seleccionar Quitar Habitación Asignada.

14. ¿Cómo Modificar la Cantidad de Pasajeros?

• En la pantalla del Check In, seleccionar la habitación (lado izquierdo) y clic derecho
Modifica Cantidad de Pasajeros.
• Modificar y Actualizar.

* También puede hacerlo haciendo doble click sobre el Nº de pasajeros desde Pasajeros
Hospedados.

15. ¿Cómo Modificar una Reserva?

• Seleccionar la reserva y hacer doble click o click derecho Modifica para acceder a ella.
• Para modificar el detalle seleccionarlo, click derecho Modifica, modificar los datos y
Grabar la modificación.
• Para eliminar el detalle, seleccionarlo y click en Eliminar. Volver a agregar un detalle.

* Cuando la reserva ya ha hecho Check In, cualquier cambio o modificación se puede hacer
directamente desde Pasajeros Hospedados ubicando la habitación.
16. ¿Cómo Eliminar una Habitación de una reserva desde la pantalla de Check
In?

• Seleccionar la habitación a eliminar (lado izquierdo), y click derecho Eliminar

habitación.
Automáticamente se modificará también en la reserva.
* Las habitaciones que ya hayan hecho Check In no podrán ser eliminadas.

17. ¿Cómo hacer un Reingreso?

• En la misma reserva agregar el detalle del reingreso.

• Los consumos no cancelados de un pasajero que va a reingresar deben cargarse a la
cuenta Empresa o Maestra dejando libre la cuenta Pasajero para que permita liberar
la habitación.
• Cuando reingrese el pasajero hacer el Check In normal y sus consumos anteriores no
cancelados se cargaran nuevamente a su cuenta.

18. ¿Cómo Cambiar de Habitación?

• En Pasajeros Hospedados, ubicar la habitación a la que se le va a hacer el proceso y

clic en el ícono CamHab (Cambiar Habitación) (7mo ícono de la barra superior de
íconos).
• Indicar el motivo por el que se va a hacer el cambio, seleccionar la nueva habitación
y clic en Procede.

19. ¿Cómo Cambiar a otro Tipo de Habitación?

• El cambio de tipo de habitación se debe trabajar como Reingreso, por ello se debe
agregar a la reserva el detalle del reingreso (nuevo tipo de habitación)
• En Pasajeros Hospedados. Ubicar la habitación a la que se le va a hacer el proceso y
clic en la flechita al lado del ícono CamHab (Cambiar Habitación) (7mo ícono de la
barra superior de íconos).
• Seleccionar Cambio de Tipo de Habitación.
• Aparece seleccionado el nuevo tipo de habitación.
• Para asignar el mismo número de habitación clic en Asignar la Misma Hab (esquina
superior derecha). Para asignar otra habitación, seleccionarla y clic en Asignar
Habitación (parte inferior).
• Click en Procede (esquina inferior derecha).

20. ¿Cómo Modificar o Anular Cargos de Noches?

• En Pasajeros Hospedados, seleccionar y clic derecho sobre el ítem de la noche

cargada.
• Seleccionar Ver Detalle – Modifica

Para Modificar:
Si el cargo es del día, podrá modificar el precio un usuario autorizado. No se puede modificar
el precio de días pasados. Para modificar:
• Modificar en el casillero Precio Unitario y Grabar.
Para Anular:
Si el cargo es del día se puede anular. No se puede anular cargos de días pasados. Para anular,
clic en Anular Cargo.

21. ¿Cómo crear un Abono o Fondo de Garantía?

Es aquel que se hace cuando se quiere emitir un recibo simple.

a) Si el pasajero todavía no ha hecho Check In:
• Click derecho sobre la reserva y seleccionar Crear Fondo de Garantía.
• Llenar Recibí de, seleccionar la Moneda, colocar el Importe y seleccionar la forma de
pago.
• Indicar a que cuenta se va a cargar en Carga al.
• Seleccionar la forma de pago en Pago Con (lado izquierdo).
• Click en Graba para sólo grabar.
• Click en Graba/Emite si se quiere grabar y emitir un recibo simple.
• Salir.

* En esta pantalla se puede ver los Fondos de Garantía y Prepagos que ya hayan sido
cargados a la reserva (parte central e inferior).

b) Si el pasajero ya hizo Check In:

• Hacerlo desde Pasajeros Hospedados, haciendo click sobre el ícono Abono (barra
superior de iconos).
• Llenar los datos antes detallados.
* Para hacer un fondo de garantía se debe haber hecho un Inicio de Caja. Ver Manual de
Liquidación.
22. ¿Cómo Transferir un Abono o Fondo de Garantía a la Cuenta Pasajero,
Empresa, Maestra o a otra Habitación o Reserva?

En Pasajeros Hospedados click en el ícono Abono (barra superior de íconos).

a) Para transferir a otra Cuenta (Pasajero, Empresa o Maestra):
• Click derecho sobre el ítem del abono o fondo de garantía (parte media de la pantalla)
(ver gráfico).
• Seleccionar a donde se quiere transferir.

b) Para transferir a otra Habitación o Reserva:

• Click derecho sobre el ítem del fondo de garantía (parte media de la pantalla) (ver
gráfico).
• Seleccionar Otra Reserva.
o Seleccionar si es a otra habitación y seleccionar la habitación.
o Seleccionar si es a otra reserva y digitar el Nº de la reserva.

23. ¿Cómo Anular un Abono o Fondo de Garantía?

• En Pasajeros Hospedados click en el ícono Abono (barra superior de íconos).

• Click derecho sobre el ítem del abono a anular (parte media de la pantalla).
• Seleccionar Anula, poner el motivo de la anulación y la clave del usuario autorizado.
* Si el Abono se hizo en el día no necesita clave.

24. ¿Cómo crear un Prepago?

Es aquel que se hace cuando se quiere emitir un comprobante legal (factura o boleta).
a) Si el pasajero todavía no ha hecho Check In:
• Click derecho sobre la reserva y seleccionar Prepagos y Fondos de Garantía.
• Click en Nuevo y aparece la pantalla del Prepago.
• Seleccionar el mozo (cajero), adicionar el producto (prepago), la cantidad y Agregar.
• Llenar los datos para la factura (parte inferior).
• Emitir el documento haciendo click en Emite (al lado de la Caja en la parte inferior).

a) Si el pasajero ya hizo Check In:

• En Pasajeros Hospedados, click en la flechita negra al lado del icono Abono (barra
superior de iconos) y seleccionar la opción Crear Prepago. Llenar los datos del
prepago como ya se indicó.
• Llenar los datos para la factura (parte inferior)
• Emitir el documento haciendo click en Emite (al lado de la Caja en la parte inferior).
* Para hacer un prepago se debe haber hecho un Inicio de Caja. Ver Manual de Liquidación.

25. ¿Cómo Reasignar un Prepago?

• Verificar si el prepago cubre el consumo del pasajero y reasignar el Prepago haciendo

click derecho sobre cualquier ítem pendiente de facturación y seleccionando
Reasignar Prepago.
• Si el Total Prepago es igual al Total a Reasignar, se activa el botón grabar, entonces
click en Grabar.
• Si el prepago no cubriera el consumo, hacer una Factura y/o Boleta por la diferencia.

Al regresar a Pasajeros Hospedados los consumos que se cubrieron con el prepago

aparecerán como Cancelados (color verde).
26. ¿Cómo Transferir un Prepago a la Cuenta Pasajero, Empresa, Maestra o a
otra Habitación o Reserva?

En Pasajeros Hospedados, seleccionar el Prepago que aparece en forma de ítem en alguna

de las cuentas.
a) Para transferir a otra Cuenta (Cuenta Pasajero, Empresa o Maestra) hay 2 formas:
• Doble click sobre el prepago para transferir automáticamente. Esto solo funciona
para transferir de la cuenta Pasajero a la cuenta Empresa o Viceversa. ó
• Click derecho sobre el prepago y seleccionar una de las cuentas.

b) Para transferir a Otra Habitación:

• Seleccionar Transferencia a otra Habitación. (Ver gráfico)
• Seleccionar la habitación.
• Marcar con un check lo que se quiera transferir (puede utilizar Marcar y Desmarcar
del lado derecho).
• Click en Transfiere (barra superior de íconos).

c) Para transferir a Otra Reserva:

• Seleccionar Transferencia a otra Reserva. (Ver gráfico)
 • Digitar el Nº de la reserva.
• Marcar con un check los que se quiera transferir (puede utilizar Marcar y Desmarcar
del lado derecho).
• Click en Transfiere (barra superior de íconos).

27. ¿Cómo Desagregar Prepagos?

En la cuenta de la habitación, seleccionar el Prepago que aparece en forma de ítem en alguna

de las cuentas.

• Doble click y seleccionar Prepagos -------------- Desagregar Prepago.

• Indicar el Monto a Desagregar y Grabar.

28. ¿Cómo Anular un Prepago?

• En Pasajeros Hospedados buscar la habitación y click en Anula (barra superior de

iconos).
También:
• Click derecho sobre el producto o uno de los productos del documento.
• Seleccionar Ir al documento del Producto de venta
• Click en el ícono Anula, poner el motivo de la anulación y la clave del usuario
autorizado.

* Si el documento se emitió en el día, no necesita clave.

29. ¿Cómo hacer un Egreso de Caja?

• En Pasajeros Hospedados, ubicar la cuenta de la habitación a la que se le va a hacer

el egreso o devolución y click en el ícono Abono (barra superior de íconos).
• Seleccionar Egreso (parte superior derecha).
• Colocar el nombre de la persona que recibe, la Moneda y el Importe.
• Seleccionar en que cuenta se va a cargar en Cargar al.
• Click en Graba para sólo grabar.
• Click en Graba/Emite si se quiere emitir un recibo simple.
• Salir.

El CHECK OUT de un pasajero comprende 3 pasos:

1. Facturar la habitación (31)

2. Cancelar la factura (32)
3. Liberar la habitación (33)
30. ¿Cómo Facturar una Habitación?

Emitiendo una Factura o una Boleta.

• En Pasajeros Hospedados seleccionar la habitación a facturar y verificar que todos los

consumos estén cargados.
• Luego click en Factura o Boleta según sea el caso (lado derecho de la cuenta).
Aparecen automáticamente los datos de la empresa en el caso de Factura. También
 aparecen todos los consumos con un check. Quitar el check a los consumos que
todavía no se van a facturar.

* Para el caso de 2 o más pasajeros en una misma habitación que cancelen sus cuentas por
separado, seleccionar sólo los productos a pagar por el pasajero y en la parte inferior colocar
un check en el nombre del pasajero que paga.
• Seleccionar el Punto desde donde se emitirá la factura (por los correlativos)
• Click en el ícono Emite (barra superior de íconos) para emitir la factura.

En Pasajeros Hospedados aparecerán en color naranja los productos que ya hayan sido
facturados.
* Para Facturar se debe haber hecho un Inicio de Caja. Ver Manual de Liquidación.

31. ¿Cómo Cancelar una Factura?

Ir a Pasajeros Hospedados.
1. Click en el ícono Cancela (4° ícono de la barra superior de íconos).
2. Seleccionar Cancela. Y en la ventana de cancelación, seleccionar la Fecha, modo de
Pago, Moneda, Importe y Agregar.
3. Grabar.

En Pasajeros Hospedados aparecerán en color verde los productos que ya hayan sido
cancelados.
* Para Cancelar una factura se debe haber hecho un Inicio de Caja. Ver Manual de Liquidación.
32. ¿Cómo Liberar una Habitación?

Una vez facturados y cancelados todos los consumos de una habitación, esta se puede
liberar. Para liberarla:

✓ Click en el ícono Liberar Habitación (6° ícono de la barra superior de íconos) y

confirmar el mensaje de la Liberación.

* Si la habitación o algún consumo de la habitación no son cancelados no se activará el ícono

Liberar habitación. Para liberarla habrá que Pasar al Crédito (si la empresa lo tuviera).

* Cuando se trata de Grupos de agencias de viaje, los consumos que cancele esta, se podrán
transferir a la Cuenta Maestra. Una vez libre la cuenta del pasajero se podrá liberar la
habitación.
33. ¿Cómo Anular Facturas/Boletas?

a) Si el pasajero todavía permanece hospedado:

• En Pasajeros Hospedados buscar su habitación y click en Anula (barra superior de
iconos).
También
• Click derecho sobre el producto o uno de los productos del documento.
• Seleccionar Ir al documento del Producto de venta
• Click en el ícono Anula.
• Digitar el motivo de la anulación y la clave del usuario autorizado.

* Si el documento se emitió en el día, se puede anular sin clave.

b) Si el pasajero ya se fue:
• Buscar el documento, doble click para abrir el detalle del documento y click en Anula
(barra superior de iconos).
34. ¿Cómo Anular Forma de Pago?

• En Pasajeros Hospedados, click derecho sobre el producto o uno de los productos

del documento.
• Click en Ir al Documento del Producto de Venta.
• Insertar la clave del usuario autorizado (parte inferior derecha), entonces se activa el
ícono [Link] (Elimina Forma de Pago) (quinto ícono de la barra superior de íconos).
Click sobre el ícono.
35. ¿Cómo Anular un Documento con Nota de Crédito?

• En Pasajeros Hospedados, click derecho sobre el producto o uno de los productos

del documento.
• Click en Ir al Documento del Producto de Venta.
• Click en Anular Documento con Nota de Crédito (barra superior de íconos).
• Digitar el motivo de la anulación del documento y la clave del usuario autorizado.
36. ¿Cómo Pasar una Factura al Crédito?

Si la empresa tuviera crédito, una vez facturada la cuenta, click en el ícono Cancela (barra
superior de íconos). Seleccionar Pasa Crédito. Entonces recién se podrá liberar una
habitación.
37. ¿Cómo Buscar un Documento de Venta (Factura/Boleta)?

SHIOL Inicio - Buscar - Documento de Venta

Acá tiene la opción para buscarlo por el Número del documento, Empresa, o Fecha de
Emisión.
38. ¿Cómo Cancelar una Factura pasada al Crédito?

Buscar la factura y hacer doble click para abrir el detalle del documento.
Click en Cancelar (barra superior de íconos) y llenar la ventana de la cancelación.

39. ¿Cómo Emitir una Nota de Crédito?

 • En Pasajeros Hospedados, click en el menú Emisión (sobre la barra de íconos). Y
click en Nota de Crédito.
• Seleccionar el mozo (recepcionista).
• Digitar el N Dcmto (Tipo de documento, Serie y Número).
• Click en Datos para que se jale los datos del anterior documento.
• Agregar el detalle de la nota de crédito.
• Emitir el Documento haciendo click en Emite (al lado de la Caja en la parte
inferior).

40. ¿Cómo Cancelar con Nota de Crédito?

Se cancela igual que una Factura o Boleta, pero indicando en la forma de pago Nota de
Crédito.

Comandas
1. ¿Cómo Cargar una Comanda?

SHIOL Inicio - Comandas

También desde el ícono COMANDAS de la pantalla principal del Sistema. (También existen
accesos directos).
Para cargar una comanda pulsar la hoja en blanco.
1. Seleccionar el Punto de Venta desde donde se va a cargar la comanda, (esquina
superior derecha franja verde).
2. La comanda puede ser al Contado o cargarse a un Pasajero o a una Reserva. Para esto
seleccionar la opción que desee (parte superior izquierda).
3. Seleccionar el Mozo, colocar el número de Mesa y de Personas si los tuviera.
4. Por defecto la comanda aparece como Facturable. En el caso de ser Un Incluido,
Gasto de Representación, No Consumo o Canje, indicarlo (parte superior derecha).
5. Adicionar el producto (parte inferior izquierda) seleccionándolo de la barra
desplegable. El Precio y la Moneda se jalan automáticamente.
6. Digitar la Cantidad y el Número de Comanda Manual si fuera necesario.
7. Seleccionar el casillero de Imprime Precuenta si se desea imprimir.
8. Agregar y Grabar la comanda.

* Para eliminar algún artículo agregado, seleccionarlo y click en Eliminar (barra superior de
íconos).
* Si el producto no existiera, crearlo accesando directamente desde el ícono Productos de
Venta (barra superior de íconos).
1.1 A un pasajero

• En el paso 2 seleccionar Pasajero y seleccionar el Nº de la habitación.

• Si la habitación tuviera 2 o más pasajeros, seleccionar a cuál de ellos se le cargara el
consumo.
1.2 Al Contado

En el paso 2 seleccionar Al Contado e indicar los datos para la facturación (parte inferior).
1.3 A una Reserva

En el paso 2 seleccionar Reserva y digitar el Nº de Reserva.

2. ¿Cómo Cargar una Comanda directamente a una Habitación?

Se sigue el mismo procedimiento anterior pero entrando directamente desde Pasajeros

Hospedados.
• Seleccionar la habitación y click Comandas (barra superior de íconos). Aparecerá
seleccionado: Cargarse al Pasajero jalando los datos de este.
3. ¿Cómo Eliminar un Producto de la Comanda?

En la comanda seleccionar el producto y hacer click en Eliminar (barra superior de íconos).

4. ¿Cómo Buscar una Comanda?

SHIOL Inicio - Buscar -Comandas.

También desde el ícono Comandas de la pantalla principal del Sistema.
• Si se desea buscar todas, poner un check en Todos. Se puede buscar por Punto de
Venta, Facturable, Contado, Canje, No Consumo, Gasto, Incluido.
• También se puede buscar pulsando el ícono Búsqueda (barra superior de íconos) de
la pantalla de Comandas, y digitando el número de la comanda o el pedido manual y
Buscar.

5. ¿Cómo Transferir una Comanda a la Cuenta Pasajero, Empresa, Maestra o a otra

Habitación o Reserva?

En la cuenta de la habitación, seleccionar la comanda.

Para transferir a otra Cuenta (Cuenta Pasajero, Empresa o Maestra) hay 2 formas:
• Doble click sobre el item para transferir automáticamente. Esto solo funciona para
transferir de la cuenta Pasajero a la cuenta Empresa o Viceversa. ó
• Click derecho sobre el producto y seleccionar una de las cuentas. (Ver gráfico)
 a) Para transferir a Otra Habitación:
• Seleccionar Transferencia a otra Habitación. (Ver gráfico)
• Seleccionar la habitación
• Marcar con un check los que se quiera transferir (puede utilizar Marcar y Desmarcar
del lado derecho).
• Click en Transfiere (barra superior de íconos).

b) Para transferir a Otra Reserva:

• Seleccionar Transferencia a Otra Reserva. (Ver gráfico)
• Digitar el Nº de la reserva.
• Marcar con un check lo que se quiera transferir (puede utilizar Marcar y Desmarcar
del lado derecho).
• Click en Transfiere (barra superior de íconos).

6. ¿Cómo Modificar una Comanda?

Desde Pasajeros Hospedados

• En Pasajeros Hospedados, click derecho sobre el producto o uno de los productos de
la misma comanda.
• Comanda -------------- Ir a la comanda
• Modificar, colocar el motivo porque se está haciendo la modificación (franja verde
superior derecha).
• Insertar la clave del usuario autorizado para hacer el cambio (debajo del mozo) y
Grabar.

*Si la comanda es del día no necesita insertar clave.

Desde la pantalla de Comandas
• Buscar la comanda
• Seleccionar la comanda y doble click para abrirla.
• Seguir los pasos anteriores.

7. ¿Cómo Anular una Comanda?

Todas las comandas pasadas requieren de una clave para ser anuladas.
a) Desde Pasajeros Hospedados
• En la pantalla de Pasajeros Hospedados, click derecho sobre el producto o uno de los
productos de la misma comanda.
• Comanda -------------- Anular comanda
 • Colocar el motivo de la anulación e Insertar la clave del usuario autorizado.

b) Desde la pantalla de Comandas

• Buscar la comanda
• Seleccionar la comanda y doble click para abrirla.
• Click en el segundo icono Anula (barra superior de iconos).

8. ¿Cómo Facturar una Comanda?

En la misma pantalla de la comanda aparece un espacio para los datos de la factura (parte
inferior).
• Seleccionar si es factura o boleta. Si es Boleta llenar los datos requeridos.
• Si es Factura hacer click en Empresa y buscar la empresa. Seleccionarla y click en
Aceptar. El nombre de la empresa seleccionada aparecerá en el campo Empresa de
la pantalla de la comanda. Si la empresa no existe crearla.
• Indicar la Forma de Emisión del documento (esquina inferior derecha).
• Emitir el documento haciendo click en Emite (al lado del punto de venta en la parte
inferior).

Telefonía
1. ¿Cómo Transferir una Llamada a la Cuenta Pasajero, Empresa, Maestra o a otra
Habitación o Reserva?

En la cuenta de la habitación, seleccionar la llamada.

Para transferir a otra Cuenta (Cuenta Pasajero, Empresa o Maestra) hay 2 formas:
• Doble click sobre la llamada para transferir automáticamente. Esto solo funciona para
transferir de la cuenta Pasajero a la cuenta Empresa o Viceversa. ó
• Click derecho sobre el producto y seleccionar una de las cuentas.
a) Para transferir a Otra Habitación:
• Seleccionar Transferencia a otra Habitación. (Ver gráfico)
• Seleccionar la habitación
• Marcar con un check lo que se quiera transferir (puede utilizar Marcar y Desmarcar
del lado derecho).
• Click en Transfiere (barra superior de íconos).

b) Para transferir a Otra Reserva:

• Seleccionar Transferencia a Otra Reserva. (Ver gráfico)
• Digitar el Nº de la reserva.
• Marcar con un check los que se quiera transferir (puede utilizar Marcar y Desmarcar
del lado derecho).
• Click en Transfiere (barra superior de íconos).

2. ¿Cómo Transferir una Llamada hecha desde Recepción u otro punto a una

a) Habitación
b) Reserva
c) Trabajadores
d) Convenios

• En el módulo de Telefonía buscar la llamada a transferir haciendo click en Buscar o

filtrando por Anexo o Teléfono.
• Seleccionar la llamada a transferir y click en la ficha o pestaña Transfiere.

a) Para transferir a una Habitación

• Seleccionar Habitación y seleccionar el Nº de la habitación (lado izquierdo).
• Click en el ícono Transfiere (4to ícono de la barra de íconos).

b) Para transferir a una Reserva

• Seleccionar Reserva y digitar el Nº de la reserva.
• Click en el ícono Transfiere (4to ícono de la barra de íconos).

c) Para transferir a una cuenta de Trabajador

• Seleccionar Trabajador y click en .
• Buscar por el filtro y click en Buscar Ahora, seleccionar al trabajador y click en
Selecciona Trabajador (esquina inferior derecha).
• Click en el ícono Transfiere (4to ícono de la barra de íconos).

d) Para transferir a una cuenta de Convenio

• Seleccionar Convenio y click en .
• Buscar por el filtro y click en Buscar Ahora, seleccionar la persona y click en
Selecciona Cliente (esquina inferior derecha).
• Click en el ícono Transfiere (4to ícono de la barra de íconos).
 3. ¿Cómo Cobrar una Llamada Al Contado?

• En el módulo de Telefonía buscar la llamada a transferir haciendo click en Buscar o

filtrando por Anexo o Teléfono.
• Seleccionar la llamada a transferir y click en la ficha o pestaña Transfiere.
• Seleccionar Contado y aparece una comanda. Llenarla.
• Facturar (parte inferior).

Auditoría
1. ¿Cómo acceder al Módulo de Auditoría?

SHIOL Inicio --------------- Auditoría

También desde el ícono AUDITORIA de la pantalla Principal del Sistema.
2. ¿Cómo Cerrar el Día?

Para cerrar el día se deben haber hecho correctamente los siguientes procesos:
• El Cargo de Noches (3).
• No debe haber ninguna habitación pendiente de Check In (6 y 7) o Check Out en el
día (4).
• Haber asignado el número de habitación a las reservas (8).
• La cantidad de pasajeros asignados a la habitación debe ser igual a la cantidad de
pasajeros permitidos en la habitación (5).

3. ¿Cómo Cargar las Noches a las Habitaciones ocupadas?

Click en el ícono Procesa Cargo Noches (esquina superior derecha) para cargar las noches a
todas las habitaciones ocupadas.
Para verificar que se haya cargado la noche a las habitaciones, en el Estado (quinta columna
del Detalle de Noches Por Cargar) deberá figurar Cargado.
* Para las habitaciones con Check In en el día, el cargo de la primera noche es automático y
en el Estado figurará Check In.
4. Habitaciones con fecha de salida el día de hoy.

Para poder cerrar el día no deben aparecer datos aquí. Si aparecen es porque no se ha hecho
el Check Out o el pasajero no ha salido. En este caso habrá que ampliarle la fecha de salida en
la reserva. Se puede acceder a la reserva desde aquí haciendo doble click sobre el registro.
5. Pasajeros Reserva vs Pasajeros Registrados.

Para poder cerrar el día no deben aparecer datos aquí. Si aparecen es porque la cantidad de
pasajeros asignados a la habitación es menor a la cantidad de pasajeros que permite el tipo
de habitación. (Ejm: Hab. Triple = 3 pasajeros = 3 fichas).
En este caso, habrá que modificar la cantidad de pasajeros a la habitación.
Para ello entrar a la pantalla de Check In desde aquí haciendo doble click sobre el registro.
Luego click derecho sobre el tipo de habitación (lado izquierdo) y Modificar cantidad de
pasajeros. Actualizar y Salir.
6. Reservas Pendientes de Check-In.

Si no se han hecho los Check In pendientes para el día y pretende hacer el Cierre del Día, le
aparece un mensaje que no le permitirán hacerlo si antes no se efectúan estos.

En caso de que ello suceda es porque el pasajero no llego o se canceló la reserva. Para ello
habrá que Anular la reserva, Modificar la Fecha de Llegada o considerarlo como un No Show.
Cuando todas las habitaciones de una misma reserva faltan hacer Check In, el sistema arroja
el mensaje: Hay habitaciones pendientes de Check In. Pero cuando falta hacer Check In sólo
a algunas habitaciones de una reserva que ya tiene otras con Check In, el mensaje dice Falta
asignar habitación.
7. ¿Cómo procede un No Show?

• Para realizar no show la reserva no debe tener habitación asignada

• Ingresar a: Dashboard >> Seleccionar reserva >> luego botón NO SHOW
 8. ¿Cómo colocar el Tipo de Cambio?

Siempre que se cierra el día, el sistema pide el tipo de cambio para el día que se va a iniciar.
Para ello:
• Administración de Tablas ---------- Tipo de Cambio
• Nuevo
• Seleccionar la fecha.
• Digitar el tipo de cambio para la Compra y Venta en Tipo de Cambio de Facturación.
• Grabar y Salir.

Liquidación
1. ¿Cómo hacer un Inicio y Cierre de Caja?

Los usuarios que manejen caja deberán hacer un Inicio de Caja al iniciar su turno y un Cierre
de Caja al término de este. Para realizar ambos procesos:
SHIOL Inicio - Liquidación
También desde el ícono LIQUIDACIÓN de la pantalla principal del Sistema.
a) Inicio de Caja
✓ Seleccionar el ícono Inicio Caja (barra superior de íconos).
✓ Seleccionar la hora de inicio y fin de Caja.
✓ Seleccionar la Forma, Moneda, e Importe. Agregar y Grabar.
 ✓ Aparece entonces una pantalla para verificar los correlativos de los comprobantes de
pago. Modificarlos si es necesario y Actualizar.

b) Cierre de Caja
Seleccionar Cierre de Caja (esquina inferior derecha).
Aparece un mensaje para confirmar el cierre de caja. Confirmar y ya se habrá cerrado la caja
del usuario.

Observaciones
1. Observaciones del sistema

* Los espacios resaltados con color verde indican que es obligatorio el llenado del campo,
siendo imposible grabar si no se han llenado estos.
* Los espacios resaltados con color amarillo indican que no se puede digitar información
alguna, sino que la información que ahí aparece es jalada de alguna tabla.
* Siempre que se haga algún ingreso de datos es necesario Actualizar para que los nuevos
datos o cambios se jalen o actualicen.
2. Observaciones del manual

* Las palabras de este manual que estén en Negrita, Cursiva, Subrayado y resaltadas con color
plomo indican que se puede acceder a ellas haciendo un click encima (en el sistema).
* Las palabras que estén solamente en Negrita o en Negrita y Subrayado indican
simplemente campos.