Sistema de Comercio Electrónico

Comercial COPELEC S.A.

Introducción
El Consejo de Administración de Empresas COPELEC, ha encomendado la implementación de un sistema
de Comercio Electrónico, el cual permita las ventas a través de Internet de las mercaderías
comercializadas por la Unidad de Negocios MULTITIENDA de Comercial COPELEC S.A. Para ello, la Sub-
Gerencia respectiva optó por contratar los servicios del Grupo Primal y de su producto PrestaShop, el
que se consideró se ajustaba a las necesidades de comercio electrónico requeridas.

Premisas
Se realizaron reuniones de acercamiento con personeros de Grupo Primal y la Unidad de Marketing de
Comercial Copelec S.A., asesorados por personal de Computación e Informática de COPELEC,
estableciendo algunas premisas respecto de la forma de operar.

Grupo Primal sugirió iniciar las operaciones de PrestaShop en un formato aislado de nuestro inventario,
realizando toda la gestión de la venta de forma manual. Con ello se agiliza la puesta en marcha y se
minimiza el efecto sobre nuestros sistemas, por lo cual fue inicialmente aceptada. Sin embargo y tras
realizar análisis más profundos respecto de esa operatoria y de los efectos que podría acarrear sobre
nuestros inventarios principalmente, se decidió descartar esta sugerencia estableciendo como premisa
fundamental que la operatoria debe realizarse FULL CONNECTION o sea, con la máxima conexión posible
entre PrestaShop y nuestros sistemas administrativos computacionales.

También se establecieron pautas de trabajo, en las que se definen los medios de conexión entre ambos
sistemas y los procedimientos para el llenado y mantención de la información que será enviada a
PrestaShop, en relación a los artículos, códigos, descripciones, stock, precios, condiciones de venta
especiales, entre otras variables y además, con el fin de minimizar los riesgos asociados a la
comercialización electrónica, mejorando la calidad de las descripciones, características técnicas,
fotografías y otros atributos de cada producto comercializado, de acuerdo con lo que se maneja en la
industria del retail para estos sistemas, así como la determinación de las líneas de productos que pueden
y serán ofrecidos a través de este medio.

También ha sido necesario establecer los recursos logísticos que involucra una implementación de esta
magnitud, la que sin duda obliga a la contratación de personal para realizar funciones específicas
relacionadas con los procesos involucrados, la habilitación de espacios físicos para el tratamiento de las
mercaderías que serán tranzadas, así como la contratación de servicios externos para el envío de las
mercaderías a sus destinos finales, entre otros.
En el ámbito de la información, existen dos grandes etapas, las que involucran por un lado al personal
del Grupo Primal y que tiene que ver con la adaptación del producto PrestaShop al uso por parte de
Comercial Copelec y por el otro, a nuestra Unidad de Desarrollo, la que tendrá que modificar los sistemas
involucrados, debiendo en muchos casos crear nuevos para que se encarguen de manejar todas las
transacciones de la forma más expedita y segura posible. Ello implica la determinación de
procedimientos que respondan a los requerimientos de eficacia y control de la información de estas
ventas.

Hasta aquí se ha considerado que nuestros sistemas se verán fuertemente afectados, para lo cual se ha
previsto la necesidad de:

• Modificar el sistema de facturación para que considere el concepto de stock disponible, además
del stock físico que existe en la actualidad.
• Adaptar el sistema de inventario para el control de las mercaderías que son tranzadas a través
del actual sistema de ventas y del comercio electrónico, ya que ambos sistemas tendrán que
convivir sin obstruirse.
• Crear un sistema de cajas que registre los pagos electrónicos desde plataformas externas como
es el caso de Transbank, sin intervención humana y a la vez entregando toda la información
requerida para la conciliación entre las ventas y los pagos recibidos.
• Crear un sistema de notas de pedido con la integración de notas de pedido automáticas para
agilizar el tránsito de mercaderías entre las bodegas existentes en nuestras sucursales y el CD.
• Crear un sistema para el control de la recepción y despacho de mercaderías vendidas a través
del sistema de Comercio Electrónico.
• Crear un nuevo sistema de facturación para la emisión de los documentos de venta que deben
ser enviados al cliente junto con los productos adquiridos.
• Modificar sistema de contabilidad para el registro y control de estas transacciones.

Procedimiento
Para la determinación del conjunto de procesos descritos en el párrafo anterior, se ha elaborado el
siguiente procedimiento, el que busca satisfacer las necesidades de información asociadas al comercio
electrónico, el que ha permitido identificar fortalezas y principalmente falencias en nuestros sistemas,
las que se deben subsanar con el fin de lograr una correcta implementación de este medio de ventas.

1) Determinación del stock, se considera la creación de un campo en el archivo MSALDO para el control
de las unidades pedidas a una bodega en particular (En tránsito), cada NOTA DE PEDIDO provocará
la rebaja del campo existencia e incrementará el campo pedidos. Al realizarse el despacho de la
mercadería solicitada al CD se rebaja el campo pedidos de la bodega en cuestión. De esta manera el
stock disponible se mantiene siempre en el campo de la bodega de existencia.
2) La rebaja de la bodega de existencias y el incremento de la bodega de tránsito o de pedidos, se
respaldará en los documentos virtuales VALE DE SALIDA y VALE DE ENTRADA respectivamente.
3) Para cada bodega de tránsito se implementará el campo de pedidos, para ello se usará el antiguo
campo usado para las mercaderías en consignación.
4) Al producirse una venta, PrestaShop informará de inmediato a nuestro sistema, a través del
WEBSERVICE correspondiente, lo que ocasionará la ejecución de un programa que se encargará de:
a) Crear un registro con la venta en el archivo de pedidos pendientes de despacho
b) Emitir las notas de pedido y los VALES correspondientes que permitan…
c) Rebajar el stock de la existencia e incrementar el stock de unidades pedidas, en la o las bodegas
involucradas.

Para esto, se establecerán criterios tendientes a establecer las prioridades para hacer los pedidos a
las distintas bodegas, siempre y cuando las unidades adquiridas no se encuentren en el CD.

5) Los criterios a aplicar para rebajar mercaderías en sucursales, cuando las mercaderías solicitadas
para una venta, no se encuentran en el CD, serán los siguientes:
a) En primer lugar, considerar el stock existente en las sucursales, desde las más cercanas a las más
lejanas, o sea, Casa Matriz, Las Araucarias, Bulnes, Coihueco, San Carlos, El Carmen, Quillón,
Yungay, Quirihue, Coelemu.
b) En segundo lugar, evaluar aquella sucursal que posea más unidades de la mercadería pedida,
con el objeto de no quebrar el stock en ninguna. O sea, si requiero dos unidades para una venta
y en Casa Matriz, que es la tienda más cercana, solo hay uno y Las Araucarias tiene dos,
corresponde solicitar 1 a Bulnes, luego seguir evaluando el resto de sucursales en el orden ya
indicado, para ver desde cual otra puedo retirar la unidad que falta para satisfacer el pedido. Si
no hubiera más unidades en otras sucursales, se restará desde Casa Matriz.
6) Para el envío de las unidades pedidas desde las distintas sucursales al CD, deberá emitirse solo la
guía de despacho, la que rebajará las unidades desde la bodega de pedidos, evitando la creación
automática de la guía de entrada en el CD. Esto obligará a realizar este último documento, una vez
ingresada físicamente las unidades en la bodega de pedidos del CD.
7) El nuevo programa de ventas debe visualizar todos los pedidos pendientes de despacho,
diferenciando su estado a través de un color específico, por ejemplo, quedando en verde aquellos
pedidos que ya cuenten con stock suficiente en el CD y por lo tanto estén en condición de despacho
al cliente y de color rojo para aquellos pedidos con más de cinco días, con notas de pedido emitidas
a las bodegas que cuenten con las unidades necesarias para la venta y que no han sido enviadas al
CD.

Al seleccionar un pedido, se verificará la existencia de stock suficiente para satisfacerlo, la venta solo
podrá concretarse una vez reunidas las unidades necesarias en la bodega de existencia del CD, desde
donde se realizará la venta, emitiendo la boleta correspondiente, rebajando el stock de unidades
pedidas, registrando la venta en caja y centralizando contablemente la transacción. Las ventas se
realizarán al contado y en ciertas ocasiones se indicará el número de cuotas, según el convenio que
maneje el cliente con su entidad bancaria.

8) Al realizar la venta, se debe establecer un control para realizar el despacho cronológicamente