GUIA No.
XIOMARA BARRETO
ALICIA CADENA
XIMENA CASAS
DIANA MORENO
ANGELA RUIZ
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FICHA 2141341
ORIANA FIGUEROA
INSTRUCTORA
SENA CIDE SOACHA
2020
INTRODUCCION
La gestión documental son prácticas que se usan para darle una mejor
organización a los documentos, determinando su almacenamiento, recuperación y
eliminación teniendo en cuenta el tiempo de los mismos, apoyadas en
instrumentos que facilitan estas técnicas archivísticas.
Esta guía nos permite identificar dichas herramientas con las que cuentan
empresas o entidades para manipular adecuadamente la información, si por el
contrario no han tomado en cuenta este parámetro, se propone implementar un
programa de gestión documental que le permitirá de forma inmediata y establecida
darle un buen manejo a sus documentos y organizar la información a partir de las
leyes establecidas con este fin.
3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN
3.1.1 Teniendo en cuenta la guía pautas para elaboración del diagnóstico integral
de archivo reflexione sobre la importancia de la investigación, la estadística y los
resultados obtenidos en esta fase para la construcción y aplicación de las
herramientas requeridas, la realización del diagnóstico integral como apoyo para el
análisis y la planeación de las transferencias documentales primarias y
secundarias en la empresa de acuerdo con normativa.
Xiomara Barreto
1. ¿Identifica los pasos a seguir para la elaboración del diagnóstico integral?
RTA: -Hacer inicialmente una lectura minuciosa y total del formato de diagnóstico
para familiarizarse con las diferentes preguntas que se formulen.
-Tener en cuenta los anexos normativos incluidos en la publicación.
-Diligenciar la totalidad del formato, lo que le permitirá tener una visión integral de
los diferentes aspectos relacionados con la preservación en archivos.
-Para responder algunas preguntas, se debe hacer mediciones específicas, como
por ejemplo en los casos de áreas, metros lineales de documentación temperatura
y humedad relativa, entre otros.
-Contar en lo posible con los planos arquitectónicos del espacio destinado al
archivo.
-Hacer vistas de observación en los distintos espacios donde se encuentran los
archivos.
2. ¿Identifica los pasos a seguir para realizar el proceso de investigación de
acuerdo con el contexto?
RTA: -Identificación
-Infraestructura física del archivo
-Características de la documentación
3. Está en capacidad de dar soluciones a las necesidades que arroja la
investigación
RTA: Si estoy en capacidad ya que hay investigaciones verdaderas y falsas,
también podemos encontrar una buena información eso depende tener una buena
investigación e información.
4. ¿Considera que con la lectura desarrollada usted está en capacidad de
elaborar las herramientas necesarias para realizar el diagnóstico en la
organización?
RTA: Si ya que con la información dada puedo desarrollar un buen diagnóstico con
las herramientas dadas y con una información concreta dar unos mejores
resultados para realizar un excelente trabajo.
Alicia Cadena
1. ¿Identifica los pasos a seguir para la elaboración del diagnóstico integral?
El diagnóstico integral permite evaluar variable involucrados en la preservación,
mantenimiento y control. Inicia con la evaluación de la entidad y del archivo en sus
aspectos administrativos, continúa con la revisión de la infraestructura y dotación,
termina con el monitoreo específico de la documentación en su estado de
conservación y deterioro, Se divide en tres grupos:
IDENTIFICACION: está referido a determinar la estructura administrativa del
archivo dentro la entidad al igual que los servicios internos y externos que presta
como presupuesto y recurso humano. Estos elementos permiten establecer o
determinar las acciones que el archivo debe emprender para fortalecer tanto su
sistema de organización interna como las relaciones que debemos cumplir con la
entidad a la cual pertenece
INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO: se debe realizar una inspección de
infraestructura de con que cuenta el archivo con el fin de determinar cuáles son los
factores de riesgos aso como las fortalezas que este posee, considerando
aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas.
Factor: iluminación, ventilación, humedad relativa, temperatura y contaminantes
atmosféricos.
Medidas de prevención de desastre y mantenimiento tanto de la documentación
como las de las áreas de depósito que se encuentra destinada para el archivo:
edificio, el archivo, instalaciones (deposito) condiciones de prevención de desastre
y mantenimiento.
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACION: conocer tanto las características
físicas y técnicas de la documentación sea cual fuera el tipo de soporte, así como
aspectos sobre organización archivística. Determinar el estado de conservación de
la documentación teniendo en cuenta tipos de deterioro biológico, químico y físico
Almacenamiento: norma técnica de Colombia NTC 5029 de medición de archivo
Aspectos archivísticos: TRD (Tabla de Retención Documental)
Sistema integrado de conservación
Normatividad NTC 4436 regular producción de documental
Requisito para su permanencia y durabilidad norma ISO 9706
Documental que se encuentran en otro deposito razón por la cual está en otro
depósito
Estado de conservación de la documentación.
Aspectos archivísticos: serie, número consecutivo o correlativo, cantidad de folios,
tipo de almacenamiento (libro, legajo, carpeta, caja, paquete o AZ)
Aspecto físico: clase soporte. Manuel, industrial, rayado o copia
Técnica de elaboración: manuscrito, impresión o mecanografía.
Material adjunto: periódico, mapas dibujos, fotografía y planos.
Deterioro se agrupa en: biológico, químico y físico.
2. ¿Identifica los pasos a seguir para realizar el proceso de investigación de
acuerdo con el contexto?
Realizar la observación, la entrevista, la encuesta para conocer la necesidad,
identificar los aspectos prioritarios y adelantar la acción pertinente por medio de la
formulación de estrategias
3. ¿Está en capacidad de dar soluciones a las necesidades que arroja la
investigación?
Teniendo clara la necesidad según lo investigado, si daría la solución.
4. ¿Considera que con la lectura desarrollada usted está en capacidad de elaborar
las herramientas necesarias para realizar el diagnóstico en la organización?
Tendría que conocer más del tema, pero me considero con la capacidad de hacer
un diagnóstico.
Ximena Casas
1. ¿Identifica los pasos a seguir para la elaboración del diagnóstico integral?
Inspeccionar y realizar visitas de observación de los documentos
(Indagar con las personas encargadas del archivo tomar la información
que se pueda).
Recopilación e identificación de la información de la entidad.
Realizar una medición de los archivos, teniendo en cuenta las
mediciones específicas como el área, metros lineales, temperatura y
humedad.
Llevar a cabo datos precisos del archivo diligenciando los formatos
correspondientes que permitirán el orden.
Evaluar con una muestra las condiciones del archivo y dar un informa
final.
2. ¿Identifica los pasos a seguir para realizar el proceso de investigación de
acuerdo con el contexto?
Formulación del problema
Identificar factores que influyen de forma negativa y positiva
Recopilación de la información para precisar posibles soluciones
Probar la hipótesis y trabajar en ellas
Conclusión de lo que se ejecutó a lo largo de proceso investigativo
3. ¿Está en capacidad de dar soluciones a las necesidades que arroja la
investigación?
En este momento consideraría que no, debido a que no cuento con mucha
información y sobre el tema y esto afectaría el proceso de la investigación.
4. ¿Considera que con la lectura desarrollada usted está en capacidad de
elaborar las herramientas necesarias para realizar el diagnóstico en la
organización?
Si aplicamos las pautas que nos indica la lectura pensaría que si debido a
que se da a conocer los requerimientos que se deben tener en cuenta para
dar un buen diagnóstico al archivo y los formatos son un apoyo para
organizar mejor la información.
Diana Moreno
1. ¿Identifica los pasos a seguir para la elaboración del diagnóstico integral?
Para elaborar un diagnóstico integral se deben seguir los siguientes pasos:
Realizar una lectura minuciosa y total del formato de diagnóstico para
familiarizarse con las diferentes preguntas que se formulan.
Tener en cuenta los anexos normativos incluidos en la publicación. En ellos
encontrara elementos básicos que le ayudaran a entender la problemática
que plantea la preservación de archivos.
Diligenciar la totalidad del formato, lo que permitirá tener una visión integral
de los diferentes aspectos relacionados con la preservación en archivos.
Aun cuando muchas de las respuestas sean negativas, estas le darán una
orientación concreta de las acciones en las cuales debe trabajar.
Para responder algunas preguntas, se debe hacer mediciones específicas,
como por ejemplo en los casos de áreas, metros lineales de
documentación, temperatura, humedad relativa, entre otros.
Contar en lo posible con los planos arquitectónicos y técnicos del espacio
destinado al archivo. En ellos se determinan las áreas y los aspectos de
infraestructura acerca de los cuales se quiere indagar. Cuando no los
tenga, es preferible realizar los gráficos a escala.
Realizar una revisión detallada del cuadro anexo N° "Prevención en
material de archivos". Este le servirá no solo para identificar los factores
que inciden en la conservación de los documentos, sino para establecer
cómo actúan y como se identifican a partir de sus manifestaciones.
Igualmente, será, una guía para tomar las medidas preventivas y
correctivas necesarias ya que en él se plantean los Programas de
Conservación Preventiva.
Hacer visitas de información e inspección en los distintos espacios donde
se encuentran los archivos o haya acumulación de ellos; es necesario
levantar registros fotográficos los cuales deben quedar anexos y realizar
entrevistas directas a los encargados y a los funcionarios de la entidad cuya
función tenga relación con el archivo.
Tener en cuenta que para la evaluación documental que se realice en el
cuadro de " Estado de Conservación de la Documentación", se recurre al
uso de muestreos aleatorios los cuales deben ser representativos.
Los proyectos que se formulen, luego de la interpretación de los datos
arrojados por el diagnostico, contemplaran distintos aspectos con objetivos
específicos, ejecución de acciones, determinación de presupuesto,
elaboración de cronogramas y formulación de indicadores de gestión.
2. ¿Identifica los pasos a seguir para realizar el proceso de investigación de
acuerdo con el contexto?
El diagnostico al ser integral permite evaluar el máximo de variables involucradas
en la preservación, mantenimiento y control documenta; así se divide en tres
partes: A identificación, B. Infraestructura física del archivo y C. Características de
documentación. Estas van de lo general a lo particular.
Inicia con la evaluación de la entidad y del archivo en sus aspectos
administrativos.
Revisión de la infraestructura y dotación.
Monitoreo específico de la documentación en su estado de conservación y
deterioro.
IDENTIFICACIÓN
El objetivo de este apartado, dentro del proceso de diagnóstico integral, está
referido a determinar la estructura administrativa del archivo dentro de la entidad,
al igual que los servicios internos y externos que presta, así como el presupuesto y
recurso humano destinado a desarrollar las funciones bien sean establecidas por
manuales o que se ejecutan en la práctica sin su existencia. Estos elementos
permitan establecer o determinar las acciones que el archivo debe emprender
para fortalecer tanto su sistema de organización interna como las relaciones que
debe cumplir con la entidad a la cual pertenece, ya que como instancia que se
encarga de la organización, conservación y acceso de la información producida
por la entidad debe fijar los lineamientos bajo los cuales se realice la gestión de la
documentación acorde con los principios archivísticos.
Datos del archivo
Se incluye la información básica sobre fecha de conformación, ubicación
geográfica y dirección. En el campo de nivel:
Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
Se debe conocer del archivo su ubicación respecto a la organización, la misión
que cumple y los datos del representante legal.
Administración del archivo
Se debe conocer los procedimientos que se adelantan en el archivo, como los
programas de gestión, la forma de organización documental, sean estos
establecidos por manuales o no y si se considera la preservación documental.
Servicios que presta el archivo
Se establece la cantidad, tipo de usuarios que atiende, las condiciones de consulta
y la infraestructura con la cual cuenta.
INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO
Se debe realizar inspección de infraestructura con que cuenta el archivo con el fin
de determinar cuáles son los factores de riesgo así como las fortalezas que este
posee, se hace énfasis en las condiciones de la zona de depósito con el fin de
establecer la incidencia de factores de deterioro como la iluminación, ventilación,
humedad relativa, temperatura y contaminantes atmosféricos, se indagara sobre
las medidas de prevención de desastres y mantenimiento tanto en documentación
como en las zonas de depósito.
El edificio
Se deben determinar características arquitectónicas y algunos elementos sobre el
tipo de construcción para que cumpla la función para lo cual fue diseñado.
El archivo
Se determina el lugar que ocupa el archivo dentro de la edificación, los depósitos y
áreas con las que cuenta la dependencia atendiendo a las funciones que
desarrolla.
Instalaciones (depósitos)
Se inspeccionan factores ambientales, como el tipo de iluminación, manejo y
medios de control, ventilación, temperatura, humedad relativa y entrada de polvo.
Estos aspectos proporcionan orientación para tomar correctivos en relación con el
control de los factores de deterioro; por ello es fundamental hacer uso de los
equipos respectivos para determinar los valores o rangos existentes en las áreas
de depósito. Otra opción es referenciarse de datos que se reportan en cada región
geográfica por el HIMAT, humedad relativa he y temperatura T.
Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento
Se hace énfasis en la relación que hay entre los comités paritarios de salud
ocupacional y archivo, en cuanto a las condiciones de seguridad respecto a los
planes de prevención de desastres.
En relación con el mantenimiento se pregunta acerca de la limpieza y el control
microbiológico tanto de áreas de depósito como de la documentación, se debe
especificar la frecuencia, los equipos y materiales empleados con lo cual se llevan
a cabo.
CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
Se da a conocer las características tanto físicas como técnicas de la
documentación, sea cual fuere el tipo de soporte, así como aspectos de
organización archivística. Se hace énfasis en el registro de las medidas de
preservación adoptadas para la producción, trámite y disposición final de los
documentos.
Un punto central lo constituye determinar el estado de conservación de la
documentación teniendo en cuenta tipos de deterioro biológico, químico y físico,
estos se establecen bajo parámetros cualitativos y cuantitativos aplicando
metodologías de tipo estadístico de acuerdo con el volumen total de
documentación.
Almacenamiento
Se pregunta acerca de fechas de los documentos, cantidad y técnica de
elaboración, si existe documentación cartográfica, planimetría y fotográfica, al
igual que sus sistemas de almacenamiento, es necesario determinar el tipo de
unidad de conservación en los que están los documentos, bien sea elaborados en
papel o nuevas tecnologías, es importante establecer el mayor grado de certeza
de la cantidad de unidades de documentación existente.
Aspectos archivísticos
Se determina la forma de organización acrítica que se utiliza y el tipo de auxiliares
descriptiva con los que se cuenta para recuperar la información. Así mismo la
regulación de los procesos de transferencia documental mediante la aplicación o
no de las Tablas de Retención Documental TDR y todos los procesos relacionados
con la gestión documental y si sean producido perdidas documentales.
Preservación documental
En esta parte del diagnóstico se establece el nivel y el tipo de deterioro de los
documentos y los tratamiento adelantados tanto preventivos como curativos la
implementación del "Sistema Integrad de Conservación" con la aplicación de
programas y acciones concretas de trabajo.
Se indaga sobre los procesos archivísticos, como la foliación (numeración), la
perforación de los documentos para su legajado o el uso de papeles de buena
calidad atendiendo el cumplimiento de la normatividad que se ha expedido para
regular la producción documental como la NTC 4436 "Papel para documento de
archivo: requisitos para su permanencia y durabilidad" homologada a la Norma
ISO 9706. Se establece si se efectúa, algún tipo de acciones directas de
conservación preventiva sobre la documentación.
Documentación que se encuentra en otro deposito
Se enfatiza sobre el registro de la documentación que por razones de espacio o de
la misma organización archivística se encuentra en otro sitio, se debe tener en
cuenta cada una de las áreas donde se almacene documentación.
ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Se establece una metodología que considera de una parte las características
específicas de los documentos a evaluar y de otra parte los descriptores con los
cuales se señalen las alteraciones presentes, teniendo en cuenta la determinación
de una muestra representativa a partir de la aplicación de principios estadísticos.
En el cuadro "Estado de conservación de la documentación" se registra lo
pertinente a los documentos que se evalúan, como la serie, el numero consecutivo
o correlativo, la cantidad de folios y el tipo de almacenamiento, también se tiene
en cuenta el aspectos físicos y la técnica de elaboración.
a) Principios de tipo estadístico
Se parte de establecer una hipótesis inicial en el estado de conservación que se
espera encontrar en la documentación, fijando un rango de error admitido, ya que
esto es propio de todo muestreo estadístico. Los descriptores de deterioro se
evalúan en dos parámetros:
Primeramente se registra la cantidad de folios que presentan la manifestación de
deterioro con respecto a cada una de las unidades evaluadas, estos datos se
consignan en porcentaje entre 1 y el 100%, valores que deben tener relación con
el número de folios en los cuales se encuentra el deterioro. El segundo parámetro
determina la intensidad, de la alteración presente, para ello se relacionan rangos
con el grado y avance del deterioro.
Aplicando los parámetros mencionados se realiza un diagnostico aleatorio que va
dirigido a los acervos documentales cuyo volumen es bastante grande y es
necesario tener un conocimiento global del estado de conservación de la
documentación, se realiza con base en una muestra representativa.
b) Muestra
Para que los datos sean representativos del total de la población, esa aleatoriedad
se puede lograr con el uso de "números aleatorios", los cuales se consignan en
tablas de libros estadísticos, esto implica que exista una numeración de las
unidades que conforman el acebo documental.
c) Determinación de la muestra
Con el fin de facilitar los cálculos que se deben realizar aplicando las formulas
descritas el Laboratorio de Restauración de Archivo desarrollo la aplicación
estadística "STADIGRAD", con ella mediante la introducción de datos, se realizan
las operaciones y se generan tablas de resultado en forma numérica y en gráficos
que permiten de forma visual interpretar los resultados.
d) Determinación del deterioro de la documentación
Para llevar a cabo la evaluación del estado en el cual se encuentra la
documentación se agrupan las manifestaciones de deterioro en las de tipo
biológico, químico y físico.
Con el fin de determinar los diferentes deterioros, es necesario partir de que ellos
son producto de una serie de factores de alteración que provocan cambios en las
características propias de la naturaleza de los materiales, también llamados
intrínsecos o extrínsecos.
Tipos de deterioro:
Alteración de tipo Biológico: Agrupa el daño ocasionado por bacterias, hongos,
insectos y roedores.
Alteraciones de tipo químico: Provocadas por las reacciones que se dan entre
los materiales empleados en la fabricación de los soportes y los factores
medioambientales como temperatura, humedad relativa, luz visible, radiación
ultravioleta, contaminante atmosférica y material articulado.
Alteraciones de tipo físico: Producida sobre los materiales por efectos de
exposición prolongada a condiciones ambientales inadecuadas por su incorrecta
manipulación o por la carencia de medios apropiados de almacenamiento.
3. ¿Está en capacidad de dar soluciones a las necesidades que arroja la
investigación?
Por medio de la interpretación de los aspectos evaluados se logran dar soluciones
a la investigación realizada a la organización.
Primeramente se debe analizar cada uno de los elementos determinando su
relación con el estado archivo, considerando características de tipo administrativo,
de infraestructura y las específicas de la documentación, según su nivel de
respuesta positiva o negativa orienta para tomar las medidas correctivas que se
deben aplicar.
Se debe adoptar en cada una de las fases del ciclo vital de documentación
medidas de preservación, esto con el fin de proporcionar las condiciones en las
cuales se puede regular los procesos de organización archivística y las prácticas
cotidianas que es necesario desarrollar de manera continua para garantizar la
correcta preservación del acervo documental de cada entidad.
Estrategias preventivas y correctivas:
Sensibilización a la estructura administrativa de la entidad y cada una de las
dependencias productoras. Las acciones que se contemplan se relacionan
con el desarrollo de manuales o circulares por medio de los cuales se
reglamenta al interior de la entidad.
Determinación de condiciones ambientales adecuadas para adoptarlas en
los correctivos pertinentes.
La dotación de infraestructura específica para cada tipo de documentación
que posea el archivo en cuanto a las instalaciones físicas, a su mobiliario y
medios de protección a través del uso de unidades de conservación y
formas de almacenamiento.
Mantenimiento basado en las deficiencias y en las necesidades
encontradas, formulando finalmente proyectos sustentados en las
prioridades establecidas.
Establecer capacitación al recurso humano para que cuente con los
elementos técnicos que le permitan desarrollar las acciones en forma
eficiente.
Analizar datos relativos al estado de conservación de la documentación: Se
requiere la tabulación de los descriptores contemplados, se usa métodos
manuales o automatizados.
4. ¿Considera que con la lectura desarrollada usted está en capacidad de elaborar
las herramientas necesarias para realizar el diagnóstico en la organización?
Me siento en la capacidad de elaborar las herramientas necesarias para realizar
un buen diagnóstico integral, ya que en la lectura nos especifican el paso a paso
del procedimiento adecuado para realizar una revisión completa y detallada, y así
lograr identificar las falencias y los aciertos de los procedimientos que se están
ejecutando dentro de una entidad bien sea pública o privada enfocadas en la
gestión documental, a partir de esta información empezar aplicar estrategias o
planes de acción que permitan el fortalecimiento y eficiencia en este campo dentro
de una organización.
Ángela Ruiz
1 ¿Identifica los pasos a seguir para la elaboración del diagnóstico integral?
Los pasos para un diagnóstico integral son:
Hacer inicialmente una lectura minuciosa y total del formato de diagnóstico para
familiarizarse con las diferentes preguntas que se formulan.
Tener en cuenta los anexos normativos incluidos en la publicación. En ellos
encontrara elementos básicos que le ayudaran a entender la problemática que
plantea la preservación de archivos.
Para responder algunas preguntas, se deben hacer algunas mediciones
específicas. Como por ejemplo en los casos de Áreas. Metros lineales de
documentación, temperatura y humedad relativa, entre otros.
Tener en cuenta que para la evaluación documental que se realice en el cuadro
de estado de conservación de la documentación, se recurre al uso de
muestreos aleatorios los cuales deben ser representativos.
Diligenciar la totalidad del formato, lo que permitirá tener una visión integral de
los diferentes aspectos relacionados con la preservación en archivos. Aun
cuando muchas de las respuestas sean negativas, estas les darán una
orientación concreta de las acciones en las cuales debe trabajar.
Realizar una revisión detallada del cuadro anexo NO.1 prevención en material
de archivo. Este le servirá no solo para identificar los factores que inciden en la
conservación de los documentos, sino para establecer cómo actúan y como se
identifican a partir de sus manifestaciones. Igualmente, será una guía para
tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias ya que en él se platean
los programas de conservación preventiva.
2. ¿Identifica los pasos a seguir para realizar el proceso de investigación de
acuerdo con el contexto?
Formulación y delimitación del problema
Objetivos de la investigación
Justificación y viabilidad
Revisión de la literatura relacionada (Estado del conocimiento)
Desarrollo del Marco Teórico
Formulación de la hipótesis o peguntas de investigación
Descripción del contexto
3. ¿Está en capacidad de dar soluciones a las necesidades que arroja la
investigación?
Si estoy en la capacidad de dar soluciones a las necesidades que arroja la
investigación porqué sé que puedo dar soluciones.
4. ¿Considera que con la lectura desarrollada usted está en capacidad de elaborar
las herramientas necesarias para realizar el diagnóstico en la organización?
Con la lectura desarrollada me encuentro en la capacidad de elaborar las
herramientas necesarias para la realización del diagnóstico en la organización
porque puedo ejercer mis conocimientos y mis habilidades y demostrarles a las
personas ya mi misma de que yo puedo tener la capacidad necesaria.
Descripción
Teniendo en la lectura propuesta en la guía pautas para elaboración del
diagnóstico integral de archivo, reúnase en equipos de 4 personas analice los
instrumentos requerido para identificar necesidades en la recopilación de la
información, para el desarrollo de dicha actividad se sugiere tener en cuenta el
contexto, la lógica y la intención de la actividad con el fin de generar aprendizaje,
participación, interacción, enriquecimiento y desarrollo de la investigación entre el
equipo de trabajo colaborativo.
Empresa objeto de estudio: Notaría 1 Soacha
Se tomara como instrumento de investigación la observación, que nos permitirá
definir el tratamiento del archivo de forma directa, para analizar la situación y llegar
a las conclusiones. Adicional se complementara la exploración con la entrevista.
Link del mapa mental: https://www.goconqr.com/en/mind_maps/25119497/edit#
