Microsoft Project
¿Qué es?
Microsoft Project es una herramienta de Software que apoya los procesos de
gestión de proyectos de manera colaborativa. Mediante el uso de esta herramienta
puedes generar, por ejemplo, un diagrama de Gantt que te permite visualizar las
actividades en forma de barras en un periodo de tiempo determinado, pudiendo
plasmar las necesidades de tu cliente y del proyecto en la programación, tales
como horas hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos,
calendarios, etc
Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera
colaborativa y generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios
reportes predeterminados, pero también permite personalizar reportes y vistas con
el objetivo de cubrir las necesidades de tu información.
Por ser una herramienta de la familia de Microsoft, su uso es muy sencillo e
intuitivo, acelerando la curva de aprendizaje y pudiendo poner en práctica los
procesos de gestión de proyectos de una manera muy rápida.
Historia
Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos
desarrollado y vendido por Microsoft. La primera versión del programa fue lanzada
para el sistema operativo DOS en 1984 por una compañía que trabajaba para
Microsoft. Microsoft adquirió todos los derechos del software en 1985 y produjo la
versión 2. La versión 3 para DOS fue lanzada en 1986. La versión 4 para DOS fue
la última versión para este sistema operativo, comercializada en 1987. La primera
versión para Windows fue lanzada en 1990, y fue llamada versión 1 para
Windows.
Fundadores: Paul Allen y Bill Gates, amigos de la infancia, son los cofundadores
de Microsoft.
Dato curioso: Project puede reconocer diferentes clases de usuarios, los cuales
pueden contar con distintos niveles de acceso a proyectos, vistas y otros datos.
Los objetos personalizables como calendarios, vistas, tablas, filtros y campos, son
almacenados en un servidor que comparte la información con todos los usuarios.
Características.
Herramientas de planificación de proyectos.
Trabajo en la nube, local o mixto.
Sistema para controlar los recursos del proyecto.
Línea temporal para controlar las tareas.
Opción para calcular los costes del proyecto.
Permite el uso de plantillas personalizadas.
Uso de gráficos avanzados (diagramas de Gantt, por ejemplo).
Ventajas
MS Project se presenta como uno de los mejores gestores de proyectos del
mercado gracias a todas las ventajas que aporta.
Priorizar tareas
Es muy sencillo priorizar las tareas con esta herramienta, señalando cuáles son
las esenciales y cómo se relacionan con el resto de procesos del proyecto.
Cualquier miembro del equipo de trabajo puede acceder e interactuar con la línea
de tiempo de cada tarea, obteniendo una información en tiempo real de cómo
avanza y el estado en que se encuentra.
Alto grado de personalización
El aspecto visual es muy importante a la hora de gestionar un proyecto. Con
Microsoft Project se tiene acceso a una amplia variedad de plantillas donde
seleccionar la adecuada para cada proyecto. Esto permitirá centrarse en las tareas
y no perder tiempo en el diseño, sin que ello evite poder trabajar dentro de un
entorno cómodo e intuitivo.
Controlar los costes
Un punto donde destaca especialmente MS Project es en la gestión de los
recursos del proyecto, permitiendo desglosar los gastos para controlar hasta el
más pequeño detalle sobre los mismos. Con esta herramienta se pueden añadir y
controlar, tanto los costes relacionados con la mano de obra, como los costes
materiales del proyecto.
Gráficas e informes
La información es más fácil de entender e interpretar si se ofrece de manera
visual. En este aspecto, Project incorpora distintas formas de presentar los datos,
con multitud de gráficas atractivas donde elegir. Incluso se pueden combinar
textos con gráficas para generar informes avanzados que faciliten la
monitorización del proyecto en tiempo real.
Distintas formas de trabajo
Con Microsoft Project se podrá optar por trabajar a nivel local, con todos los datos
almacenados en los servidores o equipos de la empresa, o apostar por una
solución más moderna e innovadora, y trabajar en el cloud con los datos
disponibles a cualquier hora y desde cualquier lugar.
Integración
Una de las grandes ventajas de MS Project es su integración con muchas de las
soluciones de Microsoft, así como con múltiples herramientas de terceros.
Desventajas de Microsoft Project
Limitaciones para compartir y exportar el proyecto
Si trabaja en solitario y nunca tiene que compartir o colaborar, puede que
esto no sea un problema. Pero los proyectos hoy en día implican mucho
trabajo en equipo. Por eso, se ha convertido en una función indispensable.
Una de las desventajas de Microsoft Project es que si quiere compartir su
proyecto con alguien que no usa este programa, es todo un desafío.
Afortunadamente, existen programas para abrir archivos mpp. Pero, la
pregunta es, ¿para qué queremos una herramienta que requiere otra
herramienta?
Tampoco se puede intercambiar archivos grandes.
La colaboración en MS Project de escritorio es imposible, y la colaboración
en las versiones en la nube son bastante complicadas.
¿Cómo descargar e instalar Microsoft Project?
Como te comentamos líneas arriba, la versión más reciente es Microsoft Project
2019, que se ejecuta solo en Windows 10. Entonces, si quieres descargar
Microsoft Project, debes tomar en cuenta que hay tres planes de precios para las
soluciones que están basadas en la nube.
Bien, el plan más económico en Microsoft Project es de 10 dólares por usuario al
mes. Cuenta con funciones limitadas y no incluye herramientas esenciales como
informes, envíos de timesheet y administración de recursos.
El siguiente nivel de los planes de Microsoft Project es de 30 dólares mensuales
por usuario con un compromiso anual de por medio. Incluye funciones que no
están disponibles en la primer plan; pero no incluye la gestión o planificación de
los recursos empresariales
Por último, existe el plan de Microsoft Project de nivel superior. El pago es de 55
dólares mensuales por usuario y, también, tiene un compromiso anual. Esta
versión tiene todas las funciones del software.
Complejidad
Microsoft Project no es un programa para principiantes o para gestores que
administran proyectos como una parte de sus responsabilidades laborales. Más
bien es una herramienta para gerentes de proyectos profesionales que se dedican
estrictamente a esto.
Necesita tener una sólida base de conocimientos teóricos para poder usar
Microsoft Project correctamente en términos de gestión de recursos, presupuesto,
análisis y control de riesgos (por ejemplo, ruta crítica, evaluación, etc.).
Y no olvide, que no solo el gerente tiene que saber usar el programa. El equipo
también tiene que entender cómo trabajar en el proyecto para que sea
beneficioso. De otro modo, el uso de software no añade ningún valor a sus
actividades y es un mero desperdicio de presupuesto de la empresa.
