Contabilidad Básica SysCafé Modulo unidad II

INSTITUTO VIRTUAL

Contabilidad Básica SysCafé

Módulo unidad II

Transacciones económicas, activos y pasivos

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Tabla de contenidos

Presentación…………………………………………………………………………………….3
Activo...............................................................................................................................3
Pasivo..............................................................................................................................4
Instrumentos Financieros………………………………………………………………………5
Inventarios……………………………………………………………………………………….5
Propiedad planta y equipo……………………………………………………………………...6
Soportes Contables……………………………………………………………………………..8
Registro de transacciones………………………………………………………………………9
Elementos que componen el estado de situación financiera………………………………..11
Estructura del estado de situación financiera………………………………………………..11
Parametrización básica en el software SysCafé…………………………………………….13
Referencias Bibliográficas…………………………………………………………………….30
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Presentación
En el siguiente modulo el aprendiz aprenderá a aplicar conceptos que le apoyarán
en la compresión de la composición de los activos, pasivos, elementos de los
estados financieros y las principales partidas contables; con el objetivo de que los
aprendices conozcan y comprendan la lógica contable en cada transacción.

Una vez definido el estado financiero de la organización, se realizará un ejemplo

básico en la forma de presentación que requiere este informe al momento de ser
generado.

Finalmente, se explicará detalladamente la parametrización correcta en el software

contable SysCafé, previo a registrar cada uno de los documentos contables;
asimismo, se mostrará la definición, creación de los terceros, documentos y artículos
para poder ejecutar los movimientos básicos en nuestro programa Contable.

Contenido Temático

Activo

Definición: De acuerdo a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)

para PYMES, un activo es considerado como un recurso controlado por la entidad
como resultado de sucesos pasados y del cual espera obtener en el futuro beneficios
económicos, en relación con los pasivos estos son definidos como obligaciones
presentes de la entidad generadas a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de las
cuales espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

El activo se encuentra dividido en dos partes:

• Activos no corrientes: En este grupo se incluyen aquellos bienes y derechos

que se mantendrán en la empresa durante más de un año. No se adquieren para
su venta o comercialización. Ejemplos de activos no corrientes serían la
maquinaria o bienes inmuebles.
• Activos corrientes: Aquí se encuentran los bienes y derechos que
permanecerán en la empresa menos de un año, es decir, se adquieren con el fin
de venderlos o consumirlos a corto plazo. Un ejemplo: serían las existencias.

Principales partidas del activo:

Efectivo y sus equivalentes: Los equivalentes al efectivo son partidas que son
fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo (caja o banco) estando
sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor.
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Cuentas por cobrar: Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles
originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro
concepto que ofrezca la empresa para el desarrollo de su objeto social.

Inventarios: Son activos, mantenidos para la venta en el curso normal de las

operaciones. En proceso de producción con vista a esa venta. O en forma de materiales o
suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de
servicios.

Propiedad planta y equipo: Un elemento de propiedades, planta y equipo se

reconocerá como activo si, y sólo si:
(a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados
del mismo
(b) el costo del elemento puede medirse con fiabilidad.

Pasivo

Definición: Son las obligaciones presentes de la empresa originadas por

transacciones con terceros y para disminuir su valor es necesario que la empresa
se desprenda de los recursos de la entidad que conllevan a beneficios
económicos.

Clasificación del pasivo

El pasivo contable se clasifica según su exigibilidad en el tiempo, es decir, cuánto

tiempo tardan en vencer estas obligaciones. El pasivo de divide en:

• Pasivo no exigible o fondos propios.

• Pasivo exigible: Son todas las deudas que la empresa posee frente a
terceros como proveedores, bancos u otros acreedores. El pasivo exigible
se divide a su vez en:
✓ Largo plazo o pasivo no corriente: vence en un periodo superior a un
año.
✓ Corto plazo o pasivo corriente : vence en un periodo inferior a un año.

Principales partidas del pasivo

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Obligaciones financieras: Las obligaciones financieras son pasivos financieros que

provienen de aquellas responsabilidades o deudas que adquiere la empresa con
entidades financieras del país o del exterior. Las obligaciones financieras en las
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para Pymes son reconocidas
como instrumentos financieros de la sección 11.

Proveedores :Los proveedores son personas naturales o jurídicas que, en los pasivos
financieros, normalmente conocidos como acreedores comerciales que abastecen a
otras empresas con existencias para su venta.

Impuestos por pagar: Registra tanto el valor registrado o causado de los impuestos
que se recaudan por parte de la empresa al momento de ejercer la operación
económica, por ejemplo, el impuesto al valor agregado (IVA).

Instrumentos financieros

Según lo establecido en la sección once (11) de la NIIF para Pymes, Un instrumento

financiero es un contrato que da lugar a un activo financiero de una entidad y a un
pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio de otra.

Para los fines de la Sección 11, los instrumentos financieros básicos constan de lo
siguiente:

✓ Efectivo
✓ Instrumentos de pasivo (como una cuenta, pagaré o préstamo por cobrar o por
pagar) que cumplan ciertas condiciones (en particular, los rendimientos para el
tenedor son fijos o variables con un criterio de tasa de interés observable o
cotizada de referencia única);
✓ Compromisos de recibir un préstamo que no pueden ser liquidados por el
importe neto en efectivo y se espera que el préstamo reúna las mismas
condiciones que otros instrumentos de pasivo.
✓ Inversiones en acciones preferentes no convertibles y en acciones preferentes o
acciones ordinarias sin opción de venta

Inventarios

Concepto de inventario: De acuerdo a lo mencionado anteriormente, La sección de

13 NIIF para Pymes: los define como, activos, mantenidos para la venta en el curso
normal de las operaciones. En proceso de producción con vista a esa venta. O en
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forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o

en la prestación de servicios.

Valuación del inventario

Es la técnica que se utiliza con el fin de aplicar bases específicas que evalúen los
inventarios en términos monetarios; este procedimiento es muy importante para que
en las entidades para que se reconozca el costo de los mismos.

Es necesario que las empresas se encuentren al pendiente de los costos de sus

inventarios o existencia, ya que, de lo contrario, no podrían realizar los cálculos de
los precios de los bienes vendidos, ni el valor de existencia de los mismos cuando
finalice el ciclo contable.

El artículo 63 del decreto 2649 indica los métodos de valuación del inventario, “El
valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe
determinar utilizando el método PEPS (primeros en entrar, primeros en salir),
UEPS (últimos en entrar, primeros en salir y finalmente, el promedio
ponderado.

¡Importante!

EL software contable SysCafé el

Método de valuación que se
efectúa en
el inventario es el promedio
ponderado

Propiedad planta y equipo

Son activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso con la intención de
emplearlos para la producción de otros bienes o servicios y no están destinados
para la venta, la principal característica de los activos fijos es que cuentan con

una vida útil y se debe realizar el proceso de depreciación hasta que el activo deje
de tener un valor por el uso que este haya tenido.

Depreciación acumulada
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Definición: La depreciación acumulada es el mecanismo mediante el cual se

reconoce de manera contable y fiscal la pérdida de valor que sufre un activo fijo con
el paso del tiempo.

Métodos de depreciación acumulada

Depreciación en línea recta

La depreciación en línea recta es uno de los métodos de depreciación más

utilizados, principalmente por su sencillez y facilidad de implementación, pues sólo
requiere de una simple operación aritmética. En este método de depreciación se
supone que el activo sufre un desgaste constante con el paso del tiempo, lo que no
siempre se ajusta a la realidad, toda vez que hay activos que en la medida en que se
utilizan, el nivel de desgaste se incrementa, es creciente.

Depreciación suma de los dígitos del año

Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor

alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo.
Este método parte del supuesto que durante los primeros años el activo sufre un
mayor desgaste y por tanto se reconoce una mayor alícuota de depreciación.

Depreciación por unidades de producción

Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la

depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.
Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor
del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil.
Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el
periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.

Depreciación por reducción de saldos

Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación,

exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento o valor residual, de lo
contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo que perdería
validez este método.
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Soportes contables

Definición: Son documentos que prueban físicamente la existencia de las

transacciones que realiza la empresa bien sea comprando, vendiendo o
incurriendo en gastos para poder desarrollar su actividad económica.

Tipos de soportes contables

Los soportes contables se utilizan de acuerdo al movimiento que requiera registrar la
empresa y se clasifican en dos tipos.

Comprobantes internos: Los comprobantes internos, son lo que la empresa

elabora para el control, registro y comprobación de las transacciones realizadas
para el desarrollo de la actividad económica de la empresa de acuerdo a lo
establecido por la ley, los documentos internos son:

• Facturas de venta: Se realiza este documento cuando se celebra un

contrato de venta o prestación de servicios en donde por parte de la
empresa se discrimina de una manera detallada el valor de lo que se está
ofreciendo y las condiciones que se deberán cumplir en el contrato,
mediante este documento se genera un cambio de dueño o dominio del
bien o servicio que se está prestando, la factura de venta debe cumplir
con todos los requisitos estipulados en el artículo 617 del estatuto
tributario en Colombia.

• Recibos de caja: En este documento se registra como soporte

probatorio todo ingreso que se realice a la caja por cualquier tipo de
concepto sin importar la forma de pago.

• Comprobantes de egreso: Los comprobantes de egresos son los

documentos que tienen como función registrar la salida de todos los
desembolsos realizados por la empresa sin importar si son en
efectivo, transferencia o por bancos.

• Nota crédito: Este documento tiene como función ajustar los saldos de
cartera bien sea por devoluciones de mercancía o errores en los saldos de
cartera.
• Nota Débito: Se elabora para aumentar saldos en las cuentas de los
clientes por un valor al que se facturo incorrectamente o para aumentar el
valor de la factura.

• Notas de Contabilidad: Este tipo de documento presume de manera

resumida el registro manual de las operaciones de la empresa, afecta los
libros de contabilidad y normalmente se utiliza el documento para realizar
ajustes contables.
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Normalmente en este tipo de documentos se

deben anexar los soportes que dieron origen a
dicha obligación que se está pagando como por
ejemplo facturas, cuentas de cobro, etc.

Comprobantes externos
Son aquellos comprobantes que realiza la empresa para soportar los movimientos
elaborados con terceros:

• Facturas por compras: Es el documento que soporta las compras de

mercancía a los proveedores.

• Consignaciones bancarias: Son documentos que entregan las entidades

financieras como acto de prueba en los aumentos de las cuentas corrientes o de
ahorro.

Registro de transacciones.

Activo
Como se mencionó en la primera unidad, todo aumento del activo se debe registrar
la columna débitos; de la mimas forma, si el activo disminuye se registra en la
columna crédito; para ello se realiza la siguiente demostración
Ejemplo:
La empresa ABC LTDA compra 10 televisores para la venta por un valor de
$1.000.000

Nota: las compras se deben registrar en un documento de nombre

compras/causación de servicios registrando los productos comprados en
el software SysCafé

Se observa que se está aumentando el saldo del inventario al débito y se está

disminuyendo el efectivo por el crédito, es decir ingresa mercancía a la
empresa y se está pagando en efectivo el valor de la compra.

La contabilización seria para la transacción sería:

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CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

14 Inventarios $ 1.000.000
11 Efectivo $ 1.000.000
SUMAS IGUALES $ 1.000.000 $ 1.000.000

Pasivo

El pasivo registra sus aumentos por la columna de los créditos y disminuye por la
columna débito.

Ejemplo:
La empresa ABC LTDA compra 5 televisores por un valor de $1.000.000 sin
IVA a crédito por 600 días.

CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

14 Inventarios $ 1.000.000
22 Iva descontable $ 190.000
22 Proveedores $ 1.190.000
SUMAS IGUALES $ 1.190.000 $ 1.190.000

Se puede observar que el activo aumento al débito con los inventarios y el pasivo
aumento con la cuenta de proveedores al crédito:

El IVA, aunque es un impuesto por pagar, puede tener movimientos en el débito

cómo en el crédito, dependiendo de la transacción.

Cuando es una venta se reconoce al crédito como un IVA por pagar ya que es un
dinero que se recauda para el estado

Cuando es una compra se registra al débito como un

IVA descontable porque lo puede descontar de los
dineros que pago al estado por este concepto.

Cuando se realiza el pago de la deuda se debe disminuir el pasivo al débito y disminuir

el activo al crédito.

CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

22 Proveedores $ 1.190.000
11 Efectivo $ 1.190.000
SUMAS IGUALES $ 1.190.000 $ 1.190.000
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Elementos del Estado de situación financiera

El marco conceptual de las Normas Internacionales de Información Financiera define

tres elementos en el estado de situación financiera (balance), ellos son los siguientes:
• Activos
• Pasivos
• Patrimonio.

Estructura del estado de situación financiera

Como su fin es mostrar de manera resumida la información de la empresa, para

construir un estado de situación financiera lo primero que hay que hacer es dividir el
informe en dos columnas, una columna en la parte izquierda que corresponde a los
activos, y a la derecha la columna corresponde al patrimonio y el pasivo.

Para poder generar correctamente el estado de situación financiera se deben tener al

día todos los registros contables en la empresa, una vez realizado el reporte es
necesario verificar mediante la ecuación patrimonial que la sumatoria de los pasivos
y del patrimonio sea igual al valor del activo.

A continuación; se ilustrará la estructura de un estado de situación financiera

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EMPRESA DEMOSTRACIÓN
NIT: 900.046.452-2
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
A 31 DE DICIEMBRE DE 2019

ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO Y SUS EQUIVALENTES $ 426.383.391
CAJA $ 94.108.182
BANCOS $ 332.275.209
INVERSIONES $ 65.793.470
OTRAS INVERSIONES $ 65.793.470
DEUDORES $ 846.203.595
CLIENTES $ 300.187.212
ANTICIPOS Y AVANCES $ 424.796.884
ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES $ 94.858.449
CUENTAS POR COBRAR A EMPLEADOS $ 5.308.700
DEUDORES VARIOS $ 21.052.350
TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ 1.338.380.456

ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO $ 1.414.693.009
TERRRENOS $ 823.087.000
CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES $ 831.827.299
EQUIPOS DE OFICINA $ 138.762.225
SEMOVIENTES $ 22.000.000
DEPRECIACION ACUMULADA -$ 400.983.515
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE $ 1.414.693.009

TOTAL ACTIVO $ 2.753.073.465

PASIVO
PASIVO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS $ 80.000.000
BANCOS NACIONALES $ 30.000.000
COMPAÑÍAS DE FINANCIAMIENTO COMERCIAL $ 50.000.000
CUENTAS POR PAGAR $ 42.237.224
CUENTAS CORRIENTES COMERCIALES $ 42.237.224
IMPUESTOS GRAVÁMENES Y TASAS $ 178.084.434
DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS $ 74.346.397
IMPUESTOS SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR $ 103.738.037
OBLIGACIONES LABORALES $ 203.170.569
SALARIOS POR PAGAR $ 160.134.438
CESANTIAS CONSOLIDADAS $ 21.965.573
VACACIONES CONSOLIDADAS $ 21.070.558
OBLIGACIONES LABORALES Y PROVISIONES $ 27.628.680
OBLIGACIONES LABORALES Y PROVISIONES $ 27.628.680
OTROS PASIVOS $ 337.907.888
ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS $ 337.275.776
DEPÓSITOS RECIBIDOS $ 632.112
TOTAL PASIVO CORRIENTE $ 869.028.795

PASIVO NO CORRIENTE
OBLIGACIONES FINANCIERAS $ 662.624.295
BANCOS NACIONALES $ 220.030.620
COMPAÑÍAS DE FINANCIAMIENTO COMERCIAL $ 442.593.675

TOTAL PASIVO NO CORRIENTE $ 662.624.295

TOTAL PASIVO $ 1.531.653.090

PATRIMONIO
APORTES SOCIALES $ 150.000.000
RESERVA LEGAL $ 15.094.572
RESULTADO DEL EJERCICIO ANTERIOR $ 920.474.660
UTILIDAD EJERCICIO $ 135.851.144
TOTAL PATRIMONIO $ 1.221.420.375

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO $ 2.753.073.465

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Parametrización básica del software SysCafé

Para fines contables, es necesario contar con un excelente software contable con
el fin que permita ingresar la información contable de forma amigable y a su vez
una herramienta que permita generar información de forma adecuada; estando a la
vanguardia de la necesidad de los interesados en conocer la situación financiera
de las organizaciones, a continuación, se reflejará la parametrización básica que
se debe realizar en el software contable SysCafé.

Catálogo Terceros

Definición: Los terceros son todas las personas ya sean naturales o jurídicas que
adquieren compromisos con la empresa, por ejemplo, los clientes, proveedores o
empelados.

En el programa SysCafé, se puede realizar la creación de terceros de dos (2) formas:

la primera forma se encuentra en el enlace principal que aparece en la parte superior
del sistema como catálogo terceros y la segunda opción a través de la ruta de
archivos/catálogo de terceros

Al abrir el catálogo de terceros es necesario digitar la información básica y la

clasificación correspondiente es decir si es cliente, proveedor o empleado de la
empresa.
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1.Una vez se encuentre en el catálogo, se debe ubicar en la parte superior derecha y dar
clic en la opción Nuevo.

Nota: modificar o eliminar terceros son otras opciones que permite ejecutar un proceso
con los terceros creados. De no requerir usar más un tercero se recomienda inactivarlo

2. Diligenciar datos que son necesarios según su clasificación, como lo son: Tipo y
número de identificación, nombres y apellidos, Dirección, Cod. Postal, Teléfono,
Email FE, Municipio y país.

3. Una vez se hayan relacionado los datos del tercero se debe determinar la clasificación a
parametrizar; en esta ventana podrán encontrar:

NOTA: En esta ventana podrán seleccionar más de una clasificación.

4. En la parte inferior del catálogo muestra 5 pestañas donde se podrá incluir más
información del tercero.

A. Generales: Permite realizar la parametrización del tercero, ingresar datos generales y

seleccionar la clasificación del tercero, ejemplo, si es empleado, cliente, proveedor, etc.

B. Fiscales: en esta opción se podrá incluir la clasificación y responsabilidad tributaria del

tercero.
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• Impuesto a la renta: Permite seleccionar si el tercero creado es responsable de

impuesto a la renta y es agente retenedor o autorretenedor del mismo.

• Impuesto del cree: Acá se podrá seleccionar esta opción siempre y cuando el
tercero sea responsable del impuesto de autorenta o como se denominaba antes
CREE.

• Impuesto de industria y comercio: Se debe seleccionar siempre y cuando el

tercero sea agente retenedor de impuesto y se podrá asignar la tarifa que
corresponde en el campo tarifa de ICA (la tarifa se podrá seleccionar siempre y
cuando este creada y/o parametrizada la cuenta de tarifa de ICA en el catálogo plan
de cuentas.

• Actividad Económica: Podrá incluir la actividad que tenga asignado el tercero en

RUT.

• Impuesto a las Ventas IVA: se debe seleccionar el tipo de régimen de ventas al

que el tercero pertenece.

• Proveedor/Cliente Permanente: Permite que el sistema calcule siempre retención

en la fuente al tercero, así no cumpla con la base.

C. Varios: Podrá incluir información complementaria del tercero como su fecha de

cumpleaños, cuenta bancaria, en el caso de las entidades oficiales el código de CGN o
FUT.

D. Info. adic: Se podrá incluir una foto del tercero siempre y cuando la imagen este en la
carpeta Datos\Empresaprueba\Fotos que se encuentre en la carpeta raíz del sistema con
el número de cedula del tercero.
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E. Características: Podrá asignar características adicionales al tercero, la cual, le permite

crear desde el botón Características.
Finalmente, siguiendo este paso a paso, tendrá creados los terceros de manera correcta
dentro del software.

Se debe ingresar la información que se visualiza en la ilustración anterior cómo mínimo

requisito, para que el programa les permita crear el tercero; además de ello, es de
carácter obligatorio seleccionar la opción clasificación y seleccionar el tipo de tercero
que se está creando.

Para buscar un tercero creado en el programa

deben ir al catálogo de terceros y hacer clic en
el comando F8 o en el binóculo que se
encuentra en la mitad del catálogo.
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Parametrización registro de transacciones

En el software contable SysCafé se pueden registrar las transacciones mencionadas

anteriormente de una forma fácil y amigable, sin embargo, se deben tener en cuenta
ciertos aspectos para registrar las transacciones de manera adecuada, a continuación,
se indicará como se debe crear el comprobante a utilizar y como es el registro
adecuado.

Creación de documentos para registro de transacciones Syscafé

A través de este catálogo se habilitan los diferentes tipos de comprobantes para

el registro de operaciones diarias.

Para acceder al catálogo debe ingresar por la Ruta: Archivos/Catalogo tipos de

comprobante
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A. información del documento: en este espacio es importante relacionar la

siguiente información.

Clase: este parámetro determina el tipo de comprobante a usar.

Código: según la clase, el sistema asigna automáticamente un código, es posible

cambiar éste siempre y cuando sea por uno inexistente.

Nombre: identifica el comprobante y toma el dato para el formato de

impresión Ejm. FACTURA DE VENTA, NOTA CONTABLE, NOMINA, SALDOS
INICIALES). entre nosotros.

Consecutivo actual: realiza asignación del consecutivo a usar al momento de

elaborar el comprobante. Por defecto, el sistema queda con el No. 1, sin
embargo, puede cambiarlo, habilitando la edición al pulsar el candado (abrir el
candado).

B. Aplicar por defecto en libros contables: de acuerdo al manejo de

contabilidad multipropósito es posible predeterminar el uso financiero, fiscal o los
dos en los tipos de comprobantes, (Habilitado cuando se activa Contabilidad
NIIF).

C. Botón Parámetros específicos: según la clase del comprobante, el sistema

habilita parámetros que se pueden predeterminar.

D. Botón Parámetros generales: dentro de algunos parámetros que se pueden

incluir encontramos:

• Siempre preguntar consecutivo: permite asignar el consecutivo a

utilizar antes del registro de la transacción. (Inhabilita el consecutivo
automático controlado por el sistema).
• Siempre preguntar bodega: permite asignar la bodega a utilizar antes
del registro de la transacción. (Inhabilita la bodega predeterminada en
los parámetros específicos).
• Ancho fijo del consecutivo: predetermina los ceros a la izquierda con
los que el sistema complementa el consecutivo al momento de imprimir.
• Referencias adicionales: permite crear columnas adicionales (hasta 4 )
en los tipos de comprobantes, habilitadas en cada registro en el registro
de transacciones.

E. Botón Parámetros especiales: esta opción permite habilitar algunos

parámetros diseñados para un manejo especial en comprob antes.
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F. Botón Formato de Impresión: opción para personalizar el formato de

impresión de los tipos de comprobantes. Es posible parametrizar los mensajes
del formato de impresión. Para la personalización de formatos, es importante que
se comunique con el área de soporte técnico de la empresa SysCafé, esto con la
finalidad de no correr el riesgo de errores al momento de imprimir.

G. Botón Servicio Móvil: este parámetro se habilita en 4 comprobantes: Factura

de venta, Recibo de caja, Traslado entre bodegas y Pedido, con el fin de que los
vendedores de nuestros usuarios, puedan realizar pedidos desde sus equipos
móviles con Sistema Operativo Android.

H. Parámetros DIAN: permite parametrizar datos de la DIAN.

I. Botón Permisos: es posible asignar permisos para creación, modificación,

impresión y anulación para ciertos usuarios o computadoras.

Finalmente, siguiendo estos procesos, lograrán crear y parametrizar cada uno de

los documentos de manera correcta.

¡Importante!
Un solo documento requiere una parametrización
especial y es la factura de venta ya que es
necesario incluir la resolución de facturación.
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Resolución de facturación
Esta es una medida de control que implementó la Administración Tributaria DIAN
con el fin de llevar un registro de los contribuyentes que se encuentran autorizados,
este procedimiento se realizará de acuerdo a la resolución 55 del año 2016.

Esta medida aplica para todos los contribuyentes que se encuentren obligados a
facturar y en el software contable es necesario parametrizar el rango de facturación
de la siguiente manera.

La resolución en el programa SysCafé se incluye en el catálogo tipos de

comprobantes, lo primero que se debe tener en cuenta es que se debe seleccionar la
factura a la cual se le va a registrar de los tipos de comprobantes como aparece en la
imagen.
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Se debe adicionar como primera medida, la información general de la resolución de

facturación, el prefijo y los rangos de numeración; se debe dar clic en la opción
Autorizaciones DIAN para ingresar toda la información de la resolución de
facturación

Seguido de este proceso se debe dar clic en el signo (+) ubicado en la parte
inferior a mano izquierda del recuadro

Se debe digitar la información en su totalidad, al finalizar el proceso se deben

grabar los cambios.
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Se deben activar los impuestos que se van aplicar al facturar en la empresa desde el
catálogo de comprobantes en la opción parámetros específicos, el sistema reflejara el
siguiente recuadro:

Al seleccionar la opción parámetros específicos el programa mostrará la

parametrización correspondiente a la factura de venta
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El campo seleccionado en color rojo, sirve para que

se marquen los impuestos que se van a ser
utilizados en la factura de venta, entre los demás
parámetros que permite esta herramienta.

Movimientos

Para registrar cualquier comprobante en el software contable SysCafé es necesario

dar clic en la opción movimientos en la parte superior del programa dónde se podrá
visualizar el listado de los documentos que se pueden realizar en el programa. A
continuación, se muestra la forma correcta en la que se deben registrar los
movimientos en cada documento.

Los principales documentos a utilizar son:

Nota de contabilidad: Este tipo de documento por ser manual debe contener el
movimiento débito y crédito dentro del cuerpo del comprobante.

Se encuentra compuesto por:

Encabezado

Fecha: Indicar la fecha contable del documento. En SysCafé las fechas tienen
formato MM/DD/AAAA.

Las columnas habilitadas para este tipo de documento son:

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Código PUC: Indica el código PUC al cual se imputará el registro.

Detalle: Describa el detalle del registro. Por defecto el sistema traerá el detalle
utilizado en el encabezado.

Base: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado parámetro de

cuenta de impuestos, solicitará la base del registro para su cálculo y lo guardará
para que sea consultado en diferentes reportes.

Débito/Crédito: Indicar la naturaleza del registro. El sistema no permite registrar en

los dos a la vez.

Nit tercero: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado el parámetro

de requiere y acumula saldos, se habilitará esta columna y será obligatoria. El
sistema no permite grabar la transacción hasta no asignar este dato.

Cco: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado el parámetro de

requiere y acumula saldos por centro de costo, se habilitará esta columna y será
obligatoria. El sistema no permite grabar la transacción hasta no asignar este dato.

SCco: Si el centro de costo seleccionado tiene habilitado algún subcentro de

costo, se habilitará esta columna y será obligatoria. El sistema no permite grabar la
transacción hasta no asignar este dato.

Afecta: Si el código contable utilizado en el registro tiene asignado el parámetro de

requiere y acumula saldos por documento relacionado, se habilitará esta columna y
será obligatoria. El sistema por defecto asigna el documento actual en caso de no
asignar un documento válido.

NOTA: Al terminar los

registros de la transacción, es
necesario verificar que existan
sumas iguales. De lo contrario,
el programa no le permitirá
grabar el documento.
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Pulse Grabar para finalizar con el documento. Lea atentamente los mensajes de
validación (sólo se presentan si falta algún tipo de información). Indique SÍ para
culminar, Imprima en pantalla o en impresora según sea el caso.

Comprobante de Egreso: Al igual que la nota de contabilidad en el comprobante

de egreso se debe registrar el código contable al cual se le realizara el pago o
también cruzar la cuenta por pagar a los proveedores, sin embargo, en este
documento se debe seleccionar la forma de pago es decir ya sea en efectivo o por
medio del banco
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:
Encabezado: En el Encabezado debe seleccionar la fecha, tercero, detalle y forma de
pago.

Imputación contable

Para acceder a las cuentas pendientes por pagar debe ingresar por el icono CxP:

1. Seleccionar el documento al que se le va a realizar el abono o el pago.

2. Al Adicionar el comprobante a cancelar, indique opciones para el cálculo de

retenciones y descuentos, el sistema calculará el pago neto que corres ponde
al valor efectivamente pagado al proveedor (menos descuentos y
retenciones), Por lo tanto, si se realiza un abono, solo se deberá modificar el
pago neto.

3. Agregar registro: Se agrega el registro y se repiten los pasos si se desean

adicionar más comprobantes al pago.
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Una vez se termina la adición de comprobantes a cancelar, se pulsa el botón

grabar, y este se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la
impresora seleccionada.

NOTA: Si al momento del pulsar el botón CXP no aparece el do cumento a

pagar, verifique:

• Que exista un documento causado en el sistema, afectando esa cuenta.

• Que los saldos estén debidamente actualizados.
• Que la cuenta contable en la cual está el saldo, tenga el parámetro
requiere y acumula saldos por documento relacionado en el plan de
cuentas por la Ruta: archivos\catalogo plan de cuentas.
• Que la cuenta contable en la cual está el saldo, este afectada por una
forma de pago de tipo Cuentas por pagar.

Pagos otros conceptos

Para realizar el registro de pago de conceptos que no había sido causados:

Encabezado: seleccione fecha, tercero, detalle y forma de pago

Contenido: es posible utilizar:

Botón Adiciona: permite adicionar un registro. Se debe indicar la cuenta a utilizar

para la imputación contable. Adicionar los necesarios.

Botón Cpto: permite seleccionar concepto predefinido (Ver

https://syscafe.document360.io/docs/generalidades-de-transanccion Generalidades en
transacciones)

Grabar: una vez se termina la adición de registros, se pulsa el botón grabar

Recibo de caja: En este documento podrá digitar de manera manual los códigos
contables a causar; con el fin de recaudar los pagos directos en efectivo sin tener un
documento causado con anterioridad (importante contar con partida doble de lo
contrario no permitirá grabar el documento) o también accediendo a las opciones
rápidas como lo mostramos a continuación.

Para elaborarlo debe ingresar por la Ruta: Movimientos/Recibo de caja o

CTRL+R
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Encabezado: debe seleccionar la fecha, tercero, detalle y forma de pago.

Imputación contable.

Para acceder a las cuentas pendientes por cobrar debe ingresar al siguiente acceso:
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1.Seleccionar el documento al que se le van a realizar el abono o el pago.

2.Al Adicionar el comprobante a cancelar, indique opciones para el cálculo de

retenciones y descuentos. El sistema calculará el pago neto que corresponde al valor
cancelado por el cliente (menos descuentos y retenciones), Por lo tanto, si se realiza un
abono, solo se deberá modificar el pago neto

3.Se agrega el registro y se repiten los pasos si se desean adicionar más

comprobantes al pago.

Una vez se termina la adición de comprobantes a cancelar, se pulsa el botón grabar, y

así podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora seleccionada.

NOTA: si al momento del pulsar el botón CXC no aparece el documento a pagar,

verifique:

• Que exista un documento causado en el sistema, afectando esa cuenta.

• Que los saldos estén debidamente actualizados.
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• Que la cuenta contable en la cual está el saldo, tenga el parámetro requiere y

acumula saldos por documento relacionado en el plan de cuentas por la Ruta:
archivos\catalogo plan de cuentas.
• Que la cuenta contable en la cual está el saldo, este afectada por una forma de
pago de tipo Cuentas por cobrar.

RECAUDO OTROS CONCEPTOS

Para realizar el registro de recaudo de conceptos que no había sido causados:

Encabezado: seleccione fecha, tercero, detalle y forma de pago

Contenido: es posible utilizar:

• Botón Adiciona: permite adicionar un registro. Se debe indicar la cuenta a utilizar

para la imputación contable. Adicionar los necesarios.

• Botón Cpto: permite seleccionar concepto predefinido (Ver Generalidades en

transacciones)

• Grabar: una vez se termina la adición de registros, se pulsa el botón grabar.

El comprobante, se podrá observar por pantalla o imprimir directamente a la impresora

seleccionada.

Factura de venta: Con el fin de facilitar el aprendizaje del uso de nuestra herramienta,
a continuación, enumeramos algunas características que se encuentran en la mayoría
de los pantallazos para la elaboración de la factura de venta.

Para Elaborar el documento de Factura de Venta, debe ingresar por la Ruta:

Movimientos\factura de venta o con el comando Crtl+F

El comprobante se compone de la siguiente estructura:

Encabezado:
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A. Fecha: indicar la fecha contable del documento. En SysCafé las fechas tienen
formato MM/DD/AAAA.

B. Cliente: seleccionar el cliente, recuerde que debe tener la clasificación como

cliente en el catálogo de terceros.

C. Vendedor: seleccione el vendedor que toma y/o realizo la venta

D. Detalles: describa el detalle o concepto del comprobante.

E. No. Ext: si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen

externo indíquelo aquí.

F. Desde: es la casilla desde donde se llama la remisión o cotización realizada

para cruzarlo en la factura.

G. Grabar: finalmente, guarda la información registrada en el documento que se

esté creando.

Contenido

H. Referencia: se adiciona la referencia del artículo.

I. Detalle: el sistema toma el nombre del artículo.

J. Und/pres: es la unidad de presentación del artículo unidad, Kilo, gramos, galón,

caja, paquete.

K. Cant: se registra la cantidad de unidades vendidas.

L. Precio: precio de venta de la referencia desde el catálogo de artículos.

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M. Dto.: se adiciona el porcentaje de descuento si aplica.

N. Vr/Unitario: es el campo donde puede digitar el precio de venta del artículo por
unidad.

O. Total: se muestra el total de las cantidades vendidas por el vr/unitario.

P. %IVA: se muestra el porcentaje de IVA registrado en el catálogo de artículos de

las referencias y el valor del IVA generado en la factura de venta.

Barra menú de transacciones.

Q. Adiciona: permite adicionar nuevo registro en los detalles.

R. Quita: seleccione de los detalles el registro y pulse este botón para quitarlo de
allí.

S. Busca: permite buscar los artículos.

T. Kits: permite buscar las referencias de los Kit de armados.

U. Precios (F5): permite seleccionar la lista de precios para aplicarla a la factura.

V. FPago: debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo, bancos,

cuentas por cobrar etc.

W. Plazo: si la forma de pago seleccionada es cuentas por cobrar a clientes puede

registrar el plazo otorgado al cliente en días.

El comprobante de la factura de venta muestra el subtotal, IVA, retenciones y valor

total.
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MÁS FORMAS DE PAGO.

En ocasiones los pagos no solamente se registran en efectivo o por
medio del banco en ocasiones se paga una parte a crédito y otra en
efectivo, para registrar este proceso en el software contable SysCafé
se debe registrar cada forma de pago en el recuadro con signo más
frente a la palabra formas de pago

Compras causación de servicios: Es un documento soporte el cual nos permite

registrar servicios y artículos adquiridos, este es emitido por el comprador. A
continuación, se explicará detalladamente las opciones que se manejan en el
comprobante.

Para elaborar este documento debe ingresar por la Ruta:

Movimientos\Compra/causación de servicios

El comprobante se compone de la siguiente estructura

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Encabezado

1. Fecha: indicar la fecha contable del documento. En SysCafé las fechas

tienen formato MM/DD/AAAA.

2. Proveedor: seleccionar el proveedor.

3. Detalles: describa el detalle o concepto del comprobante.

4. Bodega: seleccionamos la bodega correspondiente a esa factura de

compra.

5. No. Ext: si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen

externo indíquelo aquí.

6. Desde: es la casilla desde donde se llama la orden de compra realizada

para cruzarlo en la factura.

7. Grabar: finalmente, guarda la información registrada en el documento que

se esté creando

Contenido
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1. Referencia: se adiciona la referencia del artículo.

2. Detalle: el sistema toma el nombre del artículo.

3. Und/pres: es la unidad de presentación del artículo unidad, Kilo, gramos,

galón, caja, paquete.

4. Cant: se registra la cantidad de unidades compradas.

5. Valor bruto: este valor hace referencia al primer costo que nos brinda el
proveedor antes de cualquier cambio.

6. Dto.: se adiciona el porcentaje de descuento si aplica.

7. Costo unitario: es el campo donde puede digitar el costo real acordado en

la factura de compra con el proveedor.

8. Total: se muestra el total de las cantidades compradas por el costo unitario.

9. %IVA: se muestra el porcentaje de IVA registrado en el catálogo de artículos

de las referencias, y relaciona el valor como un IVA descontable.

Barra menú de transacciones

1. Adiciona: permite adicionar nuevo registro en los detalles.

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2. Quita: seleccione el articulo o servicio y pulse este botón para quitarlo de

allí.

3. Busca: permite buscar los artículos.

4. Cpto: si se desea utilizar los conceptos de ingresos o egresos previamente

parametrizados. (Para habilitar conceptos accede por la Ruta:
Archivos\Catalogo conceptos de ingresos o egresos)

5. FPago: debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo,

bancos, cuentas por pagar etc.

6. Plazo: si la forma de pago seleccionada es cuentas por pagar a proveedores

puede registrar el plazo otorgado en días.

El comprobante de la factura de compra muestra el subtotal, IVA, retenciones y

valor total.

Devolución en venta, o nota crédito: Este documento Consiste en reversar lo que

previamente se realizó en la contabilización de la factura.
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Información que debe estar diligenciada en este tipo de comprobante:

Encabezado

A. Fecha: indicar la fecha contable del documento. En SysCafé las fechas

tienen formato MM/DD/AAAA

B. Cliente: digite Nit/cedula de ciudadanía o nombre del solicitante en su

defecto de clic en el botón Buscar para seleccionarlo del catálogo de
terceros

C. Detalle: describa el detalle o concepto del comprobante.

D. Bodega: seleccionamos la bodega correspondiente a esa devolución.

E. No. Ext: si se tiene un consecutivo en un documento provisional o de origen

externo indíquelo aquí.

F. Desde: es la casilla desde donde se llama la factura de venta realizada para

cruzarlo en la devolución.

G. Causal: se debe relacionar le motivo por el cual se efectuó la devolución.

Contenido

H. Referencia: se adiciona la referencia del artículo.

I. Detalle: el sistema toma el nombre del artículo.

J. Und/pres: es la unidad de presentación del artículo unidad, Kilo, gramos,

galón, caja, paquete.

K. Cant: se registra la cantidad de unidades a devolver.

L. Precio: si este precio está definido desde el catálogo de artículos, se va a

relacionar en este comprobante.

M. Dto.: se adiciona el porcentaje de descuento si aplica.

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N. Valor unitario: es el campo donde puede digitar el valor real acordado en la

factura de venta con el cliente.

O. Total: se muestra el total de las cantidades vendidas y el valor unitarios.

P. %IVA: se muestra el porcentaje de IVA registrado en el catálogo de artículos

de las referencias.

Barra menú en transacciones

Q. Adiciona: permite adicionar nuevo registro en los detalles.

R. Quita: seleccione el articulo o servicio y pulse este botón para quitarlo de allí.
S. Busca: permite buscar los artículos.

T. FPago: debe seleccionar la forma de pago del comprobante, efectivo,

bancos, cuentas por pagar etc.

U. Cruzar Con: indispensable relacionar el comprobante que se está afectando.

El comprobante de la Devolución en venta muestra el subtotal, IVA, retenciones y

valor total.

Una vez este el documento habilitado es importante relacionar el cliente; de esta

manera podremos cruzar el documento.
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A. Seleccionar el icono “Desde” con el fin de consultar los documentos.

B. Seleccionar el Ítems de facturas, así el sistema consultará los tipos de

comprobantes causados a nombre del cliente.

C. Seleccionar los documentos a devolver.

D. Presionar la tecla F2, y así queda afectada la factura de venta en la devolución

de venta.
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Catálogo de artículos en SysCafé

Para realizar la creación de los artículos adquiere y comercializa la organización es
necesario dar clic en el icono o enlace principal del programa Catálogo Artículos; o
a través de la opción: archivos/ catálogo artículos

El programa mostrará el siguiente recuadro que debe ser digitado de manera

correcta.
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A. Nuevo: permite crear un nuevo artículo.

B. Referencia: asignar un código con máximo 14 caracteres, o activar un

parámetro para que el sistema le asigne una referencia automática (001, 002,
003 etc.).

C. Detalle: corresponde al nombre del artículo o cómo se va identificar.

D. Línea: permite relacionar la línea de inventario a la que corresponde el articulo

creado, este campo es obligatorio.

E. Marca, Grupo, Subgrupo: Campos adicionales si el usuario requiere asignarle

estos clasificadores (opcional).

F. Tarif. IVA: asignar tarifa de IVA que se creó por medio de parámetros\fiscales
con anterioridad, importante habilitar el candado.

Línea: La línea es la parametrización contable que debe tener cada artículo para el
control de los inventarios, para configurar la línea es necesario dar clic en los tres (3)
puntos frente al recuadro.
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Para la creación de las líneas presiona la opción Nuevo y seguido se

ingresan los datos correspondientes tales como:

A. Código: Numero de máximo tres dígitos que sirve de identificación

de la línea.

B. Detalle: Nombre asignado a la línea.

C. Clase: Tipo de línea la cual desea crear, por ejemplo (Mercancía No

Fabricada Por La Empresa) se tiene la opción si desea que la línea
aplique para centro de costo y subcentro de costo, esto es opcional.

D. Códigos contables principales en la línea de inventarios son:

• Inventarios (DB)
• Ingreso en ventas (CR)
• Devoluciones en ventas (DB)
• Costo venta invent. Permanente (DB)

Cómo se encuentra en la imagen, adicional se encuentran los

parámetros en la parte inferior los cuales se activan según lo
requiera el usuario.

NOTA: Los costos que refleja el catálogo de artículos, el

programa los va mostrando en medida que se ingresen
las compras y automáticamente está valorando el
inventario por el método de promedio ponderado.
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BONDADES DEL SOFTWARE

2. Tips para interpretar el Kardex.

En el Kardex aplicamos el método de promedio ponderado, es uno de los métodos de

valoración o valuación de inventario, ya que es importante entender el método de
costeo de las entradas y salidas es por esto que te compartimos la dinámica de esta
herramienta:
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES).
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