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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha: 02/09/2013
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INFORME DE AUDITORÍA
INTERNA
SEGUIMIENTO A PQR –
PER Í ODO DE ENERO A
SEPTIEMBRE DE 201 4
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TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES..............................................................................................................3
2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA................................................................................................3
3. ALCANCE DE LA AUDITORIA..................................................................................................4
4. CRITERIOS DE AUDITORÍA....................................................................................................4
5. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA.......................................4
6. FORTALEZAS........................................................................................................................34
7. NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES DETECTADAS............................................34
8. CONCLUSIONES...................................................................................................................37
9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS........................................................................................37
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Auditoría N° APQRS-
2014-16

Fecha
Dí Mes Año
a
30 10 2014

1. DATOS GENERALES

PROCESO SEGUIMIENTO A PQR – PERÍODO ENERO – SEPTIEMBRE 2014

AUDITADO
Coordinadora Grupo de
Documentación,
LIDER DE NUBIA CARGO Archivo, Correspondencia y
PROCESO TRASLAVIÑA Orientación al
Ciudadano
Profesional Universitario
AUDITOR MARTHA URIBE CARGO Profesional Especializado (e)
LÍDER YANETH
ORTEGA SEGUR
ROSA MARIA A
FORERO

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES.

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:
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NOMBRE: CARGO:

FECHA DE APERTURA 25 / 08 / 2014

AUDITORIA
FECHA DE CIERRE DE LA 30 / 09 / 2014
AUDITORIA
2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA
Realizar el seguimiento y evaluación al cumplimiento del trámite de peticiones, quejas,
reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones en el IDEAM, durante el período enero a
septiembre de 2014.

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA
Verificar el cumplimiento de los trámites PQRS, teniendo en cuenta la oportunidad,
efectividad del servicio, cumplimiento de las normas vigentes con la información que se
registra en el servicio de atención al usuario correspondiente al período enero a septiembre
de 2014.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Para la elaboración del informe se tuvo en cuenta la normatividad vigente

• Constitución Nacional
• Ley No.872 de 2003 - Sistema de Gestión de Calidad
• Ley No.361 de 1997 - mecanismos de integración social de la personas con limitación.
• Ley 87 de 29 de noviembre de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del
control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones
• Ley No.1437 de 2011 - Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo
• Ley No.1474 de 2011- Estatuto Anticorrupción, el cual define lineamientos frente a la
atención y manejo de las PQRS.
• Modelo Estándar de Control Interno MECI
• Decreto Ley No.0019 de 2012 - Ley Antitrámites  Decreto 2693 de 2012 - Gobierno en
línea
• Decreto 2623 de 2009 - Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento
Nacional de Planeación.
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• Resolución Interna No.102 de 2007, mediante la cual se constituye el Grupo de
Documentación, correspondencia, archivo y orientación al ciudadano.
• Resolución Interna No.1369 de 2010, mediante la cual se reglamenta el trámite interno del
derecho de petición y se regula lo referente a quejas y reclamos ante el Instituto de
Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales-IDEAM
• Procedimiento EI–SCP-01, V2 Servicio de Atención al Ciudadano
5. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

A través de actividades como entrevistas, análisis documental, pruebas de observación, entre

otras, se llevó a cabo el seguimiento a los siguientes temas:
• Seguimiento al plan de mejoramiento producto de la auditoría realizada por la Oficina de
Control Interno a diciembre de 2013
• Seguimiento a las PQR 2014
• Oportunidad en la atención al ciudadano
• Seguimiento a la efectividad de los canales de comunicación
• Riesgos de corrupción
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DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

La Oficina de Control Interno dando cumplimiento a la normatividad vigente desarrolló una

auditoría al proceso de Atención a Ciudadanos y Usuarios con el fin de hacer seguimiento y
evaluación al cumplimiento del trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias
y felicitaciones en el IDEAM, durante el período enero a septiembre de 2014.

De acuerdo con la Ley No. 1474 de 2011,artículo No. 76: “En toda entidad pública debe existir
una dependencia que se encargue de recibir, tramitar y resolver las quejas, sugerencia y
reclamos” y referente a la concordancia con el cumplimiento de la Misión del Instituto de
Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales-IDEAM sobre “Generar conocimiento y
garantizar el acceso a la información sobre el estado de los recursos naturales y condiciones
hidrometeorológicas de todo el país para la toma de decisiones de la población, autoridades,
sectores económicos y sociales de Colombia”; el Grupo de Documentación, Correspondencia,
Archivo y Orientación al Ciudadano es el encargado de recibir, direccionar y garantizar la
solución de las quejas, sugerencias y reclamos que los ciudadanos formulan a través de los
diferentes canales dispuestos para la atención de solicitudes que requieran atención, ya sea
personalizada, telefónica o a través de los diferentes medios dispuestos institucionalmente
para tal fin, dentro del horario de atención al público 8:00 a.m. a 5:00 p.m, en jornada continua
de lunes a viernes.

Para un mayor entendimiento, se utilizarán las siglas GDACAC, correspondientes al Grupo de

Documentación,
Archivo, Correspondencia y Atención al Ciudadano, como instancia encargada del manejo y
control de las pqrs del
Instituto.

1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO (Auditoría 2013). Anexo 1. Plan de

mejoramiento

A pesar de haber suscrito el Plan de Mejoramiento respecto de la auditoría realizada en el mes

de febrero de 2014, con fecha de inicio de actividades el 5 de mayo de 2014 y terminación el
31 de diciembre de 2014, el grupo de documentación, archivo, correspondencia y atención al
ciudadano a la fecha de la presente auditoría, no registraba avances concretos frente al plan
de mejoramiento formulado, lo cual refleja la falta de actividades de seguimiento y autocontrol
que deben realizarse por parte del líder del proceso y de su equipo de trabajo; sin embargo,
durante el desarrollo del proceso auditor allegaron información respecto de la ejecución de las
siguientes acciones de mejora relacionadas con los hallazgos identificados:
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SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO REALIZADO

FECHAS PACTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
HALLAZG DESCRIPCIÓN DEL INDICADO
O HALLAZGO R % DE
INICIO TERMINO AVAN OBSERVACIONES
CE
INTERNA CI 2014

Frente a la revisión de la
normatividad, se observó
que la resolución 1369 del
6 de julio de
2010 se debe actualizar, Resolución A la fecha de la revisión, la Resolución
H01 incluyendo las Áreas Actualizada 05/05/2014 31/12/2014 40% 1369 del 6 de julio de 2010, continúa
Operativas y las nuevas vigente. Se evidenciaron borradores
herramientas tecnológicas documentales realizados conjuntamente
virtuales que están en con la Oficina Jurídica sobre la revisión de
funcionamiento. la nueva resolución.

Se evidencia que en la nueva sede del

Instituto se ha dispuesto el espacio
adecuado, conforme a las exigencias de la
ley. La Ventanilla de correspondencia y
punto de atención al ciudadano está
Los espacios y ambientes ubicada en el primer piso del edificio; las
no están adecuados de entradas al edificio cuentan con rampas o
manera que facilite el Espacios superficies planas que facilitan el acceso a
H02 05/05/2014 31/12/2014 90% personas con discapacidad; se dispuso de
acceso y tránsito seguro a físicos
baños exclusivos para discapacitados y
la población en situación
ciudadanos en general; para el acceso al
de discapacidad
interior de la entidad (3 pisos), se dispuso
de dos ascensores que facilitan el
ingreso.

Se sugiere realizar la debida señalización.

Solo se cuenta con una
persona para todos los Se evidencia por parte de la Oficina de
requerimientos de PQRS, Control Interno que se ha realizado la
en lo relacionado con Asignación de gestión por parte de la Coordinadora del
H03 05/05/2014 31/12/2014 40%
Orientación al ciudadano y personal Grupo, de solicitud ante las instancias
los canales de competentes para solicitar el apoyo de
comunicación dispuestos recurso humano para el área.
para ello, además del
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procesamiento de
información, elaboración
de estadísticas, informes y
demás requerimientos
Aun cuando el Instituto
cuenta con información
para trámites y servicios
online, el Grupo de
Documentación, Archivo,
Correspondencia y Se evidencia la gestión realizada con el
Portafolios de
H04 Orientación al 05/05/2014 31/12/2014 30% Grupo de Comunicaciones. A la fecha no
servicios
Ciudadano cuenta con el se tiene el portafolio de servicios.
portafolio de servicios
físico, con información
desactualizada para
entregar al Usuario/cliente
Se constató que en el
nivel central existe un
buzón ubicado en la
ventanilla de radicación,
que según indicaciones
del funcionario encargado
No se evidencia la funcionalidad de éste
de Orientación al Buzones
H05 05/05/2014 31/12/2014 20% canal de recepción de PQRS, ni las
Ciudadano, es revisado en PQRSD
estrategias de fortalecimiento.
lapsos de quince días,
encontrándose vacío en la
mayoría de los casos,
denotando una
inadecuada estrategia de
divulgación de este canal.

El Grupo de Documentación, Archivo, ón

Es de resaltar que con la
Correspondencia y Orientación al al
información reportada por
Ciudadano, adoptó a partir del mes de abril
el grupo, no es posible
en el SGI, el Formato codificado como E1-
evidenciar un estimado por
31/12/201 SAF-02, para contribuir a la
H06 clasificación de peticiones, Informe 05/05/2014 30%
4 caracterización de usuarios de la Entidad,
quejas, reclamos,
sin embargo, sigue sin presentar los datos
sugerencias, acorde con
estadísticos que permitan establecer la
la resolución No. 1369 de
clasificación de PQRS, de acuerdo a los
2010.
tipos de requerimiento.

H07 Se evidencian posibles Campañas y 05/05/2014 31/12/201 10% Se evidencia la falta de depuración de
demoras en algunas capacitaciones 4 información con
dependencias para dar las personas encargadas en cada una de
respuesta a las solicitudes las dependencias, con el fin de corroborar
redireccionadas a ellas, información sobre las respuestas a las
según lo dispuesto en la peticiones. quejas y reclamos y obtener los
resolución 1369/2010 y en
datos reales que se presentan en los
otros casos, no se da
cumplimiento al informes.
procedimiento interno
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El procedimiento de
Atención al Ciudadano,
que se encuentra
disponible en el Sistema
Integrado de Gestión del
IDEAM, no es aplicado en
el paso 7 por algunas
dependencias, debido a
que estas contestan los Se evidencian las gestiones realizadas con
H08 requerimientos de los Procedimiento 05/05/2014 31/12/201
30%
el propósito de actualizar el procedimiento
usuarios directamente, actualizado 4 de Atención al Ciudadano. A la fecha no se
pero no le reportan al ha publicado la reforma.
Grupo de DACOC.
Adicionalmente, no se
especifican los
mecanismos mediante los
cuales se debe informar
sobre la respuesta ofrecida
a los usuarios.
Comunicacion
es
En el lapso de enero a
diciembre de 2013, no se Internas. Se evidenció la suscripción del contrato
llevó a cabo la medición de 221 de 2014, cuyo objeto es de realizar,
31/12/201
H09 satisfacción del ciudadano 05/05/2014 10% diseñar, formular e implementar la
4
en relación con los Nivel de estrategia de servicio al ciudadano.
trámites y servicios que Satisfacción Este contrato tiene vigencia de 6 meses.
presta la entidad. de Usuarios
(NSU) para el
2014.
Comunicacion
es
No se evidenció la
identificación de Internas. Se evidenció la suscripción del contrato
necesidades y 221 de 2014, cuyo objeto es de realizar,
31/12/201
H10 expectativas e intereses 05/05/2014 10% diseñar, formular e implementar la
4
del ciudadano para Nivel de estrategia de servicio al ciudadano.
gestionar la atención Satisfacción Este contrato tiene vigencia de 6 meses.
adecuada y oportuna. de Usuarios
(NSU) para el
2014.
Fuente: Grupo Documentación, Archivo, Correspondencia y Atención al Ciudadano. Oficina de Control Interno

2. SEGUIMIENTO A LAS PQR 2014

En el informe estadístico presentado por el grupo de documentación, correspondencia, archivo

y orientaci ciudadano, con fecha 10 de septiembre, titulado “Informe de solicitudes pendientes
por soporte de respuesta”, no se logra identificar para el período objeto de evaluación (ver
anexo 2), los siguientes aspectos claves para
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establecer medidas al respecto:
• Canal de recepción (correo electrónico, página de intranet, ventanilla) de PQR
• Clasificación de acuerdo al tipo de requerimiento (solicitud, sugerencia, queja)

A continuación se presenta la información suministrada por el grupo de documentación,

archivo, correspondencia y atención al ciudadano, sobre peticiones, quejas y reclamos
recibidos durante el período de enero/septiembre de
2014 y el porcentaje de atendidas y pendientes registrado por la Oficina de Control Interno en
las columnas (1) y
(2):

Tabla 1.
% de
Tiempo % de
No. de solicitudes
No. de promedio solicitudes No. de
solicitudes sin
DEPENDENCIA solicitudes de con solicitudes respuesta-
con respuesta
recibidas respuesta sin respuesta
respuesta OCI
en días - OCI (1)
(2)
ARCHIVO TECNICO 393 358 3,5 91% 35 9%

OFICINA ASESORA JURÍDICA 339 274 17 81% 65 19%

SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS AMBIENTALES 165 107 5,8 65% 58 35%

SUBDIRECCIÓN DE METEOROLOGÍA 136 118 12,5 87% 18 13%

GRUPO DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO 57 49 9,6 86% 8 14%

DEL TALENTO HUMANO
OFICINA DEL SERVICIO DE PRONÓSTICOS Y 53 46 11,1 87% 7 13%
ALERTAS
SUBDIRECCIÓN DE HIDROLOGÍA 49 43 10,1 88% 6 12%

SUBDIRECCIÓN DE ECOSISTEMAS E 48 38 23,7 79% 10 21%

INFORMACIÓN AMBIENTAL
OFICINA DE INFORMÁTICA 27 17 7,9 63% 10 37%

DIRECCION GENERAL 21 12 10,7 57% 9 43%

GRUPO DE COMUNICACIONES 20 14 13,1 70% 6 30%

GRUPO DE OPERACIÓN DE REDES 15 6 19,7 40% 9 60%
AMBIENTALES
GRUPO DE DOCUMENTACIÓN,
CORRESPONDENCIA, ARCHIVO Y 14 14 4,1 100% 0 0%
ORIENTACIÓN AL CIUDADANO
GRUPO DE ACREDITACIÓN DE 12 12 29,1 100% 0 0%
LABORATORIOS
GRUPO DE TESORERIA 7 6 1 86% 1 14%

GRUPO DE RECURSOS FÍSICOS 6 2 4 33% 4 67% 36

GRUPO DE METEOROLOGÍA AERONÁUTICA 3 0 0 0% 3 100% 9
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GRUPO DE CONTABILIDAD 2 1 99 50% 1 50%

SECRETARIA GENERAL 1 1 9 100% 0 0%

OFICINA ASESORA PLANEACIÓN 1 0 0 0% 1 100%

TOTAL
1369 1118 251
Fuente: Grupo de documentación, archivo, correspondencia y atención al ciudadano y Oficina Control Interno

De acuerdo con la información presentada en la tabla 1, para el período evaluado, en el

IDEAM se recibieron 1.

solicitudes. De las 1.369 (100%) solicitudes recibidas, se resolvieron 1.118, quedando

pendientes de cerrar en el sistema Orfeo o de respuesta definitiva, 251 solicitudes que
equivalen al (18%).

Teniendo en cuenta el considerable número de pqrs pendientes, según lo reportado por el

grupo de Atención al Ciudadano, la Oficina de Control Interno procedió a realizar una revisión
exhaustiva de estas 251 solicitudes, encontrando que existe una diferencia de 196, donde
realmente, de las 1369 solicitudes recibidas, se han tramitado 1314, quedando pendientes de
respuesta 55, tal como se describe en la siguiente tabla:

Tabla 2.
Información suministrada Oficina Atención al
Ciudadano Análisis Oficina Control Interno
No.de No. De % de No. De % de No. De % de No. De % de % de
solicitude solicitudes solicitudes solicitudes solicitudes solicitudes solicitudes solicitudes solicitudes diferencia de
DEPENDENCIA
s con con sin respuesta sin con con sin sin solicitudes
recibidas respuesta respuesta respuesta respuesta respuesta respuesta respuesta sin respuesta

DIRECCION
GENERAL 21 12 57% 9 43% 20 95% 1 5% 38%
SECRETARIA
GENERAL 1 1 100% 0 0% 1 100% 0 0% 0%
ARCHIVO TECNICO 393 358 91% 35 9% 390 99% 3 1% 8%
GRUPO DE
ADMINISTRACIÓN Y
DESARROLLO DEL
TALENTO HUMANO 57 49 86% 8 14% 57 100% 0 0% 14%
GRUPO DE
OPERACIÓN
DE REDES
AMBIENTALES 15 6 40% 9 60% 14 93% 1 7% 53%
OFICINA ASESORA
JURÍDICA 339 274 81% 65 19% 329 97% 10 3% 16%
OFICINA DEL
SERVICIO
53 46 87% 7 13% 52 98% 1 2% 11%
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DE PRONÓSTICOS Y
ALERTAS
GRUPO DE
DOCUMENTACIÓN,
CORRESPONDENCIA,
ARCHIVO Y
ORIENTACIÓN AL
CIUDADANO 14 14 100% 0 0% 14 100% 0 0% 0%
SUBDIRECCIÓN DE
ECOSISTEMAS E
INFORMACIÓN
AMBIENTAL 48 38 79% 10 21% 41 85% 7 15% 6%
SUBDIRECCIÓN DE
HIDROLOGÍA 49 43 88% 6 12% 48 98% 1 2% 10%
SUBDIRECCIÓN DE
METEOROLOGÍA 136 118 87% 18 13% 130 96% 6 4% 9%
SUBDIRECCIÓN DE
ESTUDIOS
AMBIENTALES 165 107 65% 58 35% 144 87% 21 13% 22%
GRUPO DE
RECURSOS FÍSICOS 6 2 33% 4 67% 6 100% 0 0% 67%
GRUPO DE
COMUNICACIONES 20 14 70% 6 30% 20 100% 0 0% 30%
OFICINA ASESORA
PLANEACIÓN 1 0 0% 1 100% 1 100% 0 0% 100%
GRUPO DE
ACREDITACIÓN DE 12 12 100% 0 0% 12 100% 0 0% 0%
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LABORATORIOS

GRUPO DE
CONTABILIDAD 2 1 50% 1 50% 2 100% 0 0% 50%
GRUPO DE
TESORERIA 7 6 86% 1 14% 7 100% 0 0% 14%
GRUPO DE
METEOROLOGÍA
AERONÁUTICA 3 0 0% 3 100% 0 0% 3 100% 0%
OFICINA DE
INFORMÁTICA 27 17 63% 10 37% 26 96% 1 4% 33%
TOTAL
1369 1118 251 1314 55

Resumen
DEPENDENCI RECIBIDAS TRAMITADAS PENDIENTES por respuesta, se evidenció que estas se
A
GDACAC 1369 1118 251 encuentran de Redes, con 1; Subdirecciones de:
OCI 1369 1314 55
Ecosistemas, con 7;

Ahora bien, de las 55 solicitudes encontradas

pendientes n la tabla anterior, tiene como fuente de verificación la
asignadas a las áreas de: Archivo Técnico,
base de con 3 solicitudes; Oficina Jurídica, con 10; Oficina
datos
de Pronósticos, con 1, que fue reasignada al Grupo de Aeronáutica; Grupo
Meteorología, con 6; Estudios Ambientales, con 21; Hidrología, con para
s del Instituto 1; Grupo de Aeronáutica
que realicen el
con 3 solicitudes y la Oficina de Informática con 1 solicitud.
respectivo
Cabe anotar que la información registrada e
suministrada por el Grupo de Atención al Ciudadano denominada “Correos Atención al
Ciudadano Correos sin respuesta”, la cual es enviada a cada una de las dependencia
monitoreo.
de Control Interno procedió a verificar la
3. OPORTUNIDAD EN LA ATENCIÓN información directamente con las dependencias
y a través del sistema oportuna.
Adicional a lo anteriormente expuesto, y en aras de determinar el grado de oportunidad en la
en términos
atención de los requerimientos que han ingresado de oportunidad,
al Instituto, de aquellas
la oficina suministrada por el
grupo de Atención al Ciudadano, solicitudes que fueron
Orfeo, evidenciando que un alto número de solicitudes no
tuvieron respuesta
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En la siguiente tabla, se observa el estado del arte, gestionadas: fuera de tiempo, aún no han
sido gestionadas o no se logró contar con la respectiva evidencia por parte de los
responsables.

Tabla 3
CORREO
FECHA OFICINA DE FECHA DE OBSERVACIÓN DEL No. DÍAS DE
USUARIO ELECTRONI RADICACION
REENVIO DESTINO RESPUESTA AUDITADO RESPUESTA
CO

PATRICIA einclusiva@mi
GRUPO DE
16/07/2014 MARTÍNEZ neducacion.g 20149000006202 10/09/2014 56
TESORERIA
BARRIOS ov.co
GRUPO DE
ADMINISTRACIO
CINDY
N Y cindyguettes
12/06/2014 GUETTE 20149000000011 20/06/2014 8
DESARROLLO @gmail.com
SALAZAR
DEL TALENTO
HUMANO
GRUPO DE
ADMINISTRACIO MELISA
N Y CATHERINE mcluna5@mis
19/06/2014 20149000004962 11/07/2014 22
DESARROLLO LUNA ena.edu.co
DEL TALENTO MARTINEZ
HUMANO
GRUPO DE
ADMINISTRACIO
N Y CESAR ingenio.gasca
19/06/2014 20149000004972 19/06/2014 0
DESARROLLO GASCA @gmail.com
DEL TALENTO
HUMANO
GRUPO DE
ADMINISTRACIO JOHANNA
jmcamargo95
N Y MILENA
24/06/2014 @misena.edu. 20149000005062 11/07/2014 17
DESARROLLO CAMARGO
co
DEL TALENTO CORTES
HUMANO
25/06/2014 GRUPO DE CRISTHIAN Sam_cristiam 20149000005122 11/07/2014 16
ADMINISTRACIO DAVID @hotmail.com
N Y BOHORQUE
DESARROLLO Z SANCHEZ
DEL TALENTO
HUMANO
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GRUPO DE
ADMINISTRACIO GLORIA
atencionpqrs
N Y PATRICIA
03/07/2014 @minsalud.go 20149000005462 09/07/2014 6
DESARROLLO VELASCO
v.co
DEL TALENTO SALCEDO
HUMANO
GRUPO DE
ADMINISTRACIO ANGELA Sin respuesta
NY PAOLA paolanietov@ (informa TH). No
28/07/2014 20149000006872
DESARROLLO NIETO gmail.com se allegó
DEL TALENTO VALENCIA evidencia
HUMANO
GRUPO DE
ADMINISTRACIO JOSÉ
Se dio respuesta
NY RICARDO ricardoga07@
18/06/2014 20149000004942 18/06/2014 con radicado
DESARROLLO GARCÍA hotmail.com
20142020003181
DEL TALENTO BASTOS
HUMANO

GRUPO DE QBE rus.rcamonsal

17/06/2014 RECURSOS SEGUROS [email protected]. 20149000004842 19/06/2014 2
FISICOS S.A co

GRUPO DE QBE rus.rcamonsal

27/06/2014 RECURSOS SEGUROS [email protected]. 20149000005222 01/07/2014 4
FISICOS S.A co

GRUPO DE QBE rus.rcamonsal Este número de

04/07/2014 RECURSOS SEGUROS [email protected]. 20149050005552 radicado no
FISICOS S.A co figura en Orfeo

Trámite
GRUPO DE
JAIME carvajal@hev finalizado, no se
16/07/2014 RECURSOS 20149000006192
PINZON aran.com evidencia
FISICOS respuesta

Se asignó a No allega
OFICINA DEL
JAIME Alexander de
SERVICIO DE jaizba@gmail.
17/03/2014 IZQUIERDO 20149050001752 Melgarejo el se
PRONOSTICOS com
BAUTISTA 10 de evidencia
Y ALERTAS
abril/14 respuesta
OFICINA DEL
SERVICIO DE AURA ELISA auraeaza@g
05/06/2014 20149050004562 09/06/2014 4
PRONOSTICOS AZA mail.com
Y ALERTAS
OFICINA DEL
SERVICIO DE AURA ELISA auraeaza@g
05/06/2014 20149050004572 09/06/2014 4
PRONOSTICOS AZA mail.com
Y ALERTAS
OFICINA DEL RONALD
ronaldrojas9
16/07/2014 SERVICIO DE RENE 20149050006302 17/07/2014 1
PRONOSTICOS ROJAS @gmail.com
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 16 de 46
Y ALERTAS ANAYA
OFICINA DEL
NAIM
SERVICIO DE ncjotro@hotm
17/06/2014 JAIMES 20149000004892 24/06/2014 7
PRONOSTICOS ail.com
JAIMES
Y ALERTAS
OFICINA DEL
NAIM
SERVICIO DE ncjotro@hotm
27/06/2014 JAIMES 20149000005232 01/07/2014 4
PRONOSTICOS ail.com
JAIMES
Y ALERTAS
OFICINA DEL
FERNANDO
SERVICIO DE elpailon4@gm
13/08/2014 ARANGO 20149000007462 10/09/2014 28
PRONOSTICOS ail.com
PUERTA
Y ALERTAS

GRUPO
GIOVAN giovan_ferna Se reasignó a Jorge
PROGRAMA
FERNANDO n Gonzalez.
21/01/2014 OPERACIÓN 20142080004462 15/09/2014 237
GÓMEZ [email protected] En documentos esta
DE
GARCÍA m.ar adjunta la respuesta.
REDES

GRUPO
ALVARO
PROGRAMA Se reasignó la solicitud a No se allega
21/01/201 RAFAEL alvaro.martine
OPERACIÓN 20142080004472 Alexander Melgarejo por evidencia de
4 MARTINEZ [email protected]
DE ser de su competencia respuesta
MANCERA
REDES

GRUPO
MIGUEL Se reasignó a Camilo
PROGRAMA miguelcaspor
12/02/201 ANGEL Pedraza.
OPERACIÓN [email protected] 20149050000812 26/02/2014 14
4 CASTAÑEDA En documentos esta
DE m
MORA adjunta la respuesta.
REDES

GRUPO
CATHERINE Se reasignó a Jorge
PROGRAMA
24/02/201 PARDEY catty68@hotm Gonzalez.
OPERACIÓN 20149050001222 15/09/2014 203
4 RODRIGUE ail.com En documentos esta
DE
Z adjunta la respuesta.
REDES

04/03/201 GRUPO ZOLIMA zolimabelloza 20149050001382 Se reasignó a Camilo No se allega

4 PROGRAMA BELLO mbrano@gma Pedraza. evidencia de
OPERACIÓN ZAMBRANO il.com Se dio respuesta vía respuesta
DE mail. Se le solicitó
REDES copia de la respuesta a
Camilo Pedraza.
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 17 de 46

GRUPO
Se reasignó a Camilo
PROGRAMA GIOVANNI
01/04/201 greyesmoreno Pedraza. Se le solicitó Se dio respuesta
OPERACIÓN REYES 20142080006262 01/04/2014
4 @gmail.com copia de la respuesta a vía mail.
DE MORENO
Camilo Pedraza.
REDES

Reasignado a Cristobal alleg

Quiroga, -Esta solicitud a de
se está atendiendo -
En documentos estas
solicitudes a la
Secretaria de
GRUPO Educación. Están No
instlejanias0
PROGRAMA LUIS cobrando arriendo por
07/04/201 3
OPERACIÓN EDUARDO 20142080006472 el predio de la estación se
4 [email protected]
DE PARRA en el colegio del evidencia
s
REDES municipio. En respuesta
documentos se
encuentra las
solicitudes enviadas a
la Secretaria de
educación.

Se reasignó a Camilo alleg

Pedraza. Se atendió la a de
GRUPO No
YURY solicitud, Tarea
PROGRAMA
24/04/201 PAOLA mlpa2904@h instrumentos
OPERACIÓN 20142080006972 se
4 RODRIGUEZ otmail.com meteorológicos. Se le
DE evidencia
PEÑA solicitó copia de la
REDES respuesta
respuesta a Camilo
Pedraza.

30/05/201 GRUPO LEONOR leonor.pena@ 20142080007752 Se reasignó a No allega de

4 PROGRAMA LISBET PEA correo.policia. Carlos Triana; en
OPERACIÓN DE PRIETO gov.co comunicación se
REDES telefónica a la evidencia
solicitud, se le respuesta
informó a
antinarcóticos que
no se podía atender
dada la premura del
tiempo de la
solicitud.
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 18 de 46
allega de
Se realizó un
No
GRUPO DE CARLOS contacto inicial con
dragonmi-
05/03/201 METEOROLOGI ARTURO No aviación del ejército y
[email protected] 20149050001432 se
4 A CHAVES disponible está
om pendiente evidencia
coordinar
AERONAUTICA COLLAZOS
capacitación respuesta

Se contactó
telefónicamente al
ciudadano. Se le
GRUPO DE ALEJANDR había absuelto la
jadiaz@Vertic
08/05/201 METEOROLOGI O inquietud en las
aldeaviacion.c 20142080007142 Pendiente Resuelto
4 A DÍAZ oficinas del
om
AERONAUTICA MARTÍNEZ aeropuerto
Eldorado. Se envía
correo el día de
hoy(adjunto)
No allega de
No encuentro
GRUPO DE
evidencia de
16/05/201 METEOROLOGI CRISTIAN kool_dim@hot se
20142080007432 Pendiente respuesta. Se
4 A GONZALES mail.com evidencia
responderá
AERONAUTICA respuesta
nuevamente.
.
En su momento se allega de
habló No
GRUPO DE telefónicamente con la
jaizba@gmail
14/03/201 METEOROLOGI JAIME el usuario y se le se
. 20149050001752 Pendiente
4 A IZQUIERDO dieron las evidencia
com
AERONAUTICA indicaciones para respuesta
acceder a la .
información

JORGE corresponden No se allega

09/07/201 SUBDIRECCION
ANDRES cia@corpoam 20149000005782 Pendiente evidencia de
4 DE HIDROLOGIA
CUARAN azonia.gov.co respuesta

CARLOS No se allega
21/07/201 SUBDIRECCION
MUÑOZ 20149050002982 Pendiente evidencia de
4 DE HIDROLOGIA
CERON respuesta

IVÁN ivancepedaco
14/04/201 SUBDIRECCION Es una invitación,
CEPEDA ngresista@gm 20142080006782 14/05/2014 30
4 DE HIDROLOGIA archivado
CASTRO ail.com
SUBDIRECCION LUISA lalvarez@cta.
14/08/201
DE HIDROLOGIA MARIA org.co 20149000007622 26/08/2014 12
4
ALVAREZ

SEBASTIAN barbosa9506
15/08/201 SUBDIRECCION
BARBOSA @hotmail.co 20149000007782 23/09/2014 39
4 DE HIDROLOGIA
ALAVA m
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 19 de 46
PAULA paulandrea.gu
SUBDIRECCION
15/08/2014 ANDREA evara@gmail. 20149000007882 22/09/2014 38
DE HIDROLOGIA
GUEVARA com

SUBDIRECCIÓ
JORGE
N ecyecolombia
17/01/2014 VIRGILIO 20142080003802 23/07/2014 187
DE ESTUDIOS @gmail.com
RIVERA
AMBIENTALES
SUBDIRECCIÓ
ANTHONY anthony.arena
N
29/01/2014 ARENAS s@correouniv 20142080004792 12/03/2014 42
DE ESTUDIOS
CLAVIJO alle.edu.co
AMBIENTALES
SUBDIRECCIÓ
JAIR
N labinstru_med
10/02/2014 GAVIRIA 20142080004972 11/02/2014 1
DE ESTUDIOS @unal.edu.co
ARANGO
AMBIENTALES
SUBDIRECCIÓ NATALIA
nuribe@corro
N DEL PILAR
19/02/2014 sion.uis.edu.c 20142080005092 03/04/2014 43
DE ESTUDIOS URIBE
o
AMBIENTALES LÓPEZ

SUBDIRECCIÓ ADAMO
N ALEXANDER labinstru_med
24/02/2014 20149050001262 25/02/2014 1
DE ESTUDIOS GUTIERREZ @unal.edu.co
AMBIENTALES GALLEGO

SUBDIRECCIÓ Se
EDUARDO gerencia@efi
N
24/02/2014 ARIZABALET c 20149050001212 24/02/2014
DE ESTUDIOS respondió el
A GARCIA o.com.co
AMBIENTALES mismo día
SUBDIRECCIÓ
ZULLY
N zojedab@yah
25/02/2014 OJEDA 20149050001252 12/03/2014 15
DE ESTUDIOS oo.com
BAUTISTA
AMBIENTALES
SUBDIRECCIÓ JAVIER
javiermauricio
N MAURICIO
03/03/2014 [email protected] 20142080005542 10/09/2014 191
DE ESTUDIOS PABÓN
om
AMBIENTALES MORA
SUBDIRECCIÓ LILIANA MA
RIA compras.cic@
N
06/03/2014 ESTUPIÑÁN corrosion.uis. 20142080005572 07/03/2014 1
DE ESTUDIOS
CÁRDENAS edu.co
AMBIENTALES
SUBDIRECCIÓ
STEPHANIE stepha_cortes
N
25/03/2014 CORTÉS @hotmail.co 20142080006002 24/07/2014 121
DE ESTUDIOS
LÓPEZ m
AMBIENTALES

SUBDIRECCIÓ ANGELA
angela.amaya Se dio respuesta
N JOHANNA
03/04/2014 @eco- 20149050002702 03/04/2014 con radicado
DE ESTUDIOS AMAYA
group.com.co 20146000006001
AMBIENTALES SUAREZ
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 20 de 46
SUBDIRECCIÓ MELISSA
N ANDREA maespinosa@
04/04/2014 20149050002682 24/07/2014 111
DE ESTUDIOS ESPINOSA cenicana.org
AMBIENTALES PENAGOS

SUBDIRECCIÓN LUZ MARINA l.henao@conti

07/04/2014 DE ESTUDIOS HENAO nentalgold.co 20149050002812 24/07/2014 108
AMBIENTALES MEJÌA m

SUBDIRECCIÓN
MARÍA mvargastorres
09/04/2014 DE ESTUDIOS 20142080006672 26/09/2014 170
VARGAS @hotmail.com
AMBIENTALES

CRISTIAN
SUBDIRECCIÓN alejandromanj
ALEJANDRO
21/04/2014 DE ESTUDIOS arrezduenas 20149050003052 24/07/2014 94
DUEÑAS
AMBIENTALES @gmail.com
MANJARREZ

SUBDIRECCIÓN LINA MARIA

lm_truji@hotm
23/04/2014 DE ESTUDIOS TRUJILLO 20149050003262 24/07/2014 92
ail.com
AMBIENTALES SANCHEZ

acardozo@in
SUBDIRECCIÓN ANCIZAR
d
24/04/2014 DE ESTUDIOS CARDOZO 20142080006962 26/09/2014 155
ependence.co
AMBIENTALES RUIZ
m.co

SUBDIRECCIÓN
anacadavid22
05/05/2014 DE ESTUDIOS ANA MARIA 20142080007052 26/09/2014 144
@gmail.com
AMBIENTALES

ANGELA angelitabeltra
SUBDIRECCIÓN
MARIA n896@hotmai
07/05/2014 DE ESTUDIOS 20149050003802 26/09/2014 142
BELTRAN l
AMBIENTALES
RUANO .com

SUBDIRECCIÓN
CARLOS carlos.rincon
13/05/2014 DE ESTUDIOS 20142080007302 27/09/2014 137
RINCON @asinal.com
AMBIENTALES

OMAR
SUBDIRECCIÓN omar.cervante
ENRIQUE
22/05/2014 DE ESTUDIOS [email protected] 20149050004262 23/07/2014 62
CERVANTES
AMBIENTALES om.co
VARGAS

JOSE
SUBDIRECCIÓN
WILLIAM josewlc@yaho
26/05/2014 DE ESTUDIOS 20149050004302 25/08/2014 91
LOBOA o.com.ar
AMBIENTALES
CALVO

MARIA DEL
SUBDIRECCIÓN No se allega
PILAR martinezmp1
10/06/2014 DE ESTUDIOS 20149050004612 evidencia de
MARTINEZ @hotmail.com
AMBIENTALES respuesta
BARRAGAN
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 21 de 46
MARIA No se dio
SUBDIRECCIÓN No se allega
ALEJANDRA marial_segura trámite
13/06/2014 DE ESTUDIOS 20149000004752 evidencia de
SEGURA @hotmail.com Mauricio
AMBIENTALES respuesta
GALEANO Romero

NORA
SUBDIRECCIÓN
ELENA limnoestudios
09/07/2014 DE ESTUDIOS 20149000005762 29/09/2014 82
VILLEGAS @gmail.com
AMBIENTALES
JIMENEZ

SUBDIRECCIÓN LUISA
10/07/201 luisa.rozo@id
DE ESTUDIOS FERNANDA 20149000005842 17/07/2014 7
4 u.gov.co
AMBIENTALES ROZO ÁVILA

JOSE
SUBDIRECCIÓN
11/07/201 MAURICIO admoniemdps
DE ESTUDIOS 20149050005982 17/08/2014 37
4 OTALORA @gmail.com
AMBIENTALES
BUITRAGO

SUBDIRECCIÓN aframirez@la
11/06/201 FANERY
DE ESTUDIOS galeria.com.c 20149000004652 27/09/2014 108
4 RAMIREZ
AMBIENTALES o

SUBDIRECCIÓN JOSE jose.espitia19

11/06/201
DE ESTUDIOS ESPITIA [email protected] 20149000004712 04/07/2014 23
4
AMBIENTALES RAMIREZ om

SUBDIRECCIÓN IVAN
20/06/201 iquirogalopez
DE ESTUDIOS QUIROGA 20149050005012 08/09/2014 80
4 @yahoo.com
AMBIENTALES LOPEZ
MARTA
SUBDIRECCIÓN LUCIA
04/07/201 malugabu@h
DE ESTUDIOS GARCES 20149050005532 05/09/2014 63
4 otmail.com
AMBIENTALES BUSTAMANT
E
SUBDIRECCIÓN
15/07/201 ADRIANA adryanamd@
DE ESTUDIOS 20149000006132 19/09/2014 66
4 MEDINA hotmail.com
AMBIENTALES

SUBDIRECCIÓN BRENDA
17/06/201 bhernandez@
DE ESTUDIOS HERNÁNDE 20149000004812 26/09/2014 101
4 jetincorp.com
AMBIENTALES Z DURÁN

LUISA Se dio respuesta

SUBDIRECCIÓN gestambiental
17/06/201 FERNANDA con
DE ESTUDIOS [email protected] 20149000004832 17/06/2014
4 ÁLVAREZ radicado20146000
AMBIENTALES .co
ARANGO 012051

17/06/201 SUBDIRECCIÓN ANGIE sigema@gem 20149050004872 No allega

4 DE ESTUDIOS MADROÑER aconsultores.c de
AMBIENTALES O DIAZ om se
evidencia
respuesta
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 22 de 46
SUBDIRECCIÓN URIEL
17/06/201 uriel1987@ho
DE ESTUDIOS HURTADO 20149050004902 15/09/2014 90
4 tmail.com.co
AMBIENTALES LOPEZ

LUISA
SUBDIRECCIÓN gestambiental
20/06/201 FERNANDA
DE ESTUDIOS [email protected] 20149000004992 10/09/2014 82
4 ÁLVAREZ
AMBIENTALES .co
ARANGO

ANGELA
SUBDIRECCIÓN
20/06/201 MARCELA amurbano@u
DE ESTUDIOS 20149000005002 02/07/2014 12
4 URBANO nisalle.edu.co
AMBIENTALES
RAMOS

SUBDIRECCIÓN
HENRY hen.jhova@ya
20/06/2014 DE ESTUDIOS 20149000005022 29/09/2014 101
ANGARITA hoo.com
AMBIENTALES

SUBDIRECCIÓN FRANCISCA francisca.rozo

25/06/2014 DE ESTUDIOS ROZO DE @migracionco 20149000005152 17/08/2014 53
AMBIENTALES ZAMUDIO lombia.gov.co

SUBDIRECCIÓN German.Ospi
GERMAN
26/06/2014 DE ESTUDIOS [email protected] 20149000005172 29/09/2014 95
OSPINA
AMBIENTALES om

SUBDIRECCIÓN ANGIE sigema@gem No se allega

01/07/2014 DE ESTUDIOS MADROÑER aconsultores.c 20149000005322 Pendiente evidencia de
AMBIENTALES O DIAZ om respuesta

SUBDIRECCIÓN LOREN
lorennarvaezv
03/07/2014 DE ESTUDIOS NARVAEZ 20149000005452 20/08/2014 48
@hotmail.com
AMBIENTALES VELEZ

NORA
SUBDIRECCIÓN
ELENA limnoestudios
04/07/2014 DE ESTUDIOS 20149000005572 15/09/2014 73
VILLEGAS @gmail.com
AMBIENTALES
JIMENEZ

SUBDIRECCIÓN TESSA
tessaluca@ho
07/07/2014 DE ESTUDIOS LUCA 20149000005612 24/07/2014 17
tmail.com
AMBIENTALES SCHOLMA

DEISY No allega
SUBDIRECCIÓN PALACIOS palaciosmonte de
16/07/2014 DE ESTUDIOS MONTENEG negro@gmail. 20149000006222 Pendiente se
AMBIENTALES RO com evidencia
respuesta

NOLVERTO
SUBDIRECCIÓN
AUGUSTO nolverto.reyes
18/07/2014 DE ESTUDIOS 20149050006452 19/08/2014 32
CHITIVA @gmail.com
AMBIENTALES
REYES
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 23 de 46
SUBDIRECCIÓN DIOMAYRA
coopunicentro
18/07/2014 DE ESTUDIOS RINCON 20149050006322 19/08/2014 32
@hotmail.com
AMBIENTALES RINCON

SUBDIRECCIÓN DAVID
21/07/2014 DE ESTUDIOS ROSERO 20149050002992 19/08/2014 29
AMBIENTALES HIGUERA

No allega
UNIVERSIDA
SUBDIRECCIÓN secretaria.uni de
D DE SAN
22/07/2014 DE ESTUDIOS dlab@usbmed 20149050006492 Pendiente se
BUENAVENT
AMBIENTALES .edu.co evidencia
URA
respuesta

SUBDIRECCIÓN
FANNY fannyaperez
24/07/2014 DE ESTUDIOS 20149000006712 19/08/2014 26
PÈREZ @yahoo.com
AMBIENTALES

SUBDIRECCIÓN
ELIZABETH earizar@hotm
12/08/2014 DE ESTUDIOS 20149000007302 14/08/2014 2
ARIZA ail.com
AMBIENTALES

SUBDIRECCIÓN LAURA contabilidad

13/08/2014 DE ESTUDIOS BONZA @ 20149000007492 22/08/2014 9
AMBIENTALES SUAREZ prodycon.com

SUBDIRECCIÓN ALEJANDRA mercadeo@p

13/08/2014 DE ESTUDIOS GIRALDO r 20149000007532 25/08/2014 12
AMBIENTALES TRUJILLO evimoto.com

SUBDIRECCIÓN ALEJANDRA mercadeo@p

13/08/2014 DE ESTUDIOS GIRALDO r 20149000007542 25/08/2014 12
AMBIENTALES TRUJILLO evimoto.com

SUBDIRECCIÓN
JENNY jeagpaca@gm
15/08/2014 DE ESTUDIOS 20149000007772 25/09/2014 41
AGUIRRE ail.com
AMBIENTALES

SUBDIRECCIÓN URIEL
uriel1987@ho
18/06/2014 DE ESTUDIOS HURTADO 20149050004902 15/09/2014 89
tmail.com.co
AMBIENTALES LOPEZ

No allega
PAULA
SUBDIRECCIÓN de
ANDREA redaire_med
19/08/2014 DE ESTUDIOS 20149050007942 Pendiente se
GUERRA @unal.edu.co
AMBIENTALES evidencia
MEJÍA
respuesta
Orfeo informa
funcionariosin “Archivado”- No
DIRECCION ALFONSO
09/07/2014 dignados@out 20149000005792 Archivado se allega
GENERAL PERES
look.es evidencia de
respuesta

ESTEFANIA estefaniasana
DIRECCION
15/07/2014 SANABRIA [email protected] 20149000006112 22/07/2014 7
GENERAL
RAMIREZ om
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 24 de 46
ADOLFO J. cadena.algod
DIRECCION
04/07/2014 NUÑEZ on@minagricu 20149000005582 09/07/2014 5
GENERAL
POLO ltura.gov.co

ANGELA
sgtadminrsd@
DIRECCION MARIA
18/07/2014 notificacionesr 20149000006432 11/08/2014 24
GENERAL OSPINA
j.gov.co
GONZÁLEZ
MARIA DE
majotacartage
DIRECCION JESUS
22/07/2014 [email protected] 20149000006552 01/08/2014 10
GENERAL CARTAGEN
m
A

GINA
sgtadmincas No requiere
DIRECCION HELENIETH
11/08/2014 @notificacion 20149000007192 respuesta, es el
GENERAL RIVERA
esrj.gov.co fallo del Tribunal
PEÑA

GINA
Archivado- No se
DIRECCION MARGARITA gcerro@procu
11/08/2014 20149000007222 Recibida allega evidencia
GENERAL CERRO raduria.gov.co
de respuesta
AMELL

No requiere
respuesta. Están
haciendo entrega
PAOLA
DIRECCION sym.ysanabria de un instructivo
15/08/2014 GÓM EZ 20149000007902
GENERAL @cisa.gov.co para realizar
CAMPOS
proceso de
registro de
activos fijos

WILSON
DIRECCION agricultura@c
22/08/2014 SOLANO 20149000008182 26/08/2014 4
GENERAL esar.gov.co
GRACIA

No
Se trata de una
invitación a una
requiere
OFICINA conferencia
respuesta.
JAEHO nalra2step@g internacional en la
26/02/2014 ASESORA 20142080005342 20/08/2014 Conferencia
JUNG mail.com Habana-Cuba, se
JURIDICA internacional en
asistió al evento y se
la Habana-Cuba,
archivo el
se
20/08/2014
asistió al evento

07/03/2014 OFICINA CONGRES 20149910018672 13/03/2014 Se dio respuesta con 6

ASESORA O radicado
JURIDICA DE LA 20141000000451
REPUBLICA 13/03/2014
DE
COLOMBIA
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 25 de 46
Se asociaron a
radicado
20149050001942
OFICINA MARTIN porque no tenían
memilio14@g documento
19/03/2014 ASESORA EMILIO GIL 20149050001882
mail.com adjunto ni
JURIDICA GIL
información
correspondiente
al asunto de la
solicitud

CONTRALO Aviso de visita de

OFICINA RIA la
No requiere
28/03/2014 ASESORA GENERAL 20149910026792 14/08/2014 Contraloría la cual se
llevó a cabo y se respuesta
JURIDICA DE LA
archivó el
REPUBLICA 14/08/2014

Se dio respuesta
ANALISIS mediante Resolución
OFICINA DE AGUAS 1874 del
01/04/2014 ASESORA Y 20149910029222 29/07/2014 29/07/2014 y se 119
JURIDICA SUELOS DE notificó el
COLOMBIA 22/08/2014, archivado
26/08/2014

Se dio respuesta con

OFICINA SECRETARI
radicado
08/04/2014 ASESORA A DE 20149910033102 19/06/2014 72
20146000019031 el
JURIDICA AMBIENTE
19/06/2014

RAFAEL Se dio respuesta con

OFICINA
06/05/201 LEONIDAS radicado
ASESORA 20149910042842 23/05/2014 17
4 NAVARRETE 20142050002713 el
JURIDICA
NAVARRETE 23/05/2014

OFICINA JUAN JOSE

06/05/201 jjog1944@hot
ASESORA OLIVELLA 20149050003702 07/05/2014 1
4 mail.com
JURIDICA GUERRERO
JUZGADO
DECIMO
TERCERO
ORAL Se dio respuesta con
OFICINA
07/05/201 ADMINISTRA radicado
ASESORA 20149910043212 30/05/2014 23
4 TIVO DEL 20144000002501 el
JURIDICA
CIRCUITO 30/05/2014
JUDICIAL DE
CARTAGEN
A

EVALUACIO
Se dio respuesta con
OFICINA N DE LA
07/05/201 radicado
ASESORA POLUCION 20149910044122 01/06/2014 25
4 20146000010491 el
JURIDICA ATMOSFERI
01/06/2014
CA SAS
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 26 de 46
Se dio respuesta con
JORGE radicado
OFICINA
08/05/201 APILIO 20142020005343 y se
ASESORA 20149910044952 15/05/2014 7
4 PORRAS remitió con radicado
JURIDICA
CHACON 20141020002241 el
15/05/2014
No hay No allega
OFICINA LINA MARIA resultados de
08/05/201 lm_truji@hotm en
ASESORA TRUJILLO 20149050003852 se
4 ail.com el sistema
JURIDICA SANCHEZ evidencia
Orfeo respuesta
PROCURAD
Se dio respuesta con
OFICINA URIA
12/05/201 radicado
ASESORA PROVINCIAL 20149910046052 17/06/2014 36
4 20144000002851 el
JURIDICA DE
17/06/2014
APARTADO
OFICINA JOSE LUIS
15/05/201 joseluis158@
ASESORA PANIAGUA 20149050004022 30/05/2014 15
4 hotmail.com
JURIDICA CANO

INSTITUTO Se dio respuesta

OFICINA
15/05/201 GEOGRAFIC mediante radicado
ASESORA 20149910048352 29/05/2014 14
4 O AGUSTIN 20144000002371 el
JURIDICA 29/05/2014
CODAZZI

TRIBUNAL
OFICINA ADMINISTRA Se dio respuesta
16/05/201 mediante radicado
ASESORA TIVO ORAL 20149910048382 21/05/2014 5
4 20141050000491 el
JURIDICA DE 21/05/2014
SANTANDER

JUZGADO 65
Se dio respuesta
OFICINA DE
mediante radicado
19/05/2014 ASESORA INSTRUCCI 20149910049712 05/06/2014 17
20144000002571 el
JURIDICA ON PENAL 05/06/2014
MILITAR

AUTORIDAD
NACIONAL Se dio respuesta
OFICINA
DE mediante radicado
19/05/2014 ASESORA 20149910049722 25/06/2014 37
LICENCIAS 20141020003031 del
JURIDICA 25/06/2014
AMBIENTAL
ES

JUZGADO 65
OFICINA DE Se dio respuesta
mediante radicado
21/05/2014 ASESORA INSTRUCCI 20149910050732 05/06/2014 15
20144000002561 el
JURIDICA ON PENAL 05/06/2014
MILITAR
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 27 de 46
JUZGADO 65
Se dio respuesta
OFICINA DE
mediante radicado
21/05/2014 ASESORA INSTRUCCI 20149910050842 05/06/2014 15
20144000002551 el
JURIDICA ON PENAL 05/06/2014
MILITAR

OLGA Tramitado con correo de

OFICINA
CATALINA ncorreal@sag 27/07/2014 y ubicado en
21/05/2014 ASESORA 20149050004232 27/07/2014 67
VARGAS -sa.com expediente No.
JURIDICA
TELLEZ 2013600010400036E

CONTRALO
OFICINA RIA Se dio respuesta
mediante radicado
22/05/2014 ASESORA GENERAL 20149910051302 05/06/2014 14
20144000002541 el
JURIDICA DE LA 05/06/2014
REPUBLICA
JUZGADO
TERCERO
ADMINISTRA
OFICINA TIVO DE
22/05/2014 ASESORA DESCONGE 20149910051372 10/06/2014 19
JURIDICA STION DEL
CIRCUITO
DE
MANIZALES
JUZGADO
QUINTO
Se dio respuesta
OFICINA ADMINISTRA
mediante radicado
23/05/2014 ASESORA TIVO ORAL 20149910051612 26/05/2014 3
20144000001791 el
JURIDICA DE 26/05/2014
BUCARAMA
NGA
CONTRALO
OFICINA RIA Se dio respuesta
mediante radicado
23/05/2014 ASESORA GENERAL 20149910051852 16/06/2014 24
20144000002731 el
JURIDICA DE LA 16/06/2014
REPUBLICA

notificaciones.
MARTHA Se dio respuesta
OFICINA judiciales@m
26/05/201 LLANETH mediante radicado
ASESORA arquetalia.go 20142080007602 05/06/2014 10
4 ALVAREZ 20144000002521 el
JURIDICA v
SALAZAR 05/06/2014
.co

LEIDY Ya se había contestado

OFICINA esta solicitud desde el
26/05/201 YOANA leidyyoana@g
ASESORA 20149050004322 05/06/2014 23/05/14 mediante 10
4 ACEVEDO mail.com
JURIDICA radicado
GUTIERREZ 20145000003621

27/05/201 OFICINA JORGE aventuraecoe 20149050004392 No hay No allega

4 ASESORA CASTIBLAN xtrema@yaho resultados de
JURIDICA CO o.com en el se
sistema evidencia
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 28 de 46
RODRIGUEZ Orfeo respuesta
No hay No allega
OFICINA CLAUDIA resultados de
27/05/201 eunemosine@
ASESORA ECHEVERRI 20149050004362 en el se
4 gmail.com sistema
JURIDICA RUBIANO evidencia
Orfeo respuesta
No hay No allega
OFICINA CLAUDIA resultados de
27/05/201 eunemosine@
ASESORA ECHEVERRI 20149050004372 en el se
4 gmail.com sistema
JURIDICA RUBIANO evidencia
Orfeo respuesta

WILLIAM Se dio respuesta

OFICINA
29/05/201 RAUL mediante radicado
ASESORA 20149910053842 11/06/2014 13
4 ARTEAGA 20142020006403 el
JURIDICA 11/06/2014
PESCELLIN

JUZGADO
SEGUNDO
ADMINISTRA Se dio respuesta
OFICINA
29/05/201 TIVO DE mediante radicado
ASESORA 20149910053852 04/06/2014 6
4 DESCONGE 20143000003091 el
JURIDICA 04/06/2014
STION DEL
CIRCUITO
DE TUNJA

JUZGADO 65
OFICINA DE Se dio respuesta
04/06/201 mediante radicado
ASESORA INSTRUCCI 20149910055642 19/06/2014 15
4 20144000002801 el
JURIDICA ON PENAL
19/06/2014
MILITAR

CONTRALO
OFICINA RIA Se dio respuesta
04/06/201 mediante radicado
ASESORA GENERAL 20149910055652 16/06/2014 12
4 20144000002711 el
JURIDICA DE LA 16/06/2014
REPUBLICA
CONTRALO
OFICINA RIA Se dio respuesta
06/06/201 mediante radicado
ASESORA GENERAL 20149910056912 18/06/2014 12
4 20141020002871 el
JURIDICA DE LA 18/06/2014
REPUBLICA

JUZGADO
OFICINA 125 DE Se dio respuesta mediante
06/06/2014 ASESORA INSTRUCCI 20149910056972 16/06/2014 radicado 20144000002691 el 10
JURIDICA ON PENAL 16/06/2014
MILITAR

TRIBUNAL
OFICINA Se dio respuesta mediante
ADMINISTRA
06/06/2014 ASESORA 20149910056992 08/08/2014 radicado 20144000003671 el 63
TIVO DEL
JURIDICA 08/08/2014
ATLANTICO
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 29 de 46
MINISTERIO
OFICINA Se dio respuesta mediante
DE
09/06/2014 ASESORA 20149910058072 16/06/2014 radicado 20144000002761 el 7
DEFENSA
JURIDICA 16/06/2014
NACIONAL

JESUS
OFICINA davidalvarez1 Se dio respuesta mediante
DAVID
16/06/2014 ASESORA [email protected] 20149050004802 02/07/2014 radicado 20142100002231 el 16
ALVAREZ
JURIDICA m 02/07/2014
ECHEVERRI

CLAUDIA
OFICINA Se dio respuesta mediante
PATRICIA
27/06/2014 ASESORA 20149910065422 15/07/2014 radicado 20142020003471 el 18
OLARTE
JURIDICA 15/07/2014
VILLANUEVA

JUZGADO
PRIMERO
ADMINISTRA
OFICINA Se dio respuesta mediante
TIVO DEL
02/07/2014 ASESORA 20149910066682 16/07/2014 radicado 20143000003611 el 14
CIRCUITO 16/07/2014
JURIDICA
DE
CARTAGEN
A

GLORIA
OFICINA Se dio respuesta mediante
EUGENIA
02/07/2014 ASESORA 20149910066712 11/07/2014 radicado 20141020003371 el 9
NARVAEZ
JURIDICA 11/07/2014
POSADA

YEISON Se envió respuesta por correo

OFICINA
HENRY corri365@hot electrónico
08/07/2014 ASESORA 20149050005682 21/07/2014 13
AVENDAÑO mail.com ([email protected]) el
JURIDICA
RODRIGUEZ 21/07/2014

Se envió respuesta por correo

OFICINA MARIO arochazuluag
electrónico
14/07/2014 ASESORA AROCHA [email protected] 20149050006042 24/07/2014 10
([email protected]
JURIDICA ZULUAGA m
) el 24/07/2014
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 30 de 46
Corresponde al aviso
de inicio de trámite
sancionatorio
dispuesto por el
Tribunal Administrativo
del Magdalena, dentro
de la acción de nulidad
y restablecimiento del Mediante
TRIBUNAL derecho radicado
OFICINA ADMINISTRA 2013-00021-00, que 2014991008885
16/06/2014 ASESORA TIVO DEL 20149910060762 fue atendido en su 2 el mismo
JURIDICA MAGDALEN oportunidad. Y Tribunal
mediante radicado ordena cesar el
A
20149910088852 el trámite
mismo Tribunal ordena
cesar el trámite
sancionatorio por
haber dado
cumplimiento al deber
legal de presentar la
información requerida.

Se dio respuesta
ANDRES mediante radicados
OFICINA mauricioramo
MAURICIO 20141020002961-
17/06/2014 ASESORA sabogado@g 20149000004862 20/06/2014 20141020002951- 3
RAMOS
JURIDICA mail.com 20141020002981
ZABALA
20/06/2014

Se pone en
conocimiento al
Instituto de una
Veeduría veeduría ciudadana en
OFICINA veeduriatunel el tema del tema del
Ciudadana No requiere
01/07/2014 ASESORA deoriente@g 20149000005342 túnel de oriente, en el
"Túnel de que el Instituto no tenía respuesta.
JURIDICA mail.com
Oriente" injerencia técnica
puesto que no se
emitió informe al
respecto

JUZGADO 65
OFICINA DE Se dio respuesta
mediante radicado
22/07/2014 ASESORA INSTRUCCI 20149910074602 24/07/2014 2
20144000003471 el
JURIDICA ON PENAL 24/07/2014
MILITAR

CESAR Se dio respuesta

OFICINA CGOMEZMO
ORLANDO mediante radicado
30/07/2014 ASESORA [email protected] 20149050006922 25/08/2014 26
GOMEZ 20141020003981 el
JURIDICA OM 25/08/2014
MONTAÑO

SINDICATO Se dio respuesta

OFICINA DE mediante radicados
08/08/2014 ASESORA EMPLEADO 20149910077442 10/09/2014 20141020004431- 33
JURIDICA S PUBLICOS 20141020004441
DEL IDEAM 10/09/2014
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 31 de 46

OFICINA ALCALDIA Se dio respuesta

mediante radicado
08/08/2014 ASESORA MUNICIPAL 20149910078032 16/09/2014 39
20141020004691 el
JURIDICA DE BETULIA 16/09/2014

Se dio respuesta
LADY mediante radicados
OFICINA
JOHANNA ladyjohanna3 20149910076462-
11/08/2014 ASESORA 20149000007112 21/08/2014 20144000003911- 10
RAMÍREZ [email protected]
JURIDICA 20141020003931
ROMÁN
21/08/2014

JUZGADO
SEGUNDO
Se dio respuesta
OFICINA PROMISCU
mediante radicado
12/08/2014 ASESORA O 20149910080012 04/09/2014 23
20141020004301 el
JURIDICA MUNICIPAL 04/08/2014
DE
NATAGAIMA

TRANSFOR Se
OFICINA MADORES Y encuentra No se allega
13/08/2014 ASESORA EQUIPOS 20149910080402 en trámite evidencia de
JURIDICA TRANSEQUI de respuesta
POS respuesta

FELIPE No hay
OFICINA resultados No se allega
ANDRES felo5323@gm
13/08/2014 ASESORA 20149050007422 en evidencia de
HOYOS ail.com el sistema
JURIDICA respuesta
QUINTERO Orfeo

Se dio respuesta
EMPRESA
OFICINA mediante radicados
DE
14/08/2014 ASESORA 20149910081822 11/09/2014 20141020004501- 28
ACUEDUCT
JURIDICA 20141020004511 el
O
11/09/2014

LEONARDO
Se dio respuesta
OFICINA MAGNO leoamayabog
mediante radicado
19/08/2014 ASESORA AMAYA [email protected] 20149000007962 11/09/2014 23
20141020004481 el
JURIDICA HERNANDE m 11/09/2014
Z

LEONARDO Se dio respuesta

OFICINA MAGNO leoamayabog mediante radicados
19/08/2014 ASESORA AMAYA [email protected] 20149000007972 04/09/2014 20141020004191- 16
JURIDICA HERNANDE m 20141020004221 el
Z 04/09/2014

ANDRES Se dio respuesta con

OFICINA
FERNANDO faranguito@h radicado
20/08/2014 ASESORA 20149050008132 15/09/2014 26
ARANGO otmail.com 20141020004591 el
JURIDICA
ARIAS 15/09/2014
 Código: E1-GMF-
13
Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 32 de 46
Se trata de un traslado
de una demanda de
inexequibilidad que
según el artículo 11 del
Decreto 2067 de 1991,
la entidad a la cual se
OFICINA CORTE corre traslado podrá No se allega
pronunciarse si lo
21/08/2014 ASESORA CONSTITUCI 20149910084202 evidencia de
considera oportuno. En
JURIDICA ONAL el caso en comento, se respuesta
demanda la
inexequibilidad del
Decreto 111 de 1952
cuya temática no exige
la participación del
Instituto.

Se dio respuesta
PEDRO
OFICINA mediante radicados
HERNAN
21/08/2014 ASESORA 20149910084782 03/09/2014 20142020009043- 13
RODRIGUE 20141020004351 el
JURIDICA
Z MORENO
03/09/2014

CLARA Se dio respuesta

OFICINA
PATRICIA mediante radicado
22/08/2014 ASESORA 20149910085072 02/09/2014 11
MESA 20142020004261 el
JURIDICA 02/09/2014
PARRA

Se dio respuesta
OFICINA NELLY mediante radicados
22/08/2014 ASESORA ALVAREZ 20149910085332 28/08/2014 20141020004111- 6
JURIDICA QUESADA 20141020004121 el
28/08/2014

LEONARDO
Se dio contestación
OFICINA MAGNO leoamayabog
mediante radicado
22/08/2014 ASESORA AMAYA [email protected] 20149000008212 04/09/2014 13
20141020004381 el
JURIDICA HERNANDE m 05/09/2014
Z

ADOLFO Se dio contestación

OFICINA
LEON naturaguas@ mediante radicado
23/08/2014 ASESORA 20149050008232 04/09/2014 12
GARCIA gmail.com 20142090003061 el
JURIDICA 04/09/2014
ARCILA

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HERMILSON hermilson.roja Técnico 1405-2014, de
05/05/2014 DE 20142080007062 14/05/2014 9
ROJAS [email protected] acuerdo a Nelson ya se
METEOROLOGIA
respondió
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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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WILLIAM Clopad@ocan Se dio respuesta con
SUBDIRECCION
ALONSO a- radicado
07/05/2014 DE 20149050003742 13/06/2014 37
PACHECO nortedesantan No. 20142090002001 -
METEOROLOGIA
ORTIZ der.gov.co 13-062014

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16/05/2014 DE 20142080007422 23/09/2014 correo electrónico el 23 130
ALVAREZ eloriente.com
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TATIANA anaitat_101@
19/05/2014 DE 20149050004092 21/07/2014 correo electrónico- 21 de 63
CUJIA VEGA hotmail.com
METEOROLOGIA julio de 2014

WILLIAM Se dio respuesta con

SUBDIRECCION williamrincon
RINCÓN radicado
20/06/2014 DE @gtcingenieri 20149000005042 07/07/2014 17
HERNÁNDE No.20144000003091 -
METEOROLOGIA a.com
Z 07-072014

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24/06/2014 DE ANDREA s- 20149000005102 16/07/2014 participación ciudadana 22
METEOROLOGIA RONDON santander.gov
- 16-
.co
07-2014

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HERNANDO hescobar1@h copia a
16/07/2014 DE 20149000006212 05/09/2014 participacion ciudadana 51
ESCOBAR otmail.com
METEOROLOGIA 05-09-
2014-

Archivo Técnico -
SUBDIRECCION
MIGUEL design@heda respuesta correo
17/07/2014 DE 20149000006342 19/08/2014 33
ORTIZ ga.com electrónico - 19-08-
METEOROLOGIA
2014

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jota939@hot
18/07/2014 DE ALVAREZ 20149050006292 23/09/2014 copia a participación 67
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METEOROLOGIA BLANDON ciudadana el 23 de
septiembre

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rusellcarrillo@
14/04/20 14 DE CARRILLO 20142080006742 21/04/2014 copia a 7
hotmail.com participación ciudadana
METEOROLOGIA PARADA
14-042014
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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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SUBDIRECCION acastaneda14
ANDRES copia a
14/04/20 14 DE [email protected] 20142080006752 participación ciudadana 1
FELIPE
METEOROLOGIA m 15-04-
2014-
15/04/2014

SUSAN
Se contesto al usuario
SUBDIRECCION GERALDIN geraldine.garc
999999914 via telefonica -
DE E ia@laopinion. 20142080006762 18/06/2014 65
/04/2014 Pronosticos y
METEOROLOGIA GARCÍA com.co
Alertas
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CAROLINA cnavarr4@ITS
14/04/2014 DE 20142080006772 15/04/2014 copia a participación 1
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METEOROLOGIA ciudadana el 15 de
abril de 2014

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julio.ayala@e radicado No.
23/07/2014 DE CESAR 20149000006672 11/08/2014 19
msaesp.com.co 20144000003761 el 11
METEOROLOGIA AYALA
de agosto de 2014

dimate77@ho
tmail.com Se dio respuesta por
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JAIME correo electrónico con
DE
25/07/2014 TELLEZ 20149050006782 15/09/2014 copia a participación 52
METEOROLOGI
SALAZAR ciudadana el 15 de
A
septiembre

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DE kevinruizcorre
11/08/2014 RUIZ 20149000007122 20/08/2014 respondieron el 20 de 9
METEOROLOGI [email protected]
CORREA agosto, se envió copia a
A
participación ciudadana

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SUBDIRECCION JOSE
correo electrónico el día
DE ERNESTO amatrusa@ho
20/08/2014 20149050008002 19/09/2014 19 de septiembre, con 30
METEOROLOGI PÉREZ tmail.com
copia a participación
A VILLOTA
ciudadana.

SUBDIRECCION Se respondió el 17 de
DE SANTIAGO septiembre por correo
METEOROLOGI GARCIA saga0303@h electrónico con copia a
20/08/2014 A ARANGO otmail.com 20149000008102 17/09/2014 atención al ciudadano 28
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 35 de 46

Fuente: Oficina de Control Interno

Tal como se describe en la anterior tabla, se evidencia que 42 solicitudes han superado un
tiempo de respuesta de más de 40 días.

A 26 solicitudes no se les adjuntó la respectiva evidencia de respuesta por parte de los

responsables, para establecer el trámite oportuno de las mismas.

Se observan solicitudes gestionadas fuera del aplicativo Orfeo; es decir, se tramitaron a través
de correo electrónico o llamada telefónica, sin lograr observar, en algunos casos, la evidencia
de la misma.

De lo anterior, se puede concluir que no se está dando cumplimiento a lo dispuesto en las

normas legales vigentes sobre la materia, a fin de atender de manera oportuna en los plazos
previstos por la Ley los requerimientos de los ciudadanos. Así mismo, no se lleva a cabo un
estricto control, por parte de los líderes de proceso sobre los requerimientos asignados; toda
vez que se reasignan a otros funcionarios y no se realiza seguimiento sobre la solución
definitiva de los mismos.

Adicionalmente, se pudieron detectar otras oportunidades de mejora, relacionadas a

continuación:

• Teniendo en cuenta que las Áreas Operativas hacen parte integral del Instituto y dentro de
cada una de ellas, igualmente, se recepcionan solicitudes, no se presenta información de
esas áreas; por lo cual no se realiza el respectivo análisis.
• En el procedimiento “Atención al Ciudadano” código E1-SCP-01, vr.2, tampoco se involucran
las áreas Operativas.

 Aunque la base de datos con la que cuenta el grupo de documentación, correspondencia,

archivo y orientación al ciudadano, se actualiza a diario, los mecanismos de control no son
lo suficientemente efectivos para lograr una mayor vigilancia de los requerimientos, en
términos de calidad y oportunidad.

4. SEGUIMIENTO A LA EFECTIVIDAD DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN

Para realizar seguimiento a la efectividad de los canales se tomo la información suministrada

tanto por el Grupo de Archivo Técnico como del Grupo de Atención al Ciudadano, durante el
período enero a julio 2014.
 Código: E1-GMF-
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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Tabla No. 4 Relación atención usuarios para consulta información hidrometeorológica.

Mes/ Ventanill Convenios/ Total

Corresp.@ ORFEO Teléfono Internet
Canal a contribu ciones solicitudes
Enero 119 6 365 52 303 402 1.247
Febrer 176 12 512 60 409 456 1.625
o
Marzo 206 29 546 92 417 547 1.837
Abril 190 15 533 80 415 803 2.036
Mayo 233 12 559 57 401 639 1.901
Junio 134 13 435 30 402 685 1.699
Julio 142 23 528 64 423 981 2.161
1.200 110 3.478 435 2.770 4.513 12.506

10% 1% 28% 3% 22% 36% 100%

Fuente: Grupo Archivo Técnico y análisis Oficina de Control Interno

De acuerdo con la información suministrada por el Grupo de Archivo Técnico se obtiene la

siguiente gráfica:

Fuente: Análisis Oficina de Control Interno

El canal de información más utilizado en el período comprendido entre enero y julio de 2014 es
la consulta a través de Internet, en el link solicitud de información, con un 36% de preferencia.
En desarrollo de la metodología para la auditoría, el 12 de septiembre se realizó visita a la
dependencia y se observó que del 1 al 12 de septiembre, habían ingresado 255 solicitudes las
cuales no se habían respondido, sin embargo, a ese momento, se encontraban dentro del
término de Ley.

El segundo canal más utilizado es el de correspondencia a través de Correos electrónicos,

con un 28%. El Instituto cuenta con tres correos electrónicos: [email protected],
[email protected] y [email protected], los cuales entran a una sola bandeja, no se
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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evidencia cuánta información ingresa por cada correo, como tampoco se radica por orfeo y no
existe un mecanismos para llevar a cabo la trazabilidad.

Se observó que cuando una solicitud corresponde a una dependencia diferente al grupo de
archivo técnico, la persona encargada la asigna a la dependencia correspondiente, donde no
se sabe con certeza la finanlizaciòn del trámite. Se tomó una muestra del correo recibido el 16
de enero de la usuaria Paola Andrea Barrientos Arango, Archivo Técnico la remitió a la
Subdirección de Meteorologìa al funcionario Hugo Saavedra siendo necesario recurrir a otro
funcionario para lograr conocer la oportunidad de la respuesta; evidenciando nuevamente lo
afirmado en el presente documento, en el sentido de no cerrar el ciclo o no corroborar la
respuesta dada.

El coordinador Nelson Castro afirma que por ese medio se contestan los requerimientos a
diario por el elevado porcentaje.

En tercer lugar de preferencia están las solicitudes a través del Teléfono, a las 2.770 llamadas
que ingresaron de enero a julio se les dieron respuesta., sin embargo, se observa que no se
lleva planilla para llevar el control de las llamadas, de lo cual se deja la observación respectiva
para la mejora en el proceso.

Atención por ventanilla: De acuerdo con los datos suministrados de la tabla No. 3 y con la
visita realizada a la dependencia, de las 1.200 solicitudes recibidas en el período se atendió la
totalidad.

Orfeo: Según datos confirmados por el coordinador de archivo técnico todas las solicitudes
fueron contestadas en los términos señalados por la ley. Sin embargo se verifica por Orfeo la
información se encuentran pendientes tres (3) solicitudes las cuales se remitieron a las áreas
competentes.

Se observa que los radicados por ORFEO: 20149050004272 reenviado al Area Operativa 11
aún no cuenta con respuesta, del mismo modo se encuentra la solicitud 20149000006012 y
20142080007022 enviada a la Subdirección de Meteorología.

Se considera necesario que la oficina de Atención al usuario cruce información con las
dependencias antes de enviar el reporte para que los datos consignados sean reales.

Convenios/contribuciones: De las 110 solicitudes recibidas de enero a julio de 2014, los

usuarios recibieron respuesta oportuna. Se evidencia en la muestra tomada en el aplicativo
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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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ORFEO 20142090000551 (fecha solicitud 10 de marzo y fecha de respuesta 11 de marzo de
2013).

Es importante implementar mecanismos para que las solicitudes que ingresen por cualquier
mecanismo, siempre sean radicadas en el módulo radicación web-ORFEO atención al
ciudadano para el monitoreo permanente.

Se observó que los canales menos efectivos son: el chat debido a que el funcionario asignado
para contestar no cuenta con la disponibilidad de tiempo para atender de manera integral este
mecanismo en el horario establecido, toda vez que es el mismo funcionario quien debe atender
los demás canales dispuestos para PQRS. El buzón pues no se cuenta con información
obtenida a través de éste medio y tampoco se hace difusión sobre la existencia de los mismos.
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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5. RIESGOS DE CORRUPCIÓN

La Oficina de Control Interno procedió a revisar los riesgos de corrupción previstos en el mapa
de riesgos, establecido en cumplimiento del Estatuto Anticorrupción, donde se evidenció la
formulación de los siguientes riesgos de corrupción:

• No. 15- “Incumplimientos legales de los términos de respuesta establecidos para atender
la queja o reclamo”, cuyo responsable es el Grupo de Documentación, Archivo,
Correspondencia y Orientación al Ciudadano.
• No. 16 - “Cobro por realización de trámites que no requieren cobro. No registrar los
cobros recibidos por los trámites”, responsables Secretaría General, Oficina Asesora de
Planeación.

Frente a lo anterior, es importante anotar que el riesgo No. 15 relacionado con el

incumplimiento legal de los términos, ya que encuentra materializado. Razón por la cual, su
tratamiento debe ser diferente y los responsables del proceso deben realizar seguimiento
periódico para evidenciar en tiempo real dicha situación y tomar las medidas pertinentes.

En lo que hace referencia al riesgo No. 16, este debe reconsiderarse/reformularse en términos
de lo establecido en la Ley 1712 de 2014, toda vez que a partir del 11 de septiembre no se
realiza ningún cobro por solicitud de información. Esto es fácilmente evidenciable si se
monitorea de forma regular los riesgos de cada proceso.

De otro lado, se evidenciaron otras oportunidades de mejora como son:

Aunque la oficina de Atención al Ciudadano envía las solicitudes de las PQRS a las
dependencias y se reitera la respuesta a trámites pendientes, se evidencia la falta de
comunicación entre estas instancias, con el fin de monitorear y hacer seguimiento para
minimizar los tiempos de respuesta y lograr mayor efectividad en la atención de las mismas.
Así mismo, la falta de seguimiento por parte del líder del proceso/responsable de la respuesta.

Cuando una dependencia redirecciona un trámite o solicitud a otra dependencia no se realiza

ningún registro que permita el control y seguimiento.

No se tienen en cuenta los tiempos de respuesta para cada PQR, lo que significa que no se
está prestando un servicio con calidad a los usuarios.

Los números de radicados de algunos ORFEOS no se encuentran en el sistema, por lo tanto

las dependencias no pueden responder.
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
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Se encuentran trámites dentro de la relación de pendientes que ya habían sido reportados
como finalizados

Se evidenció la falta de control y seguimiento por parte del Grupo de Documentación, Archivo,
Correspondencia y Orientación al Ciudadano y los líderes o responsables de las respuestas,
sobre los trámites en el sistema Orfeo que no se están cerrando para culminar el proceso por
parte de los líderes de proceso.

No se evidencia la ejecución de acciones preventivas para prevenir la probabilidad de materialización d el

riesgo No. 15 del mapa de riesgos de corrupción del Instituto.

6. FORTALEZAS

En el proceso de auditoría, fueron detectadas las siguientes fortalezas:

1. La entidad cuenta con diferentes canales como alternativas para que los
ciudadanos / Usuarios adelanten sus solicitudes ante el IDEAM.
2. Se cuenta con una instancia de atención a los ciudadanos y recepción de pqrs.
3. La dependencia de Atención al ciudadano cuenta con recursos vigencia 2014
para la implementación de la estrategia de atención al ciudadano, la cual
permitirá realizar una mejora continua al sistema importante para mejorar la
comunicación con los funcionarios y usuarios
4. Como parte de las actividades de implementación de la Estrategia de Atención al
Ciudadano, la cual se encuentra en desarrollo, a 30 de Septiembre se capacitaron 138
funcionarios del instituto a nivel nacional en “formación en competencias técnicas y
humanas enfocadas a mejorar el servicio al ciudadano del IDEAM”. Adicionalmente, en
el diagnóstico se evidenciaron fortalezas como: Centralización de toda la
información a través de la página WEB y la canalización de todas las solicitudes
a través de la página WEB y el sistema ORFEO.

7. NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES
DETECTADAS

N OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio RECOMENDACIONES

C afectado)
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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A la fecha no se han presentado avances
integrales al plan de mejoramiento La coordinadora del Grupo de
formulado respecto a la auditoría realizada Documentación,
en el mes de febrero de 2014, sobre Correspondencia, Archivo y
PQRS del año 2013. Orientación al Ciudadano, debe
presentar los avances de
En el Sistema de Gestión Integrado del seguimiento y autocontrol de las
X actividades suscritas en el Plan
IDEAM se ha establecido el procedimiento
de Mejoramiento, a la Oficina de
de Seguimiento código: V1-SEP-03P-01,
Control Interno, durante los
V2., incumpliendo las actividades 9 y 10
cinco primeros días de cada
dónde se establece la responsabilidad del mes.
funcionario designado para responder el
asunto.
Realizar monitoreo periódico al
Se evidencia falta de seguimiento periódico trámite efectivo de los
por parte de los responsables del proceso requerimientos de los usuarios
de Atención internos y externos.

N OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio RECOMENDACIONES

C afectado)
X al Ciudadano, los líderes de proceso y los
funcionarios a los cuales se les reasignan
las pqrs. Criterio: Meci 2014, elemento
autoevaluación.

x Fortalecer las acciones de monitoreo de

los riesgos propios del proceso de Realizar seguimiento a los
Atención al Ciudadano, tanto de gestión riesgos del proceso, a fin de
como de corrupción. lograr minimizar la ocurrencia
de los mismos o la viabilidad de
Meci 2014 – Administración del Riesgo y tomar acciones en tiempo real.
NTCGP 1000:2009 acciones preventivas.
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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Se evidencia la falta de depuración de
información con las personas encargadas
en cada una de las dependencias, con el
fin de corroborar información sobre las
respuestas a las peticiones. Quejas y
reclamos y obtener los datos reales que se El Grupo de Documentación,
presentan en los informes. Correspondencia, Archivo y
X
Orientación al Ciudadano debe
En el Sistema de Gestión Integrado del cumplir las actividades
IDEAM se ha establecido el procedimiento establecidas en el
de Servicio de atención al ciudadano procedimiento de Servicio de
código: E1-SCP-01, V2. atención al ciudadano código:
E1-SCP-01, V2
Aunque la base de datos se actualiza a
diario, del procedimiento de Servicio de
atención al ciudadano código: E1-SCP01,
V2, no se cumplen las actividades 8, 9 y
10 dónde se establece la responsabilidad
del Grupo de Documentación,
Correspondencia, Archivo y Orientación al
Ciudadano.
Con la información suministrada por el
Grupo de documentación,
correspondencia, archivo y orientación al
ciudadano no es posible establecer la
clasificación de radicados por canal, ni se El Grupo de Documentación,
puede evidenciar la clasificación de PQR´s Correspondencia, Archivo y
de acuerdo al tipo de requerimiento, para Orientación al Ciudadano, debe
el período revisado. presentar los informes con los
X
requerimientos establecidos y
La Resolución 1369 de 2010 en el artículo en el plazo fijado a las
vigésimo séptimo. Informes. Establece: “El dependencias
Grupo de Documentación, correspondientes.
Correspondencia, Archivo y Orientación al
Ciudadano, elaborará un informe que
contenga la relación de los servicios sobre
los que
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
Página 43 de 46
NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio RECOMENDACIONES
afectado)
presente el mayor número de quejas y las
principales recomendaciones sugeridas
por los particulares. Este informe será
enviado semestralmente a la Secretaría y
a la Oficina de
Control Interno, para lo de su competencia”

El artículo vigésimo séptimo de la

resolución 1369 de 2010, no se está
cumpliendo.
No se evidencian acciones preventivas o
correctivas para prevenir la probabilidad
de materialización del riesgo No. 15 del
mapa de riesgos de corrupción del
Instituto, que establece: “Incumplimientos
legales de los términos de respuesta
establecidos para atender la queja o
reclamo”.

La Norma técnica de calidad en la gestión El Grupo de Documentación,

pública NTCGP 1000:2009, establece que Correspondencia, Archivo y
X se deben tomar acciones conforme según Orientación al Ciudadano debe
lo establecido en los numerales 8.5.2 cumplir las actividades que le
Acción correctiva y 8.5.3 Acción competen y están establecidas
preventiva. en el procedimiento de Acciones
En el Sistema de Gestión Integrado del correctivas preventivas y de
IDEAM se ha establecido el procedimiento mejora código: E1-GMP-03, V2.
de Acciones correctivas preventivas y de
mejora código: E1GMP-03, V2.

La actividad 1 del procedimiento de

Acciones correctivas preventivas y de
mejora código: E1GMP-03, V2., donde se
establece responsabilidad entre otros a los
líderes de proceso no se esta cumpliendo.

Realizado el análisis en términos de Se considera que el Grupo de

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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
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02/09/2013
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oportunidad, de aquellas solicitudes que Documentación,
fueron tramitadas, se encontró que 42 Correspondencia,
solicitudes se gestionaron fuera de tiempo; Archivo y Orientación al
26 aún no han sido gestionadas o no se Ciudadano; así como los líderes
logró contar con la respectiva evidencia de proceso deben realizar
por parte de los responsables. Se seguimiento a los trámites;
evidenciaron casos tan críticos como el mejorar la comunicación interna
GRUPO PROGRAMA OPERACIÓN DE entre áreas para lograr un
REDES donde hay tiempos de respuesta cumplimiento efectivo y
de 237, 203 días; SUBDIRECCIÓN DE oportuno en la respuesta a los
ESTUDIOS AMBIENTALES con 191 y 170 requerimientos de usuarios
días. internos y externos.
NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

La LEY 1437 DE 2011, Por la cual se expide el Analizar la viabilidad de que el

Código de Procedimiento Administrativo y de lo aplicativo Orfeo pueda parametrizarse
X Contencioso Administrativo, en el CAPÍTULO II. de modo tal que permita generar
Derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos y alertas, reportes sobre las
pqrs y un recusaciones, establece en el Artículo mayor control sobre las
mismas.
9°. Prohibiciones. A las autoridades les queda
especialmente prohibido: En el entendido que el proceso de
10. Demorar en forma injustificada la producción del Atención al Ciudadano
es transversal a acto, su comunicación o notificación. a los demás procesos
de la Entidad, se recomienda que todos los servidores
En el Artículo 14 de la citada Ley. Términos para apliquen en su labor diaria
las resolver las distintas modalidades de sugerencias de la oficina de Control
peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de Interno, a fin de
optimizar el uso del sanción disciplinaria, toda petición deberá Sistema
ORFEO y mejorar los servicios resolverse dentro de los quince (15) días
siguientes que presta el Instituto a los usuarios. a su recepción.

Nota: Tanto las No Conformidades como las Observaciones identificadas se encuentran

establecidos como “hallazgos de auditoría”.

8. CONCLUSIONES
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
02/09/2013
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Describir de manera breve los aspectos a rescatar de la auditoría Interna

La entidad cuenta con diversos canales de comunicación cumpliendo con la

normatividad, los cuales deben ser aprovechados al máximo por los usuarios. Sin
embargo se observa la falta de seguimiento, monitoreo, envío de información,
publicación de la información e interacción entre las diferentes dependencias con el fin
de entregar información actualizada de manera oportuna y con calidad.

9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:

Este informe se comunicará después de la auditoría y posterior a la revisión por parte del
Auditor Líder, aplicará únicamente a los procesos involucrados y no será divulgado a terceros
sin su autorización.

Nombre completo Responsabilidad Firma

Nombre completo Responsabilidad Firma

MARTHA YANETH URIBE Auditoras Líderes
ORTEGA
Profesional Universitario
ROSA MARIA SEGURA
FORERO
Profesional Especializado

CLEMENTINA DEL PILAR

GONZÁLEZ PULIDO
Secretaria General.

NUBIA TRASLAVIÑA Líder del Proceso

Coordinadora Grupo de
Documentación, Archivo,
Correspondencia y
Orientación al
Ciudadano
MEPJ
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Versión: 2.0
INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
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