SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD 1: SISTEMAS
1.1. LAS ORGANIZACIONES
1.2. ENFOQUE SISTEMICO DE LAS ORGANIZACIONES
1.3. SISTEMAS, CONCEPTO, CARACTERISTICAS
1.4. EFICACIA Y EFICIENCIA ORGANIZACIONAL
1.5. LA ORGANIZACIÓN MILITAR

Las Organizaciones
Analizar la evolución de los conceptos acerca de la Administración nos lleva a una
aproximación al conocimiento de los entes dentro de los cuales se desenvuelven las actividades de los
seres humanos.
Ya sea en calidad de prestatarios de servicios de algún tipo, como usuario de los bienes que
producen, empleados, propietarios, o en cualquiera de las formas en que podemos relacionarnos con
ellas, nuestra vida cotidiana aparece indisolublemente ligada a innumerables organizaciones.
Talcott Parsons las ha definido como unidades sociales deliberadamente constituidas para
alcanzar un propósito.
Harvey Leibenstein como grupos duraderos de individuos que realizan ciertas actividades
que se dirigen a la consecución de fines comunes a todos los individuos del grupo.
Sintetizando, las organizaciones constituyen un sistema socio-técnico interpersonal e
integrado, deliberadamente creado para la realización de fines específicos.

Características de las organizaciones

Amitai Etzioni remarca las siguientes
1 La división del trabajo, las comunicaciones y las responsabilidades.
2 La presencia de uno o más centros de poder que controlan los esfuerzos concertados de la
organización y los dirigen hacia sus fines
3 La sustitución de los participantes, pudiendo remover de sus funciones a quienes no
desempeñen satisfactoriamente su papel dentro de la misma.

Clasificación de las organizaciones

Las organizaciones se pueden clasificar de múltiples formas, fundadas en diversas

características y criterios.
Si consideramos la propiedad, las dividiríamos en privadas, estatales y mixtas.
Si tenemos en cuenta sus objetivos las clasificaríamos en con fines de lucro y sin fines de
lucro, dentro de las cuales incluiríamos a las religiosas, políticas, deportivas, etc...
Por su forma jurídica abarcaría a sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, de capital
e industria, colectivas, de hecho, etc.
Por su tamaño las agruparíamos en pequeñas, medianas o grandes
Podríamos incluir muchos otros criterios o combinar los mismos para indicar el tipo de
organización que describimos.

Enfoque sistémico de las organizaciones

El enfoque de sistemas, una serie de actividades y procesos que forman parte de un todo más
grande, es una forma de mirar al mundo y a nosotros mismos. En el pasado se podían visualizar
sistemas, pero no había medios tecnológicos para percibir esa visión. La producción en masa
ejemplifica un enfoque de sistemas. No es únicamente una colección de cosas, sino un concepto y una
visión unificadora del proceso productivo que requiere un gran número de cosas (como máquinas,
equipos e instalaciones) pero no empieza con esas cosas: estas son las que se derivan de la visión del
sistema. La idea de sistema recuerda conectividad, integración y totalidad.

Concepto de sistemas

El concepto de sistemas fue presentado en el capítulo dedicado a la cibernética. La palabra

sistema denota un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes o un grupo de unidades
combinadas que forman un todo organizado. Sistema es un conjunto o combinaciones de cosas o
partes formando un todo unitario.
4 1. Características de los sistemas Los sistemas presentan características propias. El
aspecto más importante del concepto de sistema es la idea de un conjunto de elementos
interconectados para formar un todo. El todo presenta propiedades y características propias
que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es a lo que Llamamos emergente
sistémico: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no existe en
sus elementos en particular. Las características del agua son totalmente diferentes del
hidrógeno y del oxígeno que la forman. De la definición de Bertalanffy, según la cual el
sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, del cual se derivan dos
conceptos: el de propósito (u objetiva) y el de globalización (o totalidad). Esos dos conceptos
retratan dos características básicas del sistema.
a. Propósito u objetivo. Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las
unidades o elementos (u objetos), así como o las relaciones definen un arreglo que tienen
siempre como fin un objetivo o finalidad a alcanzar.
b. Globalización o totalidad. Todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual
una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema deberá producir cambios
en todas sus otras unidades. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del
sistema afectará todas las unidades debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de
esos cambios o alteraciones proporcionará un ajuste de todo sistema. El sistema siempre
reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. En la
medida en que el sistema sufre cambios, el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de
los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos: el de la entropía y el de la
homeostasis

Variosconceptosdesistemas

 Sistema es un conjunto de elementos en interacción recíproca.

 Sistema es un conjunto de partes reunidas que se relacionan entre sí formando una totalidad.

 Sistema es un conjunto de elementos interdependientes, cuyo resultado final es mayor que la

suma de los resultados que esos elementos tendrían si operaran de forma aislada.

 Sistema es un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes para alcanzar un

objetivo o finalidad.
  Sistema es un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado cuyas
características son diferentes de las características de las unidades.

 Sistema es un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes,

formando un todo complejo o unitario orientado hacia una finalidad.

Tipos de sistemas
Existe variedad de sistemas y varias tipologías para clasificarlos. Los tipos de sistemas son:
1. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos:

a. Sistemas físicos o concretos. Se componen de equipos, maquinaria, objetos y cosas

reales. Se denominan hardware. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño.
b. Sistemas abstractos o conceptuales. Se componen de conceptos, filosofías, planes,
hipótesis, ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y objetos, que muchas veces sólo
existen en el pensamiento de las personas. Se denominan software.

2. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos:

a. Sistemas cerrados. No presentan intercambió con el medio ambiente que los

circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Siendo así, no reciben
influencia del ambiente ni influyen en él. No reciben ningún recurso externo y nada
producen que sea enviado hacia afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados en la
acepción exacta del término. La denominación sistemas cerrados se da a los sistemas
cuya conducta es determinística y programada y que operan con pequeño y conocido
intercambio de materia y energía con el medio ambiente. También el término se utiliza
para los sistemas estructurados, en donde los elementos y las relaciones se combinan
de forma peculiar y rígida, produciendo una salida invariable. Son los llamados
sistemas mecánicos, como las máquinas y los equipos.

b. Sistemas abiertos. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por medio

de innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos cambian materia y energía
regularmente con; el medio ambiente. Se adaptan, para sobrevivir deben reajustarse
constantemente a las condiciones del medio. Un juego recíproco con el ambiente y su
estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza a
través de una operación de adaptación. La adaptabilidad es un continuo proceso de
aprendizaje y de autoorganización.

La organización como sistema

Es útil considerar a la organización como un sistema socio-técnico, abierto, compuesto de un

cierto número de sistemas menores. Este sistema recibe entradas (personas, materiales, equipos,
dinero, información, tecnología, etc.), las que transforma y las regresa al medio ambiente externo en
forma de productos (bienes y servicios). Desde este punto de vista, una organización no es
simplemente un sistema técnico o social, sino que es la estructuración e integración de las actividades
humanas alrededor de distintas tecnología.
Las tecnologías afectan el tipo de insumos requeridos por la organización, la naturaleza del
proceso de transformación y los productos obtenidos del sistema. Sin embargo, el sistema social
determina la eficacia y la eficiencia de la utilización de la tecnología.
 El punto de vista de sistema abierto reconoce que las organizaciones se encuentran en una
relación dinámica permanente con su ambiente externo.

Ambiente externo de las organizaciones

Toda organización representa un sistema abierto que utiliza diferentes tipos de recursos provenientes
de su entorno. El entorno tal y como lo describen diversos autores, representa todos aquellos
elementos y factores que pueden influir de manera directa o indirecta en diversas empresas a los que
denominamos entorno inmediato y entorno general.

El entorno inmediato y general, se encuentra estructurado por una serie de variables que actúan sobre
una institución, en donde se deben tomar decisiones y medidas oportunas para adaptarse a los
frecuentes y rápidos cambios que se presenten.

“Las variables de la organización que actúan sobre el entorno son múltiples y en bastantes ocasiones
difíciles de prever. Dado que los altos mandos toman decisiones en su actividad normal que influyen
sobre el futuro de la empresa, deben procurar comprender lo mejor posible los factores más
influyentes y su evolución” (Fernández, 20

Valoración de una Organización

La meta de todo empresario es la de “Generar Utilidades”. Generar utilidades es simplemente una

forma de desarrollar y hacer crecer un negocio, la cual va a depender de la forma en que “Valoremos la
Organización”.

Al Valorar la Organización, estamos hablando de que todo empresario debe hacer un constante análisis
de todas aquellas fuerzas y elementos que pueden, en su caso, beneficiar o perjudicar el logro de metas
u objetivos que se estén persiguiendo. Esos elementos son:

Valoración de una Organización (Horton, 2008)

 Desempeño de la Organización: Se define como la habilidad que tiene una empresa para
cumplir con los objetivos y lograr en general, su misión. El desempeño se puede medir
mediante indicadores como la efectividad, eficiencia o sostenibilidad financiera.
  Capacidad de la Organización: La capacidad representa todos aquellos elementos tales como
los recursos, procesos, tecnología, personal, infraestructura, instalaciones que necesita una
empresa para lograr sus metas.
 Ambiente Interno: Se refiere a todos aquellos elementos o fuerzas internas que influyen en la
organización, siendo estos los incentivos, clima organizacional, liderazgo, el cumplimiento de
normas y valores, etc.
 Ambiente Externo: Aquellos elementos ajenos a la organización que influyen de manera
directa o indirecta el cumplimiento de objetivos, siendo este concepto, la base de la presente
investigación.

Ambiente Externo de las Organizaciones

“Ambiente Externo de las Organizaciones” o también llamado Entorno de las Organizaciones, es el

conjunto de todos aquellos factores que influyen en la organización y que no pertenecen al sistema.
Este entorno a su vez está dividido en dos secciones que permiten analizar variables directas o
indirectas conocidas como Microambiente y Macroambiente; el óptimo funcionamiento de todas las
empresas depende de la manera que se analicen y aprovechen estos aspectos para la supervivencia o
crecimiento de toda organización.

Análisis del Macroentorno y Microentorno

Microentorno

Microentorno, Entorno Especifico, Entorno de Acción Directa o Entorno Inmediato, son algunos de
los tantos nombres que manejan autores en sus diferentes obras; cualquiera que sea el término a
utilizar, menciona que son todos aquellos aspectos o “elementos que están relacionados
permanentemente con la empresa y que influyen en las operaciones diarias como en los resultados
(Fernández, 2005)”. Los clientes, proveedores, competidores, reguladores, son algunos de los
elementos que conforman el Microentorno de una organización.

Clientes

Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una
organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las
organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los
consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.

Actualmente empresas de gran presencia en el mercado, acuden a herramientas de mercadotecnia para

estudiar clientes presentes y detectar clientes potenciales, con el fin de mantener o ampliar el nivel de
ventas que permitan el crecimiento de las organizaciones.

Competidores

 Llámese a todas aquellas organizaciones que producen y comercializan bienes o servicios, con las
cuales una empresa compite por la obtención de clientes y consumidores. Los competidores se pueden
presentar en dos formas principalmente:

 Organizaciones que producen o fabrican bienes o servicios similares a los que ofrece otra
empresa. Por ejemplo, citando a las empresas de Coca Cola y Pepsi, son empresas dedicadas a
producir una bebida similar y compiten por un mismo mercado.
 Organizaciones distintas que pueden influir en los intereses del cliente para modificar sus
intenciones de compra. Un ejemplo pueden ser las nuevas Tablas que actualmente ya son una
amenaza seria para empresas como Toshiba o HP dedicas a la producción de Computadoras
Portátiles.
Proveedores

Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que
una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera
directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio. Los principales insumos que
el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios, equipos, servicios, materiales o
energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.

Reguladores

Son elementos que se encargan de controlar, legislar o influir en las políticas de las organizaciones. El
grupo de reguladores se presenta principalmente de dos maneras:

 “Organismos Reguladores: Son dependencias gubernamentales creadas para proteger al

publico de ciertas prácticas comerciales o a unas organizaciones de otras (Da Silva, 2002)”.
 Grupos de Interés: Uniones de los miembros entre sí para influir sobre las organizaciones con
el propósito de proteger su área de actividad.

Socios Estratégicos

Son aquellas organizaciones que trabajan juntas en forma de sociedad para facilitar la venta o
distribución de bienes y servicios. A este fenómeno también se le conoce como aliadas estratégicas.

Macroentorno

El Macroentorno o también conocido como Entorno Específico o Entorno de Acción Directa se refiere
a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa. A diferencia del Microentorno, el
Macroentorno estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo que la organización
debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su defecto reducir su impacto. Los Factores
Socio Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político Legales, y Factores
Globales o “Secuencia STEP Global (Hitt, 2006) son claros ejemplos de este apartado.

Factores Socio Culturales

Fuerzas del ambiente general externo en donde se incluyen principalmente aspectos demográficos y
aspectos culturales. Los aspectos demográficos son todos aquellos elementos (Edad, Nivel Educativo,
Distribución Geográfica y Densidad de Población) que describen la composición de la población
mientras que los aspectos culturales son todas las normas, costumbres y valores de la población en
general.

Al momento de instalar una planta y de contratar al personal, se debe tomar en cuenta que “cada
nación tiene un sistema cultural y social que comprende determinadas creencias y valores (Da Silva,
2002)”.

Factores Tecnológicos

“Comprende el nivel de los avances científicos y tecnológicos en la sociedad, incluyendo la base

física (plantas, equipo, servicios) y la base tecnológica de conocimientos” (Rodríguez, 2002)

Los cambios tecnológicos suelen darse en dos puntos principalmente:

  Cambios Tecnológicos en los Productos. Los cambios tecnológicos en los productos son todas
aquellas modificaciones que sufre un producto para obtener otros con nuevas características y
capacidades de productos existentes o a productos nuevos.
 Cambios Tecnológicos en el Proceso. Los cambios tecnológicos en el proceso se relacionan
con las modificaciones en la forma en que se fabrican los productos o la forma de administrar
las empresas.

Factores Económicos

“Condiciones y tendencias generales de la economía que pueden ser factores en las actividades de la
organización” (Finch, 1996)

Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para los administradores; cuando
la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos o
servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la
economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo
y disminuyendo las utilidades.

Factores Político Legales

Estos elementos constituyen también un impacto drástico en las organizaciones, ya que las
regulaciones a nivel municipal, estatal y federal imponen una serie de leyes y normas delimitando lo
que las empresas pueden y no pueden hacer.

Las nuevas leyes encaminadas a la protección del medio ambiente, representan una desventaja para
aquellas empresas que contaminan en grandes cantidades, sin embargo, para algunas otras representan
una oportunidad de negocio, ya que actualmente gran parte de la industria va enfocada al desarrollo de
productos tecnológicos e innovadores que disminuyan el impacto ambiental.

Algunas otras leyes que afectan y que en muchas ocasiones las organizaciones buscan la forma de
disminuir o evadir, son los impuestos establecidos por el gobierno federal, así como los salarios y
derechos que beneficien a los empleados que prestan sus servicios a diversas instituciones.

Factores Globales

Elementos externos a la organización que se manifiestan cuando la organización importa, exporta o

compite con organizaciones del extranjero o internacionales. Este tipo de variables afecta
principalmente a aquellas empresas que ofrecen bienes o servicios a mercados externos, debido a los
grandes volúmenes de ventas que estas instituciones realizan.

Tipos de Cambio

“Los anteriores factores o variables cambian de manera continua y de modo dinámico en forma
independiente e interdependiente para crear tres tipos de cambio: Estacional, Cíclico y Estructural.”
(Rodríguez, 2002)

 Cambio Estacional. Las empresas se ven afectadas por cambios estacionales los cuales son
fáciles de predecir y superar si se encuentran bien preparadas. La industria del vestido es uno
de los ejemplos más comunes, debido a que existen ciertas épocas del año en las cuales se
oferta ropa dependiendo de la estación del año en la que se encuentren, sea ropa de invierno o
ropa deportiva.
 Cambio Cíclico: Son causados principalmente por el crecimiento o decrecimiento de la
economía que a su vez es causada por factores económicos a nivel global como la inflación,
desempleo, tasas de interés, etc. Este tipo de cambio se ve seriamente afectado en empresas
 maduras de bienes y servicios que ofrecen productos de alto costo como las industrias
automotrices, en donde se deben aplicar fuertes estrategias de mercadotecnia para no
disminuir su nivel de ventas.
 Cambio Estructural. Este tipo de cambio se presenta cuando una de las empresas que sirve de
soporte o para el desarrollo de otra empresa, se ve impactada por un cambio cíclico o
estacional, es decir, la demanda se ve afectada produciendo falta de materia prima a su cliente,
generando una reacción en cadena.

Análisis del Ambiente Externo Utilizando la Matriz FODA

Una de las herramientas o técnicas más empleadas por el nivel gerencial para la planificación
corporativa es el análisis FODA. El también llamado análisis SWOT tiene la función de evaluar la
situación de la organización determinando los factores internos y externos que influyen hacia la
institución.

“El análisis FODA se hace mediante la elaboración de una matriz de doble entrada: en el eje de las
ordenadas se ubica el componente externos de la institución (amenazas y oportunidades) y en el eje de
las abscisas se ubica el componente interno (debilidades y fortalezas). Identificados estos elementos
externos e internos, luego de un análisis de confiabilidad, se pueden establecer unas líneas gruesas de
carácter estratégico para la institución” (Zambrano, 2006)

 Fortalezas: También llamados “Puntos Fuertes”, son aquellas características que tiene la
empresa y que ayudan al logro de objetivos.
 Oportunidades: Son todas aquellas situaciones externas a la empresa que favorecen el logro de
objetivos.
 Debilidades: También denominados “Puntos Débiles”, son aquellas características de la
empresa que obstaculizan el logro de objetivos.
 Amenazas: Son todas las situaciones externas a la empresa que afectan las posibilidades del
logro de objetivos.

“Cualquier debilidad o amenaza que usted logre resolver se convierte, automáticamente, en una
fortaleza o una oportunidad” (Borello, 1994)

Estructura del Análisis FODA

Existen una serie de fuerzas, variables y/o elementos que influyen en el desarrollo de una
organización. Probablemente el tema es conocido por la mayoría de los lectores, sin embargo, solo se
tiene presente de una manera informal y desordenada. En la presente investigación, se logró una
clasificación de todos aquellos aspectos ajenos a la organización y ahora se sabe que en la mayoría de
los casos, éstos se pueden aprovechar y manejar, de manera que no impacten en gran medida a una
organización.
Estos factores, afectan en diferente forma a la organización y es aquí en donde el administrador debe
tomar su papel para anticiparse y visualizar los posibles cambios que pueda haber en su entorno, que
permitan adaptarse y aprovecharse de la mejor manera esos aspectos.

Eficiencia y eficacia de la organización

Todo lo que hagamos tiene como propósito alcanzar un objetivo o resultado.

Lo que hacemos está relacionado con la eficiencia (la acción) y lo que alcanzamos, con la eficacia (el
resultado)

La eficiencia es la medida en que aprovechamos los recursos cuando hacemos algo, es decir la
relación entre los “insumos” y los “productos” de un proceso

Cuantos más productos obtengamos con una misma cantidad insumos tanto mayor será el grado de
eficiencia que hemos alcanzado.

Eficiencia significa operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada

La Eficacia está relacionada con el logro de los objetivos/resultados propuestos, es decir con la
realización de actividades que permitan alcanzar las metas establecidas. La eficacia es la medida en
que alcanzamos el objetivo o resultado.

No basta con ser eficiente, es preciso se eficaz. Así pues, solo seremos eficaces, si somos eficientes, es
decir, solo alcanzaremos los resultados si trabajamos correctamente para conseguirlos

En una visión más amplia diremos que debemos “hacer correctamente las cosas correctas”

La organización militar

Hay dos características que debieran resultar interesantes sobre las organizaciones militares:

 Primero, que son las únicas organizaciones diseñadas, pensadas y estructuradas para
sobrevivir -y seguir actuando sin problemas- con continuas ‘reducciones’ y ‘rotaciones’ de
personal (El usar estas frases eufemísticas tiene una razón de ser, es reducción y rotación lo
que otras organizaciones tienen de equivalentes a las bajas). Un buen día una unidad cualquier
puede recibir, digamos, un 15% de bajas y todavía ser considerada en condiciones de realizar
sus tareas. Y esto no como algo excepcional sino como parte de la operación cotidiana de la
organización.
 Segundo, la forma en que se divide internamente. Todas las organizaciones se dividen
internamente. Lo que diferencia a las organizaciones militares es el grado de estandarización
de la división. En otras palabras, cada división en una gran corporación tendrá un número
distinto de personal, diferentes departamentos (en número y en función). En un ejército de
gran tamaño, todas las divisiones del mismo tipo (digamos, de infantería) tienen la misma
estructura. Y así hacia abajo (todos los batallones tienen el mismo número de compañías, toda
las compañías el mismo número de pelotones, todos los pelotones el mismo número de
escuadras y las escuadras se componen de X soldados). Este carácter estandarizado y
homogéneo de las sub-divisiones (*)  , digamos el carácter segmentado de sus sub-divisiones
para usar el viejo término, diferencia claramente a las organizaciones militares. En un banco,
por decirlo de algún modo, no todas las sucursales tienen el mismo número de personal (y ni
siquiera las mismas funciones, habrá algunas con más funciones que otras) o el mismo número
de cajas o etc.
Ahora, ambas características son antiguas. Que los ejércitos están diseñados para soportar bajas y
seguir funcionando con ellas es parte de lo que los define. La estandarización de las sub-unidades es
también negocio antiguo. Al fin y al cabo, conocemos bastante bien la organización del ejército
romano que seguía las mismas líneas (una legión son tantas cohortes, una cohorte se organiza de este
modo etc.) Aunque el grado de estandarización ha variado enormemente, la tendencia a estandarizar
las sub-unidades (i.e un ejército se compone de sub-unidades idénticas entre sí).

Uno podría decir, si uno es evolucionista a la Durkheim, que el carácter segmentado se debe al hecho
que las organizaciones militares son de hecho antiguas, de las primeras partes de la vida social que se
ha organizado, y que por tanto mantiene características arcaicas de organización. Pero eso necesitaría
que uno fuera evolucionista a la Durkheim.

Las dos características que he mencionado -la segmentación y el diseño ‘a prueba de bajas’- están
relacionadas y se explican entre sí. Ahora, ¿cómo lo hacen específicamente?

(*) Por cierto, en todo ejército hay un nivel en que la sub-división deja de ser estandarizada.