Manual de Procesos

Administración de Activo
Fijo

Febrero 2020
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Manual de Procesos: Administración de Activo Fijo

Revisiones del Documento

Fecha Concepto Responsable(s)

Bettsy Hernández Zacarías/Líder de Procesos
Febrero 2020 Nuevo Abraham Puente Izaguirre/Gerente de Procesos de Negocio
Rubén González Garza/Gerente de Contabilidad

 El contenido de este manual aplica exclusivamente a Banco Famsa.

 La versión oficial y vigente de este Manual, corresponde a la ubicación en el Canal
BAF.

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CARÁTULA DE
EMISIÓN,
Febrero
REVISIÓN Y
APROBACIÓN 2020

Director de Administración y Gerente de Contabilidad

Finanzas

C. P. Luis Enrique Patiño Ortega C. P. Rubén González Garza

Nombre y firma del responsable Nombre y firma del responsable

Gerente de Control de Gastos Gerente de Procesos de Negocio

C. P. Carlos Navarro Rivera Ing. Abraham Puente Izaguirre

Nombre y firma del responsable Nombre y firma del responsable

¨Este documento será actualizado o cancelado cuando alguno de los departamentos involucrados en el
proceso lo soliciten al área de Procesos. Acción que estará sujeta a la revisión del área de Control Interno y
Normatividad”.

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Contenido
1 Antecedentes ............................................................................................................... 5

2 Objetivo.......................................................................................................................... 5

3 Alcance ......................................................................................................................... 5

4 Marco Regulatorio ....................................................................................................... 5

5 Definiciones ................................................................................................................... 8

6 Políticas .......................................................................................................................... 9

7 Diagrama del Proceso............................................................................................... 13

8 Diagramas y Narrativas de Procedimientos .......................................................... 14

8.1 - Procedimiento E01. Dar de Alta y Registrar Activo Fijo ..................................... 14
8.2 - Procedimiento E02. Dar de Baja Activo Fijo (Vendido) .................................... 18
8.3 - Procedimiento E03. Dar de Baja Activo Fijo (Desguace) ................................. 23
8.4 - Procedimiento E04. Conciliar, Depreciar y Amortizar Activo Fijo .................... 25

9 Anexos .......................................................................................................................... 27

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1 Antecedentes

Derivado de la necesidad de definir, documentar y formalizar las actividades realizadas y

lineamientos para la “Administración de Activo Fijo”, se documenta el presente Manual.

2 Objetivo

Asegurar que el personal clave cuente con los procedimientos y lineamientos necesarios
para cumplir el objetivo del proceso, el cual es documentar la administración y
seguimiento de activo fijo de forma que los usuarios de los estados financieros puedan
conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en este rubro, así
como los cambios que se producen en esta inversión.

Este documento ayudará a establecer el reconocimiento contable de los activos fijos, así
como la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y
amortización que deben reconocerse con relación a los mismos.

3 Alcance

Estas políticas y procedimientos son aplicables a los Estados Financieros de Banco Ahorro
Famsa y son para uso y aplicación de las áreas que directamente participan en el
proceso.

Todo proceso deberá ser revisado por lo menos cada año a partir de la fecha inicial de su
vigencia. Al transcurrir el primer año y cada año subsecuente, en su caso, el área de
Procesos enviará un recordatorio a los Titulares de las áreas involucradas en su ejecución,
solicitando, en su caso, verifiquen la necesidad de actualización. En este sentido, Titulares
de las áreas tendrán la obligación de responder, por escrito, si su documento necesita o
no actualización.

4 Marco Regulatorio

Criterio Contable
Conforme a lo que establece el criterio A-1 “Esquema básico del conjunto de criterios de
contabilidad aplicables a instituciones de crédito”, de la Serie A. “Criterios relativos al
esquema general de la contabilidad para instituciones de crédito”, del Anexo 33 de las
Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito
(“Disposiciones”) emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (“CNBV”), las
entidades observarán los lineamientos contables de las Normas de Información
Financieras(NIF), emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera,

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A.C. (CINIF), excepto cuando a juicio de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores

(CNBV) sea necesario aplicar una normatividad o un criterio de contabilidad específico,
tomando en consideración que las entidades realizan operaciones especializadas. Por lo
tanto, la NIF C-6 “Propiedades, planta y equipo” debe ser aplicada en la contabilización
de los elementos de propiedades, planta y equipo.

Las propiedades, planta y equipo (PPE) son activos tangibles que tienen por objeto:
a) El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad;
b) La producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad; y
c) La prestación de servicios por la entidad, a su clientela o al público en general.

En adición, las PPE se refieren a activos que se espera utilizar en un período mayor a un
año.

Reconocimiento
EL costo de un elemento de PPE se reconocerá como activo si, y sólo si:
a) Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados
del mismo; y
b) El costo del elemento puede medirse con confiablemente para su valuación
posterior.

Las PPE deben reconocerse inicialmente a su costo de adquisición, los cuales

comprenden:

a) Precio de adquisición, incluidos los derechos, impuestos y gastos de importación e

impuestos indirectos no recuperables; así como honorarios profesionales, seguros,
almacenaje y demás costos y gastos que recaigan sobre la adquisición, después
de deducir cualquier descuento o rebaja del precio;
b) Todos los costos directamente atribuibles necesarios para la ubicación del
componente en el lugar y en las condiciones necesarias para que pueda operar
de la forma prevista por la administración;
c) La estimación inicial de los costos relacionados con una obligación asociada con
el retiro del componente, cuando exista una obligación por parte de la entidad al
adquirir el componente o como consecuencia de haber utilizado dicho
componente durante un determinado periodo; y en el caso de componentes en
proceso de construcción, los costos directos e indirectos devengados durante la
construcción, tales como materiales, mano de obra, costo de planeación e
ingeniería, gastos de supervisión y administración de la obra, impuestos y otros
costos atribuibles a la construcción; así como, en su caso, el resultado integral de
financiamiento capitalizado en términos de lo dispuesto por la NIF D-6(*).

(*) Lo anterior, no será aplicable para activos calificables en los que en algún criterio
contable específico emitido por la CNBV se establezca un tratamiento diferente.

Partidas tales como las piezas de repuesto, equipo de reserva y el equipo auxiliar solo se
reconocerán cuando cumplen con la definición de PPE.

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Además, la entidad evaluará todos los costos de PPE en el momento en que se incurre en
ellos. Estos costos comprenden tanto aquellos en que se ha incurrido inicialmente o para
adquirir o construir una partida de propiedades, planta y equipo, como los costos
incurridos posteriormente para añadir, sustituir parte de o mantener el elemento
correspondiente. El costo puede incluir los costos incurridos relacionados con
arrendamientos de activos que se usen para construir, añadir, sustituir parte o mantener
un elemento de propiedades, planta y equipo, tal como la depreciación de activos por
derecho de uso.

La entidad no reconocerá, en el importe en libros los costos derivados del mantenimiento

diario del elemento. Tales costos se reconocerán en el resultado cuando se incurra en
ellos. Los costos de mantenimiento diario son principalmente los costos de mano de obra
y los consumibles, que pueden incluir el costo de pequeños componentes. El objetivo de
estos desembolsos se describe a menudo como reparaciones y conservación.

Los componentes recibidos como aportaciones de capital deben reconocerse a su valor

razonable conforme a lo dispuesto por la NIF D-8 “Pagos basados en acciones”, salvo que
no sea determinable en forma confiable, en cuyo caso deben reconocerse utilizando el
valor razonable del instrumento financiero de capital.

El costo de adquisición de un componente adquirido por un arrendatario en una

operación de arrendamiento capitalizable debe determinarse considerando lo
establecido en la NIF D-5 “Arrendamientos”.

Reconocimiento posterior
Con posterioridad a su reconocimiento inicial como activo, un componente debe
reconocerse a su costo de adquisición menos la depreciación acumulada y el monto
acumulado de pérdidas por deterioro (determinado conforme a los lineamientos del
Boletín C-15 “Deterioro en el valor de los activos de larga duración y su disposición” de las
NIF), para determinar su valor neto en libros.

El importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su

vida útil.

El valor residual y la vida útil de un activo se revisarán, como mínimo, al término de cada
periodo anual y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los cambios se
contabilizarán prospectivamente como un cambio en una estimación contable, de
acuerdo con la NIF B-1 “Cambios contables y correcciones de errores”.

La depreciación se contabilizará incluso si el valor razonable del activo excede a su

importe en libros, siempre y cuando el valor residual del activo no supere al importe en
libros del mismo.

La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es,
cuando se encuentre en la ubicación y en las condiciones necesarias para operar de la
forma prevista por la gerencia.

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Los beneficios económicos futuros incorporados a un activo, se consumen, por parte de la

entidad, principalmente a través de su utilización. No obstante, otros factores, tales como
la obsolescencia técnica o comercial y el deterioro natural producido por la falta de
utilización del bien, producen a menudo una disminución en la cuantía de los beneficios
económicos que podrían haber sido obtenidos de la utilización del activo.

La vida útil de un activo se definirá en términos de la utilidad que se espere que aporte a
la entidad.

Los terrenos y los edificios son activos separados, y se contabilizarán por separado, incluso
si han sido adquiridos de forma conjunta.

El método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que
sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo.
El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de
cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de
consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para
reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una
estimación contable, de acuerdo con la NIF B-1.

El método de depreciación elegido se aplicará uniformemente en todos los periodos, a

menos que se haya producido un cambio en el patrón esperado de consumo de dichos
beneficios económicos futuros.

5 Definiciones

Bienes: Activos que figuran en los libros de Banco Ahorro Famsa.

Costo: Es el importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor

razonable de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de
su adquisición o construcción o, cuando fuere aplicable, el importe que se atribuye a ese
activo cuando se lo reconoce inicialmente.

Depreciación: Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo

largo de su vida útil.

Importe depreciable: Es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido,

menos el valor residual.

Importe en libros: Es el importe por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la
depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.

Importe recuperable: Es el mayor entre el valor razonable menos los costos de venta de
un activo y su valor en uso.

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Mejoras en propiedades: Son desembolsos que tienen el efecto de aumentar el valor de

un activo existente ya sea porque aumentan su capacidad de servicio, su eficiencia,
prolongan su vida útil, o ayudan a reducir sus costos de operación futuros.

Pérdida por deterioro: Exceso del importe en libros de un activo sobre su importe
recuperable.

Valor específico para una entidad: Es el valor presente de los flujos de efectivo que la
entidad espera obtener del uso continuado de un activo y de su disposición al término de
su vida útil, o bien de los desembolsos que espera realizar para cancelar un pasivo.

Valor razonable: Es el precio que se recibiría por vender un activo o que se pagaría por
transferir un pasivo en una transacción ordenada entre participantes del mercado en la
fecha de la medición.

Valor residual de un activo: Es el importe estimado que la entidad podría obtener de un

activo por su disposición, después de haber deducido los costos estimados para su
disposición, si el activo tuviera ya la edad y condición esperadas al término de su vida útil.

Vida útil: a) Periodo durante el cual se espera que la entidad utilice el activo, o b) El
número de unidades de producción o similares que se espera obtener del mismo por
parte de una entidad.

6 Políticas

Política Contable
- Los inmuebles, mejoras a propiedades arrendadas y mobiliario y equipo se reconocen al
costo, menos su depreciación acumulada y pérdidas por deterioro.

- El costo incluye los gastos directamente atribuibles a la adquisición de estos activos y

todos los gastos relacionados con la ubicación del activo en el lugar y en las condiciones
necesarias para que pueda operar de la forma prevista por la Administración.

- Los costos de ampliación, remodelación o mejora que representan un aumento de la

capacidad o una extensión de la vida útil de los bienes, también se capitalizan.

- El importe en libros de los activos reemplazados es dado de baja cuando se reemplazan,

llevando todo el efecto al estado consolidado de resultados dentro del rubro de otros
ingresos, neto.

- Los gastos de mantenimiento y de reparación se cargan al estado consolidado de

resultados en el renglón de gastos de operación en el período en que se incurren.

- Las inversiones en proceso representan mejoras a las tiendas que están en operación al
cierre de año.

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- La depreciación de los inmuebles, mobiliario y equipo se calcula con base en el método

de línea recta para distribuir su costo durante las vidas útiles estimadas por la
Administración que son como sigue:

Activo Fijo Vida útil (años)

Edificios y construcciones 33
Mobiliario y equipo 10
Equipo de transporte 4
Equipo de cómputo 4
Herramientas y Accesorios 2.86
Mejoras en propiedades arrendadas (*) 10
Licencias y software 6.67

(*) Las mejoras a propiedades arrendadas se amortizan durante la vigencia del

contrato de arrendamiento o durante el periodo de la vida útil de la mejora
correspondiente, la que sea menor.

- Los valores residuales, la vida útil y la depreciación de los activos se revisan y ajustan de
ser necesario, a la fecha de cada estado consolidado de situación financiera. La
Compañía tiene la política de no asignar valores de rescate a sus activos ya que el
importe recuperado de las disposiciones futuras, no es representativo del valor de
adquisición original.

- El resultado por la venta de inmuebles, mobiliario y equipo se determina comparando el

valor razonable de la contraprestación recibida y el valor en libros del activo vendido y se
presenta en el estado consolidado de resultados en el rubro de otros ingresos, neto.

Políticas Generales
- La adquisición de un bien mueble o inmueble tendrá como requisito indispensable una
solicitud de inversión detallada y debidamente autorizada por el Director del área
solicitante.

- Así mismo las Mejoras en Propiedades Arrendadas deberán estar respaldadas mediante
una solicitud de inversión.

- Las solicitudes de inversión serán firmadas por el Director del área solicitante
independientemente del monto.

- Las solicitudes de inversión con monto igual o superior a $1,000,000.00 MN deberán ser
autorizadas por Administración y Finanzas y Dirección General.

- Las solicitudes de inversión con un monto igual o superior a $500,000.00 y hasta

$999,999.99 MN deberán ser firmadas por Dirección de Administración y Finanzas.

- Control Vehicular (área a nivel Grupo Famsa) deberá mantenerse comunicación

estrecha con el departamento de Contabilidad Activo Fijo sobre todos los movimientos
de activo fijo (altas y bajas) con el propósito de que sean afectadas en contabilidad a la
brevedad posible.

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- El área a la que se le asigna un activo será la responsable de custodiar y de corroborar

la existencia física de los bienes. La conservación de los bienes puestos bajo su custodia
quedará formalizada mediante la firma en el formato (Carta responsiva de custodia)
correspondiente.

- Es obligatoria la elaboración del formato de entrega de Activo por parte del área que
recibió el bien al proveedor donde quede debidamente especificado el personal al que
le fue asignado un bien para la realización de sus actividades.

- Todos los bienes propiedad de la entidad contarán con un número de inventario

asignado, número progresivo y año de adquisición.

- El proveedor entregará al almacén todos los bienes muebles adquiridos y quedarán

sujetos al control de estos a partir de que se reciba y hasta que se asigne al área que lo
solicitó.

- Todos los bienes propiedad de la entidad deberán ser utilizados únicamente para el
desarrollo de las funciones asignadas, por lo que cualquier otro uso que se les diera, será
sujeto a sanciones administrativas aplicables.

- En caso de extravío de un bien, el área de jurídico adjudicará responsabilidades y

vigilará que el responsable cubra el daño ocasionado mediante la reposición del bien por
uno igual o de características similares al extraviado o el pago del mismo a valor de
mercado para un bien igual.

Edificios y Construcciones
- Se requerirá contar con dos avalúos en el caso de venta de inmueble que permita
determinar su valor actual de mercado.

Mobiliario y Equipo
- Se considerará como parte del equipo, toda inversión que sobrepase un monto de
$5,000.00 (costo unitario) y que reúna las características físicas necesarias que permitan
llevar un control físico del mismo como son el manejo, localización, funciones, tiempo de
duración, etc. Cuando el monto del activo sea menor al mencionado, será llevado al
gasto.

Herramientas y Accesorios
- En el caso de herramientas y accesorios se considera activo fijo todo aquel tipo de
herramienta que debido a sus características físicas es posible controlar, además de que
el monto que ampare la inversión sea mayor a $1,000.00 (costo unitario, además del costo
considerar las características del equipo) de lo contrario se aplicará como gasto.

Equipo de Cómputo y Periférico

- Se considerará como parte de éste activo: teclado, monitor, CPU, impresora, annex,
regulador, scanner, computadora portátil (laptop), en sí, equipo que es posible controlar
e identificar.

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- Dentro de éste tipo de activo se manejan software, tarjetas, que se adquieren de forma
individual para ser instalados en un determinado equipo, como requisito indispensable la
factura que ampare esta inversión deberá de contener el número de serie del equipo de
cómputo en el cual fue instalado y la ubicación del mismo haciendo referencia a la
sucursal y departamento.

- Se registrará como gasto artículos como mouse, cable, data switch, protector de
pantalla, ratón (mouse pad), etc.

Licencias y software
- Las erogaciones que se realicen por este concepto serán consideradas como un activo
diferido, amortizándose a una tasa anual del 15% contable y fiscal.

Equipo de Transporte
- Es política de Grupo que las facturas originales del equipo se encuentren en custodia del
departamento de Control Vehicular. En las plazas foráneas, es responsabilidad del
gerente administrativo la custodia de los originales, y en caso de venta y/o algún tipo de
aclaración es su responsabilidad de éste proporcionar dicha factura. El área de control
de egresos (a nivel Grupo Famsa) deberá de tener un detalle de los vehículos en el cual
incluya fecha de adquisición, descripción y valor del equipo.

- Se requerirá contar con dos avalúos que permitan determinar el precio de venta del
valor actual de mercado.

Mejoras en Propiedades Arrendadas

- Aquellos desembolsos que aumenten el valor de un activo existente representan
adaptaciones o mejoras consecuentemente deben cargarse al activo fijo. La diferencia
entre una adición al activo fijo y una adaptación o mejora es que la adquisición implica
un aumento de cantidad en tanto que la mejora aumenta solo a calidad del servicio.

- Se va a considerar también como parte de la mejora la adquisición tanto de Elevadores,

así como de Escaleras eléctricas en el caso que el local sea rentado.

- Es recomendable que el costo de las adaptaciones o mejoras se registren por separado

del costo del activo original.

- Para el registro de las mejoras del departamento de proyectos deberá de identificar a

que sucursal pertenece, así como el de clasificar el tipo de mejora que se está
realizando.

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7 Diagrama del Proceso

Proceso: Administración de Activo Fijo

Para adquirir un activo fijo se inicia con una solicitud de inversión, la cual contiene una
justificación de la inversión, así como sus autorizaciones correspondientes, posteriormente
se realiza la compra y se recibe el bien por parte del proveedor, el área que se hace del
bien, solicita al departamento de Contabilidad BAF.

Control Gastos revisa la documentación soporte y la factura de la compra, una vez

validada y autorizada la factura, notifica al área de Contabilidad BAF para su debido
registro.

Control de Gastos es responsable de enviar a Tesorería la factura y documentación

soporte (registros como activo fijo) para el pago correspondiente.

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8 Diagramas y Narrativas de Procedimientos

8.1 - Procedimiento E01. Dar de Alta y Registrar Activo Fijo

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Proceso: Administración de Activo Fijo

Procedimiento: E01. Dar de Alta y Registrar Activo Fijo
Área Responsable: Contabilidad BAF
Riesgos y
Actividad Ejecutor Descripción de la Actividad
Controles
Solicita al departamento de
Contabilidad BAF que se realice el
procedimiento correspondiente para el
registro de un activo fijo (Mobiliario y
equipo, equipo de cómputo y
periférico, etc.), entrega orden de
1. Solicitar alta Coordinador de compra del activo y la factura
de un activo fijo Control de Gastos correspondiente al activo, solicitud de
inversión.

Nota: La solicitud puede venir de

cualquier área de BAF y debe ser
entregada antes de la penúltima
semana del mes.
Recibe documentación por parte del
departamento de Control de Gastos:

- Relación de facturas para pago a

2. Recibir factura proveedores
Jefe de
y - Factura original*
Normatividad
documentación - Solicitud de Inversión*
Contable BAF
soporte - Validación de la factura en Pegaso*
- Cotización del solicitante
- Orden de Compra

* Documentación obligatoria
Verifica los documentos obligatorios y
que la Solicitud de Inversión cuente
con las firmas correspondientes del:

- Director de Administración y Finanzas

- Director del Área Solicitante
- Gerente del Área Solicitante

3. Verificar datos Jefe de Al igual revisa que la información

y solicitud de Normatividad plasmada en la Solicitud de Inversión
inversión Contable BAF no presente indicios de manipulación.

<> ¿Información correcta?

Si: Pasa la actividad 4
No: Fin del Procedimiento
No se deberá recibir la documentación
sí está incompleta (incluyendo firmas
faltantes) o bien con indicios de
manipulación.
4. Sellar de Firma de recibido la Relación de
Jefe de
recibido la facturas para pago a proveedores y la
Normatividad
relación de entrega al Coordinador de Control de
Contable BAF
facturas Gastos.
5. Realizar Jefe de Realiza una revisión general de la

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revisión general Normatividad factura; nombre del proveedor,

de la factura Contable BAF sucursal e identifica el tipo de activo:

- Edificios y Construcciones
- Mobiliario y Equipo de Oficina
- Equipo de Cómputo y Periférico
- Equipo de Transporte
- Software
- Mejoras en Propiedades
- Licencias
- Proyecto Capitalizable
- Terrenos
- Gastos Preoperativos
- Inversiones en Proceso
Dar de Alta Activo Fijo
Ingresa a SAP (con usuario y
contraseña), en la transacción AS01 –
Crear activo fijo ingresa la información
relaciona al activo en base a lo
indicado en la solicitud de inversión y
factura.

1. Clase de activo
2. Sociedad que adquiere el activo
3. Cantidad de activos
4. Descripción general
5. Gestión histórica
6. Centro de Costo (Departamento y
Jefe de sucursal a donde se cargará el gasto
6. Dar de alta
Normatividad de la depreciación)
activo fijo
Contable BAF 7. Número de Factura
8. Número de acreedor (Proveedor)

Al terminar de capturar los datos,

selecciona la opción guardar y el
activo queda dado de alta en la
contabilidad.

<> ¿Proveedor registrado?

Si: Pasa a la actividad 8
No: Pasa a la actividad 7

Nota: Al ingresar el número de

proveedor, si este no llegara a estar
registrado, SAP no dejara continuar.
Contacta al Coordinador de Control
7. Notificar a de Gastos para indicarle la situación y
Jefe de
Control de que realice el alta correspondiente del
Normatividad
Gastos la Proveedor.
Contable BAF
situación
Fin del Procedimiento.
Registrar Activo Fijo
8. Registrar En SAP a través de la transacción F90,
Jefe de
información ingresa la información requerida:
Normatividad
contable de la
Contable BAF
factura - Fecha de registro
- Fecha de factura

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- Número de Proveedor (incluyendo

nombre y razón social)
- Importe de la factura
- Numero de activo
Continua con el proceso de registro en
SAP y genera un documento contable
que indica que el activo esta
9. Generar
Jefe de contablemente en SAP y
documento
Normatividad contablemente en activo fijo.
contable del
Contable BAF
activo
Nota: De forma automática lo
registrado en SAP se vincula a las
cuentas contables de activo.
Jefe de
10. Resguardar Resguarda la información de manera
Normatividad
información física en Archivo.
Contable BAF

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8.2 - Procedimiento E02. Dar de Baja Activo Fijo (Vendido)

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Proceso: Administración de Activo Fijo

Procedimiento: E02. Dar de Baja Activo Fijo (Vendido)
Área Responsable: Contabilidad BAF
Riesgos y
Actividad Ejecutor Descripción de la Actividad
Controles
Contacta vía correo electrónico al
Jefe de Normatividad Contable BAF y
1. Verificar pregunta si está “N” activo dado de
existencia del Solicitante alta, adjuntando la “Carta de Venta”.
activo fijo
Nota: El solicitante suele ser el área de
Control Vehicular.
Identifica en el “Auxiliar” si se
encuentra el activo fijo o no, para ello
ingresa a SAP (con usuario y
contraseña) en la transacción
2. Identificar Jefe de
S_ALR_87011964 Patrimonio de activos
activo fijo en Normatividad
fijos por clase.
Auxiliar Contable BAF
En caso de no tener el número de
activo, buscar por número de serie o
factura.
Contacta al Solicitante vía correo
electrónico y le indica si el activo se
encuentra o no dentro de los registros
3. Notificar la Jefe de
de BAF.
situación de Normatividad
registro Contable BAF
<> ¿Activo registrado?
Si: Pasa a la actividad 4
No: Fin del Procedimiento
Revisa el tipo de activo fijo a dar de
baja, esto con la finalidad de respetar
el proceso correspondiente de cada
Jefe de uno.
4. Identificar tipo
Normatividad
de activo fijo
Contable BAF <> Tipo
Venta: Pasa a la actividad 5
Filial: Pasa a la actividad 14
Siniestro/Robo: Pasa a la actividad 15
Venta
5. Continuar con
Continua con su proceso de venta del
proceso de Solicitante
activo fijo y solicita al comprador la
venta
ficha de depósito correspondiente.
Solicita vía correo electrónico al
6. Solicitar Analista de Conciliaciones Bancarias la
confirmación de Solicitante confirmación del depósito en la
deposito cuenta de banco, adjuntando la ficha
de depósito.
Una vez que se tenga la confirmación
7. Solicitar del depósito, contacta al Analista de
emisión de Solicitante Normatividad BAF y le solicita emisión
factura de venta de factura de la venta, adjuntando la
“Carta de Venta”.
8. Generar Analista de Ingresa a [Link]
factura de la Normatividad BAF (con usuario y contraseña) y procede

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venta del activo a generar la factura.

<> ¿Receptor registrado?

Si: Pasa a la actividad 11
No: Pasa a la actividad 9
Contacta vía correo al Solicitante y le
9. Solicitar datos Analista de pide los datos requeridos del receptor
del receptor Normatividad BAF de la factura para continuar con el
proceso de la emisión de factura.
Envía (correo electrónico) al Analista
10. Enviar datos
Solicitante de Normatividad BAF los datos
del receptor
solicitados.
Continua con el proceso de la emisión
11. Capturar Analista de de la factura, captura los datos
datos a facturar Normatividad BAF correspondientes y en automático
obtiene la factura (PDF y XLM).
Envía la factura (PDF y XLM) al
Solicitante y les informa que revisen
12. Enviar factura que la información sea correcta.
Analista de
digital (PDF y
Normatividad BAF
XLM) La factura debe ser enviada en el
mismo correo donde se solicitó su
emisión.
Imprime la factura (PDF) y la resguarda
13. Resguardar
Analista de de forma física en Archivo.
factura de forma
Normatividad BAF
física
Pasa a la actividad 16
Filial
Solicita vía correo electrónico al
Analista de Normatividad BAF la
factura del traspaso.
14. Continuar
con el proceso Solicitante Para ello envía:
de filial - Formato de filiales “Reecompra Entre
Filiales” firmado por el Gerente de
Control de Gastos

Pasa a la activad 8
Siniestro/Robo
Solicita vía correo electrónico al
Analista de Normatividad BAF la
factura para la aseguradora.
15. Continuar
con el proceso Solicitante
Para ello envía:
de siniestro/robo
- Carta de la aseguradora, donde
solicita la factura

Pasa a la activad 8
Entrega vía correo electrónico al
departamento de Contabilidad BAF la
documentación requerida para la baja
del activo fijo (La documentación
16. Solicitar baja
Solicitante recibida depende del tipo de activo).
de un activo fijo
- Carta de Venta
- Ficha de deposito
- Factura

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- Recompra entre filiales

La información debe ser entregada

antes del 26 de cada mes.
Corrobora que la documentación esté
completa y la factura contenga la
firma del Gerente Solicitante.
Jefe de
17. Corroborar la <> ¿Documentación correcta?
Normatividad
documentación Si: Pasa la actividad 18
Contable BAF
No: Fin del Procedimiento
No se deberá aceptar la
documentación si esta no está
completa y correcta.
En SAP, a través de la transacción F92,
ingresa la información requerida para
la baja del activo vendido:

18. Ingresar - Fecha documento

Jefe de
información para - Clase de documento
Normatividad
la baja del - Sociedad
Contable BAF
activo - Fecha contable
- Periodo
- Moneda
- Número de deudor
- Descripción de la unidad
19. Agregar baja Jefe de Agrega la baja del activo en el archivo
en registro Normatividad “Control de Bajas AF” para el
interno Contable BAF resguardo del registro de bajas.

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8.3 - Procedimiento E03. Dar de Baja Activo Fijo (Desguace)

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Proceso: Administración de Activo Fijo

Procedimiento: E03. Dar de Baja Activo Fijo (Desguace)
Área Responsable: Contabilidad BAF
Riesgos y
Actividad Ejecutor Descripción de la Actividad
Controles
Entrega al departamento de
Contabilidad el “Acta de la Baja del
Activo Fijo” que indica la baja de un
1. Solicitar baja
Solicitante activo fijo (desguace).
de un activo fijo
Dicha acta debe estar firmada por el
Director del Área Solicitante.
Verifica que la documentación esté
completa y con la autorización
correspondiente.
Jefe de
2. Verificar acta <> ¿Documentación correcta?
Normatividad
de baja Si: Pasa la actividad 4
Contable BAF
No: Fin del Procedimiento
No se deberá aceptar la
documentación si esta no está
completa y correcta.
3. Sellar de Jefe de Firma de recibido el “Acta de la Baja
recibido la Normatividad del Activo Fijo” y la entrega al
solicitud de baja Contable BAF Solicitante.
En SAP, a través de la transacción
ABAVN ingresa la información
requerida para la baja del activo:

- Baja de Equipos
- Sociedad
- Clase de activo
- Número de activo
4. Ingresar
Jefe de - Fecha de baja (debe ser dentro del
información para
Normatividad mismo mes)
la baja del
Contable BAF - Depreciación acumulada
activo
Al terminar de ingresar los datos,
selecciona la opción guardar,
generando en el sistema un número de
documento.

Nota: En este tipo de bajas, no existe

emisión de factura.
5. Agregar baja Jefe de Agrega la baja del activo en el archivo
en registro Normatividad “Control de bajas AF” para el
interno Contable BAF resguardo del registro de bajas.

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8.4 - Procedimiento E04. Conciliar, Depreciar y Amortizar Activo Fijo

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Proceso: Administración de Activo Fijo

Procedimiento: E04. Conciliar, Depreciar y Amortizar Activo Fijo
Área Responsable: Contabilidad BAF
Riesgos y
Actividad Ejecutor Descripción de la Actividad
Controles
Conciliación de SAP vs. Cuentas
1. Realizar
contables
conciliación de Jefe de
Mensualmente ingresa a SAP (con
sistema vs Normatividad
usuario y contraseña) y coteja los
cuentas Contable BAF
registros en el módulo de SAP contra lo
contables
registrado en las cuentas contables.
Guarda la evidencia de dicha
2. Resguardar Jefe de conciliación en el archivo “Sumaria
evidencia de Normatividad AF”.
conciliación Contable BAF
Pasa a la actividad 6
Depreciación y Amortización
Mensualmente en SAP corre la
depreciación y amortización, para
afectar al gasto contra la
depreciación y amortización
acumulada.

Como primer paso en la transacción

J1AI- Revalorización activos fijos, realiza
la revalorización (actualización de
índices para posteriormente ejecutar
3. Correr Jefe de una serie de batches) y corre la
depreciación y Normatividad depreciación mensual.
amortización Contable BAF
Como segundo paso en la transacción
AFAB – Contabilización de
Amortizaciones, corre la amortización
mensual.

Por último, espera el resultado de la

depreciación.

<> ¿Resultado exitoso?

Si: Pasa a la actividad 5
No: Pasa a la actividad 4
En caso de que se detecte algún error,
investiga la razón, se revisa los batches
Jefe de
4. Investigar el para saber el motivo por el cual no se
Normatividad
porqué del error ejecutó correctamente el programa.
Contable BAF
Pasa a la actividad 3
5. Generar Jefe de En SAP genera documentos contables
documentación Normatividad de la depreciación y amortización
contable Contable BAF mensual y los guarda en Archivo.
6. Supervisar Mensualmente revisa las cuentas
Gerente de
cuentas contables de la depreciación y
Contabilidad
contables amortización.
Fin del Proceso

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9 Anexos

Anexo 1 – “Sumaria Activo Fijo mes añ[Link]” (Cuentas de depreciación de los activos)

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Anexo 2 – “Control de Bajas_AF mes añ[Link]”

“Los manuales administrativos son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación
para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto información de la organización
(antecedentes, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.), como
las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.”

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