CURSO DE EXCEL

Curso de Excel 2016

 1) Abrir una hoja Excel

 2) Introducir datos
 3) Operaciones matemáticas
 4) Operaciones Matemáticas II
 5) Ordenar
 6) Formato de celda
 7) Copiar formato
 8) Incluir / Eliminar columnas o filas
 9) Ocultar / Mostrar columnas o filas
 10) Tamaño de columnas o filas
 11) Incluir / Mover / Borrar / Copiar hojas
 12) Nombre / Color etiquetas de hojas
 13) Inmovilizar filas y columnas
 14) Dividir ventanas
 15) Vincular varias hojas / libros 16) Insertar comentarios
 17) Abrir como de solo lectura
 18) Trabajar con varias hojas simultáneamente
 19) Filtros
 20) Cálculo automático y manual
 21) Quitar líneas de cuadrículas
 22) Borrar datos
 23) Proteger hoja / celda / libro
 24) Formato condicional I
 25) Formato Condicional II
 26) Gráficos: Introducción
 27) Gráficos: Menú
 28) Gráficos: Tipos
 29) Gráficos: Series de datos
 30) Gráficos: Título del gráfico
 31) Gráficos: Formato de series de datos
 32) Gráficos: Etiqueta de datos
 33) Gráficos: Leyendas
 34) Gráficos: Ejes (I)
 35) Gráficos: Ejes (II)
 36) Gráficos: Líneas de cuadrículas
 37) Gráfico: vincular con Word / PowerPoint
 38) Impresión
 39) Cinta de opciones
 40) Macros

1
 CURSO DE EXCEL

 1 ABRIR UNA HOJA EXCEL

Para abrir Excel hay que hacer click en su icono :

2
 CURSO DE EXCEL

Es importante grabar con un nombre ante de comenzar a trabajar.

 2 INTRODUCIR DATOS

En Excel podemos introducir datos numéricos o de textos. El propio programa detecta si se trata
de un tipo o de otro.

La información se introduce en cada casilla: en cada casilla se puede introducir más información de
lo que es su dimensión visual (hasta 32.767 caracteres).

 3 OPERACIONES MATEMÁTICAS

Para realizar una operación matemática en Excel hay que ir a una casilla, poner el signo igual y
escribir la operación.

Normalmente los datos los tenemos ya en la hoja por lo que la operación la definimos haciendo
referencia a las casillas en las que se encuentran estos datos.

Por ejemplo, tenemos la siguiente hoja en la que tenemos una serie de datos en las casillas D3 a
D8.

3
 CURSO DE EXCEL

En la casilla D12 sumamos todos estos datos: escribimos la fórmula que hemos puesto a la
izquierda.

En la casilla D13 sumamos también todos estos datos pero utilizando una fórmula diferente.

En la casilla D14 al primer dato le restamos los 3 siguientes.

En la casilla D15 multiplicamos los 3 primeros datos.

En la casilla D16 dividimos el primer dato por el segundo.

También en Excel podemos realizar operaciones escribiendo directamente los datos en la fórmula,
sin hacer referencia a otras casillas:

Las fórmulas que hemos utilizado en el vídeo han sido:

4
 CURSO DE EXCEL

Suma: =SUMA (rango de datos)

Máximo: =MAX (rango de datos)

Mínimo: =MIN (rango de datos)

Promedio: =PROMEDIO (rango de datos)

Para marcar un rango de datos:

Hay que posicionarse en la casilla inicial del rango; presionar el botón izquierdo del ratón y sin
soltarlo ir desplazando el cursor hasta la casilla final del rango. El rango queda así seleccionado y
se deja de presionar el botón izquierdo.

 4 OPERACIONES MATEMÁTICAS 2

Vamos a repasar las operaciones matemáticas básicas que se utilizan en Excel.

a) Suma: =A1+A2+A3

b) Resta: =A1-A2-A3

c) Multiplicación =A1*A2*A3

d) División =A1/A2/A3

e) Potencia

Se puede escribir de dos formas:

Utilizando el signo ”^”

=2^2 (Resultado = 4)

=5^2 (Resultado = 25)

=3^3 (Resultado = 81)

Utilizando la fórmula POTENCIA (base; potencia)

=POTENCIA (2;2) (Resultado = 4)

=POTENCIA (5;2) (Resultado = 25)

=POTENCIA (3;3) (Resultado = 81)

5
 CURSO DE EXCEL

f) Raíz

Se utiliza la fórmula de la potencia y el índice se escribe entre paréntesis (1/índice)

=9^ (1/2) (Raíz cuadrada de 9. Resultado = 3)

=27^ (1/3) (Raíz cúbica de 27. Resultado = 3)

=64^ (1/6) (Raíz sexta de 64. Resultado = 2)

La raíz cuadrada también la podemos escribir:

=RAIZ (4) (Resultado = 2)

=RAIZ (25) (Resultado = 5)

 Orden de ejecución de las operaciones

Cuando se escribe en Excel una fórmula que lleva distintas operaciones (sumas, restas,
multiplicaciones, divisiones…) para su resolución Excel aplica el mismo orden que se aplica en
matemáticas:

1.- Primero realiza las potencias y raíces

2.- Segundo, las multiplicaciones y divisiones

3.- Tercero, las sumas y restas

Veamos algunos ejemplos:

=2+3*4

El resultado es 14. Excel realiza primero la multiplicación (3*4=12) y luego la suma (2*12=14)

b) =5-8/2

El resultado es 1. Excel realiza primero la división (8/2=4) y luego la resta (5-4=1)

c) =4+5*3^2

El resultado es 49. Excel realiza primero la potencia (3^2=9), luego la multiplicación (5*9=45), y por
último la suma (4+45=49)

Si queremos controlar el orden de ejecución y que primero realice unas operaciones y luego otras,
hay que utilizar paréntesis; Excel comienza por resolver los paréntesis (igual que en matemáticas).
Se pueden incluir paréntesis dentro de paréntesis y Excel comenzará por resolver los paréntesis
interiores y luego los exteriores.

6
 CURSO DE EXCEL

Veamos los ejemplos anteriores utilizando paréntesis:

a) = (2+3)*4

El resultado es 20. Excel resuelve primero el paréntesis (2+3=5) y luego la multiplicación

(5*4=20)

b) = (5-8)/2

El resultado es -1,5. Excel resuelve primero el paréntesis (5-8=-3) y luego la división (-3/2=-1,5)

c) = (4+5)*3) ^2

El resultado es 729. Excel resuelve primero el paréntesis interior (4+5=9), luego el paréntesis
exterior (9*3=27), y por último la potencia (=27^2=729)

Consultar las fórmulas de Excel

En la barra superior de Excel, haciendo click en “Fórmulas” se abre un menú con diferentes
desplegables en los que se pueden consultar y seleccionar las diferentes fórmulas que ofrece
Excel.

 Para ver cómo se utilizan estas fórmulas se puede consultar el curso de “Fórmulas Excel”.

 5 ORDENAR

Los datos de una tabla Excel los podemos ordena

Si son números: por orden creciente o decreciente.

Si son textos: por orden alfabético creciente o decreciente.

La opción “Orden Personalizado” ofrece varias posibilidades

7
 CURSO DE EXCEL

 6 FORMATO DE CELDA

Excel permite numerosas opciones de formato:

Tamaño de la escritura

Tipo de la escritura

Color de la escritura

Color del fondo de la casilla

Alineación del número / texto dentro de la casilla

Bordes

Para cambiar el formato de una casilla o de un área de la hoja Excel:

1.- Hay que seleccionar la casilla o el área a la que se le va a cambiar el formato.

2.- Entrar en el menú de formato: se puede hacer de dos maneras

Hacer click con botón derecho y seleccionar formato de celda

En la barra superior hacer click en Inicio: nos aparecen las opciones de formato más habituales; si
se hace click en la esquina inferior derecha se despliegan todas las alternativas.

3.- Seleccionar el formato concreto que se quiere aplicar:

Vamos a ir analizando las diferentes opciones de formato:

1.- Número

2.- Alineación

3.- Fuente

4.- Borde

5.- Relleno

8
 CURSO DE EXCEL

Hay una sexta opción, Proteger, que la analizaremos en la lección de protección de

datos.

Por último, vamos ver un vídeo en el que damos formato a una tabla de datos. 

 7 COPIAR FORMATO

Excel ofrece la posibilidad de copiar el formato de una celda en otra celda (o de un área en otra
área; de una fila en otra fila; de una columna en otra columna; de una hoja en otra hoja).

Para ello hay que seguir los siguientes pasos:

1.- Situarse en la celda (área, fila, columna…) cuyo formato se quiere copiar

2.- Hacer click en el icono:

Si se hace click una vez en este icono se puede copiar el formato una sola vez.

Si se hace doble click en este icono se puede copiar el formato tantas veces como se quiera. Para
dejar de copiar el formato hay que volver a hacer click en este icono.

3.- Situarse en la celda (área, fila, columna…) donde se quiere copiar el formato

 8 INCLUIR / ELIMINAR COLUMNAS O FILAS

A.- Incluir columnas o filas

1.-  Situarse en la cabecera de la columna (o fila) siguiente a aquella a partir de la cual se quieren
incluir las nuevas.

9
 CURSO DE EXCEL

2.- Marcar con el ratón tantas columnas (o filas) como se quieran introducir.

Para ello hay que hacer click con el botón izquierdo sobre la cabecera de la columna (o fila) y
manteniéndolo pulsado desplazar el ratón hacia la derecha (o hacia abajo) hasta tener
seleccionada tantas columnas (o filas) como se quiera introducir.

3.- En el tercer paso tenemos dos posibilidades:

a) Hacer click con el botón derecho y seleccionar “Insertar”.

b) Hacer click en la barra superior en “Inicio”; hacer click en el icono “Insertar”.

Y seleccionar “Insertar columnas de hoja” (“Insertar

filas de hoja”).

 B.- Eliminar columnas o filas

1.-  Situarse en la cabecera de la columna (o fila) a partir de la cual se quiere hacer la eliminación.

2.- Marcar con el ratón tantas columnas (o filas) como se quieran eliminar.

3.- En el tercer paso tenemos dos posibilidades:

a) Hacer click con el botón derecho y seleccionar “eliminar”.

b) Hacer click en la barra superior en “Inicio”; hacer click en el icono “Eliminar”.

Y seleccionar “Eliminar columnas de hoja” (o “Eliminar

filas de hoja”)

10
 CURSO DE EXCEL

 9 OCULTAR / MOSTRAR COLUMNAS O FILAS

Para ocultar (o mostrar) columnas (o filas) hay dos opciones:

1ª.- Opción Ocultar

1.-  Situarse en la cabecera de la columna (o fila) a partir de la cual se quieren ocultar columnas (o
filas).

2.- Marcar con el ratón tantas columnas (o filas) como se quieran ocultar.

Para ello hay que hacer click con el botón izquierdo sobre la cabecera de la columna (o fila) y
manteniéndolo pulsado desplazar el ratón hacia la derecha (o hacia abajo) hasta tener
seleccionada tantas columnas (o filas) como se quiera ocultar.

3.- Hacer click con el botón derecho y seleccionar “Ocultar”.

Mostrar

Para mostrar columnas (o filas) que están ocultas:

1.-  Situarse en la cabecera de la columna (o fila) anterior a aquella(s) que está(n) ocultas.

2.- Marcar con el ratón hasta la columna (o fila) siguiente a la(s) oculta(s).

3.- Hacer click con el botón derecho y seleccionar “Mostrar”.

2ª.- Opción

1.-  Situarse en la cabecera de la columna (o fila) a partir de la cual se quieren ocultar.

2.- Marcar con el ratón tantas columnas (o filas) como se quieran ocultar.

3.- Hacer click en la barra superior en “Datos”; hacer click en el icono “Agrupar”.

Encima de las cabeceras de las columnas seleccionadas (o a la izquierda de las cabeceras de las
filas seleccionadas) aparece una línea con el signo “-“:

11
 CURSO DE EXCEL

Haciendo click sobre ese signo las columnas (o filas) se ocultan (y ese signo se convierte en “+”).

Haciendo click sobre el signo “+” las columnas (o filas) se muestran.

También en la esquina superior izquierda aparecen los números 1 y 2:

Haciendo click sobre el “1” las columnas (o filas) se ocultan.

Haciendo click sobre el “2” las columnas (o filas) se muestran.

Esta segunda opción permite hacer agrupaciones dentro de otras agrupaciones como veremos
luego en un vídeo.

Si queremos eliminar las agrupaciones realizadas:

1.-  Situarse en la cabecera de la primera columna (o fila) de la agrupación.

2.- Marcar con el ratón hasta la última columna (o fila) de la agrupación.

3.- Hacer click en la barra superior en “Datos”; hacer click en el icono “Desagrupar”.

 10 TAMAÑO DE COLUMNAS O FILAS

Para fijar el tamaño de una o varias columnas (o filas):

1.-  Situarse en la cabecera de la primera columna (o fila) a la que se le quiere cambiar el tamaño.

2.- Marcar con el ratón todas las columnas (o filas) que se quieran modificar.

3.- En el tercer paso tenemos dos posibilidades:

a) Hacer click con el botón izquierdo sobre la línea de separación de cualquiera de las cabeceras
seleccionadas. Manteniendo el botón presionado se desplaza el ratón hacia la derecha (o hacia
abajo en caso de filas) si se quiere aumentar el tamaño; o se desplaza hacia la izquierda (o hacia
arriba) si se quiere disminuir el tamaño.

b) Hacer click con el botón derecho del ratón y seleccionar “Ancho de columna” (o “Ancho de fila”)
y seleccionar el tamaño que nos interese

12
 CURSO DE EXCEL

 11 INCLUIR / MOVER / BORRAR / COPIAR HOJAS

I.- Incluir hojas

Para incluir nuevas hojas de cálculo en un libro tenemos 2 opciones:

a) Hacer click en el sigo “+” que aparece en la barra inferior a la derecha de la etiqueta de la última
hoja.

II.- Mover hojas

Para mover una hoja de un libro tenemos 2 opciones:

a) Hacer click con el botón izquierdo sobre la etiqueta de dicha hoja y sin dejar de presionar mover
el ratón al lugar en el que queremos situarla.

b) Hacer click con el botón derecho sobre la etiqueta de dicha hoja y seleccionar “Mover o Copiar”.

Se nos abre la siguiente ventana:

1.- Hay que seleccionar si queremos mover la hoja

dentro del libro, moverla a un nuevo libro o moverla a otro libro ya existente (en cuyo caso
tenemos que tenerlo abierto).

La opción que sale por defecto es mover dentro del mismo libro.

13
 CURSO DE EXCEL

2.- La siguiente opción es donde queremos situar la hoja dentro del libro de destino (ya sea el
propio libro o uno diferente).

III.- Borrar hojas

Para borrar una hoja de un libro hay que hacer click con el botón derecho sobre la etiqueta de
dicha hoja y seleccionar “Eliminar”.

IV.- Copiar hojas

Podemos hacer una copia de una hoja de Excel en el mismo libro o en otro libro.

Para copiar una hoja de un libro hay que hacer click con el botón derecho sobre la etiqueta de
dicha hoja y seleccionar “Mover o Copiar”.

La opción que sale por defecto es hacer una copia dentro del mismo libro; si quisiéramos hacer la
copia de la hoja en otro libro en la ventana superior tenemos que seleccionar el libro de destino:

Si se trata de otro libro, puede ser un libro nuevo o un libro ya existente, en cuyo caso tenemos
que tenerlo abierto.

La siguiente opción es donde queremos situar la hoja dentro del libro de destino (ya sea el propio
libro o uno diferente).

Por último, tenemos que hacer click en la opción de “Crear una copia”. Si no lo hacemos
simplemente moveremos la hoja de sitio.

14
 CURSO DE EXCEL

 12 NOMBRE / COLOR ETIQUETAS DE HOJAS

I.- Nombre de etiquetas

Para cambiar el nombre de la etiqueta de una hoja tenemos 2 opciones:

a) Hacer doble click con el botón izquierdo sobre la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

b) Hacer click con el botón derecho sobre la etiqueta y escribir el nuevo nombre.

II.- Color de etiquetas

Cambiar el color de la etiqueta puede ser muy útil en libros con muchas hojas para identificar de
forma rápida algunas de ellas.

Para cambiar el color de la etiqueta de una hoja hacemos click con el botón derecho sobre la
etiqueta y seleccionamos “Color de la etiqueta”; a continuación elegimos el color.

 13 INMOVILIZAR FILAS Y COLUMNAS

Cuando trabajamos con una hoja de cálculo extensa nos puede interesar inmovilizar las filas o
columnas cabeceras que al movernos por la hoja siempre estén visibles.

Para ello nos tenemos que situar en la celda que debe quedar a continuación del área inmovilizada
y con el botón derecho seleccionar en la barra superior, en el menú “Vista”, y hacer click en el
icono “Inmovilizar”:

Se abre una ventana con tres opciones:

De las tres se suele utilizar la primera

opción “Inmovilizar paneles” ya que nos
va a permitir inmovilizar filas y

15
 CURSO DE EXCEL

columnas, sólo filas o sólo columnas. Para eliminar la inmovilización volvemos a ir al panel
superior, en el menú “Vista”, y hacer click en el icono “Inmovilizar”, pero ahora la ventana que se
nos abre nos da la opción de “Movilizar paneles”, la primera que aparece, que será la que
seleccionemos

 14 DIVIDIR VENTANAS

Cuando se trabaja con varias hojas de cálculo al mismo tiempo puede ser interesante poder
visualizarlas simultáneamente.

Para ello hay una opción en la barra superior en el desplegable “Vista”, haciendo click en el icono
“Organizar todo”.

En el desplegable se suelen utilizar dos opciones: “Vertical” y “Horizontal”.

La opción “Vertical” sitúa las 2 (o más) hojas en vertical, una al lado de la otra.

La opción “Horizontal” sitúa las 2 (o más) hojas en horizontal, una encima de otra.

Una vez tenemos los dos libros (o más libros) visibles de forma simultánea en la pantalla del
ordenador podemos cambiar su tamaño o cambiar su posición. En el vídeo que veremos a
continuación se explica cómo hacerlo.

Para deshacer esta estructura y volver a la pantalla completa hay que hacer click en el cuadrado de
la esquina superior izquierda

16
 CURSO DE EXCEL

Otra posibilidad que nos ofrece Excel es tener dos  libros visibles de forma simultánea en la
pantalla del ordenador, pero además al movernos por uno de ellos de forma sincronizada nos
vamos moviendo por el otro. Para ello hay que hacer click en la barra “Vista” y hacer click en el
icono “Ver en paralelo”

 15 VINCULAR VARIAS HOJAS / LIBROS

En Excel podemos vincular varias hojas dentro de un mismo libro o varios libros.

Los datos con los que trabajo en una hoja los puedo introducir directamente en la hoja, obtenerlos
de otras celdas de la misma hoja, obtenerlos de otras hojas del libro o, incluso, obtenerlos de otros
libros

 16 INSERTAR COMENTARIOS

En una hoja Excel se pueden incluir comentarios en las celdas, lo que puede ser útil de cara a
documentar el trabajo que se realiza.

Para incluir un comentario hay que situarse en la celda, hacer click con el botón derecho y
seleccionar “Insertar comentario”.

17
 CURSO DE EXCEL

Por defecto el comentario queda oculto y sólo se muestra cuando se pasa el ratón por encima de
la celda.

La celda que tiene un comentario queda identificada con una pequeña marca roja en la esquina
superior derecha.

Si nos interesa que el comentario esté permanentemente visible hay que situarse en la celda,
hacer click con el botón derecho y seleccionar “Mostrar u ocultar comentarios”.

Si queremos modificar el comentario hay que situarse en la

celda, hacer click con el botón derecho y seleccionar “Editar comentario

Si nos interesa que nuevamente quede oculto el comentario hay que hacer click con el botón
derecho y seleccionar nuevamente “Mostrar u ocultar comentarios”.

Por último, para eliminar el comentario hay que hacer click con el botón derecho y seleccionar
“Eliminar comentario”. Si tenemos comentarios en varias celdas se puede seleccionar toda el área
y al hacer click en “Eliminar comentario” se eliminan todos.

18
 CURSO DE EXCEL

 17 ABRIR COMO DE SOLO LECTURA

El archivo Excel se puede abrir como de solo lectura. Esto puede resultar útil cuando sólo
queremos realizar una consultar o cuando queremos realizar algún cálculo pero no queremos que
quede grabado, queremos que el archivo original no sufra modificaciones.

Para abrir un fichero Excel como de sólo lectura hay que hacerlo desde Excel (no desde el
explorador de Windows).

1.- Con el Excel abierto hacemos click en “Archivo” (esquina superior izquierda)

2.- Hacemos click en “Abrir”

3.- Seleccionamos el fichero que queremos abrir

4.- En la esquina inferior derecha de la ventana se hace click en “Abrir” y se selecciona “Abrir
como de solo lectura”.

19
 CURSO DE EXCEL

 Los cambios que hagamos en un fichero abierto como “sólo de lectura” no se guardan; si
quisiéramos  guardarlos tendríamos que hacerlo dándole otro nombre al archivo, no podemos
hacerlo con el nombre original del archivo.

 18 TRABAJAR CON VARIAS HOJAS SIMULTÁNEAMENTE

En un libro Excel con varias hojas se pueden seleccionar varias / todas las hojas y la acción que se
realice sobre una de ellas se realiza simultáneamente sobre todas las demás hojas seleccionadas.

Esto resulta muy útil cuando tenemos varias hojas con una estructura similar y queremos realizar
sobre todas ellas la misma acción: incluir (borrar) columnas (filas), aplicar a todas ellas el mismo
formato…

Para ello simplemente hay que seleccionar las pestañas de las hojas en las que se quiere trabajar:

20
 CURSO DE EXCEL

Si las hojas son contiguas:

Se hace click con el botón izquierdo en la primera pestaña.

Se pulsa la tecla de mayúscula.

Manteniendo esta tecla presionada se hace click nuevamente con el botón izquierdo en la última
pestaña del rango y todo el rango de pestañas queda seleccionado.

También se pueden seleccionar pestañas salteadas:

Se hace click con el botón izquierdo en la primera pestaña.

Se presiona la tecla “Ctrl” y sin dejar de presionarla se va haciendo click con el botón izquierdo en
las pestañas de las hojas que nos interesa seleccionar y todas ellas quedan seleccionadas.

Para eliminar la selección simultánea basta con hacer click en la pestaña de una hoja que no esté
seleccionada y de esta manera dejan de estar seleccionadas el grupo de hojas.

También se pude hacer click con el botón derecho en una de las pestañas seleccionadas y hacer
click en “Desagrupar hojas”.

ATENCIÓN

Cuando se trabajan con varias hojas simultáneamente es muy importante acordarse de

desagruparlas una vez terminada la acción común

Si no se desagrupan, actuaciones posteriores que deberían afectar a una sola de las hojas se
replicarían en las demás.

 19 FILTROS

El filtro nos permite hacer una selección dentro de una columna.

Para aplicar un filtro:

1.- Seleccionar el rango al que se le quiere aplicar: en la selección del rango hay que incluir al
menos una fila por encima de los datos ya que la primera fila del rango seleccionado no se filtra.

2.- Hacer click en la barra superior en el desplegable “Datos”; hacer click en el icono “Filtro”.

21
 CURSO DE EXCEL

En la primera fila del rango seleccionado aparece el símbolo del filtro: un cuadrado con una
flecha hacia abajo.

Al hacer click en la flecha se abre un

desplegable. Las opciones de filtrado son numerosas:

1.- En el desplegable aparece una relación de los diferentes elementos que hay en la columna: se
pueden seleccionar uno o varios.

2.- También en el desplegable aparece un recuadro con la denominación “Buscar” donde se puede
teclear el texto / número que se quiere buscar.

3.- También en el desplegable figura la opción “Filtros de texto” / “Filtros de número”

dependiendo de si los datos de esa columna son numéricos o de texto. Al hacer click en la flecha
que aparece a la derecha se abre un desplegable.

Si son datos numéricos el desplegable nos da las siguientes opciones:

Si son textos el desplegable nos

da estas otras opciones:

4.- También Excel ofrece la opción de filtrar por colores: bien por el color del carácter, bien por
el color del fondo de la celda.

22
 CURSO DE EXCEL

Para quitar una selección realizada tenemos 2 opciones:

1.- Hacer  “Click” en la barra superior, en el desplegable “Datos” y hacer click en el icono “Borrar”.

2.- Hacer click en la flecha del filtro y hacer click en “Seleccionar todo”.

Se pueden aplicar filtros de forma sucesiva: filtrar por una columna, a continuación por otra, y por
otra…

Para eliminar completamente el filtro hay que hacer nuevamente click en el icono “Filtro”.

 20 CALCULO AUTOMÁTICO Y MANUAL

Cuando abrimos una hoja Excel por defecto viene activado el cálculo automático: significa que
cada vez que incluimos un nuevo dato en una celda se recalcula toda la hoja, todas las hojas del
libro y todos los libros que tengamos abierto.

Cuando el libro es muy grande o tenemos varios libros abiertos de cierto tamaño esto puede
ralentizar mucho: cada recálculo puede durar varios segundos e incluso minutos, generando
interrupciones continúas.

En estas situaciones puede resultar interesante activar el cálculo manual:  implica que Excel tan
sólo se recalcula cuando se solicita expresamente.

Para activar el recálculo manual hay que hacer click en la barra superior, en la opción “Fórmulas”,
hacer click en el icono “Opciones para el cálculo”:

Y seleccionar el cálculo “Manual”.

Mientras está seleccionado el cálculo manual para recalcular tenemos diferentes opciones:

F9: recalcula todas las hojas de todos los libros que tengamos abiertos.

Mayúscula + F9 (pulsando las dos teclas simultáneamente): tan sólo recalcula la hoja que
tengamos en pantalla.

Para desactivar el cálculo manual y establecer nuevamente el cálculo automático hay que volver a
hacer click en el icono  “Opciones para el cálculo” Y seleccionar el cálculo “Automático”.

23
 CURSO DE EXCEL

ATENCIÓN

Hay veces que se está trabajando en Excel y no se recalcula la hoja; esto ocurre porque sin darnos
cuenta tenemos la hoja en recálculo manual; hay que verificar esto y en su caso activar el cálculo
automático.

 21 QUITAR LÍNEAS DE CUADRÍCULAS

Para eliminar las líneas divisorias de cuadrículas hay que seleccionar “Vista” en la barra superior y
hacer click en “Líneas de cuadrículas” para eliminar el tick.

Para volver a activar las líneas divisorias hay que hacer click en “Líneas de cuadrículas” para activar
el tick

 22 BORRAR DATOS

Podemos borrar datos de una casilla, de una fila, de una columna, de un área, de toda la hoja o de
todo el libro.

El proceso es el mismo en todos los casos:

1.- Seleccionar el área del que queremos borrar la información.

2.- A continuación tenemos dos posibilidades:

a) Pulsar la tecla “Supr”.

b) Seleccionar en la barra superior “Inicio”; hacer click en el icono “Borrar”

24
 CURSO DE EXCEL

c) Al hacer click en “Borrar” se nos abre un desplegable que nos ofrece varias opciones

Borrar todo (borra datos y formatos)

Borrar formatos

Borrar contenido

 23 PROTEGER HOJA / CELDA / LIBRO

Excel nos ofrece diversas opciones de protección de un libro Excel. Estas protecciones son
interesantes cuando se trata de un libro Excel compartido al que va a tener acceso varias
personas, permitiendo al titular del libro garantizarse de que no se van a producir modificaciones
improcedentes.

 1.- Proteger Hoja

Para proteger una hoja de un libro, de forma que quien abra el libro pueda ver la información pero
no modificarla, hay que hacer click con el botón derecho en la pestaña de la hoja y seleccionar
“Proteger hoja”.

25
 CURSO DE EXCEL

Esta opción pide introducir contraseña. Mientras esté activada esta opción la hoja será sólo de
consulta; no se puede modificar su contenido.

Para quitar la protección hay que volver a hacer click con el botón derecho en la pestaña de la hoja
y seleccionar “Desproteger hoja”, introduciendo a continuación la contraseña.

2.- Proteger Celda

Excel nos ofrece la posibilidad de proteger una hoja de forma que tan sólo se puedan modificar
unas celdas determinadas (no se podrá modificar el contenido del resto de celdas ni se podrá
modificar la estructura de la hoja introduciendo (borrando) filas o columnas).

Para proteger una celda (un área):

1.- Seleccionar la celda (el área).

2.- Hacer click con el botón derecho y seleccionar “Formato de celdas”.

En la ventana que se despliega hacer click en “Proteger” y hacer nuevamente click en la opción
“Bloqueada” para que quede sin el tick original.

26
 CURSO DE EXCEL

3.- A continuación hay que proteger la hoja siguiendo los pasos del punto 1 de esta lección.

 3.- Proteger Libro

Cuando un libro está protegido para acceder a él hay que teclear una contraseña.

Para proteger un libro hay que seleccionar “Archivo” en la barra superior, hacer click en “Guardar
como”, indicar la carpeta del libro en el que se quiere guardar el libro, y en la ventana que se abre,
en la parte inferior desplegar “Herramientas” / “Opciones generales” y teclear una contraseña de
apertura que hay que confirmar.

Una vez bloqueado el libro para poder abrirlo hay que introducir la contraseña grabada.

Para eliminar la protección de un libro hay que seguir la ruta anterior y en la ventana en la que se
grabó la contraseña dejarla en blanco y grabarlo.

 24 FORMATO CONDICIONAL l

I.- Introducción

 El formato condicional permite aplicar un formato determinado a una celda (área) cuando se
cumple una condición establecida.

Por ejemplo:

Poner el fondo de la celda de color gris si el valor de la celda es mayor que 5

Poner los caracteres de color rojo con negrita y subrayado si el valor de la celda se encuentra entre
los 10 mayores dentro de un rango

27
 CURSO DE EXCEL

Para aplicar un formato condicional:

1.- Seleccionamos la celda o el área al que se lo vamos a aplicar.

2.- Determinamos el tipo de formato condicional que vamos a aplicar.

Para seleccionar este formato condicional hay que ir a la barra superior, hacer click en “Inicio” y a
continuación en el icono de “Formato condicional”:

Se abre un desplegable que ofrece diversas posibilidades de formato a aplicar:

Veamos un vídeo explicativo con un ejemplo sencillo de aplicación de formato condicional (en la
siguiente lección analizaremos las distintas opciones que ofrece el formato condicional):

 II.- Distintos tipos de formato condicional

Veamos distintos tipos de formato condicional que nos ofrece Excel.

Una vez seleccionado en Excel el área al que queremos aplicar formato condicional, hay que ir a la
barra superior, hacer click en “Inicio” y seleccionar “Formato condicional”.

Se abre la siguiente ventana que nos ofrece diversas opciones de formato condicional.

28
 CURSO DE EXCEL

Vamos a ir viendo distintas posibilidades:

1.- Del primer icono “Reglas para resaltar celdas” hemos seleccionado “Entre”: esta opción
permite aplicar un formato condicional a los números que estén entre 2 limites.

Al hacer click se abre una ventana en la que se puede especificar el rango (límite inferior y
superior) y el formato a aplicar. Hemos seleccionado como límites 30 y 60 y un tipo de formato
que nos ofrece Excel.

El resultado es el siguiente:

29
 CURSO DE EXCEL

En la ventana anterior existe la opción de formato personalizado en el que podemos seleccionar

tipo de letra, color de fondo de la celda y de la letra, bordes, negrita…

2.- Del segundo icono “Reglas superiores e inferiores” hemos seleccionado “10% de valores
superiores”:

Al hacer click se abre una ventana en la que se puede determinar el % (hemos seleccionado 30%) y
el formato a aplicar.

30
 CURSO DE EXCEL

Hemos seleccionado formato personalizado (seleccionando color del texto, color del fondo,
bordes…)

El resultado que hemos obtenidos es:

3.- Del tercer icono “Barra de datos” hemos seleccionado el icono recuadrado en azul:

Este formato colorea los fondos de forma gradual: al valor más pequeños (en este caso 0) lo deja
sin colorear y al mayor (en este caso 99) le colorea toda la celda.

31
 CURSO DE EXCEL

4.- Del cuarto icono “Escalas de color” hemos seleccionado el icono recuadrado en azul:

Este formato utiliza una escala de verde que va desde el más intenso para el menor valor hasta el
blanco para el valor mayor.

5.- Del quinto icono “Conjunto de iconos” hemos seleccionado el icono recuadrado en azul:

32
 CURSO DE EXCEL

Este formato aplica el color rojo al tercio inferior, el color amarillo al tercio medio y el color verde
al tercio superior.

IM 22 CONDICIONAL 190
 

6.- Nueva regla: Esta opción nos permite definir nuestra propia regla.

Al hacer click se abre la siguiente ventana que nos ofrece diversas posibilidades. Nos vamos a fijar
en la opción que hemos remarcado “Utilice una fórmula…”

33
 CURSO DE EXCEL

Al hacer click en la opción seleccionada se abre la siguiente ventana:

Distinguimos dos ventanas: en la primera hay que escribir la fórmula que va a determinar la
aplicación del formato condicional, mientras que en la segunda hay que definir el formato que
queremos aplicar.

Veamos un ejemplo: Queremos que a los valores superiores a 70 le aplique un fondo verde.

34
 CURSO DE EXCEL

Atención a la fórmula: Del rango al que se le va a aplicar el formato se selecciona la casilla superior
izquierda (en este caso B3) y a esta casilla se le aplica la fórmula.

MUY IMPORTANTE: para que el formato condicional se aplique a todo el rango seleccionado la
formula “B3 > 70” hay que escribirla sin signos de “$” (no $B$3, ni $B3, ni B$3)

 III.- Modificar el formato condicional

El formato condicional que hayamos aplicado lo podemos modificar posteriormente.

Para modificar una regla de formato condicional:

1.- Vamos a la barra superior y hacemos click en el icono de “Formato condicional”.

2.- En el desplegable seleccionamos “Administrar reglas”.

En la ventana que se abre seleccionamos la regla que queremos modificar y hacemos click en la
opción “Editar regla” que aparece en la parte superior de la ventana.

35
 CURSO DE EXCEL

Se abre una venta con las propiedades de la regla seleccionada que podemos modificar.

 25 FORMATO CONDICIONAL ll

IV.- Copiar el formato condicional

Para copiar un formato condicional y aplicarlo a otras celdas de la hoja (de otra hoja o de otro
libro):

1.- Nos situamos en una celda a la que hayamos aplicado el formato condicional.

2.- Vamos a la barra superior a “Inicio” y hacemos cick en el icono que representa una brocha:

3.- Seleccionamos la celda / área a la que queremos aplicar el formato condicional

V.- Aplicar varios formatos condicionales

Podemos aplicar a una celda / área varias reglas de formato condicional.

 Cuando a una misma celda, en función de las diversas reglas de formato establecidas, le
corresponden diversos formatos condicionales se le aplicará el formato de las reglas por orden de
prioridad.

36
 CURSO DE EXCEL

¿Cuál es el orden de prioridad?

Este orden lo podemos ver haciendo click en el icono “Formato condicional” y seleccionando la
opción “Administrar reglas”.

Nos aparece una desplegable con las distintas reglas aplicadas:

IM 22 FORMATO CONDICIONAL 8
 

El orden de prioridad va de arriba a abajo: la primera regla tiene prioridad sobre la segunda, y ésta
sobre la tercera, y así sucesivamente.

Por eso en el vídeo anterior a los números que van del 90 al 100 y que por lo tanto cumplen ambas
reglas:

Son mayores que 70 y por lo tanto le corresponde el formato fondo rojo y texto rojo oscuro.

Son los 10 mayores valores y por lo tanto le corresponde el formato fondo amarillo y texto
amarillo oscuro.

Se les ha aplicado esta última regla porque en el Administrador de reglas figura en primer lugar.

Se puede cambiar el orden de las reglas y por lo tanto el orden de prioridad:

37
 CURSO DE EXCEL

1.- Dentro de la ventana Administrador de reglas hay que situarse sobre la regla a la que queremos
modificar su prioridad.

2.- Hacer click en las fechas arriba / abajo que figuran en la parte superior del desplegable.

VI.- Borrar el formato condicional

Podemos borrar el formato condicional de una celda / área o de toda la hoja.

En el primer caso hay que comenzar por seleccionar la celda / área a la que queremos borrar el
formato condicional.

A continuación vamos a la barra superior, hacemos click en el icono de “Formato condicional” y

seleccionamos la opción “Borrar reglas”:

Y en el desplegable que se abre hacemos click en la opción “Borrar reglas de las celdas
seleccionadas”.

38
 CURSO DE EXCEL

Si queremos borrar todas las reglas de formato condicional de la hoja vamos directamente al icono
de “Formato condicional”, seleccionamos “Borrar reglas” y en el desplegable seleccionamos
“Borrar reglas de toda la hoja”.

Veamos un vídeo explicativo:

Otra posibilidad es borrar una regla determinada:

1.- Hacemos click en “Administrar reglas”.

2.- Seleccionamos la regla que queremos eliminar.

3.- Hacemos click en la opción “Eliminar regla” que figura en la parte superior del desplegable.

39
 CURSO DE EXCEL

 26 GRAFICOS: INTRODUCCIÓN

Excel nos ofrece la posibilidad de representar en forma de gráfico los datos de una tabla.

Para ello tenemos que:

 1.- Seleccionar los datos.

Seleccionamos la tabla de datos, incluyendo sus cabeceras:

IM 23 GRAFICOS 4
 

El gráfico interpreta la primera fila como cabecera y el resto de filas como diferentes series del
gráfico.

Posteriormente podremos modificar el rango de datos.

 2.- Seleccionar el tipo de gráfico:

Hay que hacer click en la barra superior en la opción Insertar:

IM 23 GRAFICOS 5
 

40
 CURSO DE EXCEL

Se despliega un menú en el que nos ofrece diversas posibilidades de gráficos.

Al hacer click sobre cualquiera de estos gráficos (o al hacer click sobre una flechita hacia abajo que
aparece a la derecha de cada uno de ellos) se abre un desplegable con distintas opciones de
gráficos.

Seleccionamos por ejemplo un gráfico de barras y nos aparece en Excel el gráfico correspondiente.

 Posteriormente podremos cambiar el tipo de gráfico.

 

41
 CURSO DE EXCEL

3.- Ajustar el gráfico

A través de los diversos menús que ofrece Excel (los veremos en la próxima lección) podemos
incluir / eliminar / modificar los distintos elementos del gráfico.

Título del gráfico

Leyendas

Ejes

Datos

 27 GRAFICOS: MENÚ

El gráfico se puede controlar desde cuatro menús diferentes:

1.- Un menú inmediato que aparece al hacer click con el botón izquierdo dentro del gráfico. Se
trata de un menú limitado pero que nos ofrece diversas opciones para trabajar con el gráfico.

2.- Botón derecho: al hacer click con el botón derecho sobre los distintos elementos del gráfico
(título, ejes, leyendas, series de datos…) se despliegan ventanas con diversas opciones para
aplicar a ese elemento.

42
 CURSO DE EXCEL

3.- Menú superior: Cuando incluimos un gráfico en Excel en la barra superior aparece la opción
“Herramientas de gráficos” con las opciones de “Diseño" y “Formato”.

4.- Menú de Excel: El propio menú general de Excel nos permite cambiar tamaño / colores de
los textos y números del gráfico.

Vamos a analizar estos cuatro menús.

 1.- Menú inmediato

43
 CURSO DE EXCEL

Al hacer clck con el botón izquierdo dentro del gráfico nos aparecen los siguientes símbolos:

a) Símbolo de la suma: Nos permite agregar o eliminar elementos del gráfico

Ejes: vertical u horizontal. Por ejemplo, en el gráfico que venimos utilizando de modelo si
seleccionamos que lleve eje vertical aparecerá a la izquierda la escala de valores, y si
seleccionamos que lleve eje horizontal aparecerán en la base de las columnas los meses del año.

Títulos de ejes: si seleccionamos que sí al lado de los ejes vertical y horizontal aparecerá una
ventana con “Título del eje” en la que podemos escribir el nombre del mismo (por ejemplo:
ventas).

Título del gráfico: si seleccionamos que sí nos aparece arriba del gráfico una ventana con “Título
del gráfico” en la que podemos escribir el nombre del mismo (por ejemplo, “Ventas Ejercicio
2017”).

Etiqueta de datos: si seleccionamos que sí arriba de cada barra figurará su valor.

Tabla de datos: si seleccionamos que sí debajo del gráfico aparecerá una tabla con todos los datos
que estamos presentando en el gráfico.

Líneas de cuadrículas: nos permite incluir en el gráfico líneas interiores horizontales / verticales
que faciliten la lectura del gráfico.

Leyenda: si seleccionamos que sí figurará en el gráfico el nombre de cada una de las series. En el
gráfico que venimos utilizando de modelo nos dice que las barras naranjas representan la Serie1 y
las barras azules la Serie2. Si queremos cambiar estos nombres (por ejemplo, en lugar de Serie1
poner “Ventas Nacionales” y en lugar de Serie2, “Ventas Internacionales”) no lo podemos hacer
directamente en el gráfico sino que hay que referenciarlos a alguna celda del Excel (ya lo veremos
en la lección que trata de “Series de datos”).

b) Símbolo del pincel: Nos permite aplicar al gráfico alguno de los formatos que nos ofrece Excel.

c) Símbolo del filtro: Nos permite filtrar los datos y representar en el gráfico tan sólo los elementos
filtrados.

2.- Botón derecho

44
 CURSO DE EXCEL

Al hacer click con el botón derecho sobre cada elemento del gráfico se nos van abriendo diversas
ventanas que nos ofrecen diferentes opciones a aplicar al elemento seleccionado.

Por ejemplo, hacemos click con el botón derecho sobre el elemento “Título del Gráfico” y se nos
abre la siguiente ventana.

 Estilo: Permite aplicar a este elemento uno de los múltiples formatos ofrecidos por Excel.

Relleno: Permite aplicar un color al fondo de este elemento.

Esquema: Permite aplicar un color y cambiar el grosor del contorno del elemento, o directamente
eliminar el contorno.

Eliminar: Eliminar este elemento (Una vez eliminado, si quisiéramos que volviera a aparecer
podríamos ir al Menú Inmediato que vimos en el punto anterior y volver a seleccionarlo).

Restablecer para hacer coincidir el estilo: reestablecemos el estilo inicial.

Editar texto: Nos permite modificar el texto.

Fuente: Nos permite seleccionar estilo de letra, tamaño, color, negrita, cursiva…

Cambiar tipo de gráfico: Seleccionar un tipo de gráfico diferente.

Seleccionar datos: Modificar el rango de celdas del que el gráfico toma los datos.

Formato del título del gráfico: Se abre a la derecha una ventana con distintos desplegables tanto
para el fondo del Título (Opciones de título: color del fondo, bordes, sombreado, 3D, alineación…)
como para el formato de la letra (Opciones de texto: color, perfiles, sombras, alineación…)

45
 CURSO DE EXCEL

3.- Menú superior

Al incluir un gráfico en la barra superior aparece la opción “Herramientas de gráficos” con las
opciones de “Diseño y “Formato”.

 a) Opción de Diseño:

IM 23 GRAFICOS 18
 Se abre un menú con diferentes posibilidades:

Agregar elementos al gráfico: Ejes, títulos, leyendas…

Diseño rápido: permite seleccionar diversos diseños para el gráfico.

Cambiar colores.

Cambiar entre filas y columnas: transponer los datos de filas a columna.

Seleccionar datos.

Cambiar tipo de gráfico.

Mover gráfico Ubicación: permite elegir en qué hoja del libro Excel situar el gráfico o incluso crear
una hoja exclusivamente para recoger el gráfico.

b) Opción de Formato:

Se abre el siguiente menú:

46
 CURSO DE EXCEL

IM 23 GRAFICOS 19
 

Lo primero que nos ofrece es la posibilidad de seleccionar el elemento el gráfico sobre el que se
quiere actuar.

 Un gráfico consta de numerosos elementos, entre los que destacamos:

Área del gráfico: incluye todo el gráfico y sus elementos (títulos, leyendas…); es el área más
amplia.

Área de trazado: incluye exclusivamente el gráfico.

Título el gráfico.

Leyendas (indica lo que representan las barra / líneas… del gráfico).

Ejes.

Títulos del eje (indica lo que representa cada eje).

Series (o el nombre particular que le demos a cada serie de datos): representa sus valores
representados en el gráfico.

Etiquetas de datos: los números que representan en el gráfico los valores de la serie.

Una vez seleccionado el elemento del gráfico hacemos click en “Aplicar Formato a la Selección”:

Se abre una ventana a la derecha con las diferentes opciones de formato para el elemento
concreto seleccionado.

47
 CURSO DE EXCEL

 También podemos seleccionar “Restablecer para hacer coincidir el estilo”, volviendo de esta
manera al formato original.

IM 23 GRAFICOS 113
 

Otras posibilidades que nos ofrece la opción de “Formato” son:

Incluir en el gráfico cuadros de texto, flechas, figuras, líneas…

Seleccionar un elemento del gráfico y aplicarle bordes, rellenos, colores…; aplicarle al texto de ese
elemento formas, colores…

4.- Menú de Excel

El propio menú de Excel nos permite cambiar tamaño / colores de los textos y números del gráfico.

48
 CURSO DE EXCEL

Podemos seleccionar un elemento del gráfico (por ejemplo, “Título”, “Leyendas”, “Ejes”…) y
modificar el tamaño, tipo de letra, color, fondo… del texto.

Por último, indicar que algunos elementos del gráfico (“Título”, “Leyendas”...) los podemos mover
dentro del gráfico situándolos donde no convenga.

Hacemos click con el botón izquierdo y sin dejar de pulsar desplazamos el elemento.

 28 GRÁFICOS: TIPOS

Excel ofrece numerosas modalidades de gráficos. La elección de uno u otro va a depender del tipo
de datos y de las preferencias personales.

Para seleccionar el tipo de gráfico:

1º.- Seleccionamos los datos que queremos presentar

2º.- Seleccionamos el tipo de gráfico: En la barra superior hacemos click en “Insertar” y se nos abre
una ventana que nos ofrece diversas posibilidades.

Al hacer click sobre cualquiera de estos gráficos, o al hacer click sobe una flechita hacia abajo
(que aparece a la derecha de cada uno de ellos), se abre un desplegable con distintas opciones
de gráficos.

49
 CURSO DE EXCEL

Seleccionamos por ejemplo un gráfico de barras y nos aparece en Excel el gráfico

correspondiente.

Podemos seleccionar inicialmente un tipo de gráfico y posteriormente cambiarlo.

Bien en la barra superior, en “Herramientas de Gráfico”, en “Diseño”, haciendo click en “Cambiar

tipo de gráfico”:

 Bien haciendo click con el botón derecho en el gráfico y en la ventana que se abre, haciendo click
en “Cambiar tipo de gráfico”:

50
 CURSO DE EXCEL

A título de ejemplo vamos a mostrar algunas opciones que podríamos utilizar para presentar los
datos de nuestra tabla.

Gráfico de barras verticales

Gráfico de barras horizontales

Gráfico de líneas

51
 CURSO DE EXCEL

Gráfico combinado de barras y líneas

Gráfico combinado de áreas

Gráfico radial

52
 CURSO DE EXCEL

Gráfico circular

Gráfico en 3D

Esto es tan sólo una muestra. Hay más posibilidades

 29 GRÁFICOS: SELECCIÓN DE DATOS

1.- Seleccionar los datos

Seleccionamos en la hoja Excel el rango de datos que queremos representar, incluyendo sus
cabeceras:

53
 CURSO DE EXCEL

A continuación, seleccionaremos en la barra superior “Insertar” y seleccionaremos un tipo de

gráfico:

De
esta manera Excel mostrará
un gráfico con los datos
seleccionados.

2.- Gestionar los datos

Tras haber definido inicialmente unos datos, posteriormente podemos realizar cambios:

a.- Modificando los datos de las series

b.- Incluyendo nuevas series

c.- Quitando alguna serie

d.- Sin llegar a quitar una serie, excluirla de la presentación en el gráfico.

Haciendo click con el botón derecho sobre el gráfico se nos abre la siguiente ventana en la que
haremos click en “Seleccionar datos”:

54
 CURSO DE EXCEL

Se nos abre la ventana “Seleccionar origen de datos”:

Que nos permite gestionar los datos del gráfico.

A esta ventana también podemos llegar a través del menú de la barra superior: Herramientas
de gráficos / Diseño / Seleccionar datos

55
 CURSO DE EXCEL

En la ventana “Seleccionar origen de datos” podemos distinguir tres áreas de datos:

1.- Rango de datos: donde puedo ampliar / reducir el rango de datos que estoy representando en
el gráfico.

Cualquier ampliación / reducción del rango en filas o columnas (incluyendo / quitando filas o
columnas) quedará recogido en el gráfico.

También podemos modificar el rango de datos del gráfico desde el propio Excel: al hacer click con
el botón izquierdo dentro el gráfico en el Excel queda recuadrado en azul los datos representados.
Haciendo click con el botón izquierdo sobre cualquier esquina de este recuadro (y sin dejar de
presionar) puedo ampliarlo / reducirlo y esta modificación que da recogida en el gráfico.

56
 CURSO DE EXCEL

2.- Entradas de leyenda (Series): donde se recoge cada serie individual que está representada en
el gráfico.

   

Aquí podemos agregar una nueva serie, modificar, quitar o que alguna serie no aparezca en el
gráfico:

a.- Agregar: Si elegimos “Agregar” nos aparecerá la siguiente ventana:

IM 23 GRAFICOS 86
 

Por una parte, nos pide el “Nombre de la serie”: podemos teclear un nombre (por ejemplo:
“Comisiones”), podemos hacer referencia a una celda Excel (Por ejemplo: A3) donde esté el
nombre de la serie, o podemos dejarla en blanco en cuyo caso Excel le podrá un nombre por
defecto (por ejemplo, Serie3)

Por otro lado, tenemos que indicarle los valores de la serie: le indicaremos las celdas Excel donde
se encuentran los datos de la nueva serie (por ejemplo, B4:C4).

¿Cómo se señalan los valores de la serie?

Los datos que representamos en un gráfico pueden venir definidos:

57
 CURSO DE EXCEL

Por un rango: A1:F1 (Indicamos punto inicial y punto final de la serie separados por dos puntos).

Por valores individuales: A1;C1;E1 (vamos señalando cada valor separándolos por punto y
coma).

Por una combinación de rangos y de valores individuales: A1:B1;D1:E1;G1. Cada bloque, ya sea
rango o valor individual, lo separamos del siguiente por punto y coma (el rango lleva la casilla
inicial y la casilla final separadas por dos puntos).

b.- Modificar: Si seleccionamos una serie concreta y marcamos “Modificar” se nos abre una
ventana similar a la anterior

En la que podemos modificar tanto la celda donde figura el nombre de la serie como los valores de
la serie.

c.- Quitar: Si seleccionamos una serie concreta y marcamos “Quitar” esta serie desaparece
definitivamente del gráfico.

d.- Otra posibilidad es que la serie se mantenga en el rango de datos pero que no aparezca en el
gráfico.

Para ello hacemos click en el recuadro que hay a la izquierda de la serie de forma que quitemos el
tic.

58
 CURSO DE EXCEL

El gráfico quedaría:

Volviendo a hacer click en la casilla de “Ventas” volvería a aparecer esta serie en el gráfico.

Esta misma acción (quitar temporalmente una serie del gráfico) la podemos realizar a través del
“Menú Inmediato”:

3.-
Etiquetas del eje horizontal (categoría)

Aquí podemos modificar el rango de las etiquetas que figuran en el eje horizontal.

59
 CURSO DE EXCEL

Si hacemos click en “Editar” se nos abre la siguiente ventana en la que podemos modificar el rango
de celdas en la que se encuentran las etiquetas del eje horizontal.

También podemos hacer click en el recuadro que figura a la izquierda de cada etiqueta y ese mes
dejaría de aparecer en el gráfico.

60
 CURSO DE EXCEL

 30 GRÁFICOS: TÍTULO DEL GRÁFICO

El gráfico puede llevar título o no:

Con título:

Sin título

1.- Incluir
o quitar “Título del gráfico”

Lo podemos gestionar desde:

a.- El menú inmediato:

61
 CURSO DE EXCEL

b.- El menú
superior:

Haciendo click en “Diseño”, en “Agregar elemento de gráfico”, y en “Título del gráfico”:

2.- Seleccionar el “Título del gráfico”

Haciendo click sobre el “Título del gráfico” se puede escribir el título que se quiere dar al gráfico.

3.- Posición del “Título del gráfico”

El “Título del gráfico” se puede cambiar de posición en el gráfico:

Haciendo click con el botón izquierdo sobre el “Título del gráfico” y sin dejar de presionar moverlo.

4.- Formato del “Título del gráfico”

Haciendo click con el botón derecho sobre el “Título el Gráfico” se abre una ventana que nos
ofrece diversas opciones:

62
 CURSO DE EXCEL

a.- La opción “Fuentes” nos permite modificar el tipo de letra, su tamaño, su color, subrayado,
cursiva…

Esto también lo podríamos gestionar desde el menú general de Excel.

63
 CURSO DE EXCEL

b.- La opción “Formato del título del gráfico” abre una ventana a la derecha:

“Opciones de título”: opciones sobre el formato el recuadro que incluye al título

“Opciones de texto”: opciones sobre el formato del texto del título

En ambos casos se puede dar formato de color, bordes, sombreado…

Si en algún momento queremos volver al formato inicial, la ventana que hemos abierto al hacer
click con el botón derecho sobre el “Título del gráfico” nos ofrece la opción de “Restablecer para
hacer coincidir el estilo”.

GRÁFICOS: FORMATO SERIES DE DATOS

En primer lugar, hay que seleccionar en el gráfico la serie de datos a la que se quiere aplicar
formato:

a.- Se hace click en la figura que la representa (línea, barra, esfera…) de forma que quede toda
la serie seleccionada. A continuación, se hace click con el botón derecho y seleccionamos “Dar
formato a serie de datos”.

64
 CURSO DE EXCEL

 31 GRÁFICOS: FORMATO SERIES DE DATOS

En primer lugar, hay que seleccionar en el gráfico la serie de datos a la que se quiere aplicar
formato:

a.- Se hace click en la figura que la representa (línea, barra, esfera…) de forma que quede toda la
serie seleccionada. A continuación, se hace click con el botón derecho y seleccionamos “Dar
formato a serie de datos”.

b.- Otra posibilidad para seleccionar la serie de datos es a través de la barra superior, haciendo
click en “Formato”. En la ventana superior de la izquierda se selecciona la serie de datos a la
que se quiere aplicar formato y a continuación se hace click en “Aplicar formato a la selección”.

IM 23 GRAFICOS 101
 

En ambos casos se abre una ventana a la derecha desde la cual se puede modificar el formato de
la serie:

65
 CURSO DE EXCEL

Las posibilidades de formato son muy diversas:

Si es un gráfico de línea: color de línea, anchura, tipo, con o sin marcadores,…

Si es un gráfico de barras: color, bordes, degradado, anchura, separación entre barras…

Si es un gráfico circular: colores, bordes…

También, y como hemos visto en el primer vídeo, nos ofrece la posibilidad de referenciar sus
valores al eje de la izquierda (eje principal) o a un eje a la derecha (eje secundario).

 32 GRÁFICOS: ETIQUETA DE DATOS

El gráfico puede llevar los datos o no.

Con datos:

66
 CURSO DE EXCEL

IM 23 GRAFICOS 78
 

Sin datos:

1.- Incluir o quitar “Etiqueta de datos”

Lo podemos gestionar desde:

a.- El menú inmediato:

67
 CURSO DE EXCEL

Si marcamos el tick aparecerán los datos, y si lo quitamos, desaparecerán.

b.- El menú superior:

Haciendo click en “Diseño”, en “Agregar elemento de gráfico”, y en “Etiqueta de datos”:

Nos ofrece diversas opciones, desde que no aparezcan hasta la posición en la que queremos que
aparezcan.

2.- Formato de la “Etiqueta de datos”

Haciendo click en un dato quedan seleccionados todos los datos de esa serie.  Una vez
seleccionados haciendo click con el botón derecho se no abre una ventana:

68
 CURSO DE EXCEL

Tenemos dos opciones para gestionar las etiquetas de datos:

“Cambiar formas de etiquetas de datos”: Nos permite modificar la forma de la etiqueta

(rectangular, ovalada, con llamada…)

“Formato de etiquetas de datos”: Nos permite modificar el color del fondo de la etiqueta, el
borde, la posición respecto al gráfico (encima, debajo, en medio…), la orientación del dato
(vertical, horizontal…), tipo de dato (número -especificando decimales-, fecha, texto…)…

El tamaño de la letra de las “Etiquetas de datos” lo podemos modificar con el menú de Excel: una
vez seleccionada la serie de datos, en la barra superior de Excel hacemos click en “Inicio” donde
podemos seleccionar tipo y tamaño de letra / número.

 33 GRÁFICOS: LEYENDAS

La leyenda define el significado de cada serie de datos representada en el gráfico.

69
 CURSO DE EXCEL

El gráfico puede ir con leyenda o sin leyenda:

65
 

1.- Incluir o quitar “Leyenda”

Lo podemos gestionar desde:

a.- El menú inmediato (Haciendo clic con el botón izquierdo dentro del gráfico):

70
 CURSO DE EXCEL

b.- El menú superior:

Haciendo click en “Diseño”, en “Agregar elemento de gráfico”, y en “Leyenda”:

IM 23 GRAFICOS 67
 

2.- Seleccionar los nombres de la “Leyenda”

Cuando seleccionamos datos para representarlos en un gráfico se abre una ventana en la que
figura un primer recuadro:

Nombre de la serie (Leyenda). Podemos escribir el nombre de la serie o señalar una celda (Por
ejemplo: A2) en la que se encuentra el nombre de la serie.

Si dejamos esta ventana vacía el gráfico le daría un nombre por defecto (Serie1, Serie2…)

71
 CURSO DE EXCEL

En cualquier momento podemos modificar este nombre:  

Si el nombre lo tenemos referenciado a una celda de Excel basta con cambiarlo en dicha celda.

Si lo hubiéramos escrito en la ventana anterior, tenemos que hacer click con el botón derecho en
el gráfico, luego “Seleccionar datos”.  Hacemos click en la serie a la que queremos cambiarle el
título y en “Modificar.

De esta manera se nos abre la ventana que vimos anteriormente.

3.- Posición de la “Leyenda”

La “Leyenda” se puede cambiar de posición en el gráfico:

Haciendo click con el botón izquierdo sobre la “Leyenda” y sin dejar de presionar moverla.

Desde el Menú Inmediato: a la derecha de “Leyenda” aparece una flechita que al hacer click nos
abre una ventana con diferentes opciones de posición de la “Leyenda” dentro del gráfico.

72
 CURSO DE EXCEL

Haciendo click con el botón derecho sobre la “Leyenda” y seleccionar “Formato de Leyenda”. En
la ventana que se abre a la derecha “Opciones de leyenda” hacemos click en el tercer icono y
seleccionamos la posición de la leyenda.

IM 23 GRAFICOS 70
 

4.- Formato de la “Leyenda”

En la ventana anterior “Formato de leyenda” aparecen tres iconos desde los que podemos
seleccionar el color del fondo de la “Leyenda”, si lleva borde o no, el color de la letra, su estilo…

A este menú también podemos llegar a través del menú de la barra superior, haciendo click en
“Formato” y seleccionando en la ventana superior de la izquierda “Leyenda” y a continuación
haciendo click en la opción que está justo debajo “Aplicar formato a la selección”.

73
 CURSO DE EXCEL

El tamaño de la letra de las leyendas lo podemos modificar con el menú de Excel: hacemos click
con el botón derecho sobre la leyenda y posteriormente en la barra superior de Excel hacemos
click en “Inicio” donde podemos seleccionar tipo y tamaño de letra.

Si tras haber aplicado un formato quisiéramos volver al formato inicial que por defecto nos ofrece
Excel tan sólo tendríamos que hacer click con el botón derecho sobre la “Leyenda” y seleccionar
“Restablecer para hacer coincidir con el estilo”.

 34 GRÁFICOS: EJES

1.- Mostrar / Quitar ejes

74
 CURSO DE EXCEL

Cuando insertamos un gráfico en Excel por defecto vienen los valores de los ejes verticales y
horizontales.

Estos ejes los podemos mantener o quitar.

Incorporar o quitar ejes lo podemos gestionar:

a.- Desde el Menú Inmediato (haciendo click con el botón izquierdo dentro del gráfico). Hacemos
click en el símbolo suma. En la ventana que se abre aparece el elemento “Ejes”: si lo marcamos
incorporamos los ejes al gráfico; si lo desmarcamos, quitamos los ejes.

75
 CURSO DE EXCEL

Si tan sólo queremos que figure el eje vertical o el eje horizontal vemos que a la derecha de “Ejes”
aparece una flechita; al desplegarla se abre una ventana que nos da la opción de elegir
individualmente que ejes nos interesa incorporar al gráfico.

b.- Desde la barra superior, seleccionando “Diseño”; haciendo click en “Agregar elementos de
gráfico”. Podemos seleccionar el / los eje(s) que queremos incorporar al gráfico.

2.- Formato de los ejes

Haciendo click con el botón derecho sobre el eje vertical / eje horizontal se abre una ventana con
la opción de “Dar formato al eje”

76
 CURSO DE EXCEL

A continuación se abre otra ventana a la derecha “Dar formato a eje” con cuatro iconos desde los
que podemos dar formato a los ejes.

A este menú también podemos llegar a través de la barra superior, haciendo click en “Formato” y
seleccionando el eje vertical / horizontal. A continuación hacemos click en “Aplicar formato a la
selección”.

Opciones de Formato

La ventana “Dar formato a eje” nos ofrece diversas posibilidades:

a.- El primer icono nos permite dar color al fondo de los valores de los ejes.

También nos permite dar formato a la línea de los ejes (color, grosor, tipo de línea…).

77
 CURSO DE EXCEL

b.- El segundo, dar sombras o formato tres dimensiones a los valores de los ejes.

c.- El tercero, la orientación de los valores de los ejes (horizontal, vertical, apilado…)

d.- El cuarto, nos ofrece diversas opciones:

d. 1.- En el desplegable “Opciones del eje”, los valores mínimos y máximos de los ejes. La selección
de los valores mínimo y máximo nos va a permitir aplanar la serie o remarcar las diferencias. Este
efecto visual lo podemos ver en los dos siguientes gráficos en los que representamos una misma
serie.

78
 CURSO DE EXCEL

 El rango de los valores del eje. Si en el gráfico anterior el rango era de 20 (0, 20, 40, 60…), en el
siguiente seleccionamos un rango de 50.

El lugar donde el eje horizontal cruza al eje vertical (por su valor mínimo, por otro valor
seleccionado…).

Si hubiéramos seleccionado el eje horizontal esta opción nos permite elegir por donde lo cruza el
eje vertical.

79
 CURSO DE EXCEL

Las unidades de los valores del eje (unidades, centenas, millares…). Convierte el valor a la unidad
seleccionada e indica al lado del eje la unidad seleccionada.

d.2.- En el desplegable “Marcas de graduación”, si queremos que figuren marcas de graduación

d.3.- En el desplegable “Etiquetas”, la posición donde aparezcan las etiquetas con los valores
(junto al eje, arriba, abajo o que no aparezcan). Vamos a seleccionar el eje horizontal para ver este
efecto.

80
 CURSO DE EXCEL

d.4.- En el desplegable “Número”, el tipo de los valores (texto, numérico -especificando el número
de decimales-, fecha…)

El tamaño, tipo de letra y color de los valores de los ejes lo podemos gestionar desde el menú
principal de Excel.

 35 GRÁFICOS: EJES ll

3.- Utilizar 2 ejes verticales

Cuando representamos en un gráfico dos o más series con magnitudes diferentes puede ocurrir
que alguna(s) de ellas queden muy aplanadas, o que algunas se puedan solapar.

36
 

81
 CURSO DE EXCEL

Para evitar esto puede resultar interesante trabajar con dos ejes verticales: vincular una/varias
series al eje de la izquierda (eje principal) y la(s) otra(s) al eje de la derecha (eje secundario).

En el gráfico siguiente la serie azul la dejamos referenciada al eje de la izquierda y las dos series
inferiores (naranja y gris) las referenciamos al eje de la derecha.

37
 

Para referenciar una serie al eje secundario:

a.- Hacemos click con el botón derecho sobre la serie para que quede seleccionada. En la ventana
que se abre seleccionamos “Dar formato a serie de datos”

Se abre a la derecha una ventana “Formato de serie de d…” en la que seleccionamos “Eje
secundario”

82
 CURSO DE EXCEL

2.- También podemos llegar a esta ventana haciendo click en la barra superior, en Formato, luego
seleccionando en la ventana de la izquierda “Serie 2”.

Y a continuación seleccionar “Aplicar formato a la selección”

Una vez que nos figura el eje secundario en el gráfico podemos seleccionarlo y aplicarle formato
tal como hemos hecho con el eje principal, seleccionando el valor mínimo y máximo.

4.- Títulos de los ejes

Al lado de cada eje podemos incluir una etiqueta con su definición.

Esto lo podemos hacer:

83
 CURSO DE EXCEL

a.- A través del Menú Inmediato (haciendo click con el botón izquierdo dentro del gráfico). En la
ventana que se abre, hacemos click en el símbolo suma y marcamos “Títulos del eje”. Si queremos
discriminar y que este título sólo aparezca en uno de los ejes, hacemos click en la flechita que
aparece a la derecha y seleccionamos el eje que nos interese.

b.- A través de la barra superior, haciendo click en “Diseño”, seleccionando “Agregar elemento de
gráfico” y a continuación haciendo click en “Títulos del eje”.

Una vez que hemos incluido en el gráfico la ventana “Título del eje”, podemos hacer click dentro
de esta ventana y escribir el texto que nos interese.

Luego haciendo click con el botón derecho se nos abre una ventana en la que seleccionamos
“Formato del título del eje”

84
 CURSO DE EXCEL

En la ventana “Formato del título del…” nos aparecen tres iconos desde los que podemos aplicar
color al fondo, incluir bordes, sombreado…

El tamaño, tipo de letra y color de los “Títulos del eje” lo podemos gestionar desde el menú
principal de Excel.

 36 GRÁFICOS: LÍNEAS DE CUADRÍCULAS

Las líneas de cuadrículas son líneas horizontales o / y verticales que se pueden incluir en el gráfico
facilitando su lectura.

Veamos dos gráficos, uno sin líneas de cuadrículas y otro con líneas:

154
 

IM 23 GRAFICOS 155
 

85
 CURSO DE EXCEL

1.- Incluir / quitar líneas de cuadrículas

Hay cuatro tipos de líneas de cuadrículas:

IM 23 GRAFICOS 156
 

Las líneas de cuadrículas las podemos incluir / quitar:

a.- Desde el Menú Inmediato (haciendo click con el botón izquierdo). Hacemos click en el símbolo
suma y marcamos “Líneas de cuadrículas”. Incluye en el gráfico las líneas horizontales principales.

Si queremos incluir los otros tipos de líneas de cuadrículas, hacemos click en la flechita que
aparece a la derecha, pudiendo seleccionar:

Horizontal Principal Primario

Vertical Principal Primario

Horizontal Subordinado Primario

86
 CURSO DE EXCEL

Vertical Subordinado Primario

b) En la barra superior, en “Herramientas de gráficos”, hacer click en “Diseño” y a continuación en

“Agregar elemento de gráfico”; seleccionar “Líneas de cuadrícula” y se nos abre un desplegable
con diferentes opciones:

La frecuencia de las líneas de cuadrículas se determina al dar formato al eje (vertical / horizontal),
seleccionando las unidades Principales y Secundarias.

87
 CURSO DE EXCEL

En este ejemplo habrá líneas principales cada 20 unidades y secundarias cada 10 unidades.

2.- Dar formato a las líneas de cuadrículas

El formato lo podemos gestionar:

a.- Haciendo click con el botón derecho sobre las líneas de cuadrículas que queramos formatear.
Se abre una ventana en la que seleccionamos “Formato de líneas de división…”

A la derecha se abre una ventana:

A esta misma ventana podemos llegar desde la barra superior, haciendo click en “Formato”. A
continuación, hacemos click en las líneas de cuadrículas que queremos formatear y seleccionamos
“Aplicar formato a la selección”.

Las líneas de cuadrículas vienen definidas en este desplegables:

Eje Vertical (Valor) Líneas de división principales (= Horizontal Principal Primario)

Eje Vertical (Valor) Líneas de división secundarias (=Horizontal Subordinado Primario)

Eje Horizontal (Categoría) Líneas de división principales (=Vertical Principal Primario)

Eje Horizontal (Categoría) Líneas de división secundarias (=Vertical Subordinado Primario)

88
 CURSO DE EXCEL

La ventana “Dar formato a las line…” nos ofrece la posibilidad de seleccionar su color, su ancho, el
tipo de línea…

 37 GRÁFICOS: VINCULAR CON WORD / POWER POINT

Un gráfico de Excel lo podemos llevar a Word o PowerPoint.

Hay diversos modos de insertar un gráfico de Excel en Word / PowerPoint.

En todo caso se empieza por seleccionar el gráfico en Excel: haciendo click con el botón derecho
dentro del área general del gráfico (no sobre ningún elemento concreto del mismo) y en la
ventana que se abre se selecciona “Copiar”.

Vamos a Word / PowerPoint y haciendo click con el botón derecho se abre una ventana con
diferentes opciones de pegado:

89
 CURSO DE EXCEL

Otra posibilidad de pegar es a través del menú superior de  Word / PowerPoint, haciendo click en
“Inicio” y seleccionando “Pegar”. Aparecen los 5 iconos que vimos en la ventana anterior y
también aparece otra opción “Pegado especial”.

Si hacemos click en “Pegado especial” se abre una ventana en la que seleccionamos “Pegar
vínculo”, y en concreto la primera opción “Gráfico de Microsoft Excel Objeto”.

De todas las posibilidades comentadas nos vamos a centrar en 4:

1.-  Primera posibilidad

90
 CURSO DE EXCEL

En el primer caso, una vez pegado el gráfico se pueden realizar modificaciones en Word /
PowerPoint (tipo del gráfico, datos…), pero sin ninguna vinculación con Excel: los cambios que se
hagan en Word / PowerPoint no quedan reflejados en Excel, ni los cambios que se hagan en Excel
quedan reflejados en Word / PowerPoint.

Para realizar estos cambios en Word / PowerPoint se hace click con el botón derecho dentro del
gráfico.

También se puede hacer click con el botón derecho sobre alguno de los elementos del gráfico (Eje,
Leyenda, Título…) y se abre una ventana (similar a la que vimos en Excel) para dar formato a ese
elemento.

2.-  Segunda posibilidad

En esta opción las modificaciones en los datos que se hacen en Word / PowerPoint quedan
reflejados en Excel y los cambios en los datos que se hagan en Excel quedan reflejados en Word /
PowerPoint. En cambio, los cambios de formato que se hagan en Word / PowerPoint no quedan
reflejados en Excel y viceversa, los cambios de formato que se hagan en Excel no quedan
reflejados en Word / PowerPoint.

91
 CURSO DE EXCEL

3.-  Tercera posibilidad

En este tercer caso el gráfico se pega como imagen y ya no se puede modificar (ni datos, ni
formatos).

Veamos un vídeo explicativo.

 4.- Cuarta posibilidad

A través del “Pegado especial…”, indicamos anteriormente que entramos en la siguiente ventana
en la que seleccionamos “Gráfico de Microsoft Excel Objeto”.

En este caso los cambios no se hacen en Word / PowerPoint sino en Excel (datos, formatos, tipo de
gráfico…). Una vez realizados los cambios en Excel se hace click con el botón derecho en el gráfico
insertado en Word / PowerPoint y se selecciona “Actualizar vínculo”.

92
 CURSO DE EXCEL

 38 IMPRESIÓN

I.- Definir la impresión

Para imprimir una tabla de Excel hay que realizar las siguientes acciones:

1.- Se selecciona el rango de impresión

Se selecciona el área que se desea imprimir. Una vez seleccionada se hace click en la barra
superior en la opción “Diseño de página”, luego en “Área de impresión”, y por último en
“Establecer área de impresión”.

2.- A continuación, se hace click en la flechita que hay a la derecha de la opción “Configurar
página”.

3.- Se abre la siguiente ventana que nos ofrece diversas posibilidades:

93
 CURSO DE EXCEL

3. a.- En la opción “Página” seleccionamos la orientación de la página (Vertical / Horizontal) y el

tamaño de la impresión. Podemos seleccionar un % (100%, más o menos), o también podemos
seleccionar el número de páginas de ancho y de alto.

3. b.- En la opción “Márgenes” podemos modificar los diferentes márgenes de la impresión, y en la

parte inferior de esta ventana nos ofrece la opción de centrar la impresión.

94
 CURSO DE EXCEL

3. c.- En la opción “Encabezado pie de página” podemos incluir encabezados y pie de páginas en la
impresión. Podemos utilizar las opciones por defecto que nos ofrece Excel (haciendo click en las
flechitas que remarcamos con un círculo, o podemos personalizarlos.

3. d.- En la opción “Hoja” podemos determinar si en la impresión se repiten algunas filas /

columnas. También determinamos el orden de impresión (de arriba a abajo /de izquierda a
derecha).

II.- Modificar los parámetros de la impresión

95
 CURSO DE EXCEL

1.- Área de impresión.

Podemos modificarla:

a) Borrando el área que tenemos marcada.

Y volviendo a seleccionar una nueva área.

b) Modificando el área actual

Haciendo click en “Vista” y posteriormente en “Ver salto de Pagina”

Se muestra la tabla con los saltos de página y con los límites. Haciendo click con el ratón sobre
estas líneas, y sin dejar de presionar, se pueden mover.

Para volver a la visión normal hacemos click en “Normal”.

2.- Parámetros de la impresión.

Haciendo click en “Configurar página” se abre la ventana que vimos anteriormente en la que
podemos modificar los parámetros de la impresión.

96
 CURSO DE EXCEL

III.- Impresión

Para imprimir, hacemos click en “Archivo”.

 Se abre la siguiente ventana en la que seleccionamos “Imprimir”.

Se abre otra ventana en la que se puede seleccionar la impresora, las páginas que se quieren
imprimir, la orientación…

97
 CURSO DE EXCEL

 38 CINTA DE OPCIONES

1.- Cinta de opciones

Excel muestra en la barra superior una cinta de opciones. 

Podemos seleccionar que tan sólo aparezcan las categorías principales (Mostrar pestañas) o que
figuren las categorías principales y las opciones que ofrecen (Mostrar pestañas y comandos).

Estas 2 posibilidades las gestionamos desde el icono que aparece en la esquina superior derecha:

En el primer caso la barra superior presentaría el siguiente formato:

98
 CURSO DE EXCEL

Haciendo click en cada pestaña nos aparecerían las opciones que ofrecen:

En el segundo caso la barra superior presentaría directamente el siguiente formato:

2.- Personalizar la cinta de opciones

Podemos personalizar la cinta de opciones: incluir o quitar comandos. Esta posibilidad la

gestionamos haciendo click en el icono “Archivo”.

99
 CURSO DE EXCEL

En la ventana que se abre seleccionamos “Opciones”:

Se abre la siguiente ventana en la que seleccionamos “Personalizar cinta de opciones”:

Se despliega la siguiente ventana: las opciones que marquemos con un tick serán las que
aparezcan en la cinta de opciones; las que dejemos sin tick no aparecerán.

100
 CURSO DE EXCEL

También podemos crear nuestra propia pestaña en la que incluyamos aquellas opciones que nos
interese tener más localizadas.

Hacemos click en “Nueva pestaña”

Nos incorpora una nueva pestaña a la cinta de opciones (podemos ponerle el nombre que nos
interese)

101
 CURSO DE EXCEL

 Iremos seleccionando los comandos que nos interesen y haremos click en “Agregar”:

En la cinta de opciones nos aparecerá esta nueva pestaña con las opciones que hayamos
seleccionado.

102
 CURSO DE EXCEL

 40 MACROS

En Excel se pueden automatizar tareas utilizando macros:

Supongamos que tenemos un libro Excel con 20 hojas y todos los días hay que actualizar la fecha
en todas las hojas. Esto se puede automatizar.

Supongamos que en un libro vamos recogiendo las ventas diarias de nuestros vendedores
(información que nos llega de otro fichero). Acumulamos las ventas y las ordenamos de mayor a
menor. Esto también se puede automatizar.

Las posibilidades de automatización son enormes. Las más sencillas son fáciles de realizar,
mientras que las más complejas exigen un conocimiento más profundo de un lenguaje de
programación (Visual Basic).

Esta lección pretende tener un carácter meramente introductorio de esta posibilidad de

automatización que ofrece Excel.

1.- Grabar una macro

En la barra superior hacemos click en “Vista” y seleccionamos “Macros”.

Se abre una ventana en la que seleccionamos “Grabar macro”.

Se despliega la siguiente ventana que nos permite:

103
 CURSO DE EXCEL

Ponerle un nombre a la macro (si no Excel le pondrá uno por defecto).

Seleccionar una tecla de marcado abreviado (por ejemplo, “a”): para ejecutar la macro
tendremos que presionar la tecla “Ctrl” + la tecla “a”.

Esta casilla es opcional, la podemos dejar vacía. En este caso para ejecutar la macro utilizaremos
otro sistema que veremos más adelante.

Seleccionar el libro donde queremos grabar la macro: lo más sencillo es que quede grabada en el
mismo libro Excel en el que estamos trabajando (es la opción que Excel ofrece por defecto).

Una vez completada esta ventana hacemos click en “Aceptar” y comenzará la grabación de la
macro.

A partir de entonces todas las acciones que hagamos en Excel quedarán grabadas en la macro:

Por ejemplo, si situamos el puntero en la celda A1, realizamos en esta celda la suma de D1+E1, le
ponemos un fondo amarillo y le ponemos un borde rojo. Todas estas instrucciones quedan
grabadas en la macro.

Para finalizar la grabación de la macro hacemos click en la barra superior en el icono “Macros” y en
la ventana que se despliega seleccionamos “Detener grabación”.

De esta manera ya hemos grabado la macro.

104
 CURSO DE EXCEL

Posteriormente cuando queramos ejecutarla:

Presionamos la tecla “Ctrl” + la tecla que hayamos seleccionado en la ventana “Método

abreviado”.

Si no hubiéramos asignado ninguna tecla en la opción “Método abreviado”, hacemos click en el

icono “Macros” y seleccionamos “Ver macros”.

Se abre una ventana en la que seleccionamos la macro que queremos ejecutar y hacemos click
en “Ejecutar”.

Si quisiéramos consultar (o modificar) los comandos que han quedado grabados en la macro,
hacemos click en el icono “Macros” y seleccionamos “Ver macros”.

En la ventana que se abre seleccionamos la macro que queremos consultar y hacemos click en
“Modificar”.

105
 CURSO DE EXCEL

 Se abre una ventana de Visual Basic con los comandos grabados en la macro.

Para trabajar en Visual Basic habría que tener ya ciertos conocimientos.

Para volver al entorno Excel hacemos click en la “X” que aparece en la esquina superior derecha de
la ventana anterior.

Vamos a ver a continuación otros ejemplos sencillos de macros.  

106