DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS

INTEGRANTES

# APELLIDOS NOMBRES CÓDIGO %

1 Castañeda Renato Manuel U201915178 100%

Bocanegra

2 Cardenas Muñoz Diana Karoline U201817311 100%

3 Conroy Laos Rodrigo Fernando U201821264 100%

4 Flores Rivera Luana Dafne U20181E286 100%

5 Gonzales Torres Grecia Karina U201818143 100%

6 Ochoa Flores Katya Angela U201710255 100%

7 Tolentino Pillpa Nicanor Anthony U201822110 100%

8 Díaz Chacca Angel Alberto U20191B919 100%

EMPRESA:

BIRKTRANS S.A.C.

PROFESOR: Luis Arturo Alonzo Escudero

SECCIÓN: AD170

2021 - 1

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Índice:

1. Antecedentes
2. Objetivos del proyecto
2.1. Objetivo central del proyecto
2.2. Objetivos específicos
3. Presentación de la empresa
3.1. Historia
3.2. Actividad que realiza
3.3. Misión
3.4. Visión
3.5. Valores
4. Análisis situacional de la organización
4.1. Análisis de los factores externos - MADE
4.2. Análisis de los factores internos . MADI
4.3. Matriz FODA y ubicación estratégica
4.4. Conclusiones y recomendaciones
5. Características de la organización
5.1. Estructura actual y tamaño de la empresa
5.2. Ubicación en el ciclo de vida
5.3. Descripción del nivel de tecnología usada
5.4. Descripción de la cultura organizacional
5.5. Descripción de la forma de decisiones
6. Planteamiento estratégico de la empresa
6.1. Descripción de las estrategias planteadas por la empresa
6.2. Planteamiento estratégico detallado
7. Diseño propuesto de la estructura organizacional
7.1. Diseño de la estructura
8. Diseño puesto
8.1. Detalle de puestos por unidades organizativas
8.2. Análisis por puesto
8.2.1. Puesto X
Perfil de puesto
Carga de trabajo
Alineación con las actividades de la estrategia
Ajuste y rediseño
8.3. Creación de puesto
9. Procesos de la empresa
9.1. Cadena de valor y mapa de procesos
9.2. Diseño de procesos actuales
9.2.1. Flujograma Matricial de cada procesos
9.2.2. Identificación de problemas en los procesos
9.3. Mejora de procesos
9.3.1. Análisis y rediseño en los procesos
9.3.1.1. Definición del proceso a mejorar
9.3.1.2. Medición Del proceso a mejorar
9.3.1.3. Análisis del proceso ( Herramientas cuantitativas y cualitativas)

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 9.3.1.4. Propuesta de implementación (nuevos flujogramas)
9.3.1.5. Mecanismo de control
10. Validación de propuesta - Análisis Costo / Beneficio
11. Conclusiones y recomendaciones generales
12. Anexos
12.1. Manual de organización y funciones (en HTML)
12.2. Manual de procesos en (HTML)
12.3. Entrevista y herramientas de análisis

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1. Antecedentes

Este trabajo surge a partir de la necesidad que encontramos de ahondar en

las empresas de logística, ya que consideramos que es un rubro muchas
veces ignorado, pero que merece mayor reconocimiento a la hora de hablar
de importaciones, exportaciones y comercio exterior en general. Iniciamos
esta investigación exponiendo nuestros fines para con esta empresa, que son
mayormente de informarnos, pero también crearnos una capa de
conocimiento sobre el rubro en cuestión. Es el caso también de que si alguien
llegase a leer este documento, encontraría la información necesaria para
contar con un conocimiento vasto sobre cómo funcionan las empresas de
logística en general, ya sea que vea una empresa pequeña como lo es
Birktrans o de mayor calibre como puede ser Ransa o Ausa.
En el Perú, el rubro de logística crece cada día y así ayuda al país con las
exportaciones e importaciones que este maneja. Gracias a este rubro, la
gestión estratégica de adquisición de materias primas, productos y bienes,
que van a ser transformados y vendidos como productos finales en su
respectivo mercado, es posible. De esta manera, se genera un flujo de
información asociado, a través del que la organización y su respectivo canal
de distribución se entrelazan de tal modo que la rentabilidad de la empresa
es maximizada en costos y efectividad.

2. Objetivos del proyecto

2.1. Objetivo central del proyecto

Como hemos mencionado anteriormente, este trabajo se enfoca en la
recolección de información sobre las empresas de logística para tener
un antecedente o un vistazo general sobre el funcionamiento de las
mismas.

2.2. Objetivos específicos

Comprender el funcionamiento de las empresas de logística.
Evaluar las decisiones que se han tomado en base a los entornos.
Aumentar la cantidad de fortalezas de la empresa gracias a la Matriz
de análisis y diagnóstico interno (MADI)

3. Presentación de la empresa

3.1. Historia
Esta empresa fue fundada el 16 de junio del año 2009. Se encuentra
establecida por un grupo de profesionales con 20 años de experiencia,
identificados en el negocio agencia de carga internacional y altamente
calificados. Sin embargo ha logrado destacar por la calidad del servicio al
cliente y por su aptitud es reconocido en el mercado.

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La empresa desarrolla la exigencia en la calidad y tiempo, con el fin de
agradar sus expectativas día a día, disponen de la tecnología, infraestructura
y cuentan con un buen personal profesional en perseverante capacitación.
Finalmente cuentan con un respectivo código, un registro ante aduanas,
autorizaciones y acreditación o credencial por el ministerio de transporte y
comunicaciones como agente de carga internacional, aéreo, marítimo y
terrestre.También son miembros de la cámara de comercio de lima y de la
cámara automotriz del Perú.

3.2. Actividad que realiza

3.3. Misión
El compromiso es con el desarrollo del comercio exterior en el país,
aseverando el éxito o la victoria total de los que confían sus embarques, a
través de un servicio personalizado al perfil de cada cliente.

3.4. Visión
Esta experiencia está situada para hacer de la empresa la mejor y primera
opción para las importaciones y exportaciones. Alcanzado el liderazgo por
brindar un servicio de calidad y perseverar a través de los años, avalar el
éxito y primordialmente de los clientes.

3.5. Valores
● Honestidad: La empresa avala, respalda, brinda seguridad y
confiabilidad.
● Responsabilidad: Desarrollan el compromiso para generar seguridad y
tranquilidad.
● Lealtad: Totalmente leales a la organización que están representando.
● Respeto: En la empresa el respeto es primordial para la convivencia
sana y pacífica.
● Compromiso: Establecen un cumplimiento y hacen más de lo
esperado.
● Servicio: Determina satisfacción por la calidad de servicio.

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4. Análisis situacional de la organización

4.1. Análisis de los factores externos - MADE

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Factores de Análisis de los factores MADE:

1. Impacto económico en la importación:

Este impacto se debe a que tanto exportaciones como importaciones en los países
han disminuido por la falta de preparación de las empresas para enfrentar la
situación actual.
Efecto en las 4p’ s: Debido a este impacto, el producto (servicio) se ve afectado, ya
que realizar importaciones para cumplir con ciertas actividades del negocio se ven
disminuidas porque no resulta rentable como antes.
Evaluación del factor: Este factor se ve afectado de manera negativa debido a que la
empresa deberá buscar nuevas maneras para realizar sus actividades operativas sin
recurrir a importaciones que complementaban sus procesos.

Fuente: CIEN (2020.14 Mayo). Importaciones peruanas de abril y su impacto por Covid
19. Cien. Recuperado 8 de Mayo de 2021 de

8
 [https://www.cien.adexperu.org.pe/importaciones-peruanas-de-abril-y-su-impacto-po
r-covid-19/].

2. Cierre de fronteras internacionales por pandemia:

Al inicio de la emergencia sanitaria decretada en el Perú, se tomó como medida
estricta el cierre temporal de las fronteras del país afectando de forma directa a la
empresa, ya que se vieron afectadas las fecha programadas de sus actividades y
paralizó sus operaciones.
Efecto en las 4p 's: Debido a la paralización de sus operaciones a causa del cierre
temporal de fronteras, se considera que está afecta de manera directa a la plaza en
donde se desarrolla el servicio de la empresa.
Evaluación de factor: Este factor analizado nos da un valor sumamente negativo, ya
que no es un factor que solo afecta a la empresa analizada sino también a todas
aquellas empresas en el rubro.

Fuente: Gestión, R. (2020, 3 abril). Aduanas: medidas adoptadas durante el Estado de

emergencia. Gestión. Recuperado 8 de mayo de 2021, de
[https://gestion.pe/economia/aduanas-medidas-adoptadas-durante-el-estado-de-em
ergencia-noticia/?ref=gesr].

3. Aumenta el tipo de cambio:

El precio del dólar cayó en relación a su precio, ya que la incertidumbre por la
pandemia del Covid-19 se fue incrementando creando así desestabilidad económica
en el país, por lo que la empresa Birktrans SAC debido a que realiza el cobro de sus
servicios en dólares fue afectada.
Efecto en las 4p 's: Este factor influyó en el precio del servicio, ya que la conversión a
soles se incrementó debido a la alza en el precio del dólar.
Evaluación de factor: Este factor tiene un valor negativo, ya que no solo influye a la
empresa Birktrans SAC, sino que también se ven afectadas todas las empresas que
trabajan cobrando por sus servicios o productos en dólares.

Fuente: G. (2020, 7 abril). Dólar en el Perú cae en medio de incertidumbre por

COVID-19. Gestión. Recuperado el 8 de mayo de 2021, de
[https://gestion.pe/economia/mercados/coronavirus-covid-19-precio-del-dolar-en-per
u-hoy-martes-7-de-abril-de-2020-tipo-de-cambio-cotizacion-compra-venta-bcr-interba
ncario-ocona-nndc-noticia/].

4. Reducción de demanda para la empresa:

A causa de las medidas y protocolos establecidos después del cierre temporal de
fronteras la reducción de la demanda para la empresa fue significativa, ya que se
creó incertidumbre en la mayoría de mercados en donde la empresa se encargaba de
distribuir la mercadería.

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 Efecto en las 4p 's: Este factor afecta al precio y plaza del mercado, ya que al no
existir mucha demanda en el mercado el precio de este se vio afectado así como
también la plaza, ya que muchas empresas quebraron debido a la incertidumbre que
se vivió en esos momentos.
Evaluación de factor: De acuerdo al análisis de este factor nos dio un valor positivo,
por lo cual significa que se reducirá la competencia y a largo plazo habrá un mayor
número de consumidores en la empresa.

Fuente: CEPAL. (2020, agosto). Los efectos del COVID-19 en el comercio internacional
y la logística. Recuperado el 08 de mayo de 2021, de
[https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/45877/1/S2000497_es.pdf].

5. Laborando en épocas de cuarentena:

La pandemia, al principio, ocasionó la disminución masiva de labores y la cantidad
de personas empleadas en cada país. Sin embargo, las empresas, con el paso del
tiempo, tuvieron permisos para operar siempre y cuando proporcionen medidas de
bioseguridad para sus empleados, lo cual reactivó a un gran número de negocios
afectados.
Efecto en las 4P’ s: Este factor afecta directamente la plaza, debido a que los puntos
de trabajo en BIRKTRANS fueron recuperando la operatividad normal (asignado por
sus estándares).
Evaluación de factor: El impacto de este factor es neutro puesto que el impacto en la
empresa es cambiante, lo que depende, principalmente, de la aplicación de las
medidas de bioseguridad.

Fuente: Asociación peruana de agentes. (30. marzo). Operadores portuarios

mantendrán operación logística portuaria en extensión de cuarentena. Recuperado el
08 de Mayo de 2021, de
[https://www.apam-peru.com/web/operadores-portuarios-mantendran-operacion-logi
stica-portuaria-en-extension-de-cuarentena/].

6. Incremento de empresas en el mismo rubro (más competencia):

Debido a la incertidumbre económica que se vivió en el país sirvió para que surjan
nuevos emprendedores en el mercado y también las empresas existentes mejoren el
servicio que se brinda, en este sentido la empresa Birktrans SAC adoptó más
competencia en el mercado el cual se desarrolla, ya que deberá implementar nuevas
medidas en su servicio.
Efecto en las 4p 's: Este factor afecta directamente a la plaza del mercado en donde
se desarrolla, ya que ahora la empresa tiene más nivel de competencia al cual se
enfrentaba inicialmente.
Evaluación de factor: El impacto de ese factor es negativo debido a que el
incremento de las empresas en el mismo rubro o se incremente el nivel de
competencia genera de manera negativa a la rentabilidad de la empresa.

Fuente: Gestión. (2021, 28 abril). Apuestas por la nueva tecnología para impulsar la
mejoras en logística. Recuperado 8 de mayo de 2021, de

10
 [https://gestion.pe/economia/empresas/dhl-supply-chain-apuesta-por-nuevas-tecnol
ogias-para-impulsar-mejoras-en-logistica-noticia/].

7. Precios bajos en los nuevos competidores:

Debido a la coyuntura que se vivió en al país a inicios de la crisis sanitaria se
lograron comparar los precios anteriormente brindados con los de la actualidad en
donde se refleja un incremento en promedio de estos, ya que no todos alzaron sus
precios considerablemente debido a las necesidades sino que las pequeñas o
nuevas empresas brindaron un precio más bajo a lo estimado.
Efecto en las 4p 's: Este factor afecta al precio en el mercado, ya que al no
incrementar o mantener sus precios afecta la demanda de las empresas más
posicionadas en el mercado, ya que estas sí incrementaron su precio.
Evaluación de factor: El valor de este factor es positivo por lo cual se asume que el
incremento de precios en el mercado por parte de las empresas más significativas
se realizó con el fin de brindar un servicio adecuado a la situación del país.

Fuente: La Cámara. (2020, 26 junio). Los efectos de la COVID-19 en la logística del

comercio exterior. Recuperado 8 de mayo de 2021, de
[https://lacamara.pe/los-efectos-de-la-covid-19-en-la-logistica-del-comercio-exterior/
?print=pdf].

8. Incremento del precio de los fletes internacionales: En esta época, los fletes
internacionales subieron de precio debido a que América Latina es una zona con
baja prioridad para realizar la entrega de productos, ya que las empresas
internacionales cuentan con un incremento de demanda y una urgencia que les
obliga a realizar envíos a las zonas más cercanas para contar con transporte las
veces que sean posibles.
Efecto en las 4p’ s: Este factor influye en el precio, debido a que los fletes son
considerados costos de adquisición de un producto y esto termina repercutiendo en
el precio a ofrecer en el bien y o servicio a ofrecer.
Evaluación del factor: El valor de este factor es negativo, ya que la empresa se ve
obligada a incrementar sus costos a la hora de utilizar fletes en sus actividades
puesto que BIRKTRANS es una agencia de carga internacional.

Fuente: América Economía. (2021, 12 de abril). La fiebre en el precio de los fletes

marítimos asfixia al comercio latinoamericano. Recuperado de:
https://www.americaeconomia.com/negocios-industrias/la-fiebre-en-el-precio-de-los-
fletes-maritimos-asfixia-al-comercio

9. Demoras en la llegada del contenedor al puerto: Birktrans SAC tuvo demoras con la
llegada de sus contenedores así como también fallas en el desempeño
imcumplimientos de contrato y todo debido a las situación que se vivir con la
emergencia sanitaria, ya que tuvieron que postergar las fechas de llegada por el
cierre temporal causando así incertidumbre e incomodidad a la empresa y sus
clientes.

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 Efecto en las 4p 's: Este factor influye en el producto y precio de la empresa, ya que al
ser una demora en el contenedor depende del producto con el que se esté trabajando
pudieron haber fallas o pérdidas no esperadas y por ende afectaron a su precio.
Evaluación de factor: El valor de este factor es negativo, por que puede existir muy
buena coordinación entre la empresa y el cliente pero puede que existan
inconvenientes no previstos tales como la demora de la llegada del contenedor por
algo atípico.

Fuente: CEPAL. (2020b, diciembre 30). Conectividad, transporte y comercio en la era

de la pandemia | Proyecto/Programa | Comisión Económica para América Latina y el
Caribe. Recuperado 8 de mayo de 2021, de
[https://www.cepal.org/es/proyectos/conectividad-transporte-comercio-la-era-la-pan
demia].

10. La política local genera especulación:

En el año 2021, se generaron nuevas incertidumbres respecto a la política del país, lo
que genera especulaciones tanto en empresas como en la población. Por ello, se
generaron repercusiones en otros ámbitos como el social y político.
Efecto en las 4P’ s: Se determina que esto afecta tanto al producto como al precio,
ya que estos dos vienen a sufrir cambios como la demanda y el valor dado por el
mercado, respectivamente.
Evaluación del factor: Se considera negativo, ya que la inseguridad del futuro que le
espera a la política del país ocasiona una alta demanda en diferentes productos y,
asimismo, la subida de precios en cada bien y servicio ofrecido.

Fuente: Diario AS (2021. Abril 20). Elecciones 2021: Quién ganaría la segunda vuelta
según las últimas encuestas. Recuperado 8 de Mayo de 2021, de
[https://peru.as.com/peru/2021/04/20/actualidad/1618933270_636963.html].

11. Reducción de personal en la empresa:

La empresa BIRKTRANS tuvo que reducir la cantidad de personal que poseía por
diversas razones, entre ellas, la ineficiencia en el capital humano, ya que llevar una
gran cantidad de trabajadores no le rendía como solía ser.
Efecto en las 4P’ s: Se determina que esto afecta al producto (servicio ofrecido) por
BIRKTRANS y, asimismo, a la plaza, ya que posee menos mano de obra con la que
solía operar antes en cada punto de trabajo.
Evaluación del factor: Esto se considera neutro, ya que, hasta que BIRKTRANS no
consiga el punto de eficiencia que espera, no tendrá cambios significativos en sus
operaciones.
12. Subida de precio de contenedores:
Siendo BIRKTRANS una agencia de carga internacional, trabaja, obviamente, con
contenedores para el transporte de bienes que le son asignados por diferentes
clientes.
Efecto en las 4P’ s: Se determina que esto afecta al precio porque los contenedores
son parte del costo a asignar al servicio que ofrece.

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 Evaluación del factor: Esto se considera negativo, ya que la subida de precio de los
contenedores ocasiona cambios en los costos usados por la empresa para seguir
operando adecuadamente.

Fuente: COMERCIO (2021. Febrero 3). Escasez mundial de contenedores cuadriplica

las tarifas de fletes marítimos en el Perú. Recuperado 8 de Mayo de 2021, de
[https://elcomercio.pe/economia/peru/puertos-peru-escasez-mundial-de-contenedor
es-cuadriplica-las-tarifas-de-fletes-maritimos-en-el-peru-ncze-noticia/].

13. Aumento de los costos fijos de la empresa:

BIRKTRANS registró un incremento de costos fijos debido al aumento de precios en
el mercado donde suele adquirir maquinarias, materiales auxiliares, etc. Esto se debe
a factores relacionados a situaciones políticas y económicas del país peruano.
Efecto en las 4P’ s: Se determina que esto afecta al precio, debido a que BIRKTRANS
ahora tendrá que realizar mayores pagos en costos fijos para mantener el nivel de
operación del negocio.
Evaluación del factor: Esto se considera negativo, ya que, para operar de manera
normal, BIRKTRANS tendrá que realizar mayores transacciones para que los costos
fijos en los que invierten sigan siendo de utilidad.

Fuente: GESTION (2020, Mayo 27). Conozca los costos que afrontan las empresas en
medidas de bioseguridad. Recuperado 8 de Mayo de 2021, de
[https://gestion.pe/economia/empresas/conozca-los-costos-que-afrontaran-las-emp
resas-en-medidas-de-bioseguridad-por-el-covid-19-noticia/].

14. 50 % personal trabajando presencial y 50 % home office: BIRKTRANS tuvo que

acoplarse a las nuevas medidas que se tomaron con respecto a los trabajos que
normalmente realizaban sus funciones de manera presencial, ya que el Estado
Peruano tomo como medida preventiva incorporar en las empresas el desarrollo de
las actividades de manera remota de manera que no se incrementen más los casos
de infectados
Efecto en las 4p’ s: Este factor afectó a la plaza de la empresa, debido a que se
aminoro el trabajo de manera presencial y con ello se disminuyeron puestos de
trabajo, ya que se aplicó la modalidad de trabajo remoto en la empresa en su mayoría
para los roles administrativos.
Evaluación del factor: Se considera el valor de factor como neutro, ya que no se sabe
con exactitud si generará resultados positivos o negativos al adoptar esta nueva
modalidad.

Fuente: Diario Oficial El Peruano. (s. f.). El trabajo remoto en la nueva cuarentena.
Noticias | Diario Oficial El Peruano. Recuperado 10 de mayo de 2021, de
[https://elperuano.pe/noticia/114609-el-trabajo-remoto-en-la-nueva-cuarentena].

15. Incremento de gastos fijos por control del Ministerio de Salud: La adaptación de las
nuevas medidas y protocolos de seguridad indicados por el Ministerio de Salud a
causa de la pandemia del COVID19 a generado un incremento en los costos fijos de

13
 la empresa, ya que se ha visto obligada a reorganizar las áreas de trabajo así como
también se genera un incremento en la utilización de más insumos de limpieza y
desinfección.
Efecto en las 4P’ s: Este factor afecta al precio, ya que el incremento de los costos
fijos genera un valor extra para el servicio que se brinda y por ende se debería incluir
en el precio final.
Evaluación del factor: Se considera negativo debido a que este factor no solo afectó
a la empresa Birktrans SAC, sino que también afecta a todas las empresas sin
importar el rubro, ya que es una problemática que afecta a todos.

Fuente: CEPAL. (2020, agosto). Los efectos del COVID-19 en el comercio internacional
y la logística. Recuperado el 09 de mayo de 2021, de
[https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/45877/1/S2000497_es.pdf].

16. La nueva presidencia del Perú desfavorece a las importaciones: A inicios de

noviembre del 2020, en donde existía una emergencia sanitaria se agregó una crisis
política al Estado Peruano, ya que se vaco al presidente que en esos momentos está
creando de esa manera mucha más inestabilidad en el ámbito económico.
Efecto en las 4p´s: Se afecta al precio, ya que al crearse mucha más incertidumbre
económica en el país también crea desconfianza a los usuarios por lo tanto no
consumen mucho el servicio y ello genera que se incremente el precio.
Evaluación del factor: Se considera muy negativo debido a que la incertidumbre
económica y la desconfianza en las empresas fue una problemática que se vivió a
nivel nacional.

Fuente: BBC News Mundo. (2020, 12 noviembre). Crisis en Perú: 3 claves que explican
la inestabilidad política en el país. Recuperado el 09 de mayo de 2021, de
[https://www.bbc.com/mundo/noticias-america-latina-54916840].

17. Aumenta el precio de los seguros de dicha mercadería: Se registró una alza en los
precios del seguro comercial y fue el más alto registrado del 2012, esto se debió
principalmente por los daños registrados y mayor exposición del COVID19.
Efecto en las 4p´s: Este factor afectó al producto y el precio del servicio que se
brinda, ya que se trata del precio que se establece por brindar el servicio de Birktrans
SAC.
Evaluación del factor: Este factor identificado se considera negativo, ya que el precio
del seguro es brindado por todas las empresas existentes en el mercado.

Fuente: Rumbo Económico. (2020, 30 septiembre). Perú: Los precios de los seguros
comerciales aumentaron 17% durante el segundo trimestre del año. Recuperado el 09
de mayo del 2021, de
[http://rumboeconomico.com/2020/09/30/peru-los-precios-de-los-seguros-comercia
les-aumentaron-17-durante-el-segundo-trimestre-del-ano/]

18. Birktrans está trabajando al 70% de su capacidad, dado a la baja de la demanda:

Debido a la disminución de la demanda de la empresa, se ha visto obligada a reducir

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 su capacidad productiva en un 30%, ya que al no tener los mismo ingresos no logra
cubrir sus gastos totales es por ello que solo trabajo con un 70% en toda la empresa.
Efecto en las 4p´s: Debido a la reactivación económica del país este factor afecta a
la plaza de la empresa, ya que las empresas se irán activando paulatinamente con
sus operaciones.
Evaluación del factor: Se considera positivo, ya que se tendrá que llegar a la
reactivación económica en su mayor totalidad para que así la empresa pueda llegar
también a su máximo de capacidad productiva.

Fuente: Choque, J. (2020, 16 diciembre). Se dinamiza la reactivación en Perú: 7

sectores económicos crecieron en octubre. Logística 360. Recuperado el 10 de mayo
de 2021, de
[https://www.logistica360.pe/www-logistica360-pe-se-dinamiza-reactivacion-peru-7-s
ectores-economicos-crecieron-octubre/].

19. Mal tiempo para los medios de transporte marítimo o aéreo: Las desventajas de
realizar envíos por alguno de estos medios tiene un poco más de riesgo que el
normal, ya que en este sentido se corren riesgos de mal tiempo afectando así la
disponibilidad de los envíos o en el peor de los casos la pérdida de estos.
Efecto en las 4p´s: Este factor afecta al producto, ya que como bien se menciona se
podría producir la pérdida de los productos a causa de transportarlos en un mal
tiempo ya sea aérea o marítimo.
Evaluación del factor: Este factor se considera muy negativo debido a que influye
mucho en las embarcaciones o vuelos que estén a cargo de realizar el transporte de
las mercancías.

Fuente: Brokerage, M. C. (s. f.). Ventajas y desventajas del Transporte Marítimo.

MAITSA Customs Brokerage. Recuperado 9 de mayo de 2021, de
[https://www.maitsa.com/transitario/ventajas-desventajas-transporte-maritimo]
20. Baja de importaciones desde antes de la pandemia en Perú:
La empresa BIRKTRANS SAC cada vez interviene más en las importaciones, para la
buena comercialización en el mercado de bienes y servicios, pero el efecto de la
pandemia les dio una baja grande.
Efecto en las 4p´s: Se determina que esto afecta al producto, puesto que la baja de
importaciones hace que exista menos venta de un producto determinado y por ende
una baja de demanda.
Evaluación del factor: Se considera muy negativo porque afecta tanto a la empresa
BIRKTRANS como a los comerciantes, ya que si estos no piden importación la
empresa se ve afectada en sus ingresos.

Fuente: CEPAL. (2020, 6 Agosto) . Los efectos del COVID-19 en el comercio

internacional y la logística. Recuperado el 8 de mayo de 2021, de
[https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/45877/1/S2000497_es.pdf].

21. Menor margen de ganancia por el aumento del dólar en el costo de importación:
El Perú a lo largo de toda la pandemia ha tenido un aumento en el dólar que ha

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 afectado a varios servicios, pero a uno de los más afectados han sido las empresas
de importaciones.
Efecto en las 4p´s: Se determina que esto afecta al precio, puesto que al menor
margen de ganancia por el aumento del dólar en el costo de la importación.
Evaluación del factor: Se considera muy negativo puesto que bajan los ingresos de la
empresa.

Fuente: LaRepublica (2021. 28 Abril).¿A qué se debe el alza del dólar en estos días?.
Recuperado el 8 de mayo de 2021, de
[https://larepublica.pe/economia/2021/04/28/a-que-se-debe-el-alza-del-dolar-en-est
os-dias-atmp/].

22. Reduccion de operación cada cierre de frontera:

El Perú desde el inicio de la pandemia estuvo con constantes cierres de frontera que
afectan a las empresas que hacen importaciones como en este caso es BIRKTRANS
SAC.
Efecto en las 4p´s: Se determina que esto afecta a la plaza, puesto que todos los
encargos que se hicieron, todas las importaciones, fueron afectadas y tardadas por
el cierre de frontera.
Evaluación del factor: Se considera negativo, puesto que afecta a la empresa tanto
en ingresos como en la llegada de las importaciones.

Fuente: GESTION (2020, 17 Marzo). Cuán fuerte será el impacto del covid-19 en las
actividades económicas. Recuperado el 8 de Mayo de 2021, de
[https://gestion.pe/economia/empresas/cuan-fuerte-sera-el-impacto-del-covid-19-en-
las-actividades-economicas-noticia/].

23. Reducción de capacidad laboral de los trabajadores por la pandemia:

La empresa BIRKTRANS SAC por efectos de la pandemia tuvo que reducir a sus
trabajadores puesto que la baja de ingresos y la poca cantidad de trabajos que
obtuvieron no les daba lo suficiente como para pagar al 100% de sus trabajadores.
Efecto en las 4p´s: Se determina que esto afecta en la plaza puesto que al no
trabajar al 100% se ven afectados con sus asociados y con las importaciones.
Evaluación del factor: Se considera que es negativo puesto que no favorece a la
empresa en todos sus términos.

Fuente: OIT (2020, Septiembre). Perú › Impacto de la COVID-19 en el empleo y los

ingresos laborales. Recuperado el 8 de Mayo de 2021, de
[https://www.ilo.org/wcmsp5/groups/public/---americas/---ro-lima/documents/public
ation/wcms_756474.pdf].

24. Operaciones relacionadas al comercio exterior:

Con la situación actual, la empresa BIRKTRANS SAC decidió incrementar las
operaciones que realiza en el exterior, ya que le permitiría mantener su negocio
mediante la relación comercial con clientes de diferentes mercados.

16
 Efecto en las 4p’ s: Se determina que esto afecta en la plaza, ya que las zonas donde
realiza negocios esta empresa son aprovechadas por ella para continuar con sus
actividades.
Evaluación del factor: Se considera que es positivo porque la empresa aumentó
operaciones, lo que significa mayor desarrollo de negocios en el extranjero.

Fuente: GESTION (20, Marzo 3). Operaciones logísticas relacionadas al comercio

exterior continuarán durante estado de emergencia. Recuperado el 8 de Mayo de
2021, de
[https://gestion.pe/economia/operaciones-logisticas-relacionadas-al-comercio-exteri
or-continuaran-durante-el-estado-de-emergencia-noticia/].

25. Ajustes en las plataformas en los servicios electrónicos:

Para aprovechar los múltiples beneficios que día a día otorga la tecnología,
BIRKTRANS SAC realizó mejoras y/o arreglos a las plataformas que posee para
realizar servicios electrónicos.
Efecto en las 4p’ s: Se determina que esto afecta en la promoción, debido a que los
servicios electrónicos son un medio actual que se usa para ofrecer información a los
clientes y, asimismo, desarrollar un marketing digital.
Evaluación del factor: Se considera que es positivo, ya que, aprovechar la tecnología
para ofrecer servicios, le permite a la empresa moderar costos y ampliar su
segmento de clientes.

Fuente: Silva, R. (2009). Beneficios del comercio electrónico. Redalyc. Recuperado el

8 de Mayo de 2021, de: https://www.redalyc.org/pdf/4259/425942160008.pdf.

26. Cambios en los procesos internos de la operatividad:

Para una nueva situación económica, política y social, las empresas cambian y
BIRKTRANS no es la excepción. Por ello, decidió llevar a cabo una nueva planeación
de actividades para amoldar su negocio.
Efecto en las 4p’ s: Se determina que esto afecta al producto puesto que los cambios
nos permiten hacer un seguimiento de lo que busca el cliente en nuestro producto.
Evaluación del factor: Se considera que es neutro, debido a que no se tiene bien
definido si estos cambios tendrán resultados beneficiosos hasta que se analice
adecuadamente.

Fuente: Rerdanoski, M. (2011). Mejoramiento continuo de procesos internos en

empresa familiar: RERDA SA. Cuyo, pp. 5-6. Recuperado el 8 de Mayo, de:
https://bdigital.uncu.edu.ar/objetos_digitales/4823/rerdanoski-empresafamilarrerda.
pdf. (Acceso 9 de mayo de 2021)

27. Por la coyuntura el flete barato no ayuda en temas de servicio: Al ser el flete más
barato no es óptimo en temas de servicio porque en vez de generar más eficiencia a
la cadena logística de los clientes, lo que está generando es más retrasos indirectos.
Efecto en las 4p’ s: En este indicador se tomó al producto por el servicio, aunque el
flete módico acarrea aplazamiento.

17
 Evaluación del factor: Se considera neutro ya que la empresa se basa en la oferta y
demanda internacional de fletes.

Fuente: Andina (2020, 16 Junio). El costo de fletes en Perú sube menos que en el
mercado internacional. Recuperado el 8 de mayo de 2021, de:
[https://andina.pe/agencia/noticia.aspx?id=180084].

28. Genera costos indirectos perdiendo tiempo a provisionar: La empresa que está
retomando sus actividades económicas prefieren pagar un poco más el flete que
llegue a tiempo, que ahorrar costos y pagar un flete barato que genere más retrasos.
Efecto en las 4p’ s: Este indicador es el precio por el pago del flete, aunque si el
coste del flete es más módico genera dilación.
Evaluación del factor: Se considera negativo generando amenazas por la pérdida de
tiempo al provisionar productos que estar ahorrando en el costo logístico.

Fuente:PWV (2020, 9 Junio). La deducción tributaria de los gastos empresariales en

tiempos del COVID-19. Recupera el 8 de Mayo de 2021, de:
[https://desafios.pwc.pe/la-deduccion-tributaria-de-los-gastos-empresariales-en-tiem
pos-del-covid-19/].

29. La inmovilización de personas:

La pandemia actual ocasionó que los gobiernos de cada país tomaran medidas
como el toque de queda para reducir los casos de contagio. Entonces, muchas
empresas, incluida BIRKTRANS SAC, se vieron afectadas en cuanto a clientela.
Efecto en las 4P’ s: Se determina que esto afecta a la plaza debido a que, con la
inmovilización de personas, menos gente recurre a los lugares principales donde se
contratan los servicios de la empresa.
Evaluación del factor: Se considera que es negativo porque ahora BIRKTRANS debe
buscar nuevas formas de ofrecimiento de su servicio para seguir operando
adecuadamente.

Fuente: Gestron EMPRESAS. (27 de octubre de 2020). Cómo afecta el estado de

alarma a las empresas. Recuperado el 8 de Mayo de 2021, de:
https://ayudatpymes.com/gestron/como-afecta-estado-de-alarma-a-empresas/.

30. Proveedores internacionales:

La existencia de proveedores internacionales aumenta la lista de materiales
auxiliares que puede adquirir BIRKTRANS SAC para seguir con sus actividades y
tener diferentes opciones para controlar sus costos.
Efecto en las 4P’ s: Se determina que esto afecta al producto (servicio) puesto que
permite a la empresa tener más opciones a las anteriores y adquirir materiales sin
limitarse a un nivel de calidad o precio.
Evaluación del factor: Se considera que es positiva porque BIRKTRANS puede
moderar sus costos a la hora de usar materiales recurrentes en sus actividades.

18
 Fuente: Mondragón, V. (Sin fecha). Beneficios de la importación y exportación para
las empresas. Recuperado el 8 de Mayo de 2021, de:
https://www.diariodelexportador.com/2018/05/beneficios-de-la-importacion-y.html

4.2. Análisis de los factores internos . MADI

19
20
Factores de Análisis de los factores MADI:
1. Alta dirección con más de 20 años de experiencia:Desarrollan con un
personal altamente calificados y capacitados. En un ambiente estable y
recíproco.
Efecto en las 4p’ s: Se considera como producto y promoción a un ambiente laboral,
porque establecen un conjunto de trabajadores donde laboran eficazmente
brindando un servicio.
Evaluación del factor: Se considera en el factor positivo , porque genera
oportunidades para crecer como empresa .
2. Buen ambiente de trabajo: En el ámbito laboral son muy exigentes en el aspecto
de calidad y generar demanda. Gracias a esta actitud pudieron llegar muy lejos con
la agencia de carga internacional.
Efecto en las 4p’ s: Se considera como producto a un ambiente laboral, por la
calidad, el estilo, la marca, la garantía , servicio y muchas características que
ofrece el buen ambiente de trabajo. Sin embargo la empresa es confortable.
Evaluación del factor: Se considera en el factor positivo porque genera
oportunidades en el ámbito laboral, capacitándose, innovando, etc.

21
3. Posicionamiento en el TOP 25 de los agentes de carga de importación
marítima: Una de las ventajas del transporte marítimo es desarrollar el
comercio exterior en considerables cantidades de mercaderías y a un coste
concerniente económico en comparación a otros transportistas. Sin embargo
el transporte marítimo es eficaz para mover grandes cantidades y mayor
volumen de mercadería.
Efecto en las 4p’ s: Se encuentra en el indicador del producto y promoción, por todo
el esfuerzo para dar a conocer los bienes y servicios que brinda la empresa.
Evaluación del factor: Se considera muy positivo, porque nos brinda oportunidades
para seguir creciendo como agentes de carga de importación marítima.

4. Cuentan con agentes a nivel mundial y proveedores locales: La empresa

trabaja con proveedores internacionales por la demanda de las economías
grandes como ASIA Y EUROPA.
Efecto en las 4p’ s: Se considera como indicador de producto por el servicio y
calidad que maneja la empresa con otras empresas a nivel mundial.
Evaluación del factor: Se considera muy positivo, creando oportunidades en relación
a las ventas.
5. Procesos de operaciones: Son grupos auxiliares que se encargan de
atender las importaciones aereas, supervisar el desarrollo de las funciones
aéreas, evalúa periódicamente al personal a cargo, responsable de la
transmisión a aduanas de todos lo embarque tanto de importación o
exportación, maneja la caja chica del aérea y atiende solicitudes externas o
internas.
Efecto en las 4p’ s: En este indicador del producto desarrolla servicios para que el
mercado de empresa satisfaga las necesidades de otras empresas.
Evaluación del factor: Se considera positivo generando oportunidades para la
empresa ya que el área de procesos se encarga de la parte administrativa u
operaciones.
6. Innovación en la oficina: En la oficina principal donde se realizan los
servicios, se ha implementado pc, laptops y celulares para los trabajadores.
Efecto en las 4p’ s: En este indicador se utiliza precio porque al invertir en la oficina
con materiales o artefactos, generaría mejores resultados para laborar
adecuadamente.
Evaluación del factor: Se considera positivo, porque genera oportunidades en
innovación de materiales o artefactos para oficina.
7. Área de atención al cliente con alta rotación: La empresa desarrolla
mucha rotación del personal, ya sea porque contratan o renuncian. Son
cambios internos desarrollados por la jefatura de Recursos Humanos.
Efecto en las 4p’ s: Este indicador es producto de las estrategias que la empresa
empresa emplea con los empleados de todas las áreas.
Evaluación del factor: Se considera positivo generando oportunidades porque la
empresa está en constante capacitación.

22
8. Algunas áreas realizan doble función: Los dos sectores donde realizan
doble función, se emplean en el área de facturación con operaciones y el
área de Recursos humanos.
Efecto en las 4p’ s: Se consideró producto por los servicios eficaces en las dos
áreas, ya que las dos áreas son importantes, RRHH tanto como la facturación con
operaciones.
Evaluación del factor: Se considera muy positivo generando muy buenas
oportunidades por ser eficaces en el áreas destinadas de trabajo.
9. Clima laboral en mejores condiciones: La empresa opera una área de
Recursos Humanos y calidad, sin embargo manejan un cronograma de
actividades.
Efecto en las 4p’ s: Se tomó como indicador de plaza por los canales donde se
encuentra laborando.
Evaluación del factor: Se considera positivo generando oportunidades porque en el
área de RRHH, los canales que manejan, se emplean con estrategias para laborar en
buenas condiciones.
10. Compra un nuevo servidor por falencias: Al realizarse una compra de un
nuevo servidor (Es lo que se utiliza para que funcione los sistemas de la
empresa) llegó averiado y esto causa perdida y desventaja para la empresa.
Efecto en las 4p’ s: En este indicador tomamos precio porque al comprar un servidor
averiado, causó una disminución del coste para la empresa.
Evaluación del factor: Se considera negativo creando una opción de amenaza por
desvalorización y pérdida de la compra.
11. Cuenta con capacidad financiera para seguir creciendo en las ventas: Al cierre
de marzo , nuestras ventas representan el 70% de la facturación total generada en el
2020. Con un promedio de incremento del 280%. Birktrans SAC cuenta con la
capacidad necesaria para poder invertir y hacer crecer sus ventas. Es por ello que
ha logrado acelerar de manera satisfactoria después del cierre temporal de fronteras
del país y hasta el momento no tiene problemas significativos, ya que ha sabido
invertir en los costos de transporte.
Efecto en las 4p’ s: Este factor representa el precio del servicio, esto se debe al
incremento de los coste de transporte.
Evaluación del factor: El valor de este factor se considera positivo porque se brindará
mayor incremento del servicio por lo que tendrá más alcance en el mercado.

12. Pendiente actualización de locales por motivo de la pandemia:

La empresa Birktrans sac tenía planteado abrir otra empresa adicional, para
ofrecer servicios adicionales a los clientes, por lo tanto no se llevó a cabo
hasta el momento.
Efecto en las 4p’ s: En este factor no se desarrolló una plaza para generar canales de
ventas u otros servicios .
Evaluación del factor: Se consideró negativo creando amenazas por falta de
implementar más empresas, ya que solo cuentan con una oficina en lima -
Magdalena del mar - Perú.
13. No contaban con la capital para implementar otra local en Abril del 2020:

23
 La empresa que deseaban implementar a inicios del mes de abril del 2020 no
se llevó a cabo porque implicaba inversiones adicionales y capital que se
tenía que asignar para la nueva empresa, por lo tanto no se puedo ejecutar el
proyecto hasta este momento.
Efecto en las 4p’ s: En este factor se consideró precio porque influye la inversión y
capital.
Evaluación del factor: Se consideró negativo por generar amenazas en la empresa,
por falta de capital y gastos que genera invertir.
14. Personal bilingüe apto para comunicación con empresas extranjeras: La
empresa maneja con el 70% de empleados bilingües y 90% son contratados.
Efecto en las 4p’ s: En este indicador se toma al producto por los servicios que
desarrolla con empresas extranjeros
Evaluación del factor: Se considera el factor positivo por las oportunidades que
ofrece la comunicación con empresas extranjeras para realizar negocios.
15. Insuficiente implicación de redes sociales: Por que el negocio es Business to
Business, dirigido más al sector empresarial. Por esta razón es importante
desarrollar planes de difusión en redes
Efecto en las 4p’ s: Es este indicador tomamos promoción por el desarrollo de
ventas y promociones de ventas.
Evaluación del factor: Se considera negativo generando amenazas porque la
empresa se encuentra en el sector empresarial y necesita para el desarrollo de las
entradas, salidas, ventas y compras.
16. Falta de un colaborador pivot: El Pivot es una herramienta muy esencial para
analizar las finanzas, más que nada para administrar la investigación creando
estrategias de financiamiento, planificar en consecuencia y ver los
plazos.(investigación, 2021)
Efecto en las 4p’ s: En este factor se consideró producto para la empresa,
actualmente la empresa carece de esa herramienta.
Evaluación del factor: Se consideró muy negativo por generar amenazas que
podrían afectar a la empresa. Usualmente con estrategias financieras y
consecuencias de finanzas a largo plazo.

4.3. Matriz FODA y ubicación estratégica

FORTALEZAS DEBILIDADES

● Cuentan con agentes a nivel ● Insuficiente implicación en las

mundial y proveedores redes sociales.
locales.
● Cuentan con la capacidad
financiera para seguir
creciendo en las ventas.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

● Operaciones que los ● Baja de importaciones desde

relacionan con el comercio antes de la pandemia en

24
 exterior. Perú.
● Menos margen de ganancia
por el aumento del dólar en el
costo de la importación .
● Mal tiempo para los medios
de transporte marítimo y
aéreo.

4.4. Conclusiones y recomendaciones

CONCLUSIONES:
De acuerdo con el análisis realizado podemos concluir que:
Factores de éxito
● Operaciones relacionadas al comercio exterior (MADE 0.0368).
● Cuenta con agentes a nivel mundial y proveedores locales (MADI
0.1167).
Factores de fracaso
● Baja de importaciones desde antes de la pandemia en Perú (MADE
0.1149).
● Falta implementar más las redes sociales o páginas de la empresa
(MADI 0.1083).
Ventaja Competitiva
● Cuenta con agentes a nivel mundial y proveedores locales (MADI
0.1167).
Asimismo, concluimos

25
 ● Según el análisis obtenido, BIRKTRANS SAC presenta una
organización sólida, debido a que a pesar de que es una empresa que
ha pasado por diferentes dificultades por el rubro de importaciones,
cuenta con grandes fortalezas que aportan a su sostenibilidad y
crecimiento. Por otro lado la empresa en estudio se encuentra en un
entorno no favorable, por lo que las amenazas que ella tiene son
demasiado importantes ya que aún no se encuentra del todo
posicionada.
● Según la interpretación de los distintos factores, BIRKTRANS SAC
expresa como ventaja competitiva el hecho de contar con agentes a
nivel mundial y proveedores locales como parte de sus importaciones.
● Como factores de fracaso, a BIRKTRANS SAC le falta implementar
más las redes sociales o páginas de la empresa. Así mismo, en el
ámbito existe la baja de importaciones desde antes de la pandemia en
Perú.
● Como factores de éxito, BIRKTRANS SAC cuenta con agentes a nivel
mundial y proveedores locales . Además cuentan con operaciones
relacionadas al comercio exterior.

RECOMENDACIONES:
Al encontrarse en el cuadrante de estrategia de estabilidad y defensa,
podemos recomendar las siguientes estrategias.
● Se tiene a favor que la empresa trabaja con agentes a nivel mundial y
proveedores locales, por ello la empresa BIRKTRANS SAC tiene la
oportunidad de poder crecer y ser un líder en el rubro, sin embargo,
existe la competencia en el mercado. En este caso, se tendría que
implementar una estrategia de penetración de mercado para tener más
estabilidad y obtener un mayor posicionamiento.
● La empresa BIRKTRANS SAC cuenta con operaciones que se
relacionan con el comercio exterior, lo que aporta significativamente a
un desarrollo laboral en la empresa. Sin embargo a la empresa les
falta emplear más lo que es las redes sociales y la página de la
empresa, lo cual les estaría generando una pérdida de valor de mucha
importancia en la empresa, ya que a través de ellas se puede
promocionar y publicitar muchisimo mas la empresa, por otra parte, es
la mejor y más sencilla forma de poder brindarle información a los
proveedores de lo que se hace en la empresa y sus servicios y de esta
manera lograr penetrar el mercado de una manera mas rapida. Por
ellos es que se puede implementar una estrategia de integración
vertical hacia adelante ya que las redes sociales y la página de la
empresa les permitirá un acercamiento mucho mayor al proveedor y
aportar un crecimiento.

26
5. Características de la organización
5.1. Estructura actual y tamaño de la empresa
La empresa se encuentra en el segmento mediano y corresponde a 25
trabajadores

5.2. Ubicación en el ciclo de vida

27
 La empresa Birktrans SAC cuenta con más de 20 años de
experiencia desarrollándose en el negocio de agenciamiento de
carga internacional , esta organización se encuentra en una
etapa inicial de madurez , ya que tiene ventas superiores cada
año y se mantienen constantes .

5.3. Descripción del nivel de tecnología usada

La organización Birktrans SAC tiene un enfoque orientado a la innovación en
tecnología como software propio , plataformas digitales para el trabajo remoto
: teams, office 3652, infraestructura y sobre todo del personal profesional en
constante capacitación . También, conocedores de la exigencia que sus
negocios demandan en cuestión de calidad y tiempo que los embarques y
clientes esperan y requieren.

Debido a la coyuntura del COVID-19 y el distanciamiento social se empezó a

usar más la vía electrónica y mensajes por la página web , esto incomodó un
poco a los clientes , ya que estaban acostumbrados al ¨trato face to face ¨.

5.4. Descripción de la cultura organizacional

Esta empresa es conformada por un equipo de profesionales con más de 20
de experiencia llegando a destacar gracias al buen servicio al cliente porque
tienen la visión de que el cliente tenga la mejor experiencia aportando
honestidad , responsabilidad , lealtad , respeto , compromiso y buen servicio
para sus clientes que tienen negocios de importaciones y exportaciones con
el compromiso de desarrollar el comercio exterior a través del servicio
personalizado según el perfil del cliente , esto es posible gracias a la calidad
y una muestra de eso es la certificación sgs , el servicio BIRKTRANS, etc .

5.5. Descripción de la forma de decisiones

28
❖ Nivel estratégico :
● Tiene un mayor impacto económico
● Pertenece al ámbito de decisión de alta gerencia
● Especifica los horizontes temporales de varios años
● Se enfoca en el enfoque del trabajo como metas a conseguir , políticas
a adoptar y planeaciones estratégicas
● Estructura y también formula políticas y planes relacionados con el
desarrollo de la responsabilidades sustantivas
● Asesora y acompaña a los diferentes niveles de la organización

❖ Nivel directo:
● Hace el seguimiento de las actividades de forma periódica guiándose
de los indicadores , comparativos e históricos y con las metas
propuestas por el nivel estratégico
● Apoya a la conformación y cumplimiento de normas , políticas y reglas
que ya fueron establecidas para el buen desempeño de la organización
● Responde al cumplimiento de los objetivos organizacionales
● Traduce las políticas y planes empresariales en proyectos y procesos
concretos , definiendo criterios , diseño , organización y
direccionamiento de las estrategias que soporten la operación de los
mismos .

❖ Nivel táctico:
● Responsable de los procesos continuos y permanentes orientados al
futuro cercano
● Toma de decisión y determina acciones
● Planifica y realiza el trabajo colectivo como el individual
● Desarrolla la operatividad integral de procesos

❖ Nivel operativo:
● Hace posible la ejecución de las actividades para el cumplimiento de
objetivos operativos establecidos
● Realiza las tareas básicas para lograr las tácticas planeadas
● Las actividades requieren la planificación temporal a corto plazo
● Casi siempre la planificación es diaria a lo largo de un mes
● Tiene dos subniveles : técnico y básico
● Técnico : se realizan las tareas con un grado mayor de competencias

● Básico : ejecutan tareas que no requieren de un conocimiento previo y

no tiene tanto impacto en los procesos organizacionales
● Son activos quienes aportan soporte académico , administrativo ,
logístico y técnico .

29
6. Planteamiento estratégico de la empresa
La empresa analizada Birktrans SAC cuenta con un planeamiento estratégico, ya
que de esta manera se establecen objetivos a mediano y largo plazo en donde se
describe el proceso para poder lograrlo.

6.1. Descripción de las estrategias planteadas por la empresa

La estrategia desarrollada por la empresa Birktrans SAC está enfocada en
brindar un mejor valor para sus consumidores que a su competencia. Es por
ello que cada área de la empresa alinea sus estrategias específicas junto a la
estrategia general de la misma, ya que tiene como fin reducir sus costos y
generar resultados rentables es por ello que la empresa aplica la estrategia
de cadena de suministros puesto que se evalúa los costos beneficios de la
empresa de sus distintas áreas.

6.2. Planteamiento estratégico detallado

Objetivos

CRECIMIENTO:

Birktrans S.A.C. busca tener las mejores utilidades en el ámbito de logística

de comercio exterior. No obstante, el mercado es muy competitivo y para
ello busca siempre ser eficientes y cumplir sus metas a corto plazo y
estando atentos a oportunidades del mercado para que a fin de curso la
productividad de sus frutos.

POSICIONAMIENTO:

Birktrans S.A.C es una empresa que siempre busca diferenciarse. Puesto

que, esa es la clave para ser top of mind en la gente. Para ello, siempre está
en constante mejora para ser considerada una gran organización.

RELACIONES INTERNAS:

Las sinergias en cualquier empresa son la base de todo, un buen ambiente

mantiene motivados a los integrantes de la empresa y por consecuencia
genera eficiencia. Debido a la importancia de las relaciones internas,
Birktrans S.A.C. procura crear esa atmósfera en la organización día a día.

30
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

1° CRECIMIENTO

Actividad N° 1: Tener una red de agentes internacionales.

Contar con una red de agentes internacionales confiable facilita los procesos, siendo
así favorable al crecimiento de la empresa..

Aporte: El desarrollo de esta actividad aporta directamente al objetivo, pero no de

manera instantánea. Puesto que, es más importante el proceso de venta previo.
Debido a eso, se encuentra en el nivel 2.

Desempeño: No obstante, esta actividad se encuentra en el nivel 3 porque se

requiere la mejor conexión para mantener al cliente y generar ventas futuras.

31
Actividad N°2: Contar con proveedores homologados

Contar con proveedores homologados es clave, la informalidad en el comercio

exterior es muy grave. Debido a que se puede incurrir en multas por no tener todos
todos los permisos en regla.

Aporte: Tener proveedores homologados no aporta de manera directa al

crecimiento de la empresa, aún así su aporte tiene una importancia de nivel 2.

Desempeño: Esta actividad se encuentra en el nivel 3, porque si los proveedores

exportan sin permisos la venta se puede dar por perdida.

Actividad N° 3: Crear relaciones estables con empresas exteriores

La importancia de esta actividad es vital, estar en constante comunicación con las

empresas que trabajas es de suma importancia.

Aporte: El desarrollo de esta actividad aporta directamente pero no de manera

inmediata debido a que no son el cliente, están en el nivel 2.

Desempeño: Esta actividad se encuentra en el nivel 2, porque siempre habrá más

empresas idóneas para trabajar con ellas.

Actividad N° 4: Mantener satisfechos a nuestra cartera de clientes

Estar siempre buscando la manera de que se sientan parte del proceso, dándoles
atención a sus dudas y avisá

Aporte: Esta actividad aportará de forma directa a lograr el objetivo, por lo que
pertenece al nivel 3.

Desempeño: Esta actividad debe lograr un alto impacto para el crecimiento

económico de la empresa, por ello pertenece al nivel 3.

Actividad N° 5: Contratar a los mejores profesionales para las relaciones exteriores

Es necesario contar con los mejores profesionales en relaciones exteriores para que
el nexo de comunicación sea fluido y perfectamente comprendido.

Aporte: Esta actividad contribuye de manera directa en el crecimiento de la

operación, pero no de manera inmediata. Por lo tanto, pertenece al nivel 2.

Desempeño: Esta actividad se encuentra en el nivel 3, porque es la conexión

directa con el exterior en el momento de la venta.

Actividad N° 6: Mantener actualizada la página web

32
Es algo que muchas empresas no cuidan, pero es imprescindible hoy en día por la
situación actual, ya no se cotiza presencialmente.

Aporte: Esta actividad contribuye de manera directa al crecimiento, pero no de

manera inmediata porque muchos consultarán la página web pero no todos
contratarán nuestro servicio, es parte del nivel 2.

Desempeño: Esta actividad se encuentra en el nivel 2, porque nuestros clientes

antiguos conocen de nosotros, por tanto, no corremos el riesgo de no ser conocidos.

Actividad N° 7: Contratar pasantes para vacaciones.

En Birktrans, necesitamos ayuda cuando nuestros trabajadores toman vacaciones.

Para ello, se requerirán pasantes para cubrir su ausencia en verano.

Aporte: El aporte de esta actividad no es significante. Por ello es de nivel 1.

Desempeño: El desempeño de esta actividad es media, porque deben cumplir sus

funciones, más no alteran en gran medida al crecimiento de la empresa. Por eso, es
de nivel 2.

Actividad N° 8: Delegar procesos de reingeniería a profesionales.

Esta actividad de servicio externo lo requieren varias empresas, pues una empresa
no es especialista en todo.

Aporte: Esta actividad se encuentra en el nivel 2 porque mantener nuestros activos

en buen estado es importante para el crecimiento constante, pero no afecta de
manera inmediata .

Desempeño: El desempeño de esta actividad es de nivel 2, ya que no se debe

tener todo en óptimas condiciones.

Actividad N° 9: Cumplir metas y objetivos del core business

Para esto, el área de gerencia general debe plantear los objetivos a inicios de curso
y posteriormente realizar actividades para cumplirlos.

Aporte: La siguiente actividad se encuentra en el nivel 2 porque aporta

directamente al objetivo, pero el crecimiento se ve reflejado a fin de curso.

Desempeño: El desempeño de esta actividad es de nivel 3, ya que es la base de

todo, realizar eficientemente las actividades para cumplir el objetivo.

Actividad N° 10: Aplicar un área de críticas en nuestra página web

33
Es necesario saber la opinión de nuestros clientes y de las empresas que trabajan
con nosotros para que se expresen sobre lo bueno y para lo mejorable.

Aporte: Esta actividad tiene un nivel 1 debido a que tiene un aporte no directo con
el crecimiento de la empresa, pero hará que mejoremos siempre.

Desempeño: El desempeño de esta actividad es de nivel 2 porque debe aplicarse

para conocer la valoración de los clientes.

Actividad N°11: Tener las certificaciones internacionales siempre vigentes

Es importante tener el reconocimiento para poder realizar logística en el comercio

exterior.

Aporte: Esta actividad se considera de nivel 2, porque no afecta inmediatamente al

crecimiento.

Desempeño: Se le asigna un nivel 3. Puesto que, sin estas certificaciones no

podemos llevar a cabo nuestros servicios de importación.

Actividad N°12: Participar en eventos empresariales

Darnos a conocer ante las empresas más importantes es clave para dar a conocer
nuestra propuesta de valor.

Aporte: Se le asigna un nivel 2 porque no afecta de manera inmediata al

crecimiento económico.

Desempeño: Se le asigna un nivel 2, debido a que, asistir a estos eventos es

importante, pero no es la única forma de darnos a conocer.

Actividad N°13: Procurar siempre cumplir con los plazos logísticos establecidos

Estar siempre atento a el viaje de lo importado, y brindar un sistema de tracking al

cliente, ser lo más eficientes en contextos favorables.

Aporte: A esta actividad se le asigna un nivel 2 porque afecta directamente al

crecimiento, más no es inmediato.

Desempeño: Se le asigna un nivel 3 porque es lo que crea lazos duraderos con los
clientes.

Actividad N°14: Brindar las mejores cotizaciones

Una manera de competir es por precio, y al brindar un gran servicio y cobrar el

servicio de manera razonable es un combo perfecto.

34
Aporte: Se le asigna un nivel 3, porque afecta directamente al crecimiento y de
inmediato pues se realiza en el momento de la transacción.

Desempeño: Se le asigna un nivel 2, porque no dejaremos de tener pedidos por no

ofrecer los costos mínimos.

Actividad N° 15: Analizar constantemente el mercado

Estar atento a las oportunidades es clave para ser eficiente y obtener los mejores
beneficios.

Aporte: Es considerada de nivel 3 pues afecta de manera directa al crecimiento y

se aprovecha la oportunidad de mercado inmediatamente para obtener beneficios.

Desempeño: Se le asigna un nivel 2 porque las oportunidades pueden pasar, pero

siempre habrá nuevas ventanas de ventaja.

Actividad N°16: Implementar nuevas estrategias de ventas

Siempre se debe estar actualizado en todos los sentidos, y conocer los mejores
métodos de ventas te da una ventaja ante tus competencias

Aporte: Se le asigna un nivel 3, porque afecta de manera directa a la venta. Y

inmediata.

Desempeño: Se le asigna un nivel 2, porque siempre se puede vender de manera

tradicional.

2° OBJETIVO: POSICIONAMIENTO

Actividad N°17: Obtener certificaciones de calidad SGS

Estar constatados por esta certificación de calidad nos da estatus y nos posiciona
muy bien en el mercado.

Aporte: Se le asigna un nivel 3, porque influye directamente y de manera inmediata

en el objetivo de posicionamiento.

Desempeño: Se le asigna un nivel 2, puesto que no tenerlo no significa no poder

conseguirlo.

Actividad N°18: Brindar un servicio de calidad

35
El trato al cliente es lo que hace la diferencia, tener habilidades blandas es
sumamente importante para el posicionamiento de la empresa.

Aporte: se le asigna un nivel 2, puesto que afecta de manera directa al

posicionamiento de la empresa más no de forma inmediata.

Desempeño: se le asigna un nivel 3, debido a que el cumplimiento de esta

actividad es fundamental para lograr un gran posicionamiento como empresa.

Actividad N°19: Tener las mejores instalaciones

Destinar una parte importante del capital a las instalaciones de la empresa es

importante, debido a que así muchos profesionales querrán trabajar con nosotros.

Aporte: se considera de nivel 2, porque afectará de manera directa al

posicionamiento, más no inmediatamente.

Desempeño: se le asigna un nivel 2, puesto que no tener las mejores instalaciones

no es el fin del mundo.

Actividad N° 20: Hacer notar la identidad de la empresa siempre

Que todos los integrantes de la empresa sepan nuestra misión y valor es

fundamental para el posicionamiento de la empresa.

Aporte: Es considerada de nivel 2, puesto que esta actividad aporta directamente

al posicionamiento de la empresa, pero no inmediatamente.

Desempeño: es de nivel 3 pues es sumamente importante tener clara y cumplir con

los valores y objetivos de nuestra identidad.

Actividad N° 21: Diferenciarnos siempre mediante publicidad

Destinar una buena inversión de dinero y de capital a la publicidad, tanto como

tradicional como digital mediante redes sociales.

Aporte: es considerada de nivel 2 puesto que esta actividad aporta directamente al

logro del objetivo, pero el resultado no es inmediato.

Desempeño: es considerada de nivel 3 pues la comunicación mediante publicidad

es vital para el posicionamiento de la empresa.

Actividad N° 22: Estudiar siempre los puntos de mejora

Mediante el feedback recibido en nuestra página web es crucial poner en práctica

las críticas constructivas.

36
Aporte: es considerada de nivel 2 ya que esta aporta directamente en el logro del
objetivo, pero lo hace a largo plazo y no inmediatamente.

Desempeño: es considerada de nivel 3 pues se debe cumplir esta actividad para

mejorar.

Actividad N° 23: Mantener responsabilidad social con las ONGs

Las labores sociales son muy buenas, hacer el bien sin mirar a quien dice mucho de
las personas y en este caso empresas.

Aporte: es considerada de nivel 1 ya que esta no aporta directamente en el logro

del objetivo.

Desempeño: es considerada de nivel 1 ya que al no realizar esta actividad no

dañamos el posicionamiento de la empresa.

3° OBJETIVO: RELACIONES INTERNAS

Actividad N° 24: Monitorear los procesos

Asignar supervisores es importante para las relaciones internas de la empresa,

puesto que se brinda ayuda día a día de manera directa

Aporte: es considerada de nivel 3 porque dicha actividad sí influirá directamente en

el establecer relaciones en la empresa.

Desempeño: es considerada de nivel 3 pues el cumplimiento de esta actividad es

base en toda empresa.

Actividad N° 25: Crear sinergias en home office

En la coyuntura actual mantener conectados a nuestros trabajadores mediante

reuniones periódicas mediante plataformas digitales es muy bueno para las
relaciones entre trabajadores.

Aporte: es considerada de nivel 2 ya que esta actividad aporta de manera directa

con el objetivo y a largo plazo crear una gran confidencialidad.

Desempeño: es considerada de nivel 3 puesto que, hoy en día es vital mantener a

todos conectados aunque no sea presencialmente.

Actividad N°26: Procurar siempre ser comunicativos en la empresa

El gerente general debe dejar claro las metas y el “know how” desde un principio
periódicamente.

37
Aporte: Se le asigna un nivel 2 porque si influirá de manera de directa en relación
con los colaboradores y a largo plazo las relaciones internas serán más fuertes

Desempeño: es de nivel 2 puesto que es necesario brindar información fidedigna a

los colaboradores porque si no podría tener efecto contrario al deseado, pero sin
grandes impactos en los resultados.

Actividad N°27: Dejar en claro que todos los colaboradores pueden ascender

Esto generará exigencia constante y confianza en todas las jerarquías de la

empresa.

Aporte: se le asigna un nivel 2, porque se podrá influir de manera directa en la

integración de los trabajadores, y se verá reflejada a largo plazo.

Desempeño: se le asigna un nivel 3, ya que es importante que los trabajadores se

sientan motivados y confiados.

Actividad N°28: Reconocer a los mejores trabajadores periódicamente

Esta actividad es muy reconfortante y premia el esfuerzo. Fortaleciendo asˆel

ambiente interno de la empresa.

Aporte: se considera de nivel 2, ya que es una actividad que influye directamente

en el objetivo, pero no de manera inmediata.

Desempeño: se le asigna un nivel 3 porque su cumplimiento es de valor para el

objetivo.

Actividad N°29: Contar con áreas amplias para tiempo libre

El relajamiento en las empresas es fundamental para mantener a los trabajadores

frescos y eficientes.

Aporte: se considera de nivel 3 porque influye de manera directa e inmediata en las

relaciones internas de la empresa.

Desempeño: es de nivel 3, por que es fundamental brindar zonas de relajo a los

trabajadores.

Actividad N° 30: Fomentar el feedback en todas las áreas de la empresa

Explicar lo fundamental de que todos aporten y se comuniquen entre sí.

Aporte: se considera de nivel 3 porque influye de manera directa e inmediata en la

colaboración de los empleados.

38
Desempeño: es de nivel 3, porque todas las actividades en relaciones internas son
de suma importancia para el desarrollo de sinergias y por ende el de la empresa.

7. Diseño propuesto de la estructura organizacional

7.1.1 Diseño de la estructura

Decisiones tomadas para el diseño final de la estructura organizacional de la

empresa

39
40
Decisiones de ajuste en la estructura:

1. En el nivel I se identifica las actividades que corresponden con el área de

Relaciones internacionales 1,3,5,11,12 y 23 , área comercial 9,18,20 y 21, las
finanzas 14 y 15 , y calidad 4, 17, 18, 19, 25,26, 27,28, 29.

2. En el nivel II se identifica las actividades que corresponden con el área de

logística 8,13,22,24 y 30 , sistemas 6 y 10 y ventas 2 y 16.

Decisiones de ajuste en la estructuración:

1. En el nivel I se identifica las actividades que corresponden al área de

operaciones: Actividad 1 y 3
2. En el nivel I se identifica como Área comercial : Actividad 9,18,20 y 21.
3. En el nivel I se identifica a las finanzas: Actividad 14 y 15.
4. En el nivel I se identifica como Calidad y RRHH: Actividad: 4, 17, 18, 19,
25,26, 27,28, 29.

5. En el nivel II se identifica el Proceso de logística con las actividades

8,12,22,24 y 30.
6. En el nivel II se identifican sistemas: Actividades 6 y 10.
7. En el nivel II se identifican las ventas con la actividad 2 y 16.

Decisiones para la aplicación del modelo de agrupamiento:

El tipo de estructura es un sistema basado en Kernel Híbrido con una estructura

funcional por sus principales áreas de relaciones internacionales, área comercial,
recursos humanos y logística.
Producto: Son actividades propias del negocio como el área comercial que se

41
 dividen en dos: ventas y calidad y sus procesos de servicio en área de finanzas y
área de sistemas o tecnología.

Estructura Resultante

Decisiones en el ajuste al comparar la estructura propuesta con la actual

1. El departamento de operaciones pasará a llamarse, departamento de

operaciones y relaciones públicas , esto debido a que dentro de los objetivos
de la empresa se han identificado actividades que buscan fortalecer nexos y
alianzas estratégicas para el realce de la imagen de la empresa
2. Separar los departamentos de finanzas y recursos humanos, para que en
cada cual se desempeñen personas afines al cargo.

7.1.2 Propuesta de la estructura final - Organigrama

El tipo de estructura que se propone es jerárquica, mantiene sus principales

departamentos, pero se decidió separar el departamento de recursos humanos del de
finanzas, esto con la finalidad no sea un contador quien lleve los procesos
relacionados al rr.hh; sino, un especialista en dicha área .

42
8. Diseño puesto
8.1. Detalle de puestos por unidades organizativas
8.1.1 Gerencia general
8.1.2 Departamento Comercial
8.1.2.1 Gerente Comercial
8.1.2.2 Ejecutiva Comercial (Senior y Junior)
8.1.3 Departamento Customer Service
8.1.3.1 Jefe Customer Service
8.1.3.2 Coordinadoras de trabajo - C.Service
8.1.4 Departamento De Operaciones
8.1.4.1 Jefe De Operaciones
8.1.4.2 Supervisor De Operaciones
8.1.4.3 Coordinador de Operaciones de Carga
8.1.4.4 Coordinador de Operaciones de Aduanas
8.1.4.5 Auxiliar de Operaciones de Oficina y Campo
8.1.4.6 Responsable de Facturacion y Endose
8.1.5 Departamento de administración, finanzas y Recursos Humanos
8.1.6 Supervisor de Calidad y RRHH

43
8.2. Análisis por puesto

8.1.1 Gerencia general

44
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango del 106.7% en el cual podemos ver que si el
tiempo suplementario es del 10% como máximo el puesto de director general está
en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el puesto.

45
8.1.2 Departamento Comercial

8.1.2.1 Gerente Comercial

46
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 107.8% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está exacto en el 110% en el cual el puesto de Gerente Comercial
en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

47
8.1.6 Seguridad y salud en el trabajo

48
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 101.2% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, el puesto de
salud y seguridad en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita
ningún ajuste en el puesto.

49
8.1.2.3. Ejecutivas Comercial (Junior)

50
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 109.2% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en e cual el puesto de ejecutiva de ventas
en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

51
8.1.2.4. Ejecutivas Comercial

52
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 100.3% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Ejecutiva
Comercial en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún
ajuste en el puesto.

53
8.1.2.5. Inside sales

54
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 100.8% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de departamento
comercial en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún
ajuste en el puesto.

55
8.1.2.6. Gerente Comercial

56
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 103.2% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de gerente comercial
en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

57
8.1.3 Departamento Customer Service
8.1.3.1 Jefe Customer Service

58
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 103.2% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Jefe de Customer
Service en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste
en el puesto.

59
8.1.3.2 Coordinadoras de trabajo - C.Service

60
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 96.3% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Customer Service
en el trabajo está en un rango un poco por debajo de lo ideal, no agregamos carga
porque con el crecimiento previamente visto tendrá mucho más volumen de trabajo.

61
62
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 110.0% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está exacto en el 110% en el cual el puesto de Customer Service en
el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto, sin embargo está en el rango límite para entrar a sobrecarga de trabajo.

63
64
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 107.0% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Customer Service
en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

65
66
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 97.2% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Customer Service
en el trabajo está en un rango un poco por debajo de lo ideal, no agregamos carga
porque con el crecimiento previamente visto tendrá mucho más volumen de trabajo

67
8.1.4 Departamento De Operaciones

8.1.4.1 Jefe De Operaciones

68
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 107.1% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Jefe de Operación
en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

69
8.1.4.2 Coordinadora de Aduanas

70
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 110.7% en el cual podemos ver
que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta razón el puesto está
exacto en el 110% en el cual el puesto de Coordinadora de Customer Service en el trabajo
está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el puesto, sin embargo
está en el rango límite para entrar a sobrecarga de trabajo.

71
8.1.4.2.1 Auxiliar de operaciones

72
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 121.0% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por encima del 110% en el cual el puesto de Area de
mantenimiento en el trabajo está en un rango de sobrecarga, por lo que se necesita
un ajuste en el puesto.en este caso reduciremos la frecuencia con la que realiza la
actividad de costo y el tiempo que le toma resolver este problema de trabajo.

73
El puesto rediseñado quedaría de la siguiente forma:

74
8.1.4.2 Coordinador de Operaciones

75
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 101.8% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de técnico de archivo
en el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

76
8.1.5 Departamento de administración, finanzas y Recursos Humanos

77
78
8.1.6 Supervisor de Calidad y RRHH

79
Ajuste y propuesta de puesto:
El puesto se encuentra en un rango de eficiencia parcial del 102.7% en el cual
podemos ver que si el tiempo suplementario es del 10% como máximo, por esta
razón el puesto está por debajo del 110% en el cual el puesto de Calidad y RRHH en
el trabajo está en un rango eficiente, por lo que no necesita ningún ajuste en el
puesto.

80
8.3. Creación de puesto

8.3.1. Área de negocios

81
 9. Procesos de la empresa
9.1. Cadena de valor y mapa de procesos
Mapa de procesos
- El mapa de procesos es un sistema usado por las empresas para organizar
mediante una jerarquización los diferentes procesos por la función que cumplen. El
empleo de este mapa nos permite tener una visión de lo que

82
realiza la empresa para cumplir con sus objetivos.

Para identificar cada proceso, se recurrió a las siguientes preguntas:

¿Qué realiza la empresa?
- BIRKTRANS es una empresa dedicada al agenciamiento de carga internacional.
Asimismo, realiza servicios de logística y agenciamiento de aduanas. La
experiencia en este rubro se da a lo largo de 20 años.
¿Para quien lo realiza?
- Principalmente realiza sus servicios para empresas que van a realizar
importaciones o exportaciones. Asimismo, se suman las empresas que desean
contratar servicios de logística para que tercericen sus procesos de carga y
envío.
¿Cómo lo realiza?
- Para realizarlo, BIRKTRANS cuenta con tecnología, personal altamente
capacitado e infraestructuras para llevar sus procesos y cumplir con los
estándares de calidad.
- BIRKTRANS también asesora a los clientes que realizan su primera
exportación. Este proceso es crucial porque mejora la imagen que tiene el
cliente sobre la entidad y esto, a su vez, colabora a la satisfacción del cliente.

83
9.2. Diseño de procesos actuales
9.2.1. Flujograma Matricial de cada procesos
9.2.1.1 Proceso de captación de nuevos clientes

84
9.2.1.2 Proceso de activación de clientes potenciales e inactivos

85
86
9.2.1.3 Proceso de venta

87
 9.2.1.4 Proceso de auxiliar de operaciones en oficina y campo

9.2.1.5 Proceso de la coordinación de tráfico del logro de los objetivos

planteados

88
89
9.2.1.6 Progreso de ingreso de nuevo Routing Order y coordinación

9.2.1.7 Proceso de Operaciones

90
9.2.1.8 Proceso de facturación y endoses

91
9.2.2. Identificación de problemas en los procesos

9.2.2.1 Proceso de captación de clientes nuevos

El problema identificado es que la revaluación de clientes debería de realizarse
posteriormente al envío de la presentación, ya que se ahorraría tiempo en
consultar si el cliente acepta la cita o no.

9.2.2.2 Proceso de activación de clientes potenciales e inactivos

El problema identificado es el tiempo, ya que se debería solicitar una cita una vez
se realice el contacto con el cliente para reactivar la cuenta y/o con los clientes
potenciales.

9.2.2.3 Proceso de venta

El problema identificado es que se debería realizar la cotización una vez se
registre el pedido para que de esta manera solo se espere la respuesta del cliente
si acepta o no el servicio que se brinda.

92
 9.2.2.4 Proceso de auxiliar de operaciones en oficina y campo
No identificamos inconvenientes en dicho proceso.

9.2.2.5 Proceso de la coordinación de tráfico del logro de los objetivos

planteados
El problema identificado en este proceso es que debería de existir en la empresa
una evaluación constante del desarrollo del personal tras recibir una capacitación,
para que de esta manera sean más eficaces.

9.2.2.6 Proceso de nuevo ingreso de Routing Order y coordinación

El problema identificado es el constante envío de información al cliente, ya que
esto ocuparía tiempo de más al coordinador de operaciones de carga. Esto podría
reducirse por medio de un sistema donde la información otorgada al empleado del
departamento de operaciones sea brindada al cliente de forma automática.

9.2.2.7 Proceso de operaciones

El problema identificado es que deberían haber múltiples formas de mantener
contacto con las navieras, aparte de las páginas web que nos proporcionan, para
realizar el tracking y tener información seguida sobre la carga.

9.2.2.8 Proceso de facturación y endoses

No se identificaron problemas en este proceso.

9.3. Mejora de procesos

9.3.1. Análisis y rediseño en el proceso de captación de nuevos clientes

9.3.1.1. Definición del proceso a mejorar

El proceso actual comienza cuando la ejecutiva de ventas realiza la evaluación del
perfil del cliente en donde ve su estado comercial, financiero y de importaciones.
Sucesivamente se pone en contacto con el cliente potencial presentando la empresa
y posteriormente programando una cita. Cuando se obtiene una respuesta afirmativa
de la cita, la ejecutiva de ventas realiza ofertas y contraofertas al consumidor
potencial. Se realizará el registro del nuevo cliente potencial y si se logra firmar
acuerdos se empezará a establecer los precios y analizar el financiamiento para
ordenar las facturas correspondientes.

9.3.1.2. Medición Del proceso a mejorar

Para realizar un mejor análisis, en cuanto al tiempo aproximado que demoran estas
consultas y coordinaciones, realizaremos la medición de tiempos en los últimos 5
mes, el cual se ve reflejado en el siguiente cuadro:

93
 9.3.1.3. Análisis del proceso ( Herramientas cuantitativas y cualitativas)

Primero realizamos el análisis en el mismo flujo matricial del proceso de “Captación de

nuevos clientes“ donde podemos observar que según el análisis el recorrido que se
debe seguir para finalizar el objetivo de atender a un cliente que solicita el acceso a la
bolsa ,ya que dentro de la Sociedad Agente de Bolsa (SAB) encontraremos mucha
variación respecto al tiempo de hacer las evaluaciones. Por esta razón, puede generar
varios errores y confusiones cuando adquieran una solicitud.

94
Analizando el diagrama de pareto podemos observar que más del 86% de los clientes
potenciales están siendo evaluados y entrevistados en un intervalo de 5-12 días, lo cual
es favorable, ya que el tiempo máximo es de 12 días (la mitad del horario de trabajo
mensual de los trabajadores de lunes a viernes cada semana), pero, aun así, podrían
reducir el tiempo de evaluación para ser más eficaces al momento de captar nuevos
clientes para la empresa.

9.3.1.4. Propuesta de implementación

Después de realizar el análisis con los resultados creemos que lo más adecuado es una
reingeniería del proceso, en el cual se implementará un proyecto que consiste en realizar el
lanzamiento de promociones o descuentos por sus redes sociales en donde se centrará en
exclusivamente en los clientes nuevos de esta manera se creará atracción entre los clientes
potenciales quienes se pondrán en contacto con la empresa y de esta manera no se
esperará a la respuesta que inicialmente pasada cuando el ejecutivo de ventas se ponía en
contacto con el cliente. Cuando los clientes potenciales se pongan en comunicación con la
ejecutiva de ventas se pasará a evaluar de manera más rápida a los posibles clientes
reales.

95
9.3.1.5. Mecanismo de control

Para controlar y validar lo efectivo que resulta el cambio propuesto, se utilizará la medición
del proceso de captación de nuevos clientes como se describe a continuación, teniendo en
cuenta que mide 3 indicadores muy importantes dentro del cual se encuentra el plazo de
tiempo para la evaluación del cliente nuevo, siendo este indicador el más importante de los

96
tres debido a que está estrechamente relacionado con la mejora que deseamos obtener con
el cambio de proceso.

La empresa BIRKTRANS SAC ofrece el servicio de logística enfocado principalmente en

ofrecer un servicio de calidad y con la nueva propuesta tiene el fin de captar a nuevos
clientes potenciales para que de esta manera tener más notoriedad en el mercado, ya que
uno de los roles principales de la ejecutiva de ventas es captar a nuevos clientes. Es por
ello que se busca reducir el tiempo del plazo de evaluación a estos nuevos clientes para
brindar una mejor atención y respuesta a sus necesidades y al mismo tiempo ofrecer
ofertas. Para esto, se usarán rangos de tolerancia que se tendrán para la ponderación de
cada indicador:

Más del 90%: Excelente

Más del 60%: Bueno
Menos de 60%: A mejorar

Indicador 1: Evaluación por parte del encargado de reingeniería

Este indicador medirá la eficiencia del proceso a cambiar mediante la opinión de un experto
en reingeniería. Así se podrá analizar si la implementación de este cambio genera los
cambios esperados.

Meta: 18 Peso 25%

I1= Nota otorgada por el encargado de reingeniería

Indicador 2: Cantidad de clientes captados durante un mes

Este indicador nos permitirá medir un cambio principal que esperamos con este nuevo
proceso: aumento de captación de clientes por periodo (mensual). Para ello, se usaron los
datos obtenidos en la medición de problema (último mes analizado).

Meta: 120 clientes Peso: 30%

I2= Número de clientes captados por medio de proceso en un mes

Indicador 3: Tiempo incurrido para la evaluación y entrevista a un cliente

El último indicador será de mayor importancia, ya que es la variante que deseamos

modificar para poder concluir que el nuevo proceso está operando de manera efectiva.

Meta: 10 días Peso: 45%

I3= Suma de los tiempos incurridos para cada evaluación y entrevista al cliente/Número de
evaluaciones y entrevistas realizadas

Performance de proceso: (I1/18)*0.25+(I2/120)*0.3+(I3/10)*0.45

Por lo tanto, se plantea implementar promociones que tiene el fin de captar clientes
potencial en donde se realiza una encuesta de filtro para posteriormente pasar a ser

97
evaluados de acuerdo a las importaciones que realiza y analizar su situación financiera y
económica.

10. Validación de propuesta - Análisis Costo / Beneficio

10.1. Validación de Propuestas – Análisis Costo / Beneficio: Puesto de trabajo

Propuesta: Contratación de un asistente de supervisor comercial

Como pudimos observar en las entrevistas, la gerente comercial realiza trabajos de

desarrollo comercial en la empresa, incrementa las carteras de los clientes en la empresa y
a su vez, las mantiene. Pudimos analizar también que el puesto se encuentra levemente
sobrecargado, mayormente con actividades de tipo A y C, por lo tanto, se podría contratar a
un practicante que desarrolle la función de supervisor en el área comercial, que se
encargaría de las actividades de supervisión, siendo estas las actividades 3; 4; 10 y 11.

Propuesta de implementación:

Si se realiza la implementación, el puesto de gerente comercial quedaría con una carga de

78.2% (todas actividades de tipo A) y el asistente con una carga de 41.6%.

98
Ahora vamos a explicar la implementación del puesto en el aspecto económico. Dado al
contexto presente vamos a basar todos los gastos bajo el contexto que vive el país en
pandemia. Por motivos de emergencia sanitaria por el covid 19, la empresa realizó horarios
flexibles al momento de realizar el trabajo presencial. En estas visitas ocasionales, el
practicante ocuparía un lugar dentro de la oficina del gerente para ahorrar espacio y reducir
gastos.

99
En conclusión, esta adquisición genera un beneficio en la empresa, ya que genera
beneficios y se recuperará en el primer mes.

100
10.2. Análisis costo Beneficio de procesos: Proceso de activación de clientes
potenciales e inactivos
Propuesta: Reingeniería de proceso con el lanzamiento de promociones o descuentos por
sus redes sociales.
La empresa BIRKTRANS S.A.C. tiene una activa presencia en sus redes sociales, esta
herramienta ha logrando captar la atención de nuevos clientes. No obstante, la empresa
desea incrementar aún más la captación de nuevos clientes, y al mismo tiempo, la
reactivación de antiguos clientes. Para ello, se evalúa el perfil del cliente, su estado
financiero y su expediente de endeudamiento. En caso, califique como cliente potencial se
realizará un seguimiento, se solicitará una cita ofreciéndole la promoción u oferta. Por
último, se da conformidad al acuerdo con los datos del cliente. De modo contrario, estos
pasarán a ser archivos de clientes potenciales de baja.
Cabe resaltar que, esta metodología usualmente suele ser molesto para los clientes no
interesados. Por ende, se propone lanzar las ofertas a través de redes sociales ya no vía
telefónica. De este modo, los usuarios que si están interesados serán aquellos que
solicitarán una evaluación a través de un formulario que se facilitará a través de la media
virtual.

Para ello se obtuvo la siguiente información, sobre a cuánto ascendían los gastos por
publicidad en Redes Sociales.

101
Decisión: Se propone implementar el nuevo proceso con el lanzamiento de las promociones
mediante redes sociales porque se valida que generará mayores beneficios a la compañía.
VAN muy alto y la inversión se recupera en el primer mes.

10.3. Análisis costo Beneficio libre – Inversión en compra de más contenedores

A partir de las entrevistas realizadas a personal para obtener la recopilación de datos sobre
sus actividades, se puedo obtener propuestas de mejoras para el crecimiento de la
empresa. Entre estas tenemos que el ejecutivo comercial y jefe de operaciones, estos
declaran que el incremento de la demanda por la adquisición de sus servicios es
beneficioso. No obstante, la falta de contenedores retiene varios pedidos y el alquiler de los
mismos suele no ser conveniente. Esto ha generado una pérdida de clientes potenciales.

Esta información también fue señalada resa, que la ausencia de contenedores ha generado
la pérdida de clientes poteen la entrevista obtenida del gerente general de la empnciales.

Se obtuvo la siguiente información de las cantidad de contratos perdidos en el último año.

102
 Diagrama de Pareto con los principales motivos de pérdidas de contrato

Después de realizar el diagrama de Pareto, se pudo afirmar que el principal motivo de

contratos perdidos en la empresa BIRKTRANS S.A.C., el cual es ¨No hay contenedores¨, ya
que 15 contratos fueron perdidos por esa razón. Mientras que 8 indican que es por ¨tiempo
de espera¨, 5 por ¨altos costos¨ y 4 por otras razones.

Se estima que la propuesta incrementará los ingresos y se podría recuperar la inversión en

un corto plazo de tiempo.

103
Decisión: Es evidente que la propuesta es muy conveniente, el VAN a un
año de evaluación es bastante alto, por lo cual se recomienda la compra de
contenedores, ahorrarán en alquiler; se podrá recibir a mayor número de
clientes recuperando ventas que hoy se pierden.

104
 11. Conclusiones y recomendaciones generales

BIRKTRANS SAC presenta una organización sólida, debido a que a pesar de

que es una empresa que ha pasado por diferentes dificultades por el rubro de
importaciones, cuenta con grandes fortalezas que aportan a su sostenibilidad
y crecimiento. Por otro lado la empresa en estudio se encuentra en un
entorno no favorable, por lo que las amenazas que ella tiene son demasiado
importantes ya que aún no se encuentra del todo posicionada.

Birktrans SAC cuenta con un planeamiento estratégico, ya que de esta

manera se establecen objetivos a mediano y largo plazo en donde se
describe el proceso para poder lograrlo.

Debido a los cambios que se han venido dando con las nuevas medidas y
protocolos de seguridad la empresa Birktrans SAC ha logrado sobrellevar el
asunto, ya que ha implementado las nuevas medidas de forma eficaz.

En la empresa BIRKTRANS SAC se podría estimar que las ganancias fueron

135% de crecimiento en el primer trimestre del año con respecto al año
anterior.

Para realizar la estructura organizacional de la empresa BIRKTRANS SAC,

se tuvo que realizar la creación de la Unidad de Área Comercial para incluir
otras áreas con actividades menos sensibles, las cuales se desarrollan dentro
de esta unidad creada de diferentes formas, por ello, se dividió esta área en:
Ventas, Calidad, Finanzas y Sistemas para que se cumplan con los objetivos
esperados de las actividad de cada una de estas sub áreas.

Por un lado, respecto al área de mantenimiento la cual presenta una eficiencia

parcial de 121%, claramente saturada al ser el límite 110%, consideramos que las
actividades afines al área son vitales y que el puesto demanda altamente el recurso
llamado tiempo; por lo que se recomienda la contratación de un staff de apoyo para
el área, el cual podría ocupar el puesto de “asistente de mantenimiento”, ayudar en
las labores y disminuir la carga laboral en el área.

Por otro lado la mayoría de puestos presentan una eficiencia parcial menor o igual
al 110%, lo cual quiere decir que la empresa gestiona de manera eficaz la carga
laboral de sus trabajadores puesto que no los satura de trabajo pero tampoco
escasea.

Para continuar, respecto a las mejoras por implementar y la nueva contratación de

un Gerente comercial, Birktrans sac cuenta con los recursos necesarios para dichas

105
reformas; además presenta una TIR favorable en un corto plazo. Todo esto es
posible gracias al crecimiento que viene teniendo en su actividad económica. Sin
embargo, para el aumento sostenido de este crecimiento se recomienda invertir en
la adquisición de activos propios, específicamente para el traslado de mercancías.

Finalmente, en referencia al proceso de activación de clientes potenciales e

inactivos. Consideramos que a pesar de que Birktrans cuenta con presencia en
redes, su estrategia es muy tradicional. Se recomienda la incorporación de un
analista digital que se ocupe de la segmentación del público objetivo de Birktrans en
redes y que a la vez ejecute una estrategia de marketing digital para captar
potenciales clientes. Cabe mencionar que esta metodología no suplanta a la ya
existente y ejecutada por los asesores comerciales; sino, que serviría como
complemento para maximizar las ventas.

13. Anexos
12.1. Manual de organización y funciones
bit.ly/36akvma

12.2. Manual de procesos

bit.ly/3dDIkqF

12.3. Entrevista y herramientas de análisis

http://bit.ly/3we98V0

● CLIENTES

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 ● LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA BIRKTRANS SAC

Bibliografía:

● EL EQUIPO DE BIRKTRANS. (2018, 23 junio). Birktrans SAC, Noticias. Birktrans SAC.

[Recuperado 7 de mayo 2021] de
https://www.birktrans.com.pe/es/noticias/estrategia-de-empresas-de-exito-siempre-incluyen-la
-gestion-de-la-cadena-de-suministro/
● SAC, B. (s.f.). Cámara de comercio Lima. Obtenido de

https://www.birktrans.com.pe/es/importancia-del-seguro/

● SAC, B. (s.f.). La cotizacización de la importación o exportación marítima . Obtenido de

https://www.birktrans.com.pe/es/preguntas-frecuentes/

● Investigación, P. e. (2021). Pivot. Obtenido de

https://studylib.es/doc/5752215/%C2%BFqu%C3%A9-es-pivot%3F

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