Estructura de una base de datos (BD)

4.1.1. Conceptos de BD, creación de tablas, campos, registros y

tipos de datos

Base de datos (BD)

Se llama base de datos, o también banco de datos, a un conjunto de información

perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su
posterior recuperación, análisis y/o transmisión. Existen actualmente muchas
formas de bases de datos, que van desde una biblioteca hasta los vastos
conjuntos de datos de usuarios de una empresa de
telecomunicaciones. [Link]

Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la

información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder
acudir a ella posteriormente. En ese sentido, la aparición de la electrónica y la
computación brinda el elemento digital indispensable para almacenar enormes
cantidades de datos en espacios físicos limitados, gracias a su conversión en
señales eléctricas o magnéticas.

El manejo de las bases de datos se lleva mediante sistemas de gestión (llamados

DBMS por sus siglas en inglés: Database Management Systems o Sistemas de
Gestión de Bases de Datos), actualmente digitales y automatizados, que
permiten el almacenamiento ordenado y la rápida recuperación de la
información. En esta tecnología se halla el principio mismo de la informática.

En la conformación de una base de datos se pueden seguir diferentes modelos

y paradigmas, cada uno dotado de características, ventajas y dificultades,
haciendo énfasis en su estructura organizacional, su jerarquía, su capacidad de
transmisión o de interrelación, etc. Esto se conoce como modelos de base de
datos y permite el diseño y la implementación de algoritmos y otros mecanismos
lógicos de gestión, según sea el caso específico.

[Link]

Creación de tablas, campos, registros y tipos de datos

Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque en ellas es
donde se conserva toda la información o los datos. Así, una base de datos de
una empresa puede tener una tabla Contactos que almacene los nombres de los
proveedores, las direcciones de correo electrónico y los números de teléfono. Ya
que otros objetos de base de datos dependen en gran medida de tablas, siempre
debe iniciar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego
crear cualquier otro objeto. Antes de crear una, tenga claro cuáles son sus
requisitos y decida cuántas necesita.

[Link]
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Una base de datos “relacional”, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla (figura 1)
almacena datos sobre un tema en concreto, como empleados, clientes o
productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos
tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

Figura 1: Se muestra la informacion de la tabla Clientes en un ejemplo de BD Access

En el gráfico anterior se pueden identificar los siguientes componentes de una

tabla

1. Un registro: contiene datos específicos, como información acerca de un

determinado empleado o un producto.
2. Un campo (o atributo): contiene datos sobre un aspecto del asunto de la
tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico. Cada campo
tiene asociado un tipo de dato permitido, es decir, la naturaleza de la
información que puede almacenar; así, por ejemplo, el campo Compañía
permite almacenar datos alfanuméricos (números y letras).
3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo, por ejemplo,
“Antonio”, “Compañía A”, “$1500.00”, “antonio@[Link]”, etc. Cada
valor de campo es la información almacenada en la tabla de datos.

Nota: Normalmente, una base de datos es un conjunto de tablas relacionadas

entre sí, que contienen información sobre algún aspecto particular, permitiendo
la manipulación, recuperación y realización de consultas sobre la información
almacenada.
 Para crear una tabla en Microsoft Access, puede crear una base de datos,
insertar una tabla en una base de datos existente, o bien importar o vincular a
una tabla desde otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base de datos).

• Al crear una base de datos en blanco (figuras 2 y 3), se inserta

automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir
datos en la tabla para empezar a definir los campos.

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Figura 2: Menú Archivo para la creación de una BD en blanco en Access

Figura 3: Luego de escoger la opción BD en blanco se muestra una ventana para crear tablas
de datos y llenarlas con la informacion correspondiente (agregar campos con tipo de dato,
llenar registro de datos, etc). Por defecto, siempre se creará en cada tabla un campo Id
(Identificador) autonumérico que se incrementará automáticamente cuando se llene un nuevo
registro.

• Crear una nueva tabla en una base de datos existente

 1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece
bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de
exploración para localizar la base de datos (cualquier archivo con
extensión mdb en Access).
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir
y luego haga clic en Abrir.
3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la

vista Hoja de datos.

• Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. Haga clic en Archivo > Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la
que desea crear una tabla.
3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic
en uno de los orígenes de datos disponibles.

1. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada

paso.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

4.1.2. Tipos de claves

Una tabla puede incluir un campo o conjunto de campos que “identifiquen de
forma única” cada registro almacenado en ella; esta información se denomina
“clave principal” (o llave) de una tabla. También hay la “clave externa o
foránea”, cuando la clave contiene valores que se corresponden con los valores
de la clave principal de otra tabla.

Por otro parte, en Access, una clave principal tiene asociado el icono. Existen
tres tipos de claves principales que pueden ser definidas por Microsoft Access:

• Auto numérico: es el primer campo que, por defecto, asigna Access a

una nueva tabla (por ejemplo, el campo Id)
• Campo simple: un único campo definido por el usuario (por ejemplo, el
campo Cédula de Identidad)
 • Campos múltiples: varios campos definidos por el usuario (por ejemplo,
Fecha de transacción + Número de transacción)

[Link]
[Link]

Para asignar una clave principal en Access, siga el siguiente procedimiento:

1. Desde el panel del explorador hacer clic en la tabla donde desea asignar la
clave principal.

2. Hacer clic en el botón Diseño de la tabla, luego en la sección Ver y

seleccionamos Vista Diseño.
3. Luego seleccionar el (los) campo (s) que será (n) parte de la clave principal.

4. Hacer clic en la ficha para definir el campo seleccionado como clave

principal.

Nota: La clave principal permite que el usuario no tenga datos duplicados en los
campos definidos que conforman la referida clave, posibilitando la identificación
única de cada registro.

Nota: Para quitar la clave principal de un campo (s), deberá seleccionarlo (s)

nuevamente y hacer clic en la ficha

Por otra parte, se pueden añadir índices a las tablas de datos. Un índice es un
campo o combinación de campos que facilitan la búsqueda de información dentro
de una BD. El índice tiene un funcionamiento similar al índice de un libro,
guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición
en la base de datos. Se recomienda indexar solamente los campos que se
acceden o buscan con mayor frecuencia en una [Link] buscar un elemento
que esté indexado, sólo hay que buscar en el índice dicho elemento para, una
vez encontrado, devolver un registro que se encuentre en la posición marcada
por el índice.

Para agregar un índice, hacer el siguiente procedimiento:

• Escoger la tabla donde se desea asignar el índice

• Hacer clic en el botón diseño de tabla.

• Una vez mostrada la ventana diseño de tabla, hacer clic en el campo que
se necesita definirlo como índice; luego hacer clic en opción Indexado
(con duplicados o sin duplicados).
4.1.3. Relación entre tablas
En una base de datos las relaciones permiten evitar datos redundantes. Por
ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará un seguimiento de
la información sobre ventas, es posible que tenga una tabla llamada "Productos"
que almacene información sobre cada producto vendido, como el nombre del
producto, la cantidad, número de orden. También hay información que es posible
que desee almacenar sobre el número de cliente, número del empleado
vendedor, categoría del producto, etc. Si almacenara toda esta información en la
tabla "Productos", el número del vendedor se duplicaría para cada producto
vendido.

[Link]

Una mejor solución es almacenar la información de las ventas en varias tablas:

ítems, órdenes, Productos, estableciendo relaciones entre ellas (figura 4).

Figura 4: Ejemplo de tablas relacionadas para evitar la redundancia de información

 Para asegurarse de que los datos permanecen sincronizados, puede forzar
la integridad de referencias entre las tablas. Las relaciones de “integridad de
referencias” ayudan a asegurarse de que la información de una tabla coincide
con la información de otra. Por ejemplo, cada ítem vendido de la tabla "ítems"
debe estar asociado a un catálogo de productos (tabla Productos). No se puede
agregar un ítem vendido a la base de datos de un producto que no existe en la
base de datos.

En consecuencia, tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es
preciso proporcionar a Access un medio para recopilar de nuevo esa información
cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que
estén relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se
pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la
información de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a
continuación incluye información recopilada de varias tablas (figura 5):

[Link]
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Figura 5: Formulario Access que recopila información de

cuatro tablas (1 Clientes, 2 Pedidos, 3 Productos, 4 Detalle de pedidos)

Los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información
acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las
relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos
clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la
mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una
tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave
externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los
pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de
tabla entre los campos Id. de empleado en las tablas Empleados y Pedidos
(figura 6).
Figura 6: Campos coincidentes (1 y 2) para relacionar las tablas Empleados y Pedidos; Id. De
empleado aparece en ambas tablas

Tipos de relaciones de tablas

Para relacionar tablas hay que ir a la pestaña Tabla, herramienta Relaciones y

seleccionar las tablas que se requieren relacionar (figuras 7 y 8). Existen tres
tipos de relaciones de tablas en Access.

Figura 7: En rojo la herramienta para crear relaciones en Access

Figura 8: Selección de tablas para relacionar en Access. Para crear la relación clic en campo
Cédula de Identidad de tabla Clientes y arrastre hasta el mismo nombre de campo en tabla
Intermedia

Relación uno a varios

Usemos como ejemplo una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya
una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier
número de pedidos. Por cada cliente representado en la tabla Clientes puede
haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por lo tanto, la
relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios
(1..∞).

Para representar una relación uno a varios en el diseño de la base de datos,

tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como campo o
campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por
ejemplo, agregaría un nuevo campo (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla
Pedidos y lo denominaría Id. de cliente. Así, Access puede usar el número de
identificador del cliente de la tabla Pedidos para dar con al cliente correcto de
cada producto (figura 9).
 Figura 9: Ejemplo de relación uno a varios

En conclusión, en una relación uno a varios entre dos tablas A y B, un registro

de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, pero un
registro de la tabla B tiene como máximo un registro coincidente en la tabla A

Relación varios a varios

Centrémonos ahora en la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otra parte, un único producto
puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, por cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, por cada
registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos.
Esta relación se denomina relación de varios a varios. Tenga en cuenta que,
para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es
importante que considere ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios (∞..∞), debe crear una tercera
tabla, a menudo denominada tabla de unión o vinculación, que divide la relación
de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal
de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla
registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos
y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante
la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un
pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en
muchos pedidos (figura 10).
Figura 10: Descomposición de una relación varios a varios (entre Pedidos y Productos) en dos
relaciones uno a varios (Pedidos-Detalles del pedido y Productos-Detalles del pedido)

En conclusión, en una relación varios a varios entre dos tablas A y B, un registro

de la tabla A puede tener más de un registro coincidente en la tabla B, y un
registro de la tabla B también puede tener más de un registro coincidente en la
tabla A. No obstante, es necesario crear una tercera tabla C, para generar dos
relaciones uno a varios hacia esta tabla.

Relación uno a uno

En una relación uno a uno (1..1), cada registro de la primera tabla solo puede
tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Esta relación no
es común porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este
modo se almacena en la misma tabla. Puede usar la relación uno a uno para
dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones
de seguridad o para almacenar información que solo se aplica a un subconjunto
de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben
compartir un campo común.

4.1.3. Administración de tablas

Una base de datos relacional, como Access normalmente tiene varias tablas
relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos
sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de
datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

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Propiedades de tabla y campo

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para
controlar sus características o su comportamiento (figura 11).

Figura 11: Propiedades de tabla (1) y propiedades de campo (2)

En una base de datos de Access, las propiedades de tabla son atributos de una
tabla que afectan a la apariencia o al comportamiento de la tabla como un todo.
Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de tabla,
en la vista Diseño. Por ejemplo, puede establecer una propiedad de tabla
de Vista predeterminada para especificar el modo en que se va a mostrar la
tabla de manera predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define

una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del
campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en Vista de hoja de
datos. Las propiedades de campo también se pueden establecer en la vista
Diseño por medio del panel Propiedades del campo.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo
de datos que almacena el campo, como una gran cantidad de texto o archivos
adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero es diferente de otras

propiedades de campo de la siguiente manera:

• Permite establecer el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de

diseño de la tabla, no en el panel Propiedades del campo.
• El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el
campo.
• Se debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo.

Nota: Si usted empieza a ingresar datos en un campo sin haber especificado el

tipo de dato, Access hará la detección automática del tipo.

Nota: Una vez definido el tipo de dato para un campo, cada vez que se ingrese
un nuevo dato Access hará la validación correspondiente, indicando si hubo
algún inconveniente.
4.2. Formularios y consultas

4.2.1. Creación de formularios con asistente y vista diseño

Los formularios hacen que sea más fácil ver u obtener los datos que se buscan
en una BD. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con
los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la
base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de
datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los
que ser eficaces y poder especificar datos con precisión (figura12).

[Link]
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Figura 12:: Ejemplo de un formulario para visualizar Productos

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la

pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si
desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el
formulario, puede usar el Asistente para formularios (figura 13). El asistente
también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo,
puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina
previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.

[Link]
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 Figura 13: Uso del Asistente para la creación de formularios

También puede crear un formulario en Vista diseño, en tal caso vaya a la pestaña
Crear > herramienta Diseño del formulario (figura 14).

Figura 14: En rojo, uso de Vista diseño del formulario para la creación de formularios

Luego de seleccionar Diseño del formulario se desplegará un formulario en

blanco, mismo que deberá ser asociado a una tabla o consulta, y luego se le
pondrán los controles correspondientes (figura 15).
Figura 15: Formulario en blanco para colocar controles que necesite el usuario. El cuadro Hoja
de propiedades se despliega haciendo clic en el ícono encerrado en rojo.

En la hoja de propiedades del formulario, en el campo Origen del registro, se

selecciona la tabla o consulta de donde proceden los registros para el
formulario. En la parte superior del formulario se tiene una lista de controles
(cuadro de texto, etiqueta, botón, etc.) que se pueden añadir al formulario. Cada
control también tiene su respectiva Hoja de propiedades, así por ejemplo si se
añade un control etiqueta y cuadro de texto, se deberá especificar los nombres
correspondientes para cada control, y si es el caso, el campo de la tabla al que
hace referencia (figura 16).
Figura 16: Formulario con un control etiqueta y cuadro de texto. En el ejemplo, la etiqueta tiene
por título Producto, y el cuadro de texto se enlaza al campo NomProducto de la tabla Producto
para mostrar la lista de productos.

Por otra parte, existen diversos modos de crear un formulario en una base de
datos de escritorio de Access. A continuación, se explican algunos de ellos.

• Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en

Access

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en

el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos
del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario,

se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros
de texto para que quepan los datos.

• Crear un formulario en blanco en Access

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en

la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un
formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de
campos.
2. En este panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto
a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el
formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo
hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga
 presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después,
arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según
qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar
un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar
el campo de nuevo.

1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de

presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un
título, números de página o la fecha y la hora.
2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic
en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

• Crear un formulario dividido en Access

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una
vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas
de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte
correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y,
después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las
dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento
sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el

panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos.
Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario
dividido. Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño.
Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que
quepan los datos en caso necesario.

• Crear un formulario que muestre varios registros en Access

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo)
resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros,
pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la
herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene

los datos que desee ver en el formulario.
2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede

realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así,
puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

• Crear un formulario que contenga un subformulario en Access

A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas

distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo
formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo.

• Crear un formulario de navegación en Access

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un

control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente
en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si
tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de
navegación de Access no se muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de

navegación.
2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y
elija el estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario

en la vista Presentación.

4.2.2. Tipos de consultas

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un
formulario o informe suelen estar repartidos en varias tablas. Con una consulta,
se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla en
el formulario o informe. Una consulta puede servir para pedir resultados de datos
de la base de datos, para llevar a cabo una acción relativa a los datos o para
ambas cosas. También sirve para obtener una respuesta a una pregunta sencilla,
efectuar cálculos, combinar datos de distintas tablas o agregar, cambiar o
eliminar datos de una base de datos. Dada su enorme versatilidad, existen
muchos tipos de consulta y el tipo que se cree depende de la tarea que quiera
realizarse.

[Link]
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En general, se tienen dos tipos de consultas:

• De Selección: Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.

• De Acción: Para agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea tiene un
tipo específico de consulta de acciones. Las consultas de acciones no
están disponibles en las aplicaciones web de Access

4.2.3. Creación de consultas en vista diseño

Al elegir el modo Diseño de consulta (figura 17), aparecerá la ventana Consulta
(de selección) sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar tabla (figura 18).
Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botón
Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta
seleccionarla y apretar DEL para borrarla del área de tablas.

Figura 17: Herramienta para vista Diseño de consulta

Figura 18: Ventana de diálogo Mostrar tabla

La ventana Consulta posee dos áreas: el área de las tablas envueltas en la

consulta y el área de la consulta propiamente dicha. En esta última área el
montaje de la consulta es hecho a través del esquema QBE (Query By Example).
En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del área superior
de la ventana para el área inferior. En la planilla QBE cada columna contiene
informaciones al respecto del campo incluido en la consulta (Gráficos No. 19 y
No. 20). El área de consulta tiene un campo llamado Criterio, en donde se
colocará una condición por cada campo (si es necesario) para filtrar los registros
requeridos en la consulta (por ejemplo, obtener los productos cuyo precio sea
superior a 1.5 unidades monetarias, en cuyo caso escribiremos en criterio del
campo precio: > 1.5).

Nota: Para realizar consultas más complejas se puede usar la opción SQL
(Structured Query Language/Lenguaje de Consulta Estructurado) ubicada en la
esquina inferior izquierda de Access.

[Link]

4.3. Informes en BD
4.3.1. Creación de informes con asistente y vista diseño
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información
contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear
un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe
del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

[Link]
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Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la

información de la base de datos con alguno de los siguientes propósitos:

• Mostrar o distribuir un resumen de los datos.

• Archivar instantáneas de los datos.
• Aportar detalles sobre un registro concreto.
• Crear etiquetas.

Aunque es posible crear informes “no enlazados” que no muestren datos, se dará
por sentado que un informe está enlazado a un origen de datos como una tabla
o consulta.

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede usar el Asistente para informes para ser más selectivo con los campos
que aparecen en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y
ordenan los datos, y puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre
que haya especificado con anterioridad las relaciones entre
ellas. [Link]
datos-relacionales/3-4-crear-informes-en-microsoft-access

En la pestaña Crear, grupo Informes, iniciaremos el asistente pulsando

y seguiremos las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. Esta
es la primera ventana que veremos:

En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe. Primero
seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del
cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar
datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos
y luego elegir como origen del informe esa consulta. A continuación
seleccionamos los campos haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y clic

sobre el botón

o simplemente doble clic sobre el campo. Si nos hemos equivocado de campo

pulsamos el botón y

el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el

botón o

deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón

Luego, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la ventana que puede a

continuación:
En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe.
Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos
y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo
normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre

el campo por el

cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente

hacer doble clic sobre el campo). En la parte de la derecha aparece un dibujo
que nos indica la estructura que tendrá nuestro informe, en la zona central
aparecen los campos que se visualizarán para cada registro, en nuestro ejemplo,
encima aparece un grupo por código de curso.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera

correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones

la flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia

abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento.

Haciendo clic en ese botón aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
Para cada campo por el que se va a agrupar la información del informe podremos
elegir su intervalo de agrupamiento. En el desplegable debemos indicar que
utilice un intervalo en función de determinados valores, que utilice las iniciales,
etc. Las opciones de intervalo variarán en función del tipo de datos y los valores
que contenga. Después de pulsar el botón Aceptar volvemos a la ventana
anterior.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el

botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana:

En esta pantalla podemos elegir cómo ordenar los registros. Seleccionamos el

campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y
elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Por defecto
indica Ascendente, pero para cambiarlo sólo deberemos pulsar el botón y
cambiará a Descendente. Como máximo podremos ordenar por 4 criterios
(campos) distintos.
En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.
Seleccionando una distribución aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto
que tendrá el informe con esa distribución. En el cuadro Orientación podemos
elegir entre impresión Vertical u Horizontal (apaisado). Con la opción Ajustar el
ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, se
supone que el asistente generará los campos tal como lo dice la opción. A
continuación, pulsamos el botón Siguiente > y aparece la última ventana:

En esta ventana el asistente nos pregunta el título del informe, este título también
será el nombre asignado al informe. Podemos pulsar el botón Finalizar.

Para abrir un informe en la vista Diseño

Debemos seleccionarlo en el Panel de navegación y pulsar en su menú

contextual o en la Vista de la pestaña Inicio. Nos aparece la ventana diseño:
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

• El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar

únicamente al principio del informe, como su título.
• El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al
principio de cada página, como los encabezados de los registros, el logo,
etc.
• Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un
único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para
cada uno de los registros.
• El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada
página, como la fecha del informe, el número de página, etc.
• El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al
final del informe, como el nombre o firma de quien lo ha generado.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie
de página y encabezado o pie de página del informe que encontrará en el menú
contextual del informe. Al hacerlo, se eliminarán todos los controles definidos en
ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos.

Si no quiere eliminar los controles, pero quiere que en una determinada

impresión del informe no aparezca una de las zonas, puede ocultar la sección.
Para hacerlo deberá acceder a la Hoja de propiedades, desde su botón en la
pestaña Diseño > grupo Herramientas. Luego, en el desplegable, elija la sección
(Encabezado, Detalle, o la que quieras) y cambie su propiedad Visible a Sí o
a No según le convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista
diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes.
Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las
distancias y los controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda
a colocar los controles dentro del área de diseño. Podemos ver u ocultar las
reglas o cuadrícula desde el menú contextual del informe.

La pestaña Diseño de informe

Si ha entrado en diseño de informe podrá ver la pestaña de Diseño que muestra

las siguientes opciones:

Esta barra es muy parecida a la de los formularios. A continuación, se describen

los distintos botones que pertenecen a esta barra.

El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra, si lo
desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo
ahora, la Vista Presentación que muestra una mezcla de la
vista Informes y Diseño, y finalmente la Vista Informes que muestra el informe
en pantalla. La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes
de mandar el informe a impresora.
4.3.2. Agrupar y ordenar datos de un Informe
La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos.
Por ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por región puede
resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si
se colocan los totales (como sumas o promedios) al final de cada grupo en el
informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora.

Access facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe

agrupado básico mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y
ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las opciones de
agrupamiento y ordenación ya definidas.

[Link]
f23301a1-3e0a-4243-9002-4a23ac0fdbf3

En un informe se pueden definir niveles de agrupamiento, lo que permite agrupar

los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una
línea de totales, también podemos definir una determinada ordenación para los
registros que aparecerán en el informe.

Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento

o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe, lo abrimos
en vista Diseño de informe y hacemos clic sobre el botón Agregar y ordenar de
la barra de herramientas (figuras 21 y 22). Se abrirán las herramientas Agregar
un grupo y Agregar un orden.

Figura 21: En rojo pestaña Ver en donde seleccionamos vista Diseño

Figura 22: Despliegue de herramientas Agregar un grupo y Agregar un orden

Usted elije el grupo (campo) y el orden de visualización de los datos (figura 23).
 Figura 23: Ejemplo para visualización de productos desde el más barato hasta el más caro
luego de aplicar un orden

4.3.3. Impresión de informes

Una vez creado un informe es posible que necesite imprimirlo. Antes de hacerlo
usted debería obtener una vista previa (figura 24), para luego poder cambiar la
configuración de impresión, como los márgenes y el número de columnas en una
página impresa.

[Link]
d3d0828b8374

Figura 24: Ejemplo de informe y la opción Vista preliminar en color rojo

 Figura 25: Opción Imprimir en rojo luego de hacer clic en Vista preliminar

Al hacer clic en Vista preliminar para un informe seleccionado, inmediatamente

aparece el ícono Imprimir (Gráfico No. 25). Al hacer clic en opción Imprimir, se
desplegará un cuadro de diálogo para realizar diversas acciones, así, por
ejemplo: seleccionar intervalo de impresión, copias, configurar márgenes, etc.