Referencias, instalación y menú del
software contable Mónica
Gestión automatizada de la
información contable
GESTIÓN AUTOMATIZADA DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
ÍNDICE
1. Referencias, instalación y menú del software contable Mónica..................................................................... 1
2. El menú general de mónica .............................................................................................................................. 3
2.1. Como empezar a trabajar con MÓNICA ........................................................................................................................................... 3
Módulo: Gestión automatizada de la información contable
Referencias, instalación y menú del software contable Mónica
1. Referencias, instalación y menú del software contable Mónica
Gracias por haber preferido a MÓNICA, para Windows, como su asistente en los negocios. Le
permitirá resolver muchos de las tareas asociadas con un negocio pequeño ó mediano. MÓNICA ha
sido diseñada para servirle de una manera fácil y rápida, pero a la vez dándole la información lo más
detalladamente posible.
MÓNICA es un conjunto de programas que le permitirán realizar:
Figura 1. Programas que permiten realizar en Mónica
a. Facturación
Crea facturas, lleva el control de éstas, obtiene totales de ventas por clientes, por fechas, por ítem,
por vendedor. Permite versatilidad en la impresión de facturas (forma pre-impresa, hoja simple/media
pág.). Permite realizar estimados, así como la facilidad de imprimir las facturas y estimados en inglés
y/o castellano. Puede realizar devoluciones. Cuando hace una factura el inventario automáticamente
queda actualizado.
b. Inventario
Usted puede llevar el control de los ítems de su inventario: asignando códigos, conociendo en
cualquier momento el precio, el costo, y la cantidad disponible de un determinado ítem. Así mismo
tiene la capacidad de determinar el movimiento de ítems para un período determinado (Cuánto se
vendió, montos, etc.). Determina el costo de su inventario. Lleva el kardex de los productos.
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c. Clientes
Usted puede determinar mediante el auxilio de MÓNICA cuales han sido sus ventas por clientes,
cuales son sus mejores clientes, cuanto les ha vendido y cuando les ha cobrado.
d. Cuentas por cobrar (Cartera)
Permite manejar las ventas al crédito que realiza con sus clientes: Vencimiento de facturas, Cargos
financieros, puede obtener los estados de cuenta por cada cliente. Cierre de periodos que le permite
determinar cuanto le debe cada uno de sus clientes.
e. Cuentas por pagar
Maneja las compras a sus suplidores, MÓNICA le permite realizar cotizaciones (Averiguación del
precio de un producto) y luego realizar la orden de compra (Formalizar la compra del producto). Ud.
puede saber cuanto le debe a un abastecedor, si la compra fue al crédito, cuando se vence la factura,
etc.
f. Cheques
Lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han sido cobrados, aquellos que
faltan ser cobrados, montos totales para un período.
Asimismo usted puede imprimir directamente los cheques con total seguridad (montos en números y
en letras), utilizando formato preimpreso y numeración dada por computador. También puede obtener
un reporte de reconciliación bancaria. Permite saber cual es su saldo. Usted puede tener desde una
ó más cuentas corrientes. La impresión de cheques puede ser en Castellano/Inglés.
Libro Diario. Registra las actividades de la empresa mediante asientos contables (Método de la partida
doble). Lo cual involucra un plan contable (Cuentas) que es prácticamente ilimitado, con códigos de
hasta 14 caracteres y multinivel. MÓNICA le proporciona una tabla de cuentas para la mayoría de
países del habla hispana. Usted puede así mismo modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad
del negocio.
Análisis de Cuentas. Le permite al contador analizar en cualquier momento las diferentes cuentas que
conforman el plan contable de la empresa y de esta manera determinar la situación de la empresa. La
transferencia de asientos del “Libro diario” al libro “Mayor” se hace automáticamente.
Reportes Contables. El Contador tiene a su alcance y en cualquier momento el Libro Diario, Reporte
de Análisis de cuentas, y el Balance de Comprobación, El Balance General de la empresa, el Estado
de Ganancias y Pérdidas. MÓNICA permite obtener estos reportes en forma interactiva, es decir, tan
pronto usted ingresa un asiento en el libro diario, se vera reflejado inmediatamente en los reportes,
no es necesario el cierre de un período para poder tener los reportes, así mismo, usted tiene acceso a
reportes históricos ya que no existe límite en el número de períodos que puede tener en su computador
(la limitación viene dada por la rapidez y capacidad de procesamiento de su computador).
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Así mismo MÓNICA le ofrece una gran versatilidad en el manejo de la información ya que tiene pantallas
intuitivas que no necesitan mayor explicación en los cuales no necesita grandes conocimientos en
computación de los que probablemente ya tiene. MÓNICA le permite tener hasta 99 empresas en
su computador y puede trabajar como punto de venta. Si Ud. ha realizado una factura en forma
manuscrita, entonces Ud. puede realizarlo en su computador utilizando a MÓNICA sin mayores
problemas. La mayor parte de las opciones son auto explicativas.
No se preocupe si Ud. comete un error al utilizar a MÓNICA, ya que puede ser corregido sin mayores
contratiempos, sea que realiza una nueva factura, un asiento contable, etc.
2. El menú general de mónica
Al iniciar el programa, se muestra la pantalla de presentación, ver figura 2. Allí se indica el tipo de
licencia (1 usuario, 2 usuarios, etc.) y si su programa esta registrado (Si el programa no esta registrado se
muestra el titulo “Licencia NO registrada”, lo cual indica que tiene un numero limitado de ejecuciones)
Figura 2. Menú de presentación de MÓNICA
La foto de presentación, puede ser cambiada a su gusto, por ejemplo puede usar la foto de su
empresa, o los que tiene disponibles el programa al instalarse. Para ello ver la opción de parámetros,
acerca de la instalación de una nueva foto de presentación.
Al ingresar a MÓNICA por primera vez, se muestra la pantalla con los diferentes módulos disponibles.
Vea la figura 3, Cada botón lo lleva a manejar las diferentes opciones disponibles.
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Figura 3. Menú general de MÓNICA
Ud. debe ingresar a PARÁMETROS a fin de definir parámetros básicos: nombre de su empresa,
moneda, etc.
En PARÁMETROS Ud. solamente necesita revisar el botón correspondiente a GENERALES, ya que
los otros botones pueden ser trabajados posteriormente y no tienen vital importancia cuando se esta
empezando a trabajar con el programa. En la sección de GENERALES revisar el botón correspondiente
al nombre de su empresa, la moneda a utilizar y el formato de fecha. En general se recomienda revisar
cada uno de los botones de esta sección, estos botones son autoexplicativos.
La mayoría de las pantallas tienen una ayuda, presionando botón F1 en su teclado le mostrara en
pantalla una explicación de la función de cada opción.
2.1. Como empezar a trabajar con MÓNICA
Si usted tiene necesidad de empezar a realizar facturas inmediatamente, entonces puede ir
directamente a realizar facturas. MÓNICA le da la posibilidad de crear clientes mientras hace una
factura, asimismo puede ingresar productos cuando esta haciendo una factura, cotización, compra,
etc. (siempre que tenga la clave de acceso para realizarlo ó se encuentre deshabilitada la clave
general - ver parámetros).
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Normalmente se deben ingresar los clientes y proveedores, es decir ir al módulo de clientes-
proveedores y comenzar a ingresar la lista de sus clientes y proveedores. No es necesario ingresar
cada detalle de cada cliente ó proveedor ya que esto se puede ir haciendo en la medida en que se
vayan obteniendo mayores detalles.
Luego el siguiente paso es ingresar el inventario al computador (Ver capítulo de inventario). Igualmente
no es necesario ingresar cada detalle del ítem, simplemente ingresar el código una descripción,
categoría y sus respectivos precios, luego según se vaya obteniendo mayor detalle de los productos,
entonces el ítem puede ser actualizado.
Si desea solamente manejar la parte contable, lea directamente el capítulo de contabilidad, esta sección
es independiente de los otros módulos, es decir cualquier transacción que se realiza en MÓNICA
(factura, compra, débito, crédito, etc.) debe ser ingresada manualmente en la parte contable. Esta
sección esta dirigida a la persona con conocimientos contables: un profesional contable por ejemplo.
Antes de usar el módulo de contabilidad se aconseja revisar conceptos básicos de contabilidad. Sin
embargo no se preocupe, Ud. aun puede usar el resto de módulos (facturas, inventario, compras, etc.)
y posteriormente actualizar su contabilidad en el momento en que lo considere oportuno.
Aunque muchas de las opciones son autoexplicativas, la mejor manera de aprender MÓNICA es
‘explorar’, es decir, presionar los botones ‘para ver que ocurre’, recuerde que Ud. puede reversar casi
todos los procesos, por ejemplo trate de efectuar una factura, un cheque, etc. y luego elimínelo.
Inclusive usted le recomendamos aperturar una empresa de “pruebas” en la cual puede realizar
todos los estudios y análisis que desee para saber los alcances y lógicamente las limitaciones que
Mónica puede ofrecerle en su negocio (ver opción de Otra empresa, dentro de Parámetros) de esta
manera usted tiene a su disposición una empresa en la que puede
‘jugar’ con el programa (MÓNICA le permite aperturar hasta 99 empresas independientes entre sí).
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