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software contable Mónica

Gestión automatizada de la
información contable
GESTIÓN AUTOMATIZADA DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
 ÍNDICE

1. Contabilidad .......................................................................................................................................................... 1
1.1. Introducción a la contabilidad ...................................................................................................................................................................1
1.2. Iniciar la contabilidad ................................................................................................................................................................................ 3
1.3. Modificar/eliminar asientos contables ................................................................................................................................................10
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1. Contabilidad

1.1. Introducción a la contabilidad

La Contabilidad se define como la planificación, conservación, análisis e interpretación de las

actividades económico-financieras para un negocio. Cualquier transacción que puede ser expresada
en términos monetarios deberá ser registrada en los ‘libros contables’.

En caso de que Ud. no tenga conocimientos contables, se recomienda realizar una revisión de la
terminología contable a fin de poder entender con mayor claridad las secciones siguientes: Asientos
contables, la partida doble, libro diario, libro mayor, el plan de Cuentas contables, etc. A continuación
se da una breve explicación de Contabilidad básica y como se realiza en MÓNICA.

Para registrar las transacciones en la empresa se usa el método de ‘doble entrada’, ó partida doble
, es decir se registra hacia donde va el dinero (Débitos) y de donde viene el dinero (Créditos), esta
doble entrada o ‘asiento’ siempre debe ser igual, por ejemplo si Ud. vende un producto, recibe dinero
por la mercadería que entrega. La mercadería se dirige al cliente (débito) y viene de ventas (crédito).

Para registrar las transacciones se utilizan ‘libros’ contables, el Libro diario por ejemplo registra las
transacciones diarias que ocurren en la empresa: ventas, compras, devoluciones, pagos de alquiler,
gastos de oficina, etc. Estas transacciones ó asientos se registran utilizando las cuentas contables las
cuales identifican la fuente u origen del dinero, por ejemplo ‘Cuentas Corrientes’ identifica la cuenta
corriente de la empresa, ‘Caja’ identifica el dinero que tiene la empresa en efectivo.

Las Cuentas Contables han sido estandarizadas por cada país, y conforman lo que se llama el ‘Sistema
Contable’, ‘Plan Contable’, ‘Tabla de cuentas’, ‘Libro de cuentas’, etc. cada cuenta es codificada y
tiene clasificaciones y sub-clasificaciones (ó sub-niveles) que hacen mas fácil el uso y manejo de la
contabilidad. MÓNICA le ofrece la contabilidad legal que se usa en su país.

En una empresa cualquier cosa de valor que posea la empresa se llama Activo, por ejemplo cuentas,
corrientes. , inventarios, propiedades, etc. Cualquier cantidad que el negocio deba se llama Pasivo, por
ejemplo deudas por préstamo al banco, alquileres atrasados, etc. El valor del derecho del propietario,
ó su inversión en el negocio, se conoce como Capital o patrimonio.
La ecuación que muestra la relación entre los activos y el patrimonio de una empresa se conoce como
la ecuación de la contabilidad, la cual se expresa así:

ACTIVOS = PASIVOS + CAPITAL

La marcha de un negocio se controla en base a los informes financieros, basados, por supuesto en
la ecuación básica de la contabilidad. Existen informes como el Balance de Comprobación el cual
representa un estado de las cuentas contables, su uso es mayormente operativo para el contador, el
cual será utilizado para obtener El Balance General de la Empresa, el cual expresa la situación en que
se encuentran los activos, pasivos y el capital en la empresa en una fecha especifica.

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Otro reporte importante es ‘Ganancias y Pérdidas’ en la empresas también conocido como ‘Estado de
Ingresos’, muestran cuales han sido las ventas, los gastos y /o costos para un período determinado
y lógicamente si hubo ganancias y/o pérdidas. MÓNICA, puede preparar para Ud. automáticamente,
estos reportes.

El Ciclo de la Contabilidad consiste en los procedimientos para realizar el ingreso de información en

los libros y culmina con la emisión de los reportes financieros. Para ello se debe definir un ‘periodo’
generalmente 12 meses (llamado año fiscal) en algunos países esta reglamentado el período fiscal
para ciertas clases de negocios, se pueden tener periodos fiscales de 4, 6, 12 meses, etc. Los asientos
se registran en el libro diario, estos asientos son luego transferidos o ‘posteados’ al libro Mayor ( el
cual facilita al contador el análisis de las cuentas) , es decir, los asientos son separados por cada
cuenta contable. Con MÓNICA la transferencia de asientos es automática, es decir cuando ingresa/
modifica una asiento al libro ‘Diario’, la cuentas automáticamente se actualizan en el ‘Mayor’ . Al final
del periodo se cierran los libros, con el fin de preparar los reportes financieros, y preparar las cuentas
para el siguiente período contable ó año fiscal. Ver figura 13 que muestra la pantalla de Contabilidad.

Figura 1. Pantalla de contabilidad

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1.2. Iniciar la contabilidad

A fin de poder aprovechar las ventajas que brinda un sistema computarizado como MÓNICA se
debe seguir ciertos lineamientos y/ó restricciones, aunque no es necesario definir completamente la
contabilidad para usar las otras opciones, como FACTURAS, CHEQUES, INVENTARIO, es necesario
completar la definición de los parámetros de contabilidad, a fin de poder ingresar los asientos al
LIBRO DIARIO. A continuación se explican los pasos necesarios para iniciar la Contabilidad. Lea
completamente estas instrucciones a fin de realizar un correcto inicio de la Contabilidad en su
empresa. Si desea Ud. puede aperturar una empresa de prácticas en la cual puede realizar ‘Pruebas’
para ‘ver que ocurre’. Para ello lea la sección de Parámetros acerca de como aperturar otra empresa.

1.2.1 Definir Fecha de Inicio

De la opción de Parámetros del menú principal obtener ingresar a la opción de Generales, luego
click en Contables y de allí seleccionar Inicio de la contabilidad verificar la Fecha de inicio de la
Contabilidad, esta fecha es necesaria definirla, aún cuando no realiza ingreso de asientos, (las cierres
contables, referencian esta fecha). Esta fecha marca el inicio de ingreso de la información a MÓNICA.
Ver figura 10.2. No se permitirán ingresos de datos (Sean facturas, cheques, etc.) antes de esa fecha.
Es recomendable tomar la fecha de inicio del año, como medida de precaución. MÓNICA, en realidad
le presenta en pantalla una fecha inicial. Ud. puede cambiarla o dejarla de acuerdo a su conveniencia,
presione Aceptar cambios hasta obtener la confirmación para la información de la grabación. Retornar
al menú principal y continúe al siguiente paso.

Figura 2. Inicio de la contabilidad

1.2.2 Definir Tabla de Cuentas

Ingresar a la opción de Contabilidad del menú principal y de allí hacer un click en la hoja de Plan
de Cuentas. En este punto Ud. puede empezar a crear las cuentas contables una por una, para ello
hacer click en Adicionar Cuenta y siga las instrucciones de la sección 2.a), ó utilizar la tabla de cuentas
predefinidas que viene para su país, hacer click en Utilizar cuentas. predefinidas. y lea la sección 2. b)

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a. Adicionar, modificar cuenta

En pantalla del plan de cuentas se le muestra la lista de cuentas contables, hacer click en Adicionar
Cta. En la pantalla que se muestra, ingresar el código de la cuenta y su descripción correspondiente.
Luego hacer click en el tipo correspondiente de cuenta: Activo, pasivo, capital, gastos, ventas.
Algunos países aceptan mas clasificaciones, pero finalmente estas pueden ser agrupadas en el modo
presentado en pantalla.

Luego clasificar la cuenta como una cuenta de detalle, es decir con la que se puede generar asientos
contables, ó cuenta de agrupación, utilizada para obtener subtotales, basados en las cuentas de
detalles. Por ejemplo Ud. puede ingresar la cuenta 1 Activos como cta. del activo y que agrupa a otras
cuentas.

Presionar adicionar cuando este listo. Si ha cometido un error, no se preocupe, elegir el botón
correspondiente de Modificar Cuenta identificar la cuenta y realizar la modificación correspondiente,
inclusive Ud. puede Eliminar Cta. si lo desea, siempre que el balance de esta cuenta sea cero y no
contenga asientos referenciados a este código de cta. Ver la figura 15 en la que se muestra el ingreso
de una nueva cuenta contable.

Figura 3. Ingreso de una nueva cuenta contable

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b. Utilizar cuentas. predefinidas

De la pantalla de Tabla de cuentas. hacer un click en Utilizar Cuentas predefinidas. En la pantalla que
se muestra, hacer un click en Selecciona Tabla en pantalla se muestra la relación de países, elegir un
país (hacer doble click ó ENTER sobre el país de su preferencia), después de algunos segundos, la
tabla debe mostrarse en pantalla. Si Ud. obtiene un mensaje de “Tabla no se encuentra ...” es porque
no ha sido incluida en los discos, Ud. puede comunicarse con nuestra empresa a fin de obtener la
última tabla de cuentas de su país, o también puede ingresarla manualmente, vea para ello la sección
2.a.

Después de haber seleccionado la tabla correspondiente, (Puede listarla haciendo click en Imprimir
Tabla) Ud. puede incorporarla a su contabilidad, para ello hacer click en Adicionar Tabla, la cual le
permite incorporar a los archivos de su empresa la tabla que ha seleccionado. En este punto Ud.
puede comenzar a modificar y/o eliminar las cuentas que no sean necesarias (ver sección 2.a) e
inclusive adicionar las que sean muy particulares al negocio que esta manejando.

c. Definir Cuenta de cierre y Cuenta de Capital

A fin de poder realizar el cierre de período en los libros contables, es necesario que defina una cuenta
contable en la que se sumariza los asientos de cierre para las cuentas de ‘Ventas’ y ‘Gastos’. Crear la
cuenta de ‘cierre’ como se indica en el acápite 2.a, con la clasificación de Capital. Es decir esta cuenta
debe ser una cuenta de Capital. Lógicamente esta cuenta solamente será utilizada por MÓNICA al
cerrar el período. Al crear la cuenta Ud. puede utilizar cualquier código y descripción, pero, repetimos,
debe ser Cta. de Capital. En algunos casos la cuenta de cierre también es conocida como la cuenta
de “resultados del ejercicio “, es decir en la cual se consignan las perdidas ó ganancias del periodo
contable.

La ‘Cuenta de Capital del Propietario’, (El aporte de dinero a la empresa por parte del propietario de
la empresa) debe ser creada igualmente, como es lógico, como una cuenta de Capital, Ud. puede
asignar el código, y la descripción que desea. Ud. NO puede ingresar varias cuentas de ‘Capital del
Propietario’ (Como se hace en los negocios corporativos, ‘Capital socio A’, ‘Capital socio B’, etc.). Si
tuviera el caso de varios accionistas en la empresa, definir una sola cuenta de ‘Capital del propietario’
(Como se hace en los pequeños y medianos negocios), y luego definir cuentas de ‘Aportes de
Capital socio A’, ‘Retiro de Capital socio A’, ‘Aportes de capital socio B’, ‘Retiro de capital socio B’ y
así sucesivamente, como es lógico estas cuentas deben ser clasificadas como cuentas de capital.
Una vez definida estas 2 cuentas, ingresar a la opción de Parámetros del menú principal y luego
a la opción de Generales, Luego hacer un click en Contables, y finalmente un click en definición
de Contabilidad, se le mostrará una pantalla con 2 campos, en ellos debe ingresar el código de
las 2 cuentas anteriormente mencionadas. Si Ud. no recuerda el código de estas cuentas tipear la
palabra ‘LISTA’ y se mostraran las posibles cuentas. Tomar las cuentas correspondientes de ‘Capital
del Propietario’ (o cualquiera sea el nombre asignado por la reglamentación contable: ‘Capital Social,’
‘Capital de la Empresa’, ‘Capital del propietario’, etc.). De la misma manera ingresar la ‘Cuenta de
cierre’ de período. A partir de este punto Ud. ya puede ingresar asientos contables.

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d. Ingresar saldos iníciales

Es ideal, al iniciar una contabilidad tener, la totalidad de las cuentas contables totalmente definidas, así
como sus saldos, es decir tener un balance de comprobación, sin embargo en la práctica es muy difícil
tenerlo todo a la vez , por ello no espere a tener todos los saldos de la empresa cuadrados para iniciar
su contabilidad con MÓNICA. Ud. puede ir ingresando asientos según como vaya obteniendo los
saldos ó utilizar una ‘cuenta de ajuste’. Para ingresar los saldos iníciales de las cuentas definidas según
el acápite anterior (Cuando se define una cuenta su saldo es cero), utilizar un viejo truco contable:
Crear una ‘Cuenta de ajuste’ perteneciente al Activo (Ver el acápite sobre como crear una cuenta
contable - ) . Por principio contable todo ‘Debito’ debe tener un ‘Crédito’. Si Ud. tiene el saldo de sus
principales cuentas (Saldo en la Cta. Cte., Total de Inventario, Ventas, etc.) para el periodo que inicia
la contabilidad, todo lo que tiene que hacer es ingresar un asiento contable correspondiente al saldo
inicial que tiene y que va ‘jugando’ contra el asiento de ajuste, por ejemplo ‘Inventario’ vs. ‘Cuenta
de ajuste’ , (Débito, Crédito) ,chequear el capítulo sobre ingreso de asientos en el libro diario. Por
supuesto si Ud. tiene el balance de comprobación de cada cuenta, Ud. puede proceder de la misma
manera con la ‘Cuenta de ajuste’. Al finalizar de ingresar la totalidad de los saldos de las cuentas, la
‘Cuenta de ajuste’ deberá tener un saldo de cero, esta ‘Cuenta de ajuste’ no será necesaria y puede
ser eliminada (después de realizar el cierre del período, y siempre que no se vuelva a utilizar).

e. Obtenga balance de Comprobación

Una vez completado el proceso anterior, obtenga un reporte de balance de comprobación; como
su nombre lo indica le permitirá revisar los saldos que se tenían. En realidad Ud. puede obtener
un Balance Gral. de la empresa y el ‘Estado de Ganancias y Perdidas’. MÓNICA permite una gran
flexibilidad en estos reportes; no es necesario cerrar un periodo para obtener los reportes financieros.
El Balance Gral. puede ser obtenido en cualquier mes partiendo desde el último cierre realizado (o
inicio de la contabilidad). Es mas , cualquier reporte financiero puede ser obtenido con solo ingresar
más de un asiento contable.

El sistema le permite iniciar su contabilidad en cualquier mes. Cuando llegue al fin del periodo realice
el cierre normalmente, los reportes financieros, como es lógico se generan desde el inicio de la
contabilidad hasta el cierre de período. En este punto, y antes de ingresar nuevos asientos, eliminar
cuentas contables si fuera necesario. Sin embargo por principio contable Ud. no puede modificar los
asientos para los períodos cerrados.

1.2.3 Plan contable (Tabla de cuentas)

Usted puede ingresar su propia tabla de cuentas. Sin embargo Mónica le proporciona, tablas ya
existentes que le pueden ahorrar el trabajo de tipearlas.

En Mónica existen varias tablas contables disponibles que varían según el país e inclusive según
el negocio al cual esta dedicado. Debe notarse que si ya creó una cuenta contable, un catalogo de
cuentas predefinido no puede ser usado. Solamente si el catálogo de cuentas esta vacío puede
utilizar cuentas predefinidas.

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Para usar cuentas pre-definidas ir a Contabilidad, luego seleccionar pestaña de Plan (catalogo) de
cuentas, seguidamente presionar utilizar Cuentas Predefinidas y en la pantalla que se muestra click
en selecciona Tabla.

Elegir el país, ó el tipo de negocio al cual desea aplicar las cuentas, y seguidamente debe aparecer la
tabla de cuentas en la pantalla. Luego presionar adicionar tabla.

1.2.4 Crear Asientos Contables

De la pantalla de la contabilidad (Ver figura 10.1) Hacer un click en asientos contables, luego un click
en Nuevo asiento, en el cual puede ver la lista de los últimos asientos que se han registrado, luego
presionar Adicionar asiento. Lo cual le lleva a la pantalla que se muestra en la figura 10.4. En esta
pantalla los campos son autoexplicativos para el conocedor de la contabilidad básica de la empresa.

Para llenar un campo simplemente hacer un click sobre el recuadro correspondiente, por ejemplo
para la descripción del asiento hacer click sobre ‘Referencia’ y llenar la referencia correspondiente.

Si no recuerda el código de la cuenta correspondiente presionar el botón Tabla de cuentas, (o también

presionar tecla F2) el cual le muestra la lista de su tabla de cuentas del cual puede seleccionarlo
(haciendo doble click o ENTER) . Si desea eliminar una línea del asiento que esta realizando,
simplemente hacer un click sobre la línea correspondiente y luego presionar Borra línea. El asiento
automáticamente recalculara los saldos correspondientes.

Figura 5. Pantalla de funciones básicas

Figura 4. Ingreso de un asiento contable

El orden en que debe ingresar la información es el siguiente:

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Figura 6. Orden de ingreso de información

(1) Fecha

Hacer clic en este campo e ingresar (o confirmar) la fecha. Normalmente Mónica ya le presenta la
fecha de hoy día. Este campo es obligatorio y no puede ser dejado en blanco.

(2) Campo de referencia

Se refiere a una descripción sumarizada y significativa del asiento contable, por ejemplo “ventas
del día”, “Pago de salario mensual Sr. xxxxx”, “pago mensual de alquileres, oficina central”, etc. Este
campo es necesario, NO puede ser dejado en blanco.

(3) Comprobante

Este es un campo opcional. Ud. Puede indicar alguna referencia que se utiliza en el movimiento
contable, por ejemplo cuando en la empresa se realiza algún pago, se necesita un documento escrito
el cual es llamado “comprobante”. En otros casos se refiere a la transacción manual que se hace en
los libros contables.

(4) Fuente

Indica el origen de la transacción contable, la cual puede ser clasificado como un ingreso, un egreso,
una fuente de ventas, etc. Ud. Puede generar tantas Fuentes como sean necesarias, para ello ir a

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Parámetros->Generales->contables- >Fuentes de contabilidad y allí definir las Fuentes que se tienen
para la empresa. Este campo es obligatorio y DEBE seleccionarse la fuente de origen del asiento
contable.

(5) Código de cuenta

Aquí debe ingresar el código de la cuenta contable. Si Ud. No recuerda el código, presionar “Tabla
de Cuentas.” Y se mostrara una lista de las cuentas que ha definido para su empresa. También tiene
la opción de crear una nueva cuenta sin salir del proceso de crear un asiento contable (presionando
“crear Cta.” Se muestra la pantalla para crear una cuenta contable).

(6) Comentario

Este campo es opcional. Aquí puede incluir una breve descripción acerca de la cuenta contable. Por
ejemplo “Pago en Cta. Cte. Nro. Xxxxx”, “Devolución de mercadería”, etc.

(7) Débitos

Ingresar el monto correspondiente a esta cuenta, si corresponde a un debito.

(8) Créditos

Si la cuenta contable tiene un monto asignado a este concepto, ingresar dicho monto en esta columna.

(9) Registro Tributario

En su programa, podría aparecer esta columna con la descripción de NIT, RUC, RUT,….., dependiendo
del país que haya definido en Parámetros (Por ejemplo para Colombia es Nit, Para USA es Tax Id, etc.).

En este campo debe ingresar el código de una empresa que pudiera estar asociada con la cuenta
contable, esta empresa también se conoce como un “tercero”, “un beneficiario”, etc. Esta columna
esta asociada con la cuenta contable. Cuando Ud. ha creado una cuenta contable, existe una opción
llamada “Usa registro tributario” (también se presenta como “Usa Nit”, “Usa RUC”, etc.), vea la figura
10.4 en la que se muestra un ejemplo de creación de una cuenta contable. Si Ud. marca esta opción,
entonces al momento de utilizar esta cuenta contable en la elaboración de un asiento contable, Mónica
espera que para dicha cuenta deba ingresarse también el “tercero” o “beneficiario” de dicha cuenta.

Si Ud. hace clic en “Lista de empresas” ( o presiona F4), puede ver en pantalla una lista de “terceros”
o “beneficiarios” (ordenados por registro tributario, Nit, Ruc, etc.), en dicha pantalla tiene la opción de
crear un “tercero” o “beneficiario” en caso de que no haya sido ingresado previamente, sin tener que
salir de la elaboración del asiento contable.

Cuando ha terminado de ingresar el asiento correspondiente entonces presionar el botón Al Diario (o

F5 en su teclado), el cual le pedirá confirmación del asiento que acaba de hacer. Si el asiento cuadra
(Débitos y créditos son iguales) entonces MÓNICA procede a incorporar en los libros contables este
asiento.

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1.3. Modificar/eliminar asientos contables

Usted puede modificar o inclusive eliminar los asientos contables, para ello simplemente elegir
el botón de modificar o eliminar de la pantalla de la contabilidad (Ver figura 10.1) y luego elegir el
asiento correspondiente, cada asiento tiene un numero de referencia que MÓNICA le asigna por
cada asiento, este numero solamente sirve para propósitos de identificación y no tiene significado
alguno contablemente. El proceso de modificación es igual al de crear un nuevo asientos. Se debe
observar sin embargo de que la modificación y/o eliminación de un asiento contables solamente
puede hacerse si no esta incluido en un periodo ya cerrado.

Si la contabilidad esta enlazada con el resto de módulos, los asientos automáticos generados por los
otros módulos, también pueden ser cambiados manualmente. Aunque es recomendable que sean
cambiados y/o modificados por el respectivo documento que los generó.

Por ejemplo si Ud. creó una factura (ó un cheque), entonces si la facturación tiene cuentas de enlace,
se crea automáticamente el asiento respectivo. Ud. puede cambiar, modificar y/o eliminar el asiento
respectivo, la factura que originó dicho asiento no se altera. Es por ello que se recomienda revisar
y/o modificar la factura (o el documento que originó el asiento: un cheque, un pago, etc.) ya que al
modificar el documento que originó el asiento, también el asiento automáticamente queda modificado.

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