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Software de Mantenimiento y Gestión de Activos

SysMan Software Cloud - Manager

Manual de Usuario

Rev. 290322

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan Web

 CONTENIDO

Presentación
Cómo obtener mejores resultados del presente manual.

Descripción del contenido por capítulo:

Capítulo 1 - Instalación del Producto y Generalidades del Programa

Requisitos del Sistema

Interfaz principal del producto
Primeros Pasos con SysMan

 Configuración de Términos
 Codificación de sus Equipos
 Registro de Recursos

Capítulo 2 - Descripción General de Procesos

Adaptación de SysMan por tipo de Industria

Codificación de los Equipos (Estrategias Sugeridas)

 Creación de ítems desde el Árbol

 Importación de Equipos desde Archivos de Excel
 Orden presentación Activos

OT Generales (Correctivas, Otros – No Programados)

Preventivos/Predictivos (Planificados)
Planificador de Mantenimiento
Inventario de Materiales y Repuestos

Movimientos de Inventario

 Ingreso Almacén (Unitario)

 Transferencia Almacenes (Unitario)
 Salida Almacén (Unitario)
 Salida Almacén por Mantenimiento OT-OTP
 Salida Almacén por otro motivo (Unitario)
 Entradas-Salidas-Transferencia (Grupal)

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 Compras y Gestión de Requerimientos

 Gestión Solicitudes de Cotización

 Creación de Requerimientos directamente desde
Compras
 Creación de Requerimientos desde Órdenes de Trabajo
hacia Compras

Evaluación de datos

Seguridad (Control de acceso y Perfiles Usuario)

Capítulo 3 - Descripción General Opciones (Interfaz de Usuario)

Menú de Opciones (Barra Superior)

Menú Archivo

 Abrir Base de Datos

 Cerrar Base de Datos

Menú Catálogos

 Primer nivel – Área (Término Modificable)

 Segundo nivel – Equipo (Término Modificable)
 Tercer nivel – SubEquipo (Término Modificable)
 Cuarto nivel – Componente (Término Modificable)
 Quinto nivel – Parte
 Línea (Término Modificable)
 Grupo - Equipo (Término Modificable)
 Clasificación General
 Centro de Costo
 Vincular
Vincular Equipo-Línea
Vincular Equipo - Grupo
Vincular Equipo – Material / Repuesto

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 Vincular Material / Repuesto – Proveedor

 Rutina Mantenimiento / Actividades

 Inventario Materiales/Repuestos
Ficha Materiales/Repuestos
Clasificación Materiales/Repuestos
Almacenes
Motivos Salidas Materiales/Repuestos – Herramientas

 Inventario Herramientas
Ficha Herramientas
Clasificación Herramientas

 Mano de Obra (Personal Interno)

Ficha Mano de Obra (Categoría)
Personal (Trabajador)

 Servicios Externos (Contratistas)

Ficha Servicios Externos
Clasificación Servicios Externos
Tipo Servicios a Contratar

 Proveedores (Materiales / Repuestos)

Ficha Proveedores
Clasificación Proveedores

 Catálogos complementarios
Fallas
Causas de Falla
Prioridades
Especialidades
Status OT (Orden de Trabajo)
Status OC (Orden de Compra)
Proyectos (agrupa OT´s)

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Menú Procesos

 Solicitud de Servicios (OT) / Reporte Avería

 Orden de Trabajo General (OT)
 Orden de Trabajo Preventiva (OTP)
 Requerimiento Recursos (Mat./Repuestos – Servicios)
 Reubicación de Activos
Reubicación Equipo
Reubicación Sub Equipo
Reubicación Componente
Reubicación Parte

Menú Centro de Informes y Gráficos

 Centro de informes y gráficos

 Crear nuevo informe/gráfico

Menú Utilidades

 Configuración SysMan
 Listas de selección
 Campos personalizados
 Importación Datos (Excel)

Menú Seguridad

 Cambio Contraseña
 Configurar Entorno de Seguridad
 Grupo de Usuarios
 Usuarios
 Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

Menú Ayuda

 Aula Virtual
 Acerca de SysMan
 Visitar Web Site SysMan

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Acceso a Módulos (Panel Izquierdo)

General

 Árbol de Activos
 Resumen de Órdenes de Trabajo
 Examinador OT

Ordenes de Trabajo

 Orden Trabajo Preventiva

 Plan de Mantenimiento Preventivo
 Solicitud OT (reporte de avería)
 Orden de Trabajo General
 Generar OTP/OT Planificados

Calendarios Mantenimiento

 Planificador Mantenimiento
 Horizonte de Trabajo

Análisis Información

 Informes y gráficos disponibles

 Crear Nuevo Informe / Gráfico
 Indicadores Gestión Mtto.
 Tablero Indicadores KPI

Inventarios

 Movimiento Inventarios
 Traslados entre almacenes
 Ficha Materiales / Repuestos

Compras

 Solicitud de Cotización
 Orden de Compra

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

  Requerimiento Recursos
 Sincronización OC

Planificación Recursos

 Disponibilidad Materiales / Repuestos

 Disponibilidad Mano de Obra

Lecturas/Mediciones

 Registro Lectura
 Importar Lecturas

Herramientas

 Asignación Herramientas
 Movimiento Inv. Herramientas
 Ficha Herramientas

Barra de Tareas Pendientes (Lateral Derecho)

 Sección Búsquedas
 Órdenes de trabajo - Pasadas
 Órdenes de trabajo - Futuras

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 PRESENTACIÓN

El Software de Mantenimiento y Gestión de Activos SysMan WEB es una

completa y eficiente solución para administrar el mantenimiento en una empresa,
sea cual fuere su rubro; cuenta con una Interfaz muy intuitiva y amigable con el
usuario, así el suministro de información y posterior seguimiento de la misma podrá
ser hecho de manera fácil y eficiente.

El presente manual describe de manera general las opciones y funcionalidad

de las pantallas de SysMan, lo cual le servirá de apoyo. Sin embargo, toda
implementación en una organización conlleva un flujo de trabajo específico y
ajustado a la empresa, el cual no es descrito en este documento, el consultor
que lo apoye en la implementación del producto lo guiará de manera
personalizada en el uso del programa (puesta en marcha del software).

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 CÓMO OBTENER MEJORES RESULTADOS DEL PRESENTE MANUAL

Por el hecho de que SysMan no está orientado a un tipo de empresa

específica, las explicaciones de las pantallas y módulos del mismo son de manera
general, por lo tanto, le sugerimos leer previamente el tópico denominado
“Adaptación de SysMan por tipo de industria”.

El presente manual está distribuido en 3 capítulos, sugerimos iniciar la lectura

con el capítulo denominado «Descripción General de Procesos», de esta manera
se familiarizará con la metodología y dinámica de uso de SysMan, así obtendrá una
visión general del Software, así como de sus capacidades y podrá diseñar una
estrategia para el uso e implementación del mismo en su empresa.

Seguidamente en el capítulo 3, encontrará una descripción de todas las

opciones del programa (menú superior, lateral izquierdo y menú lateral derecho),
acuda a este capítulo una vez haya comprendido el cómo SysMan trabaja, de
manera tal que las opciones y explicaciones de cada tópico sean mejor entendidas,
también encontrará una descripción detallada de las opciones.

En lo que se refiere a la Instalación del Software, encontrará en el capítulo 2

información del tema (de manera resumida). Por ser un aplicativo WEB no requiere
instalación, solo necesita de un Navegador de Escritorio compatible con el estándar
HTML5 (Chrome, Edge, Opera, Mozilla, Etc.)

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO POR CAPÍTULO

Sección Descripción
Se comenta de las generalidades del
Capítulo 1 programa, así como una descripción de
Instalación del Producto y la interfaz principal del producto, y las
Generalidades del programa pautas generales de cómo ingresar al
mismo.

En este capítulo se describe de manera

resumida el cómo SysMan trabaja,
presentamos las sugerencias de cómo
orientar la configuración, codificación
Capítulo 2 del equipo, etc.
Descripción General de Procesos Es recomendable comenzar leyendo
este capítulo dado que lo
involucraremos con la dinámica de
trabajo de SysMan.

Se explican las opciones de los menús

desplegables, así como de las opciones
Capítulo 3 contenidas en el bloque de menús de la
Descripción General de Opciones barra lateral Izquierda, una vez que
(Interfaz de Usuario) haya leído y comprendido el Capítulo 2,
aquí encontrará el detalle de cada
opción y pantalla del programa. De igual
forma, se detallará la información que
se encuentra en la barra de tareas
(menú desplegable a la derecha de la
pantalla).

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 Capítulo 1
Instalación del Producto y Generalidades del Programa

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Requisitos del Sistema

Estaciones de Trabajo

Por ser un aplicativo WEB no requiere instalación, solo necesita de un Navegador

de Escritorio compatible con el estándar HTML5 (Chrome, Edge, Opera, Mozilla,
Etc.),

SysMan comprende dos interfaces, las describimos a continuación

SysMan Manager: Esta interfaz está orientada a los administradores del sistema,
tanto a los administradores de la plataforma (Roles de Usuario, Permisos,
Configuración) así como a los administradores del aplicativo (Coordinadores
Mantenimiento, Gerentes, Planificadores, Área de Compras, Etc.).

SysMan Móvil: Este Modulo está orientado más al personal que manejara las
ordenes de trabajo, es una interfaz orientada a los usuarios que reportan las averías,
así como a los usuarios que manipularan las ordenes de trabajo tanto Generales y
Preventivas (Técnicos, Mecánicos, Etc.), esta plataforma es mucho más ligera y
tiene un consumo por acción de aproximadamente 20 b/sec (En standby: 0 b/sec),
a esta plataforma pueden ingresar desde aplicativos móviles y/o navegadores de
escritorio

Para ingresar al producto pueden hacerlo por la URL que se le indicara una vez
habilitado el acceso

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Interfaz Principal del Software

La estructura principal de SysMan, en cualquiera de sus presentaciones,

es el árbol que representa a los activos de su empresa (sobre los cuales se desea
realizar la gestión de mantenimiento). Las opciones de manejo del software están
distribuidas en dos grupos. Además, cuenta con un visor de Tareas Pendientes,
todo esto lo describimos a continuación.

Menú de Opciones (barra superior):

En estos menús encontrará las funciones de configuración del programa, así

como las que se refieren al ingreso de datos de configuración también llamados
catálogos de datos, la función de cada opción de los menús las encontrará en el
capítulo 2.

Panel izquierdo (Acceso a módulos):

Encontrará un acceso directo a los módulos de uso del programa, estas

funciones en su mayoría pueden ser ejecutadas desde las barras de botones o
desde el Árbol de Activos, cuya función la explicaremos más adelante (Capítulo 2).

Barra de Tareas Pendientes (panel lateral derecho):

Todas las tareas pendientes ya sea que se refieran a Solicitudes de Trabajos,

Órdenes de Trabajos correctivos abiertas (anteriores a la fecha de hoy), así como a
los preventivos pendientes, las encontrará graficadas según su antigüedad o días
de retraso.

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 También cuenta con un buscador que se encuentra debajo del logo de SysMan
(esquina superior izquierda) por aquí podrá ubicar las pantallas según su utilidad,
Ejemplo: Empleados, Fallas, Órdenes Compra, etc.

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Primeros Pasos con SysMan

Configuración de Términos

SysMan de manera predeterminada clasificará a los activos susceptibles a

mantenimiento, como: Equipo, SubEquipo y Componente, también puede incluirle
las Partes, pero estas son opcionales. Estos títulos pueden ser modificados y
ajustados según el entorno de la empresa. Un Equipo puede contener un número
de SubEquipos y estos a su vez un número de Componentes (siendo estos últimos
en los que recaen las labores preventivas y correctivas). De igual manera, lo
categorizado como Área y Línea también puede ser ajustado con diferentes
términos por el usuario.

Todo Equipo debe pertenecer necesariamente a un Área (ubicación física

específica) y opcionalmente, a una Línea o Grupo de Equipos, pudiendo estar
vinculado a más de uno de ellos.

A través de la opción Utilidades - Configuración SysMan, usted podrá modificar

los títulos antes mencionados.

NOTA: Dado que este punto es determinante para la adaptación del software a su
organización, puede solicitarnos apoyo por el mail [email protected],
así podremos colaborar con usted en esta fase de adaptación.

Se sugiere no desglosar excesivamente los equipos, si bien el sistema lo

puede manejar, esto dificultaría el trabajo cotidiano de reporte de fallas; por lo tanto,
tan sólo codifique un equipo y efectúe pruebas de creación de correctivos para así
poner a prueba el sistema de codificación utilizado y garantizar que sea eficiente
para su método de trabajo.

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 Cuando se implanta el software en la empresa puede comenzar trabajando sólo
con los correctivos, una vez encaminado este proceso, y que las personas
involucradas con el uso del software ya manejen este módulo sin problemas,
entonces proceda con los preventivos. El éxito de la implementación va a depender
de dosificar la información y conocer bien cada uno de los módulos, antes de
avanzar al siguiente. Puede, si lo desea, solicitar apoyo a nuestro Centro de
Soporte y éste le será brindado a través de nuestro site
(www.sysmansoftware.com). Este apoyo puede ser canalizado vía telefónica, chat-
voz, videoconferencia o e-mail.

Codificación de sus Equipos

Puede comenzar el registro de los Equipos, SubEquipos y Componentes. Le

sugerimos registre un Equipo de cada clase, con sus respectivos SubEquipos y
Componentes, luego programar su Plan de Mantenimiento a través del menú Orden
de Trabajo–Plan de Mantenimiento Preventivo. El motivo por el cual le sugerimos
este orden es porque cuando vaya a crear otro equipo similar puede copiar toda la
estructura de SubEquipo, Componente (Partes, si las hay) y su Plan de
Mantenimiento ya estipulado (opción que se le presenta cada vez que registra un
nuevo Equipo, SubEquipo, Componente y Parte). De esta manera se ahorrará
tiempo y esfuerzo en el proceso de introducción de datos.

El software cuenta con la utilidad que le permite importar equipos de archivos de

Excel, lo cual es opcional a la carga manual.

En el Capítulo 2 “Codificación de los Equipos (Estrategias Sugeridas)”

encontrará información más puntual de cómo registrar sus equipos en el sistema

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Registro de Recursos

Ahora bien, pudiera registrar los Recursos a utilizar, tales como: Materiales,
Mano de Obra y Servicios Externos (estos son opcionales), y luego proseguir con el
registro de las Rutinas de trabajo, Fallas, Prioridades, etc.

Los pasos antes descritos tuvieron como finalidad el introducirlo en la

dinámica de trabajo de SysMan, por supuesto hay muchos procesos todavía no
descritos, por este motivo lea atentamente el manual para que de esta manera usted
decida cuál será el orden de trabajo que más se acople a las actividades de su
empresa.

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 Capítulo 2
Descripción General de Procesos
Adaptación de SysMan por Tipo de Industria

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 ADAPTACIÓN DE SYSMAN POR TIPO DE INDUSTRIA

SysMan es un programa que cuenta con mucha flexibilidad al momento de

adaptarlo a la organización, sin importar el rubro al cual pertenezca (Manufactura,
Vehículos, Hoteles, Tiendas por Departamentos, etc.), por lo tanto, es de particular
importancia el establecer y definir los términos con que se manejarán los activos.

Primero y principal es determinante el darle un enfoque práctico a la

codificación de sus equipos, recomendamos diferenciar las partes y refacciones de
los equipos y componentes. Efectuamos este comentario dado que en el árbol de
activos sugerimos llegar hasta el nivel de componente o su equivalente, ya después
registrarán las refacciones y las fallas, pero éstas, le recomendamos no las refleje
en el árbol de activos.

El programa cuenta con cinco niveles, debe ser suficiente si está siendo
práctico en el enfoque a utilizar. De lo contrario, reevalué el esquema de codificación
que piensa aplicar; sin embargo, de manera adicional puede crearse otras sub
clasificaciones, ya sea como relaciones laterales o a través de campos internos.

Los Activos juegan un rol muy importante dentro de SysMan. Se considera

como la estructura principal y dentro del software se maneja el concepto de Árbol
de Activos, el cual es importante modelar y crear de acuerdo a las necesidades de
la organización. Todos los demás módulos de SysMan están engranados
directamente con este Árbol de Activos.

El sistema puede desglosar los Activos en varios niveles y los mismos son
configurados por medio de las Utilidades de SysMan. A continuación se presenta la
pantalla en donde se configuran estos niveles. Primero hay que dirigirse al menú de
opciones de la parte superior, seleccionar Utilidades y luego la opción Configuración
SysMan.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 A continuación, le presentamos la pantalla en la cual definirá los términos a
utilizar.

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 El programa posee cuatro grandes niveles principales que deben
configurarse dentro de SysMan, mostrando en la configuración actual el siguiente
desglose:

Área (agrupación primaria): El área se refiere a la estructura de la

organización. Ésta puede ser el área de Administración, Infraestructura, Compras,
Proyectos, Laboratorio, etc. Cabe destacar que las áreas pueden variar de una
organización a otra, así como darle distintos enfoques.

Equipo (entidad principal): Cuando se menciona esta Rama, pudiera ser la

primera usada para clasificar el activo. Tome en cuenta que esta rama pudiera
cambiar de nombre por ejemplo a "Proceso" entonces el contenido del campo
pudiera ser "Moldeado", "Empaque", etc.

Subequipo (entidad secundaria): Se refiere a el desglose de la rama

anterior. En este caso pueden ser motores, compresores de aire, etc.

Componente (entidad básica): Es el sujeto mantenible al cual se le

reportarán las averías, Órdenes de Trabajo y planificaciones de mantenimiento. Por
ejemplo: radiador del compresor de aire, Bomba, etc.

Partes (Desglose Opcional): Pueden configurarse, si se desea. Sería un

quinto nivel, pero el mismo no es obligatorio. En caso de que se quiera hacer un
desglose adicional en los activos, esta opción está habilitada para utilizarla.

Cada una de estas etiquetas se pueden configurar con los nombres que se
deseen, según las necesidades de la organización. Es importante resaltar que las
etiquetas de cada uno de los niveles del árbol son modificables, dependiendo
de la taxonomía que se acuerde diseñar. Por eso, a lo largo de este tema se estará
mencionando también la palabra niveles del árbol y ramas del árbol.
SysMan se puede configurar para los distintos rubros en el que se clasifique

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la organización. Se muestran diferentes ejemplos de diseño del árbol según el rubro
de la organización:

Manufactura

Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Ejemplo 4

Área Planta Área Área

Procesos Área Equipo Equipo

Equipo Equipo SubEquipo Sistema

Componente Componente Componente Componente

Vehículos

Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3

Flota Tipo Vehículo

Vehículo
Vehículo Unidad Sub – sistema

Sección Sección Componente

Componente Componente Parte

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Hoteles – Centros Comerciales – Hospitales

Ejemplo 1 Ejemplo 2 Ejemplo 3 Ejemplo 4

Edificio Ciudad Ciudad Region

Área Ubicación Agencia/Tienda Tienda

Piso Área Área Área

Componente Componente Equipo Componente

Las combinaciones 3 y 4 son ideales para Organizaciones con Múltiples

Sedes (Tiendas, Agencias Bancarias, etc.)

Si se va a iniciar un nuevo modelado de datos, lo primero y más importante

es que defina cuál es la taxonomía que aplicará a sus Activos. Como sugerencia se
deben definir cuáles son los grupos mayores, cómo desea distribuir sus equipos.
Por ejemplo: si es una fábrica, se pudieran modelar áreas, procesos, equipos y
componentes.

Si se trata de una flota de vehículos, lo más probable es que el nivel mayor

sea flota e internamente se coloquen los grupos de vehículos, desglosándolos
según su utilidad.

Con respecto al término Línea (Marca, Modelo, Línea, Zona del País, etc.),
que se menciona en la imagen de la configuración del árbol (Figura Configuración
SysMan), éste es modificable y le permitirá vincular diversos equipos de acuerdo al
criterio que considere apropiado. Eventualmente, podrá vincular más de un Activo
a una línea y así crear filtros en los reportes.

Por otro lado, se tiene el término Grupo, el cual es modificable y le permitirá

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vincular diversos equipos de acuerdo a sus características, tipo de equipo, planta
ubicación del activo, etc. Esto de acuerdo a los grupos que considere necesario
establecer para optimizar las funciones de mantenimiento. Se podrá vincular más
de un activo a un grupo, y de este modo filtrar la información para así realizar
búsquedas y reportes más específicos.

Cuando se vayan a codificar los Activos, no se deben desglosar

excesivamente y es importante tomar en cuenta también a los usuarios que no sean
de mantenimiento. La idea es que los usuarios puedan ubicar los Activos de manera
rápida y así reportar una avería sin percances.

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 CODIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS (ESTRATEGIAS SUGERIDAS)

Una vez que haya definido los términos a ser utilizados para el ordenamiento
de los equipos, debe iniciarse la codificación de cada uno de estos. Dado que el
programa permite asignar códigos alfanuméricos de hasta 20 caracteres, le
sugerimos que sea textual en los códigos a asignar. Ahora si su empresa ya tiene
asignados códigos a los activos, pudiera utilizar este como un código alternativo y
en el programa asignar códigos textuales.

Si va a utilizar alguna Norma ISO para asignar los códigos a los activos,
perfectamente puede hacerlo, apóyese en funcionalidad que le permite organizar
los activos en forma jerárquica como más adelante lo verá.

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 Creación de ítems del Arbol

En esta sección se darán las explicaciones de cómo generar y crear cada

uno de los segmentos de los Activos dentro del árbol de SysMan. Hay dos formas
de poder hacer esta tarea y se explican a continuación.

Creación del Árbol por el panel izquierdo: Menú General

Para agregar los ítems del árbol con esta modalidad se muestra la siguiente
imagen para que se visualice cómo llegar a ese menú. Dirigirse al panel izquierdo
del programa, seleccionar el menú General y luego la opción Árbol Activos.

Ahora se explicará cómo crear el primer nivel o rama, en este caso un Área en
específico, y cómo registrarle a ésta un Activo.

Primero se debe crear el Área, este nivel debe crearse desde el menú Catálogo y
las ramas subsiguientes se pueden seguir creando en la pantalla que se muestra
arriba.

Para crear el Área hay que dirigirse a la opción área del menú Catálogos en la
parte superior de SysMan, como se muestra:

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Luego se crea un Área, a la cual se denominará Administración. Se ingresa en el
campo Código Área, se escribe una descripción y se pulsa guardar.

Posteriormente, se dirige al árbol en el menú de Árbol de Activos ubicado en el

panel izquierdo y se ve reflejada la creación del área Administración, el cual en
este momento no tiene ramas creadas en los niveles inferiores. Entonces, se
procederá a crear una rama nueva correspondiente al siguiente nivel, en este caso
el Equipo. Para ello hay que posicionarse sobre el Área en la que se va a registrar
el equipo, la cual será Administración. Cuando el registro esté en color azul, como
se indica en la figura anterior, se le da clic al botón derecho del mouse y se
selecciona la opción agregar Equipo:

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Se selecciona la opción de Crear nuevo Equipo, se ingresa el código, la
descripción y se pulsa continuar:

Se visualiza el árbol y se ve la rama nueva que se ha creado. Ahora que se tiene

creado el equipo, se procede a crear otra rama, pero esta vez desde un nivel más
abajo. De igual forma, hay que posicionarse sobre el Equipo, darle clic al botón
derecho y seleccionar la opción Agregar Subequipo:

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Se crea el SubEquipo de la misma forma en que se creó el Equipo, seleccionando
creación de SubEquipo nuevo, ingresando su código y descripción.

Se va viendo cómo el árbol para el Área Administración va profundizando sus

niveles. Ya con el SubEquipo se está en el nivel 3:

Se continúa con la creación del último nivel diseñado, el cual es el Componente.

Para la creación del componente hay que posicionarse sobre el SubEquipo, como
se ve en la última figura, se pulsa el botón derecho y se le da a la opción agregar
Componente. Todo el procedimiento es igual a como se ha venido haciendo.

Entonces ya se tendrían los cuatro niveles visualizados en el árbol, para un Activo

dentro de un área:

Se pueden registrar todas las Áreas de una compañía y todos los Activos que se
deseen por cada una de ellas.

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Importación de Equipos desde Archivos de Excel

La carga de datos del árbol puede realizarse, bien sea directamente desde el Árbol
de Activos o importando archivos de Excel.

Dado que el Árbol de Activos puede estar compuesto por hasta 5 niveles, la
importación de datos debe ser efectuada a través de varias importaciones (una por
rama) y el archivo ya debe contar además de una estructura y establecer una
estrategia de importación clara. En este tema lo pueden apoyar nuestros
consultores.

No siempre el registro de equipos desde archivos de Excel es la mejor estrategia,

dado que para esto ya deberá tener los equipos codificados y también deben estar
previamente vinculados a sus agrupaciones, según la taxonomía que vaya a utilizar.
Si usted no cuenta con el listado de equipos puede que la mejor estrategia sea el
registro manual de los equipos, así incluso utilizará la herramienta de copia que le
permite replicar equipos o líneas y procesos completos.

Esta tarea de importación suele ser efectuada por los consultores que lo
apoyarán en el proceso de modelado de la data.

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Orden Presentación Activos

En la imagen siguiente se muestra un ejemplo de la estructura de un Árbol

de Activos:

Desde el Menú Catálogos se registrarán las Áreas y desde el Árbol de Activos

se irán agregando las demás ramas. Se sugiere registrar un Equipo de cada tipo
para que cuando deba crear otro similar pueda copiar la estructura del ya existente
y luego editar las características del mismo, estrategia similar puede seguir para el
registro de vehículos.

El árbol puede ser ordenado de dos formas: alfabéticamente (esta es la

opción por defecto) o por orden de presentación, la cual es definida por el usuario
en un campo ubicado en la ficha de edición de cada activo. Esto aplica a cualquier
nivel del árbol.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
Data Técnica

La data técnica podrá ser registrada dentro de la ficha de cada área, equipo,
componente, etc., para esto colóquese en la rama respectiva y presione el botón
ubicado en el panel izquierdo “Editar Ficha”, así accederá a la ficha completa donde
además de registrar la data técnica podrá incorporar datos de la garantía, fotos,
manuales técnicos (archivos anexos), etc.

NOTA: También se puede acceder al menú de opciones tales como Agregar, Editar,
Borrar, Reubicar y Expandir Rama, haciendo clic con el botón derecho, sobre la
rama que desee modificar, directamente en el árbol.

Las implementaciones más exitosas del software, ya sean en empresas

pequeñas o en organizaciones con múltiples sedes y ciudades, han sido muy
prácticas en el tema de la codificación de sus activos.

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 ÓRDENES DE TRABAJO GENERALES
(Correctivas, Otros – No Programados)

Las Órdenes de Trabajo Generales pueden ser Correctivas (Reparaciones),

de Mejora o Apoyo a otros departamentos de la empresa, ya que muchas veces el
departamento de mantenimiento suele colaborar en tareas no directamente
vinculadas con el mantenimiento de equipos (Reubicación equipos, apoyo al Dpto.
de operaciones, etc.) y es necesario justificar y documentar el tiempo empleado o
las labores efectuadas por la jefatura de mantenimiento.

Dado que SysMan sincronizará con su modo de trabajo, es necesario en

primer lugar, que defina cómo se reportarán las averías en el sistema. ¿Involucrará
directamente al Solicitante?, ¿éste registrará en el software la avería que después
Ud. convertirá en Orden de Trabajo, o ¿el reporte de avería se lo comunicarán por
otro medio (Oral, Escrito, Mail, etc.)?, ¿será usted quién cree directamente la Orden
de Trabajo?

Es muy importante definir el punto anterior, nuestra sugerencia es que en la

medida de lo posible involucre al solicitante (sea este el Supervisor de Producción,
Supervisor de Planta, Operador, etc.), de manera tal que sea quien desde el sistema
le reporte la avería. Este proceso es tan sencillo que una persona sin mayor
entrenamiento lo puede hacer; incluso un entrenamiento básico de no más de 10
minutos suele bastar. Así se garantizará que el trabajo fluya desde el mismo origen
de la falla y hacia el Departamento de Mantenimiento. Como tal se liberará de la
tarea de descripción de la falla dado que lo que hará es convertir la solicitud en una
Orden de Trabajo, imprimirla y asignarla al mecánico o técnico que gestionará la
reparación.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 SysMan le faculta a que pueda desde el árbol, en el nivel de componente
(Rueda Roja) crear la Solicitud de OT o la Orden de Trabajo directamente. Si es una
Solicitud, usted la observará en el Planificador de Mantenimiento o si tiene activado
el visor de solicitudes, le podrá aparecer un mensaje emergente con el aviso de la
falla.
Para crear la Orden, basta con ubicarse en el componente y a través del
panel lateral izquierdo realizar la solicitud.

NOTA: También se pueden crear las Órdenes haciendo doble clic sobre el
componente directamente en el árbol. Se desplegará un menú, con las mismas
opciones que aparecen en el panel lateral derecho.

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 Se pueden crear solicitudes OT (Reporte de averías), o directamente las
Órdenes de Trabajo (OT); desde el Planificador de Mantenimiento podrá convertir
las solicitudes en Órdenes de Trabajo.

Recomendaciones Generales

Una vez cree la Orden de Trabajo y asigne a la persona que gestionará el

trabajo (Responsable Principal) imprima ésta y entréguesela al personal. Trate de
que SIEMPRE la Orden de Trabajo tenga un Responsable, dado que será quien
deberá retornársela una vez que la ejecute y realice el cierre en el sistema. Ya que
el programa lo provee de reportes para medir la eficiencia de cada trabajador, no
pierda de vista la misión del sistema que es monitorear toda su gestión de
mantenimiento y esto incluye la eficiencia de los miembros de su departamento.

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 PREVENTIVOS/PREDICTIVOS (PLANIFICADOS)

De manera resumida le exponemos cómo SysMan trabaja en relación a los

planes periódicos de mantenimiento.

Las Rutinas de Mantenimiento vienen a ser un compendio de actividades

periódicas que ejecutará. Estas rutinas de mantenimiento se programan o vinculan
en el nivel de componentes (Rueda Roja) desde el mismo Árbol de Activos, y
seguidamente se debe establecer la frecuencia con que se van a realizar, ya sea
ésta en base a Tiempo, Lectura, etc. A partir de este momento el programa le pedirá
una fecha de inicio y/o Lectura inicial y de allí creará automáticamente la próxima
Orden de Trabajo. En el panel derecho de tareas pendientes, podrá ver en la
pestaña de Futuras la actividad programada con un color determinado; a medida
que se acerque la fecha de la actividad este color irá cambiando como recordatorio
de las actividades que se avecinan. Mientras una OTP (Orden de Trabajo
Programada) no se haya completado, el software no programará una nueva OTP,
ni le permitirá crear Órdenes de Trabajo de las rutinas pendientes.

Una vez creadas las Órdenes de Trabajo Preventivas, podrá ubicarlas a

través del Planificador de Mantenimiento y gestionarlas desde este módulo
(imprimirlas, asignarlas al personal, edición de los datos, etc.).

Para crear un Plan de Mantenimiento programado debe, en primer lugar,

crear las rutinas de mantenimiento que se ejecutarán periódicamente, esto se hace
a través de la pestaña de Catálogos. A continuación, le presentamos algunas
consideraciones a la hora de comenzar a crear sus rutinas.

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 1. Asigne un código de fácil reconocimiento. Por ejemplo, las primeras tres
letras pueden indicar el tipo de equipo al cual vinculará la rutina y a
continuación un código numérico o un indicativo del tipo de actividad
(Inspección, Cambio Aceite, etc.)

Ejemplo: una Rutina a ser vinculada a las Bombas, esta será de Inspección y es
la rutina número 1, un posible código a signar será: BMB_Revision_01

Sugerencia: Sea práctico y objetivo en cuanto al Plan de Mantenimiento a

programar, tome en cuenta sus recursos (Personal, Presupuesto, Capacidad
operativa, etc.) para que programe un plan de trabajo que pueda cumplir.

En la barra de tareas (Tareas Pendientes) ubicada en la sección derecha de

la interfaz principal de SysMan encontrará un resumen de todo lo abierto,
organizado o distribuido en días de antigüedad. Ésta es la mejor manera de obtener
una panorámica de sus tareas. Es normal que tenga Órdenes de Trabajo abiertas
por causas ajenas a su departamento, tales como: falta de repuestos, falta de
asignación de recursos, en espera de aprobación por departamentos superiores,
etc. Eventualidades que pueden ser registradas como Status y asignarse a las
Órdenes de Trabajo. De esta manera podrá realmente observar el desarrollo de su
Departamento de Mantenimiento e incluso proponer estrategias para implementar
mejoras en el mismo (Contratar nuevo personal, mejorar los tiempos de procura de
repuestos, etc.).

2. Cuando registre las rutinas que contengan varias actividades, trate de

agruparlas según su frecuencia, por ejemplo, todas las actividades que se
efectúan mensualmente ya sean de inspección o calibración, etc., así el
programa le generará menos papeles (Órdenes de Trabajo) y podrá cumplir
de forma más eficiente con su plan programado.

3. Si cuenta con actividades semanales o diarias, dado que son tan periódicas,

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 trate de no registrarlas al sistema o si lo hace cree un nivel 0 en el área (ver
imagen) y ahí programe este preventivo. Generalmente los preventivos que
suelen tener una frecuencia tan corta son del tipo: inspecciones o
lubricaciones, tareas tan cotidianas que puede que no requiera que SysMan
se lo recuerde, esto con el fin de evitar la generación excesiva de Órdenes
de Trabajo. Esta clase de actividades puede ser manejada como actividades
rutinarias, sin necesidad de programarlas.

En resumen, defina cuantas Órdenes de Trabajo puede atender

mensualmente y según esto construya su Plan de Mantenimiento. Sea
práctico en la creación de estas rutinas.

4. En el formato de rutina puede establecer qué repuestos estima utilizar, de

esta manera al crearse la Orden de Trabajo se asignarán estos repuestos a
la OT creada, pero en condición de No Utilizados, esto hasta que sean
retirados del almacén, en cuyo caso se cambiará el estatus del repuesto. El
trabajar de esta forma también lo facultará a efectuar proyecciones de uso o
consumo de repuestos, de forma análoga puede hacerlo con la mano de obra
y servicios externos.

El programa le permite crear dos tipos de rutinas: Base y Dependientes, las

cuales serán particularmente útiles para configurar los preventivos por tiempo que
se solapan entre sí. Por ejemplo, al programar preventivos a los 5.000Km,
10.000Km y 15.000Km, para evitar que el programa genere dos Órdenes de Trabajo
diferentes (5.000Km y 10.000Km), se establece una base y las dependientes.

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  Rutina Base: Se va a definir la rutina con el menor tiempo como la
base, ya que estas actividades son las más repetitivas.

 Rutina Dependiente: Las rutinas dependientes deben ser

múltiplos de la rutina base, y estar configuradas en el mismo
formato (días, semanas, meses o años). Deben definirse en estas
rutinas las actividades de la base junto con las actividades
adicionales a ejecutarse en este período de tiempo.

Con esta configuración es posible emitir el mínimo de Órdenes de Trabajo y cumplir

un ciclo de mantenimiento preventivo completo antes de que se reinicie la
secuencia.

NOTA: Si su programa de mantenimiento no contempla equipos con rutinas cíclicas

que se solapen, simplemente se configuran los programas de preventivos
estableciendo cada rutina como Base, de esta forma se generan las Órdenes de
Trabajo en el tiempo estipulado.

Además de poder editar y ajustar los programas de preventivos de acuerdo a las

necesidades de mantenimiento que requieran los equipos, es posible “pausar” una
rutina (base o dependiente) que no se esté llevando a cabo (incluso puede registrar
el motivo de esta pausa), y el programa seguirá funcionando con las rutinas activas.
De esta forma tendrá mayor flexibilidad en su gestión de mantenimiento.

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Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
 PLANIFICADOR DE MANTENIMIENTO

El Planificador de Mantenimiento es la herramienta más importante en

SysMan para lo que es el monitoreo y panorámica de cómo van las Órdenes de
Trabajo; las que están pendientes por ejecutarse, por cerrarse con fechas pasadas,
las que tienen Solicitudes OT sin convertirse en OT, etc. Tiene variedad de filtros
para búsquedas, así como opciones para reprogramar OTs solo con dragar el ícono
correspondiente. Manejar apropiadamente el Planificador le garantiza eficiencia en
la búsqueda de información histórica que necesite en cualquier momento.

Uso del Planificador e interpretación de información

Por medio de este tema se explicará cómo usar el Planificador y el concepto

de cada uno de los componentes de la pantalla, así como la simbología que se
utiliza. Todo esto le ahorrará tiempo en la búsqueda de información referente a las
Órdenes de Trabajo.

Para acceder al Planificador de Mantenimiento debe dirigirse al Panel de

Iconos y seleccionar la opción Planificador. También puede dirigirse al Panel
izquierdo, pulsar la opción Calendarios Mtto y luego seleccionar Planificador
Mantenimiento. A continuación, se muestran las dos formas de acceder:

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En el visor del Planificador de Mantenimiento, se presentarán todas las Solicitudes
de OT (Correctivos Programados) y las OT (Solicitudes ya convertidas en Órdenes
de Trabajo Correctivas), así como las OTP (Preventivos ya creados).

No se presentarán los preventivos a ser creados según el Plan de Mantenimiento

programado, este horizonte de preventivos puede ser visualizado a través del
módulo Horizonte de Trabajo.

El Planificador sólo muestra Órdenes de Trabajo ya creadas, no las proyectadas.

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Opciones Superiores Planificador

A continuación, se da una explicación de las opciones que se presentan en la parte

superior de la pantalla:

Abrir Maximizada (Checkbox): Si desea ver la pantalla del Planificador de forma

maximizada tilde este checkbox.

Selección de OT Generales/OTP o ambos: Puede visualizar en el Planificador

estas Órdenes por separado o ver ambas de manera conjunta. Las Solicitudes OT
se verán en el mismo reglón de las OT Generales, si éstas están asociadas entre sí
habrá un número, tanto para la Solicitud OT, como para la OT.

Actualizar Vista: Si ha habido cambios en las Órdenes de Trabajo el Planificador

actualiza la vista en esta pantalla.

Abrir Filtro: Si desea hacer búsquedas de las Órdenes de Trabajo con filtros, pulse
este botón.

Expandir: Pulse este botón si desea expandir la información para visualizar los
campos de las Órdenes de Trabajo.

Ir a Fecha: Si desea hacer un acercamiento a una fecha específica, pulse este

botón e indique la fecha de interés.

Status (filtro en OT y OTP): Si maneja sus Órdenes de Trabajo con status, el

Planificador le ofrece la opción de filtrarlas por este campo.

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Opciones Barra de Tareas Izquierda Planificador

Edición OT (Completa): Si se desea editar una OT General con acceso a todos

sus campos, posicionarse sobre la OT de interés, pulsar este botón y proceder a la
edición.

Edición OT (Resumida): Si se desea editar una OT General de manera resumida,

posicionarse sobre la OT de interés, pulsar este botón y proceder a la edición.

Generar OT: Si se desea convertir una Solicitud OT en OT General, posicionarse

sobre la Solicitud OT y pulsar este botón.

Imprimir OT - Solicitud: Si se desea imprimir una Solicitud OT u OT General,

posicionarse sobre la Solicitud OT u OT y pulsar este botón.

Edición OTP (Completa): Si se desea editar una OTP con acceso a todos sus
campos, posicionarse sobre la OTP de interés, pulsar este botón y proceder a la
edición.

Edición OTP (Resumida): Si se desea editar una OTP de manera resumida,

posicionarse sobre la OTP de interés, pulsar este botón y proceder a la edición.

Imprimir OTP: Si se desea imprimir una OTP, posicionarse sobre OTP y pulsar este
botón.

Ver leyenda: Si desea saber el significado de cada uno de los símbolos utilizados
en el Planificador, pulse este botón.

En el visor solo se observará un lapso de siete (7) semanas en modo expandido y

tres (3) semanas en modo normal, pero puede moverse con la ayuda del scroll
vertical y horizontal. Asimismo, puede establecer otra fecha de inicio de

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presentación de la data presionando el botón de Ir a Fecha.

Puede modificar la fecha programada de la Solicitud OT u OTP, ya sea dragando el

icono (recuadro de color azul) o efectuado doble clic sobre el icono e ingresando a
la pantalla de Edición Rápida OT.

NOTA: La fecha programada original no puede ser modificada.

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La simbología del Planificador se muestra a continuación:

Manejo de Filtros del Planificador

En este tópico se mostrará cómo manejar el Filtro del Planificador y se mostrarán

los diferentes campos por medio de los cuales se pueden efectuar las búsquedas.

Puede utilizar el filtro Abrir Filtro para que en el visor se reflejen solo las OT según
determinado criterio y de acuerdo a sus necesidades. El filtro puede ser aplicado de
manera determinada, esta función es habilitada y definida en el Grupo de Usuarios
al que está vinculado el usuario en el Menú Seguridad.

En el caso de que el usuario pertenezca a más de un grupo de seguridad, al cual

se haya habilitado el filtro automático, solo se aplicará el predeterminado para el
primer grupo encontrado (orden alfabético).

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Puede aplicar filtros combinados para refinar la búsqueda de información.

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 INVENTARIOS DE MATERIALES Y REPUESTOS

El Módulo de Inventario está diseñado para almacenar ítems relacionados

con el consumo de materiales y repuestos asociados al mantenimiento, así como
registrar las diferentes clasificaciones de estos Materiales/Repuestos. Debe
establecer cuál es el modo de trabajar actual o definir el método de trabajo a usar.
Se expone a continuación la forma de configurar este módulo y cómo SysMan lo
acompañará en estas tareas. El programa también le permitirá manejar múltiples
almacenes, pudiendo efectuar traslados entre los mismos.

SysMan cuenta con un módulo muy completo de inventarios, a estas

opciones puede ingresar directamente desde el botón de Inventario ubicado en el
panel izquierdo:

También puede generar los movimientos de inventario, accediendo por el

panel de iconos ubicado en la parte superior de SysMan:

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Movimientos de Inventario

Dentro del programa se pueden realizar Movimientos de Inventario, ya sean

entradas, transferencias entre almacenes, así como salidas de
Materiales/Repuestos por Órdenes de Trabajo o por cualquier algún otro motivo.
Estos movimientos se pueden registrar de manera unitaria o masiva a través de
archivos de Excel, según las necesidades del cliente.

Ingreso Almacén (Unitario)

Hay dos modalidades de ingreso a almacén, la primera, que es de manera unitaria,

seleccionando transacción por transacción y ejecutando cada una de manera
individual. La segunda modalidad es usando el módulo de operación Grupal, pero
seleccionando cada ítem de manera individual, lo cual se muestra en la sección 1.4
de este tema. Una vez que los tiene seleccionados, procede a procesar todos estos
registros. Esta última opción es útil cuando se registran varias entradas, pero no se
encuentran en un archivo de Excel.

En esta sección se explicará cómo realizar el ingreso de ítems a almacenes

transacción por transacción.

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Por medio de esta opción se podrá dar entrada a ítems de manera individual.
Seleccione la opción Ingreso Unitario que se muestra en la figura de la sección
anterior. Luego pulse el botón Nro. Movimiento y seleccione en la lupa el ítem al
cual le desea dar entrada:

Luego se procede a editar los datos del movimiento. Se deben configurar los
siguientes campos:

Almacén: Seleccionar el almacén en el cual se le dará entrada del ítem.

Fecha: Fecha en la cual se ingresa el ítem al inventario.
Cantidad: Ingrese la cantidad que está ingresando.

Adicionalmente, puede registrar un Número de Referencia para controles

internos, así como el Número de la Orden de Compra, ya haya sido generado por

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SysMan o por su sistema administrativo.

Se mostrará el ejemplo en el cual se ingresan cinco (5) Abrazaderas al

Almacén Principal. Se resalta en rojo la cantidad que se está ingresando y se
muestra que no hay existencia de tinta en el almacén. Luego pulse el botón de
Grabar:

Este proceso de entradas al inventario puede repetirse cuantas veces se

requiera. Si se necesita registrar entradas masivas, debe dirigirse a la opción
Entradas-Salidas-Transferencia Grupal.

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Transferencia Almacenes (Unitario)

La transferencia entre almacenes se da cuando se requiere movilizar un

material o repuesto a otra ubicación. Esta opción le será de utilidad cuando se
maneje más de un almacén, incluso si pertenece a diferentes ubicaciones. Así
puede trasladar repuestos de un almacén a otro.

El programa llevará un registro de los movimientos entre almacenes y le

mostrará cuando busque un Material/Repuesto en la existencia por almacén y global
de la planta.

Hay dos modalidades de transferencia entre almacenes, la primera que es

de manera unitaria, seleccionando transacción por transacción y ejecutando cada
una de manera individual. La segunda modalidad es usando el módulo de operación
Grupal, pero seleccionando cada ítem de manera individual, el cual se muestra en
la sección 1.4 de este tema. Una vez que los tiene seleccionados, empiece a
procesar todos estos registros. Esta última opción es útil cuando registran varias
entradas, pero no se encuentran en un archivo de Excel.

En esta sección se explicará cómo realizar transferencia de ítems entre

almacenes transacción por transacción.

Debe seleccionar la opción de Transferencia entre Almacenes, por medio del

módulo de Inventarios del panel izquierdo, como se muestra en la siguiente figura:

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 Luego de entrar en esta opción, debe pulsar en el botón de Nro. Movimiento
y seleccionar el ítem a trasladar. Se mostrará el ejemplo donde se quieren trasladar
3 ítems desde el Almacén Principal hacia el Almacén de Suministros. Se debe
seleccionar el Almacén de Origen, el Almacén de Destino, ingresar Fecha de
movimiento y la cantidad a trasladar. Luego pulsar el botón de Grabar.

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Salida Almacén (Unitario)

Las salidas de los ítems del almacén se realizan por consumo de los
mismos en Órdenes de Trabajo Correctivas y/o Preventivas. De igual forma
pueden haber otros motivos de salida del almacén, como que algún repuesto esté
dañado o un material vencido, entre otros.

Salida Almacén por Mantenimiento OT-OTP

Cuando son generadas las Órdenes de Trabajo Preventivas y Correctivas,

en las mismas son utilizados Materiales/Repuestos. Para llevar un control de las
existencias, SysMan tiene la opción para dar salidas de material, ya sea por
Órdenes de Trabajo Correctivas o Preventivas.

Se ilustrará un ejemplo con una Orden de Trabajo Correctiva, en donde se

requiere un repuesto. Se exponen tres (3) escenarios. Se sugiere leerlos
detalladamente y así decidir cuál será la dinámica a implementar en su
organización:

Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén, previa asignación del área de

Mantenimiento

El Técnico inspecciona el equipo que presentó la falla, se le informará al

personal que asigna el repuesto, quien lo hará desde la Orden de Trabajo, y en
almacén sólo se entregará lo que previamente haya sido asignado en dicha Orden
de Trabajo.

La asignación del repuesto será el equivalente a una autorización de retiro.

En el perfil del usuario (grupo de usuarios) pueden establecerse estos permisos. En
el tema Módulo de Seguridad, se explica esto con mayor detalle.

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Entrega de Materiales/Repuestos por Almacén, previa asignación y autorización del
área de Mantenimiento (Generación de autorización)

Una vez impresa la Orden de Trabajo, se entregará al Técnico que

inspeccionará el equipo; quien anotará en la Orden los repuestos que requerirá. El
Departamento de Mantenimiento asignará estos repuestos a la Orden, pero sin
marcarlos como Utilizados. Seguidamente puede haber otro perfil de usuario que
es el que Autorizará lo asignado. Ya aprobado el retiro de Materiales/Repuestos, el
Técnico se dirige al departamento de Almacén, donde se le entregará solo lo que
esté Autorizado desde el módulo de salida de repuestos en la Orden de Trabajo.

En este escenario, se requerirá de dos pasos previos para el retiro del

repuesto, uno es la asignación del mismo y el segundo la autorización. Solo así el
Material/Repuesto podrá entregarse.

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 En esta Orden de Trabajo se puede observar el repuesto que se requiere
utilizar. El personal de Mantenimiento dará la autorización para que el mismo sea
entregado por el personal de Almacén. Esta autorización se realiza por medio del
botón Autorizar.

NOTA: Desde el menú “Utilidades – Configuración SysMan – Inventarios” se puede

colocar la permisología para que el personal de Mantenimiento no pueda entregar
repuestos (solo Autorizar), y Almacén solo Entregue (no pueda autorizar), de esta
manera creará una capa de seguridad para que SysMan se ajuste a sus políticas
internas. Esta configuración se muestra en el Curso de Configuración de Entorno.

Para continuar con el flujo, el personal encargado de entregar el repuesto

accede desde el Módulo de Inventarios y hace la entrega del material ingresando a
la opción Salida Almacén, botón Por Movimiento OT-OTP:

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 Luego se procede a ubicar la Orden de Trabajo que fue autorizada para la
entrega del repuesto. Se despliegan en el lado derecho los repuestos asignados a
la Orden de Trabajo y se pulsa el botón Editar para darle de baja al repuesto:

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En la pantalla de Edición del Movimiento, se selecciona la opción Utilizado y se
presiona el botón Aceptar:

De esta forma queda ilustrado el flujo con el escenario número uno. A

continuación, se explica el siguiente escenario para la entrega de los
Materiales/Repuestos.

El Departamento de Mantenimiento gestiona su propio inventario

Desde la misma Orden de Trabajo se asignará el Material/Repuesto y se

marcará como ya utilizado por el mismo personal de Mantenimiento, de esta forma
se descontará del inventario:

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Agregar ítem:

Editar ítem (de “No utilizado” a “Utilizado”)

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NOTA: Desde el menú Utilidades – Configuración SysMan – Inventarios puede
colocar la permisología para que el personal de Mantenimiento no pueda entregar
repuestos (Solo Autorizar), y Almacén solo Entregue (no pueda autorizar). De esta
manera creará una capa de seguridad para que SysMan se ajuste a sus políticas
internas.

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 En muchas ocasiones se desea controlar los repuestos utilizados mas no se
lleva un inventario propio sino que se compra el material/repuesto requerido y se
usa. Es factible configurar el módulo de inventarios para que permita los negativos
(Utilidades – Configuración SysMan) de esta manera podrá controlar lo que ha
usado sin necesidad de llevar un inventario (existencias).

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Salida Almacén por otro motivo (Unitario)

Cuando las salidas de Materiales/Repuestos no son por Órdenes de Trabajo,

SysMan presenta esta opción, que es cuando se le da salida al material por algún
otro motivo.

Hay dos modalidades de salidas de almacén por otro motivo, la primera que
es de manera unitaria, seleccionando transacción por transacción y ejecutando
cada una de manera individual. La segunda modalidad es usando el módulo de
operación Grupal, pero seleccionado cada ítem de manera individual. Una vez que
los tiene seleccionados, comience a procesar todos estos registros. Esta última
opción es útil cuando registran varias entradas, pero no se encuentran en un archivo
de Excel.

En esta sección se explicará cómo realizar salida de almacén transacción por

transacción.

Para acceder a esta opción hay que dirigirse al panel izquierdo y seleccionar
la opción Salida Almacén - Otro Motivo:

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 Luego se genera un nuevo movimiento, se selecciona el Material/Repuesto
que se le va a dar de baja y se especifica el motivo de desincorporación:

Entradas-Salidas-Transferencia (Grupal)

Con esta modalidad se pueden registrar entradas, salidas y transferencias

de manera grupal.

En este módulo encontrará dos pestañas que le permiten agregar las

transacciones que importará de manera grupal. Puede agregar estas transacciones
de manera individual o importarlas desde archivos de Excel.

Con respecto a la carga individual, una vez que tiene seleccionados todos
los ítems, comience a procesar todos estos registros. Esta opción es útil cuando se
registran varias entradas en una sola transacción, pero no tiene estos registros en
un archivo de Excel.

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 Puede seleccionar los registros de manera unitaria o importándolos de un
archivo de Excel, sea cual fuere el modo en cómo seleccione las transacciones,
éstas serán agregadas en la sección de registros seleccionados:

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 Una vez que ya tenga seleccionados los movimientos a importar, puede
proceder a validarlos. Esta opción lo que hará será revisar si el registro cuenta o
cumple con las condiciones para ser importado, por ejemplo: si no acepta negativos,
que no permita una salida mayor al stock; o si va a efectuar un traslado, que los
almacenes cuenten con la existencia necesaria. Se sugiere que primero valide este
registro y en la columna de comentarios de validación encontrará los motivos, si es
que los hubiere, de porqué el registro no ha sido catalogado como válido.

Como paso final puede presionar el botón de Iniciar Importación y así

procederá con el registro grupal.

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 COMPRAS Y GESTIÓN DE REQUERIMIENTOS

En este tópico se explicará cómo manejar los Requerimientos, Solicitud de

Cotizaciones y las Órdenes de Compra, así como la interconexión entre estos
procesos. Si bien pueden ser utilizados de manera independiente, pueden
integrarse entre sí, dado que es posible emitir requerimientos de Materiales /
Repuestos o Servicios desde las Órdenes de Trabajo hacia el Módulo de Compras.
De igual forma, se mostrará cómo realizar la impresión de estos documentos y la
carga de Catálogos para gestionar todo lo relacionado con Compras.

Gestión Solicitudes de Cotización

El Módulo de Requerimientos es útil para generar los mismos de manera

directa o desde las Órdenes de Trabajo para que luego estos puedan exportarse
hacia el Módulo de Compras. Si su organización quiere gestionar requisiciones, ya
sea porque debe hacerse al no haber existencias, o porque se desea un control
adicional para la generación de compras, entonces puede usar este módulo, de
manera opcional.

En esta sección explicaremos las modalidades de generación de Solicitudes

de Cotización, en el Capítulo 3 se explicará con más detalle el uso del módulo
“Requerimiento Recursos (Mat./Repuestos – Servicios)”.

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Creación de Requerimientos directamente desde Compras

Para la creación de un requerimiento, puede dirigirse al Panel de Iconos

superior, pulsar el icono Compras y seleccionar Requerimientos. También puede
dirigirse al Panel izquierdo, seleccionar el Módulo Compras y luego pulsar
Requerimientos Recursos como se muestra:

Pulsar el botón Agregar como se muestra en la pantalla y seleccionar el tipo

de requerimiento a crear, ya sea de Materiales/Repuestos o Servicios.

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 Luego se procede a generar el Requerimiento. Es importante acotar que los
requerimientos se realizan por un ítem a la vez. Luego si se van a generar
Cotizaciones u Órdenes de Compras, puede crearse un documento con varios
Requerimientos.

Requerimientos Pestaña Principal

Los campos que debe ingresar son el Código del ítem a requerir y la cantidad
solicitada. Los demás campos son opcionales. Se visualiza en el campo Origen
Requerimiento que dice Directo, ya que los Requerimientos están siendo generados
directamente desde el Módulo de Compras.

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Requerimientos Pestaña Data Adicional

En esta sección puede ingresar, ya sea un número de referencia interna, un código

de proyecto a ejecutar, centro de costo, entre otros.

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Requerimientos Pestaña Estado Procura

En esta sección se visualizan los documentos de Cotizaciones u Órdenes de

Compras vinculados a este Requerimiento.

La pestaña de Comunicación BD Externa es para su utilización si se tiene habilitada

una sincronización con aplicaciones externas. Para mayor información de las
facilidades de integración con otros productos, puede referirse al manual de
integración que está incluido con el Módulo de Integraciones, el cual es opcional.

Una vez guardado el requerimiento, posteriormente se procesa, ya sea

transformándolo a Cotización u Orden de Compra, seleccionando la opción en la
lista desplegable de la parte inferior derecha. De esta manera se continúa con el
flujo que se desea.

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NOTA: En el capítulo 3 se explicará con más detalle el uso del Módulo
“Requerimiento Recursos (Mat./Repuestos – Servicios)”.

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Creación de Requerimientos desde Órdenes de Trabajo hacia Compras

Desde las Órdenes de Trabajo Generales/Correctivas y Preventivas, es posible

generar los Requerimientos de Materiales/Repuestos y Servicios.

Se muestra una Orden de Trabajo donde se requieren de dos (2) repuestos para su
ejecución. Para generar el requerimiento se pulsa el botón de Requerimiento de la
Orden de Trabajo. Se muestra el requerimiento del primer repuesto ya que, como
se mencionó anteriormente, los requerimientos deben hacerse uno a uno.
Posteriormente, desde el Módulo de Requerimientos, se pueden integrar estos (más
de un requerimiento) para una única Solicitud de Cotización u Orden de Compra.

Como se muestra en la siguiente imagen, se visualiza en el campo Origen

Requerimiento, Mantenimiento OTP, que indica que se está haciendo desde el
Módulo de Órdenes de Trabajo.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
Se tienen dos (2) requerimientos por concepto de esta Orden de Trabajo. Cuando
Compras vaya a procesarlos, puede seleccionar ambos y convertirlos al documento
que desee como se muestra a continuación.

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 EVALUACIÓN DE DATOS

SysMan cuenta con múltiples herramientas para la evaluación de los datos,

comenzando por los reportes configurados, aquí encontrará una lista de informes
agrupados según familias. El generar estos es muy sencillo; además, todos los
reportes puede exportarlos a Excel y aquí aplicar los filtros dinámicos que desee,
de esta manera multiplicará su capacidad de análisis e interpretación de la data.

Adicionalmente posee dos herramientas o módulos que cuentan con un alto

grado de resumen, de manera tal que podrá de modo muy simple generar informes
gráficos, estas herramientas las describimos a continuación.

Informes y Gráficos

Este módulo es considerado el central en cuanto a la generación de informes y

gráficos, y será explicado más adelante.

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Barra Tareas Pendientes

Esta barra le presentará tres

grupos de evaluación de datos, en cada
grupo encontrará que se organizan el
total de las solicitudes u Órdenes de
Trabajo, según su antigüedad (rangos
en días). Los tres grupos de datos que
va a encontrar son los siguientes:

 Solicitudes OT (Reportes de
Averías).
 OT Generales
 Preventivos

Para mayor organización, el

panel de tareas pendientes presenta
dos pestañas que agrupan las
actividades en PASADAS y FUTURAS;
esto con la intención de verificar de
forma rápida aquellas solicitudes que
tienen varios días abiertas, el tiempo de
retraso que presentan y las que están
pendientes de ejecución en una fecha
determinada.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

 Además, puede aplicar los filtros que desee en la barra, para visualizar un
grupo específico de solicitudes; una vez seleccionados los filtros, se da clic sobre el
botón de actualizar para que realice la selección solicitada. Así mismo puede, al
ingresar al programa, seleccionar un grupo específico de solicitudes, de acuerdo al
criterio establecido.

Se pueden visualizar las OT (reportes de avería, OT Generales y

Preventivos) de acuerdo a:

 Área
 Equipo
 Línea
 Grupo (Equipo)

NOTA: Cuando registre un grupo de usuarios puede predeterminar ciertos filtros

para que se apliquen automáticamente, y de esta forma, limitar la información que
ve un usuario determinado. Podrá conseguir mayor información en la sección que
explica el Módulo de Configuración SysMan.

Funciones Adicionales

Cada Grupo de datos le presentará un gráfico de barras, con hacer doble clic en
cada barra podrá generar un reporte detallado de cuáles son las solicitudes u
Órdenes de Trabajo que corresponden con la barra. Éste es un modo muy eficiente

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de generar informes según los días de retraso.

Resumen Órdenes Trabajo

Si se utiliza apropiadamente este módulo, le permitirá generar informes muy

precisos en relación a las solicitudes y Órdenes de Trabajos abiertas y/o cerradas,
y agruparlas por área, equipo, componente, etc. Incluso puede generar informes
gráficos (formato de árbol) o tipo reportes desde la opción de imprimir.

Encontrará mayor explicación de este módulo en el capítulo 3 “Descripción

General Opciones (Interfaz de Usuario)”.

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Indicadores de Gestión (KPI)

Puede generar indicadores de manera práctica. Este módulo será explicado más
adelante, estos indicadores se presentarán de manera gráfica.

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 Seguridad (Control de acceso y Perfiles Usuario)

El aplicativo contempla un completo esquema de seguridad, este se

encuentra organizado por roles de usuarios los cuales se denominan “Grupos de
Usuarios” en SysMan, puede crear diferentes perfiles y asignar permisos
específicos, esto esta detallado en el capítulo 3, sección “Menú Seguridad” , hecho
esto puede crear los usuarios y posteriormente vincularlos a los “Grupos de
Seguridad” o Perfiles específicos.

La configuración general de la permisología, tanto la activación o no del

acceso según usuario así como las características generales referentes a
complejidad de la contraseña, caducidad de la misma y demás funciones puede
hacerlo desde el menú de “Utilidades – Configuración SysMan – Pestaña
Seguridad”, esta configuración aplicara a todo el entorno.

Recomendamos leer detalladamente el ítem relacionado a la Ficha del

Usuario (Capitulo “Menú Seguridad – Usuarios”), ya que esta sección además de
permitirle registrar/editar usuarios puede modelar el funcionamiento de estos en
cuanto a caducidad, asignación de contraseñas de acceso ya sean directas o
temporales (que requieran cambio al primer acceso).

El Aplicativo contempla una capa de seguridad que permite además de

aplicar políticas de complejidad de las contraseñas, el caducar los accesos por
intentos fallidos y cambio de contraseñas de manera periódica, del mismo modo
permitir al usuario el restaurar su contraseña por olvido, esto siempre y cuando
tenga un correo registrado en su ficha (previa validación del correo y código de
verificación (Captcha).

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
 Capítulo 3
Descripción General Opciones
(Interfaz de Usuario)

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

MENÚ DE OPCIONES (BARRA SUPERIOR)

Menú Archivo

Abrir Base de Datos

Abre la base de datos

Abre la base de datos relacionada al nombre de la conexión que uso al

ingresar a SysMan WEB

Cerrar Base de Datos

Cierra la base de datos asociada a la conexion.

Menú Catálogos

En el menú catálogos encontrará las opciones de registro de datos que serán

utilizados para la mayoría de los procesos del programa, por ejemplo: Equipos,
Rutinas, Empleados, Fallas, etc.

El registro de estos catálogos puede ser hecho de manera unitaria o importando

los datos de archivos de Excel. Se explicará con más detalle el uso de este módulo
en el menú “Utilidades -Importación Datos (Excel)”.

Todas las pantallas de registro de datos son similares en cuanto a

funcionamiento, asimismo cuentan con campos comunes y campos propios de cada
catálogo, el funcionamiento de las pantallas de registro de datos (edición y borrado),
así como los campos comunes a todos los catálogos son explicados a continuación.

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 Si agregó un registro, la pantalla que se desplegará es la mostrada a
continuación:

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 El modo de funcionamiento es el siguiente: Si usted ingresa un código no
existente el programa le abrirá una pantalla con los campos en blanco, de esta
manera podrá agregar un nuevo registro. Ahora, si el código ya está registrado,
tendrá la oportunidad de modificarlo o eliminarlo completamente.

El botón signado con una lupa le permitirá acceder a un examinador en el

cual se le presentará los registros existentes (ya sean equipos, rutinas, fallas, etc.),
aquí lo podrá seleccionar y así editarlo.

En la barra de botones ubicada en la esquina superior izquierda encontrará

las funciones que le permitirán grabar los registros, borrar, imprimir los datos,
avanzar entre registros, etc.

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1. Campos Comunes

Hay una serie de campos que son comunes a la mayoría de los catálogos de
datos, los cuales explicaremos a continuación. Le recordamos que los campos
propios de cada catálogo serán explicados con detalle en el respectivo tópico.

 Descripción

Aquí ingresará la descripción del registro, este campo es requerido

(obligatorio).

 Comentarios

Aquí ingresará los comentarios del registro, no tiene límites en cuanto

a palabras a incluir.

 Campos Personalizados

Es factible crear nuevos campos a todas las tablas, por ejemplo, si

usted requiriere de un campo que no haya sido considerado por nosotros,
puede agregarlo desde el menú Utilidades-Campos Personalizados. Esta
opción la encontrará descrita con mayor detalle en el tópico relacionado a
«opción del menú».

 Orden Presentación

En este campo se puede configurar el orden específico en que

aparecerán los activos en el árbol. Si se encuentran códigos de ordenamiento
similares, se aplicará como orden alternativo el del código del activo.

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Números Descripción:

1 Barra de tareas: Borrar, Cancelar, Guardar, Buscar, Imprimir, Salir.

2 Campos Personalizados: Campos creados por el usuario de acuerdo a sus
necesidades.
3 Descripción: Una descripción básica sobre el activo.
4 Con este botón se copia el código en la descripción.
5 Orden Presentación: Orden alternativo a ser aplicado en el árbol de activos.

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Descripción Catálogos

Primer Nivel - Área (Término Modificable)

Es importante tener en cuenta que el término Área puede ser modificado. El Área
se puede considerar como la raíz del Árbol que se construirá. Si se encuentra
trabajando con una industria, podría dividir ésta en las diferentes áreas de su
proceso; o si los datos corresponden a una empresa de transporte, pudiera
renombrar el término Área a Flota y aquí registrar las flotas de acuerdo a la
distribución que considere más práctica.

 Centro de Costo: Se puede asignar el Área o los Equipos a un centro

de costo específico (solo aplica una de las dos configuraciones), de
acuerdo a la gestión de costos que desee llevar en la empresa donde
labora. Esto con la finalidad de llevar un registro de los costos
asociados a un equipo en particular, o a un Área determinada.

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Segundo Nivel - Equipo (Término Modificable)

La creación y edición de Equipos se sugiere efectuarla desde el Árbol de Activos,

ya que es una forma más rápida de administrar los equipos. Además que desde
esta opción también podrá configurar lo siguiente:

Al crear el Equipo desde el Arbol de Activos se le presentara el botón que le

permitirá generar códigos numéricos correlativos de manera automática (de manera
opcional), el rango estará entre 1 y 2000000000 , pero se sugiere asignar códigos
más amigables y que sean identificados más fácilmente por su personal

Campos Principales

 Criticidad: Con este parámetro Ud. podrá definir si el equipo es crítico

o no; además de seleccionar el nivel de criticidad asociado al mismo.
Por defecto, el programa le ofrece dos opciones (alto y medio), pero
si en su gestión de mantenimiento hay más, las puede agregar al
listado.

 Condición Actual: Los activos estarán de manera predeterminada

como en Servicio; es decir, operativos, pero este estatus puede
cambiar, según sea el caso, con las opciones que da el programa o
alguna adicional que desee agregar.

 Vincular Grupo: Puede crear vínculos opcionales (por línea, grupo o

materiales/repuestos), lo cual le podrá ser útil a la hora de generar
reportes y realizar búsquedas por filtros.

 Vinculado a Área (Reubicar): Este campo corresponde dentro de la

cual se encuentra asignado el equipo.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

  Clasificación General: Se puede agregar una clasificación a la cual
pertenezca este activo, lo que le permitirá realizar búsquedas y
reportes filtrando la información especificada en esta casilla.

 Ubicación Física Específica: Si lo desea, puede anexar definir

diferentes localidades donde se pueden encontrar los activos, este
campo se utiliza para asignar un equipo a una localidad específica.

 Centro de Costo: Se puede asignar el área o los equipos a un Centro

de Costo específico (solo aplica una de las dos configuraciones), de
acuerdo a la gestión de costos que desee llevar en la empresa donde
labora; esto con la finalidad de llevar un registro de los costos
asociados a un equipo en particular, o a un área determinada.

 Configuración Almacén: A través de esta sección es posible gestionar

el acceso al almacén, estableciendo uno predeterminado para este
equipo o al término al cual haya sido renombrada esta rama, e incluso
se puede limitar el acceso restringiendo la asignación de repuestos
desde un almacén específico. Todo esto garantiza mayor control
sobre su inventario, principalmente si maneja múltiples almacenes de
materiales / repuestos.

A continuación, se muestra la pantalla de la pestaña con los campos

principales, y se explican algunos adicionales que posee:

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Archivos Anexos

Vincular archivos, ya sean estos de imágenes, vídeos, archivos Word,

Excel, AutoCAD, etc.

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Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
Información Técnica

En esta pestaña se agregará toda la información detallada sobre las

características del equipo.

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 Si el activo que acaba de añadir es un vehículo, debe marca la opción que
se muestra en la imagen y se habilitará la siguiente pestaña:

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Origen-Garantía

Aquí se agregarán todos los datos referentes al origen del activo y la garantía
(si aplica). Además, el programa le indicará cuando la garantía se haya vencido. De
este modo, podrá evaluar si corresponde al proveedor o a la empresa cualquier
reparación de este activo.

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Tercer nivel - SubEquipo (Término Modificable)

Para el SubEquipo aplican los mismos campos que se describieron en el

apartado anterior (Equipos); sin embargo, a continuación, se muestran las pantallas
para cada una de las pestañas, ya que existen algunas diferencias. En general
poseen menos especificaciones, por ende, se marcarán solo aquellos espacios
diferentes que no hayan sido explicados con anterioridad.

La creación y edición de SubEquipos se sugiere efectuarla desde el Árbol de

Activos, dado que es una forma más directa (Clic derecho sobre la rama donde
desee anexarlo); sin embargo, también puede hacerlo desde el Menú Catálogos.

Al crear el SubEquipo desde el Árbol de Activos se le presentara el botón que le

permitirá generar códigos numéricos correlativos de manera automática (de manera
opcional), el rango estará entre 1 y 2000000000 , pero se sugiere asignar códigos
más amigables y que sean identificados más fácilmente por su personal

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Campos Principales

Información Técnica

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Archivos Anexos (Esta pantalla es igual para todos los niveles)

Origen-Garantía

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Cuarto nivel - Componente (Término Modificable)

Para el caso de los Componentes se mostrarán solo la pantalla de Campos

Principales y de Información Técnica, ya que son las que presentan algunas
diferencias. Las demás son iguales al apartado anterior (SubEquipo).

La creación y edición de Componentes se sugiere efectuarla desde el Árbol

de Activos, dado que es una forma más directa (Clic derecho sobre la rama
donde desee anexarlo); sin embargo, también puede hacerlo desde el menú
catálogos.

Al crear el Componente desde el Árbol de Activos se le presentara el botón

que le permitirá generar códigos numéricos correlativos de manera automática
(de manera opcional), el rango estará entre 1 y 2000000000 , pero se sugiere
asignar códigos más amigables y que sean identificados más fácilmente por su
personal

Campos Principales

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
Archivos Anexos (Esta pantalla es igual para todos los niveles)

Origen-Garantía (Esta pantalla es igual a la mostrada para SubEquipo)

Información Técnica

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Quinto nivel – Parte

Para el último nivel del Árbol de Activos, solo se mostrará una pantalla que
es la de Campos Principales, ya que esta muestra una opción que ninguno de
los niveles anteriores tiene. Las demás pantallas son análogas con el nivel
anterior (Componente).

Al crear la parte desde el Árbol de Activos se le presentara el botón que le

permitirá generar códigos numéricos correlativos de manera automática (de
manera opcional), el rango estará entre 1 y 2000000000 , pero se sugiere
asignar códigos más amigables y que sean identificados más fácilmente por su
personal

Ya que las partes pueden ser artículos que se encuentran en el almacén, al

crear un registro en el árbol se presentará la opción de copiar la información
técnica de una ficha ya existente de repuesto, facilitando así la carga.

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Campos Principales

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Línea (Término Modificable)

El término Línea (Marca, Modelo, Línea, Zona del País, etc.) es modificable y le
permitirá vincular diversos equipos de acuerdo al criterio que considere apropiado.

Eventualmente podrá vincular más de un equipo a una línea y así crear filtros en
los reportes.

Grupo - Equipo (Término Modificable)

El término Grupo es modificable y le permitirá vincular diversos equipos de

acuerdo a sus características, tipo de equipo, etc. Esto de acuerdo a los grupos que
considere necesario establecer para optimizar las funciones de mantenimiento. Se
podrá vincular más de un equipo a un grupo, y de este modo filtrar la información
para así realizar búsquedas y reportes más específicos.

Clasificación General

La agrupación denominada ‘Clasificación General’ puede ser utilizada para

asociar cualquiera de los tres niveles bajo cualquier criterio particular, por ejemplo:
marca, modelos, o cualquier otra asociación que pueda más adelante utilizar para
generar reportes.

Centro de Costo

En esta sección se definirán los centros de costos que desea manejar, para
de este modo asociar áreas (o equipos) a ellos y poder generar los costos
referidos a un determinado grupo de activos.

En el Módulo de Configuración de SysMan, ubicado en la pestaña

«Utilidades» podrá establecer o definir el nivel en el cual se registrará el ‘Centro

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

de Costo’, según sea el caso, se habilitará este campo en la respectiva ficha de
«Área» o de «Equipo», y así será evaluado en los reportes de Costos.

Tómese en cuenta que el Término «Área» o «Equipo» puede ser modificado,

en líneas generales el «Centro de Costo» puede ser asociado a la primera o
segunda Rama del Árbol.

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Vincular

Esta función permite asociar activos, de acuerdo a diversos criterios; para de

este modo poder gestionarlos de manera organizada y facilitar la generación de
reportes, y realizar búsquedas. Los criterios que se pueden utilizar se explican a
continuación.

Vincular Equipo – Línea (Términos Modificables)

Este vínculo creará nexos entre un equipo y una o varias líneas, el título de Línea
podrá ser cambiado por usted.

Un ejemplo válido sería si usted desea agrupar todas las maquinarias utilizadas en
las labores de empaque de su producto final bajo una línea de producción
específica. De esta manera, en cualquier momento puede pedir un reporte
solicitando sólo analizar esta línea de producción.

Vincular Equipo – Grupo

Puede vincular un equipo a uno o varios grupos, los cuales pueden ser creados
por usted atendiendo sus necesidades. Por ejemplo, si usted desea tener agrupados
todos los equipos de aire acondicionado o los que utilicen algún tipo de motor
eléctrico específico, de manera tal que pueda generar un reporte analizando sólo
estos sin importar la planta o línea de producción a la que pertenezcan.

Otro uso podría ser el crear un grupo por cada empresa de mantenimiento que
se contrata y colocar dentro de este grupo a los equipos de los cuales son
responsables; ésta sería una manera muy fácil de monitorear la incidencia de fallas
y así evaluar la calidad de servicio recibida.

NOTA: Todo Equipo necesariamente debe estar vinculado a una Planta (el título de

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planta es modificable), en una relación de n:1, pero su pertenencia a una o varias
Líneas o Grupos es opcional, la relación de estas últimas es de n:n.

Ejemplo: Su empresa cuenta con tres áreas claramente definidas, las cuales
pudieran ser tres plantas, o tres edificios, Flotas de vehículos, etc. Cada una de
éstas cuenta con un personal diferente. Ahora bien, su interés reside en que el
personal de la planta ‘A’ no pueda modificar datos de la planta ‘B’ ni ‘C’ y viceversa,
pero usted o el Gerente de Mantenimiento (Plantas A, B y C ) sí podrán
eventualmente ingresar datos a equipos pertenecientes a las tres plantas.
Continuando con el ejemplo nombrado, se relatará paso a paso el cómo habilitar
este permiso:

Crear tres Grupos de Equipos, estos podrían denominarse “Planta_A”, “Planta_B” y

Planta_C”. En el caso del grupo “Planta_A”, a éste deberán vincularse todos los
equipos de la Planta A, y así sucesivamente deberá procederse con el Grupo
“Planta_B” (Equipos Planta B) y Grupo “Planta_C” (Equipos Planta C).

Esta operación podrá efectuarla desde el menú “Catálogos – Vincular” y “Vincular

Equipo-Grupo”.

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Debe crear tres grupos de usuarios a los que podemos denominar “GrpUsu_A”,
“GrpUsu_B”, “GrpUsu_C”, en el caso de Grupo de Usuarios “GrpUsu_A” solo se le
dará acceso a grupo de equipos “Planta_A” (creado anteriormente), de manera
similar se deberá proceder con el “GrpUsu_B” y “GrpUsu_C”.

En la pantalla principal del grupo se debe especificar a cuál grupo va a pertenecer,

en este caso podría ser Planta_A, Planta_B o Planta_C, dependiendo del acceso
que se le desee dar a un grupo de usuarios específico.

Asumamos que el usuario Carlos Suárez registrado como “C_Suarez” lo vinculemos

al grupo de usuarios “GrpUsu_A” (Utilidades – Seguridad – Vincular Usuario Grupo
de Usuarios), entonces Carlos Suarez sólo podrá acceder datos de Equipos de la
Planta A.

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Importante: La restricción será aplicada a los siguientes módulos: OT, OTP,
Registro Lecturas, Programación Preventivos, Programación Correctivos - Solicitud
OT.

NOTA: Este permiso sólo funcionará si están activados los niveles principales de
seguridad (Configuración SysMan - Seguridad) y obviamente los “Permisos por
contenido”.

Vincular Equipo – Material / Repuesto

Puede vincular los Materiales/Repuestos que son utilizados por un

determinado equipo a éste, así cuando vaya a asignar un Material/Repuesto desde
una Orden de Trabajo (OT), ya sea preventiva o correctiva, y solicitar un Ítem de
Inventario, puede pedir en el filtro del examinador de Materiales/Repuestos que sólo
se le presenten los registros que estén vinculados a un determinado Equipo.

Vincular Material / Repuesto – Proveedor

Los Materiales/Repuestos puede vincularlos a su respectivo proveedor o

proveedores a través de esta pantalla.

Para realizar el vínculo se seguirán los siguientes pasos:

Menú Catálogos – Vincular: Aquí se selecciona el tipo de vínculo a realizar.

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El siguiente paso se realiza de manera análoga para todas las opciones:

1. Se selecciona el equipo.
2. Se selecciona la línea, grupo, material, etc. a vincular.
3. Se presiona el botón Agregar.

NOTA: Es posible vincular cada equipo a más de una línea, grupo, etc.

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Rutina Mantenimiento / Actividades

Las Rutinas de Mantenimiento incluyen una serie de procedimientos y

actividades que deberán ser efectuadas de manera periódica. Las rutinas son
utilizadas para elaborar los Planes de Mantenimiento a los equipos. Una vez
creadas las rutinas, se vinculan a los componentes desde el Árbol de Activos y se
establecerá la periodicidad de creación, ya sea ésta en base a tiempo, lectura, toma
de medidas, o mixta. Encontrará más información de cómo programar los
preventivos más adelante.

El registro de las rutinas de mantenimiento podrá ser efectuado desde el menú

de catálogos en la opción Rutina Mantenimiento/Actividades. Cuando vaya a crear
una nueva rutina tendrá la opción de hacerlo copiando las características de una ya
existente. Esto también le da la posibilidad de copiar a la nueva rutina el consumo
estimado de recursos, tales como: Mano de obra, Materiales/Repuestos, Servicios
externos, etc. Sin embargo, el copiado es opcional; usted puede crear una rutina
desde cero, con las actividades y recursos que desee.

Una vez creada la rutina, ésta será visualizada como se muestra en la próxima
pantalla, donde encontrará las pestañas correspondientes a los recursos a utilizar
(Mano de obra, Materiales/Repuestos, Servicios externos). En éstas puede
establecer el consumo estimado de cada recurso, estos consumos estimados
podrán ser ajustados al crear las OT.

En caso de que desee copiar una rutina ya existente, la pantalla que se le

mostrará es la siguiente, donde podrá escoger qué recursos copiará:

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 Si desea crear la rutina desde cero se mostrará la siguiente pantalla con los
campos principales; pero hay diversas pestañas con toda la información que se
puede agregar, éstas son: Anexos-Requerimientos, Repuestos, Mano de Obra,
Servicios Externos y los campos personalizados (Definidos por Ud. de acuerdo a
sus necesidades).

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Inventario Materiales/Repuestos

Ficha Materiales/Repuestos

Registra los materiales y/o repuestos utilizados en su gestión.

NOTA: Si borra un material o repuesto se borrará todo su consumo en las OT

creadas y sus vínculos en las rutinas.

Campos Principales

 Materiales/Repuestos Alternativos: Puede colocar hasta tres

Materiales / Repuestos Alternativos, los cuales no necesariamente
deben estar registrados en el sistema. Estos se agregarán en la
pestaña de información técnica.

 Mínimo/Máximo: Establecer los límites superior e inferior en cuanto a

la existencia a mantener. A través de los reportes podrá generar
listados que evalúen esta información.

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 Este Botón le permitirá generar códigos numéricos correlativos de manera

automática, el rango estará entre 1 y 2000000000

Usted puede importar masivamente los maestros de Materiales/Repuestos desde la

opción de Importación de datos.

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Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
Clasificación Materiales/Repuestos

A través de este catálogo podrá definir si un repuesto es tipo neumático,

eléctrico, de iluminación, de refrigeración, asignado al personal, entre otros. Esto
con la finalidad de agrupar los materiales/repuestos en una misma categoría que le
permita gestionarlos de manera eficiente y hacerles un seguimiento apropiado.

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Almacenes

SysMan lo faculta a crear un número de almacenes ilimitados, de manera

predeterminada está registrado el primer almacén con el código Principal. Puede
crear los almacenes que desee y asignarles el nombre que considere más
apropiado.

Al crear un Almacén de manera predeterminada se colocara en condición de

«Operativo», esta condición puede desactivarla en el caso de que este almacén se
encuentre fuera de uso.

Más adelante en la sección de Creación de Grupos de Trabajo encontrará

pautas para que pueda vincular el uso de determinados almacenes con grupos de
usuarios determinados, lo cual es particularmente útil en el caso de que cuente con
almacenes en diferentes ubicaciones físicas y desee restringir el uso de los
almacenes a grupos de usuarios circunscritos a estas ubicaciones.

Cada vez que efectúe un ingreso, traslado o salida de Materiales o

Repuestos deberá indicar el Almacén en el cual ocurre este movimiento, este tema
será tratado con mayor amplitud en el Módulo de Movimientos de Inventario.

Motivos Salidas Materiales/Repuestos – Herramientas

Es posible registrar un catálogo de motivos por los cuales se da salida a los

materiales del almacén y estos motivos no son originados por labores de
mantenimiento, ya sea preventivo y/o correctivos, por ejemplo: devolución, salida
de materia prima (en el caso de que se desee controlar este tipo de inventarios).

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Inventario Herramientas

Ficha Herramientas

A través de este módulo registrará sus Herramientas. Opcionalmente podrá

asignar éstas a los empleados y así llevar, además de un inventario completo en
Almacén, una relación de las Herramientas asignadas a cada uno de ellos.

Este Botón le permitirá generar códigos numéricos correlativos de manera

automática, el rango estará entre 1 y 2000000000

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Clasificación Herramientas

Puede crear Clasificaciones o Grupos según el tipo de Herramientas, por

ejemplo: Medición, Calibración, Ajuste, Construcción, etc.

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Mano de Obra (Personal Interno)

Ficha Mano de Obra (Categoría)

Puede categorizar a sus empleados según el criterio que desee, asignar a

cada categoría un costo por hora específico, de manera tal que cuando registre un
empleado lo anexa a una categoría determinada. Esta información será de mucha
utilidad para saber a cuánto ascienden sus costos de mano de obra en las OT
efectuadas.

Personal (Trabajador)

La ficha de cada empleado puede ser creada a través de la siguiente pantalla,

asimismo el empleado deberá ser asignado a una determinada categoría (Mano de
obra) lo cual es obligatorio.

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Importante: Si borra un Empleado y éste ya fue asignado a OT anteriores, éstas no
serán afectadas.

Servicios Externos (Contratistas)

Ficha Servicios Externos

Es probable que existan labores de mantenimiento preventivo o correctivo

que no sean efectuadas por el personal de su empresa sino por personal de otras
empresas de servicio, puede registrar también esta categoría.

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Importante: Si borra un Servicio externo se eliminará también su vínculo en las OT
y Rutinas creadas.

NOTA: Al crear una OT/OTP puede especificar el uso de un servicio externo, ya sea
en base a tiempo de prestación de labores (Horas, Días) o por trabajo realizado.

Clasificación Servicios Externos

Los Servicios Externos o Contratistas pueden ser clasificados según la

naturaleza del servicio que prestan (Soldadura, Mecánica Automotriz, etc.), o según
cualquier criterio particular, de acuerdo a los servicios externos que su empresa
necesite contratar (Ubicación Física, áreas de Trabajo-Zonas, etc.). Esta
clasificación podrá ser usada en la creación o edición del Servicio Externo como tal.

Tipo Servicios a Contratar

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 Puede registrar la lista de servicios que contratará, por ejemplo: Soldadura,
Pintura, etc. Al contratista o servicio externo como tal, debe registrarlo por la ficha
del Servicio Externo.

Proveedores (Materiales/Repuestos)

En la Ficha Proveedores puede registrar a todos los proveedores de repuestos

y/o materiales que utiliza en sus labores de mantenimiento. Una vez registrados
estos proveedores deberá vincularlos con los materiales y/o repuestos que
distribuyen, asociación que puede efectuar desde la opción de Vincular Material-
Proveedor.

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Clasificación Proveedores

Los proveedores de Materiales y Repuestos pueden ser clasificados según

criterios particulares, ya sea dependiendo del rubro o naturaleza de los suministros,
por ejemplo: Filtros, Ferretería, etc. o ubicación Física. Esta clasificación podrá ser
usada en la creación o edición del Proveedor como tal.

Catálogos Complementarios

Fallas

Estas son particularmente útiles para generar las OT. Puede crear un catálogo
de fallas frecuentes de manera tal que al presentarse una de éstas simplemente
debe vincular la misma a la OT.

Es posible generar estadísticas basadas en este parámetro. Ejemplos de

fallas a registrar podrían ser los siguientes: Rotura de empaque, Filtración de agua,
Corrosión, etc.

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NOTA: Al vincular la falla a una OT, opcionalmente se puede importar las
actividades (Pautas generales de reparación), así como la prioridad.

Causas de Fallas

La creación de un catálogo de Causas de Fallas es muy útil para determinar

por qué éstas se presentan y, por supuesto, generar reportes estadísticos basados
en este parámetro. Por ejemplo, un catálogo de causas pudiera contener los
siguientes ítems: Mal Uso, Vandalismo, Robo, Mantenimiento Inadecuado, Falta de
Mantenimiento, etc.

Prioridades

Puede crear un catálogo de prioridades según su criterio, por ejemplo:

Urgente, Alta, Baja, Emergencia, etc.

Importante: Si borra una falla, causa de falla o prioridad y ésta ya ha sido utilizada
por una OT, Programación Preventivo, etc., estas no serán afectadas y se
mantendrá la referencia (código) aun cuando ya no exista la prioridad.

Especialidades

Puede registrar diferentes Especialidades, tales como Mecánica, Eléctrica,

Instrumental, etc., la cuales pueden ser asignadas opcionalmente a las rutinas de
trabajo y por ende a los preventivos que las utilizarán o a los correctivos, ya sean o
no programadas (con solicitud de OT previa).

Por ejemplo, si desea vincular a una rutina una especialidad de «Mecánica»,

todas las OT que se encuentren afectadas por esta rutina serán también de
especialidad «Mecánica», esta condición puede ser utilizada como filtro al momento
de generar horizontes gráficos u Órdenes de Trabajo de manera grupal.

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Status OT (Orden de trabajo)

Los Status OT pueden ser utilizados para sub-clasificar las Órdenes de Trabajo
según determinadas característica. Por ejemplo, pudiera crear un Status
denominado «Espera Repuestos» y si una Orden de Trabajo se encuentra abierta
por este motivo asignarle este Status, de manera tal que pueda generar reportes
con la información filtrada de acuerdo a esta característica.

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Status OC (Orden de Compra)

La Orden de Compra (Módulo de Compras) puede ser asignada de manera

opcional a diferentes Status, por ejemplo: «Pendiente Aprobación», «Pendiente
Asignación Recursos», etc. Se pueden anexar Status a través de esta opción.

Proyectos (agrupa OT´s)

Puede crear un Proyectos, y estos pueden ser utilizados para agrupar Órdenes
de trabajo, ya sean preventivas o correctivas. Al hacerlo de esta manera podrá
eventualmente generar reportes que agrupen a estas OT vinculadas y evaluar datos
específicos (costos, personal involucrado, tiempo utilizado, etc.)

Descripción Campos Principales

 Fecha Inicio: Ésta será la fecha de inicio para el proyecto. Éste es un

dato opcional.

 Fecha Culminación: Ésta será la fecha estimada de culminación.

 No permitir creación de OT fuera de Lapso: De estar activado este

selector no se podrá vincular OT si su fecha de creación se encuentra
fuera del rango o intervalo delimitado por las fechas de inicio y
culminación.

 Presupuesto Asignado: Aquí podrá reflejar el presupuesto asignado al

proyecto, de manera tal que pudiera generar reportes que evalúen todas
las OT vinculadas y analizar sus costos comparando este monto con el
presupuesto asignado a dicho proyecto.

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB

Manual Software de Mantenimiento y Gestión de Activos - SysMan WEB
Menú Procesos

Desde este módulo, se puede realizar la búsqueda de:

Solicitud de Servicios (OT) / Reporte Avería

Orden de Trabajo General (OT)

Orden de Trabajo Preventiva (OTP)

Así como crear un registro nuevo para cada una de estas categorías; sin
embargo, es mucho más práctico crear los registros desde el Árbol de
Activos, ya que es una forma más directa de seleccionar el elemento y añadir la
Orden de Trabajo que se desee procesar.

Ejemplo:

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Búsqueda de Registro:

Una vez seleccionado el tipo de registro que se desea, la pantalla que se va a

habilitar es la siguiente (para cualquiera de las opciones es el mismo formato).

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En el caso de que desee crear un archivo nuevo (Solicitud de avería, OT u OTP),
se abrirá la siguiente opción:

En esta área deberá seleccionar el componente (incluyendo el equipo y SubEquipo

al cual pertenece), para de este modo proceder a crear la solicitud (véase “Órdenes
de Trabajo” en ACCESO A MÓDULOS).

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Requerimiento Recursos (Mat./Repuestos – Servicios)

El Módulo de Requerimientos es utilizado para crear solicitudes de

requerimientos directamente o agrupar estos y convertirlos en documentos, tales
como Órdenes de Compra o Solicitudes de Cotización. En el capítulo 2 se explica
las modalidades de creación del requerimiento que son de creación directa o desde
la Orden de Trabajo.

En la pantalla se le presentarán todos los requerimientos en el recuadro con

interlineado amarillo, los cuales están clasificados por el status, usted puede
fíltrarlos.

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Luego puede seleccionarlos ya sea unitariamente o en grupo, y enviarlos al
recuadro derecho (interlineado naranja).

Luego volver a seleccionarlos y enviarlos al tipo de documento que necesite.

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Este módulo es muy completo, por este motivo le recomendamos que haga sus
pruebas, creando requerimientos directos desde este módulo y desde las Órdenes
de Trabajo (Pestaña Repuestos), como se muestra en las siguientes pestañas:

Luego, usando los filtros de la pestaña de requerimientos, filtre los registros que no
se hayan procesado y genere sus documentos (Solicitudes u Órdenes de Compra).
Utilice los filtros que se presentan en la franja superior de la pantalla:

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Reubicación de Activos

Las reubicaciones aplican, cuando se desea mover un activo de su rama

origen a otra; esto se puede realizar a través de este menú, indicando el activo a
mover y su nueva ubicación.

Para tener un mayor control sobre el movimiento de sus activos, SysMan

crea un registro detallado, cada vez que se realiza la reubicación de uno de ellos,
haciendo un seguimiento de la fecha, área de ubicación anterior, área nueva de
ubicación, hora, motivo de la reubicación, posición de instalación, estado actual, a
quién se encuentra asignado el equipo (Si aplica), usuario que realizó la reubicación
y comentarios adicionales.

Este proceso (reubicación) y los registros se manejan de forma similar para

cada una de las ramas del Árbol de Activos:

4.1 Reubicación Equipo

4.2 Reubicación SubEquipo
4.3 Reubicación Componente
4.4 Reubicación Parte

NOTA: Es más, práctico reubicar activos desde el Árbol de Activos, solo debe
colocarse en la rama del activo a reubicar y con el botón derecho (clic) ingresar al
menú contextual.

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La pantalla de reubicación es la siguiente:

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Menú Centro de Informes y Gráficos

1. Centro de Informes y Gráficos

En este tópico se explicará cómo generar cada uno de los tipos de reportes que
ofrece el Centro de Informes y Gráficos de SysMan. Para su comodidad, el sistema
tiene segmentados todos sus reportes por módulos y presenta la alternativa de
utilizar filtros para ver la información más detallada.

1.1 Informes

Al generar un reporte (Presentación Preliminar) se le presentará un Asistente

en el cual podrá ingresar los parámetros que construirán el informe tal como se
presenta en la siguiente pantalla.

En el Asistente se presentarán los parámetros definidos. Todos los reportes

pueden ser modificados, no solo en cuanto a encabezados, sino en lo que refiere a
los parámetros que filtrarán los datos.

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 Recuerde que puede modificar los reportes, pero se requiere un
conocimiento básico del lenguaje SQL. Por ser éste un estándar en informática
puede solicitar apoyo a su Departamento de Informática.

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1.2 Gráficos

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 2. Crear nuevo Informe/Gráfico

Todos los reportes en SysMan están construidos íntegramente con un

lenguaje de peticiones denominado SQL (Structured Query Language), éste es un
estándar en informática y puede ser utilizado en diferentes plataformas.

Ya sea si la versión adquirida es la Profesional (Bases de datos. ACCDB) o

la Empresarial (SQL Server) se utiliza el lenguaje SQL para la construcción de los
reportes, por supuesto con las adaptaciones propias de la base de datos; por
ejemplo, se utiliza Transact-SQL, si la base de datos está bajo SQL Server.

Al ingresar al Asistente de Creación de Nuevos Reportes (Centro de Informes

y Gráficos – Crear nuevo Informe/Gráfico) se le presentará la siguiente pantalla:

Utilizar Asistente de Creación de Nuevos Reportes

Esta opción le dará acceso al Asistente que lo guiará paso a paso en la

construcción de un nuevo informe, sin necesidad de que usted maneje el lenguaje
SQL. En las próximas páginas se explicará con más detalle el uso de este Asistente.

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Utilizar Cadena SQL

En el caso de que usted cuente ya con una cadena SQL puede utilizar esta
opción para ingresar al sistema un nuevo informe.

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 ASISTENTE DE CREACIÓN DE REPORTES (Modo de uso)

Si bien este Asistente lo guiará en todos los pasos básicos de creación de un

nuevo reporte, es recomendable que se tenga un conocimiento previo del lenguaje
SQL para entender mejor el uso del mismo.

El Asistente de Creación de Reportes está conformado por tres pestañas:

 Selección de Tablas
 Modificación de encabezados e inclusión de funciones
 Construcción de las condicionales SQL

Luego de creado el reporte puede grabarlo y adjuntarlo a una familia de reportes

específica, como, por ejemplo: ‘Maquinarias’, ‘Preventivos’, etc.

En los siguientes tópicos se explicará brevemente la utilidad del Asistente. Dado

que este módulo es extenso en cuanto a uso y combinaciones, se recomienda haga
sus propias pruebas desde el programa, creando sus propios reportes y revisando
los informes ya creados.

Los Pasos a seguir para crear un reporte nuevo se exponen a continuación.

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  Selección de Tablas

En esta pantalla podrá elegir las tablas que se involucrarán en la construcción

del reporte. Notará que si selecciona más de dos tablas al pasar a la siguiente
pantalla el programa le presentará una advertencia que le recuerda que al
seleccionar más de dos tablas debe incluir una instrucción WHERE o JOIN para
relacionar ambas tablas, de lo contrario es bastante probable que se genere un
producto cartesiano de la combinación de los datos de las tablas, esta combinación
puede llegar a ser muy extensa; por ejemplo: si tiene 2 tablas una de 40 registros y
la otra de 30 registros, el producto cartesiano dará un resultado de 1200 registros.

El producto cartesiano explicado anteriormente es una característica natural

del SQL.

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  Modificación de encabezados e inclusión de funciones

En el recuadro ubicado en la parte superior de la pantalla encontrará todos

los campos pertenecientes a las tablas elegidas en la pestaña anterior; podrá
seleccionar los campos a incluir como encabezados. Asimismo, a estos podrá
agregarles funciones y renombrar sus títulos.

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  Construcción de las condicionales SQL

Las condicionales que filtrarán los datos a ser reflejados en el reporte son
insertadas a través de esta pantalla, si bien no es necesario saber manejar en su
totalidad el lenguaje SQL, unos cuantos conocimientos básicos de éste le facilitarán
esta tarea.

Una cadena de condiciones SQL básicamente está conformada por una serie
de fragmentos unidos por operadores lógicos, tales como: AND y OR. Ejemplo:

(a > b) and (b=c) or (j=h)

Cada fragmento condicional consta de 2 entidades, la primera es fija y se

referirá a un campo determinado, la otra entidad puede ser fija o variable
(parámetro), pudiendo elegir una de las tres alternativas disponibles según sea su
necesidad.

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 Valor Fijo

Este botón le presentará un recuadro en el cual podrá introducir un valor fijo,

este valor quedará escrito dentro de la cadena SQL.

Por ejemplo, en la siguiente pantalla se ingresará una condicional que hace

referencia a un valor fijo.

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Determinado Campo

Esta opción le permitirá seleccionar como segunda entidad a otro campo.

Recuerde lo comentado anteriormente acerca de los productos cartesianos
generados por no asociar adecuadamente dos tablas, la asociación puede crearla
a través de esta opción.

Por ejemplo, asumimos que se desea generar un reporte que utiliza las tablas
preventivos y equipo, ya que es necesario vincularlas por un campo en común se
elegirá el Código de Equipo (PREVENTIVOS.EQU = EQUIPO.Codigo) y deben ser
vinculados.

Contenido Recuadro de Petición (Parámetro).

Usualmente al generar un reporte se desearía que el programa solicite ciertos

datos para así, dependiendo de estos se construya el reporte. De crear un informe
basado en una cadena SQL fija, éste aplicaría siempre el mismo filtro a la
información. La posibilidad de crear una cadena de petición denominada “con
parámetros” le permitirán completar y modificar el filtro preestablecido; por ejemplo,
podría tener un reporte que analizará los movimientos efectuados entre dos
diferentes fechas. Entonces podría crear un reporte con parámetros de manera tal
que las fechas inicial y fecha final de análisis de información serían introducidas al
momento de generar el reporte. Usted puede crear hasta 18 recuadros de petición
(parámetros) por reporte.

Se selecciona el campo que se desee comparar con un parámetro y se

presiona el botón «Contenido Recuadro Petición». Se le presentará una pantalla en
la cual encontrará las siguientes 2 opciones:

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Parámetro Predefinido

De activar esta opción aparecerá la lista de parámetros ya predefinidos para

la cadena en construcción, pero solo si son del mismo tipo de campo (Fecha, Lógico,
Numérico, Texto), de esta manera al generar el reporte e introducir el dato que
corresponde a este parámetro afectará automáticamente en todas las secciones de
la cadena SQL donde este sea utilizado.

Nuevo Parámetro (Crear Parámetro)

Esta opción le permitirá crear un nuevo parámetro, para esto deberá decidir
si el parámetro invocará un valor cualquiera, el cual será proporcionado por el
usuario (pudiera ser una fecha cualquiera), o si le presentará el contenido de
determinado campo; por ejemplo, si va a generar un reporte que solo evalúe
Preventivos vinculados a determinada Área puede obligar al sistema que le presente

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la lista de Áreas registradas en la tabla ‘Área’.
También es necesario que describa el texto de la pregunta que identificará al
parámetro, la cual no podrá exceder de 150 caracteres (Pregunta a formular).

El parámetro originó la creación del paso 1 de 1 (recuadro 1), al introducir el

dato y presionar el botón de ‘Ensamblar SQL’ se reemplazará el parámetro con el
dato introducido. Recuerde que puede crear hasta un máximo de 18 parámetros
(pasos).

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Menú Utilidades

Configuración SysMan

SysMan puede ser personalizado, para ajustarlo a las condiciones de su

empresa. A continuación se muestran las especificaciones que puede modificar
para su mayor comodidad.

Términos

Los títulos de Equipo, SubEquipo y Componente pueden ser aquí

modificados. Probablemente tenga que también modificar ciertos
encabezados de algunos reportes pre-configurados, esto puede hacerlo
desde el botón “Configuración Términos Reportes”. Además, puede modificar
los términos de las diferentes agrupaciones disponibles, de acuerdo al
formato que considere más cómodo para su organización.

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  Uso de la Opción “Configuración Términos Reportes”

Esta opción le permitirá reemplazar un término específico por otro;

ubique la palabra que desea cambiar en la casilla “Término a Buscar” y la
palabra a utilizar en “Reemplazar por”, a continuación, marque el botón
de Proceder con Reemplazo.

Se sugiere dejar marcada la opción de “Preguntar antes de cada

reemplazo”, ya que le permitirá leer todos los elementos que van a ser
modificados antes de dar su aprobación. De este modo tendrá mayor
control sobre esta operación.

Esto puede hacerlo una única vez y es después de que ya defina los
términos que usará en la taxonomía a utilizar en la clasificación de sus
equipos.

Variables

Solo se explican algunas de las opciones de configuración (las más importantes):

 Generación Automática de Preventivos Programados: Al habilitar esta

opción, los Preventivos Programados en Base a Tiempo o Mixtas serán
creados automáticamente cada vez que se ingrese al Sistema. Para esto
se considerará un Horizonte en Días, según lo estipulado en esta

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 pantalla.

 Duración Jornada: Los datos de horas por día y días por semana serán
utilizados para calcular el consumo de mano de obra al programar las
rutinas y en las Órdenes de Trabajo preventivas y/o correctivas.

Ejemplo: Si usted especifica que una rutina amerita de día y medio

de trabajo el programa trasladará este día y medio a horas, si la jornada
del día es de 8 horas el monto restante será de 12 horas de trabajo (día
y medio).

NOTA: La programación de los preventivos no tomará en cuenta esta configuración;

es decir, si usted programa una periodicidad de 3 semanas entre la aplicación de
ciertas rutinas de trabajo, serán 3 semanas reales (7 días) las que se calcularán.

 Generar OTP Programadas para los días: Al generar las Órdenes de

Trabajo Preventivas (OTP) programadas de manera automática, éstas
pueden ser asignadas a los días Sábados o Domingos; en el caso de no
desearlo así, desactive los selectores (Sábado y/o Domingo) y las OTP
serán creadas para el siguiente día hábil.

 Incremento Porcentual pago horas extras: El porcentaje a definir será

trasladado a la ficha de Mano de Obra, aquí puede ajustarlo según la
categoría. Cuando asigne personal en una Orden de Trabajo (Mano de
Obra) y marque la casilla de ‘Hora Extra’ se aplicará el incremento
porcentual según la categoría de Mano de Obra.

 Apertura Árbol de Activos al Ingresar al Programa: Se puede establecer

que la apertura de la pantalla del Árbol de Activos sea automática (todas
las estaciones) al ingresar al programa, si desea que el usuario de cada
estación defina esto, lo podrá hacer desde la misma pantalla del Árbol de

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 Activos opción 'Abrir al Iniciar', esta opción solo estará disponible si no ha
establecido la apertura de manera global.

 Apertura Tablero Indicadores KPI al Ingresar Programa: Se puede

establecer que la apertura de la pantalla del Tablero de Indicadores KPI
sea automática al ingresar al programa. Si desea que el usuario de cada
estación defina esto, lo podrá hacer desde la misma pantalla del Tablero
opción 'Abrir al Iniciar', esta opción solo estará disponible si no ha
establecido la apertura de manera automática (todas las estaciones)..

 Centro de Costo Asociado a: Según se defina el Nivel en el cual se

registrará el ‘Centro de Costo’ (Puede ser en el nivel de área o de equipo),
se habilitará este campo en la respectiva ficha de Área o de Equipo y así
será evaluado en los reportes de Costos.

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Seguridad

Es posible activar los niveles de seguridad en SysMan a través de esta

opción, ya sea para activar o desactivar la seguridad se requiere que se introduzca
la clave del Administrador, esta clave será proporcionada con la adquisición del
programa.

En el caso de que haya activado la seguridad, la próxima vez que ingrese al

programa y abra cualquier archivo de datos, la clave le será solicitada. En lo
referente a la creación de grupos de usuarios, usuarios y el establecimiento de los
permisos, este tema será desarrollado más adelante.

En el caso de activar la permisología por contenido, los usuarios solo tendrán

acceso a los datos que pertenezcan al equipo que a su vez esté vinculado al grupo
de equipos autorizado en «Grupo de Usuarios». Por ejemplo, puede autorizar a
determinado usuario para que solo ingrese y/o modifique Órdenes de Trabajo
relacionadas con determinados equipos. En la sección de «Grupo de Usuarios», se
explicará detalladamente el cómo habilitar esta permisología.

.NOTA: Por defecto el usuario Administrador tiene el código ‘ADM’

 Niveles de seguridad principales: Al activar los niveles de seguridad

principales cada vez que se ingrese al sistema se solicitará un nombre de
usuario y contraseña, los permisos del usuario serán adquiridos del grupo del
usuario al cual esté vinculado. Se sugiere ser muy cuidadoso con los
permisos para de esta manera proteger su base de datos. Una vez activados
los permisos toda operación que se efectué llevará una firma electrónica del
usuario que inicia la sesión.

 Permisos por contenido: De estar activada la permisología por contenido el

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 usuario solo podrá acceder a los datos de la Ubicación a la cual estén
vinculados a un Grupo de Ubicación específico, el cual a su vez debe estar
autorizado en el grupo de usuarios al cual pertenece el usuario en curso. En
el caso de que el usuario no cuente con el permiso de contenido respectivo
se le restringirá la posibilidad de modificar datos de los Equipos vinculados a
la Ubicación respectiva, la restricción afectará las siguientes pantallas, OT,
OTP, Registro de lecturas, Programar Preventivos, Programar Correctivos
(Solicitud OT). Se sugiere que con el fin de brindar mayor protección a la
base de datos se alterne la restricción por contenido con una adecuada
asignación de permisos en cuanto a procesos, los cuales podrán ser
efectuados al editar los grupos de usuarios respectivos.

 Configuración General – Deshabilitar Cuenta: En esta sección podrá

configurar las condiciones para deshabilitar la cuenta según el número de
accesos fallidos, (ingreso erróneo contraseña), de manera predeterminada
se establecen 6 accesos fallidos el mismo día para proceder a deshabilitar la
cuenta, en la edición de la ficha del usuario se puede habilitar nuevamente la
cuenta, asimismo si hay un correo registrado en la ficha del usuario este
puede solicitar el restablecimiento de la contraseña.

 Configuración General – Días Caducidad: Puede establecer los días de

validez de la contraseña desde que esta se asigne, este valor sera transferido
a la ficha del usuario pudiendo modificarse aquí, de este modo cada usuario
podrá tener los días de caducidad personalizados

 Política Contraseñas: La asignación de la contraseña puede ser

condicionada a cumplir ciertas políticas de seguridad (complejidad de la
contraseña), desde el tamaño mínimo hasta la inclusión de caracteres
especiales, este cambio aplicara inmediatamente a las nuevas contraseñas
a asignar de nuevos usuarios o al restablecer estas.

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 Para comprender todo el alcance del esquema de permisos de SysMan, le
recomendamos leer lo referente a los “Grupos de Usuarios” que son los perfiles o
roles que se aplicaran a los usuarios y la sección de “Usuarios”, estos tópicos los
encontrara en el capítulo 3 - Menú Seguridad

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Inventarios

En esta pantalla podrá configurar el cómo se comportará el subsistema de

inventarios perteneciente a SysMan. Ya que existe la posibilidad de acoplarse a
sistemas externos de inventario, deberá configurar apropiadamente el programa;
para esto explicaremos detalladamente cada sección de esta pantalla.

Opciones de configuración - Globales

 Salida de materiales desde OT: Habilita la opción de marcar los

Materiales/Repuestos como ‘Utilizados’ desde la pantalla de OT - OTP.

 Asignar Materiales desde almacén: Permitirá asignar Materiales/Repuestos

desde Almacén, de lo contrario solo podrá asignar recursos desde las OT.

 Permitir Inventarios Negativos (Mat./Repuestos y Herramientas): Al habilitar

esta opción, puede asignar estos recursos en una OT, aún si estos no se
encuentran registrados en su sistema; esta opción es particularmente útil, si
no maneja algún material, repuesto o herramienta como parte de su
inventario estándar, sino que lo adquiere cuando es requerido.

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Orden de Trabajo

Se presentarán tres pantallas en las cuales podrá establecer qué campos

serán requeridos para el ingreso de datos, ya sea en las Solicitudes, Órdenes de
Trabajo Generales y Preventivos.

Asimismo, en esta pantalla puede establecer el texto que de manera

predeterminada se presente como pie de página en las Órdenes de Trabajo, sea en
las OT Generales (Reparación, Mejoras, Otros) y en las Preventivas (OTP) y si esta
se presentara en todas las paginas o solo en la ultima

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Correctivos (OTC)

Preventivos (OTP)

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Órdenes de Compra/Cotizaciones

En esta pantalla podrá establecer los datos a ser presentados en las Órdenes
de Compra, por ejemplo: Datos Empresa, Dirección Entrega, Observaciones…
Estos datos serán transferidos a toda nueva Orden de Compra que se genere, sin
embargo, los mismos pueden ser modificados en la OC.

Puede definir las firmas o autorizaciones con las que debe contar la Orden
de Compra, las cuales serán presentadas al momento de imprimir el documento.
Los impuestos que serán aplicados al monto total serán configurados en lo que
refiere a las siglas del mismo (IVA, IGV, etc.) así como el porcentaje de incremento
como tal.
En esta pantalla también puede establecer el texto que de manera
predeterminada se presentará en las Órdenes de Compra y en las Solicitudes de
Cotización.

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Logos - Términos Lecturas

Aquí podrá establecer los términos que serán utilizados para el registro de
lecturas, estos registros podrán ser utilizados para programar los preventivos
estableciendo una periodicidad por Lectura, así como predefinir los logos que se
presentarán en los documentos a imprimir e imágenes que serán mostradas como
tapiz del aplicativo

En el Capítulo 2 encontrará más información de cómo interactúan las

Lecturas - OTP - Programación de Preventivos.

Utilice el primer término para que haga referencia al formato de lectura que
será de mayor uso en su empresa, de no controlar el mantenimiento de vehículos
puede serle útil para vincularlo a la lectura de Horas, Piezas, etc.

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Correo Electronico

Aquí podrá configurar la cuenta de correo que podrá usar para el envío de e-
mail, de manera predeterminada se cuenta con el correo
[email protected]

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Conexiones BD Externas

Aquí podrá configurar la exportación de datos de BD externas (esto en caso

de que posea una interfaz con otro software). Existen varios niveles para la
importación de datos, tanto unidireccional como bidireccional.

NOTA: Si desea más información comuníquese directamente con el proveedor de

la aplicación, ya que dependiendo de sus necesidades se hará un estudio de
factibilidad y parametrización para llevar a cabo estas transacciones.

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Listas de Selección

A través de esta función, podrá ver todas las Listas de Selección que se usan
para el ingreso de datos, los hay Estándar que son los que el programa trae de
manera predeterminada y los que se pueden vincular a sus “Campos
Personalizados”.

Al crear campos personalizados, también puede asignarle un “Selector” y

posteriormente agregar las opciones que desee, para que se le presenten al
ingresar los datos.

Al ingresar a esta pantalla, podrá ver todas las listas que tiene disponibles, y
al seleccionar una en particular, verá las opciones asociadas a cada una de ellas.
Igualmente puede editar las listas con las opciones: Agregar, Editar y Borrar.

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 Al agregar una opción se presenta la siguiente pantalla, solo el primer campo (el
que tiene el fondo en amarillo) es obligatorio, los demás campos son opcionales.

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Campos Personalizados

Es posible agregar campos a determinadas tablas de datos, esta opción lo

facultará a modificar la configuración original de la base de datos, haciendo más
flexible el programa, para que lo ajuste de acuerdo a sus necesidades, adaptándolo
a sus procesos.

Las tablas que componen la base de datos de SysMan cuentan con una
estructura fija, compuesta por una serie de campos fijos en cada tabla. Podrá
agregar o borrar campos, pero no podrá alterar los campos fijos.

Importante: A pesar de que puede renombrar los títulos de las clasificaciones de

Activos dentro del programa, la tabla que los contiene mantendrá su nombre original
(Ejemplo: Área, Equipo, Subequipo, Componente). Tenga esto en cuenta si va a
crear reportes y referenciar las tablas a utilizar.

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Importación Datos (Excel)

Este módulo le permitirá importar datos a las tablas de SysMan desde

archivos de Excel. Para esto primeramente debe seleccionar la tabla a la cual
importará la data y seguidamente seleccionar el archivo, hecho esto ingresará al
módulo de importación en el cual establecerá las equivalencias de los campos y así
podrá efectuar la importación de datos. Este módulo es muy completo, por lo cual,
para familiarizarse con las opciones, le recomendamos haga una importación
inicialmente de pocos registros a una tabla, como por ejemplo el maestro de
artículos (Tabla Materiales), luego puede borrar estos registros y repetir la
importación usando otras opciones del módulo hasta que se familiarice con esta
utilidad.

1.- Ingreso Utilidad

2.- Selección Tabla

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3.- Selección Archivo

4.- Selección de Campos

En esta pantalla configurará los parámetros de importación de datos.

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Menú Seguridad

SysMan cuenta con un muy completo módulo de seguridad, para esto utiliza
un esquema de Grupos de usuarios (Perfiles) y Usuarios. Los Grupos de Usuarios
pueden ser creados según el perfil del trabajador, por ejemplo: Jefe Mantenimiento,
Compras, Supervisor, etc. Una vez que haya creado el Grupo, debe registrar el
usuario y, posteriormente, vincularlo al grupo específico para que se le asignen los
permisos del grupo o grupos a los cuales esté vinculado.

El programa maneja dos esquemas de permisos: los permisos de seguridad

principales y los de contenido, en el tópico relacionado con la Configuración de
SysMan - Seguridad se explica con detalle esta pantalla

Cambio Contraseña

Puede cambiar su contraseña, una vez hecho si lo estipula así la plataforma

puede enviarle un correo con estas credenciales, esto si tiene una dirección de e-
mail registrada en la ficha de su usuario.

Configurar Entorno de Seguridad

A través de este módulo podrá activar o desactivar la requisición de clave para

ingresar al programa, así como los parámetros configurativos del entorno, tanto los
relacionados a caducidad del acceso, complejidad de la contraseña, desactivar
acceso por intento fallido, etc., dado que el tema es extenso esta descrito en el
menú “Utilidades – Configuración SysMan – Pestaña Seguridad” del capítulo 3

Grupo de Usuarios

Puede crear N número de grupos de usuarios, estos equivales a los perfiles de

seguridad o roles, en esta pantalla, además de asignar una descripción al grupo con

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su respectivo comentario, contará con 5 pestañas, las cuales se presentan y
explican a continuación:

Principal

En esta pantalla se establecerán los Módulos a los cuales el usuario podrá

acceder y modificar, así como los filtros que se aplicarán de forma automática cada
vez que el usuario inicie sesión. Estos filtros pueden ser modificables o fijos. Para
que el filtro no se pueda cambiar y permanezca fijo se debe seleccionar la opción
“Impedir Cambio”, caso en el que el usuario solo podrá ver la información pre
configurada. Esto aplica también para el Módulo de acceso WEB si lo ha adquirido.

Si el usuario pertenece a más de un grupo, se aplicará el filtro del primer

grupo que aparezca en el listado (ordenado alfabéticamente).

En caso de que utilice múltiples almacenes puede autorizar el acceso solo a

determinado almacén a los miembros del Grupo de usuarios en proceso de registro.
Si deja este campo en blanco los usuarios podrán acceder a todos los almacenes.

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Pestañas Datos 1 - Datos 2 - Datos 3 – Datos 4

Aquí establecerá los permisos de Consulta, Agregar, Modificar o Borrar

datos.

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Pestaña Vincular Procesos - Recursos

En esta pestaña se marcan los permisos de vinculación que se deseen

habilitar para un usuario determinado. Además de los procesos (Generación de
órdenes, preventivos e indicadores), la asignación de recursos y la visualización de
los costos asociados a Órdenes de Trabajo.

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Reportes/Adicionales

Finalmente, deberá seleccionar los permisos que quiera habilitar respecto a

los reportes, la reubicación de equipos y la modificación de códigos de activos.

Usuarios

Puede crear N número de usuarios, a cada uno de ellos le deberá asignar una
clave de acceso. Una vez registrado el usuario, para que este tenga asignados los
permisos deberá vincularlo a uno o más grupos de usuarios.

El Usuario ADM (Administrador) ya está registrado en la base de datos y

pertenecerá al administrador principal del sistema. De tener activada la seguridad,
cada vez que se efectúe una operación (en modulo del programa) ya sea registro
de datos, edición, etc. se incluirá el ID del usuario que efectuó la operación.

Configuración Adicional

En la sección de configuración adicional podrá deshabilitar la cuenta, de este

modo el usuario no podrá acceder al aplicativo, también la cuenta es deshabilitada
automáticamente si ingresa la clave erróneamente más de 6 veces el mismo día,
esta característica puede ser activada desde la pestaña de seguridad en la sección
de “Configuración SysMan – Seguridad”

Si activa la opción de “Expiración Clave”, esta requerirá cambio según los días
de caducidad que aquí establezca, el número que aparece de manera
predeterminada a registrar un nuevo usuario puede ser ajustado en la sección de
“Configuración SysMan – Seguridad”

NOTA: Es recomendable que incluya un e-mail, de este modo puede además

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de enviarle las credenciales de acceso al usuario permitirle a este restaurar su clave
en caso de olvido, para esto en la pantalla de login encontrará el acceso a
¿Olvidaste tu contraseña?, al hacerlo deberá confirmar su cuenta de correo e
ingresar un código de verificación (Captcha), hecho esto le llegara al usuario un
correo con una clave temporal que al usarla le permitirá asignar su nueva
contraseña

Contraseña Asignada

El modo como asigna la contraseña determinara como ingresara el usuario, a

continuación, explicamos las dos modalidades

Acceso Aplicativo: Si selecciona esta opción el usuario podrá ingresar

directamente con la contraseña que aquí asigne, no requerirá cambio, caducara si
es que esta seleccionada la casilla de “Expiración Contraseña”

Puede usar esta opción si creara un usuario que considera pueda entrar al
aplicativo sin requerir cambio de contraseña, puede ser el adecuado para usuarios
que solo reportaran averías (Solicitantes) o cuyas funciones sean más de orden
funcional (manejo solo de las ordenes de trabajo) con permisos más restringidos

Temporal (Requerirá cambio al próximo acceso): Tal como lo menciona la

misma opción, al seleccionarla podrá asignar una clave temporal, esta puede
enviarla al usuario para el primer acceso, el aplicativo le pedirá un cambio de
contraseña el cual el mismo usuario gestionara, es recomendable este tenga una
cuenta de e-mail registrada así le llegara las credenciales por esta vía.

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Vincular Usuario a Grupo de Usuarios

Para que un determinado usuario sea afectado por los permisos asignados a un
grupo de usuarios específico, deberá vincularlo a través de esta opción. Un usuario
podrá ser vinculado a más de un grupo. El Grupo ADMINISTRADOR ya está
registrado en la base de datos.

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ACCESO A MÓDULOS (PANEL IZQUIERDO)

En el panel izquierdo encontrará los accesos directos a los módulos del

programa, estos están distribuidos en las siguientes secciones:

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General

Árbol de Activos

Se puede considerar este módulo como el panel de control principal del

programa, dado que podrá efectuar la mayoría de procesos, tales como la creación,
edición de equipos, Órdenes de Trabajo, programación de Planes de
Mantenimiento, etc.

Si bien muchos procesos pueden ser efectuados desde sus menús respectivos
(Catálogos, Preventivos, etc.), le recomendamos que trate de hacerlo desde esta
pantalla, dado que de manera más directa podrá ubicarse en la rama respectiva y
encontrará las opciones para efectuar las tareas más frecuentes (barra de botones
sección izquierda de la pantalla), o efectuando un doble clic o clic con el botón
derecho accederá a menús contextuales con las opciones más comunes.

Presentamos a continuación la Pantalla del Árbol de Activos con una descripción

general de sus funciones:

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Opciones Superiores

Le permitirán establecer cómo desea presentar su Árbol de Activos, describimos las

opciones a continuación:

 Abrir al Inicio: Al ingresar al programa se invocará automáticamente esta

pantalla.

 Incluir Área (término configurable): Podrá definir si quiere incluir en el Árbol

el área al que pertenecen sus equipos, recuerde que el término área puede
haber sido modificado por usted.

 Incluir Parte (término configurable): Podrá definir si las partes serán visibles
en el Árbol de Activos, o si permanecerán ocultas.

 Incluir Rutinas Mantenimiento: De manera predeterminada no se incluye

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 la rama que refiere a los planes de mantenimiento vinculados; esto dado que
son solo como referencia, si desea visualizarlos en el árbol, active esta
opción.

 Incluir Descripción: Se anexa la descripción en cada Rama.

 Incluir Serial Componente: Puede incluir el serial del Componente (este

término puede ser modificado) en la rama a ser presentada en el árbol, de
esta manera pudiera, por ejemplo, efectuar búsquedas según el serial.

Barra de Botones
También se puede acceder a estas opciones desde cada rama, ya sea con
el botón derecho del mouse o con un doble clic en la última rama (Rueda color rojo),
esto para mayor comodidad y rapidez en el manejo de las herramientas principales
de edición de activos.

Filtro
Puede establecer filtros específicos para poder visualizar determinadas
ramas. Si desea aplicar un filtro determinado debe presionar el botón “Modificar
Filtro”, establecer el filtro y seguidamente “Actualizar Árbol”.

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Buscar

Podrá buscar cualquier palabra o fracción de ésta en todas las ramas, lo será
ubicado, bien sea si el texto se encuentra en el código o en la descripción.

Enviar a PDF

Puede exportar el Árbol de Activos a formato PDF.

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Resumen Órdenes de Trabajo

Este módulo es uno de los más completos del programa en cuanto a la

presentación de manera resumida de información referente a Órdenes de Trabajo
abiertas, cerradas, solicitudes, etc.

A continuación, presentamos la pantalla del módulo y más adelante

explicaremos brevemente la función de cada opción del filtro.

 Fechas A Evaluar: De manera predeterminada el programa evaluará los

últimos 30 días, mas este rango puede ser modificado. Las fechas a evaluar
en el caso de las Solicitudes de OT (Reporte de Averías) y de las OTP
(Órdenes de Trabajo Preventivas) será la Fecha Programada, en el caso de
las OT (Órdenes de Trabajo Correctivas) será la Fecha de creación de la
orden.

 Presentar Total De: Aquí se estipulará qué tipo de Órdenes de Trabajo serán
contabilizadas y presentadas en el informe.

 Rama a Totalizar: Según el nivel de detalle que desee, puede definir a qué
nivel del Árbol o Rama determinada desea incorporar los totales.

 Filtro a Aplicar: Establecer el filtro que se aplicará a los datos a ser

evaluados.

 Incluir Ramas sin Datos: De manera predeterminada no se incluirán las

ramas que no contengan datos para solo presentar la información más
relevante, pero esto puede ser cambiado y así presentar todas las ramas.

 Desglosar Información: Con esta función podrá dar formato al reporte,

dependiendo del nivel de detalle que desee observar, o de la presentación que

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prefiera para un reporte determinado.

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Examinador OT

La pantalla que se presentará al invocar esta opción le permitirá visualizar sus

Órdenes de Trabajo, discriminándolas en Preventivas y/o Correctivas, y cuenta
adicionalmente con un completo filtro de selección que lo ayudará a encontrar la
información según sus peticiones.
A través de este módulo es que podrá editar e imprimir las OTP – OT, al hacerlo
presionando los botones ubicados en la parte superior de la pantalla.

Le aparecerá la pantalla de visualización previa. En esta pantalla conseguirá el

menú con las opciones aplicables a las Órdenes de Trabajo, tal como lo reflejamos
en la siguiente pantalla:

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 Pantalla de Filtro

Al abrir el filtro encontrará diversas opciones para aplicar filtros; por ejemplo,
podrá visualizar solo OT Abiertas, Cerradas, Reportadas por determinado
empleado, Ver solo reportes de avería (solicitudes sin OT generada), etc.

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 Al presionar el botón OT (Edición Rápida) o efectuando un doble clic sobre
el registro o icono que presenta, podrá abrir o cerrar una Orden de Trabajo, sin
necesidad de ingresar a la pantalla que le presenta la ficha completa.

Cerrar OTP’s Grupalmente

Es posible cerrar OTP’s abiertas de manera grupal, para esto deberá ingresar
a los filtros (abrir) y seleccionar sólo OTP’s abiertas.

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 Puede generar un resumen previo, de esta manera podrá apreciar el número
de OTP a ser cerradas, así como las que no podrán serlo ya sea porque las fechas
no son coherentes o se requiere de una lectura asociada.

Sugerencia: Sea cuidadoso al utilizar este módulo ya que de manejarlo

inapropiadamente podrá cerrar todas las OTP’s del sistema. Se sugiere habilitar un
permiso de acceso a esta pantalla, para esto deberá trabajar con Usuario y Grupo
de Usuarios.

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Órdenes de Trabajo

Orden Trabajo Preventiva

La Orden de Trabajo Preventiva es generada automáticamente, según el

Plan de Mantenimiento que se tenga programado, tomando en cuenta la frecuencia,
sea en base a horas, lectura, etc. Ahora, también puede crear una Orden de Trabajo
Preventiva de manera directa desde el Árbol de Activos, generalmente el preventivo
se crea de manera directa cuando se va a adelantar uno, ya sea porque se presentó
un falla y se decidió adelantar el preventivo o es una tarea que no se desea
programar.

De manera predeterminada al crear una OTP y especificar la rutina de

mantenimiento a utilizar se asumirá que el consumo estimado de recursos de la
rutina será similar a la nueva OTP, por supuesto usted podrá ajustar esta
información agregando y /o modificando los recursos.

A continuación describiremos los campos que componen la Orden de Trabajo

Preventiva (OTP):

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a) Principal

 Fecha y Hora de creación: Esta fecha no es modificable y es la que

corresponde a la creación de la OTP, este dato será tomado del sistema
al momento que se genere la OTP, ya sea como una nueva o al generar
las planificadas.

 Rutina: Código de la rutina de mantenimiento a aplicar.

 Tipo (Especialidad): Especialidad a la que pertenece la Rutina vinculada

a esta OTP.

 Asignada a, Solicitada por, Aprobada por: Estos tópicos son

opcionales, sólo podrán introducirse códigos de empleados registrados.

 Parada Requerida: Si se activa esta casilla, la fecha de arranque será

obligatoria para poder cerrar la OTP y será la que se tomará en cuenta
para la programación del próximo preventivo. Por el contrario, de no

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 utilizar la fecha de arranque, será la fecha final la utilizada para proyectar
el próximo preventivo a efectuar.

 Prioridad: Puede introducir una prioridad previamente registrada

(catálogos).

 Garantía Vigente: Esta casilla le indicará si hay una garantía asociada al

equipo que se encuentre vigente, para que de esta forma pueda gestionar
mejor las actividades a realizar. Se pueden presentar tres casos que se
desplegarán al presionar el botón de garantía.

b) Sumario y Lecturas Vínculos

Aquí se ingresará el sumario de labores que sería un resumen de las tareas

efectuadas. De manera automática se anexarán las actividades que fueron
descritas en la rutina que se vinculó a la creación de la Orden de Trabajo.

La inclusión de las imágenes (Archivos anexos), al igual que un sumario de

mantenimiento, es opcional.

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 El registro de lectura es altamente recomendado si esta OTP fue creada en
base a una frecuencia de lectura, tómese en cuenta que la generación automática
de las próximas OTP dependerá de esta lectura y de que, por supuesto, esta OTP
se encuentre cerrada.

Al salir de la OTP sin haber registrado una lectura y pretender cerrarla,

recibirá un mensaje de que es necesaria la lectura. REGÍSTRELA para así respetar
la programación de preventivos.

NOTA: En el caso de eliminarse una OTP que tenga una lectura asociada recibirá
una advertencia, de proseguir con el borrado se desvinculará la lectura; es decir,
esta permanecerá, pero como es obvio ya no estará vinculada a la OTP borrada.

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Si desea registrar una Lectura, la pantalla que verá es la siguiente:

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Puede copiar esta lectura a todos los Componentes vinculados, ya sea un Equipo o
SubEquipo; esto es útil cuando la lectura de un contador puede ser aplicada a todos
los Componentes asociados. Al efectuar la copia se anexará en el campo de co-
mentario la información que refiere al número de registro de origen.

c) Repuestos

En esta pantalla podrá vincular los Materiales y Repuestos a ser utilizados en

esta OTP. Puede, si lo desea, solo asignar el repuesto y que desde el Módulo de
Inventario, al hacer entrega del repuesto, el trabajador lo marque como UTILIZADO,
o desde esta pantalla asignar y retirar el repuesto (Véase menú Utilidades -
configuración SysMan – Inventarios). Adicionalmente, puede establecer la garantía
del repuesto.

Cuando vaya a efectuar el retiro de algún repuesto o autorizar su salida,

deberá especificar el Almacén que será afectado. Por supuesto, solo si cuenta con
la permisología adecuada podrá utilizar el Almacén. Dicha permisología la puede
establecer en el Grupo de usuarios.

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 d) Mano de Obra

Aquí ingresará a las personas que participaron en el trabajo. Los costos de mano
de obra serán calculados dependiendo del empleado elegido, su categoría (mano
de obra) y por supuesto del tiempo utilizado para cumplir con la OTP.

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Servicios Externos

Aquí anexará las empresas externas que fueron contratadas para el

preventivo.

Al asignar un recurso tal como un servicio externo, puede estipular prestación del
servicio, ya sea en formato de tiempo (Horas, Días) y/o por trabajo efectuado.

NOTA: En el caso de que borre algún recurso utilizado (Material, Mano de Obra,
Servicio Externo) y este haya sido utilizado por alguna OTP, se eliminará este
consumo. Pero si borró algún empleado y éste ya ha sido vinculado a alguna OTP,
se mantendrá su código como referencia (Mano de Obra).

Importante: Si borra la rutina a la que se encuentra vinculada esta OTP, se borrará

también la OTP.

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Plan de Mantenimiento Preventivo

Este Módulo le presentará el Plan de Preventivo asociado a determinado

componente, le recomendamos ingresar a éste desde el Árbol de Activos, así lo
hará de manera más directa. Para ello se coloca sobre el componente y
seguidamente presiona el botón “Programar Preventivos” (otra opción es hacer
doble clic sobre el componente y buscar la opción desde el menú desplegable).

Una vez seleccionado el componente al cual se programará el preventivo

(sugerimos hacerlo desde el Árbol de activos), con el botón de agregar ingresará a
la siguiente pantalla:

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 Aquí seleccionará la rutina y establecerá la frecuencia, una vez efectuado
esto al presionar el botón Continuar se presentará la siguiente pantalla:

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 Básicamente lo que se debe establecer en esta pantalla es la fecha a partir
de la cual se comenzará a contabilizar o calcular la creación del próximo preventivo.

Hecho esto, el programa generará automáticamente los preventivos de los

próximos 30 días (o cualquier otra frecuencia especificada) a partir de la fecha del
sistema, una vez que cierre el preventivo se generará el siguiente, en base a la
fecha de fin de labores.

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Solicitud OT (Reporte de Avería)

Se sugiere crear solicitudes de OT desde el Árbol de Activos ubicándose

sobre el componente (Rueda roja) y haciendo doble clic; en el menú desplegado
marcar “Solicitud OT”, así lo hará de manera más directa.

La Solicitud de Orden de Trabajo (OT) es un paso previo y opcional a la

creación de una Orden de Trabajo General, y puede ser utilizada para el reporte de
averías. Una vez que se crea la Solicitud, ésta se contabilizará en la barra de tareas
pendientes y podrá ser convertida en una Orden de Trabajo desde el Planificador
de Mantenimiento efectuando un doble clic sobre el icono o registro de la solicitud y
presionando el botón “Generar OT”.

Adicionalmente, puede activar un visor de solicitudes en la PC del

Departamento de Mantenimiento para que se presente un alerta (mensaje
emergente) cada vez que se reporte una avería. Este visor estará activo aun cuando
no se encuentre SysMan abierto en el PC.

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 Al presionar el botón para generar la Solicitud, si el componente tiene otra
Solicitud asociada, se presentará la siguiente pestaña, que da la opción de crear
una Solicitud o editar una ya existente:

Una vez creada una Solicitud de OT (Reporte de Avería), la persona que

gestiona el mantenimiento tiene dos opciones, convertir la solicitud en una OT o
Anular la Solicitud de Trabajo; esta opción le permite rechazar trabajos que ya están
en ejecución o que se llevarán a cabo en un preventivo próximamente (o cualquier
otro motivo que considere aplica a este estatus); de esta forma no se elimina el
registro de la Solicitud, sino que ésta permanece en el historial como Anulada,
incluso se puede colocar un comentario de porqué se tomó esta decisión y llevar un
control más detallado de su gestión.

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Orden de Trabajo General

La Orden de Trabajo General puede ser Correctiva (Reparación), Mejora o

de Apoyo (A Otros Dpto.) La Orden de Trabajo puede crearse de manera más
directa desde el Árbol de Activos, haciendo doble clic en el Componente y
presionando el botón “Crear OT”.

La Orden de Trabajo General puede ser creada de dos maneras, una de

manera directa y otra convirtiendo una solicitud de OT en una Orden de Trabajo
desde el Planificador de Mantenimiento.

La OT no necesariamente debe estar vinculada a una Rutina de Trabajo,

pero si lo desea puede vincularla y de esta manera se le anexarán, además de las
actividades, el consumo estimado de recursos.

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a) Principal

 Clasificación Trabajo: Podrá seleccionar el tipo de trabajo a realizar,

si es una reparación, una mejora, u otro tipo, tal como colaboración
con otros departamentos.

 Fecha y Hora de creación: Esta fecha no es modificable y es la que

corresponde a la creación de la OT. Este dato será tomado del sistema
al momento que se genere la OT, ya sea como una nueva o al generar
las planificadas.

 Rutina: Código de la rutina de mantenimiento a aplicar, esta es

opcional y le será solicitada al crear una nueva OT o al crear una
solicitud de OT (programar correctivo).

 Reportada Por, Solicitada por, Aprobada por: Estos tópicos son

opcionales, sólo podrán introducirse códigos de empleados
registrados.

 Status OT: En esta casilla podrá anexar información adicional de la

condición de la OT (espera de equipo, espera de repuesto, pendiente
cotización, falta mano de obra, etc.)

 Anular OT: La Orden de Trabajo también puede ser anulada. Al igual

que con la Solicitud de Trabajo, es posible que se creen Órdenes de
Trabajo duplicadas (aun cuando el programa informa al usuario si hay
una OT abierta en el mismo componente), o cualquier otro motivo por
el cual no se vaya a ejecutar una OT, y no se desee borrar ésta del
historial sino dejarla en el registro como Anulada.

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b) Falla - Sumario

 Falla Primaria: Opcionalmente podrá agregar un código de fallas

registradas en el sistema.

 Causa Primaria: Opcionalmente puede relacionar el correctivo con

alguna causa registrada.

 Partes y/o Fallas Secundarias: Éstas serán complementarias de la

OT, se agregarán si se desea llevar un registro detallado de las partes
que también fueron afectadas, como fallas secundarias (las partes
deberán ser registradas en el componente, para poder asociarlas a
una OT).

 Check List de actividades: Se muestra un listado de las actividades

a realizar para cumplir con la OT; las cuales pueden ser editadas con
la barra de tareas, y a medida que se vayan realizando se pueden ir

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 marcando como “Ejecutadas” para tener un mayor control sobre los
avances de la OT.

c) Lecturas – Anexos

La inclusión de las imágenes (Archivos anexos) es opcional. El registro de

lectura es opcional. En el caso de que exista una programación de preventivos que
vincule al componente y rutina (si la hubiere) que afectan a la OT, el programa le
sugerirá registrar la lectura, de no hacerlo no se afectará la creación de las OTP
automáticas (programación de preventivos).

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 d) Repuestos

En esta pantalla podrá vincular los Materiales y Repuestos a ser utilizados

en esta OT, para la configuración de asignación de materiales y repuestos véase
Utilidades – configuración SysMan - Inventarios).

Adicionalmente puede establecer la garantía del repuesto, el uso de esta

información la encontrará en el Módulo de Garantías.

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 e) Mano de Obra

En esta pestaña, se ingresarán las personas que participaron en la reparación.

Los costos de mano de obra serán calculados dependiendo del empleado elegido,
su categoría (mano de obra) y, por supuesto, del tiempo utilizado para cumplir con
la OT.
En el caso de que se seleccione la casilla de “Hora Extra” se aplicará un
incremento en el costo de la tarea, este incremento será reflejado en la totalización
del costo general de la mano de obra en la OT y no en el registro que será agregado
(Consumo Mano de Obra), aquí tan solo se presentará la columna de “Hora Extra”
con un valor afirmativo.

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 f) Servicios Externos

Al igual que el consumo de materiales y mano de obra, el consumo de este rubro

podrá ser ajustado al momento de ser creada la OT.

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 Deberá seleccionarse la opción de “Trabajo Realizado” cuando el servicio
externo no sea contabilizado por tiempo sino por trabajo efectuado. Al hacerlo de
esta manera deberá especificar el costo de dicho trabajo en la OT creada haciendo
referencia a esta rutina.

Generar OTP/OT Planificados

Este módulo es prácticamente el motor de generación de los preventivos, no

es necesario que lo utilice dado que el programa cada vez que ingrese al sistema
evaluará los preventivos de los próximos treinta días y los creará automáticamente.
Este número de días (30) puede ser modificado desde la pantalla de Configuración
SysMan.

Los Correctivos Planificados o Reportes de Averías se pueden convertir en

Órdenes de Trabajo desde el Planificador de Mantenimiento, use este módulo solo
si deseara crearlos grupalmente (Convertirlos en OT).

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Calendarios Mantenimiento.

Planificador Mantenimiento

En el visor del Planificador de Mantenimiento se presentarán todas las

Solicitudes de OT (Correctivos Programados) y las OT (Solicitudes ya convertidas
en Órdenes de Trabajo Correctivas), así como las OTP (Preventivos ya creados).
No se presentarán los preventivos a ser creados según el Plan de Mantenimiento
programado, este horizonte de preventivos puede ser visualizado a través del
módulo ‘Horizonte de Trabajo’.

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 En el visor solo observará un lapso de 4 semanas, pero puede moverse con
la ayuda del scroll vertical y horizontal. Asimismo, puede establecer otra fecha de
inicio de presentación de la data, presionando el botón signado con los tres puntos.

NOTA: Puede modificar la fecha programada de la OT ya sea dragando el icono

(recuadro de color verde), o efectuado doble clic sobre el icono e ingresando a la
pantalla de “Edición Rápida OT”.

Puede utilizar el filtro (“Abrir Filtro”) para que en el visor se reflejen solo las
OT según determinado criterio, de acuerdo a sus necesidades. El filtro puede ser
aplicado de manera determinada, esta función es habilitada y definida en el Grupo
de Usuarios al que está vinculado el usuario (Seguridad).

En el caso de que el usuario pertenezca a más de un grupo de seguridad, al

cual se haya habilitado el filtro automático, solo se aplicará el predeterminado para
el primer grupo encontrado (orden alfabético).

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A continuación, presentamos la leyenda que explica la simbología utilizada:

Horizonte de Trabajo

Este módulo le permitirá generar de manera gráfica el horizonte de tareas a

crear ya sean éstas por programación de preventivos y/o correctivos (Solicitudes
OT); también puede incluir en el informe las OT ya creadas (Preventivos y
Correctivos), abiertas y/o cerradas.

Puede configurar el informe para que presente el número de columnas que

desee y estipular los días que representará cada columna. En el caso de los
preventivos, el programa efectuará una proyección de los próximos preventivos solo
si son en Base a Tiempo o Mixto (Tiempo y Lectura). Si el preventivo solo está
programado en base a lectura no se efectuará la proyección por el hecho de no
contar con los datos que permitan efectuar las proyecciones en base a un
calendario.

Si la última Orden de Trabajo de un Plan de Mantenimiento está cerrada, se

considerará la fecha de fin de labores o de arranque como punto de partida para la

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proyección de los últimos mantenimientos; pero si la Orden está abierta, se asumirá
la fecha de creación para la proyección de los próximos preventivos.

La información presentada en este calendario puede ser impresa tipo

banner. Puede insertar filtros para restringir los datos a ser mostrados en el
horizonte.

Al presionar el botón ‘Crear OT’ se invocará la pantalla de creación de

Órdenes de Trabajo y se transferirán los valores introducidos, tales como fecha
«Desde», «Hasta» y el contenido de los filtros.

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 En la pestaña filtros a aplicar conseguirá las opciones necesarias para filtrar
la información a presentar.

NOTA: El filtro de empleado solo es aplicable a las OT ya creadas y a las solicitudes

de OT. Este filtro no afectará a los preventivos planificados.

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Análisis Información

Informes y Gráficos disponibles

Véase “Centro de Informes y Gráficos”

Crear Nuevo Informe / Gráfico

Véase “Centro de Informes y Gráficos”

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Indicadores Gestión Mtto.

Este módulo le permitirá generar los indicadores de gestión más utilizados,

en la gestión de mantenimiento.

 Fechas A Evaluar: De manera predeterminada el programa evaluará los

últimos 30 días, este rango puede ser modificado. Las fechas a evaluar en el
caso de las Solicitudes de OT (Reporte de Averías) y de las OTP (Órdenes
de Trabajo Preventivas) será la Fecha Programada, en el caso de las OT
(Órdenes de Trabajo Correctivas) será la Fecha de creación de la Orden.
 Presentar Total De: Aquí se estipulará que tipo de Órdenes de Trabajo serán
contabilizadas y presentadas en el informe.
 Rama a Totalizar: Según el nivel de detalle que desee puede definir a qué
nivel del Árbol o Rama determinada desea incorporar los totales.
 Filtro a aplicar: Establecer el filtro que se aplicará a los datos a ser
evaluados.

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  Incluir Ramas sin Datos: De manera predeterminada no se incluirán las
ramas que no contengan datos para solo presentar la información más
relevante, pero esto puede ser cambiado y así presentar todas las ramas.

Indicadores Disponibles

a) TMEF

El Tiempo Medio Entre Fallas (por sus siglas en inglés MTBF = Mean Time
Between Failures), presenta el tiempo promedio de fallas presentadas en un periodo
de tiempo, este es un indicador de Confiabilidad.

TMEF = Tiempo Total de Operación / Nro. Fallas

El Tiempo Total de Operación equivale al periodo evaluado menos la

sumatoria de los tiempos de parada de las OT del periodo.

Uno de los parámetros más importantes utilizados en el estudio de la

Confiabilidad constituye el MTBF, es por esta razón que debe ser tomado como un
indicador que represente de alguna manera el comportamiento de un equipo
específico.

SysMan evalúa el campo ‘Horas de Parada’ en las OT para efectuar este

cálculo.

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 ¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- En la evaluación de preventivos.
- Si solo hay una OT registrada en el periodo de evaluación carece de
sentido estadístico.
- Cuando NO se registran las horas de parada y la reparación las
requirió. Este indicador se desfasaría de la realidad.

b) TMPR

El Tiempo Medio de Reparaciones (en inglés MTTR = Mean Time To Repair),

nos ofrece un estimado del tiempo que tarda en repararse el equipo, al lograr un
TMPR menor se reducen los tiempos muertos del equipo.

TMPR = Tiempo en Reparaciones / Nro. Fallas

Este es un parámetro de medición asociado a la mantenibilidad; es decir, a

la ejecución del mantenimiento.

SysMan evalúa el campo ‘Horas de Parada’ en las OT para efectuar este

cálculo.

¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- En la evaluación de preventivos.

c) TMPF

El Tiempo Medio para Fallar (en inglés MTTF = Mean Time To Fail), mide el
tiempo promedio que es capaz de trabajar el equipo sin fallas dentro del lapso
evaluado. Éste es un indicador directo de Confiabilidad. El TMPF puede ser también
considerado como el ‘Tiempo Promedio Operativo’ o ‘Tiempo Promedio Hasta la

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falla’.

TMPF = Tiempo entre Fallas / Nro de Fallas

La diferencia entre TMEF y TMPF reside en que este último indicador

considera el tiempo de aparición entre cada falla y el TMEF divide el número de
fallas entre el periodo evaluado menos la sumatoria de las horas de parada, sin
considerar el tiempo entre cada falla

NOTA: Si bien algunos autores suelen utilizar el TMPF solo para equipos no
reparables, otros utilizan este índice como una medida de frecuencia promedio entre
fallas para equipos reparables.

¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- En la evaluación de preventivos.
- Si hay menos de 3 OT, dado que se evalúa el promedio de intervalos.

d) PPF
Proyección próxima falla (estimado)

PPF = Fecha Ultima Reparación + TMPF

Se efectúa una proyección de cuándo deberá presentarse la próxima falla,

para esto se utiliza el índice TMPF (Tiempo Medio Para Falla).

¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- En la evaluación de preventivos.
- Si hay menos de 3 OT, dado que se utiliza el indicador TMPF y éste
evalúa el promedio de intervalos.

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 e) DISP (C)

La disponibilidad según evaluación de correctivos presenta el porcentaje de

tiempo que el equipo estará en pleno funcionamiento.

DISP(C) = TMEF * 100 / (TMEF+TMPR)

Dado que la formula incluye indicadores que solo consideran las fallas
presentadas (TMEF, TMPR) se evaluarán con este indicador solo las Órdenes de
Trabajo Correctivas, no los tiempos empleados en tareas preventivas, para esto
tiene otro indicador de Disponibilidad ‘DISP (P)’.

La disponibilidad es el indicador de Confiabilidad.

¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- Si solo hay una OT registrada en el periodo de evaluación, dado que
se requiere el indicador TMEF.

f) DISP(P)

La Disponibilidad Según Evaluación de Preventivos presenta el porcentaje

de tiempo que el equipo estará en pleno funcionamiento.

Importante: Los indicadores DISP (C) y DISP (P) requieren el campo ‘Horas de
Parada’; si este dato no es registrado, aun cuando tenga OTP’s registradas la
disponibilidad será de un 100% dado que no se registraron paradas en el equipo.

DISP (P) = (Tiempo Total de Operación-Horas Mantenimiento)

Tiempo Total de Operación

Se evaluarán con este indicador solo las Órdenes de Trabajo Preventivas,

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para la Disponibilidad Según Correctivos se utiliza otra fórmula en la que se
consideran índices propios de correctivos (TMEF, TMPR).

¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- Si solo hay una OTP registrada en el periodo de evaluación.

g) Disponibilidad Efectiva

Dado que para efectos prácticos la disponibilidad de un Equipo estaría

afectada simultáneamente por las horas de parada, tanto de Mantenimiento
correctivo como de Mantenimiento preventivo, requiere determinar qué porcentaje
del ciclo de trabajo estaría disponible de manera general contemplando ambos tipos
de mantenimientos.

Disp (Efec) = (Disp (c) + Disp (p)) - 100 %

Aplica si se tiene información para generar los indicadores parciales Disp(c)

y Disp(p).

h) Tiempo medio entre mantenimientos preventivos:

TMEMP = Total de horas de parada en Mantenimiento Preventivo

Numero de Mantenimiento

Evaluado en un determinado intervalo.

¿Dónde NO APLICA? (Motivos)

- Al ser una operación de igual naturaleza que el TMEF carece de

sentido estadístico cuando solo está registrado en el lapso de
evaluación un (1) preventivo únicamente.

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 - Cuando no se registra en la Orden de Trabajo Preventiva las horas
que se utilizaron en el Mantenimiento preventivo.
- Cuando se evalúan correctivos.

Tablero Indicadores KPI

Aquí se presentará una pantalla con la lista de indicadores llamados Key

Performance Indicators (KPI) o Indicadores Clave de Desempeño. Solo tiene
que “Arrastrar” el indicador al recuadro donde presentar el gráfico. Dentro de las
opciones con las que cuenta en este módulo están las siguientes:

 Crear un tablero por usuario.

 Filtrar por indicadores según la familia (Inventarios, Personal, etc.)
 Establecer que se presente este tablero al ingresar al programa
(configurar esto desde la pantalla de “Configuración SysMan”)
 Editar los gráficos cambiando no solo el estilo, colores… sino el tipo
de gráfico.
 Salir de la pantalla estableciendo la imagen como papel tapiz durante
esta sesión de trabajo.
 Enviar la imagen al Portapapeles para luego pegarla en cualquier otra
aplicación, por ejemplo, WORD, para así preparar un informe o
Imprimirlo.

De manera predeterminada los informes solo evaluarán la data de los últimos

30 días, pero si requiere un rango más amplio encontrará un equivalente a este
indicador KPI en la lista de informes gráficos.

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 Puede crear nuevos indicadores KPI, ya sea editando los existentes o desde
el menú de Reportes Preconfigurados.

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Inventarios

En este módulo encontrará las opciones referentes al manejo de los

inventarios de materiales y repuestos que estén asociados o no al mantenimiento.

Movimiento Inventarios

En esta pantalla encontrará las opciones con las que podrá movilizar sus
inventarios, ya sean las entradas a almacén, salidas por mantenimiento (asociadas
a Órdenes de Trabajo) o por otros motivos; por ejemplo, dotación a trabajadores,
uniformes, artículos de limpieza, etc. Esto dado que SysMan cuenta con un módulo
muy completo de inventario, sea de repuestos o de cualquier otro ítem no asociado
a mantenimiento.

Encontrará una explicación más detallada de cada módulo que es invocado

de esta pantalla en el Menú Catálogos (Capítulo 2 - Inventarios de Materiales y
Repuestos).

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Traslados entre Almacenes

Para tener un mayor control del movimiento entre almacenes, se guarda un

registro de los traslados realizados entre los diferentes almacenes operativos que
se manejen.

Esta opción le será de utilidad cuando maneje más de un almacén, bien sea
que pertenezca a diferentes ubicaciones. Así puede trasladar repuestos de un
almacén a otro.

El programa llevará un registro de los movimientos entre almacenes y le

mostrará cuando busque un Material/Repuesto la existencia por almacén y global
de la planta.

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Ficha Materiales / Repuestos.

Registra los materiales y/o repuestos utilizados en su gestión. Véase Capítulo

2 – Inventarios de Materiales y Repuestos.

Importante: Si borra un material o repuesto se borrará todo su consumo en las OT

creadas y sus vínculos en las rutinas.

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Compras

Este módulo le presentará las opciones de crear la Solicitud de Cotización

como paso previo a la generación de la Orden de Compra y el generar la Orden de
Compra como tal.

La generación de la solicitud de Orden de Compra es opcional y suele ser

utilizada si desea requerir una cotización, ya sea por servicios o por materiales y
repuestos. Esta solicitud es enviada a sus proveedores y una vez que decida cuál
será la cotización que aprobará, puede generar la Orden de Compra, para esto al
momento de crear la Orden de Compra el sistema le consultará si desea crearla
directamente o importarla de una Solicitud de Cotización.

Puede crear varias Órdenes de Compra de una misma solicitud, solo se

importarán los ítems que previamente han sido aprobados en la solicitud.

Solicitud de Cotización

Al crear una Solicitud de Cotización deberá establecer si la solicitud será de

Materiales/Repuestos o de Servicios Externos; según sea el caso, deberá ingresar
el Proveedor en el caso de Materiales/Repuestos, y el Servicio Externo o Contratista
en el caso de que vaya a solicitar Servicios.

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 Una vez creada la solicitud a través del icono «Agregar Ítem» podrá agregar
ítems a la solicitud, en la cual solo especificará la cantidad a requerir y los
comentarios.

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 Una vez que decida aprobar determinado ítem de la solicitud puede ingresar
por el botón «Aprobar» y establecer la cantidad aprobada, así como el precio del
Ítem, en el caso de que vaya a crear la Orden de Compra posteriormente importando
de dicha solicitud. Solo los ítems aprobados serán importados.

También cuenta con las opciones de «Editar» para cambiar la cantidad

solicitada y modificar los comentarios del ítem, así como de la opción
«Borrar/Anular» para eliminar el ítem, siempre y cuando no esté aprobado, o anular
el ítem.

Recuerde que la solicitud una vez registrada puede imprimirla y desde el visor
de impresión enviarla vía e-mail a su proveedor.

En el caso de que esté creando una solicitud de Servicios Externos, estos

deberán ser registrados previamente desde el Menú Catálogos, no solo el Servicio
Externo (Contratista), sino también el tipo de Servicio a Contratar.

Orden de Compra

Al crear la Orden de Compra el programa le consultará si la misma será

creada directamente o será creada importando de una Solicitud de Cotización que
tenga ya ítems aprobados; de ser así, deberá indicar el número de la solicitud y el
programa le indicará cuantos ítems tiene aprobados.

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 Una vez creada la Orden de Compra puede proceder a agregar los ítems a
requerir y posteriormente imprimirla, y enviarla vía e-mail. En la impresión de la
Orden de Compra tendrá las opciones de personalizar la presentación de ésta en
cuanto a la información que desea presentar.

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 a) Principal

 Agregar Ítem

A través de esta opción agregarán nuevos ítems estableciendo la cantidad a

solicitar y el costo unitario ya establecido con el proveedor.

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  Editar

Solo podrá editar la cantidad, siempre y cuando no haya reportado ya como

ingresado a almacén o servicio externo ya prestado

 Recepción

La recepción del Material/Repuesto o la certificación de que el servicio externo

fue prestado podrán hacerlo desde esta opción.

Con el botón “Buscar Entradas Almacén” se revisarán todas las

entradas/ingresos a los Almacenes de Mat./Repuestos vinculados a la OC en
proceso, de esta manera podrá certificar que estos hayan sido entregados por el
proveedor.

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 Este proceso es opcional, si desea usarlo deberá registrarse el número de OC
cuando se ingrese el Mat. / Repuesto al almacén.

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  Recepción o Certificación de prestación de Servicio Externo

Cuando la Orden de Compra sea de Servicios y vaya a reportar la

«Recepción» del servicio, se le presentará la siguiente pantalla:

Ahora, si utiliza el botón «Buscar Servicios vinculados a OT y OTP», se

buscarán todos los Servicios que estén relacionados a las Órdenes de Trabajo y
que a su vez estén vinculados a la Orden de Compra en proceso, de esta manera
podrá certificar que estos hayan sido entregados (prestados) por el Contratista
(Servicio Externo).

Este proceso es opcional, si desea usarlo deberá registrar el número de

Orden de Compra cuando agregue el Servicio Externo a la Orden de Trabajo.

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 b) Data Adicional

La Orden de Compra al ser visualizada en el visor de presentación preliminar

puede ser modificada en cuanto a la data a incluir, tal como se presenta en la
siguiente pantalla:

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Requerimiento Recursos

Ya fue explicado en el Capítulo 1 “Compras y Gestión de Requerimientos” y

en el Capítulo 2 “Menú Procesos”

Sincronización OC

El programa permite sincronizar transacciones referentes a Órdenes de

Compra desde archivos de Excel. Las Órdenes de Compra ya sean de
Materiales/Repuestos o Servicios comprenden de un documento principal
(información general OC) con información aplicable a todos los Artículos (como por
ejemplo: Proveedor, Comprador, etc.) y la correspondiente a los Artículos (Ítems
Relacionados), tales como Código Repuesto o Servicio, Cantidad, Otros. Estas
tablas de datos deben ser sincronizadas de manera independiente ya que son
complementarias.

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Planificación Recursos

Disponibilidad Materiales/Repuestos

A través de este módulo se evaluarán todas las OTP/OT seleccionadas

(Abiertas) y se totalizará el consumo estimado de Materiales y Repuestos que se
encuentren como NO Utilizados, hecho esto se comparará con la existencia actual
y se presentará la cantidad ‘Faltante’. En el caso de que se tenga activada la
característica de Utilizar Existencia Externa, se sugiere previamente actualizar esta
data (Módulo Movimiento Materiales / Repuestos).

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Disponibilidad Mano de Obra

A través de este módulo se evaluarán todas las OT seleccionadas (Abiertas)

y se totalizará el consumo estimado de Mano de Obra. Se totalizará por categoría,
hecho esto se procederá a comparar con el disponible según las horas resultantes
de los días que serán evaluados (lapso en los cuales se pretende ejecutar la tarea);
para dicho cálculo se considerará las horas de la jornada diaria así como los días
laborables a la semana (esta última característica puede deshabilitarse). Recuerde
que estos parámetros pueden ser ajustados por el usuario en el Módulo de
‘Configuración’.

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Lecturas/Mediciones

Registro Lectura

El registro de las lecturas es recomendable efectuarlo desde el Árbol de

Activos, por la practicidad en cuanto a la elección del componente al cual asignar la
lectura. Véase Capítulo 3 – Orden de Trabajo Preventiva – Sumario y Lectura de
Vínculos.

Importar Lecturas

Este módulo le permitirá importar lecturas, sean incrementales (Kilómetros,

Horas, etc.), así como de Rango Válido (Temperatura, Vibración, etc.) de un archivo
en Excel

Este módulo puede ser utilizado, por ejemplo, para el registro del Kilometraje
de los Vehículos; de manera tal que si su plan de preventivos está regido por esta
condición se generarán las Órdenes automáticamente.

Un uso frecuente de este módulo es el de empresas que cuentan con una

flota de vehículos y tienen contratado el servicio de rastreo satelital. De ser su caso,
pueden descargar de la página Web del proveedor de dicho servicio el kilometraje
acumulado de las unidades, grabarlos en un archivo de Excel y proceder a importar
esta data desde SysMan.

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 Una vez que se proceda a importar la data, el programa generará un informe
de los datos importados, asimismo podrá generar un archivo en el que presentará
la data no importada.

Comentarios Funcionamiento:

Primero debe seleccionarse el formato de lectura a importar, seguidamente

elegir el archivo del cual se hará la toma de datos (.xlsx) y luego crear la equivalencia
de los campos, seguidamente la data ser subida al servidor y desde la plataforma
de importación se podrá validar esta data como paso previo a la importación.

Descripción Pasos a Seguir:

 Definir tipo de lecturas a importar

 Seleccionar archivo de Excel y Establecer Equivalencias
 Validar e Importar Datos

El detalle de los pasos a seguir se encuentran a continuación

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  Definir tipo de lecturas a importar

Puede ingresar al módulo de importación de dos modos, ya sea por la barra

lateral o desde el módulo de importación de datos

Seguidamente en la pantalla a presentar puede establecer el formato de las

lecturas a importar, asi como definir como se hara la equivalencia, para esto hay
tres modalidades,

El Codigo_UID y Codigo_GPS son códigos alternativos que puede establecer

en la ficha del activo al cual se asociara la data, si siempre usara esta configuración
puede usar la opción de “Guardar Parametros”, esta configuración se guardara solo
para su usuario

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  Seleccionar archivo de Excel y establecer Equivalencias

En esta pantalla seleccione el Archivo a Importar, este debe encontrarse en

formato de Excel, se recomienda que la primera fila haga referencias a las columnas
a importar.

Seleccione la columna de Excel (1) y marque su equivalente (2) luego con el

botón de vincular establezca la relación (3), haga esto con los campos que desea
importar data, solo los campos en Azul son los requeridos, para que no tenga que
hacer este paso cada vez que importa puede guardar las equivalencias (4) y en una
próxima importación invocar esta configuración (5)

Puede consultar la lista de campos a importar revisándolos en el recuadro

con los campos destino, puede incluso importar un campo denominado
“Cambio_Contador” esto si la lectura que esta importando corresponde a un nuevo
contador, por ejemplo un cambio de Horometro, Odometro, Etc.

Una vez hecho esto presione el botón “Aceptar” para hacer una precarga de
la data.

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Validar e Importar Datos

En la pantalla a presentar vera los registros precargados, en la columna de

precarga_excel observara las observaciones encontradas en la data

Una vez valide la data (1) se escribirá los comentarios de validación, si se

sitúa en el registro y presiona el botón de ver los comentarios de validación (3)
observara los detalles

Tome en cuenta que la data podrá ser rechazada por diversos motivos, las
validaciones que son tomadas en cuenta son las que haya establecido en la primera
pantalla del asistente, a modo de referencia se la volvemos a presentar

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Herramientas

Asignación Herramientas

Este módulo le permitirá llevar un inventario de todas sus herramientas,

controlando no solo los niveles de existencia sino las asignaciones a sus
trabajadores, fecha de asignación, estado de la herramienta, reportadas como
perdidas, etc. Se selecciona el trabajador al cual se va a asignar la herramienta:

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 Para asignar, devolver, reportar pérdidas o editar, se presentará una pantalla
como la que se muestra a continuación:

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Movimiento Inv. Herramientas

En esta pantalla encontrará las opciones con las que podrá movilizar sus
inventarios de herramientas, ya sea las entradas a almacén, salidas por des-
incorporación (Daño, Venta, etc.)

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  Ingreso Almacén Herramientas

Se podrá ingresar un Nro. Referencia, el cual es opcional, y puede ser

utilizado para conciliar el movimiento de herramientas con procedimientos internos
en su organización.

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  Salida Almacén Herramienta

Ficha Herramientas

Registra las herramientas utilizadas en su gestión, se explica con mayor

detalle en el Capítulo 3 – Menú Catálogos – Inventario Herramientas.

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 BARRA DE TAREAS PENDIENTES (LATERAL DERECHO)

La barra de tareas pendientes es la forma ideal de monitorear de una forma

rápida la gestión de Órdenes de Trabajo, bien sea reportes de avería, OT Generales
o Preventivos. Si desea ver el detalle, o generar un listado de los registros, haga
doble clic en la barra correspondiente.

Sección Búsquedas

En esta sección se aplicarán los

filtros que se deseen utilizar, de
acuerdo a: Área, Equipo, Línea o
Grupo, para visualizar un grupo de
Órdenes de Trabajo específicas. Una
vez seleccionados los filtros, se
presiona el botón de actualizar.

Órdenes de Trabajo – Pasadas

Se evalúan órdenes de trabajo

abiertas, cuya fecha programada sea
anterior o igual a la de hoy, las cuales
se distribuyen según los días
transcurridos.

La barra cambiará de color a medida

que pase de un grupo (fecha) a otro;
mientras más tiempo tengan estas
Órdenes abiertas sin ser ejecutadas, se
tornarán de un color más intenso,
indicando que se encuentran
retrasadas.

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Órdenes de Trabajo – Futuras

Se evalúan las Órdenes de Trabajo abiertas, cuya fecha programada sea

posterior a la de hoy. Éstas se distribuyen según los días por transcurrir. Si alguna
de estas Órdenes de Trabajo alcanza el día actual sin que sea ejecutada, entonces
pasará al visor de Órdenes de Trabajo pasadas.

La barra cambiará de color a medida que se acerca la fecha en que una

Orden debe ser llevada a cabo.

La intención es que Ud. de manera visual, tenga un panorama completo y

estructurado de las actividades pendientes y de aquellas cuya fecha de inicio se
aproxima, para que de esta forma pueda gestionar sus recursos en función de
optimizar sus labores de mantenimiento, garantizando así la máxima operatividad
de sus procesos.

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