Facturación

Gestión automatizada de la
información contable
GESTIÓN AUTOMATIZADA DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
 ÍNDICE

1. FACTURACIÓN ..................................................................................................................................................... 1
(1) Factura nro........................................................................................................................................................................................................ 3
(2) Vendido a......................................................................................................................................................................................................... 3
(3) Enviado a.......................................................................................................................................................................................................... 4
(4) Reg. Tributario................................................................................................................................................................................................. 4
(5) Enviar................................................................................................................................................................................................................. 4
(6) Pago................................................................................................................................................................................................................... 4
(7) Vender............................................................................................................................................................................................................... 4
(8) Su referencia................................................................................................................................................................................................... 4
(9) Fecha................................................................................................................................................................................................................. 4
(10) Botones en facturación.............................................................................................................................................................................. 6
(11) Creación rápida de productos...................................................................................................................................................................7
(12) Columnas de orden......................................................................................................................................................................................7
(13) Búsqueda incremental.................................................................................................................................................................................7
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1. FACTURACIÓN

1.1. Introducción a la Facturación

Este módulo le permite realizar las facturas prácticamente a cualquier formato que se requiere en
su país. Por ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin impuesto, aplicar el impuesto a un
producto o a varios, diferentes impuestos para diferentes productos.

Así mismo puede averiguar fácilmente el precio de un producto, para un cliente en particular ó la
estadística de ventas. Igualmente puede definir hasta tres diferentes tipos de facturas. Por ejemplo en
Perú se utiliza la factura y el recibo, en el Salvador la factura de crédito fiscal y boleta de venta. Cada
una de estas facturas puede tener un formato y forma de facturar que difieren. Con Mónica se pueden
establecer estos tipos de formatos y procedimientos de pagos (pueden diferir inclusive en diferentes
impuestos). Para un procedimiento detallado acerca de como definir estos tipos de formatos vea la
opción de parámetros.

En este capítulo se muestra los procedimientos para crear facturas, modificarlas y eliminarlas, también
puede realizar devoluciones, facturas en lotes y reportes varios. Cuando realiza una factura, ésta
es automáticamente actualizada en el inventario y en el módulo de cuentas por cobrar. Así mismo
el movimiento de los productos se registran en el kardex y quedan actualizadas las cantidades
disponibles en almacén.

También tiene la posibilidad de emitir automáticamente el respectivo asiento contable si lo desea.

Cuando Ud. ingresa al módulo de facturación se muestra la lista de facturas emitidas (ver figura nro.
1). Desde esta pantalla Ud. puede realizar las funciones de crear, modificar, eliminar, etc. las diferentes
facturas.

Debe anotarse que una factura, en general se refiere a un documento de compra-venta de mercadería,
en algunos países se refiere como ticket de venta, recibo, factura cambiaria de compra-venta, etc.

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Figura 1. Pantalla de facturación

1.2. Ingresar nuevas facturas

Del menú principal presionar facturas, luego se muestra la pantalla general de facturas, de allí presionar
el botón de crear, después de algunos segundos se muestra la pantalla para crear las facturas (ver
figura 3.2). En esta pantalla se muestran los diferentes campos, los cuales deben ser completados
a fin de salvar en el disco de su computador la factura en pantalla. Para saltar de campo en campo,
puede utilizar la tecla de ENTER, ó el tabulador. También puede utilizar el ratón para ir de un campo a
otro, a continuación se explican los principales campos:

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Figura 2. Ingreso de una factura

(1) Factura nro.

Tipear el numero de la factura que desea, MÓNICA sin embargo ya le presenta un numero el cual
es consecutivo (en algunos casos este numero no se puede cambiar ya que ha sido deshabilitada
la función de reenumerar facturas, en opción de Parámetros esta opción puede ser nuevamente
activada)

(2) Vendido a.

En este campo ingresar el código de su cliente y luego presionar ENTER, si el código del cliente no
se encuentra entonces presionar buscar lo cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear
un nuevo cliente, seleccionar la opción correspondiente y hacer un doble click sobre esta opción ó
presionar ENTER.

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(3) Enviado a.

En este campo puede ingresar otra dirección diferente a la de su cliente, por ejemplo si la entrega
de la mercadería se va a realizar en otra dirección. Ud. puede utilizar el botón de “Buscar” que se
encuentra en dicho recuadro para localizar una dirección en particular que pudiera pertenecer a otra
empresa (un embarcador por ejemplo).

(4) Reg. Tributario

Aquí puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente este valor se extrae del registro
del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Perú, etc.).
De acuerdo al país que haya elegido en lugar de Reg. Tributario puede aparecer el equivalente (por
ejemplo RIF en España). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el numero de Registro
Tributario sin necesidad de ingresar el código del cliente, vea la opción de preferencias dentro de
facturas, en el modulo de parámetros.

(5) Enviar

Indicar la forma de envió de la mercadería. Aquí Ud. puede poner por ejemplo ‘Por Correo’, ‘Almacén’,
‘Su Almacén’, etc.

(6) Pago

Hacer un click en la flecha que marca hacia ‘abajo’ para ver las diferentes formas de pago que tiene el
cliente para cancelar la factura, normalmente la transacción es en efectivo, pero puede ser cambiada
a cualquier otro tipo.

(7) Vender

Se refiere al vendedor que esta realizando la venta de la mercadería, en algunas ventas no es

necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede dejarlo en blanco.

(8) Su referencia

Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el requerimiento que ha hecho su
cliente, este campo puede ser dejado en blanco. Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento
por escrito (una orden de compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. Puede ser ingresado
en este campo.

(9) Fecha

La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a 10 días de la fecha del computador
(la fecha de hoy), así mismo no puede ser una fecha anterior a un período de cierre.

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La mayoría de campos son autoexplicativos, sin embargo algunos de ellos merecen algún comentario,
por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del producto este basado en un porcentaje sobre su
costo (Ver opción de Parámetros) entonces éste se mostrara sobre la columna de ‘%’ el cual le indica
el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.

Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cód. Artículo y tipear el
código del ítem, si el producto es encontrado en el archivo del inventario, entonces se le mostrara la
descripción. Si el artículo es nuevo, Ud. puede crear este nuevo ítem sin salir del proceso de realizar
una factura, simplemente presionar el botón de Crea producto (Crea producto) y llenar los campos
que se muestran en el computador.

Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior izquierda de su pantalla
se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad a cancelar, si es al crédito dejar en cero este
campo), la referencia (una breve descripción del pago, ejemplo ‘Pago cheque nro. xxxx’), y la fecha de
vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).

Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de estos botones:

Figura 3. Tipos de botones

a. Guarda, imprime

Le permite salvar la factura en el disco duro, es decir, ingresar la factura al sistema e imprimirla.
Tenga en cuenta que hasta que no ‘salve’ la factura, ésta no se encuentra en el sistema (solamente
esta en pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta información se pierde). Cuando la
factura ha sido salvada se genera al menos un registro en el módulo de cuentas por cobrar.

b. Guardar

Es igual que el botón descrito anteriormente pero no imprime la factura, utilizar este caso cuando
solamente desea grabar la información en el computador y posteriormente quiera imprimir.

c. Retornar

Le permite salir de esta pantalla. Utilizarla cuando ya no desea ingresar mas facturas y desea
retornar al menú general de facturación.

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(10) Botones en facturación

Cuando esta realizando una factura, se muestran la columna de botones en el lado izquierdo de la
pantalla (ver figura 3.2), que le pueden ayudar en la elaboración del documento. Algunos de estos
botones pueden ser bloqueados para que no puedan ser usados por otros usuarios. Estos botones
tienen el siguiente uso:

a. Crear producto

También se activa presionando F2 en su teclado. Le permite crear un producto en el inventario,

esta función es útil si no desea salir del proceso de facturación. Esta función solamente puede
estar activa si el programa no tiene clave de acceso. El procedimiento de crear un producto esta
detallado en el capitulo de inventarios

b. Ver producto

Se activa también presionando F3. Se tiene que seleccionar previamente un producto para usar
esta función. Le permite ver y comparar precios. Por ejemplo si desea saber cual fue el ultimo
precio que le ofreció a un cliente en dicho producto.

c. Lista de productos

Se activa con F4. Le muestra una lista de productos la cual puede ser ordenada en forma
alfabética o por código.

d. Descuento

Seleccione un producto de los productos que ha ingresado y luego presione este botón para
aplicar un descuento porcentual. El descuento solamente se aplica a un producto. Adicionalmente
este descuento puede ser impreso en la factura.

e. Comentario

Seleccione una línea en blanco en la factura (simplemente haga un click en una línea en blanco)
y luego presione el botón de comentario. Debe mostrarse un recuadro para ingresar hasta 4
líneas de comentarios. Tiene la opción de crear comentarios repetidos.

Por ejemplo si tiene que usar un comentario como Repuesto original después de cada línea, es
preferible crear el comentario y solamente seleccionarlo de la lista cada vez que sea necesario.

f. Insertar/Eliminar fila

Estos botones, que se activan también con F8 y F9 respectivamente se usan para eliminar líneas
(o productos) que por error se han ingresado. O si desea ingresar una línea de comentario ó un
nuevo producto.

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g. Número de serie

Este botón permite ingresar el número de serie de algún producto. Por ejemplo si Ud. esta
vendiendo 5 unidades de un modelo de teléfono celular, presione este botón para incluir una
lista de los números de serie de dichos productos. Esta función es útil para identificar más
adelante si un producto ha sido vendido por su empresa. Por ejemplo si el cliente desea retornar
un teléfono celular algunas semanas después y no tiene la factura, con el número de serie Ud.
puede identificar la factura y realizar los ajustes necesarios. Para ubicar el producto por numero
de serie simplemente usar el botón de buscar (ó ver)

h. Cliente

También se activa presionando tecla F12, le presenta una lista de facturas para el cliente que se
ha seleccionado.

i. Pagos previos

Este botón le muestra una relación de pagos que se hayan realizado para un cliente determinado.
Solamente se muestran los pagos que están abiertos. Por ejemplo Ud. le puede ofrecer
una computadora a un cliente en cuatro pagos y al término de dichos pagos Ud. entrega la
computadora y hace la factura. Cada vez que su cliente realiza un pago, Ud. lo registra en
“Cuentas por cobrar”. Al registrar el último pago, Ud. retorna a crear una factura y al presionar
este botón se muestran todos los pagos. De allí seleccionar el pago (ó pagos) que desea aplicar
a dicha factura. También puede usar este botón para aplicar créditos o devoluciones que haya
realizado para su cliente.

Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura, estos procedimientos
son para ayudar al usuario en la elaboración de la factura y pueden ser deshabilitados (Vea la opción
de parámetros), ya que en algunos casos no son necesarios. Estos procedimientos son:

(11) Creación rápida de productos

Cuando se esta facturando y Ud. no tiene el producto en su inventario, solamente tiene que ingresar
el código del producto y luego “ENTER”, si el producto no se encuentra en los archivos se muestra
una pantalla para crear el producto en forma rápida (se ingresa solamente descripción, precio y costo).

(12) Columnas de orden

En algunos casos es necesario ordenar los productos por alguna columna, por ejemplo por código,
por descripción ó por cantidad.

(13) Búsqueda incremental

Cuando esta ingresando un producto se muestra inmediatamente una tabla de códigos cercanos de
productos, Ud. puede elegir productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el símbolo
--->| ) y luego usa las flechas de subir y bajar ó puede utilizar el ratón.

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1.3. Modificar Facturas

Para modificar una factura, simplemente hacer un click sobre la factura que se desea modificar en la
pantalla general de facturación ( ver figura 3.1). Luego presionar el botón de modificar, allí se muestra
un recuadro con el número de factura a imprimir. Presionar en ese recuadro Aceptar y luego se
muestra la factura a modificar. El proceso de modificar una factura es igual a realizar una nueva factura.
Es decir realizar los cambios que sean necesarios, por ejemplo para especificar un cliente diferente,
simplemente tipear en el campo de código de cliente el código correspondiente ó presionar el botón
de buscar.

Asimismo si desea cambiar un ítem de la factura simplemente retipear sobre el valor correspondiente,
una nueva cantidad ó un nuevo precio. Debe tener en cuenta que cuando se modifica una factura, se
actualiza el kardex del inventario ya que están ‘entrando’ y
‘saliendo’ productos del inventario.

Cuando se modifica la factura, se puede cambiar prácticamente cualquier valor previamente ingresado.
Ud. puede usar el botón de “pagos previos” para ver si el cliente tiene algún crédito abierto y puede
ser aplicado a la factura.

1.4. Eliminar Facturas

De la pantalla del menú de facturación seleccionar el botón de eliminar, luego ingresar el Numero de
la factura (se muestra un número que previamente puede ser seleccionado mediante el ratón).

Presionar aceptar y después se muestra una pantalla de confirmación para la eliminación. Se debe
anotar que la eliminación de una factura no puede ser realizada si se encuentra dentro de un período
que ha sido cerrado. Así mismo ver la sección de reportes para tener una relación de facturas
eliminadas, es decir, si por ejemplo Ud. eliminó una factura y desea saber después de algún tiempo
que facturas han sido eliminadas del sistema, entonces ingresar a la sección de reportes para obtener
una relación de facturas que han sido eliminadas.

Si el módulo de facturación esta conectado al módulo de contabilidad, el asiento contable asociado

a dicha factura es automáticamente eliminado.

1.5. Devoluciones-Créditos

Cuando un cliente quiere realizar una devolución de un producto, por alguna razón: producto dañado,
producto incompleto, etc. entonces Ud. puede realizar una devolución de mercadería. Para ello
simplemente hacer un click sobre la pestaña de Devoluciones (ver figura 3.1 ) en la pantalla general
de la facturación . Después de algunos segundos se muestra la pantalla con la lista de devoluciones
(ver figura 3.4) . El procedimiento para crear, modificar y/o eliminar una devolución es similar a realizar
una factura, por ello si Ud. sabe como realizar una factura, entonces no va a tener ningún problema
al manejar una devolución.

Cuando se realiza una devolución, esta se registra en la sección de cuentas por cobrar, como un
crédito. Si se le ha asignado un pago entonces se registra un pago también en las cuentas por cobrar.

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Los productos pueden ser regresados al inventario a discreción del operador (MÓNICA le pregunta si
desea retornar los productos a su almacén). Igualmente sobre estas devoluciones, Ud. puede realizar
anotaciones por cada devolución, ordenarlas de acuerdo a las fechas de emisión, por cliente, por
términos, etc. Así mismo los productos que se retornan al inventario quedan registrados en el kardex.

Una devolución puede ser aplicada a una factura. Por ejemplo si el cliente retorna algún producto,
Ud. genera la devolución y después le puede indicar al cliente que dicha devolución se aplica a una
futura compra. Cuando realiza la factura para ese cliente presione el botón de pagos previos y se
debe mostrar el monto de dicha devolución (siempre que la devolución haya este aun abierta y se
haya creado con “pago” cero, es decir no se le devolvió dinero en la devolución).

Figura 4. Pantalla de devoluciones

1.6. Reportes varios

La pestaña de reportes se utiliza para emitir informes impresos de las facturas realizadas. Ud. puede
obtener las ventas por fechas, por clientes, por vendedor. Los impuestos que se van a pagar por
concepto de ventas, por productos.

Cualquiera de los reportes que se utilizan en esta opción tiene la facilidad de ser convertidos en
formato PDF, en formato Excel, ó en formato Word. Asimismo tienen la facilidad de ser enviados por
correo internet. Una pantalla típica para obtener un reporte.

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Figura 5. Pantalla para reportes

Los principales reportes que se pueden obtener son:

Figura 6. Principales reportes

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1.7. Enlace a la contabilidad

El modulo de facturación esta enlazado con la contabilidad de tal manera que al emitir una factura,
automáticamente emite su correspondiente asiento contable. Es necesario, sin embargo, definir
exactamente de que manera se va a generar el asiento contable. Es decir que cuentas contables
serán afectadas al realizar una factura.

Por ejemplo si Ud. esta usando el almacén, entonces al vender un producto, el inventario queda
afectado. Si esta recibiendo dinero en la facturación, quizás desee afectar la cuenta de caja general
(ó caja chica como le conoce contablemente en algunos países).

Para definir el enlace a la contabilidad debe definir el asiento contable automático. Para ello vea la
sección de Cuentas de enlace en el capítulo de Contabilidad

Una vez que ha definido el enlace contable entre la facturación y la contabilidad, solamente tiene que
emitir la respectiva factura. Mónica, se encarga automáticamente de generar el asiento respectivo.
Igualmente si modifica la factura, el asiento contable también refleja este cambio. Por ejemplo si
realiza una factura y unos minutos después (o días después) tiene que aumentar algunos productos
adicionales a la factura, la adición de dichos productos se refleja en el asiento asociado para esta
factura.

Asimismo, si elimina una factura, el asiento respectivo también es eliminado de los libros contables.

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