Manual

Oposiciones
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DEL ESTADO
TEMA 26
 Auxiliar Administrativo del Estado • TEMA 26 • Epígrafe 1

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BASES DE DATOS: ACCESS. PRINCIPALES
FUNCIONES Y UTILIDADES. TABLAS. CON-
SULTAS. FORMULARIOS. INFORMES.
RELACIONES. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN
Y EXPORTACIÓN DE DATOS.
1. INTRODUCCIÓN

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de da-
tos, se puede almacenar información común sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otro
tipo de información relevante.

LOS COMPONENTES TÍPICOS DE UNA BASE DE DATOS HECHA EN ACCESS SON:

Tablas:
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que
los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil
importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre alma-
cenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse
los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar
organizada en tablas, para que no haya redundancias.

Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual.
Cada registro consta de campos (al menos uno). Los “campos” corresponden a las columnas de la
tabla y se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico,
o cualquier otro tipo.

Formularios:
Los formularios se conocen a veces como “pantallas de entrada de datos”. Se utilizan para trabajar
con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversas acciones. Se
puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas.
No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir
y editar datos en las tablas.

Informes:

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Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar
en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes
suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla,
exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Consultas:
Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar
numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tab-
las. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas,
puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los
registros a la vez, las consul- tas le permiten agregar criterios para “filtrar” los datos hasta obtener
solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios
e informes.

Macros:
Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que
se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen ac-
ciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de da-
tos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se
pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo.

Módulos:
Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base
de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los mód-
ulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

MANUAL DE ACCESS

Para seguir el desarrollo de este bloque se incluye a continuación un Manual de ACCESS 2019.

1. Barra de herramientas de acceso rápido

2. Cinta de Opciones
3. Panel de navegación
4. Panel de objeto
5. Barra de navegación de registros
6. Barra de búsqueda

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PANEL DE NAVEGACIÓN

• Es una lista de los objetos que se ha creado en la BD, aparecen organizados en grupos (por tipo
de objeto) para poder encontrarlos con facilidad.
• Desde el panel de navegación, se puede cambiar el nombre de los objetos, abrirlos y eliminar-
los.

PANEL DE OBJETO

• En este espacio se podrá visualizar c/u de los objetos de la BD e ingresar los datos en c/u de
ellos.
• En caso de que se tenga abierto más de un objeto, estos se almacenarán en pestañas en la
parte superior del panel.

BARRA DE NAVEGACIÓN DE REGISTROS

• Esta barra permite dirigirse rápidamente a la ubicación de un registro específico o habilitar los
campos para agregar uno nuevo.
• Clic en las flechas para moverse por los registros o escribir en el campo el ID del registro al que
se quiere saltar. Para agregar un nuevo campo, hacer clic en la flecha con la estrella amarilla.

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BARRA DE BÚSQUEDA

• Se puede utilizar para buscar cualquier elemento del objeto en el que se esté trabajando.
• El primer resultado que coincida con el término de búsqueda aparecerá resaltado en un recua-
dro amarillo. Para navegar x los otros resultados, presionar la tecla Enter.

CARACTERÍSTICAS EN ACCESS

• Existen dos maneras de guardar los documentos.

- Guardar objeto cómo
- Solo se guardará el objeto de Access en el que se esté trabajando (tabla, formulario, consul-
ta o reporte).
- Guardar base de datos como
- Guardar toda la base de datos.

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ELEMENTOS U OBJETOS DE ACCESS

• Las bases de datos en Access se componen de 4 elementos fundamentales:

- Tablas
- Formularios
- Consultas
- Reportes

Elementos: Tablas en Access

• Registra y organiza los datos en tablas (similares a Excel), son el núcleo de la información en una
BD.

• Las tablas están compuestas por filas y columnas.

- Una fila es un conjunto de celdas dispuestas de manera horizontal
- Una columna es un conjunto de celdas dispuestas de manera vertical
• Todas las tablas deben tener una clave principal definida.
- Clave principal: columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma in-
equívoca c/fila de la tabla.

Columnas y Filas en Access

• A cada columna se le llama campo.

- Campo (intersección entre fila y columna).
- Ejemplo:
- Campo “correo electrónico” las celdas tendrán direcciones de e-mail.
• Las filas en Access son denominadas registros.
- C/fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados.
- C/registro corresponde a la información completa de un elemento.
- C/registro tiene un campo ID que es la identificación de c/registro.
- C/celda en una fila es parte de la información del mismo registro.
- Ejemplo:
- En la tabla “clientes” c/fila tendrá datos de un cliente específico: nombre, correo electróni-
co, dirección, teléfono, etc. (c/u en una celda diferente).

Elementos: Formularios en Access

• Se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de un registro.

• Se usan frecuentemente porque son una forma sencilla de registrar información correctamente.

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Elementos: Consultas en Access

• Son una manera de recopilar información de una o variastablas.

• Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que apa-
rezca la información exacta que se necesita.

Elementos: Reportes en Access

• Permiten presentar los datos en un formato fácil de leer.

• Se puede personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente agradables e
imprimirlos.
• En Access se puede crear reportes de tablas o consultas.

CREACIÓN DE TABLAS EN ACCESS

• Se puede crear una tabla en una BD utilizando los siguientes métodos:

- El Asistente.

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- Introducir datos en una Hoja de Datos.

Creación de Tablas en Access Utilizando el Asistente

• Siga estos pasos:

- Crear una nueva BD en blanco.
- En la Ficha Crear, hacer clic en Diseño de Tablas e ingresar los campos y las características de
c/u.
- Al terminar, dar clic derecho sobre el campo que quiere que sea clave principal e indicarlo.
- Clic en Guardar y dar nombre a la tabla.

Creación de Tablas en Access Introducir datos en una Hoja de Datos

• Siga estos pasos:

- Crear una nueva BD en blanco.
- En la Ficha Crear, hacer clic en Tabla.
- Escribir datos en los diferentes campo, Access asignará un tipo
de dato a c/campo según el tipo de dato que escribió.
- Si desea personalizar la definición de un campo elegir la Ficha Campos en la Vista Hoja de
Datos o en la Vista de Diseño, modifique el tipo de dato.
- Para cambiar el nombre de c/columna, hacer doble clic en el nombre de columna y elegir el
tipo de dato.
- En Inicio, Ver, seleccionar Vista de Diseño y definir el campo para clave principal.
- Clic en Guardar y dar nombre a la tabla.

Como relacionar tablas

La integridad referencial
• Es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurar que las relaciones entre registros de
tablas relacionadas sean válidas y que no se borren o cambien datos relacionados de forma
accidental.
• Por ejemplo:
- En una tabla de Clientes y una tabla de Vehículos
- En la tabla Vehículos se tiene un campo Cedula que me indica quien es el propietario del
vehículo (Cliente), las dos tablas deberían estar relacionadas por el campo Cedula.
- En esta relación de tipo uno a varios la tabla Clientes es la tabla principal y la tabla Vehículos
la secundaria (un cliente puede tener varios vehículos).
- Si marcamos la casilla Integridad Referencial, no nos dejará asignar un Vehículo a un Cliente
que no exista en la tabla Clientes.

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La integridad referencial dispone de dos acciones asociadas:

• Actualizar en cascada los campos relacionados

- Cuando se cambia el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los
valores de sus registros relacionados en la tabla secundaria.
• Eliminar en cascada los registros relacionados
- Cuando se elimina un registro de la tabla principal se borrarán también los registros relacio-
nados en la tabla secundaria.

CREACIÓN DE CONSULTAS

• Se puede crear una consulta en una BD utilizando los siguientes métodos:

- El Asistente para consultas.
- Diseño de Consulta

Creación de Consultas Asistente para Consultas

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Creación de Consultas Diseño de Consulta

CREACIÓN DE FORMULARIOS

• Se puede crear un formulario en una BD utilizando los siguientes métodos:

- Formulario
- Diseño de Formulario
- Formulario en Blanco
- Asistente para formularios
- Mas formularios

Creación de Formularios Asistente de Formularios

• Pasos:
- Crear, Asistente para formularios
- Elegir que campos de que tabla o tablas necesita en el formulario
- Elegir la vista y la distribución
- Dar nombre al formulario y finalizar

Elementos de un informe

• El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño.

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CÓMO SE MUESTRA LA
SECCIÓN DÓNDE SE PUEDE USAR LA SECCIÓN
SECCIÓN AL IMPRIMIRSE

Aparece en una página de portada,

Encabezado del informe Al inicio del informe. como un logotipo o un título y una
fecha.
Se usa para repetir el título del infor-
Encabezado de página Al principio de cada página.
me en todas las páginas.
Se usa para imprimir el nombre del
grupo. Puede tener varias secciones
Encabezado de grupo Al inicio de c/grupo de registros nuevo. de encabezado de grupo en un infor-
me en función del número de niveles
de agrupación que haya agregado.

Elementos de un informe

• El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden ver en la vista Diseño.

CÓMO SE MUESTRA LA
SECCIÓN DÓNDE SE PUEDE USAR LA SECCIÓN
SECCIÓN AL IMPRIMIRSE

Aparece una vez por c/fila del origen de Aquí se colocan los controles del
Detalle
registros cuerpo principal del informe.
Se usa para imprimir información de
Pie del grupo Al final de c/grupo de registros. resumen de un grupo. Puede tener
varias secciones de pie de grupo.
Al final del informe.
Nota En la Vista de Diseño, aparece
debajo del pie de página. En las demás El pie de informe se usa para imprimir
Pie del informe vistas el pie de informe aparece encima totales de los informes u otra informa-
del pie de página, inmediatamente des- ción de resumen de todo el informe.
pués del último pie de grupo o línea de
detalle en la última página.
El pie de página se usa para imprimir
Pie de página Al final de c/página. números de página o información
sobre cada página.

Herramientas para Elaborar Informes

• Informe
• Diseño de informe
• Informe en blanco
• Asistente para informes
• Etiquetas

Crear un Informe

• Pasos:
• Elegir un origen de registros
- Puede ser una tabla, una consulta
• Elegir una herramienta de informe
- Crear, en el grupo Informes.
• Crear el informe
- Aplique el formato deseado hasta que tenga el aspecto deseado.

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• Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

- En el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, hacer clic en Agrupar y ordenar.
- Clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y seleccionar el campo en el que desea agru-
par u ordenar.
- Clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar
totales.

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