“ Proyecto Formativo ”
“CAFÉ IDEAL ”
Materia: ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Turno : tarde
Integrantes :
• LIDIA FABIANA ANDIA UMAÑA
• JOSIAS SEJAS SEVERICHE
• LUIS MARIO CABRERA ANZALDO
• CLAUDIA ALEJANDRA VARGAS DURAN
• SELENA VARGAS FLORES
Fecha De Presentacion :
MIERCOLES,17 de Marzo 2023
Docente : Marco Antonio Callau
ÍNDICE
Contenido
1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................ 4
1.1.HISTORIA ................................................................................................................. 4
1.2.TIPO DE EMPRESA ................................................................................................. 5
1.3.UBICACIÓN .............................................................................................................. 6
2. INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................ 8
2.1.MISIÓN ...................................................................................................................... 8
2.2.VISIÓN ...................................................................................................................... 8
2.3.VALORES ................................................................................................................. 8
2.4.OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 8
2.5.OBJETIVOS ESPECIFICO ....................................................................................... 9
3. 1ER. GRAFICO.- EL ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA ........................ 9
3.1.SISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ............................................... 9
4. 2DO. GRAFICO.- EL ORGANIGRAMA DE TU ÁREA DE TRABAJO........................ 11
5. DIAGNOSTICO O Y M: ETAPA N°1............................................................................ 12
5.1.TAMAÑO DE EMPRESA ........................................................................................ 13
5.2.POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL .......................... 15
5.3.POLÍTICAS BÁSICAS............................................................................................. 15
5.4.POLÍTICAS DE VENTAS Y COMERCIALIZACIÓN .............................................. 16
5.5.MANEJO DEL ÁREA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD ....................................... 16
5.6.ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMERCIO Y VENTAS .................................. 17
5.7.RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: ETAPA N°2........................................ 17
5.8.DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL: ETAPA N°3 ................................. 22
5.8.1.PROBLEMAS DETECTADOS ......................................................................... 23
5.8.2.Diseño de soluciones ...................................................................................... 24
5.9.Implantación: ETAPA N°5....................................................................................... 28
6. Manuales de Funciones ............................................................................................... 30
7. SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA ..................................................... 43
5.1.OBJETIVO ............................................................................................................... 43
8. DIBUJA EL LAYAOUT ................................................................................................. 44
9.QUE ASPECTOS DE O Y M (ORGANIZACIÓN Y MÉTODO) CONSIDERAS TÚ QUE
PUEDES CAMBIAR EN TU ÁREA DE TRABAJO? ........................................................ 46
10.- CONCLUSIÓN FINAL DEL TRABAJO REALIZADO DONDE SE EXPLIQUE LO
QUE SE HA APRENDIDO EN ESTA INVESTIGACIÓN................................................. 46
1. INTRODUCCIÓN
INDUSTRIA MOLINERA DE CAFÉ “IDEAL”
1.1.HISTORIA
Toda buena empresa tiene
una buena historia de por
medio, por lo que todo
remonta cuando Eduardo
Martínez Coarite dueño de
empresa tiempo atrás
cuando era joven ayudaba
a su padre en la cosecha
de café en grano y
entregando a empresas
para su materia prima, así
mismo con toda la
experiencia obtenida
comienza la idea de crear
su propia empresa .
Empezó en la ciudad de La Paz trabajando el mismo e iniciando desde cero todo, pero
por ciertos factores que no le favorecieron no fue muy aceptada, así que decide irse a
Santa Cruz para continuar el lanzamiento de su café y así llegar a todo hogar con su
producto siendo así la idea de cómo surgió “ Café ideal” teniendo hoy en día buena
aceptación por sus comensales cruceños.
La empresa de café ideal tiene sus inicios por el año 1969, se dedica a la producción de
café tostado y/o molido, produce un café 100% boliviano, de variedad arábica, el cual es
cultivado entre 1,200 y 1,800 m.s.n.m en la región de Los Yungas (un café de altura),
siendo reconocida esta zona como productora de un excelente café.
Este grupo empresarial tiene una amplia experiencia y reconocimiento en el sector de la
caficultora nacional. La práctica académica en el agro, el profundo conocimiento del
mercado y una pasión por el mundo del café, todo esto apoyado con la experiencia del
personal y la tecnología en las máquinas logra lo que hoy es una gran empresa basada
en los conceptos de calidad.
La empresa Torrefactora "café ideal" se inicia como una empresa industrial-familiar
encargada de la fabricación de café molido. Inicialmente sus instalaciones se
encontraban por la zona de la Ramada, trasladándose posteriormente al 4 de noviembre.
Por último, en el año 1990 se traslada nuevamente a la Zona del parque industrial por
las ventajas que este ofrece y la ubicación estratégica que tiene.
La búsqueda de la excelencia y la calidad define el ejemplo que persiguen hoy las
empresas y las industrias dedicadas a la elaboración de productos de consumo masivo.
La calidad implica ofrecer un producto q reúna condiciones de buen precio, mayor
duración, facilidad de obtención y satisfacer plenamente las exigencia y necesidades del
consumidor
✓ Negocio: Comercialización de café
✓ Nombre de la empresa: cate ideal.
✓ Sector: industrial
1.2.TIPO DE EMPRESA
El café ideal es una empresa industrial que fabrica, envasa, almacena y exporta a varios
países.
1.3.UBICACIÓN
✓ Parque Industrial, Manzana 8 A PI 8A, Santa Cruz de la Sierra
✓ El Café Ideal Bolivia Sucursal Zona Central Santa Cruz ( Cafetería) Calle
Ingavi # 323, Santa Cruz de la Sierra.
✓
2. INFORMACIÓN GENERAL
2.1.MISIÓN
Somos una empresa en desarrollo, comprometida, eficiente y rentable, dedicada a la
agroindustria del café proporcionando beneficios a la comunidad, empleados, clientes
y socios. Somos una empresa que satisface el gusto exigente de nuestros clientes,
quienes encuentran en nosotros el mejor café.
2.2.VISIÓN
Ser productores, beneficiadores y comercializadores de café de excelente calidad, que
satisfaga los requerimientos del mercado Nacional e Internacional; para desempeñar
una función protagónica y de liderazgo en el desarrollo sostenible de nuestra
agroindustria.
2.3.VALORES
• Conocimiento, pasión y energía por todo y en todo lo que hacemos.
• Sentido de grupo familiar y compromiso hacia nuestros grupos de interés y la
sociedad en general.
• Austeridad y sostenibilidad con nuestros propios recursos y los recursos
universales.
• Honestidad, cercanía y vocación en el servicio al cliente.
• Apuesta por la calidad, la mejora, la innovación, la creatividad y el cambio en
positivo, tanto en la elaboración de nuestros productos como en la prestación de
nuestros servicios.
2.4.OBJETIVO GENERAL
• Ser reconocida como la empresa líder del mercado y Incrementar las ventas en
un 20% cada año mejor que el anterior.
2.5.OBJETIVOS ESPECIFICO
• Mantener los productos disponibles en el mercado para satisfacer las necesidades
de nuestros clientes.
• Alcanzar un mayor alcance a nivel nacional.
• Crear nuevos diseños para un mejor reconocimiento de la marca.
• Tener la más alta
calidad de productos
para así brindar a
nuestros clientes
seguridad y confianza.
• Ganar participación en
el mercado (volumen
de ventas y uso del
producto).
• Limpieza y
organización en la
elaboración de
productos.
• Enseñar, formar y
conservar a
profesionales de
primera línea que trabajen por la misión de la organización, entendiendo que ésta
es totalmente compartida por ellos.
3. 1ER. GRAFICO.- EL ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA
3.1.SISTEMA DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
Pese al crecimiento experimentado por la empresa en los últimos años esta no cuenta
con una organización formal carece de un manual de funciones y un manual de
procedimientos, esto provoca una confusión en el desempeño de las funciones dentro
de la organización.
La empresa cuanta con el organigrama presentado en donde el Propietario toma la
cabecera seguido de gerencia quieren serían los que toman detienes importantes,
planifican y organizan todo , posteriormente acompañado de calidad quien gestiona y
supervisa que se cumplan los estándares de calidad que pide la empresa en cada una
de las áreas.
4. 2DO. GRAFICO.- EL ORGANIGRAMA DE TU ÁREA DE TRABAJO
Una de más casualidades que acompleja a la empresa en base al problema , está en el
área de comercialización y venta , que en primero instancia nos estaríamos enfocado en
el área de marketing.
5. DIAGNOSTICO O Y M: ETAPA N°1
CRONOGRAMA DE ESTUDIO SOBRE LA EMPRESA
5.1.TAMAÑO DE EMPRESA
La fábrica de café ideal está dividida, en una parte se encuentran la maquinaria con la
que se realizan los procesamientos que lleva el café para su producción estas son:
Contamos con la siguiente tecnología:
• Silos de almacenamiento de café verde
• Tostadoras de Café Natural ( Puro ) o Torrefacto ( Con azúcar )
• Quemadores de Humo ( Eliminar humo generado por el tueste )
• Despedradores ( Limpieza de cualquier impureza del café )
• Silos de 4 departamentos ( Para el café recién tostado
• Mezcladoras rotativas ( Para las recetas de cada cliente )
• Silos de pre-molido ( Para alimentación de los Molinos
• Molinos industriales de discos o rodillos ( Molienda Café )
• Silos de Desgasificación ( Para almacén del café molido )
• Silos de Pre-envasado ( Para Café en Grano y Molido )
• Transporte del café mediante elevadores de cangilones
• Transporte del café mediante sistema neumático
• Transporte del café molido mediante entramado sinfín
• Envasadoras en Bolsas ( Verticales, Horizontales, Stickpack )
• Envasadoras en Capsulas compatibles ( Rígidas y Blandas )
• Envasadoras Semiautomáticas ( Equipos manuales )
• Automatización Total de la instalación de café
• Gestión Centralizada desde un mismo punto de control
Y por otro lado se encuentra el sector administrativo en el área de Comercialización y
Ventas , como Mercadeo y Publicidad donde están, las computadoras, impresoras,
escritorio , etc.
En el Área de “Comercialización y Ventas” se cuenta con:
• 5 equipos de computación de escritorio
• 6 computadoras laptops,
• 4 tablets
• 6 escritorios
• 4 impresoras
• 1Cámara profesional
• 3 teléfonos de oficina
• 3 vehículos para realizar las ventas móviles
El sector de comercialización y Ventas Cuenta con 17 empleados y son:
• 1 Gerente de Comercialización y ventas
• 1 Funcionario de cuentas por cobrar
• 3 Empleados encargados de Mercadeo y Publicidad
• 2 Supervisores
• 5 Empleados en ventas móviles
• 5 Empleados en ventas de tiendas
5.2.POLÍTICAS DE RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
La Responsabilidad Social Empresarial (RSE) ingresó en Bolivia hace poco más de una
década y en ese entonces fue visualizada como donaciones, acciones filantrópicas,
destino de fondos a proyectos o hacia sectores y poblaciones menos favorecidas.
Sin embargo, fue evolucionando hacia una visión de inversión social para favorecer a los
grupos de interés, de esta manera la RSE se vuelve parte de una gestión estratégica
empresarial involucrando a los actores de la cadena de la empresa de forma transversal,
con el propósito de que la producción de bienes y servicios sea económicamente viable,
ambientalmente sostenible y socialmente responsable.
Es así como el café ideal se une a esta inversión social apoyando anualmente con una
proporción de sus utilidades donando a instituciones de ayuda para personas de escasos
recursos.
Café “ Ideal “ considera dentro de este aspecto a todo los derechos y normas que están
sujetos a sus trabajadores, haciéndolo así responsabilidad de ellos que se cumpla lo
debido y correcto en sus trabajadores.
- Jornada-horarios: 8 horas diarias o 48 horas semanales
- Jornada nocturna: No se aplica
- Descanso semanal: 24 horas y pago por sobretiempo Vacaciones: 15 días,
reducción a 7 días.
- Seguro social: Trabajador y conductor son asegurados regulares.
- Pensiones: Trabajador y conductor deciden si aportan al sistema pensionario,
Además, los derechos excluidos del régimen laboral de Bolivia especial son: el
doble aguinaldo, remuneración, derecho de antigüedad a partir de los 2 años
5.3.POLÍTICAS BÁSICAS
Actualmente en la empresa no existen políticas puntualmente definidas y no cuenta con
estatutos de organización, sin embargo, a través de las entrevistas realizadas se ha
podido determinar que si existen políticas pero no están escritas ni oficializadas las que
se detallan a continuación.
5.4.POLÍTICAS DE VENTAS Y COMERCIALIZACIÓN
Para el área de marketing la organización no cuenta con ningún tipo de política bien
establecida ya que tampoco cuenta con ningún plan de marketing para el levantamiento
de su marca o producto.
Más allá de vender y establecer una conexión con el cliente, una de las principales
funciones del departamento comercial es garantizar la satisfacción del consumidor. Esto
se logra mediante el análisis de hábitos y estudio de perfil de consumo y también, al
prestar atención a sus necesidades. El objetivo: ofrecer la mejor experiencia y superar
sus expectativas.
5.5.MANEJO DEL ÁREA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD
1. Diseñar objetivos
Establecer objetivos orientados al crecimiento de la empresa. Esos objetivos necesitan
ser realistas y deben guiar las acciones del departamento.
Dentro de los objetivos del departamento comercial se encuentra garantizar que sea
aplicado el concepto de customer success ( éxito del cliente mediante la utilización del
producto o servicio ) pues según un estudio de Aberdeen, las empresas que
implementan estrategias de servicio al cliente tienen hasta un 92% de tasa de retención.
2. Conocer a los clientes y sus necesidades
Es una función comercial de la empresa conocer a los clientes y definir los buyer persona,
es decir, el perfil de cliente de la compañía.
Buyer persona es la representación de tu cliente ideal. En otras palabras, es la reunión
de las cualidades de tu target en un personaje semi-ficticio, segmentado por
características como: localización geográfica, gustos e intereses, educación, renta, y
perfil socio geográfico.
3. Planificar estrategias
Además de conocer el perfil del cliente y la demanda del mercado según el segmento de
la empresa; es parte de las funciones del departamento de ventas crear las mejores
estrategias para alcanzar las metas de ventas del producto o servicio para definir las
mejores estrategias de divulgación que aseguren el éxito de la planificación comercial.
4. Diseño del proceso de ventas
Este proceso incluye pre venta, venta y post venta para fidelizar clientes. Eso quiere
decir que gran parte de los esfuerzos del departamento comercial están orientados a
retener y fidelizar clientes.
5.6.ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMERCIO Y VENTAS
- El gerente general más La personal gerencia de comercialización y ventas cuenta
con una oficina En el área administrativa.
- mercadeo y Publicidad se encuentran en la sala de ventas junto con los otros
funcionarios de ventas
- El funcionario de cuestas por cobrar en el sector de caja.
5.7.RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: ETAPA N°2
La definición del problema de la investigación se realizó a través de métodos re colectivos
de datos primario y secundarios, o cual atreves de un cuestionario al propietario se
exponen los puntos principales para identificar que problemas que embarga la empresa.
1. Mala estructuración del organigrama
2. Falta de sistema de implantación de marketing
3. Falta de sistemas de información
4. Falta de manuales de Funciones
5. Falta de herramientas tecnológicas para publicidad
✓ Entrevistas. – Para conocer más a trasfondo a la empresa y realizar una inspección
de la misma en base a reuniones previstas, se decidió hacer entrevistas dividiendo
el trabajo para poder hacerlo por etapas y determinar el tiempo de estudio, como
también definir los objetivos en base a la problemática y antecedentes que pueda
tener la empresa y lo más importante cuyo propósito será recatar datos para poder
obtener una información más profunda.
FIGURA DE ENTREVISTA A PROPIETARIO DE LA EMPRESA “CAFÉ IDEAL”
ETAPA 1
Para realizar la primera etapa de O y M se realiza un estudio preliminar de la empresa
indagando desde los antecedentes de esta para Encontrar desde donde surgió el
problema y Encontrar soluciones del mismo, planteamos las siguientes preguntas:
• ¿ Qué es lo que voy hacer?
• ¿Por qué lo voy hacer?
• ¿Para qué lo voy hacer?
• ¿Cómo lo are?
1.-Para conocer la empresa se realizará
Una entrevista con una serie de preguntas formuladas cuidadosamente hacía el Dueño
Nelson Eduardo Martínez Suarez, para conocer desde sus inicios a la empresa.
2.-Por que se requiere reconocer si desde sus principios la empresa “ Café ideal” ha
venido arrastrando problemas .
3.-Para realizar el estudio correspondiente, Detectar el problema fundamental de la
empresa, Desde cuando surgió, cómo afecta a la empresa y las soluciones.
4.-Se sacará el Diagnóstico después de la Entrevista para analizar la situación,
Planteamiento de posibles soluciones.
Organizamos la entrevista en torno a cuestiones relacionadas con las diferentes etapas
del proceso de emprendimiento:
1. Antes de que crease la empresa. (Fase de concepción).
2. En el período en que se estaba gestando y se creó la empresa (Fase de nacimiento).
3. A medida que se desarrollaba la empresa (Fase de consolidación).
1.-FASE DE CONCEPCIÓN
¿Tuvo padres emprendedores?
R.- claro que si siempre desde era pequeño
¿Qué experiencia tuvo en trabajos anteriores, tanto por cuenta propia como ajena, a la
creación de la empresa actual? Si tuvo experiencia indique si es en el mismo sector de
la empresa actual, etc.
R.- información de la empresa y datos preliminares como empresa, y claro que
anteriormente no se realizó ningún trabajo referente a lo mismo .
-¿Tuvo alguien cercano o no cercano que le influyó como modelo empresarial a seguir
cuando era niño/joven?
R.- Mi padre
2.- FASE DE NACIMIENTO
¿Cuáles fueron los principales factores que influyeron para crear la empresa?
(personales, la familia, el entorno, etc.).
R.- la idea de emprender y crecer económicamente
¿Cómo surgió la idea para crear la empresa? ¿Cuándo y cómo identificó la oportunidad?
R.- Primero surge en La Paz pero posteriormente llego a Santa Cruz a consolidarse ya
que tiene cierto
¿Cuándo supo que esa oportunidad era viable? ¿Cómo lo supo?
R.’ – Mi padre lo supo ya que el conocía todo el proceso y manejo de una Organización
dedicada a este rubro, una empresa con la que primero él servía de proveedor.
¿Cuál era su orientación al riesgo cuando creó la empresa?
R.- La búsqueda de la excelencia y la calidad define el ejemplo que persiguen hoy las
empresas y las industrias dedicadas a la elaboración de productos de consumo masivo
¿Elaboró un plan de negocios?
R.- La empresa en estos momentos solo se dedica a mover su mercado con algunas
estrategias más no solemos invertir en publicidad eso solo se nos da tontamente.
¿Cumple sus expectativas en ventas?
R.- Pero a pesar que no cuenta con una alta gama de su tecnología puede sostenerse
firme en el mercado hablando ya posicionamiento más profundo, si cumple, pero en
ciertas épocas del año las ventas bajan un 50% aproximadamente.
3.-FASE DE CONSOLIDACIÓN
¿Ha cambiado su orientación al riesgo a medida que la empresa crecía?
R.- No ha cambiado pues nuestra empresa sabe eliminar sus l riesgo porque a pesar de
todo se latiendo en el mercado firme . Este es el paso ideal que puede tomar una
organización para controlar el riesgo.: Sustituimos el riesgo , hacemos Controles de
ingeniería, Controles administrativos y de producción, pero lo más importante de
mantener los Equipos de Protección Personal en Buenos estados ya que nuestro talento
humano es nuestra responsabilidad.
¿Su necesidad de control ha cambiado a medida que la empresa crecía? (indagar sobre
la capacidad de delegación u organigrama)
R.- Si, a veces se nos complica delegar funciones o más que todo que haya una buena
comunicación en el área de comercialización y ventas.
¿Cómo es su sistema de implantación de producto al mercado?
R. – Normal salen más a pedido a por mayor y menor y se distribuyen en ventas a tiendas
y móviles .
¿Cree usted que su equipo de Marketing realiza un adecuado trabajo?
R.- No tenemos un área de Marketing, pero si un área de Mercadeo y Publicidad, sin
embargo, no se invierte mucho en ese aspecto, tenemos nuestra página de Facebook y
online como cualquier empresa , más nos enfocamos de darle un producto bien
satisfactorio al cliente .
¿Cree conveniente una implantación de estrategias para mejorar la venta de productos?
R.- Nuestra empresa si vende, pero no logra competir con empresas más posicionadas
como Nescafé .
❖ Observaciones directas de le Empresa
La búsqueda de la excelencia y la calidad define el ejemplo que persiguen hoy la
empresa y las industrias dedicadas a la elaboración de productos de consumo masivo.
La calidad implica ofrecer un producto que reúna condiciones de buen precio, mayor
duración, facilidad de obtención y satisfacer plenamente las exigencia y necesidades del
consumidor. Por estas razones es que toda empresa actual debe preocuparse
seriamente por renovar sus productos por competir con productos importados y por ganar
un mercado en base a novedad, eficiencia y calidad más aun teniendo buen control y
organización en la empresa.
Informaciones obtenidas en la empresa sobre el área de comercialización y ventas en
especial de café 100% puro ideal hacen ver que la empresa no tiene estrategias de
marketing , no se sabe el nivel de conocimientos que tiene el consumidor de producto.
Café “ Idea” cuenta con “ muchos clientes “ pero se da a notar que estos no han sido
segmentados de manera apropiada para desarrollar estrategias con buen marketing con
el fin de aumentar ventas , si no que solo se ha desarrollado de voz a voz o referencias.
Entonces la empresa nunca ha desarrollado un trabajo concienzudo que le ayudara a
aumentar el número de clientes , ni aún buen análisis preliminar de sus necesidades
antes diferentes localidades ya que no se lleva registro de cantidad vendida de años
pasados por no tener sistemas tecnológicos actualizados y que a su vez no cuentan
tampoco con una estructura organizacional bien establecido de información, Pero a pesar
que no cuenta con una alta gama de su tecnología puede sostenerse firme en el mercado
sin embargo no es suficiente ya que al no tener un departamento de marketing solido en
sus promociones o imagen no genera el impacto que se requiere por el mismo hecho
que existe una comunicación informal por lo tanto la organización no está siendo lo
suficientemente eficiente y eficaz .
5.8.DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL: ETAPA N°3
El departamento de ventas está integrado por:
• 1 Gerente de comercialización y ventas.
• 2 Supervisores.
• 5 Funcionarios de ventas en tienda.
• 5 funcionarios de ventas móviles.
• 3 Empleados encargados de Mercadeo y Publicidad.
• 1 Funcionario de cuentas por cobrar .
El gerente de comercialización y ventas se encarga de:
Definir y dirigir la estrategia comercial, analizar e investigar mercados, (en conjunto con
ventas y operaciones, búsqueda permanente de nuevas ideas, analizar y desarrollar
productos y servicios, así como los presupuestos de ventas, gastos e inversiones
derivados de estos y define las metas de ventas las cuales son comunicadas a los
supervisores de ventas, estos a su vez comunican a los funcionarios de ventas móviles
y en tienda. Los funcionarios de ventas se encargan de la atención y asesoramiento
directo e indirecto con los clientes, pero curiosamente el funcionario de cuentas por
cobrar esta en este departamento cuando debería estar en el departamento de finanzas.
Usualmente todo radica en la mala estructura que tiene el organigrama, más al contrario
está erróneamente organizado con otras áreas y además de eso la falta de un área de
Marketing no permite manejar a la perfección el lanzamiento de productos. Logrando así
que el talento humano quede desconcertado con la falta de organización y coordinación
entre las áreas al mezclarse áreas que no son de su rubro, teniendo una lenta toma de
decisiones.
5.8.1.PROBLEMAS DETECTADOS
1. Falta un sistema de información administrativa.
Se pudo detectar mediante el trabajo de campo realizado que esta área no cuenta con
ningún tipo de sistema de información administrativa.
2. Falta manual de funciones.
La falta de manuales de funciones es evidente, ya que al momento de preguntar las
funciones a los distintos funcionarios de eta área se pudo notar con claridad que no
tenían claras las funciones que deben desempeñar según su cargo.
3. Mala estructura organizacional.
Este problema fue detectado en el momento que se hizo el análisis de la estructura
organizacional en el área de estudio, en donde se encuentra cuentas por cobrar cuando
esta debería estar en el área de finanzas de la empresa. Además, se pudo detectar la
ausencia de un departamento especializado en marketing, el cual es indispensable para
coadyuvar a lograr alcanzar los objetivos de ventas preestablecidos por la empresa.
4. Carencia de herramientas tecnológicas actualizadas para la publicidad.
También se pudo detectar la falta de un sitio web bien estructurado de la empresa, en
donde se brinde información detallada sobre la empresa, sus productos, precios y
promociones. Además, no están aprovechando las bondades que ofrecen los sitios de
social media como ser: Facebook, Instagram, Tik Tok, etc. Siendo estos en la actualidad
uno de los medios más eficientes de promoción y, siendo que se ahorra bastante tiempo
y dinero a comparación de los medios tradicionales.
5.8.2.Diseño de soluciones
• Propuesta de acción y actuación
1. Mala estructuración del organigrama
Proponemos realizar un nuevo organigrama en el área de marketing donde nos de
eficiencia y eficacia en las ventas de los diferentes productos de la organización.
Otro aspecto referente a la nueva estructura organizacional con dichas modificaciones y
buen ordenamiento de acuerdo a las áreas ,se vera de la siguiente manera:
2. Falta de sistema de implantación de marketing
De acuerdo a este organigrama la empresa podrá tener un área de Marketing bien
estructurado , el gerente de marketing como alto mando podrá liderar el área de
mercadeo y publicidad juntamente con comercialización y ventas .
- Incorporando como solución personal de comunity y artes encargados de las
redes sociales.
Este Community Manager, (CM) o responsable de comunidad de internet, es una
profesión muy compleja y que aglutina múltiples competencias y habilidades
Community Manager es el profesional responsable de construir y administrar la
comunidad online y gestionar la identidad y la imagen de marca, creando y
manteniendo relaciones estables y duraderas con sus clientes, sus fans en
internet.
En especial este personal hace las veces de ojos de la empresa en las redes
sociales. Esto debido a que debe enfocarse al tanto de las oportunidades del
medio y de las amenazas que la marca puede enfrentar. También, estará atento
a los contenidos de la competencia y de la industria del negocio en general, para
así brindar información y aportar valor tanto a la empresa como a los mismo
usuarios, transmite a los diferentes departamentos de la empresa la información,
para integrar las diferentes estrategias de: marketing, ventas, diseño, entre otras,
y poder llevar a cabo un buen plan de acciones.
- Si la empresa no cuenta con un plan de marketing no se pueden conseguir los
objetivos marcados. Contrataremos a un Mercadólogo profesional que orientará
el área y ofrecerá planes de marketing las cuales se evaluarán para lograr los
objetivos que se plantearán en la organización, esto ayudará a conseguir nuevos
clientes y mayores ingresos a la organización .
3. Falta de sistemas de información
A falta de un sistema en el punto número 7 se propone un sistema que le servirá a la
empresa a solucionar su problema , dándole como resultado una mejor eficacia y
eficiencia como empresa.
4. Falta de manuales de Funciones
La organización no tenía manual de funciones por ende nosotros decidimos implementar
manuales para una mejora estructura de trabajo en el área. Los manuales emiten un
conjunto de normas y tareas que deben realizar todos quienes conforman la organización
y que desarrollaran actividades especifican. Dichos manuales se sugieren en el punto
número 6 del presente proyecto.
5.Falta de herramientas tecnológicas para publicidad
Se contratarán profesionales de marketing con conocimiento para utilizar las nuevas
herramientas tecnologías y se utilizara un sistema de acuerdo a sus necesidades con las
que aportarán datos de los consumidores para utilizarlos en acciones y estrategias
mucho más personalizadas, directas y efectivas como las cookies.
Dichas cookies servirán para obtener información mediante el cual mediante las mismas
la empresa estará al tanto de sus gustos y preferencias para ver que tipo de publicidad
utilizar y como implementar para hacer llegar al cliente de manera estratégica. Con la
finalidad de utilizar para varios tipos de marketing digital dirigido, dado que almacenan
datos del usuario y la información de su comportamiento y permitir mejorar los servicios
de publicidad dirigida a grupos de audiencia.
5.9.Implantación: ETAPA N°5
- tiempo de ejecución
Para la implementación de las soluciones sugeridas se establecerán con el siguiente
cronograma de actividades:
- Determinación de secuencia
• MALA ESTRUCTURA DEL ORGANIGRAMA
En este punto estamos implementando en la estructura del organigrama un
departamento de marketing ya que no cuenta la empresa con un encargado de marketing
para que pueda liderar el área de publicidad y así lograr mejorar sus objetivos se tiene
planeado trabajar durante una semana y así obtener éxitos en la empresa.
• FALTA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En este punto queremos implementar para la empresa un sistema de información ya que
la empresa no cuenta con un sistema Así mismo solucionar los problemas obteniendo
resultados con mejor eficacia y eficiencia y se trabajaría durante la segunda semana.
• FALTA DE MANUALES DE FUNCIONES
En este punto estamos implementando manuales de funciones porque la empresa no
cuenta con manuales y obtendría una mejora en la estructura del trabajador de cada área
con normas de tareas que deben realizar todos los que conforman la empresa con
actividades específicas se trabajaría durante la tercera semana y Así mismo la empresa
obtendría una mejor organización.
• FALTA DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA PUBLICIDAD
En este punto estamos implementando las herramientas tecnológicas para publicidad ya
que la empresa no cuenta con cerramientos necesaria para el área de marketing y Así
mismo activar las ventas en la empresa y se trabajaría durante la cuarta semana.
Dato importante: Una vez implementando y mejorando el organigrama
obtendremos mejores funcionamientos y organización dentro y fuera de la
empresa, así mismo no hubiera ningún error tomando en cuenta los métodos y las
medidas que se llevara acabo en cada semana , llevando control de cada actividad
realizada trabajando con eficiencia y la empresaria llegaría a obtener una mejor
organización.
6. Manuales de Funciones
• Gerente General
• Gerente Comercial
• Sub categoría de jefe de ventas
• Gerente de Marketing
MANUAL DE FUNCIONES
• Funcionario de mercadeo y Publicidad
• Funcionario de supervisión
• Funcionario de ventas móviles
• Funcionario de Community manager
MANUAL DE FUNCIONES
• Director de Arte
MANUAL DE FUNCIONES
7. SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
La principal inquietud que presenta actualmente Café “ Ideal” ha nacido de la
problemática existente debido a los grandes crecimientos que han experimentado los
flujos de información con los cuales se hace cada vez más necesaria la idea de contar
con un sistema de computación automatizado con el cual poder controlar el stock a
mayores cantidades, procesar y almacenar las ventas realizadas, y a la vez poder
desempeñar la labor de marketing planes de trabajo más automatizados. Debido al
crecimiento de la información se hace más difícil y lento el acceso a la misma, por lo que
el poder contar con ésta en tiempo real mediante el sistema actual se hace imposible, es
decir, no existe interpretación de los datos, situación que en algunas circunstancias
afecta gravemente a una buena toma de decisiones, porque no cuentan con un sistema
de información administrativo que les de la estabilidad para ciertas áreas.
Es en esta situación se propone el SISTEMA DE APOYO A DECISIONES (S.A.D) ya
que esta les servirá para basarse en base a un nivel alto del SIG (sistema de información
general) como principal objetivo profundizar la toma de decisiones en el área
administrativa con el hecho de que se clasifique las necesidades de cada área para
resolver dichos problemas específicos , Claro está con la ayuda de software que ayude
más al ámbito de la publicidad y marketing ya que podrán trabajar en interacción con
usuarios, computadora con una tecnología más actualizada y eficiente sirviéndole así
para mejorar el posicionamiento de le Empresa.
5.1.OBJETIVO
1. Se pretende apuntar a una automatización en el control de los productos y de
las ventas, con el fin de mejorar el negocio y poder contar con un sistema que
administre el Café de una manera más dinámica, manteniendo el orden y
mejorando la gestión del negocio conjuntamente con el área de Marketing para
intensificar las ventas , comercialización y publicidad.
2. Sirviéndole al gerente de administración a interactúan con el área el área de
marketing para la recolección de datos para su análisis, el gerente puede reunir,
analizar e interpretar la información, con esto podemos generar estrategias de
posicionamiento
3. dar a conocer más a que permitan a los gerentes evaluar la información
recolectada.
8. DIBUJA EL LAYAOUT
Actualmente la empresa cuenta con la de su área administrativa pero no está bien
distribuida de acuerdo a el organigrama correcto que debería tener en esta instancia para
un buen funcionamiento del mismo .
❖ ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMERCIO Y VENTAS
DISTRIBUCIÓN FÍSICA:
BAÑO PARA EL PERSONAL
DEPARTAMENTO DE
COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS
MERCADEO Y PUBLICIDAD
PASILLO
Supervisor
ENTRADA
CUENTAS POR
COBRAR Ventas móviles
a. El gerente general más La personal gerencia de comercialización y ventas
cuenta con una oficina En el área administrativa.
b. mercadeo y Publicidad se encuentran en la sala de ventas junto con los
otros funcionarios de ventas
c. El funcionario de cuestas por cobrar en el sector de caja.
En concordancia con el organigrama de expresado en las soluciones, como O y M se
sugiere el siguiente LAYAOUT sirviéndole para marcar jerarquía y orden , como el buen
funcionamiento de cada área:
9.QUE ASPECTOS DE O Y M (ORGANIZACIÓN Y MÉTODO) CONSIDERAS TÚ QUE
PUEDES CAMBIAR EN TU ÁREA DE TRABAJO?
Como O y M nos encargamos de ofrecer servicio eminentemente de asistencia y
asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la
eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que
buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.
Haciendo un seguimiento, reclutando la información obtenida por la empresa nosotros
como O y M vemos conveniente realizar cambios Rotundos en la parte administrativa y
en primer lugar Una Restructuración en la empresa, dejar en claro los lugares y Puestos
de trabajo que se necesitarán acomodar y adicionar para marcar posicionamiento,
Reorganizar los departamentos en los que está dividido llegando así a obtener resultados
óptimos que nos permitirán mayor fluidez y comunicación formal en todas las Áreas,
conocer sus niveles jerárquicos y dependencias, y así llegar a un Resultado óptimo y
Productivo.
10.- CONCLUSIÓN FINAL DEL TRABAJO REALIZADO DONDE SE EXPLIQUE LO
QUE SE HA APRENDIDO EN ESTA INVESTIGACIÓN.
La empresa de café ideal es una organización con fines de lucro de manera industrial
posicionada en el mercado y es considerada con uno de los mejores cafés con buen
aroma y sabor, pero lamentablemente de acuerdo a este estudio realizado le hace falta
una reorganización de estructura organizacional del área de comercialización
basándonos en el área de marketing ya que si lo que se quiere como empresa es ser
una de las organizaciones con más posicionamiento para liderar en esta agroindustria q
para la expansión de su marca no está logrando sus objetivos. Otro factor que acompleja
a la empresa era la falta de tecnologías y sistemas actualizados en el area trabajada
por ende tampoco se tenía planteamientos estratégicos para levantar la marca .
Es así que con las soluciones planteadas se planea resolver los problemas de la presente
empresa ya que con el planteamiento sugerido y con más personal capacitado para esa
área en específico se logrará la eficiencia eficacia de la empresa.
